การพิมพ์จดหมายธุรกิจ

การพิมพจ์ ดหมายธุรกจิ

ส่วนต่าง ๆ ของจดหมายธุรกจิ

• หวั จดหมาย (Letterhead)
• วนั เดือนปี (Date Line)
• ชื่อและที่อยขู่ องผรู้ ับจดหมาย (Inside Address)
• คาข้ึนตน้ (Salutation)
• ขอ้ ความจดหมาย (Body of Letter)
• คาลงทา้ ยจดหมายธุรกิจ (Complementary Close)
• ชื่อและตาแหน่งเจา้ ของจดหมาย (Type Name)
• ช่ือยอ่ เจา้ ของจดหมายและช่ือยอ่ ผพู้ มิ พ์ (Reference Initials)

ส่วนต่าง ๆ ของจดหมายธุรกจิ

• หัวจดหมาย (Letterhead) ธุรกิจส่วนมาก จะเก่ียวขอ้ งกบั การใชก้ ระดาษพิมพด์ ีดที่พิมพห์ วั จดหมายไว้
เรียบร้อยแลว้ ซ่ึงประกอบดว้ ยช่ือธุรกิจและท่ีอยู่ และบางบริษทั ไดบ้ รรจุเบอร์โทรศพั ท์ โทรสาร รหสั
โทรเลขไวใ้ นหวั จดหมายดว้ ย และอาจมีบางบริษทั ใส่ท่ีอยขู่ องสานกั งานสาขา และช่ือสินคา้ ที่ตนเป็น
ผผู้ ลิต หรือจาหน่ายไวด้ ว้ ย

• วนั ท่ี (Date Line) ตาแหน่งการพิมพว์ นั ท่ี ควรพิมพโ์ ดยเริ่มตน้ จากก่ึงกลางกระดาษใตห้ วั จดหมาย หรือ
อาจจะพิมพไ์ วช้ ิดก้นั ระยะขวา ปัดจากหวั จดหมาย 2-4 ระยะบรรทดั เด่ียว

• ช่ือ-ท่ีอยู่ ของผู้รับจดหมาย (Inside Address) ช่ือและที่อยขู่ องผรู้ ับจดหมายปกติจะมีเพียง 3 หรือ 4
บรรทดั เท่าน้นั คาวา่ Inside Address บางคร้ังจะรวมถึงช่ือและที่อยขู่ องผรู้ ับใหป้ ัดจากวนั ท่ีลงมา 4-6-8
ระยะบรรทดั เด่ียว (ตามตารางการวางรูปจดหมาย) ท้งั น้ีข้ึนอยกู่ บั ตวั จดหมายวา่ ส้นั ยาวเพียงใด

ส่วนต่าง ๆ ของจดหมายธุรกจิ

• คาขึน้ ต้น (Salutation) จะพิมพไ์ วไ้ ด้ Attention (ถา้ มี) 2 ระยะบรรทดั เดี่ยว หากไมม่ ี Attention ใหพ้ มิ พ์ Inside Address 2
ระยะบรรทดั เดี่ยว
1.1 พิมพ์ Dear ตามดว้ ยชื่อสกลุ ของบคุ คลผรู้ ับจดหมายท่ีระบใุ น Inside Address เช่น Dear

Mr. Jackson, Dear Mrs. Smith
1.2 พมิ พ์ Gentlemen หรือ Dear Sirs สาหรับตาแหน่งผรู้ ับจดหมายที่ระบุใน Inside Address
1.3 พิมพ์ Dear Sir สาหรับตาแหน่งผรู้ ับจดหมายทีร่ ะบุใน Inside Address
1.4 พมิ พค์ านาหนา้ ช่ือเกี่ยวกบั อาชีพยอ่ ใน Inside Address เช่น Dr. เป็น Doctor, Prof. เป็น Professor เป็นตน้

