E-MODUL 50%

HUMAS DAN KEPROTOKOLAN

(PENGERTIAN RAPAT & PERENCANAAN RAPAT)

XI Page 0

MAYA SILFIA NANDA
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS NEGERI MALANG

Humas & Keprotokolan

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah
melimpahkan rahmat serta karunia-Nya sehingga penyusunan e-modul yang
berjudul “Humas dan Keprotokolan (Pengertian Rapat dan Perencanaan Rapat)”
ini dapat terselesaikan dengan baik dalam bentuk maupun isinya yang sederhana.

E-modul ini disusun agar pembaca khususnya peserta didik dan guru yang
mengajar tingkat SMK jurusan APK dapat mempermudah dalam proses
pembelajarannya khususnya dalam kurikulum terbaru yaitu kurikulum 2013, e-
modul ini disajikan berdasarkan pengamatan dari berbagai sumber referensi. E-
modul ini berisikan tentang definisi rapat, macam-macam rapat, syarat-syarat
rapat, dan perencanaan rapat serta persiapan rapat.

Semoga e-modul ini dapat bermanfaat sebagai salah satu acuan, petunjuk
maupun pedoman bagi pembaca, peserta didik maupun guru dalam pendidikan
yang sedang ditempuh. E-modul ini tentunya juga masih jauh dari sempurna. Oleh
karenanya, penulis mengundang pembaca untuk memberikan kritik dan saran
yang membangun untuk kemajuan ilmu pengetahuan.

Malang, 16 November 2016

PENYUSUN

Humas & Keprotokolan Page 1

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ...................................................................................... 1
DAFTAR ISI .................................................................................................... 2

BAB I PENDAHULUAN
LATAR BELAKANG ........................................................................... 3
KI-KD .................................................................................................... 4
MANFAAT ........................................................................................... 5
TUJUAN PEMBELAJARAN ............................................................... 5
PETUNJUK PENGGUNAAN E-MODUL .......................................... 5

BAB II KEGIATAN BELAJAR
KD ......................................................................................................... 8
MATERI POKOK ................................................................................. 8
URAIAN MATERI ............................................................................... 8

BAB III EVALUASI
PETUNJUK PENGISIAN ..................................................................... 22
SOAL-SOAL EVALUASI .................................................................... 23

BAB IV PENUTUP
GLOSARIUM .......................................................................................
DAFTAR PUSTAKA ...........................................................................

BAB I

Humas & Keprotokolan Page 2

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Dalam kehidupan sehari-hari, banyak kelompok yang mengadakan
pertemuan/rapat baik kelompok formal seperti organisasi atau perusahaan maupun
kelompok tidak formal seperti kelompok arisan, kelompok belajar, dan
sebagainya. Dalam dunia perkantoran, salah satu tugas sekretaris adalah
mempersiapkan dan melayani pertemuan-pertemuan atau rapat-rapat yang akan
diselenggarakan oleh pimpinannya, baik dalam hal keperluan dalam jamuan
kepada para tamunya (peserta rapat). Pimpinan mengharapkan sekretarisnya dapat
mengurus mulai dari persiapan, termasuk juga mengawasi perlengkapan-
perlengkapan hingga menetukan macam jamuan makan atau menu makanan.

Rapat adalah sejenis maksud tertentu dari orang-orang yang datang
bersama-sama untuk melaksanakan bisnis perusahaan. Menurut Bob Trent, Rapat
merupakan sumber berbagai gagasan dan keputusan yang bermanfaat bagi semua
pihak (perseorangan maupun perusahaan).

Rapat diadakan apabila pimpinan memerlukan sumbangan pendapat atau
sumbangan pikiran dari para staf atau pegawainya dalam mengambil sebuah
keputusan yang berkaitan dengan hajat hidup perusahaan.

Pada umumnya rapat dilaksanakan untuk membicarakan suatu hal yang
memerlukan pemecahan. Di bawah ini beberapa pengertian rapat, yaitu sebgai
berikut :
1. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, rapat adalah pertemuan (kumpulan)
untuk membicarakan sesuatu, sidang, majelis.

Humas & Keprotokolan Page 3

2. Rapat merupakan komunikasi kelompok secara resmi.

3. Rapat merupakan musyawarah kelompok untuk mufakat.

4. Rapat merupakan media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka.

Dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa rapat adalah

suatu pertemuan antara anggota organisasi/perusahaan yang bertujuan untuk

merundingkan/memecahkan masalah yang menyangkut kepentingan

organisasi/perusahaan.

KI - KD

a) Kompetensi Inti
KI 1 : Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya.
KI 2 : Menghayati dan Mengamalkan perilaku jujur, disiplin,
tanggung jawab, peduli (gotong royong, kerjasama, toleran, damai),
santun, responsif dan pro-aktif dan menunjukan sikap sebagai bagian
dari solusi atas berbagai permasalahan dalam berinteraksi secara
efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan
diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.
KI 3 : Memahami, menerapkan dan menganalisis pengetahuan
faktual, konseptual, dan prosedural berdasarkan rasa ingin tahunya
tentang ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora
dalam wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan
peradaban terkait penyebab fenomena dan kejadian dalam bidang
kerja yang spesifik untuk memecahkan masalah.
KI 4 : Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan
ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di
sekolah secara mandiri, dan mampu melaksanakan tugas spesifik di
bawah pengawasan langsung.

b) Kompetensi Dasar
- Mendeskripsikan Pengertian Rapat
- Membuat Rencana Rapat

Humas & Keprotokolan Page 4

-
MANFAAT

Dengan mempelajari e-modul ini siswa diharapkan menjadi lebih
memahami bagaimana rapat dan cara melakukan perencanaan rapat secara
lebih rinci, dan siswa selain dapat mempelajari juga diharapkan mampu
mengetahui dan dapat mempraktikan secara benar apabila di minta untuk
melakukan kegiatan yang merupakan bagian-bagian dari rapat.

