RANCANGAN AKSI PERUBAHAN STRATEGI OPTIMALISASI PELAYANAN KEBUTUHAN DASAR MELALUI KEMITRAAN ANTAR INSTANSI DALAM RANGKA FASILITASI PENGURUSAN NIK BAGI LANSIA TELANTAR PADA UPT. PELAYANAN SOSIAL TRESNA WERDHA “KHUSNUL KHOTIMAH” DINAS SOSIAL PROVINSI RIAU OLEH : NGADIONO, S.Sos NIP. 19681212 199103 1 007 PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR DI LINGKUNGAN PEMERINTAH PROVINSI RIAU ANGKATAN XI TAHUN 2023 BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA PROVINSI RIAU
RAP i -RANCANGAN AKSI PERUBAHAN-2023-[NGADIONO, S.Sos] LEMBAR PERSETUJUAN RANCANGAN AKSI PERUBAHAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMNISTRATOR ANGKATAN XI PEMERINTAH PROVINSI RIAU Nama : NGADIONO, S.Sos NIP : 19681212 199103 1 007 Pangkat/ Gol. : PENATA TINGKAT I/ III (d) (Ruang) Jabatan : KEPALA UPT. PELAYANAN SOSIAL TRESNA WERDHA KHUSNUL KHOTIMAH Instansi : DINAS SOSIAL PROVINSI RIAU Judul : STRATEGI OPTIMALISASI PELAYANAN KEBUTUHAN DASAR MELALUI KEMITRAAN ANTAR INSTANSI DALAM RANGKA FASILITASI PENGURUSAN NIK BAGI LANSIA TELANTAR DI DALAM PANTI PADA UPT. PELAYANAN SOSIAL TRESNA WERDHA KHUSNUL KHOTIMAH Disetujui untuk di Seminarkan pada : Pekanbaru, Mei 2023 Penguji H.M. SYUKRI HARTO, SE, M.Si, Ph.D NIP. 19590726 198603 1 011 Coach H. SURYANI, SP, MM NIP. 19690130 199803 1 003 Mentor Drs. SUPRIYADI, M.Si NIP. 19700921 199003 1 003
RAP-RANCANGAN AKSI PERUBAHAN-PKA-2023-[NGADIONO, S.Sos] ii Daftar Isi Halaman Lembar Persetujuan ...…………………………..……………….. i Daftar isi …………………………………………………………… ii Kata Pengantar …...…….……………………………………….. iv Daftar tabel ……………………………………………………….. vii Daftar gambar ……………………………………………………. viii BAB I Pendahuluan ……….………………………….………… 1 A. Latar belakang ……………………….………………. 1 B. Tujuan ………………………………………………… 5 1. Tujuan jangka pendek …………………………… 5 2. Tujuan jangka menengah ……………………….. 6 3. Tujuan jangka panjang …………………………... 6 C. Manfaat ……………………………………………….. 6 1. Untuk diri sendiri (Reformer) …………….……… 6 2. Untuk Organisasi …………………………………. 7 3. Untuk Stakeholders ………………………………. 7 D. Profil kinerja Organisasi …………………………….. 7 1. Sejarah berdirinya Organisasi ………………….. 7 2. Struktur Organisasi Perangkat Daerah ………… 8 3. Tugas dan Fungsi Organisasi Perangkat Daerah …………………….................................. 9 4. Visi dan Misi Pemerintah Daerah ….................. 9 5. Capaian Organisasi IKU dan IKS Perangkat Daerah …………………….................................. 12 6. Peta Kinerja yang perlu ditingkatkan ………….. 13 BAB II Analisa Masalah ………………...……….……….......... 16 A. Analisa Masalah Indikator Sasaran ……………….. 16
RAP-RANCANGAN AKSI PERUBAHAN-PKA-2023-[NGADIONO, S.Sos] iii B. Metode Analisa dan Hasil Analisis ………………… 16 1. USG ……………………………………………….. 17 2. SWOT ……………………………………………… 19 3. CARL ………………………………………………. 21 4. Strategi Manajemen ……………………………… 24 BAB III Strategi Penyelesaian Masalah …………………… 26 A. Terobosan inovasi ………………………………….. 26 B. Tahapan kegiatan (Milestone) …………………….. 27 C. Sumber daya yang digunakan ……………........... 30 D. Strategi pengembangan kompetensi dalam Aksi Perubahan…………………………………………….. 32 E. Manajemen Risiko …………………………………… 32 F. Hasil Identifikasi potensi diri ………………………. 34 BAB IV Penutup …………………………………………...……. 36 A. Kesimpulan …………………………………………... 36 B. Saran ………………………………………………….. 38 Daftar Pustaka …………….……………………………………. ix
RAP-RANCANGAN AKSI PERUBAHAN- 2023-[NGADIONO, S.Sos] iv KATA PENGANTAR Assalammua’laikum warahmatullahi wabarakatuh. Alhamdulillah, puji syukur kita sampaikan ke hadirat Allah SWT karena berkat rahmat dan ridho-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Rancangan Aksi Perubahan yang berjudul ”Strategi optimalisasi pelayanan kebutuhan dasar melalui kemitraan antar instansi dalam rangka fasilitasi pengurusan NIK bagi lansia telantar di dalam panti pada UPT. Pelayanan Sosial Tresna Werdha Khusnul Khotimah Dinas Sosial Provinsi Riau”. Rancangan Aksi Perubahan ini disusun untuk memenuhi dan melengkapi tugas dalam Pelatihan Kepimpinan Administrator (PKA) Angkatan XI Tahun 2023 di lingkungan Pemerintah Provinsi Riau. Apresiasi yang tak terhingga dan terima kasih penulis sampaikan kepada semua pihak yang telah memberikan dorongan dan bimbingan selama proses pelatihan kepemimpinan administrator hingga rancangan aksi perubahan ini dapat penulis sajikan. Rasa hormat dan terima kasih tak terhingga, saya sampaikan kepada : 1. T. Zul Efendi, SH, M. Si selaku Kepala Dinas Sosial Provinsi Riau yang telah memberi kesempatan kepada penulis untuk mengikuti Pelatihan Kepimpinan Administrator; 2. Drs. Supriyadi, M.Si selaku Sekretaris Dinas Sosial Provinsi Riau sekaligus sebagai Mentor yang telah memberikan arahan dan bimbingan dalam Rancangan Aksi Perubahan ini; 3. Seluruh Pejabat Pengawas di lingkungan UPT Pelayanan Sosial Tresna Werdha Khusnul Khotimah Dinas Sosial Provinsi Riau Provinsi Riau yang ikut memperlancar penyelesaian Rancangan Aksi Perubahan yang penulis laksanakan, baik secara langsung maupun tidak langsung; 4. Drs. Asrizal, M.pd Selaku Kepala Badan Pengembangan Sumber
RAP-RANCANGAN AKSI PERUBAHAN- 2023-[NGADIONO, S.Sos] v Daya Manusia Provinsi Riau yang telah memberikan arahan dan semangat selama proses pembelajaran; 5. H. Suryani, SP, MM selaku Coach yang membimbing penulisan Rancangan Aksi Perubahan ini; 6. H.M. Syukri Harto, SE, M.Si, Ph.D selaku Penguji Rancangan Aksi Perubahan ini; 7. Kepala Bidang Rehabilitasi Sosial Dinas Sosial Provinsi Riau serta jajarannya selaku stakeholder ekternal dalam proses Rancangan Aksi Perubahan ini; 8. Pejabat Fungsional Pekerja Sosial di UPT Pelayanan Sosial Tresna Werdha Khusnul Khotimah Dinas Sosial Provinsi Riau selaku stakeholder internal yang berkontribusi dalam penyelesaian Rancangan Aksi Perubahan baik secara langsung maupun tidak langsung; 9. Rekan-rekan Peserta Pelatihan Kepimpinan Administrator Angkatan XI Tahun 2023, yang telah memberikan semangat dan dorongan baik moril maupun material selama proses pendidikan dan pelatihan; 10. Seluruh Kepala UPT di lingkungan Dinas Sosial Provinsi Riau yang selalu memberikan dukungan semangat, alat perlengakapan pembelajaran serta do’a tulus bagi penulis; 11. Semua pihak yang turut serta membantu terselenggaranya Pelatihan Kepemimpinan Administrator yang tidak bisa disebutkan satu persatu. Dalam penyusunan Rancangan Aksi Perubahan ini, penulis menyadari masih terdapat banyak kekurangan dan sangat jauh dari kesempurnaan, untuk itu penulis membuka diri dan menerima kritik dan saran serta masukan agar rancangan aksi perubahan ini pantas menjadi konsumsi publik.
