Buku Panduan Penggunaan Aplikasi SIMPEG

BUKU PANDUAN
PENGGUNAAN

SIMPEG

Sistem Manajemen
Informasi Kepegawaian

(SIMPEG)

Akses SIMPEG

Aplikasi SIMPEG BKPSDM Tebing Tinggi diakses melalui alamat website
https://simpeg.tebingtinggikota.go.id

Login sebagai user Login sebagai
(Pegawai): Admin:
1.Pada Kolom 1.Pada Kolom
Identitas masukkan Identitas masukkan
NIP anda User Admin
2.Masukkan Sandi 2.Masukkan Sandi
(Password) anda (Password) admin
3.Klik Masuk 3.Klik Masuk

Akses SIMPEG sebagai Admin OPD

Menu aplikasi SIMPEG Admin OPD yaitu:

Beranda : Tampilan awal dari aplikasi saat user login yang menampilkan fitur chat antar
pengguna
Etalase : Menampilkan persentase berkas pendukung yang sudah diupload
Notifikasi : Menampilkan pemberitahuan tindak lanjut untuk setiap unggahan user
Riwayat : menampilkan daftar pegawai di OPD Admin
Hierarki Jabatan: menampilkan susunan hirarki jabatan pada OPD admin
Statistik Pegawai, untuk menampilkan data statistik ASN Pemko Tebing Tinggi
Produktivitas Kerja : menampilkan daftar aktivitas kerja pegawai di OPD admin
Disiplin Kerja: menampilkan data disiplin kerja harian pegawai pada periode bulan kerja yang
sedang berjalan
Laporan Kinerja: menampilkan daftar kinerja pegawai OPD admin
Tambahan Penghasilan: menampilkan daftar perhitungan TPP atas Produktivitas Kerja dan
Disiplin Kerja
Sasaran Kerja: menampilkan susunan sasaran kerja pegawai OPD admin
Ubah kata sandi : menu yang digunakan untuk mengubah kata sandi atau password user
Panduan pintar : menu yang digunakan untuk melihat panduan yang bisa membantu ASN
Keluar : menu yang digunakan untuk keluar dari aplikasi

Tahapan Peremajaan Data

Pilih menu Riwayat Pegawai
Pilih nama pegawai yang
akan dilakukan Peremajaan
datanya
Tips: Nama Pegawai dapat dicari
dengan menggunakan fitur filter

Fitur Filter

Peremajaan Data Identitas

Peremajaan Data Kepangkatan

Keterangan:
1.Klik untuk Menambah Pangkat, maka akan muncul form
pilihan pangkat lalu pilih pangkat yang akan ditambahkan

2.Isi Jenis Kepangkatan dan Masa kerja( Tahun dan Bulan)
3.Klik tombol Tambah Untuk menambahkan
4.Tombol Ulang untuk membatalkan
5.Data yang ditambahkan akan masuk ke tabel yang
dibawahnya (tabel Surat Keputusan tentang Kepangkatan), lalu
lengkapi data sesuai kolomnya
6.Klik tombol simpan untuk menyimpan
7.Tombol ulang untuk membatalkan
8.Lengkapi data pada tabel Nota BKN sesuai nama kolomnya
9.Klik tombol simpan untuk menyimpan
10.Tombol ulang untuk membatalkan
11.Tombol Unggah SK untuk mengunggah SK pangkat(
seharusnya kewajiban ASN)
12.Tombol Unduh Sk untuk melihat hasil unggahan
13.Status verifikasi untuk melihat hasil verifikasi, apakah
unggahan sesuai kriteria atau tidak, X: tidak Sesuai, √: Sesuai
14. Penyebab disilangnya Hasil unggahan dokumen

Peremajaan Data Jabatan

Keterangan:
1.Klik… untuk Menambah Jabatan, maka akan muncul form pilihan
Jabatan lalu cari dan pilih Jabatan yang akan ditambahkan, maka
satuan kerja dan jenis jabatan akan terisi secara otomatis

