การเขียนจดหมายกิจธุระ ชั้นมัธยมศึกษาปีที่ ๓

การเขียนจดหมายกิจธรุ ะ

จดหมายกิจธุระ

จดหมายกิจธุระ หมายถึง จดหมาย ท่ีใช้ติดต่อส่ือสารกันระหว่าง
บุคคล หรือระหว่างหน่วยงาน ต่าง ๆ เก่ียวกับหน้าท่ีการงานใน
ชวี ิตประจาวนั หรอื กจิ ธรุ ะส่วนตัว

จดหมายกจิ ธุระที่ดี

๑. ความชัดเจน จดหมายที่เป็นทางการจะต้องพิมพ์ไม่ใช้เขียน กระดาษที่ใช้ถ้าไม่มีตราของ
หนว่ ยงานก็ควรเป็นกระดาษขาว ขนาด A๔ ไมม่ ีเสน้

๒. ความสมบูรณ์ ตอ้ งระบสุ ง่ิ ที่จาเปน็ ไวใ้ นจดหมายให้ครบถ้วน
๓. ความกะทดั รดั ภาษาทเ่ี ขียนตอ้ งเปน็ ภาษาทกี่ ระชับ ไดใ้ จความชดั เจน ใชภ้ าษาระดับทางการ
๔. ความถูกตอ้ ง ตอ้ งมกี ารทบทวนให้ถกู ต้องทุกคร้ังก่อนทจ่ี ะส่ง โดยเฉพาะช่ือและตาแหน่งผู้รับ วัน
เวลา ทีน่ ัดหมาย เพราะหาก เกิดการผดิ พลาดแล้วจะทาใหเ้ สยี หายได้
๕. ความสุภาพ ต้องใชภ้ าษาทส่ี ุภาพ ร้จู ักเลือกใชก้ ระดาษและพิมพเ์ รียบรอ้ ยสะอาดสะอา้ น จา่ หน้า
ซองเหมาะสม

สว่ นประกอบจดหมายกจิ ธรุ ะ

๑. สว่ นหัวจดหมาย
๒. ส่วนรายละเอยี ดเน้ือหา
๓. ส่วนลงท้าย

๑. หัวจดหมาย
เป็นสว่ นของชอื่ องคก์ รหรือหน่วยงานท่ีเป็นตน้ สังกัดของผ้อู อกจดหมาย จะบอกรายละเอยี ดถงึ หนว่ ยงาน
ทร่ี ับผิดชอบและทอี่ ยหู่ นว่ ยงาน ซง่ึ จะมีตราองคก์ รหรอื ตราหน่วยงานอยู่กลางหนา้ กระดาษ
ท่อี ยจู่ ะอยู่ทางขวามอื ของกระดาษสว่ นราชการเจา้ ของหนังสอื ใหล้ งช่ือสว่ นราชการ สถานทีร่ าชการ
หรือคณะกรรมการซึง่ เป็นเจา้ ของหนังสอื นั้น และโดยปกตใิ ห้ลงท่ี ตง้ั ไว้ด้วย

๒. ลาดบั ที่ของจดหมาย
คอื เลขลาดับของหนังสือ เขียนทมี่ ุมบนซา้ ยวา่ “ที่” ใช้ลงรหัสตวั พยญั ชนะและเลขประจาของเจา้ ของเร่อื ง ทบั (/)
เลขทะเบยี นหนังสอื ส่งออกภายในปี พ.ศ. นน้ั
ตัวอย่าง

ท่ี ศธ ๐๕๑๖.๑๗ / ๑๒๒
๓. วนั เดือน ปี
ใหล้ งตวั เลขของวันที่ ช่ือเต็มของเดอื น และตัวเลขของ ปีพุทธศกั ราชที่ออกหนังสอื เชน่

๑๓ พฤษภาคม ๒๕๕๙

๔. เร่อื ง
ใหล้ งเร่อื งย่อท่ีเป็นใจความสน้ั ที่สดุ ของหนงั สือฉบับน้นั ในกรณีที่เป็นหนงั สอื ต่อเน่อื งโดยปกตใิ หล้ งเรือ่ งของหนังสือ
ฉบับเดิม
ตัวอย่าง

เรือ่ ง ขอใชส้ ถานท่จี ดั สมั มนา
เรอ่ื ง ขออนุมัติจดั โครงการสัมมนาวชิ าการ
เรอ่ื ง ขอเชิญเป็นวทิ ยากร เรอ่ื ง ขอความรว่ มมอื ประหยดั พลงั งาน

