KOD DAN NAMA PROGRAM FB-025-4:2012 - ADMINISTRATIVE MANAGEMENT TAHAP L4 KOD PROGRAM, KOD DAN TAJUK UNIT KOMPETENSI FB-025-4 : 2012 - C03 : OFFICE INVENTORY MANAGEMENT NOMBOR AKTIVITI KERJA DAN PENYATAAN 1. IDENTIFY OFFICE INVENTORY MANAGEMENT REQUIREMENTS. 2. PLAN OFFICE INVENTORY MANAGEMENT 3. PERFORM INVENTORY MANAGEMENT. 4. REPORT OFFICE INVENTORY MANAGEMENT. NO. KOD FB-025-4:2012-C03/KP(1/2) Muka Surat: 1/23 TAJUK KEPERLUAN PERANCANGAN PENGURUSAN DAN AKTIVITI INVENTORI PEJABAT TUJUAN Kertas Penerangan ini menerangkan kepada pelatih berkenaan maklumat inventori pejabat, aliran kerja pengurusan inventori, format senarai semak, sistem dan kaedah pengurusan inventori, stok par, susunan ekonomi kuantiti (EOQ), jadual pesanan, susunan penyimpanan dan aktiviti pengambilan stok KOLEJ BREYER KL (L02020) 8TH & 9TH FLOOR, WISMA HAVELA THARKADAS, NO1, JALAN TIONG NAM ( OFF JALAN RAJA LAUT ), 50350 KUALA LUMPUR KERTAS PENERANGAN
NO. KOD FB-025-4:2012-C03/KP(1/2) Muka Surat: 2/23 PENERANGAN: Pengurusan yang sistematik ada inventori atau stok amat penting bagi sesebuah organisasi. Inventori merujuk kepada pegangan sok yang dipegang oleh sesebuah organisasi. Pegangan stok ini menjadi masalah utama dalam pengawalan inventori kerana ia melibatkan kos. Dalam menguruskan inventori, setiap organisasi mempunyai pendekatan sendiri dalam urusan menguruskan inventori mereka. Inventori merupakan aset penting bagi organisasi dan setiap organisasi perlu menguruskan inventori dengan cekap dan efektif. 1) MAKLUMAT INVENTORI PEJABAT 1.1 PERBELANJAAN LEPAS Dalam penggunaan biasa, perbelanjaan atau perbelanjaan ialah aliran keluar wang kepada orang atau kumpulan lain untuk membayar item atau perkhidmatan, atau untuk kategori kos. Bagi penyewa, sewa adalah perbelanjaan. Bagi pelajar atau ibu bapa, tuisyen adalah satu perbelanjaan. Membeli makanan, pakaian, perabot atau kereta sering dirujuk sebagai perbelanjaan. Perbelanjaan ialah kos yang "dibayar" atau "dikirim", biasanya sebagai pertukaran untuk sesuatu yang bernilai. Sesuatu yang nampaknya memerlukan kos yang tinggi adalah "mahal". Sesuatu yang nampaknya murah adalah "murah". "Perbelanjaan meja" ialah perbelanjaan makan, minuman, jamuan. Dalam perakaunan, perbelanjaan lepas mempunyai makna yang sangat spesifik. Ia adalah aliran keluar tunai atau aset berharga lain daripada seseorang atau syarikat kepada orang atau syarikat lain. Aliran keluar tunai ini secara amnya merupakan satu sisi perdagangan untuk produk atau perkhidmatan yang mempunyai nilai semasa atau masa hadapan yang sama atau lebih baik kepada pembeli berbanding penjual. Secara teknikal, perbelanjaan ialah peristiwa di mana aset digunakan atau liabiliti ditanggung. Dari segi persamaan perakaunan, perbelanjaan mengurangkan ekuiti pemilik.
NO. KOD FB-025-4:2012-C03/KP(1/2) Muka Surat: 3/23 1.1.1 SIMPANAN BUKU UNTUK PERBELANJAAN Dalam tempahan catatan dua kali, perbelanjaan direkodkan sebagai debit kepada akaun perbelanjaan (akaun penyata pendapatan) dan kredit kepada sama ada akaun aset atau akaun liabiliti, iaitu akaun kunci kira-kira. Perbelanjaan mengurangkan aset atau meningkatkan liabiliti. Perbelanjaan perniagaan biasa termasuk gaji, utiliti, penamatan aset modal dan perbelanjaan faedah untuk pinjaman. Pembelian aset modal seperti bangunan atau peralatan bukanlah perbelanjaan. Dalam penyata aliran tunai, perbelanjaan dibahagikan kepada perbelanjaan operasi, pelaburan, dan pembiayaan. • Perbelanjaan operasi – gaji pekerja • Perbelanjaan modal – membeli peralatan • Perbelanjaan pembiayaan – perbelanjaan faedah untuk pinjaman dan bon Isu penting dalam perakaunan ialah sama ada perbelanjaan tertentu diklasifikasikan sebagai perbelanjaan, yang dilaporkan serta-merta pada penyata pendapatan perniagaan atau sama ada ia diklasifikasikan sebagai perbelanjaan modal atau perbelanjaan tertakluk kepada susut nilai, yang bukan perbelanjaan. Jenis perbelanjaan terakhir ini dilaporkan sebagai perbelanjaan apabila ia disusutnilaikan oleh perniagaan yang menggunakan perakaunan asas akruan yang merupakan kebanyakan perniagaan besar dan semua syarikat. 2.1 BAJET YANG DILULUSKAN Belanjawan yang Diluluskan mewakili rancangan kewangan yang diluluskan oleh Lembaga Pengarah untuk tahun tertentu. Bajet yang Diluluskan berfungsi sebagai penanda aras di mana prestasi kewangan Persatuan dilaksanakan dan dipantau.
NO. KOD FB-025-4:2012-C03/KP(1/2) Muka Surat: 4/23 Belanjawan syarikat sering disusun setiap tahun, tetapi mungkin bukan belanjawan siap, biasanya memerlukan usaha yang besar, adalah rancangan untuk masa depan jangka pendek, biasanya membenarkan ratusan atau bahkan ribuan orang dalam pelbagai jabatan (operasi, sumber manusia, IT, dsb.) untuk menyenaraikan hasil dan perbelanjaan yang dijangkakan dalam belanjawan akhir. Jika angka sebenar yang dihantar melalui tempoh belanjawan menghampiri belanjawan, ini menunjukkan bahawa pengurus memahami perniagaan mereka dan telah berjaya memacunya ke arah yang dimaksudkan. Sebaliknya, jika angka menyimpang secara liar daripada belanjawan, ini menghantar isyarat 'luar kawalan', dan harga saham boleh terjejas. perancang kempen menanggung dua jenis kos dalam kempen semut, yang pertama ialah kos sumber manusia yang diperlukan untuk merancang dan melaksanakan kempen. jenis perbelanjaan kedua yang ditanggung oleh perancang kempen ialah kos keras kempen itu sendiri. 3.1 GARIS PANDUAN INVENTORI PEJABAT Perhatian untuk detail Menyimpan item betul Perancangan yang teliti Kemahiran matematik asas Mengira bajet untuk bekalan Bekalan Memilih dan vendor Pejabat Admin Tanggungjawab Bekalan Tracking dibeli dan digunakan Senarai item bekalan dan kuantiti di sisi Mengikuti pembelian dan bayaran prosedur Menyimpan inventori yang tepat memerlukan Inventori tepat menghalang pejabat daripada kehabisan bekalan yang diperlukan
NO. KOD FB-025-4:2012-C03/KP(1/2) Muka Surat: 5/23 4.1 SISTEM INVENTORI Sistem kawalan inventori ialah sistem yang merangkumi semua aspek pengurusan inventori syarikat; pembelian, penghantaran, penerimaan, pengesanan, pergudangan dan penyimpanan, perolehan dan penyusunan semula. Dalam firma yang berbeza, aktiviti yang dikaitkan dengan setiap kawasan ini mungkin tidak terkandung dalam subsistem yang berasingan, tetapi fungsi ini mesti dilaksanakan mengikut urutan untuk mempunyai sistem kawalan inventori yang dijalankan dengan baik. Sistem kawalan inventori berkomputer memungkinkan untuk mengintegrasikan pelbagai subsistem berfungsi yang merupakan sebahagian daripada pengurusan inventori ke dalam sistem kohesif tunggal. Dalam persekitaran perniagaan hari ini, walaupun perniagaan kecil dan sederhana telah bergantung pada sistem pengurusan inventori berkomputer. Sudah tentu, terdapat banyak kedai runcit kecil, pengilang dan perniagaan lain yang terus bergantung pada cara manual penjejakan inventori. Malah, bagi sesetengah perniagaan kecil, seperti kedai serbaneka, kedai kasut atau taska, pembelian sistem penjejakan inventori elektronik mungkin merupakan penggunaan sumber kewangan yang membazir. Tetapi bagi firma lain yang beroperasi dalam industri yang menampilkan perolehan volum tinggi bahan mentah dan/atau produk siap, sistem pengesanan berkomputer telah muncul sebagai komponen utama strategi perniagaan yang bertujuan untuk meningkatkan produktiviti dan mengekalkan daya saing. Selain itu, perkembangan terkini program komputer berkuasa yang mampu menangani pelbagai jenis keperluan penyimpanan rekod—termasuk pengurusan inventori—dalam satu sistem bersepadu juga telah menyumbang kepada peningkatan populariti pilihan kawalan inventori elektronik. Memandangkan perkembangan sedemikian, tidak hairanlah pakar perniagaan lazimnya menyebut pengurusan inventori sebagai elemen penting yang boleh mengeja perbezaan antara kejayaan dan kegagalan dalam dunia perniagaan yang sangat kompetitif hari ini. Menulis dalam Jurnal Pengurusan Pengeluaran dan Inventori, Godwin Udo menyifatkan teknologi telekomunikasi sebagai aset organisasi kritikal yang boleh