RAP-RANCANGAN AKSI PERUBAHAN- 2023-[NGADIONO, S.Sos] vi Demikian Rancangan Aksi Perubahan ini dibuat sebagai pertanggungjawaban peserta diklat agar dapat bermanfaat dan diimplementasikan di unit kerja UPT. Pelayanan Sosial Tresna Werdha Khusnul Khotimah Dinas Sosial Provinsi Riau, Aamiin. Pekanbaru, Mei 2023 Peserta Pelatihan Kepemimpinan Administrator Angkatan XI/2023 NGADIONO, S.Sos NIP. 19681212 199103 1 007
RAP-RANCANGAN AKSI PERUBAHAN-2023-[NGADIONO, S.Sos] vii DAFTAR TABEL 1. Tabel Struktur Organisasi Perangkat Daerah UPT. PSTW Khusnul Khotimah Dinas Sosial Provinsi Riau; 2. Tabel Capaian Organisasi IKU dan IKS Perangkar Daerah; 3. Tabel Matrik USG; 4. Tabel Data Lansia berdasarkan Jenis Kelamin; 5. Tabel Data Lansia berdasarkan Agama; 6. Tabel Data Lansia berdasarkan kepemilikan dokumen kependudukan 7. Tabel Analisa SWOT; 8. Tabel Analisa CARL; 9. Tabel Skor linkert; 10. Tabel Matrik Pemilihan Strategi; 11. Tabel Millestone; 12. Tabel Manajemen risiko.
RAP-RANCANGAN AKSI PERUBAHAN-2023-[NGADIONO, S.Sos] iv DAFTAR GAMBAR 1. Gambar diagram model perubahan; 2. Gambar Struktur Teamwork Aksi Perubahan.
1 RAP-RANCANGAN AKSI PERUBAHAN-PKA-2023- [NGADIONO, S.Sos] 1 BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG Pelayanan publik merupakan salah satu fungsi yang harus dilaksanakan oleh Aparatur Sipil Negara (ASN) sesuai dengan amanat Undang-undang Nomor : 5 Tahun 2014 tentang ASN yang mengatur fungsi dan tugas serta peran ASN seperti tertuang dalam pasal 10, 11 dan 12 bahwa terdapat 3 (tiga) fungsi Pegawai ASN antara lain sebagai pelaksana kebijakan publik, pelayan dan perekat pemersatu bangsa. Sementara tugasnya adalah disamping melaksanakan kebijakan publik yang dibuat oleh Pejabat Pembina Kepegawaian sesuai dengan ketentuan perundang-undangan, juga memberikan pelayanan publik yang professional dan berkualitas, dan mempererat persatuan dan kesatuan Negara Kesatuan Republik Indonesia serta seorang Pegawai ASN berperan sebagai perencana, pelaksana dan pengawas penyelenggaraan tugas umum pemerintahan dan pembangunan nasional melalui kebijakan dan pelayanan publik serta bersih dari praktik korupsi,kolusi dan nepotisme1 . Presiden Republik Indonesia, Bapak Joko Widodo pada tanggal 27 Juli 2021 secara resmi meluncurkan Core Value dan Employer Branding ASN2 . Peluncuran Core Values ini bertujuan untuk menyeragamkan nilai-nilai dasar (core values) bagi seluruh ASN di Indonesia sehingga dapat menjadi fondasi budaya kerja ASN yang profesional. Core values BerAKHLAK yang dimaksud merupakan singkatan dari Berorientasi Pelayanan, Akuntabel, Kompeten, Harmonis, Loyal, Adaptif, dan Kolaboratif. Core Values "BerAKHLAK" dan Employer Branding Aparatur Sipil Negara (ASN) 1 Undang-undang Nomor : 5 Tahun 2014 tentang ASN Pasal 11 2 Menpanrb-Presiden Jokowi luncurkan BerAKHLAK untuk Percepatan Transformasi ASN
2 RAP-RANCANGAN AKSI PERUBAHAN-PKA-2023- [NGADIONO, S.Sos] 2 adalah "Bangga Melayani Bangsa". ASN yang bertugas sebagai pegawai pusat maupun pegawai daerah harus mempunyai core values yang sama, mempunyai orientasi yang sama, yaitu memberikan pelayanan terbaik untuk masyarakat. Jiwa melayani serta membantu masyarakat wajib tertanam kuat dalam diri setiap ASN. Bukan zamannya lagi ASN bergaya seperti pejabat zaman kolonial, yang justru minta dilayani. Dalam perannya sebagai pelayan publik, ASN dilengkapi dengan kewenangan dan sumber daya yang diberikan oleh negara. Kendati demikian, otoritas dan sumber daya tersebut harus digunakan secara akuntabel dengan loyalitas tinggi kepada pemerintah, bangsa, dan negara serta menjaga kehidupan masyarakat yang harmonis. Saat ini, ASN dihadapkan pada tantangan disrupsi dalam berbagai bidang. Peningkatan kapasitas dan kompetensi menjadi keniscayaan dalam menghadapi era disrupsi. Upaya-upaya kolaboratif dalam penyelenggaraan pemerintahan harus terus ditingkatkan, baik kolaborasi lintas organisasi, lintas daerah, lintas ilmu, dan lintas profesi. Saat ini dunia menjadi serba hybrid, serba kolaboratif. Tidak boleh lagi ada ego, baik ego sektor, ego daerah, dan ego ilmu. Penetapan core values ASN BerAKHLAK dilakukan sebagai akselerasi transformasi ASN. Momentum perubahan ini mendukung pelaksanaan program prioritas terkait Pembangunan SDM guna mewujudkan SDM yang memiliki profil pekerja keras, dinamis, terampil, dan menguasai IPTEK. Core values BerAKHLAK dilatarbelakangi oleh adanya penerjemahan yang berbeda-beda terhadap nilai-nilai dasar serta kode etik dan kode perilaku ASN yang tertuang dalam Undang-undang Nomor : 5/2014 tentang ASN maka perlu ditetapkan satu Core values ASN untuk mensarikan nilai-nilai dasar ASN ke dalam satu kesamaan persepsi yang lebih mudah dipahami dan diterapkan oleh seluruh ASN.
3 RAP-RANCANGAN AKSI PERUBAHAN-PKA-2023- [NGADIONO, S.Sos] 3 Dengan ditetapkannya core values memberikan penguatan budaya kerja ASN yang profesional sekaligus memudahkan proses adaptasi bagi ASN ketika melakukan mobilitas antar instansi pemerintah. Adanya satu core values yang berlaku secara umum turut memperkuat peran ASN sebagai perekat dan pemersatu bangsa. Pemerintah saat ini terus mendorong terciptanya pemerintahan yang dinamis (dynamic government) melalui percepatan reformasi birokrasi sebagai ikhtiar untuk membuat birokrasi lebih adaptif, cepat dalam proses pelayanan, dan pengambilan keputusan. Setiap kegiatan dan hasil akhir dari kegiatan Pegawai ASN harus dapat dipertanggungjawabkan kepada masyarakat sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan dan bahwa dalam menyelenggarakan Manajemen ASN harus sesuai dengan target atau tujuan dengan tepat waktu sesuai dengan perencanaan yang ditetapkan serta bersifat terbuka untuk publik dalam hal penyelenggaraan manajamen ASN. Salah satu tantangan Aparatur Pengawas Intern Pemerintah (APIP) saat ini adalah bagaimana memuaskan seluruh stakeholder yang butuh memahami hubungan antara output dan outcomes. APIP harus mampu menterjemahkan harapan publik dalam mengkritisi auditeenya yang dalam banyak hal terkadang masih memiliki mindset berbasis proyek output, bahkan masih berkutat soal input dan mekanisme proses bisnis tanpa melihat impact dari sebuah program dan kegiatan3 . Pada dasarnya tidak ada organisasi yang dapat mengklaim dirinya bebas dari segala risiko, baik organisasi besar maupun kecil, baik organisasi publik maupun privat, organisasi berorientasi mendapatkan kinerja (profit oriented) maupun organisasi sosial 3 Proyek perubahan Sistem pengawasan intern berbasis risiko (SWIBERI) – B.14 ELVANDARY
