01 CONTOH AJK DAN BIDANG TUGAS

KOLOKIUM GRADUAN NPQEL KALI PERTAMA
SENARAI TUGAS JAWATANKUASA PELAKSANA

BIL. JAWATANKUASA SENARAI TUGAS

1 JEMPUTAN PEMBENTANG/ 1. Melaksanakan proses pemilihan pembentang bersama JPN
PESERTA 2. Melaksanakan mesyuarat penyelarasan dengan JPN
3. Mendapatkan senarai nama peserta daripada JPN
En. Shamsuri bin Jamil 4. Menghubungi dan mengesahkan kehadiran
Pn. Normala binti Ibrahim 5. Memilih 6 peserta bagi pembentangan utama
Pn. Asiah Yaacob Khan 6. Mendapatkan maklumat peserta (CV), kertas kerja,
En. Zairi bin Zainal Abidin
abstrak dan slaid pembentangan
7. Menyerahkan maklumat peserta, kertas kerja dan abstrak

kepada JK Kertas Kerja dan Prosiding
8. Menyerahkan maklumat peserta dan slaid pembentangan

kepada JK Pengurusan Pembentangan
9. Menyediakan dan menghantar surat jemputan pembentang

dan peserta
10. Menyediakan dan menghantar memo kepada jemputan

Timbala Pengarah, Ketua Pusat, Pengarah Cawangan dan
Ketua-Ketua Jabatan (Bdr Enstek)
11. Menyerahkan senarai nama jemputan dan peserta kepada
urus setia, JK Pendaftaran, JK Sambutan, JK Penginapan
dan JK Pensijilan

2 KERTAS KERJA DAN E-PROSIDING 1. Menyediakan format penulisan

2. Mendapatkan 84 abstrak pembentangan bagi penyediaan

En. Zulkefli bin Manaf buku abstrak

Dr. Quah Cheng Sim 3. Mendapatkan kertas kerja penuh daripada JK Jemputan

Dr. Shafinaz binti A.Maulod Pembentang bagi penyediaan eProsiding

Pn. Suzana binti Zakaria 4. Menyemak/ mengedit abstrak dan kertas kerja

Pn. Maizatul Akmal binti Sahudin 5. Mereka/ menyusun tataletak kulit dan kandungan buku

Pn. Latifah binti Othman abstrak
Pn. Nor’ain binti Sujak 6. Menyerahkan draf buku abstrak yang sudah siap diedit

En. Yeow Hoo Meng kepada PDSP bagi tujuan cetakan

En. Lee Ah Kit 7. Mereka/ menyusun tataletak kulit dan kandungan

En. Vasu a/l Muniandy eProsiding

Pn. Marina binti Abas 8. Menyerahkan draf eProsiding yang sudah siap diedit

Cik Norishsan binti Ab Razak kepada PDSP bagi tujuan pendaftaran ISSN dan muat naik

dalam web.

3 PELAPORAN KOLOKIUM 1. Menyediakan format pelaporan Kolokium
2. Membuat jadual bertugas di 5 bilik pembentangan
En. Khairul Badri bin Ahmad
Tn. Haji Rahimi bin Abdul Majid (Auditorium, Balai Wacana dan 3 bilik kuliah)
Pn. Noriza binti Mohamed Nasir 3. Menyediakan pelaporan harian untuk setiap slot dan
Dr. Som binti Shariff
Pn. Zainab binti Ali lokasi.
En. Ahmad Syamil bin Osman 4. Menghantar intipati laporan dan rumusan kepada JK Teks

Ucapan untuk talking point teks ucapan penutupan oleh
Pengarah IAB

1

Dr. Premavathy a/p Ponnusamy
Dr. Ilham binti Ismail
En. Abdul Razak bin Majid

4 PENILAIAN KOLOKIUM 1. Membina instrumen penilaian kolokium
2. Memberi taklimat kepada peserta kaedah penilaian
En. Abidin bin Mohamad
Dr. Nazeri bin Mohamad kolokium
En. Wan Othman Kamal Wan Yusof 3. Mentadbir pelaksanaan penilaian kolokium
Pn. Hajah Sa’adiah binti Shuib 4. Menganalisis dan membuat laporan lengkap penilaian
Pn. Normah binti Romli
kolokium berdasarkan analisa penilaian peserta

