การใช้เทคโนโลยี ในการนัดหมาย (1)

การใช้เทคโนโลยี ในการนัดหมาย การใช้เทคโนโลยี ในการนัดหมาย

เทคโนโลยีสารสนเทศ และการนัดหมาย คือ ? เทคโนโลยีสารสนเทศ และการนัดหมาย คือ ? เทคโนโลยีสารสนเทศ หมายถึง เทคโนโลยีที่ใช้จัดการสารสนเทศ เป็นเทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องตั้งแต่การรวบรวมการจัดเก็บข้อมูล การประมวลผล การพิมพ์ การสร้างรายงาน การสื่อสารข้อมูล ฯลฯ เทคโนโลยีสารสนเทศจะรวมไปถึงเทคโนโลยีที่ทำ ให้ เกิดระบบการให้บริการ การใช้ และการดูแลข้อมูล การนัดหมาย คือ เหตุการณ์ที่กำ หนดไว้ในวันและเวลาในอนาคตและเกี่ยวข้องกับคุณและบุคคลอื่น ตัวอย่างเช่น คุณพูดถึง การนัดหมายกับแพทย์ในโทรศัพท์หรือไดอารี่ของคุณเพื่อที่จะจดจำ เกี่ยวกับเรื่องนี้ เป็นกิจกรรมที่แสดงให้เห็นว่าเวลา ของคุณถูกปิดกั้นในอนาคตอันใกล้นี้และช่วงเวลานี้เกี่ยวข้องกับคุณและบุคคลอื่นที่คุณตั้งใจจะพบเท่านั้น คุณอาจจะพบ กับลูกค้าทางธุรกิจอาจารย์ของลูกชายทันตแพทย์หรือเจ้าหน้าที่ในรัฐบาล การนัดหมายคือการกำ หนดวันและเวลา อย่างเป็นทางการ เพื่อให้มีการพบปะกับใครบางคน ที่มา : https://shorturl.asia/ly21L

การนันั นั ด นั ดหมายล่ล่ ล่ ว ล่ วงหน้น้ น้ า น้ า การนัดหมายล่วงหน้าช่วยให้ประหยัดเวลาของทั้งสองฝ่ายและทำ ให้มี โอกาสได้พบกับผู้ที่มีอำ นาจในการตัดสินใจด้วยคำ พูดที่ควรหลีกเลี่ยงเกี่ยวกับการ นัดหมายคือ "บังเอิญผ่านมาแถวนี้" เพราะทำ ให้ผู้มุ่งหวังเห็นว่าตนเองนั้นไม่สำ คัญ ที่มา : https://shorturl.asia/W7Gno

เทคนินิ นิ ค นิ คการนันั นั ด นั ดหมาย มีมี มี ดั มี ดั ดั ง ดั งนี้นี้ นี้นี้ บุคคลที่เหมาะสมที่สุดที่ควรนัดหมายเข้าพบ ได้แก่ ผู้ที่มีอำ นาจในการตัดสินใจซื้อ หากเป็นบุคคลอื่นถึงแม้ว่า พนักงานขายจะสามารถนำ เสนอขายได้อย่างสมบูรณ์แบบ ก็ไม่สามารถปิดการขายได้ เนื่องจากบุคคลผู้นั้นไม่มีอำ นาจ ในการตัดสินใจซื้อ 1. บุคคลที่ควรนัดหมาย ช่วงเวลาของการนัดหมายผู้มุ่งหวังที่สะดวกและเหมาะสม พนักงานขายจะต้องพิจารณาลักษณะอาชีพของผู้มุ่งหวัง ผู้มุ่งหวัง ที่เป็นร้านค้าหรือร้านอาหารช่วงเวลาของการนัดหมาย ควรเป็นช่วงที่ มีลูกค้าไม่มาก เช่น ประมาณ 09.00-11.00น. และเวลา 13.00-15.00น. พนักงานขายต้องมีการเลือกวิธีการนัดหมายที่มีประสิทธิภาพ พนักงานขายตามบ้านอาจไม่ต้องนัดหมายผู้มุ่งหวัง เทคนิควิธีอาจ มีของชำ ร่วยติดมือมอบให้ก่อนการเสนอขายพนักงานขาย ที่ขายสินค้าให้แก่บริษัทหรือสำ นักงาน ควรมีการนัดหมายล่วงหน้า ผู้มุ่งหวังอาจมีการปฏิเสธการเข้าพบโดยมีข้อโต้แย้งต่าง ๆ เช่น ยังไม่มีเวลามีสินค้าประเภทนี้อยู่แล้วหรือให้ส่งข้อมูลทาง e-mailเป็นต้น พนักงานขายจะต้องเตรียมการสำ หรับ การขจัดข้อโต้แย้งเหล่านั้นให้ได้ 2. ช่วงเวลาของการนัดหมาย 3. วิธีการนัดหมาย 4. การขจัดข้อโต้แย้ง ที่มา : https://shorturl.asia/W7Gno