NO. KOD FB-025-4:2012-C03/KP(1/2) Muka Surat: 6/23 membantu syarikat merealisasikan keuntungan kompetitif yang penting dalam bidang pengurusan inventori. Beliau menyatakan bahawa syarikat yang menggunakan teknologi ini dengan baik jauh lebih bersedia untuk berjaya daripada mereka yang bergantung pada kaedah kawalan inventori yang lapuk atau sukar digunakan 2) ALIRAN KERJA PENGURUSAN INVENTORI 2.1 JENIS PENGURUSAN INVENTORI Pengurusan inventori adalah salah satu alat yang digunakan oleh pemilik perniagaan untuk menilai prestasi organisasi mereka. Dengan perisian yang betul, anda dapat mengesan tahap inventori setiap saat, dan memastikan anda berada di landasan yang betul untuk memperoleh keuntungan, dan kejayaan. Perniagaan kecil dan perusahaan besar sama-sama bergantung pada teknologi seperti ini. Walau bagaimanapun, semakin besar syarikat anda, semakin besar kemungkinan anda memerlukan perisian analisis yang sangat maju. Dengan teknologi pengurusan inventori, anda berhasrat untuk memastikan bahawa anda sentiasa mempunyai hak kuantiti dan kualiti produk yang tersedia untuk pelanggan anda. Dalam keadaan yang tepat, pengurusan inventori bahkan dapat mengurangkan kos membawa lebihan inventori di gudang anda, sambil memaksimumkan penjualan. Banyak penyelesaian perisian moden dilengkapi dengan strategi analitik ramalan yang terbina dalam. Ini bermaksud bahawa anda berpotensi merancang kenaikan atau pengurangan jumlah penjualan dari satu bulan ke bulan berikutnya. Perisian pengurusan inventori sangat berharga bagi syarikat dengan anggaran yang ketat. Anda boleh mengelakkan kehilangan penjualan di kedai batu bata dan mortar atau eCommerce kerana anda selalu
NO. KOD FB-025-4:2012-C03/KP(1/2) Muka Surat: 7/23 mempunyai kuantiti yang tepat. Pada masa yang sama, anda mengelakkan masalah seperti kerosakan atau menghabiskan terlalu banyak stok yang tidak dapat anda ubah. 2.2 TAGGING Tagging boleh dibuat kepada aset dengan merujuk kepada kategori. Tagging boleh mencipta oleh: Pelekat Marker Pen Menyembur 2.3 CODING Pendaftaran Aset mestilah lengkap dalam tempoh kurang dari 2 minggu selepas pembelian. Coding boleh mencipta dengan diikuti: A / B / C / D / E A - Lokasi B - Kategori Aset C - Jenis Aset D - Nombor Aset E - Tahun dibeli 3) SENARAI SEMAK, SISTEM DAN KAEDAH PENGURUSAN INVENTORI 3.1 SENARAI SEMAK Senarai semak adalah satu jenis dokumen yang membantu pekerjaan bermaklumat yang digunakan untuk mengurangkan kegagalan semasa menjalankan pemeriksaan stok inventori pejabat. Ia membantu untuk memastikan konsistensi dan kesempurnaan dalam menjalankan tugas. Satu contoh yang asas adalah “Senarai semak perlu dibuat”. Senarai semak yang baik akan menjadi jadual yang meletakkan tugas-tugas perlu dilakukan mengikut masa, hari atau faktor-faktor lain. Definisi senarai semak adalah bahan yang memungkinkan untuk merekodkan objektif yang dicapai dan tidak dalam proses tertentu
NO. KOD FB-025-4:2012-C03/KP(1/2) Muka Surat: 8/23 3.1.1 FUNGSI SENARAI SEMAK Terdapat dua fungsi senarai semak iaitu- Membantu pengguna untuk menjalankan tugas penyelenggaraan alat dengan lebih sistematik Dengan menggunakan senarai item dan tugas-tugas yang perlu dilakukan bagi mengurangkan kegagalan pada alat. 3.1.2 ANALISIS SENARAI SEMAK Bilangan item-item yang ditanda dalam senarai semak dikenal pasti dengan menggunakan dua cara. Cara yang biasa digunakan di sesebuah syarikat ialah- Secala langsung (Manual). Menggunakan perisian komputer. 3.1.3 INTERPRETASI DATA SENARAI SEMAK Interpretasi data senarai semak boleh dikatakan sebagai proses menanda kumpulan jenis data penelitian yang telah diubah. Di sisi lainnya, interprestasi data bisa ditakrifkan sebagai proses di mana data yang dianalisis, dilihat melalui bingkai yang dapat memberikan makna pada data tersebut dan memungkinkan kita untuk menarik makna kesimpulan yang relevan atau bermakna. Sehingga dalam hal ini, interprestasi data menjadi langkah yang muncul setelah analisis data dilakukan. 3.2 SISTEM DAN KAEDAH PENGURUSAN INVENTORI 4) STOK PAR DAN SUSUNAN EKONOMI KUANTITI(EOQ), JADUAL PESANAN, SUSUNAN DAN AKTIVITI PENGAMBILAN STOK Kuantiti Pesanan Ekonomi (EOQ) - formula standard yang digunakan untuk mencapai keseimbangan antara memegang terlalu banyak atau terlalu sedikit
NO. KOD FB-025-4:2012-C03/KP(1/2) Muka Surat: 9/23 stok. Ia adalah pengiraan yang agak rumit, jadi anda mungkin mendapati lebih mudah untuk menggunakan perisian kawalan stok. 4.1 STOK PAR DAN SUSUNAN EKONOMI KUANTITI (EOQ) TUJUAN STOK PAR DAN SUSUNAN EKONOMI KUANTITI (EOQ) 1. Dapat mengawal kos inventori. 2. Dapat menepati masa dan saiz tempahan. 3. Memastikan pengaliran kerja diselenggarakan dengan baik. 4. Dapat menyediakan perkhidmatan yang memuaskan pengguna. KAEDAH STOK PAR DAN SUSUNAN EKONOMI KUANTITI (EOQ) Kaedah pengurusan inventori yang bertujuan untuk meminimumkan kos pemegangan dan pemesanan dengan mengenalpasti kuantiti pesanan yang terbaik bagi sesebuah perniagaan. Model EOQ merupakan suatu teknik pengurusan inventori yang melibatkan empat jenis kos yang berikut : 1. Kos pembelian 2. Kos pemesanan 3. Kos penghabisan stok 4. Kos penyimpanan /pemegangan 4.2 JADUAL PESANAN a. KENALPASTI KEPERLUAN Untuk menyemak tahap stok dan volum jualan saham: Tentukan paras stok semasa dan nilai stok. Gunakan perisian perakaunan atau kawalan stok untuk menjejak item stok individu Lihat rekod jualan untuk mengetahui item mana yang penjual bagus dan mana yang bergerak perlahan – jangan lupa melihat arah aliran bermusim Menentukan item stok yang dijual menghasilkan margin kasar paling banyak. Dengan cara ini anda akan dapat menumpukan lebih tenaga pada jualan ini untuk keuntungan yang lebih baik. Margin kasar ialah
NO. KOD FB-025-4:2012-C03/KP(1/2) Muka Surat: 10/23 peratusan daripada jumlah hasil jualan yang anda hasilkan selepas mengurangkan kos langsung untuk mengeluarkan barangan anda Buat senarai barang stok yang lambat bergerak, lama dan lebihan dan bangunkan pelan tindakan untuk memindahkan stok ini dengan segera, walaupun ia didiskaun di bawah kos item atau didermakan kepada badan amal. Anda boleh menggunakan wang yang dibuat untuk membeli saham baru yang menjual. Jika anda menderma saham, jangan lupa untuk mengiklankan bahawa anda telah membuat sumbangan Kemas kini rekod stok anda dan pastikan manual dasar dan prosedur Kewangan anda termasuk dasar untuk menjejaki semua pergerakan stok. Ini akan membantu dengan menyusun semula stok hanya apabila diperlukan dan juga menyerlahkan sebarang kecurian atau penipuan yang mungkin berlaku. Kenal pasti stok yang anda sentiasa perlukan dan pastikan anda mempunyai bekalan yang mencukupi Mengetatkan proses pembelian saham. Mengetahui volum jualan setiap item stok akan membantu anda membeli jumlah yang betul Menyimpan rekod stok yang tepat. Padankan rekod ini dengan kiraan fizikal biasa – sekurang-kurangnya sekali setahun. Jika terdapat perbezaan yang besar antara rekod dan kiraan fizikal, lakukan kiraan dengan lebih kerap - dan sehingga anda mengetahui perkara yang menyebabkan perbezaan itu Berunding perjanjian dengan pembekal. Elakkan diskaun volum melainkan anda benar-benar menjual volum besar item tersebut. Cuba berunding diskaun untuk penyelesaian cepat (melainkan kedudukan tunai anda lemah) atau berunding untuk penghantaran yang lebih kecil dan lebih kerap daripada pembekal anda untuk melancarkan aliran tunai anda Jangan biarkan harga diskaun mendorong keputusan membeli saham anda. Beli saham anda boleh jual pada keuntungan dalam jangka masa yang munasabah.