Tujuan Pembelajaran

a) Agar siswa dapat mengetahui dan memahami pengertian rapat
b) Agar siswa mampu memahami apa saja macam-macam rapat
c) Agar siswa mengetahui dan memahami syarat-syarat rapat serta dapat

menerapkan dalam kehidupan sehari-hari maupun di dunia kerja
d) Agar siswa mampu mengetahui dan menjelaskan kembali bagaimana

cara merencanakan sampai mempersiapkan rapat

1. Untuk Peserta Didik Petunjuk Penggunaan E-modul

a. Petunjuk umum

 Bacalah bahan ajar dengan seksama, terutama bagian instruksi.

 Pahami tujuan anda mempelajari bahan ajar, sasaran yang
diharapkan, tingkat penguasaan yang diharapkan serta waktu yang
ditargetkan.

 Kerjakanlah tugas dan latihan yang terdapat di dalamnya dengan
jujur tanpa melihat kunci jawaban sebelum anda mengerjakannya.

 Gunakan teknik membaca cepat dalam mempelajari bahan ajar.

 Laporkan kemajuan anda kepada pendidik sebelum anda
melanjutkan ke bahan ajar selanjutnya.

b. Anda diperbolehkan bertanya kepada pendidik jika dianggap perlu.

Humas & Keprotokolan Page 5

c. Usahakan menyelesaikan setiap bahan ajar lebih cepat dari waktu yang
ditetapkan
d. Jika ada bagian yang belum anda pahami, cobalah terlebih dahulu
mendiskusikan dengan teman yang sedang mengerjakan bagian yang
sama, sebelum anda bertanya pada pendidik. Kalau perlu, anda harus
berusaha mencari tahu jawabannya pada sumber yang lain.
e. Tingkat pemahaman minimal yang diharapkan sebesar 75%, jika tingkat
penguasaan anda kurang dari 75%, pelajari materi/ bagian-bagian dari
bahan ajar yang belum anda kuasai, atau mintalah saran-saran dari
pendidik. Ikuti ketentuan yang berlaku dalam setiap bahan ajar sebelum
anda melanjutkan ke bagian lain atau ke bahan ajar berikutnya.

2. Untuk Pendidik
a. Pendidik harus menguasai sepenuhnya isi bahan ajar dan mempunyai
daftar bagian bahan ajar yang mungkin sulit bagi peserta didik dan
mempersiapkan penjelasan / jawaban yang diperlukan.
b. Pendidik harus mempunyai catatan posisi dan kemajuan peserta didik
dan sekaligus memikirkan sumber informasi lain yang dapat disarankan
kepada peserta didik.
c. Pendidik hendaknya dapat meningkatkan motivasi peserta didik setiap
saat terutama bagi peserta didik yang berhasil (memberi pujian,
penghargaan, hadiah kecil, dll).
d. Sebelum memberikan verifikasi keberhasilan peserta didik, pendidik
harus mengevaluasi keberhasilan peserta didik dengan memberikan
pertanyaan, tes, dan sebagainya yang telah dipersiapkan terlebih dahulu.
e. Bahan ajar yang digunakan oleh peserta didik harus dimulai secara
berurutan.
f. Setiap satu bahan ajar selesai, peserta didik harus melaporkannya kepada
fasilitator dan diverifikasi oleh fasilitator melalui tes sederhana, tanya
jawab dan sebagainya.
g. Peserta didik ditugaskan untuk membuat rangkuman setiap bahan ajar
yang telah mereka pelajari.

Humas & Keprotokolan Page 6

h. Bahan ajar ini merupakan edisi awal materi kurikulum 2013. Oleh
karena itu, pendidik diharapkan:

 Membuat catatan rinci mengenai kekurangan bahan ajar ini ;

 Menambahkan materi yang dianggap lebih baik dari yang ada,
sesuai dengan kondisi setempat.

Humas & Keprotokolan Page 7

BAB II
KEGIATAN BELAJAR

Kompetensi Dasar

Pengertian rapat dan membuat rencana rapat

Materi Pokok

 Definisi rapat
 Macam-macam rapat
 Syarat-syarat rapat
 Perencanaan dan persiapan rapat

Uraian Materi

Pada umumnya rapat dilaksanakan untuk membicarakan suatu hal yang
memerlukan pemecahan. Di bawah ini beberapa pengertian rapat, yaitu sebgai
berikut :
1. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, rapat adalah pertemuan (kumpulan)
untuk membicarakan sesuatu, sidang, majelis.
2. Rapat merupakan komunikasi kelompok secara resmi.
3. Rapat merupakan musyawarah kelompok untuk mufakat.
4. Rapat merupakan media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka.