ส่วนต่าง ๆ ของจดหมายธุรกจิ

• Subject Line (ถ้าม)ี บรรทดั เรื่องท่ีอา้ งอิง ใหพ้ ิมพโ์ ดยปัดจากคาข้ึนตน้ (Salutation) หรือ Attention (ถา้ มี)
2 ระยะบรรทดั เดี่ยว จะพิมพไ์ วช้ ิดก้นั ระยะหนา้ หรือยอ่ หนา้ 5 เคาะเท่ากบั ยอ่ หนา้ ตวั จดหมาย หรือพิมพว์ าง
ศูนยก์ ลางจากจุดก่ึงกลางจดหมายเช่นเดียวกบั Attention กไ็ ด้

• ข้อความจดหมาย (Body of the letter) เป็นส่วนสาคญั ท่ีสุดของจดหมาย ซ่ึงจะทาใหผ้ อู้ า่ นทราบความ
ประสงคว์ า่ ตอ้ งการอะไร โดยปกติตวั

ส่วนต่าง ๆ ของจดหมายธุรกจิ

• ขคอางลตงวัทจ้าดยห(Tมhายe 2Coรmะยpะlบimรeรnทtดaั rเดyย่ี Cวlมosีหinลgกั )ใเนป็กนากราพรมิกพลา่ด์ วงั ลนา้ีเม่ือจบจดหมาย การพมิ พค์ าลงทา้ ยใหป้ ัดจากบรรทดั สุดทา้ ย
1. จดหมายท่ีส่งถึงผรู้ ับท่ีเป็นบริษทั หรือส่งถึงบุคลที่ไมร่ ู้จกั คนุ้ เคย หรือจดหมายท่ีมีคา ข้ึนตน้ วา่ Gentlemen,

Dear Sir (s) ให้
2. พิมพค์ าลงทา้ ยวา่ Yours truly, Yours very truly, Truly yours, Very truly yours
3. จดหมายที่ส่งถึงผรู้ ู้จกั คนุ้ เคยเป็นอยา่ งดี ตอ้ งการแสดงความเป็นกนั เอง ใหพ้ มิ พค์ าลงทา้ ยวา่ Yours sincerely,

Yours very sincerely, Sincerely yours, Very sincerely yours, Cordially, Cordially yours, Very Cordially yours,
respectfull4y.,จRดeหsมpeาcยtทfuี่สll่งyถyึงoผuทู้ rs่ีเค, Vารeพryนrบัesถpอื ecใtหfuพ้ llมิyพyoค์ uาrลsงทา้ ยวา่ Yours respectfully, Yours very

ส่วนต่าง ๆ ของจดหมายธุรกจิ

• ช่ือและตาแหน่งเจา้ ของจดหมาย (Type Name)การพิมพช์ ่ือผลู้ งนามใหป้ ัด 4 ระยะบรรทดั เด่ียวจากคาลง

ทา้ ย
ในกรณีท่ีตอ้ งพิมพช์ ่ือบริษทั (Company Name) ใหป้ ัดจากคาลงทา้ ย 2 ระยะบรรทดั เดี่ยว และพิมพด์ ว้ ย

ตวั พิมพใ์ หญท่ ้งั หมด แลว้ ปัด 4 ระยะบรรทดั เด่ียว พิมพช์ ื่อผลู้ งนาม สาหรับชื่อผลู้ งนามกบั ตาแหน่ง หากพิมพอ์ ยู่
บรรทดั เดียวกนั ใหค้ น่ั ดว้ ยเครื่องหมาย , หากอยคู่ นละบรรทดั ใหป้ ัด 1 ระยะบรรทดั เดี่ยว จากชื่อผลู้ งนามเพ่ือ
พิมพต์ าแหน่ง เช่น