NO. KOD FB-025-4:2012-C03/KP(1/2) Muka Surat: 11/23 b. PERMINTAAN (TUJUAN/PENGHANTARAN) Permintaan pembelian ialah permintaan yang dihantar kepada jabatan pembelian untuk mendapatkan barangan atau perkhidmatan. Ia berasal dan diluluskan oleh jabatan yang memerlukan barangan atau perkhidmatan. Lazimnya, ia mengandungi perihalan dan kuantiti barangan atau perkhidmatan yang hendak dibeli, pilihan dibuat, tarikh penghantaran yang diperlukan, nombor akaun dan jumlah wang yang dibenarkan oleh jabatan pembelian untuk dibelanjakan untuk barangan atau perkhidmatan tersebut. Selalunya, nama sumber bekalan yang dicadangkan juga disertakan. Permintaan pembelian dimiliki oleh jabatan asal dan tidak boleh diubah oleh jabatan pembelian tanpa mendapat kelulusan daripada jabatan asal. Perbezaan penting ini (cth. kawalan penting) tidak ditakrifkan dengan jelas dalam beberapa sistem perisian perolehan bersepadu yang lebih popular di pasaran hari ini. Pembelian dari sudut percukaian juga merupakan kos yang mengurangkan keuntungan yang mengurangkan liabiliti cukai, tanggungjawab terletak pada pemula untuk membuktikan kos yang ditanggung adalah untuk menjana pendapatan atau untuk meningkatkan perkhidmatan untuk mempromosikan jualan yang memenuhi objektif, manakala memastikan sumber yang berharga digunakan sebaiknya dan tidak dibazirkan demi kepentingan syarikat. Dalam sesetengah persekitaran perindustrian (cth. barisan pengeluaran), jabatan pembelian mungkin diberi tanggungjawab untuk meminta dan membeli barang. Ini benar terutamanya untuk pembelian bahan mentah di mana jabatan pembelian juga bertanggungjawab untuk pengurusan inventori. Permintaan pembelian bukanlah pesanan pembelian dan oleh itu tidak boleh digunakan untuk membeli barangan atau perkhidmatan atau
NO. KOD FB-025-4:2012-C03/KP(1/2) Muka Surat: 12/23 digunakan sebagai kebenaran untuk membayar invois daripada pembekal atau pembekal perkhidmatan. Gambar rajah 1: Surat Permintaan c. SEBUT HARGA Sebut harga pernyataan harga yg diberikan oleh pembekal kepada bakal pembeli untuk sesuatu barangan yang dipesan; menyebut harga menyatakan atau memberikan sebut harga bagi sesuatu barang atau perkhidmatan yang ditawarkan. Ia terdiri daripada syarat jualan, pembayaran dan jaminan, termasuk harga yang diputuskan untuk mengenakan bayaran untuk produk atau perkhidmatan, tarikh, masa dan tempat penghantaran, tempoh sah sebut harga. Sebut harga membantu pembeli mengetahui kos barangan atau perkhidmatan sebelum membuat pembelian. Untuk mendapatkan sebut
NO. KOD FB-025-4:2012-C03/KP(1/2) Muka Surat: 13/23 harga (iaitu harga untuk bahan yang diperlukan), secara umumnya, tender diapungkan oleh organisasi. d. CADANGAN Cadangan perniagaan ialah tawaran bertulis daripada penjual kepada bakal pembeli. Cadangan perniagaan selalunya merupakan langkah penting dalam proses jualan yang kompleks—iaitu, apabila pembeli mempertimbangkan lebih daripada harga dalam pembelian. Cadangan meletakkan keperluan pembeli dalam konteks yang memihak kepada penjual produk dan perkhidmatan, dan mendidik pembeli tentang keupayaan penjual dalam memenuhi keperluan mereka. Cadangan yang berjaya menghasilkan jualan, di mana kedua-dua pihak mendapat apa yang mereka inginkan, situasi menang-menang. Organisasi profesional yang menumpukan kepada kemajuan seni dan sains pembangunan cadangan ialah Persatuan Profesional Pengurusan Cadangan. e. KELULUSAN Surat yang disediakan oleh pemberi pinjaman menyatakan bahawa peminjam telah memenuhi syarat kelayakan untuk pinjaman. Surat kelulusan mungkin bersyarat pada pengesahan maklumat lanjut. f. PESANAN Borang pesanan ialah borang yang digunakan bagi mendapatkan barangan daripada pembekal. Agen belian perlu membuat keputusan mengenai sumber terbaik bagi keluaran yang dipesan oleh syarikat. Borang pesanan ini mesti mempunyai pra-nombor, bermakna nombor ini dicetak dalam susunan di atas boring. Dengan menggunakan boring pranombor ini semua tempahan dapat dikira berdasarkan jenis perniagaan syarikat. Terdapat dua kaedah penyediaan borang pesanan iaitu sama ada secara manual ataupun secara komputer.
NO. KOD FB-025-4:2012-C03/KP(1/2) Muka Surat: 14/23 Penyediaan Secara Manual Sekiranya anda bekerja dengan sistem tanpa komputer, tugas anda memerlukan beberapa langkah seperti berikut:- i. Memastikan ketepatan nama dan alamat pembekal, jika tidak pasti rujuk resit belian ii. Kenal pasti perincian setiap barang yang dipesan iii. Jumlah semua harga keseluruhan iv. Sediakan beberapa salinan. Salinan-salinan ini diperlukan untuk: Jabatan dimana borang itu diserahkan Jabatan perakaunan dimana pembayaran dibuat Jabatan penerimaan di mana penghantaran dibuat Jabatan belian dimana urusan rekod disempurnakan. Pembekal iaitu daripada siapa barang itu hendak dibeli Penyediaan Borang Berkomputer Komputer juga membantu menyediakan borang belian. Sesetengah syarikat menggunakan sistem tertentu bagi memproses semua borang pesanan. Dengan sistem-sistem yang sedia ada maka:- i. Tugas menyediakan maklumat pada borang memerlukan data berpusat dimana borang sebenar belian dikeluarkan ii. Beberapa salinan setiap pesanan akan dipulangkan kepada anda. iii. Kemudian seterusnya sahkan ketepatan setiap pesanan belian dan edarkan baki salinan kepada jabatan-jabatan terbabit. g. INVOIS Invois, bil atau tab ialah dokumen komersial yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli, yang berkaitan dengan transaksi jualan dan menunjukkan produk, kuantiti dan harga yang dipersetujui untuk produk atau perkhidmatan yang telah diberikan oleh penjual kepada pembeli. Invois hanya boleh dikeluarkan oleh entiti sah. Terma pembayaran biasanya dinyatakan pada invois. Ini mungkin menentukan bahawa pembeli mempunyai bilangan hari maksimum untuk membayar, dan kadangkala ditawarkan diskaun jika dibayar sebelum
NO. KOD FB-025-4:2012-C03/KP(1/2) Muka Surat: 15/23 tarikh tamat tempoh. Pembeli mungkin sudah membayar untuk produk atau perkhidmatan yang disenaraikan pada invois. Dalam industri penyewaan, invois mesti menyertakan rujukan khusus kepada tempoh masa dibilkan, jadi sebagai tambahan kepada kuantiti, harga dan diskaun, jumlah invois juga berdasarkan tempoh. Secara amnya setiap baris invois sewaan akan merujuk kepada waktu sebenar, hari, minggu, bulan, dll., yang dibilkan. Dari sudut pandangan penjual, invois ialah invois jualan. Dari sudut pandangan pembeli, invois ialah invois pembelian. Dokumen menunjukkan pembeli dan penjual, tetapi istilah invois menunjukkan wang terhutang atau terhutang. Gambar rajah 2: Invois h. PEMBAYARAN Pembayaran ialah pemindahan item yang bernilai daripada satu pihak (seperti seseorang atau syarikat) kepada pihak lain sebagai pertukaran untuk penyediaan barangan, perkhidmatan atau kedua-duanya, atau untuk memenuhi kewajipan undang-undang.
