บทที่ 1 แนวคิดเบื้องต้นเกี่ยวกับการจัดการเอกสาร

วชิ า หลักการจดั การเอกสาร

รหสั วชิ า 30216-2004 (3-0-3)

นางสุภาภรณ์ ระงบั ทุกข์

วชิ า หลกั การจดั การเอกสาร

(Principles of Document Management)

จุดประสงคร์ ายวิชา เพอ่ื ให้
1. เข้าใจหลักการจดั การเอกสาร
2. สามารถใช้ทักษะการจัดการเอกสาร
ในสำนักงาน
3. มเี จตคติและกจิ นิสัยที่ดีตอ่ การเรียนรู้
หลกั การจัดการเอกสาร

วิชา หลกั การจัดการเอกสาร

(Principles of Document Management)

สมรรถนะรายวิชา

1. แสดงความรเู้ กยี่ วกับหลักการจดั การเอกสาร
2. เลอื กใชว้ สั ดุ อปุ กรณใ์ นการจดั การเอกสาร
3. ปฏบิ ัติงานเอกสารตามกระบวนการวงจรเอกสาร
4. ประยกุ ตใ์ ช้เทคโนโลยีในการจดั การเอกสาร

วชิ า หลกั การจดั การเอกสาร

(Principles of Document Management)

คำอธิบายรายวชิ า

ศกึ ษาหลกั การจัดการเอกสาร วสั ดุ อปุ กรณ์ในการ
จัดการเอกสาร วงจรชีวิตเอกสาร ระบบการเก็บเอกสาร
การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การรักษาความปลอดภัย
เอกสารและข้อมลู และการจัดทำค่มู ือการจัดการเอกสาร

หน่วยที่ 1 แนวคิดเบื้องต้นเกี่ยวกับ
ก า ร จ ัด ก า ร เ อ ก ส า ร

แนวคดิ
1. ระบบการจัดการเอกสารที่ใช้ในสำนักงาน ครอบคลุม

กระบวนการต่าง ๆ นับตั้งแต่การผลิต การเผยแพร่ การใช้
การจัดเก็บ การค้นคืนและการกำจัด เพราะเอกสารถือเป็น
เครื่องมือสำคัญในการสื่อสารภายในสำนักงานและองค์การ
เอกสารเป็นส่ือที่บรรจุสารสนเทศ เพ่ือช่วยให้สำนักงาน
ดำเนนิ การได้ตามภารกิจทไี่ ดว้ างไว้

หน่วยท่ี 1 แนวคิดเบื้องต้นเกี่ย วกับ
ก า ร จั ด ก า ร เ อ ก ส า ร

1. อธบิ ายววิ ัฒนาการของการจดั การเอกสารได้
2. บอกความหมายของการจดั การเอกสารได้
3. อธิบายความสำคัญของการจดั การเอกสารได้

หน่วยท่ี 1 แนวคิดเบ้ืองต้นเกี่ยวกับ
ก า ร จั ด ก า ร เ อ ก ส า ร

1. วิวัฒนาการของการจัดการเอกสาร
ในระยะต้น การจัดการเอกสารทำด้วยมือ ต่อมาในช่วง

ปลายศตวรรษที่ 19 มกี ารประดิษฐ์
⧫ เครอ่ื งพมิ พด์ ีด

ต่อมาในชว่ ง ปี ค.ศ. 1932 มีการประดิษฐ์
⧫ เครอ่ื งพมิ พด์ ีดไฟฟา้

ห น ่ ว ย ท่ี 1 แน ว คิ ด เบ้ื อ ง ต ้ น เก่ี ย ว กั บ
ก า ร จั ด ก า ร เ อ ก ส า ร

ตอ่ มาในชว่ งต้นทศวรรษท่ี 1980 มกี ารประดษิ ฐ์
⧫เครอ่ื งประมวลคำและคอมพิวเตอร์

เพ่ือเข้าสงู่ านสำนักงานอย่างกวา้ งขวาง
และรวดเร็ว ซ่ึงต่อไปเทคโนโลยีจะทำให้
สำนักงานมีสภาพที่ไร้กระดาษ เพราะเอกสารต่าง ๆ จะอยู่ใน
รปู ทค่ี อมพิวเตอรอ์ ่านได้หมด

ห น ่ ว ย ที่ 1 แน ว คิ ด เบ้ื อ ง ต ้ น เกี่ย ว กั บ
ก า ร จั ด ก า ร เ อ ก ส า ร

2. ความหมายของการจัดการเอกสาร
การจัดการเอกสาร เป็นการดำเนินการเอกสารที่ใช้ใน

สำนักงานให้เป็นระบบ ต้ังแต่การผลิต การใช้ การจัดเก็บ
การค้นคืน และการกำจัด ท้ังเอกสารภายในหรือภายนอก
ซึ่งมีกระบวนการในการจัดการเอกสาร พร้อมทั้งนำ
เทคโนโลยีต่าง ๆ มาใช้เพ่ือให้บริการในด้านต่าง ๆ ท่ี
เกยี่ วข้องกับเอกสารภายในสำนกั งานได้อยา่ งมีประสิทธิภาพ

ห น ่ ว ย ที่ 1 แน ว คิ ด เบื้ อ ง ต ้ น เกี่ย ว กั บ
ก า ร จั ด ก า ร เ อ ก ส า ร

3. ความสำคญั ของการจดั การเอกสาร
❖ชว่ ยในการบรหิ ารงานในยุคทมี่ กี ารแข่งขันกันทั่วโลก
❖ชว่ ยลดเวลาและทรัพยากรในการดำเนนิ งาน
❖เปน็ หลกั ฐานกจิ กรรมและการดำเนินงานของหน่วยงาน
❖กฎหมาย
❖เป็นเอกสารจดหมายเหตุ (มี 4 ประเภท ได้แก่ เอกสาร

จดหมายเหตุลายลักษณ์, เอกสารโสตทัศนจดหมายเหตุ, ประเภทแผนท่ี
แบบแปลน แผนผงั , ประเภทวัสดุคอมพิวเตอร)์

ห น ่ ว ย ท่ี 1 แน ว คิ ด เบื้ อ ง ต ้ น เกี่ย ว กั บ
ก า ร จั ด ก า ร เ อ ก ส า ร

4. ววิ ฒั นาการ ข้นั ตอน และความสำคัญของระบบการผลิต
เอกสาร
⧫ววิ ัฒนาการของระบบการผลิตเอกสาร
วิวัฒนาการของระบบการผลิตเอกสารเริ่มจากการใช้

เครื่องพิมพ์ดีด เครื่องพิมพ์ดีดไฟฟ้า เคร่ืองประมวลคำ
เครื่องถ่ายเอกสาร ซอฟต์แวร์สำเร็จรูปต่าง และระบบ
สำนกั งานอัตโนมตั แิ บบบรู ณาการ อปุ กรณ์รับภภาพกราฟิก
ประเภทอนื่ ๆ