Dari beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa rapat adalah
suatu pertemuan antara anggota organisasi/perusahaan yang bertujuan untuk

Humas & Keprotokolan Page 8

merundingkan/memecahkan masalah yang menyangkut kepentingan
organisasi/perusahaan.

I. FUNGSI RAPAT
Fungsi penyelenggaraan suatu rapat, yaitu sebagai berikut :
• Untuk memecahkan masalah.
• Untuk menyampaikan informasi.
• Sebagai forum demokrasi, diharapkan peserta rapat berpartisipasi pada masalah-
masalah yang dikemukakan.
• Sebagai alat koordinasi yang baik anatara peserta rapat (karyawan) dengan
perusahaan/organisasi.
• Sebagai sarana bernegosiasi.
• Ketentuan hukum.

II. MACAM-MACAM RAPAT
Rapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung pada segi

peninjauannya. Menurut tujuannya, rapat dibedakan menjadi 3 macam, yaitu:
a. Rapat Penjelasan adalah rapat yang bertujuan memberikan

penjelasan kepada para peserta. Dalam rapat penjelasan, seorang pemimpin rapat
memberikan penjelasan kepada para peserta rapat.

b. Rapat Pemecahan merupakan rapat yang bertujuan mencari
pemecahan suatu masalah. Pada rapat pemecahan masalah, peran peserta rapat
sangat besar untuk memberikan masukan berupa saran atau pendapat yang akan

Humas & Keprotokolan Page 9

disimpulkan bersama yang merupakan jalan untuk memecahkan masalah yang
sedang dihadapi.

c. Rapat Perundingan adalah rapat yang bertujuan menghindari adanya
suatu perselisihan.

Rapat menurut sifatnya dibedakan menjadi 4, antara lain:
(a) Rapat resmi (formal meeting)

Rapat resmi adalah rapat yang diselenggarakan untuk membahas
masalah-masalah yang sangat penting dan berlaku peraturan keprotokolan yang
mengatur kelancaran jalannya rapat. Peserta rapat akan mendapatkan
pemberitahuan terlebih dahulu yang biasanya dilengkapi dengan agenda rapat.
(b) Rapat tidak resmi (informal meeting)

Rapat tidak resmi adalah rapat yang diadakan tidak berdasarkan
perencanaan yang formal. Rapat tidak memerlukan persiapan istimewa dan rapat
ini mendiskusikan suatu hal yang terjadi tiba-tiba.
(c) Rapat terbuka

Rapat terbuka adalah rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota dan
materi yang dibahas tidak merupakan masalah yang bersifat tidak rahasia.

Humas & Keprotokolan Page 10

(d) Rapat tertutup
Rapat tertutup adalah rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja

dan masalah yang dibahas merupakan masalah yang masih bersifat rahasia.

Menurut jangka waktunya, rapat dibedakan menjadi sebagi berikut :
1. Rapat mingguan

Rapat mingguan adalah rapat yang diadakan seminggu sekali dan
biasanya membahas masalah-masalah yang bersifat rutin.
2. Rapat bulanan

Rapat bulanan adalah rapat yang diadakan setiap bulan sekali dan
membahas masalah-masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu.
3. Rapat semesteran

Rapat semesteran adalah rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali
yang membahas masalah-masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan
program-program selanjutnya untuk enam bulan ke depan.
4. Rapat tahunan

Rapat tahunan adalah rapat yang diadakan setahun sekali.

Menurut frekuensinya, rapat dibedakan menjadi sebagai berikut :
1. Rapat rutin

Rapat rutin adalah rapat yang sudah ditentukan waktunya.
2. Rapat insidentil

Rapat insidentil adalah rapat tidak terjadwal. Biasanya rapat ini
membahas masalah yang sifatnya penting dan harus diseleseikan bersama.

Humas & Keprotokolan Page 11

Menurut saluran hubungan dalam organisasi, rapat dibedakan menjadi
dua macam yaitu:
A. Rapat Vertikal, yaitu rapat antara pimpinan dengan para bawahan dalam
rangka pemberian informasi tentang berbagai peraturan atau kebijakan pemimpin,
atau dalam rangka pengambilan keputusan. Dalam rapat ini para bawahan diberi
kesempatan untuk memberikan saran-saran sehingga dengan demikian pimpinan
dapat memberikan motivasi kepada para bawahan untuk berpikir secara kreatif.
B. Rapat Horizontal, yaitu rapat yang berlangsung antara pejabat atau pegawai
yang setingkat. Rapat ini diselenggarakan terutama dalam rangka untuk
mendapatkan koordinasi dan kerjasama di antara unit yang ada dalam organisasi
untuk menghindari adanya duplikasi pekerjaan dan adanya ingkar tanggung jawab
dari masing-masing pejabat dalam pelaksanaan tugas.

Berdasarkan pelaksanaannya, rapat kerja dibedakan menjadi dua macam antara
lain:
A. Rapat kerja Terpimpin, yaitu rapat dimana pimpinan rapat memegang peran
utama dalam pengambilan keputusan. Rapat kerja pimpinan juga dapat
berlangsung dalam rangka pemberian penjelasan tentang peraturan atau petunjuk
agar dalam pelaksanaannya dapat berlangsung secara serentak dan seragam.
B. Rapat kerja terbuka, yaitu lawan dari rapat kerja terpimpin, dimana
pimpinan tidak memegang peranan utama dan para peserta diberi kesempatan
untuk memberikan saran-saran positif yang dimilikinya. Rapat semacam ini
diselenggarakan untuk mendapatkan sumbangan pikiran.