NO. KOD FB-025-4:2012-C03/KP(1/2) Muka Surat: 16/23 Bentuk pembayaran yang paling mudah dan tertua ialah tukar barang, pertukaran satu barang atau perkhidmatan dengan yang lain. Dalam dunia moden, cara pembayaran biasa oleh individu termasuk wang, cek, debit, kredit atau pindahan bank, dan dalam perdagangan, pembayaran sedemikian sering didahului dengan invois atau menghasilkan resit. Walau bagaimanapun, tiada had sewenang-wenangnya pada bentuk pembayaran yang boleh diambil dan oleh itu dalam urus niaga yang kompleks antara perniagaan, pembayaran mungkin dalam bentuk stok atau pengaturan lain yang lebih rumit. Dalam undang-undang, pembayar adalah pihak yang membuat pembayaran manakala penerima adalah pihak yang menerima pembayaran. i. RESIT Resit ialah pengakuan bertulis bahawa artikel atau bayaran tertentu telah diterima. Resit merekodkan penjualan barang atau penyediaan perkhidmatan. Jika penerima bayaran dikehendaki mengutip cukai daripada pelanggan, jumlah yang dikutip juga akan disertakan pada resit dan jumlah itu akan dianggap telah dikutip bagi pihak pihak berkuasa cukai kerajaan yang berkaitan. Di kebanyakan negara peruncit dikehendaki memasukkan cukai dan jumlah yang serupa dalam harga barang yang dijual. Begitu juga, jumlah boleh ditolak daripada jumlah yang perlu dibayar, seperti dalam kes cukai pegangan gaji. Sebaliknya, petua atau ganjaran lain yang diberikan oleh pelanggan, contohnya di restoran, tidak akan menjadi sebahagian daripada jumlah pembayaran. Di sesetengah negara, perniagaan adalah wajib untuk memberikan resit kepada pelanggan yang mengesahkan butiran transaksi. Dalam kebanyakan kes, penerima wang menyediakan resit, tetapi dalam beberapa kes resit dijana oleh pembayar, seperti dalam kes barang yang dikembalikan ke kedai untuk bayaran balik. Resit tidak sama dengan invois.
NO. KOD FB-025-4:2012-C03/KP(1/2) Muka Surat: 17/23 Walau bagaimanapun, biasanya tiada borang yang ditetapkan untuk resit, seperti keperluan bahawa ia dijana oleh mesin. Banyak terminal tempat jualan atau daftar tunai menghasilkan resit secara automatik. Resit juga boleh dijana oleh sistem perakaunan, dihasilkan secara manual atau dijana secara elektronik, contohnya jika tiada transaksi bersemuka. Untuk mengurangkan kos penghantaran dan pemprosesan, banyak perniagaan tidak menghantar resit kepada pelanggan, melainkan diminta atau dikehendaki secara khusus oleh undang-undang; ada yang menghantarnya secara elektronik. Orang lain, untuk mengurangkan masa dan kertas, boleh mengendors invois, akaun atau penyata sebagai "Dibayar". Gambar rajah 3: Resit 4.3 SUSUNAN PENYIMPANAN 4.3.1 SUSUNAN PENYIMPANAN a. Pertama masuk Pertama keluar (FIFO) Masuk Pertama, Keluar Pertama, biasanya dikenali sebagai FIFO, ialah kaedah pengurusan aset dan penilaian di mana
NO. KOD FB-025-4:2012-C03/KP(1/2) Muka Surat: 18/23 aset yang dikeluarkan atau diperoleh dahulu dijual, digunakan atau dilupuskan dahulu. Untuk tujuan cukai, FIFO menganggap bahawa aset dengan kos tertua dimasukkan ke dalam kos barang dijual (COGS) penyata pendapatan. Aset inventori yang selebihnya dipadankan dengan aset yang paling baru dibeli atau dihasilkan. KELEBIHAN DAN KEKURANGAN FIFO Banyak perniagaan memilih kaedah FIFO kerana ia mudah difahami dan dilaksanakan. Ini bermakna penyata adalah lebih telus, dan lebih sukar untuk memanipulasi akaun berasaskan FIFO untuk memperindah kewangan syarikat. Atas sebab ini, FIFO diperlukan dalam beberapa bidang kuasa di bawah Piawaian Pelaporan Kewangan Antarabangsa, dan ia juga standard dalam banyak bidang kuasa lain. Selain itu, kaedah ini juga mengikut aliran semula jadi inventori: kebanyakan perniagaan lebih suka menjual produk tertua mereka terlebih dahulu, kerana mengetahui bahawa produk ini berkemungkinan besar kehilangan nilai disebabkan penyimpanan jangka panjang. Ini juga bermakna bahawa akaun syarikat akan lebih mencerminkan nilai inventori semasa memandangkan produk yang tidak terjual juga adalah yang terbaru. Walau bagaimanapun, terdapat beberapa kelemahan. Kaedah FIFO boleh menyebabkan cukai pendapatan yang lebih tinggi untuk syarikat, kerana terdapat jurang yang lebih luas antara kos dan hasil. Ini juga boleh menyebabkan keuntungan syarikat terlalu tinggi.
NO. KOD FB-025-4:2012-C03/KP(1/2) Muka Surat: 19/23 KELEBIHAN KEKURANGAN Lebih mudah difahami dan dilaksanakan. Boleh melebih-lebihkan keuntungan syarikat, kerana jurang antara kos dan hasil. Mengikut aliran semula jadi inventori. Syarikat mungkin akan mendapat cukai pendapatan yang lebih tinggi. Mencerminkan nilai semasa inventori lebih baik daripada kaedah LIFO. Mungkin tidak benar-benar mencerminkan aliran inventori, Diperlukan dalam beberapa bidang terutamanya untuk industri inovatif kuasa. b. Masuk terakhir Pertama keluar (LIFO) Masuk terakhir, keluar dahulu (LIFO) ialah kaedah yang digunakan untuk mengakaunkan inventori yang merekodkan item yang paling baru dikeluarkan sebagai dijual dahulu. Di bawah LIFO, kos produk terbaharu yang dibeli (atau dihasilkan) adalah yang pertama dibelanjakan sebagai kos barang dijual (COGS), yang bermaksud kos produk lama yang lebih rendah akan dilaporkan sebagai inventori. Dua kaedah alternatif bagi kos inventori termasuk masuk pertama, keluar dahulu (FIFO), di mana item inventori tertua direkodkan sebagai dijual dahulu, dan kaedah kos purata, yang mengambil purata wajaran semua unit yang tersedia untuk dijual dalam tempoh perakaunan dan kemudian menggunakan kos purata itu untuk menentukan COGS dan inventori tamat Masuk terakhir, keluar dahulu (LIFO) hanya digunakan di Amerika Syarikat di mana ketiga-tiga kaedah kos inventori boleh digunakan di bawah prinsip perakaunan yang diterima umum (GAAP). Piawaian Pelaporan Kewangan Antarabangsa (IFRS) melarang penggunaan kaedah LIFO.