4 RAP-RANCANGAN AKSI PERUBAHAN-PKA-2023- [NGADIONO, S.Sos] 4 (non-profit oriented), formal maupun non-formal, pastilah memiliki risiko bahkan risiko itu sendiri bersifat inheren pada segala sesuatu. Risiko bersanding side-by-side dengan value, seperti dua sisi mata uang yang sama4 . Pedoman lain yang harus dianut adalah Undang-undang Nomor : 25 tahun 2009 tentang pelayanan publik, adapun bentuk pelayanan publik tersebut dapat berupa pelayanan barang, jasa dan administrasi publik yang dilakukan oleh suatu instansi pemerintah untuk memenuhi kebutuhan masyarakat akan pelayanan prima5 . Standar jumlah dan kualitas barang dan/atau jasa yang harus diterima oleh Lanjut Usia Telantar di dalam Panti Sosial sesuai dengan Permensos Nomor : 9 Tahun 2018 tentang Standar Teknis Standar Pelayanan Minimal (SPM) Pasal 13 ayat (1) dan (2) merupakan kebutuhan dasar yang terdiri dari : permakanan, sandang, asrama yang mudah diakses, alat bantu, perbekalan KesehaUtan, bimbingan fisik, mental spiritual, dan sosial, bimbingan keterampilan hidup sehari-hari, fasilitasi pembuatan nomor induk kependudukan, akses ke layanan kesehatan dasar, pelayanan penelusuran keluarga, dan pelayanan reunifikasi keluarga serta pemulasaraan6 . Pembangunan yang inklusif menghasilkan pembangunan yang berkeadilan serta memastikan adanya perubahan sistematis bagi semua pihak dengan kebutuhan yang berbeda mendapatkan manfaat yang sesuai. Dalam sebuah konsep yang disebut GEDSI (gender, disability & social inclusion) merupakan sebuah perspektif dan spirit (semangat) untuk memperjuangkan kesetaraan hak, kesempatan, partisipasi, dan kesejahteraan (well being) kelompok marginal di dalam seluruh aspek bermasyarakat, seperti aspek 4 LAN RI-Modul manajemen risiko PKA 5 Undang-undang Nomor : 25 Tahun 2009 tentang pelayanan publik 6 Permensos RI Nomor : 9 Tahun 2018 tentang Standar Teknis SPM
5 RAP-RANCANGAN AKSI PERUBAHAN-PKA-2023- [NGADIONO, S.Sos] 5 ekonomi, politik, sosial-budaya, termasuk dalam birokrasi sektor publik. Dapat dipahami sebagai sebuah pola pikir (mindset), proses, dan hasil (outcome) yang memastikan bahwa tidak ada yang termarjinalisasi dalam program pembangunan dan pelayanan publik (no one left behind) 7 . Sebagai Unit Pelaksana Teknis yang memberikan pelayanan kebutuhan dasar yang diatur dalam peraturan perundangundangan maka harus berupaya untuk mengangkat martabat masyarakat, dan kemandirian individu sebagai modal utama untuk mencapai kualitas hidup yang lebih baik (inklusi sosial) perlu menyusun strategi optimalisasi pelayanan kebutuhan dasar Lansia telantar di dalam panti dalam rancangan aksi perubahan peserta PKA Angkatan XI Tahun 2023 dengan Judul : “Strategi optimalisasi pelayanan kebutuhan dasar melalui kemitraan antar instansi dalam rangka Fasilitasi Pengurusan NIK bagi lansia telantar di dalam panti pada UPT. Pelayanan Sosial Tresna Werdha Khusnul Khotimah Dinas Sosial Provinsi Riau” B. TUJUAN Tujuan dilaksanakannya Aksi Perubahan ini : 1. Tujuan untuk jangka pendek adalah : a. Terbentuknya tim efektif; b. Memiliki kesepakatan kerja sama atau MOU; c. Terjalin kemitraan pengelolaan lansia antar instansi dengan memiliki akses akun kependudukan dari Disdukcapil kota pekanbaru; d. Terpenuhinya kebutuhan dasar NIK bagi Lanjut Usia telantar di dalam panti. 7 Modul kopetensi pilihan GEDSI1 LAN RI
6 RAP-RANCANGAN AKSI PERUBAHAN-PKA-2023- [NGADIONO, S.Sos] 6 2. Tujuan untuk jangka menengah adalah : a. Sinergitas dengan unit yang memerlukan data kependudukan bagi Pemerlu Pelayanan Kesejahteraan Sosial (PPKS); b. Sinergitas dengan admin mitra. 3. Tujuan untuk jangka panjang adalah : Data Kependudukan8 digunakan untuk semua keperluan, antara lain untuk pemanfaatan: a. Akses keseluruh pelayanan publik; b. Partisipasi akuntabilitas perencanaan pembangunan; c. Akuntabilitas alokasi anggaran; d. Turut serta dalam pembangunan demokrasi; dan e. Untuk penegakan hukum dan pencegahan kriminal. C. MANFAAT AKSI PERUBAHAN 1. UNTUK DIRI SENDIRI (REFORMER) a. Memudahkan dalam penyusunan program kerja dan rencana kerja selaku Kepala UPT Pelayanan Sosial Tresna Werdha "Khusnul Khotimah"; b. Terlaksananya beberapa fungsi, yaitu : perencanaan, koordinasi, fasilitasi, pemantauan, evaluasi dan pelaporan serta pelaksanaan fungsi lain yang diberikan pimpinan. 2. UNTUK ORGANISASI a. Untuk dukungan pemanfaatan pelayanan publik; b. Agar perencanaan pembangunan sekaligus alokasi anggaran terukur dan lancar; c. Berkontribusi dalam pembangunan demokrasi; dan d. Kemudahan dalam penegakan hukum dan pencegahan kriminal. 8 Undang-undang Nomor : 24 Tahun 2013 tentang Administrasi Kependuduk pasal 58 Ayat (4)
7 RAP-RANCANGAN AKSI PERUBAHAN-PKA-2023- [NGADIONO, S.Sos] 7 3. UNTUK STAKEHOLDERS a. Sebagai acuan dalam penyusunan program kerja dan rencana kerja pelayanan UPT. Pelayanan Sosial Tresna Werdha "Khusnul Khotimah"; b. Memudahkan dalam pemberian informasi terkait layanan dan kegiatan pada UPT. Pelayanan Sosial Tresna Werdha "Khusnul Khotimah". D. PROFIL KINERJA ORGANISASI 1. SEJARAH BERDIRINYA ORGANISASI Sasana Tresna Werdha Khusnul Khotimah Pekanbaru didirikan tahun 1981 dan mulai Melaksanakan Pelayanan setelah dikeluarkannya SK Mensos RI Nomor : 32/HUK/ Kep/V/1982 tanggal 18 Mei 1982. Sasana Tresna Werdha Khusnul Khotimah pada saat itu merupakan UPT Departemen Sosial yang dikelola oleh Pejabat setingkat Esselon IV. Pada tanggal 31 Januari 1984 diresmikan penggunaannya oleh Menteri Sosial Ibu Nani Sudarsono,SH. Pada tahun 1995 Sasana Tresna Werdha Khusnul Khotimah berganti nama menjadi Panti Sosial Tresna Werdha Khusnul Khotimah (PSPJTW KK). Dengan diberlakukannya Undang-undang Nomor : 22 tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah maka dalam era Otonomi Daerah tersebut Panti Sosial Tresna Werdha Khusnul Khotimah pengelolaannya diserahkan kepada Pemerintah Provinsi Riau berdasarkan Peraturan Daerah Propinsi Riau Nomor : 31 Tahun 2001 tentang pembentukan susunan organisasi dan tata kerja Badan kesejahteraan Sosial Provinsi Riau. Kala itu Panti Sosial Tresna Werdha Khusnul Khotimah berganti nama Balai Pelayanan Sosial Panti Jompo Tresna Werdha (BPSPJTW) Khusnul Khotimah.