2.Klik tombol Tambah Untuk menambahkan
3.Tombol Ulang untuk membatalkan
4.Data yang ditambahkan akan masuk ke tabel yang dibawahnya
(tabel Surat Keputusan tentang Pengukuhan Jabatan), lalu lengkapi
data sesuai kolomnya
5.Klik tombol simpan untuk menyimpan
6.Tombol ulang untuk membatalkan
7.Tombol Unggah SK untuk mengunggah SK Jabatan( seharusnya
kewajiban ASN)
8.Tombol Unduh Sk untuk melihat hasil unggahan
9.Status verifikasi untuk melihat hasil verifikasi, apakah unggahan
sesuai kriteria atau tidak, X: tidak Sesuai, √: Sesuai
10. Penyebab disilangnya Hasil unggahan dokumen

Peremajaan Data Kenaikan Gaji Berkala

Keterangan:
1.Klik… untuk Menambah data kenaikan Gaji Berkala, maka akan
muncul form pilihan Pangkat, lalu pilih Pangkat sesuai dengan sk
berkala yang akan ditambahkan

2.Isi data gaji pokok sebelumnya, gaji pokok baru dan TMT kenaikan
gaji berikutnya
3.Klik tombol Tambah Untuk menambahkan
4.Tombol Ulang untuk membatalkan
5.Data yang ditambahkan akan masuk ke tabel yang dibawahnya
(tabel Surat Keputusan tentangkenaikan gaji berkala), lalu lengkapi
data sesuai kolomnya
6.Klik tombol simpan untuk menyimpan
7.Tombol ulang untuk membatalkan
8.Tombol Unggah SK untuk mengunggah SK KGB( seharusnya
kewajiban ASN)
9.Tombol Unduh Sk untuk melihat hasil unggahan
10.Status verifikasi untuk melihat hasil verifikasi, apakah unggahan
sesuai kriteria atau tidak, X: tidak Sesuai, √: Sesuai
11. Penyebab disilangnya Hasil unggahan dokumen

Peremajaan Data Riwayat Pendidikan Umum

Keterangan:
1.Klik… untuk memilih Tahun Kelulusan dari Tingkat
pendidikan yang akan ditambahkan

2.Klik…. untuk memilih tingkat Pendidikan yang akan
ditambahkan

Catatan: Data Pendidikan Umum hanya dapat ditambah 3.Isi data jurusan, nama institusi dan lokasi institusi
oleh Admin BKPSDM 4.Klik tombol Tambah Untuk menambahkan
5.Tombol Ulang untuk membatalkan
6.Data yang ditambahkan akan masuk ke tabel yang
dibawahnya (tabel STTB/ijasah Pendidikan Umum), lalu
lengkapi/ isi data no ijasah,tanggal ijasah dan nama
kepsek/rektor
7.Klik tombol simpan untuk menyimpan
8.Tombol ulang untuk membatalkan
9.Tombol Unggah SK untuk mengunggah ijasah( seharusnya
kewajiban ASN)
10.Tombol Unduh Sk untuk melihat hasil unggahan
11.Status verifikasi untuk melihat hasil verifikasi, apakah
unggahan sesuai kriteria atau tidak, X: tidak Sesuai, √: Sesuai
12. Penyebab disilangnya Hasil unggahan dokumen

Peremajaan Data Pendidikan dan Pelatihan

Keterangan:
1.Klik… Isikan nama diklat, lama diklat, tanggal mulai, tanggal
selesai, angkatan ke- dan jenis diklat
2.Klik tombol Tambah untuk menambahkan data diklat
3.Tombol ulang untuk membatalkan
4.Data yang ditambahkan akan masuk ke tabel yang dibawahnya
(tabel STTPP/sertifikasi Pendidikan dan Pelatihan)lalu lengkapi/ isi
data no sertifikat,tanggal sertifikat, lokasi dan dan nama
Penyelenggara
5.Klik tombol simpan untuk menyimpan
6.Tombol ulang untuk membatalkan
7.Tombol Unggah SK untuk mengunggah ijasah ( seharusnya
kewajiban ASN)
8.Tombol Unduh Sk untuk melihat hasil unggahan
9.Status verifikasi untuk melihat hasil verifikasi, apakah unggahan
sesuai kriteria atau tidak, X: tidak Sesuai, √: Sesuai
10. Penyebab disilangnya Hasil unggahan dokumen