NO. KOD FB-025-4:2012-C03/KP(1/2) Muka Surat: 20/23 Syarikat yang menggunakan penilaian inventori LIFO biasanya mereka yang mempunyai inventori yang agak besar, seperti peruncit atau pengedar kereta, yang boleh mengambil kesempatan daripada cukai yang lebih rendah (apabila harga meningkat) dan aliran tunai yang lebih tinggi. Banyak syarikat A.S. lebih suka menggunakan FIFO, kerana jika firma menggunakan penilaian LIFO apabila ia memfailkan cukai, ia juga mesti menggunakan LIFO apabila ia melaporkan keputusan kewangan kepada pemegang saham, yang menurunkan pendapatan bersih dan, akhirnya, pendapatan sesaham. 4.4 AKTIVITI PENGAMBILAN STOK a. Stok kad Kad stok ialah poskad generik dengan ruang kosong yang ditinggalkan padanya untuk cetakan masa hadapan. Penambahan teks boleh dilakukan dengan pelat kerja kecil atau penekan tangan mudah, yang tidak memerlukan larian penekan yang besar Gambar rajah 4: Stok kad
NO. KOD FB-025-4:2012-C03/KP(1/2) Muka Surat: 21/23 b. Penanda (pergerakan lokasi) Beberapa kaedah untuk mengawal stok, semuanya direka untuk menyediakan sistem yang cekap untuk menentukan apa, bila dan berapa banyak untuk dipesan. Anda boleh memilih satu kaedah atau campuran dua atau lebih jika anda mempunyai pelbagai jenis stok. Untuk maklumat lanjut, lihat halaman dalam panduan ini tentang jenis stok. Tahap stok minimum - anda mengenal pasti tahap stok minimum, dan memesan semula apabila stok mencapai tahap itu. Ini dikenali sebagai Tahap Pesanan Semula. Semakan stok - anda mempunyai semakan biasa stok. Pada setiap semakan anda membuat pesanan untuk mengembalikan stok ke tahap yang telah ditetapkan. Just In Time (JIT) - ini bertujuan untuk mengurangkan kos dengan memotong stok ke tahap minimum - lihat panduan kami tentang cara mengelakkan masalah overtrading. Item dihantar apabila ia diperlukan dan digunakan dengan segera. Terdapat risiko kehabisan stok, jadi anda perlu yakin bahawa pembekal anda boleh menghantar mengikut permintaan. Kaedah ini boleh digunakan bersama proses lain untuk memperhalusi sistem kawalan stok. Sebagai contoh: Pesan semula masa utama - membenarkan masa antara membuat pesanan dan menerimanya. Kuantiti Pesanan Ekonomi (EOQ) - formula standard yang digunakan untuk mencapai keseimbangan antara memegang terlalu banyak atau terlalu sedikit stok. Ia adalah pengiraan yang agak rumit, jadi anda mungkin mendapati lebih mudah untuk menggunakan perisian kawalan stok. Kawalan kelompok - mengurus pengeluaran barang secara berkelompok. Anda perlu memastikan bahawa anda mempunyai bilangan komponen yang betul untuk
NO. KOD FB-025-4:2012-C03/KP(1/2) Muka Surat: 22/23 menampung keperluan anda sehingga kumpulan seterusnya. Jika keperluan anda boleh diramal, anda boleh memesan kuantiti stok tetap setiap kali anda membuat pesanan, atau memesan pada selang masa yang tetap - katakan setiap minggu atau bulan. Sebenarnya, anda membuat pesanan tetap, jadi anda perlu memastikan kuantiti dan harga dalam semakan. Masuk dahulu, keluar dahulu - sistem untuk memastikan stok mudah rosak digunakan dengan cekap supaya tidak rosak. Stok dikenal pasti mengikut tarikh diterima dan meneruskan setiap peringkat pengeluaran dalam susunan yang ketat. c. Kekerapan Kekerapan ialah bilangan kejadian peristiwa berulang setiap unit masa. Ia juga dirujuk sebagai kekerapan temporal, yang menekankan kontras frekuensi tospatial dan frekuensi sudut. Tempoh ialah tempoh satu kitaran dalam peristiwa berulang, jadi tempoh itu adalah timbal balik kekerapan. Contohnya, jika jantung bayi yang baru lahir berdegup pada kekerapan 120 kali seminit, tempohnya – selang antara degupan – ialah setengah saat (60 saat (iaitu seminit) dibahagikan dengan 120 denyutan). Dalam sesetengah bidang, terutamanya di mana analisis domain frekuensi digunakan, konsep kekerapan digunakan hanya untuk fenomena sinusoidal, kerana dalam sistem linear, fenomena berkala yang lebih kompleks dan tiada fenomena berkala paling mudah dianalisis dari segi jumlah sinusoid dengan frekuensi yang berbeza.
NO. KOD FB-025-4:2012-C03/KP(1/2) Muka Surat: 23/23 SOALAN: 1. Apakah kelebihan FIFO __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ 2. Apakah maksud kelulusan? __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ RUJUKAN: 1. www.google.com : http/office inventory 2. http://www.ehow.com/how_6138024_set-management-system-ms-office.html 3. http://www.ezofficeinventory.com/tour
KOD DAN NAMA PROGRAM FB-025-4:2012 - ADMINISTRATIVE MANAGEMENT TAHAP L4 KOD PROGRAM, KOD DAN TAJUK UNIT KOMPETENSI FB-025-4 : 2012 - C03 : OFFICE INVENTORY MANAGEMENT NOMBOR AKTIVITI KERJA DAN PENYATAAN 1. IDENTIFY OFFICE INVENTORY MANAGEMENT REQUIREMENTS. 2. PLAN OFFICE INVENTORY MANAGEMENT. 3. PERFORM INVENTORY MANAGEMENT. 4. REPORT OFFICE INVENTORY MANAGEMENT. NO. KOD FB-025-4:2012-C03/KP(2/2) Muka Surat: 1/ TAJUK PELAKSANAAN AKTIVITI PENGURUSAN INVENTORI PEJABAT TUJUAN Kertas Penerangan ini menerangkan kepada pelatih berkenaan pengambilan stok, prestasi sebenar kiraan stok, penyediaan sebenar mengambil stok, kecekapan daripada penyelarasan, penilaian ke atas pemeriksaan fizikal, format laporan inventori dan prosedur laporan. KOLEJ BREYER KL (L02020) 8TH & 9TH FLOOR, WISMA HAVELA THARKADAS, NO1, JALAN TIONG NAM ( OFF JALAN RAJA LAUT ), 50350 KUALA LUMPUR KERTAS PENERANGAN
NO. KOD FB-025-4:2012-C03/KP(2/2) Muka Surat: 2/18 PENERANGAN: 1) PENGAMBILAN STOK Pengambilan stok (atau pengiraan stok) ialah apabila anda menyemak dan merekodkan semua inventori yang ada pada perniagaan anda secara manual. Ia merupakan bahagian penting dalam kawalan inventori anda, tetapi juga akan menjejaskan pembelian, pengeluaran dan jualan anda. Sama seperti mana-mana aspek inventori, proses pengambilan stok akan sangat berbeza dari syarikat ke syarikat. Walaupun namanya, pengambilan stok adalah lebih daripada sekadar pengurusan stok. Sebarang inventori yang diperlukan oleh perniagaan anda hendaklah disertakan. Jika anda seorang pengilang, sebagai contoh, maka anda perlu merekodkan produk yang anda gunakan untuk membuat barangan siap anda — kerana kehabisan ini akan sama buruknya dengan kehabisan stok. 1.1 KAEDAH/PENYELARASAN Berikut adalah lima kaedah/penyelarasan pengambilan stok yang boleh anda gunakan dalam perniagaan anda. 1. Pengambilan Stok Mingguan Pengambilan stok mingguan adalah satu lagi kaedah pengambilan stok untuk mendapatkan keputusan yang tepat. Prosedur ini dijalankan setiap minggu untuk mengenal pasti sebarang masalah dengan produk perniagaan dan menyelesaikan sebarang masalah dengan segera. Pengambilan stok mingguan menjadi lebih berkuasa apabila digunakan dalam kombinasi dengan semakan talian. Prosedur sedemikian akan memberikan hasil yang lebih tepat kepada perniagaan anda berbanding kaedah pengambilan stok yang lain.
NO. KOD FB-025-4:2012-C03/KP(2/2) Muka Surat: 3/18 2. Pengambilan Stok Bulanan Pengambilan stok bulanan lebih sesuai untuk perniagaan yang mempunyai rekod prestasi yang baik bagi tahap pembaziran yang boleh diterima. Jenis pengambilan stok ini akan memberikan perniagaan anda gambaran yang lebih umum tentang prestasi produk anda. Pengambilan stok bulanan sesuai untuk perniagaan kecil 3. Pengambilan Stok Tahunan Pengambilan stok tahunan dilakukan semasa menyediakan penyata untung dan rugi perniagaan. Adalah berguna untuk menentukan keuntungan yang diperoleh sepanjang tahun untuk perniagaan anda. Pengambilan stok tahunan akan memberitahu anda sama ada anda mempunyai pengurusan yang cekap bagi stok anda. Jika anda mendapati keputusannya tidak memuaskan, anda mungkin perlu mempertimbangkan untuk menukar kaedah pengurusan stok anda atau menangani sebarang isu lain yang berkaitan dengan prosedur. Pengambilan stok tahunan membolehkan anda memantau stok perniagaan anda dan mengurangkan kerugian dalam proses tersebut. Ia juga meningkatkan keuntungan kasar perniagaan anda. Itulah sebabnya anda perlu melaksanakan kaedah pengiraan stok tahunan yang berkesan untuk perniagaan anda. 4. Pemeriksaan Talian Jika anda menemui masalah dengan produk tertentu semasa pengambilan stok harian, mingguan atau bulanan, semakan talian akan membantu untuk mengukur tahap stok produk tertentu untuk menyelesaikan masalah tersebut. Anda boleh melakukan semakan talian sebelum atau selepas waktu perniagaan untuk satu produk atau kumpulan produk. Semakan talian akan membantu meningkatkan tahap stok perniagaan anda dari semasa ke semasa.