8 RAP-RANCANGAN AKSI PERUBAHAN-PKA-2023- [NGADIONO, S.Sos] 8 Pada tahun 2008 sesuai dengan Peraturan Daerah Nomor : 9 tahun 2008 dan Peraturan Gubernur Riau Nomor : 50 tahun 2009 BPSPJTW Khusnul Khotimah berubah nama menjadi Unit Pelaksana Teknis Pelayanan Sosial Tresna Werdha Khusnul Khotimah dan dikepalai oleh Pejabat setingkat Esselon IIIb. Sejak mulai berdirinya tahun 1981 sampai dengan Januari 2009 telah menerima lanjut usia Telantar sebanyak lebih kurang 600 orang dan pada saat ini lanjut usia yang berada pada UPT Pelayanan Sosial Tresna Werdha Khusnul Khotimah sebanyak 73 orang Lansia telantar. 2. STRUKTUR ORGANISASI PERANGKAT DAERAH Berdasarkan Peraturan Gubernur Riau Nomor : 69 Tahun 22017 tentang Unit Pelaksana Teknis Pada Dinas Sosial Provinsi Riau, pasal 4 ayat (1) menjelaskan bahwa Susunan Organisasi UPT Pelayanan Sosial Tresna Werdha "Khusnul Khotimah, terdiri atas : a. Kepala UPT; b. Kepala SubBagian Tata Usaha; c. Seksi Pembinaan Sosial; d. Seksi Pelayanan Sosial; dan e. Kelompok Jabatan Fungsional
9 RAP-RANCANGAN AKSI PERUBAHAN-PKA-2023- [NGADIONO, S.Sos] 9 3. TUGAS DAN FUNGSI ORGANISASI PERANGKAT DAERAH UPT. Pelayanan Sosial Tresna Werdha "Khusnul Khotimah, mempunyai tugas melaksanakan sebagian kegiatan teknis operasional dan kegiatan teknis penunjang pada Dinas Sosial Provinsi Riau di bidang pelayanan sosial panti jompo dengan menyelenggarakan beberapa fungsi, yaitu : perencanaan, koordinasi, fasilitasi, pemantauan, evaluasi dan pelaporan serta pelaksanaan fungsi lain yang diberikan pimpinan sesuai tugas dan fungsinya. 4. VISI DAN MISI PEMERINTAH DAERAH Sebagaimana yang tertuang dalam Visi RPJMD Provinsi Riau Tahun 2019-2024 yaitu “Terwujudnya Riau yang Berdaya Saing, Sejahtera, Bermartabat dan Unggul di Indonesia (Riau Bersatu)”. Visi Riau untuk pembangunan selama kurun waktu 2019-2024 memiliki makna berdaya saing, sejahtera, bermartabat, dan unggul dengan penjelasan sebagai berikut :
10 RAP-RANCANGAN AKSI PERUBAHAN-PKA-2023- [NGADIONO, S.Sos] 10 Berdaya Saing : Kondisi kemampuan daerah yang mapan didukung pertumbuhan ekonomi, infrastruktur, dan sumber daya manusia yang handal dan lingkungan hidup yang lestari. Sejahtera : Kondisi kemakmuran masyarakat Riau yang dicirikan dengan meningkatnya pendapatan masyarakat, berkurangnya ketimpangan sosial, menurunnya kemiskinan dan pengangguran. Bermartabat : Mengangkat marwah Provinsi Riau menjadi yang terdepan dan berintegritas melalui pengamalan nilai-nilai agama serta penerapan falsafah budaya Melayu dalam sendi kehidupan bermasyarakat. Unggul : Menjadikan Riau berprestasi di bidang keagamaan, budaya, seni, dan olahraga serta terbaik dan terdepan dalam inovasi, pelayanaan publik dan penyelenggaraan pemerintahan. Untuk mewujudkan visi tersebut, Pemerintah Provinsi Riau menetapkan 5 (lima) misi pembangunan jangka menengah sebagai berikut : a. Mewujudkan Sumber Daya Manusia yang beriman, berkualitas dan berdaya saing global melalui pembangunan manusia seutuhnya; b. Mewujudkan Pembangunan infrastruktur daerah yang merata berwawasan lingkingan dan berkelanjutan; dan c. Mewujudkan Pembangunan Ekonomi yang Inklusif, Mandiri dan Berdaya saing;
11 RAP-RANCANGAN AKSI PERUBAHAN-PKA-2023- [NGADIONO, S.Sos] 11 d. Mewujudkan Budaya Melayu sebagai Payung Negeri dan Mengembangkan Pariwisata yang Berdaya Saing; e. Mewujudkan Tata Kelola yang Baik dan Pelayanan Publik yang Prima yang berbasis Teknologi. Dinas Sosial Provinsi Riau mempunyai visi “Terwujudnya kesejahteraan sosial masyarakat, melembaganya semangat kepahlawanan dan kesetiakawanan sosial, serta pemantapan aparatur”. Untuk mewujudkan visi sebagaimana dimaksud di atas Dinas Sosial Provinsi Riau menetapkan misi, sebagai berikut : a. Meningkatkan harkat dan martabat serta kualitas hidup Penyandang Masalah Kesejahteraan Sosial (PMKS); b. Meningkatkan pelayanan dan rehabilitasi sosial bagi PMKS; c. Meningkatkan kesadaran hidup berkeluarga dan bermasyarakat yang harmonis melalui nilai kelembagaan dan penyuluhan sosial; d. Mengembangkan perlindungan dan jaminan sosial bagi PMKS; e. Meningkatkan dan melestarikan nilai-nilai kepahlawanan, keperintisan, dan kesetiakawanan sosial untuk menjamin keberlanjutan peran serta masyarakat dalam penyelenggaran kesejahteraan social f. Meningkatkan mutu pelayanan sosial melalui panti g. Meningkatkan kualitas pelayanan administrasi, sumber daya manusia, perencanaan serta kerjasama program bidang sosial. Rencana Strategis Dinas Sosial Provinsi Riau Tahun 2019- 2024 memuat Tujuan dan Sasaran beserta indikatornya yang menjadi acuan Dinas Sosial dalam pelaksanaan tugas dan
12 RAP-RANCANGAN AKSI PERUBAHAN-PKA-2023- [NGADIONO, S.Sos] 12 fungsinya. Penyusunan Rencana Strategis Dinas Sosial Provinsi Riau mengacu pada RPJMD Pemerintah Provinsi Riau dan untuk menyatukan persepsi dan fokus arah tindakan dimaksud, maka pelaksanaan tugas dan fungsi dilandasi oleh tujuan serta sasaran strategis Dinas Sosial Provinsi Riau. 5. CAPAIAN ORGANISASI IKU DAN IKS PERANGKAT DAERAH Program kegiatan yang telah ditetapkan untuk mendukung pelaksanakan tugas dan fungsi UPT. PSTW Khusnul Khotimah Dinas Sosial Provinsi Riau tahun 2022, terakomodir dalam satu program kegiatan, yaitu sebagai berikut : Perubahan Tolok Ukur Kinerja sbb : Perubahan Tolak Ukuran Kinerja sbb: Capaian Target Kinerja sbb: Sampai dengan akhir Tahun Anggaran 2022 kegiatan tersebut tuntas dilaksanakan dengan realisasi fisik 99,12 dan realisasi Keuangan 97,98 % dimana terdapat sisa anggaran sejumlah
13 RAP-RANCANGAN AKSI PERUBAHAN-PKA-2023- [NGADIONO, S.Sos] 13 Rp. 34.603.521,- yang tidak dapat dimanfaatkan, dengan penjelasan sebagai berikut : 1. Sisa harga penawaran tender/ lelang sub kegiatan pengadaan permakanan; 2. Sisa harga penawaran sub kegiatan Pengadaan penyediaan sandang; 3. Sisa belanja pada sub kegiatan penyediaan asrama yang mudah diakses pada belanja ATK, alat listrik, alat kantor lainnya dan pemeliharaan bangunan gedung (DED) adalah disebabkan adanya penawaran dibawah pagu dana; 4. Sisa belanja kawat/faksimili/internet karena kelebihan pagu anggaran; 5. Sisa sub kegiatan penyediaan perbekalan kesehatan di dalam panti adalah dikarenakan adanya penawaran dari pihak ketiga. 6. Sisa sub kegiatan pemberian fisik mental spiritual dan sosial pada belanja jasa tenaga kesehatan adalah jasa instruktur senam dimana kegiatannya tidak dapat dilaksanakan sesuai surat edaran Pemprov. Riau dan sisa jasa tenaga dokter, perawat dan psikolog yang disebabkan karena pembayaran sesuai dengan jadwal kunjungan; 7. Sedangkan sisa pada belanja jasa tenaga pelayanan umum adalah sisa pembayaran BPJS yang dikembalikan; 8. Sisa belanja sub kegiatan pemberian bimbingan aktivitas hidup sehari-hari karena adanya penawaran pihak ketiga. 6. PETA KINERJA YANG PERLU DITINGKATKAN a. Kondisi yang diharapkan Merujuk pada Undang-undang Nomor : 11 Tahun 2009 tentang Kesejahteraan Sosial9 , diperlukan upaya peningkatan 9 Undang-undang Nomor : 11 Tahun 2009 tentang Kesejahteraan Sosial
14 RAP-RANCANGAN AKSI PERUBAHAN-PKA-2023- [NGADIONO, S.Sos] 14 fungsi-fungsi sosial melalui pendekatan dan intervensi yang melibatkan Instansi/ Lembaga Pemerintah Pusat/ Daerah serta Masyarakat melaui koordinasi dan kemitraan sehingga Penyandang Masalah Kesejahteraan Sosial dapat diatasi dengan maksimal. Beberapa indikator yang perlu dilakukan untuk menerapkan meningkatkan kualitas pelayanan publik, yaitu mengimplementasikan Standar Pelayanan serta budaya Pelayanan Prima. Dalam rangka Peningkatan kualitas pelayanan kebutuhan dasar dengan tujuan untuk meningkatkan kualitas dan inovasi pelayanan pada unit organisasi secara berkala sesuai kebutuhan dan harapan masyarakat perlu target/sasaran, seperti : 1. Meningkatnya kualitas pelayanan (lebih cepat, lebih murah, lebih aman, dan lebih mudah dijangkau) ; 2. Meningkatnya standardisasi pelayanan dengan cara meningkatkan indeks kepuasan masyarakat terhadap penyelenggaraan pelayanan pada Unit Kerja. Atas dasar hal tersebut, maka perlu membangun strategi kemitraan sosial, sebagai berikut : a) Peningkatan peran dan jejaring sosial dengan mengembangkan pola kemitraan guna mempercepat serta menjangkau pelayanan sosial yang lebih luas dan merata sekaligus menciptakan sistem sumber kesejahteraan sosial yang ada secara mandiri dan sinergis; b) Peningkatan sistem perlindungan dan pelayanan sosial yang berpihak kepada pengakuan atas hak-hak dasar terutama keluarga tidak mampu atau mengalami masalah sosial.