การเข้าพบผู้มุ่งหวังที่เป็นระดับผู้บริหารอาจจะต้องมีการ รอคอยนานเท่าไร ขึ้นอยู่กับความสำ คัญของผู้มุ่งหวังนั้น เมื่อพนักงานขายต้องเผชิญกับการรอคอยที่ยานานเกินไป ควรแจ้งเลขานุการหรือพนักงานต้อนรับหน้าห้องว่า พนักงานขายต้องมีนัดลูกค้าสำ คัญอีกรายหนึ่งโดยใช้เทคนิค ที่สุภาพและแนบเนียน เทคนินิ นิ ค นิ คการนันั นั ด นั ดหมาย มีมี มี ดั มี ดั ดั ง ดั งนี้นี้ นี้นี้ ผู้บริหารมักจะมีเลขานุการเพื่อจัดรายการต่างๆ ซึ่งหากพนักงาน ขายสามารถสื่อสารกับเลขานุการอย่างสุภาพและ มีมารยาทก็จะทำ ให้การนัดหมายประสบความสำ เร็จ 5. การผูกมิตรกับเลขานุการ 6. ระยะเวลารอคอยก่อนการเข้าพบ ที่มา : https://shorturl.asia/W7Gno

ระบบนัดหมายและการประชุมคือโปรแกรมระบบงานที่สนับสนุน การทํางานเกี่ยวกับการนัดหมายซึ่งสามารถ ใช  นัดหมายบุคคลอื่น หรือนัด หมายตัวเอง (บันทึกสวนบุคคล) ไดสะดวกรวดเร็วและประหยัดเวลาในการ ตรวจสอบ วัน-เวลาวางของผู  ที่เราตองการนัดและสนับสนุนการทํางานเกี่ยวกับ การประชุม ซึ่งสามารถดําเนินการได  ตั้งแตการเสนอวาระการประชุม จัดทําวาระออกจดหมายเชิญประชุม จัดทําบันทึกการประชุมและออกรายงาน การประชุมไดอยางสะดวกรวดเร็ว ระบบนัดหมายและการประชุม อิเล็กทรอนิกส  ระบบนัดหมายและการประชุม อิเล็กทรอนิกส  ที่มา : https://shorturl.asia/W7Gno

ระบบนัดหมายและการประชุม มีขั้นตอนการใชงานหลัก ๆ อยู 6 ขั้นตอนคือ 1.ขั้นตอนในการสร้างนัดหมาย และตอบรับนัดหมาย 2.ขั้นตอนในการสราง วาระประชุม 3.ขั้นตอนในการสราง - สง - ลงนาม หนังสือเชิญประชุมอิเล็กทรอนิกส์ เปนขั้นตอนในการสรางหนังสือนัดหมายสําหรับ นัดหมายบุคคลอื่น ทําการตอบรับการนัด/ปฏิเสธ การนัดเมื่อมีหนังสือนัดหมายสงมา หรือทําการนัดหมายตัวเอง (ทําบันทึกสวนตัว) เปนขั้นตอนการจัดเตรียมวาระที่จะนําเขาสู  การประชุม ซึ่งวาระที่จะจัดทํานี้อาจเปนวาระที่ ถูกเสนอจากผูเขารวมประชุมและผานการเห็นชอบ จากผู  มีอํานาจกอน หรืออาจจัดทําวาระ เพื่อนําเขาสู  ที่ประชุมเลยก็ได  เปนขั้นตอนการจัดทําหนังสือเชิญประชุมเพื่อสงถึง ผูเขารวมประชุม เพื่อใหทราบถึงกําหนดการประชุม และวาระที่จะทําการประชุม ที่มา : https://shorturl.asia/W7Gno

ระบบนัดหมายและการประชุม มีขั้นตอนการใชงานหลัก ๆ อยู 6 ขั้นตอนคือ 4.ขั้นตอนในการบันทึก และจัดทํารายงานการประชุม 5.ขั้นตอนในการคนหา และดูรายงานที่เกี่ยวของ 6.ขั้นตอนในตั้งคาระบบนัดหมาย และการประชุม เปนขั้นตอนการบันทึกผลการประชุม และจัดทําเปนรายงานการ ประชุมไดโดยอัตโนมัติ เปนขั้นตอนการคนหาหรือดูรายงานตาง ๆ ที่เกี่ยวของกับการประชุม เปนขั้นตอนในการกําหนดคาเริ่มตนให  กับระบบ ที่มา : https://shorturl.asia/W7Gno