NO. KOD FB-025-4:2012-C03/KP(2/2) Muka Surat: 4/18 Mengetahui tahap stok anda akan membolehkan anda merancang dengan yakin dan memaksimumkan keuntungan dalam proses tersebut. 5. PENAMATAN PENILAIAN PINJAMAN ATAU PENGAMBILAN STOK Jenis pengambilan stok ini berlaku apabila anda memutuskan untuk menjual perniagaan anda. Pengambilan stok dilakukan oleh juruaudit luar untuk menentukan tahap stok perniagaan anda serta wang yang terpakai antara kedua-dua pihak. 2) PRESTASI SEBENAR KIRAAN STOK Pengiraan dan pemeriksaan stok dan inventori adalah salah satu teknik kawalan stok yang terbukti berkesan untuk memastikan rekod anda tepat dan betul, mengesan kesilapan,kesilapan stok secara fizikal dan penyusutan nilai dihujung tahun perakaunan. Pelajari dan fahami teknik pengiraan stok dan penilaian stok yang sistematik dan berkesan yang sesuai dipraktikkan di dalam perniagaan anda. Antara objektif-objektifnya ialah: Menggunakan pendekatan sistematik untuk menjalankan pengiraan dan penilaian stok Memahami terma stok dan inventori dari perspektif operasi, pengurusan & kewangan Mengawal dan meminimumkan pelbagai kemungkinan kesalahan dalam pengiraan stok dan penilaian Menentukan nilai stok & inventori di tangan melalui pelbagai kaedah penilaian dan memperkenalkan perubahan untuk meningkatkan kecekapan stok 3) PENYEDIAAN SEBENAR MENGAMBIL STOK Varians Pengambilan Stok Oleh kerana ini akan menjadi pengambilan saham kedua, laporan varians adalah langkah tambahan yang tidak dilakukan dalam pengambilan saham pertama. Laporan varians memaparkan pergerakan stok antara pengambilan stok dan yang paling penting sebarang varians yang telah berlaku.
NO. KOD FB-025-4:2012-C03/KP(2/2) Muka Surat: 5/18 Definisi Laporan Varians Pembukaan – Angka saham pembukaan untuk pengambilan stok ini yang juga merupakan angka yang dikira dalam pengambilan stok sebelumnya. Masuk - Jumlah pembelian stok yang diterima daripada Kemasukan Invois Pembekal Hapus Kira – Item yang telah dihapus kira melalui fungsi hapus kira POS pasangan Menu Pemindahan – Stok dipindahkan dari satu lokasi ke lokasi lain melalui fungsi Kemasukan Pemindahan Stok atau Pembuatan. Jualan – Apabila item dijual di terminal POS, stok dikurangkan menggunakan Kuantiti Pengurangan Stok dalam Editor Menu dan melaporkan dalam lajur ini. Di Tangan – Jumlah di tangan yang direkodkan oleh Sistem Menumate Dikira – Angka yang telah dikira semasa pengambilan stok kedua. Varians – Ini ialah lajur yang menjadi tumpuan utama dalam laporan varians. Matlamatnya adalah untuk mempunyai sedikit varians yang mungkin. U/Kos – Kos bagi Item stok Kos – Kos varians dalam stok
NO. KOD FB-025-4:2012-C03/KP(2/2) Muka Surat: 6/18 Pelan tindakan adalah alat dalam perancangan sosial. Ia adalah strategi organisasi untuk mengenal pasti langkah-langkah yang perlu ke arah matlamat. Ia mempertimbangkan butiran, boleh membantu mengehadkan tetapan untuk organisasi dan cekap kerana ia menjimatkan sumber melalui percubaan dan kesilapan. Pelan tindakan bertulis juga berfungsi sebagai tanda kebertanggungjawaban organisasi. Membuat pelan tindakan Satu kumpulan perlu diadakan yang harus merangkumi pihak berkepentingan yang berminat atau terjejas oleh tindakan itu jika perlu. Kumpulan itu perlu menentukan tindakan yang perlu dilakukan, siapa yang akan melaksanakannya dan bila, dan berapa lama tindakan ini harus berlaku. Sumber kewangan dan manusia yang diperlukan hendaklah dianggarkan. Melaksanakan pelan tindakan Mike Desjardins telah mencadangkan perkara berikut Pemilikan: seorang mesti bertanggungjawab dan bertanggungjawab untuk mengesan kemajuan, memastikan pasukan dimaklumkan, memastikan langkah tindakan tepat pada masanya berlaku dan melaraskan tindakan. Langkah tindakan hendaklah jelas dan boleh diambil tindakan berbanding idea atau pemikiran yang tidak jelas. Tanggungjawab: setiap langkah tindakan perlu mempunyai seorang yang bertanggungjawab. Sokongan: Untuk setiap langkah tindakan, tentukan siapa yang akan menyokong orang yang bertanggungjawab. Ini boleh berbilang orang. Perkara utama ialah mereka tidak bertanggungjawab untuk tindakan atau hasil. Dimaklumkan: memastikan orang yang betul dalam gelung komunikasi untuk setiap tindakan adalah sangat penting. Orang penting mungkin perlu memahami keadaan kemajuan di sekitar tindakan anda untuk melihat cara tindakan tersebut mempengaruhi tindakan dan objektif lain.
NO. KOD FB-025-4:2012-C03/KP(2/2) Muka Surat: 7/18 Metrik dan belanjawan: setiap langkah tindakan mesti mempunyai metrik yang memberitahu kami bahawa tindakan itu telah selesai. Contohnya, jika anda perlu meninjau pelanggan anda dan tidak mempunyai sumber dalaman untuk menjalankan tinjauan atau ingin melindungi kerahsiaan, menggunakan sumber luar akan memerlukan wang yang mungkin tidak disertakan dalam belanjawan operasi semasa anda. Tarikh pencapaian: tarikh langkah tindakan perlu dimulakan Tarikh siap 4) KECEKAPAN DARIPADA PENYELARASAN Pelarasan Inventori adalah ciri yang membolehkan anda menambah atau menolak inventori secara manual dari gudang. Ciri ini biasanya digunakan untuk pemeriksaan rutin untuk menggambarkan pengecutan dan kecacatan, dan bandingkan inventori dijangka untuk inventori sebenar, pelarasan untuk perbezaan. Pemindahan Inventori adalah ciri yang membolehkan anda memindahkan inventori dari gudang sumber ke gudang destinasi. Contoh yang paling biasa ini ialah memindahkan inventori daripada gudang kepada trak juruteknik. Pesanan pembelian Pesanan pembelian (PO) digunakan untuk memesan produk kepada gudang atau secara langsung kepada pesanan kerja untuk melengkapkan kerja di tapak. Proses pesanan pembelian termasuk: 1) Meminta produk daripada vendor dengan membuat Pesanan Pembelian dan menambah Produk PesananPembelian. 2) Menunggu kelulusan. 3) Penerimaan produk secara mendokumentasikan dengan mencipta resit PO dan resit PO. Ini akan menambah produk yang diterima ke inventori gudang atau sebagai produk pesanan kerja.