15 RAP-RANCANGAN AKSI PERUBAHAN-PKA-2023- [NGADIONO, S.Sos] 15 b. Kondisi saat ini Permasalahan di bidang sosial yang berkembang dewasa ini menunjukkan bahwa ada sebagian warga masyarakat yang belum terpenuhi kebutuhan dasarnya secara mandiri dan hidup dalam kondisi kemiskinan dan ketidakberdayaan. Mereka umumnya mengalami hambatan fungsi sosial dalam hidup bermasyarakat, kesulitan dalam mengakses sistem pelayanan sosial dasar dan tidak dapat menikmati kehidupan yang layak bagi kemanusiaan. Permasalahan yang dihadapi oleh Penyandang Masalah Kesejahteraan Sosial (PMKS) adalah belum terpenuhinya pelayanan sosial dasar seperti kesehatan, pendidikan, sandang, pangan, papan, dan kebutuhan sosial dasar lainnya, termasuk fasilitasi pengurusan NIK sehingga memerlukan koordinasi dan kemitraan. KONDISI SAAT INI KONDISI YANG DIHARAPKAN •Belum memiliki ikatan kemitraan atas layanan fasilitasi pengurusan NIK •Pengurusan Administrasi Kependudukan masih memakai cara berbelit-belit tanpa ada jalur prioritas untuk menangani data kependudukan Lansia telantar di dalam Panti •Memiliki akses khusus dalam rangka pelayanan kebutuhan dasar berupa fasilitasi pengurusan NIK bagi Lansia telantar di dalam Panti •Dipercaya sebagai admin pengelola data kependudukan di UPT. PSTW khusunya dan Dinas Sosial secara umum
RAP-RANCANGAN AKSI PERUBAHAN-PKA-2023- [NGADIONO, S.Sos] 16 BAB II ANALISIS MASALAH A. ANALISIS MASALAH INDIKATOR SASARAN Ketika unit organisasi yang kita pimpin menghadapi multiple problem maka seorang pimpinan unit harus bisa membuat prioritas masalah dari masalah-masalah yang muncul dengan melihat perencanaan sumber daya, anggaran dan proses penyelesaian masalah yang telah ditentukan sebelumnya. Dalam membuat prioritas masalah, pimpinan dapat melibatkan staf atau karyawannya. Kepala UPT. Pelayanan Sosial Tresna Werdha Khusnul Khotimah Dinas Sosial Provinsi Riau menhadapi beberapa kendala dan permasalahan, diantaranya : 1. Belum memiliki strategi dalam rangka pelayanan kebutuhan dasar berupa fasilitasi pengurusan NIK bagi Lansia telantar di dalam panti. 2. Terhambatnya akses ke layanan Kesehatan dasar bagi Lansia telantar di dalam Panti; 3. Belum optimalnya peran Potensi dan Sumber Kesejahteraan Sosial [PSKS] dalam rangka menjaga, menciptakan, mendukung dan memperkuat penyelenggaraan kesejahteraan sosial. Berdasarkan 3 (tiga) permasalahan di atas yang menjadi fokus rancangan aksi perubahan maka project leader melakukan Analisa. B. METODE ANALISIS DAN HASIL ANALISIS Ada beberapa metode manajemen analisis dalam membuat prioritas masalah organisasi seperti USG [Urgency, Seriousness, Growth], SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats), CARL (Capability, Accessability, Readiness, Leverage), Hanlon, MCUA (Multi Criteria Utility Assessment) dan sebagainya, namun dalam analisis pada kasus ini kami menggunakan USG, SWOT dan CARL.
RAP-RANCANGAN AKSI PERUBAHAN-PKA-2023- [NGADIONO, S.Sos] 17 1. Urgency, Seriousness, Growth (USG). Metode USG merupakan salah satu cara menetapkan urutan prioritas masalah dengan metode teknik scoring. Proses untuk metode USG dilaksanakan dengan memperhatikan urgensi dari masalah, keseriusan masalah yang dihadapi, serta kemungkinan berkembangnya masalah tersebut semakin besar. Caranya dengan menentukan tingkat urgensi, keseriusan, dan perkembangan isu dengan menentukan skala nilai 1-5. Urgency yaitu seberapa mendesak isu tersebut harus dibahas dikaitkan dengan waktu yang tersedia dan seberapa keras tekanan waktu tersebut untuk memecahkan masalah yang menyebabkan isu tadi. Urgency dilihat dari tersedianya waktu, mendesak atau tidak masalah tersebut diselesaikan. Sedangkan Seriously adalah seberapa serius isu tersebut perlu dibahas dikaitkan dengan akibat yang timbul dengan penundaan pemecahan masalah yang menimbulkan isu tersebut atau akibat yang menimbulkan masalahmasalah lain kalau masalah penyebab isu tidak dipecahkan, dan Growth adalah seberapa kemungkinannya isu tersebut menjadi berkembang dikaitkan kemungkinan masalah penyebab isu akan makin memburuk bila dibiarkan. Proses Analisa USG dapat dilihat sebagaimana yang tercantum pada tabel berikut : Tabel A.1 : Matrik USG No. ISU STRATEGIS NILAI JUMLAH PRIORITAS MASALAH U S G 1. Belum memiliki strategi dalam rangka pelayanan kebutuhan dasar berupa fasilitasi pengurusan NIK bagi Lansia telantar di dalam panti 5 5 5 15 III 2. Terhambatnya akses ke layanan Kesehatan dasar bagi Lansia 5 5 4 14 II
RAP-RANCANGAN AKSI PERUBAHAN-PKA-2023- [NGADIONO, S.Sos] 18 telantar di dalam Panti 3. Belum optimalnya peran Potensi dan Sumber Kesejahteraan Sosial [PSKS] dalam rangka menjaga, menciptakan, mendukung dan memperkuat penyelenggaraan kesejahteraan sosial 4 4 4 12 I Keterangan : U Urgency Desakan S Seriously Kegentingan G Growth Dampak Dari tabel USG di atas dapat dilihat ketiga permasalahan tersebut yang paling mendesak untuk diselesaikan adalah permasalahan “Belum memiliki strategi dalam rangka pelayanan kebutuhan dasar berupa fasilitasi pengurusan NIK bagi Lansia telantar di dalam panti”, maka dipandang perlu untuk dilakukan perubahan yang lebih baik. Dengan diperolehnya satu isu yang menjadi permasalahan yang dipilih dan harus diselaikan maka penulis harus didukung oleh data yang ada pada UPT. Pelayanan Sosial Tresna Werdha Khusnul Khotimah, sehingga permasalahan tersebut menjadi prioritas untuk diselesaikan. Keterangan : 5 Sangat Besar 4 Besar 3 Sedang 2 Kecil 1 Sangat Kecil
RAP-RANCANGAN AKSI PERUBAHAN-PKA-2023- [NGADIONO, S.Sos] 19 Data Lansia telantar yang mendapat Layanan Kebutuhan Dasar di dalam Panti : Tabel A 2: Data Lansia berdasarkan Jenis Kelamin Laki-laki Perempuan 40 orang 33 orang Tabel A 3: Data Lansia berdasarkan Agama Agama Jumlah Islam 71 orang Nasrani Nihil Hindu Nihil Budha 2 orang Kepercayaan Nihil Tabel A 4: Data Lansia berdasarkan Kepemilikan Dokumen Kependudukan JUMLAH LANSIA JUMLAH YANG MEMILKI DATA LENGKAP NIK KK KTP 73 45 37 29 20 YANG TIDAK MEMILIKI 28 36 44 53 % [PERSENTASE] 61,64 50,64 39,73 27,40 2. Analisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats). Analisis SWOT adalah metode analisis perencanaan strategis yang digunakan untuk memonitor dan mengevaluasi organisasi baik lingkungan eksternal dan internal untuk suatu tujuan tertentu. SWOT merupakan akronim dari kata: kekuatan (strengths), kelemahan (weaknesses), peluang (opportunities), dan ancaman (threats) dalam suatu proyek atau suatu spekulasi bisnis. Keempat faktor itulah yang membentuk akronim SWOT.