ส่วนต่าง ๆ ของจดหมายธุรกจิ

• ชื่อย่อเจ้าของจดหมายและชื่อย่อผ้พู มิ พ์ (Reference Initials)
ใหพ้ ิมพด์ ว้ ยอกั ษรใหญท่ ้งั หมดตามดว้ ยช่ือยอ่ ผพู้ ิมพซ์ ่ึงจะพิมพด์ ว้ ยอกั ษรตวั ใหญ่ท้งั หมดหรือตวั เลก็ ท้งั หมด
ระหวา่ งช่ือยอ่ ใหค้ นั่ ดว้ ยเครื่องหมาย / หรือ
เช่น LTG/pl LTG/PL LTG:pl LTG:PL

ส่วนพเิ ศษของจดหมายธุรกจิ

• สิ่งท่สี ่งมาด้วย (Enclosure) เมื่อจดหมายฉบบั ใดมี
สิ่งที่ส่งมาดว้ ยจะตอ้ งพิมพค์ าวา่ Enclosure เพ่ือเป็น
การบอกผอู้ า่ นวา่ ไดส้ ่งอะไรมาดว้ ย และช่วยเตือนผู้
ส่งจดหมายดว้ ยวา่ จะตอ้ งการส่งอะไรไปดว้ ย การ
พิมพ์ Enclosure ใหพ้ ิมพใ์ ตช้ ื่อยอ่ อา้ งอิง โดยปัด 1-2
ระยะบรรทดั เดี่ยว ตวั อยา่ ง การพิมพ์ มีดงั น้ี

ส่วนพเิ ศษของจดหมายธุรกจิ

• สาเนา (Carbon Copy Notation) การพิมพจ์ ดหมายธุรกิจ ตอ้ งมีการพิมพส์ าเนาคู่ตน้ ฉบบั เพื่อประโยชนส์ าหรับ
การเกบ็ เขา้ แฟ้มเอกสาร ในการส่งสาเนาใหผ้ ทู้ ี่เกี่ยวขอ้ งนอกเหนือจากผรู้ ับจดหมายท่ีระบุไวใ้ น Inside Address
ใหพ้ ิมพช์ ื่อผรู้ ับสาเนาไวท้ ่ีตน้ ฉบบั ชิดก้นั ระยะซา้ ย โดยปัดจากช่ือยอ่ อา้ งอิง หรือส่ิงท่ีส่งมาดว้ ย (ถา้ มี) 1-2 ระยะ
บรรทดั เด่ียว ตวั อยา่ งการพิมพม์ ีดงั น้ี

แบบของเครื่องหมายวรรคตอน

• วรรคตอนเปิ ด (Open Punctuation หรือ Open
Pattern)
ไมม่ ีเคร่ืองหมาย Period (.) หรือ Comma (,)

หลงั ส่วนต่าง ๆ ของจดหมายทุกส่วน ยกเวน้ คายอ่
เช่น Co. เป็นตน้

แบบของเคร่ืองหมายวรรคตอน

• วรรคตอนผสม (Mixed Punctuation)

ใส่เคร่ืองหมาย Colon (:) หลงั Salutation คาข้ึนตน้

ใส่เครื่องหมาย Comma (,) หลงั Complimentary

closed คาลงทา้ ยจดหมายธุรกิจ

แบบของเคร่ืองหมายวรรคตอน

• วรรคตอนปิ ด (Closed Punctuation)
- ใส่เครื่องหมาย Period (.) หลงั วนั ที่
- ทุกบรรทดั ของ Inside Address ใส่ Comma (,)

บรรทดั สุดทา้ ยใส่ Period (.)
- หลงั Salutation ใส่ Colon (:) และหลงั Closing

ใส่ Comma (,)
- หลงั ชื่อ (ตวั พิมพ)์ ใส่ Comma (,) และ หลงั

ตาแหน่งใช้ Period (.) หากมีช่ืออยา่ งเดียว ไม่มีตาแหน่งใช้
Period (.) หลงั ชื่อ



FULL-BLOCKED STYLE



MODIFIED BLOCKED STYLE



SEMI-BLOCKED STYLE





การบ้านวนั นี้
หาตวั อย่างจดหมายธุรกจิ รูปแบบใดรูปแบบหน่ึง

นามาคอมเม้นใต้โพส (ห้ามซ้ากนั )