Humas & Keprotokolan Page 12

III. SYARAT-SYARAT RAPAT
Rapat akan menghasilkan tujuan yang diharapkan, jika pelaksanaannya

memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :
(1) Suasana terbuka

Suasana rapat yang terbuka berarti setiap peserta rapat siap untuk
menerima informasi dari siapa pun. Hindari sikap saling mencurigai atau
berprasangka negatif diantara sesama peserta rapat. Suasana rapat yang terbuka
akan membangkitkan rasa kekeluargaan dan kerja sama yang tinggi diantara para
peserta rapat.
(2) Tidak ada monopoli

Dalam suatu rapat, monopoli pembicaraan oleh seorang peserta rapat
atau oleh pimpinan rapat harus dihindari. Hal ini akan menghambat jalannya rapat
karena rapat menjadi kaku dan peserta rapat menjadi pasif (tidak berpartisipasi).
Dalam rapat semua pihak yang terlibat mempunyai hak yang sama dalam
mengeluarkan pendapat.
(3) Partisipasi aktif dari peserta rapat

Rapat yang baik apabila para peserta rapat turut aktif dalam memecahkan
permasalahan yang dibahas dalam rapat. Peserta rapat hendaknya menjadi
pendengar yang baik saat diberikan penjelasan-penjelasan dan harus dapat
memberikan sumbangan saran atau pendapat yang positif saat kegiatan tanya
jawab atau diskusi.
(4) Bimbingan dan pengawasan dari pimpinan

Pimpinan rapat harus dapat memberikan bimbingan kepada seluruh peserta
rapat agar mau berperan aktif dalam pelaksanaan rapat. Seorang pemimpin rapat

Humas & Keprotokolan Page 13

juga harus dapat memonitori jalannya rapat sehingga pembahasan tidak
menyimpang dari tujuan rapat.
(5) Perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosi

Dalam sebuah rapat terjadi perdebatan adalah hal yag biasa, namun jika
perdebatan menjadi berkepanjangan dan tidak berdasarkan argumentasi yang
benar akan mengakibatkan suasana rapat menjadi panas dan tegang, dan akhirnya
rapat akan dimonopoli oleh peserta yang saling berdebat. Oleh karena itu hindari
perdebatan yang berkepanjangan. Perdebatan hendaknya berdasarkan alasan-
alasan yang kuat atas dasar fakta bukan emosi.
(6) Pertanyaan singkat dan jelas

Pertanyaan–pertanyaan yang diajukan dalam rapat hendaknya cukup
singkat, padat, dan jelas sehingga mudah dimengerti oleh seluruh peserta rapat.
Pertanyaan yang berliku-liku atau bertele-tele akan membuat pertanyaan menjadi
tidak jelas dan cukup menyita waktu. Padahal dalam rapat, waktu sangat berharga
sekali.
(7) Disiplin waktu

Membiasakan pelaksanaan rapat sesuai waktu yang telah ditentukan akan
membuat para peserta rapat menjadi lebih disiplin dan pelaksanaan rapat menjadi
lebih tertib.

IV. PERENCANAAN DAN PERSIAPAN RAPAT
Dalam rangka menyelenggarakan rapat, ada beberapa prinsip dasar yang

dapat dijadikan pedoman atau pegangan dalam mempersiapkannya, yaitu sebagai
berikut :

Humas & Keprotokolan Page 14

• Why? Mengapa rapat perlu diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan urgensi
dari rapat tersebut.
• What? Apa masalah yang akan dibicarakan dalam rapat? Hal ini untuk
mempersiapkan agenda rapat.
• Who? Siapa saja yang akan diundang dalam rapat tersebut? Hal ini untuk
menentukan peserta rapat yang diundang.
• Where? Dimana rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan tempat
penyelenggaraan rapat.
• When? Kapan rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan hari,
tanggal dan waktu rapat akan diselenggarakan.
• How? Bagaimana rapat akan diselenggarakan ? hal ini untuk menentukan
apakah rapat tersebut akan diselenggarakan secara berkala atau hanya satu kali,
tertutup atau terbuka, dengan bahan rapat yang dibagikan terlebih dahulu, atau
dengan menggunakan LCD projector, tape, video dan alat lainnya.

Merencanakan dan mempersiapkan suatu rapat agar dapat berjalan lancar
bukanlah suatu pekerjaan yang mudah, karena seorang sekretaris harus
berhubungan dengan berbagai pihak dengan penyelenggaraan suatu rapat. Hal ini
menjadi tanggung jawab sekretaris dalam persiapan penyelenggaraan adalah
sebagai berikut :
A. Membuat agenda rapat dan susunan acara rapat

Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang
akan dibicarakan dalam suatu rapat. Sedangkan susunan acara rapat adalah rincian
atau penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat. Sekretaris harus
memastikan terlebih dahulu acara yang akan diadakan atau dilaksanakan pada

Humas & Keprotokolan Page 15

suatu rapat dengan mengkonsultasikannya terlebih dahulu kepada pimpinan rapat.
Acara tersebut harus disusun secara sistematis dengan membuat pokok-pokok
acara secara garis besar.
B. Menentukan peserta rapat