RAP-RANCANGAN AKSI PERUBAHAN-PKA-2023- [NGADIONO, S.Sos] 20 SWOT melibatkan penentuan tujuan dari organisasi yang spesifik dan mengidentifikasi faktor internal dan eksternal yang mendukung dan yang tidak mendukung dalam mencapai tujuan tersebut. Analisis SWOT dapat diterapkan dengan cara menganalisis dan memilah berbagai hal yang memengaruhi keempat faktornya, kemudian dipetakan dalam gambar matriks SWOT : Kekuatan (strengths) yang mampu mengambil keuntungan dari peluang (opportunities) yang ada, Kelemahan (weaknesses) yang mencegah keuntungan dari peluang (opportunities) yang ada, Kekuatan (strengths) yang mampu menghadapi ancaman (threats) yang ada, dan Kelemahan (weaknesses) yang mampu membuat ancaman (threats) menjadi nyata atau menciptakan sebuah ancaman baru. Untuk mengatasi permasalahan kinerja tersebut maka dilakukan pemetaan dengan analisis SWOT sebagaimana pada tabel di bawah ini :
RAP-RANCANGAN AKSI PERUBAHAN-PKA-2023- [NGADIONO, S.Sos] 21 Tabel A 4: Analisa SWOT 3. Analisis CARL (Capability, Accessability, Readiness, Leverage). Strategi selanjutnya dipilih dengan menggunakan Metode CARL, yaitu suatu teknik atau cara yang digunakan untuk menentukan prioritas masalah jika data yang tersedia adalah data kualitatif yaitu penelitian yang sifatnya deskriptif serta cenderung menggunakan analisis yang mana penelitian kualitatif, landasan teori dimanfaatkan oleh peneliti sebagai pemandu, agar proses penelitian lebih fokus dan sesuai dengan fakta yang ditemui di lapangan. Metode ini dilakukan dengan menentukan skor atas kriteria tertentu, seperti kemampuan, kemudahan, kesiapan, serta pengungkit. Semakin 1. UU No. 5 Tahun 2014 tentag ASN 2. Undang-Undang Nomor : 11 Tahun 2009 tentang Kesejahteraan Sosial 3. Peraturan Presiden Nomor 88 Tahun 2021 tentang Strategi Nasional Kelanjutusiaan (Stranas Kelanjutusiaan) 4. Permensos No. 9 Tahun 2018 tentang Standar Teknis SPM 5. Pergub Riau No. 69 Tahun 2017 tentang UPT pada Dinsos 1. Belum memiliki strategi dalam rangka pelayanan kebutuhan dasar berupa fasilitasi pengurusan NIK bagi Lansia telantar di dalam panti 2. Terhambatnya akses ke layanan Kesehatan dasar bagi Lansia telantar di dalam Panti. 3. Belum optimalnya peran serta Potensi dan Sumber Kesejahteraan Sosial (PSKS) dalam rangka menjaga, menciptakan, mendukung & memperkuat penyelenggaraan kesejahteraan sosiaL 1. Dukungan Kepala Dinas Sosial Provinsi Riau 2. Dukungan Kerjasama Kepala Dinas Dukcapil Kota Pekanbaru 3. Dukungan Sekretaris Dinas Sosial Provinsi Riau 4. Tersedianya Tenaga IT pada Media Center Dinas Sosial Provinsi Riau 5. Dukungan Seluruh Kepala UPT di Lingkungan Dinas Sosial Provinsi Riau. 1. Terhambatnya akses berbagai pelayanan publik, khususnya pelayanan publik yang bersifat mendasar seperti kesehatan, kesejahteraan, dan Pendidikan. 2. Menghambat tercapainya program Nasional seperti Perencanaan Pembangunan. 3. Penetapan alokasi anggaran 4. Pembangunan Demokrasi 5. Penegakan hukum.
RAP-RANCANGAN AKSI PERUBAHAN-PKA-2023- [NGADIONO, S.Sos] 22 besar skor semakin besar masalahnya, sehingga semakin tinggi letaknya pada urutan prioritas CARL adalah singkatan dari beberapa kriteria yang digunakan dalam menentukan prioritas masalah yang terdiri dari : C = Capability yaitu ketersediaan sumber daya (dana, sarana dan peralatan) A = Accessibility yaitu kemudahan, masalah yang ada mudah diatasi atau tidak. Kemudahaan dapat didasarkan pada ketersediaan metode / cara / teknologi serta penunjang pelaksanaan seperti peraturan atau juklak. R = Readiness yaitu kesiapan dari tenaga pelaksana maupun kesiapan sasaran, seperti keahlian atau kemampuan dan motivasi. L = Leverage yaitu seberapa besar pengaruh kriteria yang satu dengan yang lain dalam pemecahan masalah yang dibahas. Metode CARL didasarkan pada serangkaian kriteria yang harus diberi skor dengan menggunakan skala linkert 1-5, seperti table di bawah ini : Tabel A5 : Skor linkert SKOR NILAI 1 Sangat Rendah 2 Rendah 3 Sedang 4 Tinggi 5 Sangat Tinggi
RAP-RANCANGAN AKSI PERUBAHAN-PKA-2023- [NGADIONO, S.Sos] 23 Tabel A6 : Matriks Pemilihan Strategi No. STRATEGI C A R L TOTAL SKOR URUTAN 1 Belum memiliki strategi dalam rangka pelayanan kebutuhan dasar berupa fasilitasi pengurusan NIK bagi Lansia telantar di dalam panti 5 5 5 5 20 I 2 Terhambatnya akses ke layanan Kesehatan dasar bagi Lansia telantar di dalam Panti 5 5 5 4 3 Belum optimalnya peran Potensi dan Sumber Kesejahteraan Sosial [PSKS] dalam rangka menjaga, menciptakan, mendukung dan memperkuat penyelenggaraan kesejahteraan sosial 5 5 4 4 Analisis strategi yang dipilih dari matrik di atas yaitu yang memiliki skor tertinggi dengan peringat I yakni : Belum memiliki strategi dalam rangka pelayanan kebutuhan dasar berupa fasilitasi pengurusan NIK bagi Lansia telantar di dalam panti.
RAP-RANCANGAN AKSI PERUBAHAN-PKA-2023- [NGADIONO, S.Sos] 24 4. Strategi Manajemen Dari Analisa permasalahan diatas, penulis telah menemukan strategi pengelolaan pengawasan penyelenggaraan pemerintahan daerah dengan memiliki strategi optimalisasi pelayanan kebutuhan dasar melalui kemitraan antar instansi dalam rangka fasilitasi pengurusan NIK bagi lansia telantar di dalam panti dengan melakukan analisis POAC (Planning, Organizing, Actuating, dan Controlling). 1. Planing (Perencanaan) Planning merupakan sebuah proses menyusun suatu kerangka kerja yang objektif guna untuk mencapai tujuan organisasi yang dimulai dari persiapan, konsultasi dengan mentor, Menyusun tim efektif, melaksanakan rapat dengan tim efektif dan stakeholder, FGD dengan Admin/IT Dukcapil, serta Menyusun rencana alur proses kemitraan. 2. Organizing Organizing akan menuntut sebuah organisasi untuk memanfaatkan segala sumber daya yang ada, diantaranya sumber daya manusia, sarana dan prasarana, serta inventarisasi data kependudukan yang dibutuhkan agar upaya ini membawa perubahan kepada aksi yang nya. 3. Actuating Aktualisasi merupakan proses implementasi rencana. Mengimplementasikan rencana ke dalam bentuk aksi perubahan yang nyata dan ini merupakan langkah penting mencapai tujuan organisasi sehingga setiap tim yang terkait harus melaksanakan tugasnya masing-masing untuk mengaktualisasikan rancangan aksi perubahan tersebut sesuai bidangnya. 4. Controling Controlling adalah untuk menjaga semua proses berjalan sesuai
RAP-RANCANGAN AKSI PERUBAHAN-PKA-2023- [NGADIONO, S.Sos] 25 apa yang direncanakan. Pada proses controlling ini project leader berperan sangat penting, diantaranya mengambil keputusan yang cepat dan tepat, kemampuan melihat potensi penyimpangan yang terjadi selama aksi perubahan dilaksanakan, baik dalam proses perencanaan, implementasi dan organisasi.