๕. คาข้ึนต้น
ใหใ้ ชค้ าข้ึนตน้ ตามฐานะของผู้รบั หนงั สอื (ดูตารางการใชค้ าขึน้ ตน้ สรรพนามและคาลงทา้ ยในหนังสือ ราชการ
และคา ทใ่ี ช้ในการจา่ หน้าซอง) แลว้ ลงตาแหนง่ ของผูท้ ่ี หนงั สือนั้นมไี ปถึงหรือชือ่ บคุ คลในกรณที ่ีไม่ เกี่ยวกบั ตาแหน่ง
หนา้ ที่ คาขึ้นต้นตามฐานะของผู้รบั หนังสอื ตาแหนง่ หรอื ชอื่ บุคคล
ตวั อย่าง

กราบเรียน ประธานศาลฎีกา
เรยี น อธิการบดีมหาวทิ ยาลยั สวนดุสติ
เรียน นายภวิชช ์ อรณุ วรรณ

๖. สงิ่ ท่ีส่งมาดว้ ย

ให้ลงชอ่ื ส่งิ ของ เอกสาร หรือบรรณสาร (หนงั สือราชการ) ส่งิ ที่ ส่งไปพรอ้ มกบั หนังสอื นั้นในกรณี ที่ไมส่ ามารถ

ส่งไปในซองเดยี วกนั ได้ใหแ้ จ้งด้วยวา่ สง่ ไปโดยทางใด

ตัวอย่าง

สง่ ท่ีสง่ มาด้วย ๑. เอกสารประกอบการสัมมนา จานวน ๑ ชดุ

๒.ใบตอบรับ การเขา้ รว่ มการสัมมนา จานวน ๑ ชุด

สง่ิ ท่ีสง่ มาดว้ ย เอกสารประกอบการสัมมนา จานวน ๑ ชดุ

๖. ส่งิ ทีส่ ่งมาดว้ ย

ใหล้ งชอ่ื สิ่งของ เอกสาร หรอื บรรณสาร (หนงั สือราชการ) สงิ่ ท่ี สง่ ไปพรอ้ มกับหนังสอื น้ันในกรณี ทไี่ ม่สามารถ

สง่ ไปในซองเดียวกนั ได้ให้แจ้งดว้ ยวา่ สง่ ไปโดยทางใด

ตัวอยา่ ง

สง่ ท่สี ง่ มาด้วย ๑. เอกสารประกอบการสัมมนา จานวน ๑ ชุด

๒.ใบตอบรับ การเข้าร่วมการสัมมนา จานวน ๑ ชุด

สงิ่ ทส่ี ่งมาด้วย เอกสารประกอบการสัมมนา จานวน ๑ ชุด

๗. ข้อความ

ใหล้ งสาระสาคัญของเร่ืองใหช้ ัดเจนและเข้าใจงา่ ย หากมคี วามประสงค์หลายประการให้แยกเปน็ ข้อ ๆ

๘. คาลงทา้ ย
ให้ลงตามฐานะของผู้รบั หนังสือ (ดูตารางการใช้ คาข้นึ ต้น คาลงทา้ ย และคาทีใ่ ช ใ้ นการจา่ หน้าซอง) ตัวอยา่ ง

ขอแสดงความนับถือ ใช้ลงทา้ ยถงึ บคุ คลทีม่ ีคา ข้นึ ตน้ วา่ “เรียน”
ขอแสดงความนับถืออย่างยง่ิ ใช้ลงทา้ ยถึงบคุ คลทม่ี คี าขึ้นต้น จดหมายวา่ “กราบเรยี น”
ขอนมัสการดว้ ยความเคารพ ใช ้ ลงทา้ ยหนงั สอื ถงึ พระภกิ ษทุ ั่วไป

๘. คาลงทา้ ย

สว่ นสาคญั ของข้อความ + คาลงทา้ ย

เหตุ

ติดต่อคร้ังแรก อา้ งถึง ความสบื เนื่องจากทีอ่ า้ ง
บัดนี้
ดว้ ย............... ตาม......... นั้น ช่ือสว่ นราชการ
ในการนี
เนือ่ งดว้ ย....... ตามที่....... นน้ั

เน่ืองจาก....... อนสุ นธ.ิ .... นน้ั

ตาม....ความละเอียดแจง้ แลว้ นนั้

๘. คาลงท้าย
วัตถุประสงค์

จงึ ............................
“จงึ เรยี นมาเพอ่ื ทราบ/โปรดทราบ”
“จงึ เรยี นมาเพ่ือโปรดพิจารณา........”
“จึงเรียนมาเพอ่ื โปรดพิจารณาอนมุ ตั ิ”
“จงึ เรยี นมาเพื่อโปรดพจิ ารณาสั่งการ”
“จงึ เรียนมาเพือ่ ขอได้โปรดพจิ ารณาดาเนนิ การ โดยด่วน” (ภายในวนั ท่ี............) ฯลฯ

