E-BOOK แนวทางการเรียกรายงาน และวิธีการตรวจสอบหลักฐาน ตามการประเมินผลการปฏิบัติงาน ด้านบัญชีภาครัฐ ประจำ ปีงบประมาณ พ.ศ. 2566 จัดทำ โดย อภินันท์ สุคันธมาลา นักวิชาการเงินและบัญชีปฏิบัติการ ดาวน์โหลด PDF สำ นักงานคลังจังหวัดสุโขทัย กลุ่มงานระบบการคลัง
1 จัดทำโดย อภินันท์ สุคันธมาลา ตำแหน่ง นักวิชาการเงินและบัญชีปฏิบัติการ V.2 แนวทางการเรียกรายงานจากระบบ New GFMIS Thai วิธีการปรับโครงร่าง : รายงานบัญชีแยกประเภททั่วไป จากระบบ New GFMIS Thai (งวดที่ 1 - 12) เพื่อจัดทำ Pivot Table, VLOOKUP 1. เข้าสู่ระบบ New GFMIS Thai > เข้าระบบรายงานหน่วยงานภาครัฐ > ระบบบัญชีแยกประเภท > รายงานแสดง เอกสารและบัญชี > เลือก : คำสั่ง “รายงานแสดงบรรทัดรายการบัญชีแยกประเภททั่วไป NFI_DISPLAY_L 2. กำหนดเงื่อนไขในการเรียกรายงานบัญชีแยกประเภท ตัวอย่าง การเรียกรายงาน “บัญชีเงินสดในมือ” > ระบุรหัสบัญชีแยกประเภท (1101010101) บัญชีเงินสดในมือ > ระบุรหัสหน่วยงาน 5 หลัก (กรม) > สถานะรายการ เลือก “ทุกรายการ” > กำหนดวันที่ผ่านรายการ (1 ต.ค. 65 – 30 ก.ย. 66) > เลือกประเภท รายการปกติ > กดปุ่ม “แสดงรายงาน”
2 จัดทำโดย อภินันท์ สุคันธมาลา ตำแหน่ง นักวิชาการเงินและบัญชีปฏิบัติการ V.2 3. กดปุ่ม “เปลี่ยนแปลงโครงร่าง” 4. กดปุ่ม >> เพื่อปรับเกณฑ์การจัดเรียงใหม่ 5. หลังจากกดปุ่ม >> ข้อมูลเกณฑ์การจัดเรียงจะถูกย้ายไป ชุดคอลัมน์ทั้งหมด (ด้านซ้าย = ว่างเปล่า)
3 จัดทำโดย อภินันท์ สุคันธมาลา ตำแหน่ง นักวิชาการเงินและบัญชีปฏิบัติการ V.2 6. ดำเนินการปรับโครงร่าง (คอลัมน์) ให้ตรงกับการจัดเรียงคอลัมน์ ข้อ 7 - เลือกหัวคอลัมน์ที่ต้องการจัดเรียงใหม่ เช่น เลขที่เอกสาร 7. จัดเรียงชุดคอลัมน์ ไป เกณฑ์การจัดเรียง ให้ครบทุกรายการ > กดปุ่ม “บันทึก” (จัดเรียงดังนี้) - ปีบัญชี - รหัสบัญชีแยกประเภททั่วไป - ชื่อบัญชี - เลขที่เอกสาร - ประเภทเอกสาร - การอ้างอิง - ข้อความส่วนหัวเอกสาร - วันที่เอกสาร - วันที่ผ่านรายการ - หน่วยเบิกจ่าย - รหัสแหล่งของเงิน - PK - จำนวนเงินสกุลในประเทศ - เจ้าของบัญชีเงินฝาก - บัญชีเงินฝาก - การกำหนด - คีย์อ้างอิง 3 1 2
4 จัดทำโดย อภินันท์ สุคันธมาลา ตำแหน่ง นักวิชาการเงินและบัญชีปฏิบัติการ V.2 8. ระบบจะประมวลรายงานบัญชีแยกประเภททั่วไป ตามเกณฑ์การจัดเรียงคอลัมน์ที่กำหนด 9. ให้ดาวน์โหลดรายงานดังกล่าวออกเป็นไฟล์ Excel
5 จัดทำโดย อภินันท์ สุคันธมาลา ตำแหน่ง นักวิชาการเงินและบัญชีปฏิบัติการ V.2 10. ให้กดปุ่ม เพื่อบันทึกโครงร่าง ตั้งชื่อโครงร่าง / ความเป็นส่วนตัว >> กดปุ่ม “บันทึก” 11. ในการเรียกรายงานบัญชีถัดไป เช่น 1101020603 บัญชี เงินฝากธนาคารในงบประมาณ >> ให้กดปุ่ม “แสดงรายงาน” 12. ให้กดปุ่ม เลือกโครงร่าง แล้ว เลือก โครงร่างที่บันทึกไว้ ระบบแสดงรายงานตามโครงร่างที่เลือก แนวทางการแสดงวิธีการตรวจสอบ