Peremajaan Data Tanda Jasa

Keterangan:
1.Klik tttt Pilih tahun sertifikat Penghargaan

2.Isi data nama penghargaan, dan pemberi tanda jasa
3.Klik tombol Tambah untuk menambahkan data
4.Tombol ulang untuk membatalkan
5.Data yang ditambahkan akan masuk ke tabel yang dibawahnya (tabel
SK tentang Tanda JasaPenghargaan) lalu isi data Nomor SK, Tanggal SK,
dan Pejabat yang menetapkan
6.Klik tombol simpan untuk menyimpan
7.Tombol ulang untuk membatalkan
8.Tombol Unggah SK untuk mengunggah ijasah ( seharusnya kewajiban
ASN)
9.Tombol Unduh Sk untuk melihat hasil unggahan
10.Status verifikasi untuk melihat hasil verifikasi, apakah unggahan
sesuai kriteria atau tidak, X: tidak Sesuai, √: Sesuai
11. Penyebab disilangnya Hasil unggahan dokumen

Peremajaan Data Keluarga

Keterangan:
1.Klik ….lalu ketikkan nama anggota keluarga, jenis
kelamin, hubungan, status tunjangan
2.Klik tombol tambah untuk menambahkan
3.Tombol ulang untuk membatalkan
4.Data yang sudah ditambahkan akan masuk ke tabel
yang dibawahnya, lalu lengkapi data NIK, Tempat Lahir,
Tanggal Lahir, Pendidikan dan Pekerjaan
5.Klik simpan untuk menyimpan data
6.Tombol ulang untuk membatalkan
7.Pada data pasangan, isikan status perkawinan dan
tanggal perkawinan
8.Klik tombol simpan untuk menyimpan data
9.Tombol ulang untuk membatalkan
10.Klik tombol unggah untuk upload dokumen
(seharusnya kewajiban ASN)
11.Tombol unduh untuk melihat hasil unggahanan
12.Status verifikasi untuk melihat hasil verifikasi, apakah
unggahan sesuai kriteria atau tidak, X: tidak Sesuai, √:
Sesuai
13. Penyebab disilangnya Hasil unggahan dokumen

Peremajaan Data Keluarga (lanjutan)

Keterangan:
1.Ketikkan nomor kartu keluarga
2.Klik tombol simpan untuk menyimpan
3.Tombol ulang untuk membatalkan
4.Ketikkan nomor berkas akte lahir
5.Klik tombol simpan
6.Tombol ulang untuk membatalkan
7.Klik unggah berkas untuk mengupload
dokumen (seharusnya kewajiban ASN)
8.Tombol unduh untuk melihat hasil
unggahan
9.Status verifikasi untuk melihat hasil
verifikasi, apakah unggahan sesuai kriteria
atau tidak, X: tidak Sesuai, √: Sesuai
Catatan: Untuk menambah data Keluarga, ASN
harus melaporkan ke admin

Sasaran Kerja

Keterangan
Sebelum mengisi nilai skp dari tiap ASN,
admin OPD juga terlebih dahulu
membuat/menyusun kontrak skp ASN
terlebih dahulu dengan langkah" sbb:

1.Klik Kontrak Baru
2.Pilih Tahun Kerja
3.cari nama ASN yang mau dibuat

kontrak SKP nya
4.Pilih Jabatan ASN yang

bersangkutan
5.Pilih Golongan ASN yang

bersangkutan
6.Pilih Pejabat Penilai (Atasan

Langsung)
7.Pilih Jabatan Pejabat Penilai
8.Pilih Golongan Pejabat Penilai

Peremajaan Data Sasaran Kerja

Keterangan:
1.Ketikkan nilai SKP
2.Ketikkan nilai perilaku
3.Ketikkan nilai Prestasi
4.Klik tombol simpan
5.Tombol ulang untuk membatalkan
6.Klik unggah berkas untuk mengupload
dokumen (seharusnya kewajiban ASN)
7.Tombol unduh untuk melihat hasil
unggahan
8.Status verifikasi untuk melihat hasil
verifikasi, apakah unggahan sesuai kriteria
atau tidak, X: tidak Sesuai, √: Sesuai
9. Penyebab disilangnya Hasil Unggahan