5 SAMBUTAN dan PROTOKOL 1. Menetapkan

a. Floor manager

Tn. Haji Mohd. Zakaria bin Ahmad b. Juru acara

En. Ahmad Termizi bin Mohd Yusuf c. Pembaca doa

(Floor Manager) d. Laison Officer

En. Kamaruzzaman bin Ayob (Protokol) e. Moderator

En. Azami bin Ibrahim 2. Menyediakan atur cara pentadbiran

Pn. Fadzilah binti Abdullah 3. Menyediakan jadual bertugas juruacara/ pembaca doa/ LO

En. Adi bin Hassim 4. Mencalonkan moderator bagi slot pembentangan di

En. Ahmad Shahir bin Abd Razak Auditorium

En. Kanagarajan a/l Pandiyan 5. Menyambut dan mengiringi KPPM dan vip lain semasa

En. Mohd Dan bin Setafa ucaptama, majlis makan malam dan majlis penutupan ke

auditorium, tempat makan dan balik ke kenderaan .

6. Mengedarkan buku program untuk para VIP

7. Memastikan susun atur majlis dan penyusunan kerusi di

auditorium dan dewan makan mengikut protokol

8. Memastikan JK Persiapan Tempat menyediakan alas

meja, air minuman di meja utama sepanjang program

9. Menyusun jadual raptai dan memberi taklimat sebelum

majlis bermula

6 TEKS UCAPAN 1. Menyediakan teks ucapan perasmian
2. Menyediakan teks ucapan majlis penutupan (Pengarah
Pn. Zuriah binti Mad Ali
Pn. Misliah binti Mesran IAB)
Pn. Sarina binti Che Ariff 3. Menyediakan teks ucapan alu-aluan perasmian
En. Abdul Rahim bin A.Rashid 4. Menyediakan teks ucapan alu-aluan majlis penutupan
Pn. Mislinah binti Makin 5. Menyediakan kata alu-aluan KPPM (Buku Program)
En Yong Chee Ken 6. Menyediakan kata alu-aluan Pengarah IAB (Buku

Program)
7. Menyerahkan salinan teks ucapan dan kata alu-aluan

kepada Pegawai Perhubungan untuk semakan dan
persetujuan KPPM dan Pengarah IAB
8. Menyerahkan salinan teks ucapan kepada LO bertugas
9. Menyerahkan kata alu-aluan (no.5,6) kepada JK Buku
Program

7 PENDAFTARAN DAN PAMERAN 1. Menyediakan buku kehadiran

2

Pn. Che Zakiah binti Mohamad Salim 2. Menyusun jadual petugas pendaftaran dan mengadakan
Pn. Hasanah binti Abdul Rahman taklimat tentang bagaimana pendaftaran akan
Pn. Nor Zilah binti Nazir dilaksanakan
Pn. Zuriah Idawaty binti Hassan
Dr. Mahazi bin Si Haron 3. Mendapatkan senarai peserta dan tetamu jemputan dari
Pn. Norsalawati binti Shamsuddin JK Jemputan

4. Mendapatkan beg, buku program, buku abstrak, fail, tag
peserta dan cenderamata untuk diedarkan kepada peserta
semasa pendaftaran

5. Membuat pelan lantai pameran
6. Mengadakan penyelarasan dengan semua pempamer dan

agihan booth pameran
7. Melaksanakan pendaftaran peserta pada 20 November

2017
8. Mengambil kehadiran peserta pada 20-23 November dan

menyerahkan rumusan kehadiran kepada JK Pelaporan

8 JAWATANKUASA PENGURUSAN 1. Menyusun jadual tugasan di Auditorium, Balai Wacana

PEMBENTANGAN dan 3 bilik kuliah

2. Menyenaraikan pembentangan dalam kumpulan mengikut

Dr. Sham bin Ibrahim tema, tarikh, masa dan lokasi pembentangan

En. Husney bin Hamzah 3. Mendapatkan maklumat pembentang dan slaid

En. Madzani @sadie Nusa pembentangan daripada JK Jemputan .