RAP-RANCANGAN AKSI PERUBAHAN-PKA-2023- [NGADIONO, S.Sos] 26 BAB III STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH A. TEROBOSAN INOVASI Inovasi dapat diartikan sebagai proses dan/atau hasil pengembangan pemanfaatan/mobilisasi pengetahuan, keterampilan (termasuk keterampilan teknologis) dan pengalaman untuk menciptakan atau memperbaiki produk (barang dan/atau jasa), proses, dan/atau sistem yang baru, yang memberikan nilai yang berarti atau secara signifikan (terutama ekonomi dan sosial). Dalam rangka strategi optimalisasi pelayanan kebutuhan dasar melalui kemitraan antar instansi dalam rangka fasilitasi pengurusan NIK bagi Lansia telantar di dalam Panti pada UPT. PSTW Khusnul Khotimah Dinas Sosial Provinsi Riau yang dipandang perlu harus dilaksanakan mengingat akan berdampak kepada kesejahteraan sosial maka dengan berbagai Analisa yang sudah dilaksanakan sebagai upaya terobosan inovasi dengan pertimbangan efektif, efisien dan akuntabel. Inovasi berupa strategi optimalisasi pelayanan kebutuhan dasar melalui kemitraan antar instansi dalam rangka fasilitasi pengurusan NIK bagi Lansia telantar di dalam Panti ini sebagai suatu objek juga memiliki arti sebagai suatu produk atau praktik baru yang tersedia, umumnya dalam konteks ini bukan komersial. Dengan mengacu kepada Studi Lapangan yang dilaksanakan di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Bali dapat diadopsi dan adaptasi dengan Amati Tiru dan Modipikasi (ATM) adalah betapa pentingnya menjalin kemitraan dalam segala hal termasuk pelayanan kebutuhan dasar bagi Lansia telantar di dalam Panti. Ide atau gagasan yang diangkat untuk dijadikan rencana aksi perubahan yaitu “Strategi optimalisasi pelayanan kebutuhan
RAP-RANCANGAN AKSI PERUBAHAN-PKA-2023- [NGADIONO, S.Sos] 27 dasar melalui kemitraan antar instansi dalam rangka fasilitasi pembuatan NIK bagi Lansia telantar di dalam Panti pada UPT. PSTW Khusnul Khotimah Dinas Sosial Provinsi Riau”. B. TAHAPAN KEGIATAN (MILESTONE) Tahapan kegiatan (Milestone) yang diperlukan dalam rencana aksi perubahan ini adalah, sebagai berikut : 1. Jangka pendek a. Persiapan Konsultasi kepada mentor terkait rencana Aksi Perubahan; Membentuk tim efektif; Pelaksanaan rapat dengan tim efektif. b. Pelaksanaan Melaksanakan rapat dengan stakeholder; FGD Bersama Disdukcapil kota Pekanbaru Membuat draf Nota Kesepakatan (MOU) dengan Menyusun klausul pasal-pasal yang dijadikan objek kerja sama; Penandatangan MOU bagi kedua belah pihak; Sosialisasi substansi dengan seluruh stakeholder; Menerima akses akun kependudukan dari Disdukcapil kota pekanbaru. c. Evaluasi Membuat poling evaluasi pada media Whatsapp; Mengirimkan ke grup WA yang merepresentasikan komponen stakeholder; Membuat kesimpulan hasil evaluasi Menyusun laporan hasil evaluasi dan menyerahkan laporan kepada mentor.
RAP-RANCANGAN AKSI PERUBAHAN-PKA-2023- [NGADI Tabel 3 Milestone Penyusunan tim efektif Millestone Aksi Perubahan Kegiatan : Penyusunan tim efektif No. Tahap Kegiatan (1) (2) (3) 1. Persiapan Konsultasi dengan atasan; Konsultasi dengan tim IT Pelaksanaan Rapat penyusunan Tim Efektif Pembuatan draft SK Tim efektif dan pembagian tugas Penetapan SK Tim efektif Pendistribusian SK Tim efektif Evaluasi Review hasil rapat dan SK Tim Efektif
IONO, S.Sos] 28 Bukti Output Waktu (4) (5) (6) Foto Laporan/ lembar kesepakatan 2 Mei 2023 Foto Notulen rapat Daftar Hadir 3 Mei 2023 Copy Draft SK Draft SK 3 Mei 2023 Copy SK SK 4 Mei 2023 Copy tanda terima Tanda terima 4 Mei 2023 Foto Copy Laporan Laporan Review 5 Mei 2023
RAP-RANCANGAN AKSI PERUBAHAN-PKA-2023- [NGADI Tabel 3 Milestone Penyusunan Rencana Kerja dan pengumpulan bahan Millestone Aksi Perubahan Kegiatan : Penyusunan rencana kerja dan pengumpulan bahan No. Tahap Kegiatan (1) (2) (3) 1. Persiapan Konsultasi dengan atasan; 2. Pelaksanaan Rapat penyusunan rencana kerja dengan Tim Efektif Pengumpulan bahan dan gallery oleh tim efektif untuk disusun dalam MOU Koordinasi dengan Tim 3. Evaluasi Review hasil rapat
IONO, S.Sos] 29 Bukti Output Waktu (4) (5) (6) Photo Laporan/ lembar kesepakatan 6 Mei 2023 Photo Draft rencana kerja Notulen rapat Draft rencana kerja Daftar Hadir 7 Mei 2023 Photo kegiatan Draft Profil Panti Profil Panti Struktur Organisasi Photo kegiatan 7 Mei 2023 Photo Laporan 8 Mei 2023 Foto Copy Laporan Laporan Review 8 Mei 2023
RAP-RANCANGAN AKSI PERUBAHAN-PKA-2023- [NGADIONO, S.Sos] 30 2. Jangka Mengah a. Sinergitas dengan Unit yang memerlukan data kependudukan bagi Pemerlu Pelayanan Kesejahteraan Sosial. b. Sinergitas dengan admin mintra 3. Jangka Panjang Menjadikan terobosan inovasi sebagai suatu keharusan hingga waktu tak terbatas bagi unit organisasi dan mitra terutama dalam beberapa aspek, antara lain : a. Akses keseluruh pelayanan public lebih mudah; b. Berpartisipasi terhadap akuntabilitas perencanaan pembangunan; c. Akuntabilitas alokasi anggaran; d. Turut serta dalam pembangunan demokrasi; dan e. Untuk penegakan hukum dan pencegahan kriminal. C. SUMBER DAYA YANG DIGUNAKAN Aksi perubahan ini dapat dilaksanakan dengan melibatkan kerjasama dengan pihak lain (stakeholder) dalam konteks sebuah hubungan kelembagaan dalam satu daerah yaitu dengan ASN di Lingkungan Dinas Sosial Provinsi Riau sebagai unsur internal maupun dengan ASN dari OPD lain di Lingkungan Pemerintah Kota Pekanbaru. Dari kerjasama yang baik antar teamwork maka tujuan dari rencana aksi ini dapat tercapai. Teamwork dalam rencana aksi perubahan ini tergambar pada diagram di bawah ini :
RAP-RANCANGAN AKSI PERUBAHAN-PKA-2023- [NGADIONO, S.Sos] 31 Dalam penyusunan Rancangan aksi perubahan ini melibatkan beberapa stakeholders, yakni : 1. Stakeholder Internal Stakeholder ini didefenisikan menjadi bagian yang terkait langsung dalam Pelaksanaan Rancangan Aksi Perubahan yang terdiri dari berbagi pihak antara lain : a. Pelaksana Rancangan Aksi Perubahan (Kepala UPT. PSTW Khusnul Khotimah Dinas Sosial Provinsi Riau); b. Tim yang dibentuk pada Tata Kelola Proyek Perubahan yaitu Kepala UPT, Kepala Subbagian TU, Kepala Seksi Pembinaan Sosial, Kepala Seksi Pelayanan Sosial, Fungsional Pekerja Sosial, Admin media center, dan staf operator. 2. Stakeholder Ekternal Stakeholders ekternal terdiri dari : a. Pemerintahan : 1) Dinas dukcapil kota pekanbaru; 2) Dinas Sosial Kabupaten/ kota se Provinsi Riau; 3) Kepala/ Direktur Rimah sakit Pemerintah; 4) Polda Riau. Drs. Supriaydi, M.Si Sektretaris Dinsos Prov. Riau Coach H. Suryani, MM Project Leader Ngadiono Team Work (Stakeholders) Tim yang dibentuk
RAP-RANCANGAN AKSI PERUBAHAN-PKA-2023- [NGADIONO, S.Sos] 32 b. Swasta : 1) Direktur Rumah sakit swasta; 2) LSM/ Awak Media. D. STRATEGI PENGEMBANGAN KOMPETENSI DALAM AKSI PERUBAHAN Strategi pengembangan kompetensi dalam aksi perubahan merupakan suatu keharusan dalam menentukan sebuah kebijakan yang optimal dan sesuai dengan tujuan paling dasar yang akan dicapai di era digitalisasi saat ini. Perlu strategi untuk menemukan berbagai macam pilihan dan tidak mesti harus mempergunakan aplikasi diawalnya tetapi harus dijalin dulu kemitraan antar instansi agar kedepannya pelayanan kebutuhan dasar terkait fasilitasi pembuatan NIK bagi Lansia telantar di dalam panti dapat diakses secara mudah dan cepat. Inovasi pada sebuah aksi perubahan dapat memecahkan permasalahan yang rumit dan berkepanjangan dan inilah bagian dari peningkatan kompetensi di tingkat pemimpin administrator. E. MANAJEMEN RISIKO Manajemen risiko adalah suatu pendekatan terstruktur/metodologi dalam mengelola ketidakpastian yang berkaitan dengan ancaman; suatu rangkaian aktivitas manusia termasuk: Penilaian risiko, pengembangan strategi untuk mengelolanya dan mitigasi risiko dengan menggunakan pemberdayaan/pengelolaan sumberdaya. Strategi yang dapat diambil antara lain adalah memindahkan risiko kepada pihak lain (transfer risk), menghindari risiko (avoid risk), mengurangi efek negatif risiko (mitigate risk), dan menampung sebagian atau semua konsekuensi risiko tertentu (accept risk). Sasaran dari pelaksanaan manajemen risiko adalah untuk mengurangi risiko yang berbeda-beda yang berkaitan dengan