6 จัดทำโดย อภินันท์ สุคันธมาลา ตำแหน่ง นักวิชาการเงินและบัญชีปฏิบัติการ V.2 1. การจัดทำ Pivot Table > ตัวอย่าง บัญชีเงินสดในมือ (1101010101) ด้วยฟังก์ชั่น ABS ➢ เปิดไฟล์ Excel งวดที่ 1 – 12 จากระบบ New GFMIS Thai ➢ ลบบรรทัดรายการที่ไม่เกี่ยวข้องกับข้อมูล เช่น บรรทัดที่ 1 – 6 และบรรทัดที่ 14 (ตัวอย่าง) ➢ แทรกคอลัมน์ หลังคอลัมน์จำนวนเงินในสกุลในประเทศ ดังรูป และพิมพ์หัวคอลัมน์ “ABS”
7 จัดทำโดย อภินันท์ สุคันธมาลา ตำแหน่ง นักวิชาการเงินและบัญชีปฏิบัติการ V.2 ➢ คลิกเซลล์ “N2” ดังรูป แล้วกดปุ่มฟังก์ชั่น “fx” เลือกคำสั่ง ABS แล้วกดปุ่ม “ตกลง” ➢ คลิกเลือกเซลล์ M2 (จำนวนเงิน) บรรทัดเดียวกับช่องเซลล์ว่าง ABS แล้วคลิก “ตกลง” 2 4 1 3 5 6
8 จัดทำโดย อภินันท์ สุคันธมาลา ตำแหน่ง นักวิชาการเงินและบัญชีปฏิบัติการ V.2 ➢คลิกเซลล์ที่ใช้ฟังก์ชั่น ABS (N2) คลิกที่มุมล่างขวา จะขึ้นสัญลักษณ์ + ลากลงด้านล่างให้ครบทุกบรรทัด ➢ คลุมเซลล์ในพื้นที่ที่มีข้อมูล > กดปุ่มแทรก > Pivot Table > กดปุ่ม ตกลง 1 2 3
9 จัดทำโดย อภินันท์ สุคันธมาลา ตำแหน่ง นักวิชาการเงินและบัญชีปฏิบัติการ V.2 ➢กำหนดเขตข้อมูล Pivot Table ตามตัวอย่าง > จะแสดงผล • คอลัมน์ > PK • แถว > ABS • ค่า > จำนวนเงินในสกุลในประเทศ
10 จัดทำโดย อภินันท์ สุคันธมาลา ตำแหน่ง นักวิชาการเงินและบัญชีปฏิบัติการ V.2 2. การจัดทำ Pivot Table > ตัวอย่าง บัญชีลูกหนี้เงินยืมในงบประมาณ (1102010101) ด้วยฟังก์ชั่น IF ➢ เปิดไฟล์ บัญชีลูกหนี้เงินยืมในงบประมาณ งวดที่ 1 – 12 ➢ ลบบรรทัดรายการที่ไม่มีข้อมูล บรรทัดที่ 1 – 6 และบรรทัดสุดท้าย (ยอดยกไป)
11 จัดทำโดย อภินันท์ สุคันธมาลา ตำแหน่ง นักวิชาการเงินและบัญชีปฏิบัติการ V.2 ➢ แทรกคอลัมน์ระหว่างการอ้างอิง และข้อความส่วนหัวเอกสาร > พิมพ์หัวคอลัมน์ IF ➢ คลิกเซลล์ “ช่องว่าง G2” แล้วกดปุ่มฟังก์ชั่น “fx” เลือกคำสั่ง IF (ระบุเงื่อนไขการใช้ฟังก์ชั่น IF) ดังรูป • =IF(E2=M2,D2,MID(F2,3,10)) • ความหมายฟังก์ชั่น = ฟังก์ชั่น IF (ประเภท = PK, เลขที่เอกสาร, ฟังก์ชั่นกลางข้อความ MID (การอ้างอิง,การอ้างอิงตั้งแต่ลำดับที่ 3, ถึงการอ้างอิงลำดับที่ 10))
12 จัดทำโดย อภินันท์ สุคันธมาลา ตำแหน่ง นักวิชาการเงินและบัญชีปฏิบัติการ V.2 ➢คลิกเซลล์ที่ใช้ฟังก์ชั่น IF (E2) คลิกที่มุมล่างขวา จะขึ้นสัญลักษณ์ + ลากลงด้านล่างให้ครบทุกบรรทัดรายการ ➢ คลิกเซลล์ในพื้นที่ที่มีข้อมูล > กดปุ่มแทรก > Pivot Table > กดปุ่ม ตกลง
