PROPOSAL MAGANGI LIA-14

PROPOSAL
PENGELOLAAN ARSIP IN AKTIF

DI LINGKUNGAN FKIP
UNTIRTA

Lia Yulia, S.Sos. (14)

DIKLAT FUNGSIONAL ARSIPARIS TINGKAT AHLI
KERJASAMA DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN PROVINSI
SULAWESI BARAT DAN UNIVERSITAS SULTAN AGENG TIRTAYASA

TAHUN 2022

PENGELOLAAN
ARSIP KACAU

DI FKIP
UNTIRTA

DAFTAR ISI

Kata Pengantar
1. BAB I Pendahuluan

A. Latar Belakang Masalah
B. Dasar Pelaksanaan
C. Maksud dan Tujuan
D. Manfaat
2. BAB II Rencana Pelaksanaan
A. Waktu
B. Tempat
C. Perkiraan Volume Arsip
D. Prasarana dan Sarana
E. Jadwal
3. BAB III Penutup
A. Kesimpulan
B. Saran

BAB I

PENDAHULUAN

1. LATARBELAKANG MASALAH
A. Latarbelakang Masalah
Sebagai tindak lanjut dari pelaksanaan Diklat Arsiparis Tingkat Ahli
Kerjasama Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Sulawesi Barat dan
Universitas Sultan Ageng Tirtayasa yang dilaksanakan pada tanggal 18 Mei
sampai dengan 4 Juli 2022 secara Daring melalui Zoomeeting Pusdiklat
Kearsipan is inviting you to a scheduled Zoom meeting. Meeting ID: 499 522
1203. Passcode: DiklatAhli dengan alamat
https://us06web.zoom.us/j/4995221203?pwd=ZE4zOHVuSEI4dlRWdE5zLzg4
YVJkdz09, dengan jumlah peserta 27 orang yang berasal SKPD dan Kanwil
Depag Provinsi Sulawesi Barat, Sulawesi Tengah, UNTIRTA, Kanwil Depag
Jawa Timur, dan SKPD Sumatera Utara.
Maka dengan itu peserta diklat diwajibkan untuk melakukan magang di unit
kerja/instansi masing-masing mulai tanggal 6 Juli sampai dengan 7
September 2022. Melalui magang tersebut diharapkan peserta mampu
mempraktekkan ilmu, pengetahuan dan ketrampilan dalam hal pengarsipan
yang diperoleh selama diklat ke dalam praktek pengelolaan arsip
diinstansinya sesuai kaidah yang berlaku. Penyelenggaraan kearsipan yang
dilaksanakan dengan baik dan benar sesuai dengan kaidah yang ada akan
menghadirkan manfaat yang besar bagi instansi. Ketersediaan arsip yang
utuh, autentik, dan terpercaya pada setiap Lembaga Negara, Pemerintah
Daerah Provinsi, Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota, Perguruan Tinggi
Negeri (PTN), Badan Usaha Milik Negara (BUMN), dan Badan Usaha Milik
Daerah (BUMD) akan memberikan dukungan nyata bagi pelaksanaan
kegiatan organisasi utamanya untuk kemanfaatan penilaian kinerja,
pertanggungjawaban kinerja, pelayanan public, serta penyediaan alat bukti
bagi kepentingan lain.
Pada kenyataannya penyelenggaraan kearsipan di Indonesia sampai saat ini
belum semuanya dapat berjalan sesuai dengan Peraturan Undang-Undang

Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan sehingga tujuan penyelenggaraan
kearsipan belum dapat dicapai dengan optimal. Untuk mendukung
keberhasilan dalam penyelenggaraan kearsipan dengan menunjang
ketersediaan SDM Kearsipan/Arsiparis yang memadai dari sisi kualitas
maupun kuantitas serta memenuhi tuntutan Reformasi Birokrasi dan
kebutuhan manajemen instansi, maka Pendidikan dan pelatihan pegawai
merupakan salah satu cara pengembangan kompetensi, yang merupakan
salah satu wujud dalam rangka pengembangan SDM Kearsipan.