การสร้างตารางนัดหมายการประชุมบน MICROSOFT 365 การสร้างตารางนัดหมายการประชุมบน MICROSOFT 365 "How to การสร้างตารางนัดหมายการประชุมบน Microsoft 365" ถ้าหากคุณต้องการจะนัดประชุมพร้อมกันหลายๆทีมหรือนัดหมายเพื่อเตรียมตัวสำ หรับกลับไปทำ งานที่ออฟฟิศหลังวิกฤต COVID-19 เริ่มดีขึ้น หรือแม้ว่าคุณจะวางแผนกลยุทธ์การทำ งานที่ไม่สามารถบอกใครได้ เราขอนำ เสนอวิธีการง่ายๆ ในการสร้างตารางนัดหมายการประชุมผ่าน Calendar บน Microsoft 365 รวมถึงการจองห้องประชุมล่วงหน้าก็ไม่ใช่เรื่องยุ่งยากอะไร และที่ดีมากๆคือไม่ต้องกังวลว่าความลับหรือ ความเป็นส่วนตัวของคุณจะไม่รั่วไหลไปไหนเด็ดขาด มาดูวิธีการสร้างได้ดังนี้ ที่มา : https://shorturl.asia/W7Gno

การเข้าสู่ระบบนัดหมายและการประชุมอิเล็กทรอนิกส์ ผู้ใช้สามารถเข้าสู่โปรแกรมได้โดยใช้เว็บเบราว์เซอร์ Microsoft Internet Explorer (IE) หรือ Google Chrome โดยมี ขั้นตอนดังนี้ 1. คลิกเปิดโปรแกรม Microsoft Internet Explorer (IE) ที่สัญลักษณ์ หรือ Google Chrome ในเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้งาน 2. ป้อน URL https://eoffice.ssru.ac.th จากนั้นกดปุ่ม Enter บนคีย์บอร์ด โปรแกรมจะแสดงหน้าจอ Login ดังภาพ 3. ทำ การป้อนชื่อผู้ใช้ และรหัสผ่าน 4. คลิกปุ่ม หรือกดปุ่ม Enter บนคีย์บอร์ด เพื่อเข้าสู่โปรแกรม ที่มา : https://shorturl.asia/W7Gno

การสร้างนัดหมายและตอบรับนัดหมาย การสร้างนัดหมาย สามารถแบ่งได้เป็น 2 แบบ คือการนัดหมายผู้อื่น(หนังสือนัดหมาย) และการนัดหมายตัวเอง (บันทึกส่วนตัว) ซึ่งการสร้างนัดหมายทั้ง 2 แบบนี้จะมีวิธีการสร้างคล้ายๆกัน ซึ่งในส่วนของการสร้างหนังสือนัดหมาย จะมี ส่วนของการตอบรับนัดด้วย โดยวิธีในการสร้างนัดหมายและการตอบรับนัด มีดังต่อไปนี้ 1. หนังสือนัดหมาย หมายถึง การทำ เอกสารเพื่อนัดหมายไปยังบุคคลอื่น การสร้างหนังสือนัดหมาย ให้คลิกที่เมนูระบบงาน>> นัดหมายและการประชุม>>หนังสือนัดหมาย จะปรากฏหน้าจอดังภาพที่ 5-2 ซึ่งเป็นหน้าทะเบียนเอกสารของ หนังสือนัดหมาย ที่มา : https://shorturl.asia/W7Gno

การสร้างนัดหมายและตอบรับนัดหมาย 1. เมื่อต้องการลงทะเบียนใหม่ให้คลิกที่ (มุมบนซ้าย) หรือ (มุมล่างขวา) จะเข้าสู่หน้าจอเริ่มต้นของการระบุข้อมูลนัดหมาย ดังภาพ ภาพแสดงการกรอกข้อมูลการสร้างหนังสือนัดหมาย ที่มา : https://shorturl.asia/W7Gno

ผู้นัด ให้ทำ การเลือกหรือระบุผู้ที่ต้องการนัด ประเภทภารกิจ ให้ระบุประเภทภารกิจของการนัด เรื่อง ให้ระบุชื่อเรื่องของการนัด สถานที่ ให้ระบุสถานที่ที่ใช้ในการนัด รายละเอียด ให้ระบุรายละเอียดของการนัดว่าการนัดหมายครั้งนี้เป็นการนัดเพื่อดำ เนินการสิ่งใด การเปิดเผยนัดให้ผู้อื่นทราบ กำ หนดการเข้ามาดูรายละเอียดการนัดหมายของบุคคลที่อยู่นอกกลุ่มการนัดและเมื่อกรอกข้อมูล เรียบร้อยแล้วคลิกที่ปุ่ม “บันทึกข้อมูล” เพื่อบันทึกข้อมูล การนัดหมายแบบธรรมดาคือเลือกวันและเวลา ดังภาพที่ 5-4 การนัดหมายแบบประจำ คือเลือกวันและเวลา ดังภาพที่ 5-5 การนัดหมายแบบกลุ่ม คือการเลือกกลุ่มคนที่ต้องการนัดหมายจากนัดจึงค้นหาเวลาที่ทุกคนว่างตรงกัน ดังภาพที่ 5-6 2. ระบุข้อมูลเบื้องต้นของการนัดหมาย ได้แก่ 3. คลิกที่ปุ่ม เพื่อเพิ่มวันและเวลาที่ต้องการทำ การนัดหมาย โดยการนัดหมายจะแบ่งเป็น 3 แบบ คือ การสร้างนัดหมายและตอบรับนัดหมาย ที่มา : https://shorturl.asia/W7Gno