Dari agenda rapat yang telah dibuat ditentukan siap saja peserta yang akan
diundang. Setelah sekretaris menyusun daftar para peserta rapat yang akan
diundang, kemudian konsultasikan kembali dengan pimpinan rapat, apakah ada
penambahan atau pengurangan peserta rapat.
C. Membuat undangan rapat

Surat undangan merupakan surat pemberitahuan yang sifatnya
mengharapkan kehadiran seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara
tertentu di tempat dan pada waktu tertentu. Undangan yang dibuat hendaklah
memenuhi beberapa syarat, yaitu sebagai berikut :
1. Menggunakan kop surat atau kepala surat
2. Mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatan.
3. Mencantumkan perihal undangan rapat.
4. Mencantumkan nama-nama orang yang diundang rapat.
5. Mencantumkan hari, tanggal, waktu dan tempat rapat tersebut diselenggarakan.
6. Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan
tersebut.

Waktu pengiriman undangan, hendaknya jangan terlalu lama dari
penyelenggaraan atau pelaksanaan rapat. Waktu yang terlalu lama akan
memungkinkan seseorang untuk lupa. Seorang sekretaris harus dapat
memperkirakan waktu pengiriman undangan agar para peserta rapat mempunyai

Humas & Keprotokolan Page 16

cukup kesempatan untuk mempersiapkan kehadirannya pada pertemuan atau rapat
tersebut. Sekretris harus juga memperhitungkan waktu untuk mencetak undangan,
memprosesnya hingga mengirimnya.
D. Membuat daftar hadir rapat

Ada dua macam daftar hadir, yaitu buku tamu dan daftar hadir biasa (yang
dibuat di atas selembar kertas). Daftar hadir digunakan untuk mengetahui jumlah
peserta yang datang pada suatu rapat, untuk mengetahui jumlah sistem yang harus
dipersiapkan seperti konsumsi, kursi dan sebagainya, sebagai bahan penyusunan
notula rapat dan sebagai dokumentasi.
E. Mempersiapkan bahan rapat
Bahan-bahan rapat yang perlu dipersiapkan antar lain sebagai berikut :
a. Agenda rapat.
b. Notula/hasil rapat yang lalu (apabila rapat tersebut merupakan kelanjutan dari
rapat sebelumnya).
c. Bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam rapat (makalah, laporan-laporan,
dsb)

Bahan-bahan tersebut disatukan dalam sebuah map dan harus telah tersedia
untuk masing-masing peserta pada waktu rapat dimulai. Apabila bahan-bahan
tersebut memerlukan pemikiran yang panjang, maka harus telah dikirimkan
bersama dengan pemberitahuan rapat/surat undangan, agar dapat dipelajari
terlebih dahulu.
F. Mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat

Peralatan dan persiapan yang perlu dipersiapkan dalam rapat anatara lain
sebagai berikut :

Humas & Keprotokolan Page 17

1. While board lengkap dengan spidol dan penghapus.
2. Flip chart lengkap dengan spidolnya.
3. LCD Projector atau OHP (Over Head Projector) lengkap dengan layarnya.
4. Sound system lengkap dengan mikroponnya.
5. Map atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat.
6. Block note denagn bolpointnya.
7. Name tag untuk peserta.
8. Laptop atau computer.

Dalam mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat, sebaiknya dibuat
dahulu daftar kebutuhan peralatan dan perlengkapannya agar dapat dipastikan
beberapa jumlah barang yang dibutuhkan.
G. Mempersiapkan ruang rapat

Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu jumlah peserta yang akan
hadir dalam rapat. Apabila jumlah peserta rapat sedikit dapat menggunakan ruang
rapat yang sudah tersedia di kantor. Namun apabila jumlah peserta cukup banyak
melebihi kapasitas ruang rapat di kantor, rapat dapat diselenggarakan di hotel atau
gedung pertemuan. Bila rapat diselenggarakan di hotel atau gedung pertemuan,
sekretaris harus memeriksa kepastian tempat, peralatan, konsumsi, dan
akomodasi. Hal-hal yang harus dipersiapkan sehubungan dengan pengaturan
ruang rapat adalah sebagai berikut:
1. Cahaya penerangan

Bila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu) tetapi
menggunakan penerangan cahaya sinar matahari, pengaturan tempat duduk harus
disesuaikan dengan arah datangnya sinar matahari tersebut.

Humas & Keprotokolan Page 18

2. Ventilasi udara
Usahakan agar udara di ruang rapat sejuk, karena ruangan yang terlalu

panas atau terlalu dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat
berkurang.
3. Pengaturan tempat duduk

Pengaturan tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat dan luas
ruang rapat. Ada beberapa macam pengaturan tempat duduk di ruang rapat, yaitu
sebagai berikut :
a. Gaya klasikal/kelas

Gaya klasikal/kelas cocok untuk jumlah peserta yang banyak. Berikut ini
pengaturan tempat duduk gaya klasikal/kelas :
b. Gaya konferensi

Gaya konferensi dimaksudkan agar semua peserta merasa dihargai dan
untuk menimbulkan semangat team work. Berikut ini pengaturan tempat duduk
gaya konferensi :
c. Gaya huruf U

Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya hurf U cocok untuk rapat
informal. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya huruf U:
d. Gaya workshop

Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya workshop cocok untuk diskusi
kelompok. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya workshop .
H. Akomodasi/penginapan
Pada rapat yang dilakukan lebih dari satu hari, biasanya para peserta rapat akan
menginap di suatu tempat. Untuk itu sekretaris harus mengatur pemilihan tempat