B. Dasar Pelaksanaan
- Surat Panggilan peserta Diklat Arsiparis Ahli Angkatan III dariArsip
Nasional Republik Indonesia Nomor: ..
- Surat Tugas dari Kepala BUKK Untirta Nomor:
T/581/UN43/RT.01.00/2022 tanggal 17 Mei 2022 Perihal mengikuti Diklat
Fungsional Pengangkatan Arsiparis Tingkat Ahli.
- Surat Pengembalian Peserta Diklat Arsiparis Tingkat Ahli dari Arsip
Nasional Republik Indonesia Nomor: ……, Perihal Penugasan Magang
Peserta Diklat Arsiparis Tingkat Ahli pada instansi masing-masing dan
Penyusunan Laporan Magang, mulai tanggal 6 Juli s.d 7 September 2022
- Surat Perintah Magang dari BUKK Untirta Nomor:
T/……./UN43/RT.01.00/2022 tanggal 5 Mei 2022, perihal Kerja Lapangan
di lingkungan FKIP Untirta.

C. Maksud dan Tujuan
Maksud dari kegiatan magang untuk Jabatan Fungsional Arsiparis Tingkat
ahli adalah untuk mencapai persyaratan arsiparis dalam menduduki jabatan
fungsional arsiparis sesuai dengan ketentuan perundang-undangan, memiliki
pengetahuan, keterampilan dan sikap perilaku kerja SDM Kearsipan secara
professional sebagai pengelola arsip yang dapat bekerja sesuai dengan etika
kearsipan serta memberikan kontribusi kepada organisasi untuk mencapai
efektifitas dan efisiensi kerja.

.

Tujuan Kegiatan Magang untuk Jabatan Fungsional Arsiparis Tingkat Ahli :

1. Melatih peserta diklat agar mampu mengaplikasikan teori yang diterima di

kelas ke dalam praktek kearsipan di lapang/instansi

2. Memberikan gambaran dan pengalaman kepada peserta diklat

tentang jenis kegiatan kearsipan di instansi

3. Memberikan gambaran peserta diklat tentang jenis kegiatan

kearsipanyang dapat diajukan dalam penilaian jabatan fungsional
arsiparis

D. Manfaat
Penelitian ini diharapkan dapat memberikan informasi, meningkatkan
wawasan dan pengetahuan terkait pengelolaan arsip dinamis inaktif serta
dapat digunakan sebagai bahan laporan magang kegiatan diklat arsiparis tk
ahli.

BAB II
Rencana Pelaksanaan

1. Waktu
Kegiatan ini dilaksanakan selama 45 hari kerja dimulai dari tanggal 6 Juli s.d.
7 September 2022

2. Tempat
Kegiatan dilaksanakan di Lingkungan FKIP UNTIRTA.

3. Perkiraan Volume Arsip
Mengingat sangat luas dan kompleksnya permasalahan yang ada serta
keterbatasan tenaga dan waktu, maka penelitian ini difokuskan pada
pengelolaan arsip dinamis inaktif dalam upaya mendukung tertib administrasi
di linkungan FKIP UNTIRTA yang meliputi pencatatan, pengendalian dan
pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, dan pemusnahan arsip dinamis
inaktif.

4. Prasarana dan Sarana
Prasarana dan sarana kearsipan disediakan untuk mendukung pengelolaan
arsip, yang meliputi : kegiatan pemberkasan, pembuatan daftar, penataan,
penyimpanan, penyusutan dan layanan arsip.

5. Jadwal

JADWAL PELAKSANAAN TAHUN 2022

Juli Agustus September

NO Kegiatan 1 2 3 4 12 3 4 1

1. Pemberkasan Arsip In
Aktif Tahun 2019 - 2021

2. Penataan Arsip In Aktif
Tahun 2019 - 2021

BAB III
PENUTUP

A. KESIMPULAN
Simpulan dari penelitian ini adalah pelaksanaan sistem pengelolaan arsip baik itu
arsip aktif maupun arsip inaktif segera terlaksana dengan baik sesuai dengan
prosedur dan kebutuhan organisasi mulai dari penyeleksian sampai dengan
penyimpanan arsip. Namun terdapat kendala yang dihadapi yaitu kurangnya
sarana dan prasarana yang mendukung di depo arsip, dan arsip kacau yang
sejauh ini berupa arsip yang belum teridentifikasi.

B. SARAN
Saran dari penelitian ini yang dapat dipertimbangkan untuk mengatasi kendala
yang ada adalah dengan menerapkan pengelolaan kearsipan, memaksimalkan
sarana dan prasarana yang harus ada serta memaksimalkan kinerja dalam
mengatasi arsip kacau di bidang kearsipan.