การสร้างนัดหมายและตอบรับนัดหมาย เมื่อเลือกวันเวลาที่นัดหมายเรียบร้อยแล้วให้คลิกปุ่ม เพื่อทำ การบันทึกข้อมูล และหากเป็นการนัดหมายแบบธรรมดา ผู้นัดจะต้องเลือกผู้ที่ต้องการนัดหมายด้วย แต่ถ้าเป็นการนัดหมายแบบกลุ่มระบบจะเพิ่ม สมาชิกกลุ่มเป็นผู้ถูกนัดหมายอัตโนมัติ และยังสามารถเพิ่มบุคคลอื่นได้อีก ภาพแสดงการเลือกวันเวลานัดหมายแบบธรรมดา ที่มา : https://shorturl.asia/W7Gno

การสร้างนัดหมายและตอบรับนัดหมาย ภาพแสดงการเลือกวันเวลานัดหมายแบบประจำ ที่มา : https://shorturl.asia/W7Gno

การสร้างนัดหมายและตอบรับนัดหมาย ภาพแสดงการนัดหมายแบบกลุ่ม ที่มา : https://shorturl.asia/W7Gno

การสร้างนัดหมายและตอบรับนัดหมาย 4. การเพิ่มผู้ถูกนัดหมายทำ ได้โดยการคลิกที่ปุ่ม และสามารถเพิ่มผู้ถูกนัดหมายได้ทั้งบุคคล ภายนอกและภายในองค์กร ดังภาพ ภาพแสดงการเลือกผู้ถูกนัดหมายเป็นบุคคลภายใน ที่มา : https://shorturl.asia/W7Gno

การสร้างนัดหมายและตอบรับนัดหมาย โดยหากว่าบุคคลภายในที่เราต้องการนัดได้ถูกนัดหมายไว้ก่อนแล้ว ระบบจะแสดงรายละเอียดของรายการ นัดหมายอื่น ๆ ที่เวลาเหลื่อมกัน และหากต้องการนัดหมายบุคคลนั้นแน่นอนให้คลิกเลือกหลังรายชื่อที่ ต้องการแล้วคลิกที่ปุ่ม เพื่อยืนยันอีกครั้งหนึ่ง ดังภาพ (ระบบอนุญาตให้นัดซ้ าซ้อนได้ และให้ผู้ถูกนัดเป็นผู้ตัดสินใจเองว่า จะรับนัดใคร) ภาพแสดงบุคคลภายในที่ต้องการนัดแต่มีนัดอื่นแล้ว ที่มา : https://shorturl.asia/W7Gno

การสร้างนัดหมายและตอบรับนัดหมาย ภาพแสดงการเลือกผู้ถูกนัดหมายเป็นบุคคลภายนอก ที่มา : https://shorturl.asia/W7Gno

การสร้างนัดหมายและตอบรับนัดหมาย 5. ตรวจสอบข้อมูลการนัด เมื่อตรวจสอบข้อมูลเรียบร้อยแล้วให้คลิกที่ปุ่ม จะปรากฏเส้นทางเฉพาะสำ หรับส่งหนังสือนัดหมาย ดังภาพ ภาพแสดงผู้รับหนังสือนัดหมายที่ได้เลือกไว้ ที่มา : https://shorturl.asia/W7Gno

การสร้างนัดหมายและตอบรับนัดหมาย 6. เมื่อคลิกที่ปุ่ม ระบบจะส่งเอกสารให้กับผู้ถูกนัดหมาย และรายงานผลการส่งดังภาพ ภาพแสดงผู้รับหนังสือนัดหมายที่ได้เลือกไว้ ที่มา : https://shorturl.asia/W7Gno

รายการนัดหมายที่ตอบรับ หมายถึง รายการนัดหมายที่ได้ตอบรับนัดแล้วหรือรายการนัดหมายที่ผู้ใช้งานได้ดำ เนินการนัดและมีผู้ตอบรับ การนัดแล้ว การใช้งานให้คลิกที่เมนูบน ระบบงาน >> นัดหมายและการประชุม >> รายการนัดหมายที่ตอบรับ จะปรากฏหน้าจอดังภาพ โดยการเลือกดู รายการนัดหมายที่ตอบรับ ซึ่งมีการดำ เนินการเกี่ยวกับรายการนัด หมายดังต่อไปนี้ 1. การยกเลิกนัดหมาย หากต้องการยกเลิกการนัดให้คลิกเลือกรายการนัดหมายที่ต้องการในช่องเลือก พร้อมทั้งระบุเหตุผลการยกเลิก แล้วคลิกที่ปุ่ม ยกเลิก เพื่อยกเลิกนัดหมาย ภาพแสดงรายการนัดหมายที่ตอบรับ ที่มา : https://shorturl.asia/W7Gno