NO. KOD FB-025-4:2012-C03/KP(2/2) Muka Surat: 8/18 Mengembalikan Kadangkala organisasi sama yang memasang bahagian dan peralatan di lokasi pelanggan perlu memproses pengembalian produk atau aset pelanggan tersebut. Contoh lazim untuk sebab pemulangan mungkin dimulakan termasuk: Bahagian atau peralatan rosak Pelanggan tidak berpuas hati Pembaikan diperlukan dan pembaikan tidak akan berlaku di lokasi, tetapi di lokasi penyedia perkhidmatan atau pengeluar Peralatan berada di lokasi pelanggan sebagai sebahagian daripada pajakan yang berakhir dan tidak akan diperbaharui Field Service menyokong tiga pengembalian luar kotak: Pengembalian ke gudang Pengembalian vendor Perubahan pemilikan peralatan Terdapat tiga langkah apabila mengeluarkan pulangan: 1. Cipta pengesahan barangan yang dikembalikan (RMA): Semua pulangan produk dimulakan dengan RMA RMA menunjuk produk yang akan dikembalikan, serta semua maklumat penting lain, seperti penetapan harga. Ia juga menentukan tindakan pemprosesan iaitu jenis pengembalian. 2. Cipta resit RMA: pulangan itu tidak dimuktamadkan sehingga resit RMA dicipta. Penerimaan RMA mengesahkan bahawa produk dan kuantiti yang betul telah diterima serta tarikh dan orang yang mengendalikan penerimaan. 3. Inventori dan pelarasan aset pelanggan dilaksanakan: ini dilakukan secara automatik di latar belakang. Ciri lain yang penting ialah RMA termasuk keupayaan untuk mengeluarkan kredit kepada pelanggan yang memulakan pulangan dan keupayaan untuk menjejaki pulangan sebagai sebahagian daripada sejarah Perkhidmatan aset pelanggan.
NO. KOD FB-025-4:2012-C03/KP(2/2) Muka Surat: 9/18 5) PENILAIAN KE ATAS PEMERIKSAAN FIZIKAL Pemeriksaan aset dilakukan ke atas :- (a) Fizikal (b) Rekod (c) Penempatan. Tujuan pemeriksaan adalah untuk :- (a) Mengetahui keadaan dan prestasinya; (b) Memastikan setiap aset mempunyai daftar/rekod yang lengkap, tepat dan kemaskini; dan (c) Memastikan setiap aset berada di lokasi sama seperti yang tercatat dalam daftar. Ketua PTJ hendaklah melantik sekurang-kurangnya dua (2) orang Pegawai Pemeriksa yang tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan aset untuk membuat pemeriksaan ke atas harta modal dan inventori. Pemeriksaan hendaklah dilaksanakan sekurang-kurangnya 2 tahun sekali. Pegawai Pemeriksa hendaklah mengemukakan Laporan Pemeriksaan Harta Modal KEW.PA-10 dan Laporan Pemeriksaan Inventori KEW.PA-11 kepada Ketua Jabatan. Ketua Jabatan hendaklah mengemukakan KEW.PA-10 dan KEW.PA-11 bersama-sama dengan Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal Inventori KEW.PA-12 kepada Unit Pengurusan Harta. Ketua Jabatan hendaklah melakukan sendiri pemeriksaan mengejut dari semasa ke semasa bagi memastikan peraturan ini dipatuhi. 6) LAPORAN INVENTORI Setelah pemeriksaan dibuat laporan hasil pemeriksaan tersebut perlulah dihantar kepada pihak atasan. Borang yang terlibat untuk disediakan sebagai rujukan untuk
NO. KOD FB-025-4:2012-C03/KP(2/2) Muka Surat: 10/18 membuat laporan ialah seperti boring pemeriksaan fizikal asset boring bulanan invetori, borang daftar aset. Dengan merujuk borang-borang berkenaan laporan berkaitan dengan asset atau inventori akan dapat ditentukan sam aada: Aset perlu di daftarkan semula (pindahan aset), Aset perlu diselenggara Aset perlu dilupuskan Menyediakan Laporan kehilangan Menyediakan Laporan verifikasi inventori akibat kehilangan atau kerosakan inventori. Laporan Pemeriksaan Inventori Pejabat Pemeriksaan keatas inventori akan dilihat berdasarkan kad daftar aset, laporan bulanan asset dengan fizikal. Pemeriksaan ke atas inventori hendaklah menunjukkan bilangan dan lokasi adalah sama. Jika terdapat perbezaan maka laporan verifikasi perlu disediakan. Laporan kepenggunaan inventori juga disediakan untuk menunjukkan inventori mana yang banyak digunakan untuk satu tahun. Mengemaskini rekod inventori pejabat Jika terdapat sebarang perbezaan di antara laporan bulanan/kad daftar inventori dengan fizikal barangan maka perlu ada pembetulan pada buku rekod inventori. Kemaskini dan pembetulan perlu dibuat untuk mengelakkan kekeliruan dan mengelakkan kesilapan mengira untuk tempoh yang lama. TEKNIK PENULISAN LAPORAN Laporan boleh ditakrifkan sebagai dokumen di mana masalah tertentu diperiksa untuk tujuan menyampaikan maklumat, melaporkan penemuan, mengemukakan idea dan, kadangkala, membuat cadangan. Penulisan laporan ialah satu bentuk komunikasi bertulis yang khusus. Oleh itu, banyak peraturan yang mesti dipatuhi semasa menulis laporan, sama terpakai untuk komunikasi bertulis secara umum.
NO. KOD FB-025-4:2012-C03/KP(2/2) Muka Surat: 11/18 Terdapat tiga Peraturan Kardinal Penulisan Laporan:- Ketepatan Ringkas Kejelasan Kaedah empat peringkat dalam penulisan laporan Peringkat I : Penyediaan laporan Peringkat II : Susunan laporan Peringkat III: Penulisan Laporan Peringkat IV: Semakan Laporan Peringkat I : Penyediaan laporan 1. Tujuan Anda a) Ketahui dengan tepat apa yang telah diminta untuk anda lakukan. Dalam kata lain; cuba dapatkan "Terma Rujukan" ringkas. b) Tetapkan dengan jelas dalam fikiran anda subjek, skop dan tujuan laporan anda. Tujuan umumnya adalah gabungan beberapa atau semua perkara berikut:- Untuk memberi maklumat, sama ada umum atau terperinci Untuk melaporkan penemuan Untuk mengemukakan idea Untuk mengesyorkan tindakan. 2. Pembaca Anda Tanya diri anda:- a) Apakah yang ingin diketahui oleh pembaca saya? b) Apakah yang dia sudah tahu? c) Bagaimanakah saya boleh mencantumkan pengetahuan baharu kepada pengetahuan sedia ada? d) Apakah jenis istilah yang akan dia fahami? e) Bagaimanakah dia akan menggunakan laporan saya? Ingat bahawa anda perlu memenuhi keperluan pembaca tertentu. Adakah pandangannya (atau mereka) eksekutif, pentadbiran, teknikal atau praktikal?
NO. KOD FB-025-4:2012-C03/KP(2/2) Muka Surat: 12/18 3. Bahan Anda a) Kumpul fakta dan idea tentang subjek anda melalui eksperimen, pemerhatian, pembacaan, perbualan, temu bual dan lain lain. Ini mungkin tugas yang lebih besar daripada penulisan laporan sebenar. b) Semak fakta untuk ketepatan. Peringkat 2 : Susunan laporan Pematuhan sepuluh perkara berikut akan membantu anda untuk membina ringkas, logik dan laporan yang disusun dengan baik:- 1. Tulis tujuan anda dalam satu ayat ringkas. Ini akan menguji pemahaman anda tentang tugas anda dan menghalang anda daripada menyertakan mata yang tidak perlu. Kemudian pilih tajuk yang menjadikan tujuan anda jelas. 2. Pertimbangkan Fakta dan Idea yang anda kumpulkan. Tolak mana-mana yang apabila difikirkan dua kali tidak membantu atau tidak diperlukan untuk tujuan anda. Tambah nota lain yang kini kelihatan penting atau diingini. 3. Semak mana-mana bahagian utama secara kritis, dan semak semula jika perlu. Jika anda tidak dapat membuat pengelompokan lebih awal, pertimbangkan sekarang apakah bahagian utama yang sepatutnya jadilah. Pilih tajuk bahagian untuk setiap bahagian utama. 4. Tentukan susunan di mana anda akan membentangkan bahagian utama. Mereka akan membentuk bahagian laporan anda. Nomborkan tajuk bahagian anda supaya boleh mudah dirujuk dalam sebarang perbincangan laporan anda.