๙. ลงชอ่ื
ให้ลงลายมอื ช่อื เจา้ ของหนงั สอื และให้พมิ พช่ือเต็ม ของเจา้ ของลายมอื ช่ือ ไวใ้ ตล้ ายมือชื่อการพิมพช์ อื่ เตม็ ของเจา้ ของลายมือชื่อให้ใช้
คาวา่ นาย นาง นางสาว บรรดาศักดด์ิ ฐานันดรศักด์ิ หรือเป็นสตรีท่ีไดร้ ับพระราชทานเครื่องราชอสิ ริยาภรณ์
(ท่านผ้หู ญงิ คณุ หรอื คุณหญงิ ) รวมทัง้ ผู้มียศหรือตาแหนง่ ทางวชิ าการนาหน้าชอ่ื เตม็ ตามสมควรแกก่ รณี
ตัวอย่าง

ลายมอื ชือ่
(นายธรี วัฒน์ สายสิงห)์

ถา้ มียศที่ตอ้ งใชย้ ศ ให้พมิ พ์คาเต็มของยศไว้ หน้าลายมอื ช่อื
ตัวอยา่ ง

พลเอก .....ลายมือช่อื ......
(ประยุทธ์ จนั ทร์โอชา)

๑๐. หมายเลขโทรศพั ทข์ องผเู้ ขยี นจดหมายหรือหนว่ ยงานที่ออก
ในส่วนนจ้ี ะอยู่ลาดบั สุดท้ายของจดหมาย และพมิ พช์ ดิ ขอบจดหมายด้านซา้ ย ควรระบหุ มายเลขโทรศพั ท์ โทรสาร ด้วย
ตวั อยา่ ง

สานักงานเลขานุการคณะฯ
โทร./ โทรสาร ๐ – ๒๖๒๓ – ๕๐๙๗

จดหมายไมตรีจิต ประเภทของ
- จดหมายขอบคณุ จดหมายกจิ
- จดหมายแสดงความยินดี
- จดหมายแสดงความเสียใจ ธุระ

จดหมายเกย่ี วกับหนา้ ที่การงาน
- จดหมายเชญิ
- จดหมายขอความรว่ มมอื
- จดหมายสมคั รงาน

จดหมายส่วนตัว

๑. จดหมายไมตรีจิต
๑.๑ จดหมายขอบคณุ
๑.๒ จดหมายแสดงความยินดี
๑.๓ จดหมายแสดงความเสยี ใจ

- จดหมายแสดงความยนิ ดี
๑. อารมั ภบท
๒. กลา่ วถงึ ความสาคญั ของสิ่งทไ่ี ดร้ บั
๓. แสดงความยนิ ดี / อวยพร
๔. ใชถ้ ้อยคาสภุ าพ จริงใจ

๑. จดหมายไมตรจี ิต

- จดหมายแสดงความยินดี
๑. อารมั ภบท
๒. กลา่ วถึงความสาคญั ของส่ิงท่ไี ด้รบั
๓. แสดงความยนิ ดี / อวยพร
๔. ใชถ้ อ้ ยคาสภุ าพ จริงใจ

- จดหมายแสดงความเสยี ใจ
๑. อารัมภบท
๒. กลา่ วถึงความสาคญั ของส่ิงท่ไี ดร้ ับ
๓. แสดงความเสียใจ
๔. ใหก้ าลงั ใจ
๕. แสดงเจตนาในการให ้ ความช่วยเหลอื
๖. อวยพรให ้ สถานการณ ์ สูป่ กติ
๗. ใชถ้ อ้ ยคาให้เหมาะสม

๒. จดหมายเก่ียวกบั หนา้ ที่การงาน
๒.๑ จดหมายเชิญ
๒.๒ จดหมายขอความร่วมมือ
๒.๓ จดหมายสมัครงาน

- จดหมายเชญิ
๑. อารมั ภบท
๒. กล่าวถึงเหตผุ ลของการเชญิ
๓. กล่าวเชญิ ระบุ วัน เวลา สถานที่
๔. ขอ้ ความลงท้าย

๒. จดหมายเก่ียวกบั หน้าทก่ี ารงาน

- จดหมายขอความร่วมมือ
๑. อารัมภบท
๒. กล่าวถึงความสาคญั / ความสามารถ
๓. ขอความร่วมมอื
๔. แสดงความหวงั และขอบคุณ