รายการนัดหมายที่ตอบรับ 2. การค้นหารายการนัดหมาย หากต้องการดูรายการนัดหมายที่ตอบรับที่ไม่อยู่ในลิสต์รายการ สามารถดำ เนินการได้ โดยคลิกที่ปุ่ม ค้นหา จะปรากฏหน้าจอสำ หรับค้นหาดังภาพ โดยระบุช่วงวันที่ที่นัดหมายที่ต้องการ ค้นหา จากนั้นคลิกที่ปุ่ม ค้นหา เพื่อค้นหาข้อมูล ซึ่งจะแสดงผลการค้นหาดังภาพ หรือคลิกที่ปุ่ม กลับ เพื่อกลับหน้ารายการนัดหมายที่ตอบรับ ภาพแสดงหน้าจอค้นหารายการนัดหมายที่ตอบรับ ที่มา : https://shorturl.asia/W7Gno

รายการนัดหมายที่ตอบรับ ภาพแสดงผลการค้นหารายการนัดหมายที่ตอบรับ ที่มา : https://shorturl.asia/W7Gno

รายการนัดหมายที่ตอบรับ ผู้ใช้งานสามารถคลิกที่ชื่อเรื่องที่สนใจเพื่อดูรายละเอียดต่าง ๆ ของการนัดหมายได้ดังภาพ และสามารถคลิกดูรายละเอียดการ เลื่อนนัดแต่ละครั้งได้โดยการคลิกเลือกการเลื่อนนัดที่ต้องการดู จะปรากฏรายละเอียดการเลื่อนนัด ดังภาพตามลำ ดับ ภาพแสดงรายละเอียดการนัดหมายโดยคลิกจากชื่อเรื่องที่สนใจ ที่มา : https://shorturl.asia/W7Gno

รายการนัดหมายที่ตอบรับ ภาพแสดงรายละเอียดการเลื่อนนัดโดยคลิกจากการเลื่อนนัดครั้งที่สนใจ ที่มา : https://shorturl.asia/W7Gno

รายการนัดหมายที่ตอบรับ 3. การเลื่อนนัด หากต้องการเลื่อนนัดหมายที่รายการใดให้คลิกปุ่ม เลื่อนัดหมาย ในช่องเลื่อนนัดหมายหลัง ชื่อนัดที่ต้องการ เลื่อน จะปรากฏหน้าจอสำ หรับเลื่อนนัดหมายดังภาพที่ 5-20 ซึ่งวิธีการเลื่อนนัด มีขั้นตอน ดังนี้ ภาพแสดงหน้าจอสำ หรับเลื่อนนัดหมาย ที่มา : https://shorturl.asia/W7Gno

รายการนัดหมายที่ตอบรับ ระบุเหตุผลของการขอเลื่อนนัดพร้อมทั้งเลือกวันที่ต้องการ จากนั้นคลิกที่ปุ่มเพื่อทำ การแจ้งการเลื่อนนัดไปยังผู้รับ และคลิกที่ปุ่ม เพื่อกลับสู่หน้ารายการนัดหมายที่ตอบรับ ภาพแสดงหน้าจอหลังคลิกปุ่มเลื่อนนัด ที่มา : https://shorturl.asia/W7Gno

ปฏิทินรายบุคคล หมายถึง ปฏิทินสำ หรับการดูรายการนัดหมายหรือภารกิจต่าง ๆ ของแต่ละบุคคลที่จะปรากฏบนปฏิทินเพื่อให้ ตนเองและผู้อื่น ทราบถึงภารกิจของบุคคลที่เราเลือกขึ้นมาดู การใช้งานให้คลิกที่เมนูบน เอกสารเข้า - ออก >> ปฏิทิน รายบุคคล จะปรากฏหน้าจอดังภาพ โดยสามารถเลือกชื่อของบุคคลและเดือนที่ต้องการดูข้อมูล ภาพแสดงปฏิทินรายบุคคล ที่มา : https://shorturl.asia/W7Gno