Humas & Keprotokolan Page 19

yang cocok untuk pelaksaan rapat tersebut mulai dari pemesanan tempat,
pembagian kamar, hingga pengecekan terakhir akan kesiapan penginapan untuk
peserta rapat.
I. Transportasi

Jika suatu rapat tidak dilaksanaan di dalam kantor, tentunya transportasi
para peserta rapat ke tempat rapat harus dipersiapkan. Jika harus menyewa mobil
atau bus, maka sekretaris harus menyiapkannya.
J. Konsumsi

Konsumsi rapat berupa makanan ringan (snack) atau makanan berat untuk
para peserta rapat harus disiapkan agar para peseta rapat nyaman dalam mengikuti
kegiatan rapat. Jika pelaksanaan rapat lebih dari satu hari, variasi makanan juga
harus diperhatikan. Hal ini akan berdampak pada motivasi peserta dalam
mengikuti rapat. Konsumsi berupa makanan dan minuman dapat disajikan dengan
cara sebagai berikut :

1. Disajikan sebelum peserta rapat dududk.
2. Disajikan selama rapat berlangsung.
3. Disajikan pada waktu istirahat dengan cara mengambil sendiri.
4. Disajikan secara kombinasi. Pada awal rapat telah tersedia minuman dan
saat istirahat para peserta rapat mengambil sendiri makanan dan minuman di
tempat yang telah tersedia.
K. Kesehatan
Untuk kegiatan rapat yang pelaksanaannya lebih dari satu hari, hendaknya
disediakan unit kesehatan untuk menjaga kondisi kesehatan para peserta rapat.

Humas & Keprotokolan Page 20

L. Pengecekan persiapan terakhir
Sebelum rapat dimulai atau pada H - 1, sekretaris harus memeriksa segala

persiapan untuk meyakinkan apakah segala sesuatunya telah siap untuk
dipergunakan. Hal-hal yang perlu diperiksa antara lain sebagai berikut :
1. Apakah kursi telah cukup sesuai dengan jumlah peserta rapat?
2. Apakah letak tempat duduk sesuai dengan fungsi dari setiap peserta
rapat?
3. Apakah semua alat perlengkapan rapat telah tersedia dalam ruang rapat dan
berfungsi dengan baik?
4. Apakah bahan-bahan atau materi rapat yang akan dipergunakan dalam rapat
telah disiapkan dalam suatu map?
5. Apakah daftar hadir, agenda rapat dan susunan acara telah disiapkan?
6. Apakah konsumsi rapat telah dipesan/disiapkan?

Humas & Keprotokolan Page 21

BAB III
EVALUASI

Soal-soal Evaluasi

Jenis soal : Pilihan ganda
Jumlah soal : 40 soal

Petunjuk Umum:
1. Isikan identitas anda ke dalam Lembar Jawaban tes yang tersedia dengan
menggunakan pensil 2B sesuai petunjuk.
2. Tersedia waktu 90 menit untuk mengerjakan paket tes tersebut.
3. Jumlah soal sebanyak 40 butir, pada setiap butir soal terdapat 5 (lima)
pilihan jawaban.
4. Periksa dan bacalah soal-soal sebelum Anda menjawabnya.
5. Laporkan kepada pengawas ujian apabila terdapat lembar soal yang kurang
jelas, rusak, atau tidak lengkap.
6. Mintalah kertas buram kepada pengawas ujian, bila diperlukan.
7. Tidak diijinkan menggunakan kalkulator, HP, atau alat bantu hitung
lainnya.
8. Perikasalah pekerjaan Anda sebelum diserahkan kepada pengawas ujian.
9. Lembar soal tidak boleh dicoret-coret

SELAMAT BEKERJA

Humas & Keprotokolan Page 22

PILIHLAH JAWABAN YANG PALING TEPAT !
1. Pertemuan antara para anggota di lingkungan kantor/organisasi sendiri untuk
membicarakan, merundingkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan
bersama adalah...
a. Rapat
b. Simposium
c. Diskusi
d. Seminar
e. Lokakarya

2. Dibawah ini yang bukan tujuan rapat adalah...
a. Memecahkan masalah
b. Menyampaikan informasi
c. Bersifat mengikat
d. Mengadakan Koordinasi
e. Mencari jalan keluar

3. Salah satu yang bukan termasuk jenis- jenis rapat yang bersifat tidak
mengikat adalah...
a. Lokakarya
b. Seminar
c. Rapat tidak resmi
d. simposium
e. Temu wicara

4. Rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah yang sangat penting
adalah...
a. Rapat
b. Rapat tidak resmi
c. Rapat musyawarah kerja
d. Rapat resmi
e. Simposium

Humas & Keprotokolan Page 23

5. Berikut ini bukan termasuk persiapan rapat...
a. Mengatur Ruangan
b. menyusun agenda
c. Menyiapkan peralatan
d. Menyiapkan Materi
e. Mengedarkan daftar hadir

6. Berikut ini yang termasuk tata ruang rapat adalah...
a. Terciptanya kesan yang baik tentang organisasi yang baik
b. Memudahkan pengawasan
c. Memberikan kondisi kerja yang baik
d. Hubungan yang dapat dipercaya
e. Perlengkapan kurang