13 จัดทำโดย อภินันท์ สุคันธมาลา ตำแหน่ง นักวิชาการเงินและบัญชีปฏิบัติการ V.2 ➢ กำหนดเขตข้อมูล Pivot Table ตามตัวอย่าง > จะแสดงผล • คอลัมน์ > PK • แถว > IF • ค่า > จำนวนเงินในสกุลในประเทศ
14 จัดทำโดย อภินันท์ สุคันธมาลา ตำแหน่ง นักวิชาการเงินและบัญชีปฏิบัติการ V.2 3. การจัดทำ VLOOKUP เพื่อตรวจสอบบัญชีเงินฝากคลังกับรายงานเคลื่อนไหวเงินฝากกระทรวงการคลัง 3.1 เรียกรายงานบัญชีแยกประเภท บัญชีเงินฝากคลัง (1101020501) ตามวิธีการเรียกรายงาน 3.2 เรียกรายงานเคลื่อนไหวเงินฝากกระทรวงการคลัง NFI_RPT013 ตั้งแต่วันที่ 1 ต.คง 65 – 30 ก.ย. 66 • ระบบจะแสดงรายงานเคลื่อนไหวเงินฝากกระทรวงการคลัง NFI_RPT013 ดังรูป ให้ดาวน์โหลด Excel ➢ เปิดไฟล์ บัญชีเงินฝากคลัง (1101020501) งวดที่ 1 –12 และลบบรรทัดรายการที่ไม่มีข้อมูลออก
15 จัดทำโดย อภินันท์ สุคันธมาลา ตำแหน่ง นักวิชาการเงินและบัญชีปฏิบัติการ V.2 ➢ แทรก Sheet! และตั้งชื่อว่า “รายงานเคลื่อนไหว” ➢ คัดลอกข้อมูลรายงานเคลื่อนไหวเงินฝากกระทรวงการคลัง วันที่ 1 ต.ค. 65 – 30 ก.ย. 66 ลงใน Sheet!! รายงานเคลื่อนไหว
16 จัดทำโดย อภินันท์ สุคันธมาลา ตำแหน่ง นักวิชาการเงินและบัญชีปฏิบัติการ V.2 ➢ ปรับรูปแบบไฟล์ข้อมูลรายงานเคลื่อนไหวเงินฝากกระทรวงการคลัง ดังรูป ➢ แทรกคอลัมน์ด้านขวาคอลัมน์เครดิต และใส่หัวคอลัมน์ “คงเหลือ” คำนวณสูตร = (เดบิต – เครดิต) ดังรูป
17 จัดทำโดย อภินันท์ สุคันธมาลา ตำแหน่ง นักวิชาการเงินและบัญชีปฏิบัติการ V.2 ➢ คัดลอกสูตรแล้วลากลงไปจนสุดบรรทัดรายการ ➢ กลับไปที่ Sheet! เงินฝากคลัง นำเอาคอลัมน์ “เลขที่เอกสาร” ไปไว้เป็นคอลัมน์แรก (คอลัมน์ A) ดังรูป
18 จัดทำโดย อภินันท์ สุคันธมาลา ตำแหน่ง นักวิชาการเงินและบัญชีปฏิบัติการ V.2 ➢ กลับไปที่ Sheet! “รายงานเคลื่อนไหว” แทรกคอลัมน์ด้านขวาต่อจากคอลัมน์ คงเหลือ พิมพ์ชื่อคอลัมน์ “VLOOKUP” และดำเนินการใช้ฟังก์ชั่น VLOOKUP ขั้นตอนดังนี้ • =VLOOKUP(B2,เงินฝากคลัง!A:Q,13,0) • =VLOOKUP(เลขที่เอกสารบรรทัดที่ 2,เลือกข้อมูลคอลัมน์ทั้งหมดจาก Sheet! เงินฝากคลัง (คอลัมน์ A ถึงคอลัมน์ Q), ลำดับคอลัมน์ที่ 13 Sheet! เงินฝากคลัง (จำนวนเงิน), ค่าไม่ถูกต้องแสดงค่าศูนย์) ➢ คลิกที่มุมล่างขวา จะขึ้นสัญลักษณ์ + ลากลงไปให้ครบทุกบรรทัดรายการ
19 จัดทำโดย อภินันท์ สุคันธมาลา ตำแหน่ง นักวิชาการเงินและบัญชีปฏิบัติการ V.2 ➢ แทรกคอลัมน์ด้านขวาต่อจาก VLOOKUP พิมพ์ชื่อคอลัมน์ “ผลต่าง” • เซลล์ M2 กดเครื่องหมาย = (คงเหลือ ลบ VLOOKUP) = ส่วนต่าง • หรือ =K2-L2 = M2 ➢ คลิกที่มุมล่างขวา M2 จะขึ้นสัญลักษณ์ + ลากลงด้านล่างให้ครบทุกบรรทัดรายการ