สำ หรับทุกวันนี้หลายๆ องค์กร ก็จะใช้อุปกรณ์อ  อนไลน์ใ นการ ติดต่อสื่อสารกันเป็นหลัก ทั้งไลน์ ทั้งวอตแอป รวมถึงอีเมลต่างๆ ซึ่ง เป็นการช่วยให้ประหยัดเวลาในการสื่อสารไปได้อย่างมากเลย แต่ใน ข้อดี มันก็มีข้อเสียแฝงอยู่เช่นกัน เมื่อแอปพลิเคชันที่มันเยอะมากขนาดนี้ อาจทำ ให้การติดต่อสื่อสาร หรือการทำ นัดหมายประชุม หรือพูดคุย ต่างๆ ทั้งกับลูกค้า และกับพนักงานในทีมนั้นคลาดเคลื่อนไป ยิ่งผู้บริหาร ที่ต้องติดต่อกับทุกคนอยู่ตลอดเวลาด้วย ยิ่งมีโอกาสที่แชตจะล้นจนถูก ดอง และมองข้ามนัดสำ คัญได้มากกว่าเดิม เพราะฉะนั้นสำ หรับคนที่ไม่อยากพลาดเรื่องจำ เป็นต่างๆ และ อยากสื่อสารกับทีมให้เข้าใจ นัดแล้วเป็นนัด ไม่ผิดวันหรือเข้าใจพลาดกัน ไป ก็ลองเอาเทคนิคที่จะช่วยลดความสับสนเหล่านี้ไปใช้กันได้เลย จะ ช่วยให้การนัดหมายของคุณกับลูกค้าและเพื่อนร่วมทีมชัดเจนขึ้น ขึ้ จนไม่มี คำ ว่าพลาด จัจั จั ด จั ดตารางนันั นั ด นั ดหมายให้ห้ ห้ เ ห้ เป็ป็ป็ น ป็ นเรื่รื่ รื่ อ รื่ องง่ง่ ง่ า ง่ าย ที่มา : https://www.bangkokbanksme.com

สอบถามคิวว่างของผู้ที่ต้องการนัด อันดับแรกให้เราเริ่มจากสอบถามวันว่างของคนที่เราจะนัดก่อนเลย เพราะถึงแม้เราจะเป็นหัวหน้าและเขาเป็นลูกน้อง แต่ก็ใช่ว่าเขาจะว่างมาประชุมกับเรา ทุกวัน งานบางชิ้นมันรีบยิ่งกว่ากัน และอาจไม่สามารถรอได้ เพราะฉะนั้นทางที่ดี ต้องสอบถามก่อนว่าว่างวันไหน สะดวกมาเมื่อไหร่ หาวันลงตัว เมื่อจัดตารางงาน ลงตัวกันทั้งสองฝ่ายแล้ว ก็ค่อยลงคิวนัดวันเวลาที่แน่นอนต่อไป ที่มา : https://www.bangkokbanksme.com

ยืนยันการนัดหมายให้ชัดเจน เป็นลายลักษณ์อักษร การบอกปากเปล่าไปเฉยๆ หรือส่งตารางนัดในแชตส่วนตัว อาจทำ ให้คนอ่าน หรือคนฟังหลงลืมได้ครับ โดยเฉพาะการบอกปากเปล่านั้น จะยิ่งมีโอกาสถูกลืมได้ มากกว่าปกติ เพราะไม่มีอะไรให้คอยย้ำ เตือนการนัดครั้งนี้ แม้แต่นิดเดียว ซึ่งเราต้อง แยกให้ออกระหว่างการทำ งาน กับชีวิตส่วนตัว ถ้าคุณต้องการนัดลูกทีมให้มาประชุม อย่างพร้อมเพรียงกันแบบไม่พลาด ก็ควรนัดในเครื่องมือการทำ งาน เช่น การส่งอีเมล หรือการส่งข้อมูลผ่านแอปพลิเคชันเฉพาะที่บริษัทใช้ติดต่องานเท่านั้น เพื่อไม่ให้ผู้รับสาร พลาดรวมถึงการมีรายละเอียดเป็นลายลักษณ์อักษรเหล่านี้จะช่วยให้สามารถย้อนกลับมา ดูรายละเอียดการนัดหมายครั้งนี้ได้ง่ายขึ้นแบบไม่หลงลืม ที่มา : https://www.bangkokbanksme.com

กำ หนดพื้นที่นัดหมายให้สะดวกทั้งสองฝ่าย การกำ หนดพื้นที่นัดหมายนั้นต้องไม่เอาตัวเองเป็นหลัก แต่ควรมองภาพรวม เช่น ถ้าคุณนัดหมายกับ ลูกค้า อาจจะเลือกจุดที่ลูกค้าสะดวกมากกว่าที่จะเอาตัวเองสะดวก เพราะความง่ายในการมาเจอคุณ จะทำ ให้ลูกค้า ตัดสินใจได้ง่ายขึ้น และมีโอกาส ที่จะออกมาพบมากขึ้น และสำ หรับการนัดหมายทีมงาน ก็ควรทำ ในที่ทำ งาน ในเวลางานเท่านั้น ไม่นัดหมายนอกรอบ นอกออฟฟิศ เผื่อคุณต้องการข้อมูลส่วนใดเพิ่มเติมในการประชุมครั้งนี้ จะได้สามารถเรียกใช้จากทุกฝ่ายได้ทันที ที่มา : https://www.bangkokbanksme.com