RAP-RANCANGAN AKSI PERUBAHAN-PKA-2023- [NGADIONO, S.Sos] 33 bidang yang telah dipilih pada tingkat yang dapat diterima oleh masyarakat. Hal ini dapat berupa berbagai jenis ancaman yang disebabkan oleh lingkungan, teknologi, manusia, organisasi dan politik. Di sisi lain pelaksanaan manajemen risiko melibatkan segala cara yang tersedia bagi manusia, khususnya, bagi entitas manajemen risiko (manusia, staf, dan organisasi). Inovasi strategi optimalisasi pelayanan kebutuhan dasar melalui kemitraan dalam rangka fasilitasi pengurusan NIK bagi Lansia telantar di dalam Panti menghadapi potensi risiko yang akan menghambat keberhasilan pencapaian tujuan sehingga perlu analisa, evaluasi, penanganan dan pemetaan risiko. Adapun potensi risiko, analisa, evaluasi, penanganan serta pemetaan resiko dalam melaksanakan rancangan aksi perubahan dapat dilihat pada tabel berikut ini : Tabel D1 : Manajemen Risiko Identifikasi Risiko Analisa Risiko Evaluasi Risiko Penanganan Risiko Pemanfaatan Risiko 1 2 3 4 5 Keterlambatan penyelesaian pembuatan MOU Keterbatasan waktu Koordinasi antar tim efektif Penanganan Manajemen waktu yang tepat Tim Efektif Stakeholder yang tidak bisa diajak Kerjasama menjadikan aksi peruabahan terganggu Konsentrasi yang bercabang akibat dari tugas dan fungsi pekerjaan rutin jabatan Kinerja melambat Konsistensi penjadwalan Tim efektif dan project leader Kualitas aksi perubahan kurang Salah satu pihak penandatangan perjanjian kemitraan tidak memahami klausul pasal Kesalahpahaman dalam mengartikan substansi Koordinasi dan komunikasi yang intensif antara mentor, coach, tim efektif, projek leader dan tim lainnya Tim efektif dan project leader Penolakan/ resistensi pemanfaatan aksi Tidak memahami esensi kemitraan Komitmen rendah Sosialisasi pentingnya kerja sama PNS Pencapaian mengalami kegagalan Fungsi tim efektif dianggap kurang Tidak optimsalnya kinerja tim efektif Monitoring dan evaluasi terhadap kinerja efektif Tim efektif dan project leader
RAP-RANCANGAN AKSI PERUBAHAN-PKA-2023- [NGADIONO, S.Sos] 34 F. HASIL IDENTIFIKASI POTENSI DIRI Sebagai rangkaian kurikulum Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Administrator Angkatan XI tahun 2023 Badan Pelatihan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia adalah studi lapangan yang dilaksanakan dengan lokus Dinas Perindustrian dan Perdagangan Provinsi Bali. Studi lapangan yang dilaksanakan sejak tanggal 9 sampai dengan 12 Mei 2023 kami pandang telah berhasil membuka wawasan serta memberikan pengetahuan bagi kami agar memiliki pola pikir yang lebih profesional dalam hal memberikan pelayanan publik, berinovasi serta berkolaborasi dalam mengadopsi maupun mengadaptasikan hasil tersebut ke dalam area perubahan masing-masing peserta dan dapat kami terapkan ditempat kami mengabdi. Maksud Kegiatan Studi Iapangan Kinerja Organisasi adalah untuk mengetahui permasalahan dan kondisi sesungguhnya yang terjadi di lapangan dan juga merupakan cara ilmiah untuk mendapatkan hasil rancangan yang lebih akurat. Tujuan studi lapangan adalah sebagai berikut : 1. MengumpuIkan, menganaIisis dan menginterpretasi data/ informasi; 2. Mengidentifikasi Key Succes Factors (KSF) keungguIan strategi dan manajemen kinerja peIayanan pubIik di lokus; 3. Mengidentifikasi Key Success Factors yang perIu diperhatikan untuk menjaga keberIangsungan keungguIan strategi dan manajemen kinerja peIayanan pubIik diIokus dan memberikan aIternatif rekomendasi untuk menjaga keberIangsungan tersebut. Adapun keunggulan/ inovasi Dinas Perindustrian dan Perdagangan yang dapat diadopsi yaitu implementasi jejaring kinerja serta jalinan kerja sama dengan sitem kemitraan. Inovasi tersebut diharapkan dapat dijadikan acuan dalam rancangan aksi perubahan penulis yaitu : strategi optimalisasi pelayanan
RAP-RANCANGAN AKSI PERUBAHAN-PKA-2023- [NGADIONO, S.Sos] 35 kebutuhan dasar melalui kemitraan antar instansi dalam rangka fasilitasi pengurusan NIK bagi Lansia telantar di dalam Panti pada UPT. PSTW Khusnul Khotimah Dinas Sosial Provinsi Riau.
RAP-RANCNGAN AKSI PERUBAHAN-PKA-2023- [NGADIONO, S.Sos] 36 BAB IV PENUTUP A. KESIMPULAN Potensi kewenagan dapat dikerjasamakan walau kewenangan pada setiap tingkatan pemerintahan berbeda atau dipisah-pisah sesuai urusan dan tupoksi instansi termasuk urusan pemerintahan konkuren (urusan bersama: pusat, provinsi, dan kabupaten/kota), dan urusan pemerintahan umum. Kriteria distribusi urusan antar intansi dalam pemerintahan dapat dibagi menjadi 4 (empat), yakni : 1. Spill over (ekternalisasi) Siapa yang terkena dampak, mereka yang berwenang mengurus. Apabila dampak yang ditimbulkan bersifat lokal, maka urusan pemerintahan tersebut menjadi kewenangan kabupaten/kota, apabila regional menjadi kewenagan provinsi, dan apabila nasional menjadi kewenangan pemerintah (pusat). 2. Akuntabilitas Pendekatan dalam pembagian urusan pemerintahan dengan pertimbangan bahwa tingkat pemerintahan yang menangani sesuatu bagian urusan adalah tingkat pemerintahan yang lebih baik dekat dengan dampak/akibat dari urusan yang ditangani tersebut dengan demikian akuntabilitas penyelenggaraannya lebih terjamin. 3. Efisiensi Dalam penyelenggaraan pemerintahan, istilah efektif dan efisien disamakan dengan hasilguna dan dayaguna, yang dapat diukur dari proses yang lebih cepat, tepat, dan murah, serta hasil dan manfaatnya lebih besar, luas, dan banyak dengan suatu resiko yang minimal. 4. Kepentingan strategis nasional Ditentukan berdasarkan pertimbangan dalam rangka menjaga keutuhan dan kesatuan bangsa, menjaga kedaulatan negara,
RAP-RANCNGAN AKSI PERUBAHAN-PKA-2023- [NGADIONO, S.Sos] 37 implementasi hubungan luar negeri, pencapaian program strategis nasional dan pertimbangan lain yang diatur dalam peraturan perundang-undangan. Sumber : Modul Agenda III Hubungan Kelembagaan Ada dua macam urusan dalam urusan konkuren, yaitu urusan wajib dan pilihan. Urusan pemerintahan yang bersifat wajib dibagi menjadi dua, yaitu urusan yang berkaitan dengan pelayanan dasar dan urusan yang tidak berkaitan dengan pelayanan dasar. Pelayanan Fasilitasi pengurusan NIK bagi Lansia telantar di dalam panti adalah termasuk kepada Urusan wajib yang berkaitan dengan pelayanan dasar dan merupakan Standar Pelayanan Minimal (SPM) Kesejahteraan Sosial yang mana pelaksanaannya perlu jalinan kemitraan dengan intansi terkait.
RAP-RANCNGAN AKSI PERUBAHAN-PKA-2023- [NGADIONO, S.Sos] 38 B. SARAN Kegiatan fasilitasi kebutuhan dasar berupa pengurusan NIK pada Lansia telantar di dalam panti merupakan urusan wajib terkait kesejahteraan sosial maka tidak semestinya urusan ini baik dari segi persyaratan atau rentang waktu pengurusannya jangan berbelit-belit dan cenderung sulit karena berdapak kepada layanan kebutuhan dasar lain seperti terganggunya kelayanan kesehatan dasar bagi lansia telantar tersebut.
RAP-RANCANGAN AKSI PERUBAHAN-2023-[NGADIONO, S.Sos] ix DAFTAR PUSTAKA 1. Undang-undang Nomor : 5 Tahun 2014 tentang ASN Pasal 11 2. Menpanrb-Presiden Jokowi luncurkan BerAKHLAK untuk percepatan transformasi ASN 3. Proyek perubahan system pengawasan intern berbasis risiko (SWIBERI)-b.14 ELVANDARY 4. LAN RI-Modul manajemen risiko PKA 5. Undang-undang Nomor : 25 Tahun 2009 Tentang pelayanan publik 6. Permensos RI Nomor : 9 Tahun 2018 tentang Standar Teknis SPM 7. Modul Kompetensi pilihan GEDSI1 LAN RI