NO. KOD FB-025-4:2012-C03/KP(2/2) Muka Surat: 13/18 5. Dalam setiap bahagian, susun maerial anda dalam susunan yang mudah diikuti oleh pembaca anda. Pimpin pembaca selangkah demi selangkah dari yang diketahui kepada yang tidak diketahui. Jika terdapat sedikit barang dalam mana-mana satu kumpulan, anda boleh menomborkannya pada helaian atau kad sedia ada anda. Jika ada banyak item di bawah mana-mana satu tajuk, anda mungkin memilih untuk menulis semula mereka, dalam pilihan anda pesanan, pada helaian atau kad baru. Penyediaan yang teliti seperti ini adalah satu-satunya cara untuk menjelaskan subjek yang kompleks. 6. Pastikan Kesimpulan atau Cadangan anda sepadan dengan fakta anda. Tentukan sama ada untuk mengumpulkan mereka dalam bahagian mereka sendiri yang akan membentuk semula jadi. Kesimpulan kepada laporan anda, atau edarkannya di antara bahagian yang menjadi miliknya. Anda boleh menggunakan malah menggunakan kedua-dua kaedah, menyatakan Kesimpulan anda dan Cadangan Bahagian demi bahagian, dan menyatakannya semula dengan kekuatan kumulatif dalam Kesimpulan anda. 7. Semak Tajuk dan Tajuk Bahagian anda secara kritis. Mereka harus mengenal pasti, dan bukan hanya menerangkan, perkara di bawah mereka. Keringkasan adalah wajar, tetapi tiga atau empat perkataan yang tepat dan bermaklumat adalah lebih baik daripada dua kata yang tidak jelas, yang samar-samar. 8. Pertimbangkan penggunaan Ilustrasi yang boleh anda gunakan untuk menambah atau menggantikan perkataan. "Rajah yang baik selalunya bernilai lebih daripada satu halaman penulisan."\ 9. Pertimbangkan Kebolehsaran menggunakan Nota Kaki. Jika digunakan dengan budi bicara mereka boleh membantu aliran naratif atau hujah yang tidak terhalang. Walau bagaimanapun, Nota Kaki hendaklah sesingkat mungkin.
NO. KOD FB-025-4:2012-C03/KP(2/2) Muka Surat: 14/18 10. Pertimbangkan sama ada anda boleh mengeluarkan sebarang butiran Fakta daripada Bahagian Utama dan letakkan dalam Lampiran. Lampiran melaksanakan fungsi yang serupa dengan nota kaki dengan membuang butiran yang mengganggu dan dengan itu membolehkan pembaca mengikuti garis pemikiran utama tanpa gangguan. Anda sudah tentu boleh meringkaskan butiran yang diturunkan dalam Laporkan sendiri. Peringkat 3 : Menulis laporan 1. Gaya Laporan Tentukan nada teks anda yang sepatutnya. Eksposisi yang jelas, seperti perniagaan dan seimbang biasanya dikehendaki dalam Laporan Perniagaan dan Teknikal. Walau bagaimanapun, pendekatan yang mencabar atau kontroversi kadangkala boleh dibenarkan. 2. Susunan Pertimbangkan sama ada anda boleh membantu pembaca anda dengan menomborkan atau menulis perenggan atau item dalam bahagian tersebut. Sebarang skema penomboran mesti dikekalkan secara konsisten dan mesti dinyatakan pada halaman supaya ia jelas di bawah penomboran bahagian. 3. Ilustrasi Fikirkan ilustrasi anda semasa anda menulis, supaya bahan bacaan dan item visual mungkin berkait rapat. Setiap ilustrasi hendaklah dirujuk sekurang-kurangnya sekali dalam teks dan hendaklah disertakan dengan kapsyen atau tajuk yang mengenal pasti. Jika anda mempunyai lebih daripada 2 atau 3 ilustrasi, mungkin dinasihatkan untuk menomborkannya sebagai rujukan. 4. Pengenalan Laporan anda memerlukan pengenalan- yang mungkin ditulis paling akhir sekali. Pengenalan ialah tempat untuk pandangan umum yang luas tentang bahan anda. Elakkan butiran yang dimiliki betul ke bahagian utama atau Lampiran.
NO. KOD FB-025-4:2012-C03/KP(2/2) Muka Surat: 15/18 Peringkat 4 : Semakan Apabila anda telah menyelesaikan laporan Draf anda, letakkannya di tepi untuk satu atau dua hari, jika masa mengizinkan. Kemudian cuba mengkritiknya secara objektif seolah-olah ia adalah karya pengarang lain. 1. Buat Pemeriksaan Sepintas lalu Draf anda secara keseluruhan. Adakah reka bentuk laporan anda jelas? Semak tajuk Sistem anda. Adakah tujuan yang konsisten dengan anda dengan tujuan anda? 2. Pertimbangkan Tajuk, Jadual Kandungan, Pengenalan dan kesimpulan berkaitan kepada satu sama lain. Adakah anda telah menyatakan subjek, tujuan dan rancangan anda dengan jelas dalam Pengenalan? Adakah tajuk anda bersetuju dengan Jadual Kandungan dan dengan pelan yang diumumkan dalam bahagian Pengenalan Adakah anda telah melaksanakan rancangan anda dari awal hingga akhir laporan anda? Adakah anda telah memberi penekanan pada perkara yang betul?Adakah bahagian-bahagian itu bersetuju dengan, dan berkadaran dengan, satu sama lain? 3. Periksa Teks Secara Terperinci. Timbang setiap pernyataan secara kritis, terutamanya jika anda fikir ia boleh dipetik daripada konteksnya. Semak tatabahasa, ejaan, tanda baca dan gaya. 4. Baca Teks dengan kuat kepada anda, atau sebaik-baiknya kepada orang lain. Adakah ia dibaca dengan mudah dan lancar? Bolehkah pendengar anda mengikuti anda? Adakah terdapat pengulangan yang memenatkan?
NO. KOD FB-025-4:2012-C03/KP(2/2) Muka Surat: 16/18 Adakah anda telah meninggalkan mana-mana mata penting atau gagal menyebutnya cukup awal untuk memastikan pemahaman? 5. Semak Ilustrasi Anda Adakah masing-masing menyampaikan mesejnya dengan jelas? Adakah anda telah menghapuskan butiran yang tidak perlu? Adakah anda telah memasukkan semua yang berguna untuk tujuan anda? Adakah perkaitan antara dan Ilustrasi sejelas dan sedekat mungkin? Adakah kapsyen tepat dan bermaklumat? TUJUAN Laporan menyampaikan maklumat yang telah disusun hasil daripada penyelidikan dan analisis data dan isu. Laporan boleh merangkumi pelbagai topik, tetapi biasanya menumpukan pada penghantaran maklumat dengan tujuan yang jelas, kepada khalayak tertentu. Laporan yang baik ialah dokumen yang tepat, objektif dan lengkap. Mereka juga harus ditulis dengan baik, disusun dengan jelas dan dinyatakan dengan cara yang menarik perhatian pembaca dan memenuhi jangkaan mereka. Nilai sebenar penyelidikan boleh diakses melalui laporan memandangkan laporan bertulis itu mungkin merupakan "satu-satunya produk ketara daripada ratusan jam kerja. Betul atau salah, kualiti dan nilai kerja itu dinilai oleh kualiti laporan bertulis - kejelasan, organisasi dan kandungannya. Selalunya laporan disusun dalam cara yang mencerminkan proses mencari maklumat dan penulisan penemuan: iaitu ringkasan kandungan, pengenalan atau latar belakang, kaedah, keputusan, perbincangan, kesimpulan dan/atau cadangan. Kemasukan pengesyoran ialah satu sebab mengapa laporan merupakan bentuk penulisan yang biasa dalam industri, kerana pengesyoran termaklum berguna untuk membuat keputusan. BAGAIMANAKAH LAPORAN DISUSUN Format ini harus cukup fleksibel untuk disesuaikan dengan tujuan dan khalayak anda) APA yang telah dilakukan (masalah sedang diselesaikan)
NO. KOD FB-025-4:2012-C03/KP(2/2) Muka Surat: 17/18 BAGAIMANA ia dilakukan (prosedur yang digunakan) APA keputusannya APA kesimpulan yang boleh dibuat APA cadangan yang boleh dibuat 7) PROSEDUR LAPORAN Setiap laporan mesti menggunakan prosedur yang telah ditetapkan oleh pihak atasan. Laporan adalah satu bentuk penyataan yang logikal dan tersusun. Ianya mengandungi bahagian-bahagian, tajuk-tajuk dan subtajuk-subtajuk. Sebab-sebab laporan ditulis; Mengenalpasti masalah Memberikan maklumat dan fakta Mencadangkan penyelesaian Mencadangkan tindakan yang perlu dilakukan Membuat kesimpulan Menilai sesuatu penyelidikan atau aktiviti Membuat rekod sesuatu peristiwa Menganalisi aktiviti perniagaan Mensintesis sesuatu pelan tindakan Menghuraikan sesuatu peristiwa, prosedur, tindakan lain. Laporan boleh berbentuk pendek atau panjang dalam format informal atau formal
NO. KOD FB-025-4:2012-C03/KP(2/2) Muka Surat: 18/18 SOALAN: 1. Apakah prosedur laporan? __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ 2. Apakah prestasi sebenar kiraan stok? __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ RUJUKAN: https://www.asp.com.au/six-stocktaking-methods-that-you-can-use/ https://learn.microsoft.com/ms-my/dynamics365/field-service/inventory-purchasingreturns-overview https://ms.know-base.net/7580540-stock-taking