ใช้เทคโนโลยีให้เป็นประโยชน์ แอปพลิเคชันต่างๆ ส่วนใหญ่จะมีเมนูการนัดหมายให้ได้ใช้งานอยู่แล้ว ซึ่งถ้านำ มาใช้งานจริงในองค์กร จะทำ ให้ทุกคนไม่พลาดการนัดอย่างแน่นอน เช่น แอปพลิเคชัน Calendar จาก Google ซึ่งสามารถอัพเดต ตารางงานของคุณให้กับทุกคนในทีมได้ทันทีอย่างรวดเร็ว ช่วยให้คนในทีมรู้ได้ว่ามีประชุม หรือนัดวันไหน ตอนไหน เวลากี่โมง สามารถเข้ามาตรวจสอบได้ง่าย และรวดเร็ว ส่งกระจายข่าวสารถึงมือทุกคนแบบไม่ต้องลุ้น และที่สำ คัญ ยังมีการตั้งค่าแจ้งเตือนก่อนเวลานัดเพื่อไม่ให้หลงลืมอีกด้วย ที่มา : https://www.bangkokbanksme.com

ยืนยันเวลานัดหลาย ๆ ครั้ง หลังจากที่คุณได้แจ้งเตือนผ่านแอปพลิเคชันต่างๆ หรือบอกกล่าว ทั้งลูกค้าและทีมงานแล้ว ก็ไม่ควร วางใจปล่อย ให้แอปพลิเคชันเป็นฟางเส้นสุดท้าย ในการนำ พานัดหมายครั้งนี้ ให้ประสบความสำ เร็จไปด้วยดี แต่ควรที่จะหมั่นเตือนหรือทักไปคอนเฟิร์ม ยืนยัน คู่นัดอีกครั้งก่อนถึงวันนัดหมาย เพื่อเป็นการเตือนไม่ให้หลงลืม และทุกฝ่ายจะได้เตรียมตัวได้แบบไม่มีข้ออ้างอีกต่อไป ที่มา : https://www.bangkokbanksme.com

อย่ามั่นใจในแผนการเดียว สุดท้ายแล้วต่อให้คุณวางแผนมาดีแค่ไหน แต่ถ้ามีงานด่วนเข้ามาให้คนเหล่านั้นต้องจัดการ การนัดหมาย ก็อาจจะถูกเลื่อนออกไปได้อยู่ดี เพราะฉะนั้นพยายามมองหาแผนสำ รองเผื่อเอาไว้ในทุกๆ ครั้ง ทำ ใจไว้ว่าอีกฝ่ายอาจ จะติดธุระ มาไม่ได้ ลาป่วย หรือมีเหตุให้ต้องยกเลิกนัดคุณอยู่ดี ซึ่งสิ่งที่จะช่วยให้คุณไม่เสียเวลาไปเปล่าๆ คือเตรียม งานที่คุณสามารถทำ ต่อเนื่องไว้ได้ทันทีเมื่อมีคนเท เช่น เอาคอมพิวเตอร์ไปด้วย เมื่อมีนัดหมายนอกสถานที่เพื่อจะได้ ไม่เสียเวลาขับกลับออฟฟิศ และใช้เวลาทำ งานต่อได้ทันทีนั่นเอง ที่มา : https://www.bangkokbanksme.com

นันั นั ด นั ดหมายอย่ย่ ย่ า ย่ างไรไม่ม่ ม่ใม่ ห้ห้ ห้ พ ห้ พลาด 1. กำ หนดช่วงเวลาของเราให้ชัดเจน หากคุณต้องนัดหมายลูกค้าพร้อมกัน 5 คน ให้เสร็จภายใน 1 สัปดาห์ ควรกำ หนดช่วงเวลาที่เราสะดวกให้ชัดเจน เช่น สะดวกช่วง 10.30 น.ในช่วงเช้า และ 13.30 น.ในช่วงบ่ายของวัน และใน 1 สัปดาห์นั้น สะดวกวันไหนบ้าง เผื่อให้อีกฝ่าย เช็กตารางนัดหมายที่สะดวกตรงกัน เชื่อเถอะว่าต่อให้ลูกค้าที่มีตารางงานยุ่งที่สุดก็ยังมีเวลาที่ตรงกับเราในวันใดวันหนึ่งอยู่ดี 2. กำ หนดพื้นที่นัดหมายให้สะดวกทั้งสองฝ่าย พื้นที่นัดหมายเพื่อพูดคุยก็เป็นอีกสิ่งหนึ่งที่เราต้องใส่ใจให้มาก เพราะเกี่ยวพันกับเรื่องระยะเวลาในการเดินทางและ ความสะดวกของทั้งสามฝ่ายหากเป็นการนัดพบลูกค้าย่อมเลี่ยงไม่ได้ที่จะต้องเดินทางไปถึงที่ทำ งานหรือบ้านลูกค้าดูเส้นทางแล้ว เลือกช่วงเวลาที่คิดว่าสามารถไปถึงได้ทันเวลาและสามารถเลี่ยงการจราจรที่ติดขัดได้ แต่หากเป็นการนัดพบทั่วไปเลือกสถานที่อยู่ใกล้แนวรถไฟฟ้าเป็นหลักทั้งหมดจะช่วยทำ ให้คุณสามารถคุมเวลาและค่าใช้จ่ายได้ดี โดยเฉพาะการนัดพูดคุย 2 สถานที่ในวันเดียวกัน ที่มา : https://www.bangkokbanksme.com