En. Edmund Shah Tambi 4. Memastikan bilik pembentangan sedia digunakan bagi

En. Majelan bin Sulong setiap sesi

Pn. Caroline Micheal Umbak 5. Menguruskan sesi pembentangan (Juru Acara/ Moderator/

Dr. Azhar bin Harun penjaga masa)

Dr. Abdul Ghani bin Sani

Dr. Jamilah binti Othman

Pn. Salmah binti Ismail

9 TEKNIKAL DAN MULTIMEDIA 1. Menyediakan klip multimedia berkaitan dengan IAB/
NPQEL/ PRIME
En. Paridon bin Hj. Sahid
Pn. Wan Mimi bin Wan Omar 2. Memastikan semua peralatan teknikal, multimedia dan
En. Ekhwan bin Besah @ Sitam sebagainya mencukupi dan berfungsi
En. Hisham bin Jamen
En. Mohd Jamri bin Mohd Nawawi 3. Menyusun pegawai petugas di auditorium dan lokasi lain
En. Thiyakarajan a/l Kandian sepanjang kolokium berlangsung
En. Khairuddin
Cik Siti Norhayati binti Mokti 4. Bekerjasama dengan urus setia untuk memastikan sesi
ucaptama, pembentangan, makan malam dan majlis
penutupan kolokium berjalan lancar tanpa gangguan
teknikal

5. Membuat rakaman video dan gambar foto sepanjang
kolokium berlangsung

6. Menguruskan maklumat Kolokium dalam laman web IAB
7. Memuat naik bahan kolokium ke dalam portal

10 BUKU PROGRAM DAN CETAKAN 1. Koordinasi reka bentuk/ tata letak dan kandungan buku
program/ buku abstrak/eProsiding dengan JK Kertas Kerja
En. Hassan bin Mohd Deli dan eProsiding
En. Razak bin Samah
2. Uruskan doket percetakan dan draf

3

Pn. Maryati binti Athan 3. Menyediakan draf/dummy kulit buku program/ buku
Puan Thilagam a/p Gurusamy abstrak
En. Mohd Nashahrudin bin Mat Daud
Pn. Noorhafidah binti Kamarudin 4. Menguruskan percetakan banner,bunting dan kain rentang
5. Menguruskan digital back drop
11 JEMPUTAN UCAPTAMA/ 6. Menyerahkan banner dan bunting kepada JK Persiapan
PERASMIAN PENUTUPAN
Pn. Hasmiah binti Mohd Ramli Tempat
En. Mohd Ishak bin Ismail 7. Menyerahkan buku program/ buku abstrak dan tag nama
Pn. Netty Yushani Yusof
yang sudah siap dicetak kepada JK Pendaftaran
12 CENDERAMATA 8. Menyerahkan digital back drop kepada JK Teknikal
Pn. Che Maznah binti Mohamed
Cik Wong Kwai Cheng 1. Menghubungi pejabat KPPM dan TKPPM untuk
Cik Haizan Hazleen binti Hakim tempahan Ucaptama dan Majlis Makan Malam

13 SIJIL 2. Menyediakan dan menghantar surat jemputan KPPM dan
En. Mazli Hasril bin Hasarudin TKPPM
Pn. Norziha binti Mutalib
En. Mohammad Saiful bin Mat Izan 3. Membuat tempahan Pengarah bagi majlis penutupan
4. Mendapatkan draf teks ucapan dan kata alu-aluan bagi
14 JAMUAN
Dr. Zaiton binti Ismail buku program daripada JK Teks Ucapan untuk
Pn. Noraizan binti Hj Noor pengesahan dengan Pejabat KPPM dan Pengarah IAB
Pn. Rashinawati binti A. Rashid 5. Menyerahkan Teks Ucapan yang sudah disahkan kepada
Pn. Siti Hadijah binti Alwi JK Protokol
Pn. Halimah binti Jamaluddin 6. Menyerahkan Kata Alu-aluan buku Program kepada JK
En. Mohd Muaz bin Azizan Buku Program
7. Mendapatkan pengesahan kehadiran KPPM dan TKPPM