7. Salah satu teknik pembuka rapat adalah...
a. Kalimat pembuka harus baik
b. Gunakan kalimat yag panjang dan jelas
c. Mengulangi inti pembicaraan
d. Berisi pujian
e. Berisi anjuran

8. Salah satu target faktor keberhasilan dalam penyelenggaran rapat adalah...
a. Pemimpinan rapat yang baik dan trampil
b. Pembawa acara yang paandai bicara
c. Acara rapat yang menarik
d. Undangan yang bagus dan menarik
e. Ruang rapat yang menarik

9. Catatan singkat mengenai jalananya persidangan / rapat serta hal yang
dibicarakan dan diputuskan adalah…
a. Notula
b. Notula harfiah

Humas & Keprotokolan Page 24

c. Notula rangkuman
d. Notulen
e. Notulis

10. Berikut ini yang bukan hasil notula adalah...
a. Alat bukti
b. Alat pengingat
c. Sebagai dokumen
d. Sebagai alat catatan
e. Sebagai referennsi

11. Ada beberapa macam tata ruang rapat yang kita ketahui yaitu .....
a. Bentuk huruf U, T, P
b. Bentuk perahu U, T, V
c. Bentuk ruang kelas, perahu, U, T, V
d. Bentuk aula, ketupat
e. Bentuk lingkaran, ketupat

12. Berikut ini adalah tekhnik memimpin rapat ....
a. Mengarahkan menuju tujuan yang ingin di capai pada rapat tersebut
b. Mengawali pertemuan dengan lancar
c. Menyambut kadatangan peserta rapat
d. Membacakan susunan acara rapat
e. Memeriksa daftar hadir

13. Fungsi notula salah satu ...
a. Sebagai sumber informasi bagi yang tidak menghadiri rapat
b. Berdasarkan hasil penilaian notulis
c. Hendaknya ringkas tetapi jelas dan lengkap
d. Menggunakan bahasa yang lugas
e. Sebagai referensi yang menunjang materi rapat

Humas & Keprotokolan Page 25

14. Berikut adalah jenis-jenis notula yaitu ....
a. Notula
b. Notula harfiah
c. Notula rangkuman
d. Notula rangkuman dan notula harfiah
e. Notula rangkuman

15. Seseorang yang bertugas mencatat tentang pembicaraan yang berlangsung
dalam rapat disebut ....
a. Notula
b. Notulis
c. Resume
d. Sekretaris
e. Pemimpin rapat

16. Salah satu teknik penyusunan notula rapat ......
a. Nama badan atau lembaga yang menyelenggarakan
b. Sifat rapat
c. Daftar hadir peserta
d. Penundaan rapat
e. Jam berapa dibuka, harus disebutkan begitu, berakhirnya, nomor rapat dan
jenis rapat

17. Berikut ini adalah syarat-syarat seorang notulis yaitu .....
a. Notulis berhak menmgetahui benar tujuan yang ingin di capai dalam rapat
b. Notulis berhak mengatur jalannya usaha Perusahaan
c. Notulis berhak mendapatkan rangkuman dan kesimpulan rapat
d. Notulis mamapu melakukan dua hal sekaligus mendengar dan menulis
e. Notulis duduk disamping ketua sidang

18. Salah satu mesin pengganda yang dapat digunakan adalah...
a. Mesin foto copi.dan Komputer

Humas & Keprotokolan Page 26

b. Mesin foto copi, Mesin stensil, Komputer
c. Mesin Stensil, Mesin Foto copi dan Mesin perekam stensil
d. Mesin Stensil dan mesin foto copi
e. Mesin foto copi, komputer dan mesin perekam stensil

19. Cara pengoperasian mesin pengganda atau mesin foto copi adalah ...
a. Menekan tombol on, meletakkan kertas, menyiapkan naskah, memilih
kepekatan Tinta dan menentukan letak kertas
b. Siapkan yang akan digandakan, masukkan tempat original
c. Membuka penutup mesin stensil dan meamsang stensil
d. Tempatkan jarum scanner sesuai dengan bentuk naskah
e. Atur tombol ketajaman hasil salinan

20. Rapat yang diadakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu menurut
ketentuan yang berlaku disebut ...
a. Rapat perundingan
b. Rapat penjelasan
c. Rapat pemecahan masalah
d. Rapat formal
e. Rapat inform

21. Dibawah ini merupakan hal-hal yang harus dipersiapkan bila pimpinan
kita ingin melakukan perjalanan dinas yaitu :..
a. Menyiapkan buku
b. waktu
c. Tenaga
d. Biaya
e. Segala dokumen yang menyangkut dengan perjalannan dinas.