- จดหมายสมัครงาน
๑. อารัมภบท
๒. ระบุรายละเอียดสว่ นตัว
๓. กลา่ วถงึ ประสบการณ ์
๔. อ้างองิ ผู้รบั รอบ
๕. ขอ้ ความลงทา้ ย แสดงความพร้อมความม่นั ใจในการทางาน

๓. จดหมายส่วนตัว

ขอ้ คานึงการเขยี นจดหมายกิจธรุ ะ

๑. ใชถ้ อ้ ยคาสุภาพ เหมาะสม
๒. ใชร้ ปู แบบจดหมายให้ถูกต้อง
๓. เนือ้ หาสมบูรณ์ ชดั เจน
๔. สะอาด สวยงาม
๕. ใชก้ ระดาษและซองทไี่ ด้มาตรฐาน
๖. ไม่ใชด้ ินสอดา หรอื หมึกสีแดง
๗. คานงึ ถึงมารยาท ธรรมเนียมปฏิบตั ิ

มารยาทในการเขียนจดหมายกจิ ธรุ ะ

๑.ใช้กระดาษสีขาว สี อ่อน หรือสีสุภาพเข้ากันกับซอง ไม่มีรอยยับ หรือรอยฉีก ขนาดให้ได้
มาตรฐาน ควรใช้ กระดาษ จากสมุด เขียนจดหมายถ้าจาเป็นจะต้องฉีกจากสมุด ควรตัดริม ให้
เรยี บร้อยไมค่ วรใช้กระดาษทีม่ ีตราของทางราชการ เขียนจดหมายส่วนตัวเปน็ อนั ขาด

๒.ควรเขียนด้วยหมึกสีดา สีน้าเงิน ไม่ควรใช้ดินสอหรือ หมึกแดงหมึกสีฉูดฉาด เพราะไม่สุภาพ
ต้องเขยี นตัวอกั ษร หรือตวั เลขให้ ชัดเจนไม่ ขูด ลบ ขดี ฆา่ หรอื เขยี นทบั

๓.ไม่ใช้ซองที่มีลวดลายหรือสีเข้มมาก ไม่เขียนข้อความท่ีไม่จาเป็นลงบนซองเพราะจะทาให้เลอะ
เทอะ บุรษุ ไปรษณยี ์อ่านขอ้ ความไม่ชัดเจน

มารยาทในการเขยี นจดหมายกจิ ธรุ ะ

๔.ไม่สอดธนบตั รหรอื สิง่ ของมีคา่ ลงในซองจดหมาย เพราะอาจหายได้
๕. ไม่บรรจุสิ่งของอ่ืนนอกจากจดหมาย ลงไปในซองจดหมาย เช่นกระดุม ก๊ิบ เพราะจะทาให้
เครื่องประทบั ตราของการ ส่อื สารเสยี หายได้
๖. เมื่อไดร้ ับจดหมายหรือพัสดภุ ณั ฑ์แลว้ ตอ้ งรีบตอบ โดยเรว็ ที่สุด
๗. จดหมายทีส่ ่งทางไปรษณีย์ ต้องผนกึ ดวงตราไปรษณยี ากร ท่มี มุ บนดา้ นขวามือ

การพบั จดหมายใส่ซอง

การพับจดหมายใส่ซอง
๑. แบ่งกระดาษจดหมายออกเปน็ ๓ ส่วน โดยเหลอื ขอบบนกระดาษไว้ประมาณ ๑/๒ น้วิ
๒. พับจดหมายจากล่างข้นึ บนทีละส่วนตามรอยประ
๓. ขอบจดหมายทพ่ี ับแลว้ ตอ้ งพอดีกับรอยประของ ขอบบนที่วางไว ้ ๑/๒ นวิ้
๔. นาจดหมายที่พบั แลว้ ใส่ซองโดยใหข้ อบบนของ กระดาษท่วี างไว ้ ๑/๒ นิ้ว อยู่ดา้ นบน

มารยาทในการเขยี นจดหมายกิจธรุ ะ

๘. ไม่ใช้ภาษาพูด ในการเขียนจดหมาย เพราะจดหมายเป็นการส่ือสารที่เป็นลายลักษณ์ อักษร
ควรใชภ้ าษาทเ่ี ปน็ แบบแผนมากกว่าภาษาพูด

๙. ควรเขียนคานาหน้าชื่อผู้รับในการ จ่าหน้าซองให้ ถูกต้อง ตามความเหมาะสม เช่น คุณ
อาจารย์