Akses SIMPEG sebagai Pegawai

Menu aplikasi SIMPEG Pegawai yaitu:

Beranda : Tampilan awal dari aplikasi saat user login yang menampilkan fitur chat antar
pengguna
Etalase : Menampilkan persentase berkas pendukung yang sudah diupload
Notifikasi : Menampilkan pemberitahuan tindak lanjut untuk setiap unggahan user
Riwayat : menampilkan data-data kepegawaian yang harus diupdate dan dokumen pendukung
yang harus diunggah oleh pegawai
Aktivitas diri, aktivitas bawahan, survei 360 dan Kinerja : menu yang digunakan terkait Kinerja
pegawai
SKP : menu yang digunakan untuk pengisian SKP pegawai
Statistik: untuk menampilkan data statistik ASN Pemko Tebing Tinggi
Kenaikan Gaji Berkala : menu yang digunakan utk mengajukan kenaikan gaji berkala
Minta cuti : menu yang digunakan untuk mengajukan cuti
Beri cuti : menu yang digunakan atasan untuk memverifikasi usulan cuti pegawai
Ubah kata sandi : menu yang digunakan untuk mengubah kata sandi atau password user
Panduan pintar : menu yang digunakan untuk melihat panduan yang bisa membantu ASN
Keluar : menu yang digunakan untuk keluar dari aplikasi

Unggah Dokumen Pendukung data Kepegawaian

Identifikasi Data Riwayat Kepegawaian :
1. Identitas
2. Kepangkatan
3. Jabatan
4.Kanaikan Gaji Berkala
5.Pendidikan Umum
6.Pendidikan dan Pelatihan
7.Tanda Jasa
8. Hukuman
9. Keluarga

10. Sasaran Kerja

Catatan: ASN hanya dapat mengunggah, tidak
untuk update data

Kriteria Unggahan Dokumen Pendukung Data
Kepegawaian pada Aplikasi SIMPEG



1.Dokumen yang discan harus Dokumen Asli
2.Hasil Scan harus seperti Dokumen aslinya
3.Tampilan Hasil scan harus fullscreen
4.Hasil scan tidak boleh gelap dan miring
5.Dokumen yang discan tidak boleh yang dilegalisir
6.Pada Hasil scan jangan ada watermark
7.Hasil scan jangan terpotong, walaupun hanya logonya saja

1. Unggah data Identitas

Dokumen yang harus diunggah yaitu: Foto,
KTP, Kartu Pegawai, Kartu BPJS, kartu
Taspen, Karsu/karis bagi yang sudah
berkeluarga, dan Kartu NPWP. Jenis File

Dokumen pendukung Identitas adalah jpg
atau png

Klik Tombol ini untuk
mengunggah dokumen

2. Unggah data Kepangkatan

Dokumen yang harus diunggah yaitu: Mulai
dari SK CPNS hingga SK Pangkat Terakhir.
Jenis File Dokumen SK Pangkat adalah Pdf

Klik Tombol ini untuk
mengunggah dokumen

Contoh Dokumen SK Pangkat yang sesuai dan
yang tidak sesuai dengan kriteria

3. Unggah data Jabatan

Dokumen yang harus diunggah
yaitu: SK Jabatan mulai dari CPNS
hingga Terakhir. Jenis File Dokumen

SK Jabatan adalah Pdf

Klik Tombol ini untuk
mengunggah dokumen

Contoh Dokumen SK Jabatan yang sesuai dan
yang tidak sesuai dengan kriteria

4. Unggah data Kenaikan Gaji berkala

Dokumen yang harus diunggah yaitu:
SK Kenaikan Gaji berkala minimal 3 sk
kenaikan gaji berkala terakhir. Jenis
File Dokumen SK Kenaikan Gaji berkala

adalah Pdf

Klik Tombol ini untuk
mengunggah dokumen

Contoh Dokumen SK Kenaikan Gaji Berkala yang
sesuai dan yang tidak sesuai dengan kriteria