22. Dokumen yang diberikan kepada seseorang warga Negara yang
diberi izin untuk meninggalkan atau untuk berpergian kenegara-negara asing
disebut …

Humas & Keprotokolan Page 27

a. Surat SPJ
b. Paspor
c. Yellow card
d. KTP
e. Fiskal

23. Daftar perjalanan dinas pimpinan dibuat 4 rangkap diberikan kepada …
a. Pimpinan, keluarga pimpinan
b. Pimpinan , keluarga pimpinan, teman sejawat, sekertaris
c. Pimpinan , teman sejawat dan sekertaris
d. Pimpinan, teman sejawat dan keluarga pimpinan
e. Keluarga pimpinan

24. Tujuan perjalanan dinas antara lain adalah…
a. Pembukaan cabang baru Perusahaan
b. Pendidikan
c. Kursus
d. Magang
e. Tour

25. Agar perjalanan dinas dapat dilakukan dengan lancar, efisien dan efektif
maka seorang sekertaris harus membuat …
a. Jadwal
b. Daftar janji temu
c. Dokumen Perjalanan
d. Persiapan transportasi
e. Persiapan keuangan

26. Bandar Udara kota Medan adalah…
a. Bandara Juanda
b. Blang Bintang
c. Polonia

Humas & Keprotokolan Page 28

d. Tabing
e. Adi Sucipto

27. Alat pembayaran yang diciptakan untuk orang yang berpergian yang
dapat diuangkan pada bank yang mengeluarkan atau pada pihak-pihak yang
ditunjuk pada cek tersebut adalah alat pembayaran yang biasa di gunakan
pada waktu dalam Perjalanan Dinas disebut …
a. Uang Tunai
b. Credit Card
c. Kwitansi
d. Travelleris Cheque
e. ATM

28. Berikut ini yang bukan merupakan kegiatan dalam menjilid suatu laporan

adalah ...

a. melipat c. Memotong e. Menulis

b. merapikan d. Perforasi

29. Dibawah ini adalah berbagai macam lipatan kertas, kecuali ...
a. lipatan zig zag c. lipatan tunggal e. lipatan penangkup
b. lipatan siku-siku d. lipatan paralel

30. Yang bukan termasuk unsur-unsur dalam surat tugas adalah ...

a. alamat yang dituju c.alamat keluarga e. nama yang diberi tugas

b. nama pemberi tugas d. Tujuan

31. Yang bukan merupakan fungsi dari surat tugas adalah ...
a. untuk memberikan jaminan keamanan
b. untuk menghindari terjadinya penipuan
c. untuk memberikan alamay yang jelas
d. untuk menjamin kredibilitas perusahaan yang memberi tugas
e. untuk memberikan jaminan makan gratis

Humas & Keprotokolan Page 29

32. Bentuk kerja sama bebas visa dalam bidang politik, sosial, budaya, dan

perdagangan telah dilakukan oleh negara-negara ...

a. Asia Pasifik c. Uni Emirat Arab e. Uni Eropa

b. Timur Tengah d. ASEAN

33. Ketika melakukan perjalanan dinas melalui darat, disarankan untuk membawa
peta. Yang bukan merupakan fungsi utama dari peta adalah ...
a. menemukan restoran yang mahal dan cocok untuk pertemuan
b. menemukan tempat tujuan dengan mudah
c. mempermudah dan mempercepat perjalanan
d. agar tidak tersesat
e. menunjukkan arah yang benar dan tepat

34. Selama pimpinan melakukan perjalanan dinas sekretaris tetap melakukan
pekerjaan kantor seperti biasanya. Berikut ini adalah hal-hal dilakukan
sekretaris, kecuali ...
a. menanyakan kepada pimpinan hal-hal apa saja yang bisa dan tidak bisa
dikerjakan
b. memproses surat-surat yang ada selama pimpinan tidak berada di tempat
c. memberi tahu pimpinan tentang tamu, baik yang berkunjung maupun yang
menelepon
d. melakukan rekreasi bersama satu kantor
e. melaporkan pada pimpinan perihal perubahan-perubahan yang terjadi selama
ia tidak berada di tempat

35. Aalat transportasi yang tidak dapat dipilih sebagai alat transportasi perjalanan

dinas adalah ...

a. mobil c. kereta api e. Sepeda

b. kapal laut d. Pesawat

36. 1). Nama pimpinan
2). Nomor telepon dan alamat tinggal

Humas & Keprotokolan Page 30

3). Nama perusahaan

4). Jenis akomodasi yang diperlukan

5). Perkiraan tanggal akan meninggalkan hotel

Unsur-unsur di atas merupakan data-data pimpinan yang harus diserahkan

sekretaris kepada pihak ..

a. Kantor c. Manajemen e. Sekretaris

b. Hotel d. Kantor pos

37. Alat pembayaran semacam cek yang diciptakan untuk orang yang bepergian

dan dapat diuangkan pada bank yang mengeluarkan disebut ...

a. Giro c. Kredit e. Chek

b. Uang d. Kartu Kredit

38. 1). Laporan keuangan

2). Bahan-bahan referensi

3). Lain- lain

Unsur-unsur diatas merupakan kegiatan membuat laporan pada bagian ...

a.Pelengkap c. indeks e. Isi

b.Pembuka d. penutup

39. Mr.Harley di jakarta hendak melakukan pertemuan bisnis dengan Bpk.

Mangkudilaga yang berada di Surabaya. Atiek, sang sekretaris segera menyiapkan

berbagai hal yang diperlukan, kecuali .

a. uang c. Paspor e. kartu kredit

b. tiket pesawat d. SIM A

40. Berikut ini yang tidak termasuk bahan laporan penjualan perjalanan dinas
adalah ...
a. keuangan
b. hasil pertemuan dengan partner bisnis
c. tujuan melakukan perjalanan dinas
d. rencana dan kesempatan untuk mengadakan liburan keluarga

Humas & Keprotokolan Page 31

e. evaluasi yang berisi mengenai hambatan dan kemungkinan peluang bisnis

Humas & Keprotokolan Page 32