นันั นั ด นั ดหมายอย่ย่ ย่ า ย่ างไรไม่ม่ ม่ใม่ ห้ห้ ห้ พ ห้ พลาด 3. นัดหมายทีละคน การนัดหลายคนพร้อมกันนั้นเราควรนัดให้เสร็จสิ้นเป็นรายบุคคล เพื่อป้องกันความซ้ำ ซ้อนในการนัดหมาย ช่วยให้เรา วางแผนการเดินทางและเวลาได้ลงตัวมากขึ้น ป้องกันการสับสน จำ สลับกันซึ่งมีความเป็นไปได้สูงสำ หรับคนที่ต้องรับผิดชอบงาน หลายอย่างในเวลาเดียวกัน 4. จดทุกครั้งที่นัดหมายได้ ไม่ว่าคุณจะใช้สมุดจดนัดหมายหรือบันทึกการนัดหมายในสมาร์ทโฟน คือสิ่งที่คุณไม่ควรลืมทุกครั้งที่นัดหมายได้สำ เร็จ สำ คัญคือต้องใส่รายละเอียดทั้งหมดให้ครบชื่อคนนัดหมาย บริษัท สถานที่ เวลา และหัวข้อเรื่องที่จะพูดคุย เมื่อนัดคนแรกได้ แล้วค่อยโทรนัดคนต่อไป 5. อย่าพยายามจำ ทุกอย่างในครั้งเดียว หากเราเป็นมนุษย์สายพันธ์ุขี้ลืม อย่าพยายามจำ ทุกอย่างให้ได้ในครั้งเดียว แล้วปล่อยผ่านเลยไป การนัดหมายก็เช่นกัน เมื่อเราจดบันทึกการนัดหมายและหัวข้อที่จะพูดคุยแล้วใช้เวลาหลังเลิกงานในการทบทวนงานที่จะต้องทำ ในวันพรุ่งนี้ เนื้อหาและตารางการนัดหมายให้เรียบร้อย ที่มา : https://www.bangkokbanksme.com

นันั นั ด นั ดหมายอย่ย่ ย่ า ย่ างไรไม่ม่ ม่ใม่ ห้ห้ ห้ พ ห้ พลาด 6.เลือกใช้บริการรถสาธารณะ ในสมัยก่อนที่การเดินทางยังไม่สะดวกสบายรถประจำ ทางออกทุก 30 นาที และรถไฟฟ้ามีเพียงสายเดียว การใช้รถส่วน ตัวดูเป็นทางเลือกในการเดินทางที่สะดวกสบายมากที่สุด แต่ปัจจุบันในช่วง 5 ปีให้หลังมานี้ การเดินทางด้วยรถโดยสารประจำ ทาง เรือโดยสาร แกร็บคาร์ แกร็บไบค์ ไปจนถึงรถไฟฟ้า มีจำ นวนรถที่ให้บริการสูงขึ้น ช่วยทำ ให้เราควบคุมเวลาในการเดินทางได้ดีกว่า รถส่วนตัว ประหยัดกว่าและมีทางออกปัญหาที่สูงกว่า ยกตัวอย่างกรณีรถติดย่านลาดพร้าว หากใช้รถส่วนตัวคุณจะสละรถที่ขับอยู่ แล้วขึ้นมอเตอร์ไซค์ไปต่อรถไฟฟ้าเพื่อให้ถึงที่หมายไม่ได้เลย 7.ตื่นเช้ามีเวลาเตรียมตัวมากกว่า สุดท้ายที่จะช่วยไม่ให้คุณพลาดนัดสำ คัญก็คือ การตื่นเช้าในช่วงเวลา 05.00-06.00 น. ช่วงเวลาดังกล่าวเป็นช่วงเวลา ที่คุณสามารถตื่นขึ้นมาวางแผนการทำ งานของวัน และหากคุณลืมว่ามีนัดในช่วงเช้าตรู่เช่น 08.30-09.00 น. คุณก็ยังมีทางเลือก ออกจากบ้านไปยังที่นัดหมายได้ทันเวลาโดยไม่เสี่ยงกับรถติดได้อีกด้วย ที่มา : https://www.bangkokbanksme.com

หนังสืออิเล็กทรอนิกส์เล่มนี้ เป็นส่วนหนึ่งของวิชา เทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อการจัดการสำ นักงาน รหัสวิชา 30216 - 2102

การใช้เทคโนโลยีใยี นการนัดหมาย เสนอ ครูปรียา ปันธิยะ จัดทำ โดย นางสาวณัฐธิชา เปี้ยสาย เลขที่ 10 สาขาวิชาการจัดการสำ นักงาน ภาคเรียนที่ 1 ปีการศึกษา 2566 วิทยาลัยอาชีวศึกษาลำ ปาง

THANK YOU