ใบความรู้ การเขียนจดหมายกิจธุระ

ใบความรู้

เรอ่ื ง การเขียนจดหมายกิจธรุ ะ

จดหมายกิจธุระ หมายถึง จดหมายที่เขียนไปเพื่อติดต่อสื่อสารกันระหว่างบุคคลหรือหน่วยงาน องค์กรต่าง ๆ
เพ่อื แจง้ เรอ่ื งการงานหรือเรื่องสว่ นตัว โดยตอ้ งไมเ่ กีย่ วข้องกบั ธรุ กิจการค้า

จดหมายเชิงกิจธุระ ได้แก่ จดหมายลาป่วย จดหมายลากิจ จดหมายขอความร่วมมือหรือ ขอความช่วยเหลือ
(การขอความอนเุ คราะห)์ จากองคก์ รหรือหนว่ ยงานต่าง ๆ

รูปแบบของจดหมายกิจธุระ
รปู แบบของจดหมายกจิ ธรุ ะมีลกั ษณะเหมือจดหมายทั่วไป ประกอบด้วยส่วนสำคญั ๓ สว่ น คอื
๑. สว่ นหัวจดหมาย ประกอบด้วย

๑.๑ “หัวจดหมาย” เป็นส่วนของชื่อองค์กรหรือหน่วยงานที่เป็นต้นสังกัดของผู้ออกจดหมาย จะบอกรายละเอยี ด
ถงึ หนว่ ยงานท่ีรบั ผิดชอบและทอี่ ย่หู นว่ ยงาน ซ่ึงจะมีตราองคก์ รหรือตราหนว่ ยงานอยูก่ ลางหนา้ กระดาษ ท่ีอยจู่ ะอยู่ทางขวามือ
ของกระดาษ

๑.๒ “ลำดับที่ของจดหมาย” จะใช้คำว่า “ ที่ ” ตามด้วย “ เลขบอก ลำดับที่ ของจดหมายตามด้วย ปี พ.ศ.
โดยจะมีเครื่องหมาย “/” ทับคั่น เช่น ที่ ๕ / ๒๕๕๖ ลำดับอยู่ทางด้านซ้ายของจดหมาย ซึ่งตรงกับทีอ่ ยูข่ องผู้ออกจดหมาย
ในส่วนลำดับที่ของจดหมายอาจมีตัวย่อของชื่อองค์กรได้ แต่คำย่อของชื่อองค์กรต้องเป็นที่รู้จักและยอมรับกันโดยทั่วไป
เช่น ที่ ศธ ๕ / ๒๕๕๖ “ศธ” เป็นอกั ษรยอ่ ของ “กระทรวงศกึ ษาธกิ าร”

๑.๓ “วัน เดือน ปี” จะเขียนอยู่กลางหน้ากระดาษต่อจากที่อยู่ของผู้ออกจดหมาย การเขียนวัน เดือน ปี
ไม่ตอ้ งเขียนคำว่า “ วันท่ี และ “ ปี ” ให้ระบุ วัน เดอื น ปี เท่านน้ั เช่น “ ๑๖ ธันวาคม ๒๕๖๓ ”

๑.๔ “เรื่อง” เป็นการสรุปสาระสำคัญของจดหมาย ควรเป็นประโยคสั้น กะทัดรัด และบอกวัตถุประสงค์ที่ออก
จดหมาย เช่น “ ขอความอนุเคราะห์……” “ ขอเชิญเป็นวิทยากร ”

๑.๕ “คำขึ้นต้น” ใช้คำว่า “เรียน” ขึ้นต้นจดหมายทุกครั้ง จากนั้นตามด้วยชื่อ และนามสกุล หรืออาจตามด้วย
ตำแหน่งของผู้รับจดหมาย เช่น “เรียน นายประจวบโชค สร้อยสม” “เรียนผู้อำนวยการโรงเรียนบางปะอิน
“ราชานุเคราะห์๑””

๑.๖ “สิ่งที่ส่งมาด้วย” เป็นสิ่งที่ผู้ส่งจดหมายส่งให้ผู้รับพร้อมจดหมาย เช่นรายละเอียดโครงการ
เอกสารประกอบการประชมุ หนงั สอื (อาจจะมหี รอื ไม่มกี ไ็ ด)้

๒. ส่วนเน้อื หา ประกอบด้วย
๒.๑ “ขอ้ ความหรอื เน้ือหาของจดหมาย” เป็นเนอ้ื หาสาระหลักของจดหมาย มกั มี ๒ ย่อหน้า หากเนือ้ หาจดหมาย