1. Menguruskan penyediaan dan penyerahan sijil
pembentang dan cenderamata

2. Melantik petugas yang sesuai dan ditaklimatkan untuk
penyerahan cenderamata/ sijil semasa ucaptama,
pembentangan dan majlis penutup

3. Menyediakan dulang serta alas untuk penyampaian sijil
dan cenderamata

1. Mendapatkan senarai nama daripada JK Pendaftaran untuk
penyediaan sijil kehadiran kepada peserta dan sijil
penghargaan kepada pembentang, pempamer dan
Jawatankuasa kolokium

2. Merangka draf sijil kehadiran dan sijil penghargaan
3. Menguruskan pengeluaran dan pengedaran sijil

1. Memastikan tempahan makanan sepanjang kolokium
telah dibuat

2. Mencadangkan menu bagi majlis makan malam bersama-
sama KPPM

3. Memantau dan menyelia menu, kebersihan, protokol
hidangan makanan sepanjang program berlangsung

4. Berkerjasama dengan JK Protokol dan JK Persiapan
tempat untuk menyediakan running tea, minum petang
dan majlis makan malam bersama VIP

5. Air amineral di bilik menunggu VIP semasa ucap tama/

4

penutupan
6. Memastikan dan menyediakan air mineral di meja utama

dan rostrum untuk setiap sesi di atas pentas dan lokasi
7. Memastikan kualiti dan kuantiti makanan yang seimbang

dan mencukupi
8. Merangka jadual petugas/staf setiap kali waktu makan
9. Kenal pasti vegetarian dalam kalangan jemputan/ peserta

15 PENGINAPAN 1. Menguruskan perolehan ILA/Hotel
2. Mengagihkan penginapan peserta di asrama dan
En. Yahaya bin Mohamed
En. Saifulazlan bin Manap ILA/Hotel
En. Aminurrizam bin Sabri 3. Memastikan penginapan bersih dan tersedia
En. Mohamad Azri bin Shairan 4. Membuat pendaftaran penginapan mengikut kategori
En. Muhammad Fitri Azari bin
peserta
Muhammad Hisam
En. Muhammad Ikhsan bin Ishak

16 PERSIAPAN TEMPAT, 1. Menyediakan dan melengkapkan keperluan tempat

KEBERSIHAN DAN KECERIAAN kolokium

a. Auditorium

En. Khairul Anuar bin Abdul Rahman b. Balai Wacana

Tn. Haji Yusof bin Ismail c. Bilik Kuliah (3)

En. Shamsulnaha bin Yunos d. Bilik menunggu VIP

Pn. Norazila binti Alias e. Bilik Urus Setia (2 set komputer dan printer)

En. Sallehuddin bin Hassan f. Ruang Pameran

g. Ruang Makan

2. Memastikan kerusi dan meja disusun dan dilabelkan

mengikut protokol sepanjang majlis berlangsung

3. Menyediakan senarai jadual pegawai bertugas

4. Menyediakan tanda-tanda arah

5. Menaikkan banner dan melettakan banting kolokium di

lokasi yang ditetapkan

6. Memastikan kebersihan tempat kolokium dan

pesekitaran.

17 PENGANGKUTAN, KESELAMATAN, 1. Menyediakan jadual bertugas pemandu dari hotel ke IAB

KEBAJIKAN 2. Memastikan kesediaan untuk kecemasan/ sebarang

keadaan

3. Bekerjasama dengan JK Pendaftaran dan Penginapan untuk

En. Ibrahim bin Khalid menguruskan kebajikan, keselamatan dan kesihatan peserta

En. Muhammad Rizal bin Abdullah sepanjang kolokium.

Pn. Hasnah binti Hassan 4. Bekerjasama dengan pihak pengawal keselamatan untuk

En. Janordin bin Zainal Abidin kawalan kenderaan /label kawasan parking

En. Mohd Fahmi bin Zulkifli

5