5. Unggah data Pendidikan Umum

Dokumen yang harus diunggah yaitu:
Ijasah SD sampai Ijasah dan transkip

nilai terakhir. Jenis File Dokumen
Pendidikan Umum adalah Pdf

Klik Tombol ini untuk
mengunggah dokumen

Contoh Dokumen Ijasah yang sesuai dan yang tidak
sesuai dengan kriteria

6. Unggah data Pendidikan dan Pelatihan

Dokumen yang harus diunggah yaitu:
sertifikat Prajabatan dan Pelatihan
lainnya yang pernah dijalani oleh ASN

sejak CPNS. Jenis File Dokumen
Pendidikan dan Pelatihan adalah Pdf

Klik Tombol ini untuk
mengunggah dokumen

Contoh Dokumen Sertifikat Pelatihan yang sesuai dan
yang tidak sesuai dengan kriteria

Keterangan Dokumen yang
Tidak Sesuai Kriteria

1.Hasil Scan Gelap(
Berwarna Abu-abu)

2.Hasil Scan Tidak
fullscreen( tampil penuh)

3.Pada Hasil scan
terdapat Watermark

7. Unggah data Tanda Jasa

Dokumen yang harus diunggah yaitu:
sertifikat Penghargaan yang pernah
diterima oleh ASN sejak CPNS. Jenis

File Dokumen Penghargaan adalah
Pdf

Klik Tombol ini untuk
mengunggah dokumen

Contoh Dokumen penghargaan yang sesuai dan yang
tidak sesuai dengan kriteria

Keterangan
Dokumen yang
tidak Sesuai
Kriteria:

1.Hasil Scan
Terpotong dan
tidak rapi

2.Pada Hasil scan
terdapat
Bayangan

8. Unggah data Hukuman

Dokumen yang harus diunggah yaitu:
sk hukuman disiplin yang pernah

diterima oleh ASN sejak CPNS. Jenis
File Dokumen hukuman adalah Pdf

Klik Tombol ini untuk
mengunggah dokumen

9. Unggah data Keluarga (Akte Lahir anak dan KTP Pasangan)

Dokumen yang harus diunggah yaitu:
Akte Lahir anak, KTP Pasangan,Jenis

File untuk Akte lahir anak, KTP
pasangan adalah Pdf

Klik Tombol ini untuk
mengunggah dokumen

10. Unggah data Keluarga (Buku Nikah atau Akte Kawin)

Dokumen yang harus diunggah yaitu:
Buku Nikah atau Akte Kawin. Jenis File

untuk Buku Nikah atau Akte kawin
adalah Pdf

Klik Tombol ini untuk
mengunggah dokumen

11. Unggah data Keluarga (Kartu Keluarga dan Akte lahir ASN)

Dokumen yang harus diunggah yaitu:
Kartu Keluarga dan Akte Lahir ASN.
Jenis File untuk Kartu Keluarga dan
Akte Lahir ASN adalah Jpg atau Png

Klik Tombol ini untuk
mengunggah dokumen

Contoh Dokumen Keluarga(Akte Lahir anak dan KTP
Pasangan) yang sesuai dan yang tidak sesuai dengan

kriteria

Keterangan Dokumen yang tidak Sesuai
Kriteria:

1.Hasil Scan tidak fullscreen dan miring
2.Pada Hasil scan terdapat watermark

Contoh Dokumen Keluarga(Buku Nikah ) yang
sesuai dan yang tidak sesuai dengan kriteria

Keteragan Dokumen yang tidak Sesuai Kriteria:
1.fotocopy dan Hasil Scan tidak fullscreen
2. Pada Hasil scan terdapat watermark

Contoh Dokumen Keluarga(Kartu Keluarga)
yang sesuai dan yang tidak sesuai dengan
kriteria

Sesuai

Tidak Sesuai

12. Unggah Data Sasaran Kerja

Dokumen yang harus diunggah yaitu:
SKP ASN, dan Jenis Dokumennya
adalah Pdf

Klik Tombol ini untuk
mengunggah dokumen

Catatan:

1.ASN harap melapor ke admin SIMPEG, jika
terdapat data yang salah

2.Ukuran(Size) dokumen unggahan maksimal 2mb