มีความยาวอาจ มี ๓ ยอ่ หน้า กไ็ ด้
ยอ่ หน้าที่ ๑ บอกสาเหตุในการเขียน จดหมายให้ขน้ึ ต้นดว้ ยคำวา่ ด้วย, เนื่องด้วย หรือ เนือ่ งจาก
ย่อหน้าท่ี ๒ บอกจุดประสงค์ในการเขียนอย่างชัดเจนว่าต้องการจะให้ทำอะไร มักขึ้นต้นด้วยชื่อของหน่วยงาน

ท่ีออกจดหมาย
ย่อหน้าท่ี ๓ บอกวตั ถุประสงคข์ องจดหมาย ซ่ึงมกั ขนึ้ ตน้ ด้วย จงึ เรยี นมาเพอ่ื ...

๓. คำลงทา้ ย ประกอบดว้ ย
๓.๑ “คำลงทา้ ย” ใชค้ ำวา่ “ขอแสดงความนบั ถอื ” โดยใหเ้ ขียนตรงกับวันท่ี

๓.๒ “ลายมือชือ่ ” เปน็ ลายมอื ช่อื จริงของผู้ลงช่อื หา้ มใชต้ รายาง
๓.๓ “ช่ือเตม็ ของผเู้ ขียนจดหมาย” ชื่อเตม็ และนามสกลุ จะเขียนใส่ไว้ในวงเล็บ หรืออาจจะพิมพ์ก็ได้และจะต้องมี
คำนำหนา้ ช่ือเสมอ เช่น “นายวชริ วชิ ญ์ ชวี อารี”
๓.๔ “ตำแหน่งของผู้เขียนจดหมาย” หากผู้เขียนจดหมายเป็นผู้มีตำแหน่ง รับผิดชอบ งานของหน่วยงานที่ออก
จดหมายจะต้องพมิ พ์ กำกบั ตอ่ ทา้ ยเสมอ
๓.๕ “หมายเลขโทรศัพท์ของผู้เขียนจดหมายหรือหน่วยงานที่ออก” ในส่วนนี้จะอยู่ลำดับสุดท้ายของจดหมาย
และพิมพ์ชิดขอบจดหมายด้านซ้าย ควรระบุหมายเลขโทรศพั ท์ โทรสาร และท่ีอยไู่ ปรษณยี ์อเิ ล็กทรอนิกสด์ ว้ ย

มารยาทในการเขียนจดหมาย
๑. ควรใช้กระดาษและซองสีสุภาพ หมายถึง กระดาษที่ใช้เขียนจดหมายต้องมีความสะอาด เรียบร้อย ไม่ขาดหรือยับยู่ย่ี
สีของกระดาษที่ไมฉ่ ดู ฉาด กระดาษมีขนาดมาตรฐาน ซองจดหมายมีขนาดมาตรฐานตามที่ไปรษณยี ร์ บั รอง
๒. ตวั หนังสือรวมถึงตวั เลขต้องชดั เจน ควรเขยี นดว้ ยปากกาสดี ำหรอื สนี ้ำเงินเทา่ นนั้ ไมค่ วรใช้ปากกาสอี นื่
๓. ไม่ควรใช้ภาษาพดู ในการเขียนจดหมาย
๔. ใช้คำข้ึนต้นและคำลงท้ายใหเ้ หมาะสมตามธรรมเนียมนยิ ม
๕. เขยี นจดหมายเสร็จแล้วตอ้ งพบั ให้เรียบรอ้ ย
๖. ไม่ควรสอดธนบัตรหรอื ส่งิ ของมีค่าลงไปในซองจดหมาย
๗. เขียนคำนำหน้าชื่อผู้รับบนจ่าหน้าให้ถูกต้อง ตามความนิยมและความเหมาะสม เช่น นาย, นางสาว, คุณครู, ดร.,
รอ้ ยตำรวจตรี เป็นต้น
๘. เขียนชื่อและท่อี ยขู่ องผูร้ บั ไวใ้ ห้ชดั เจน ณ ตำแหน่งเร่มิ จากมมุ กงึ่ กลางของซองจดหมายด้านขวามอื
๙. ตอ้ งเขยี นช่ือและท่ีอยู่ของผูส้ ง่ ไว้ท่ีมมุ บนด้านซ้ายของซองจดหมาย หากไปรษณยี ส์ ่ง จดหมายไมถ่ งึ ผู้รับ จะได้ส่งกลับคืน
เจา้ ของจดหมายได้