REVISI BAB 8 PENGGUNAAN PERALATAN DALAM KEGIATAN ADMINISTRASI

BAB 8
PENGGUNAAN PERALATAN KANTOR DALAM

KEGIATAN ADMINISTRASI

APERSEPSI

ktivitas yang dilakukan di dalam sebuah perusahaan akan sulit mencapai
tujuan yang diinginkan apabila tidak ditunjang dengan keberadaan peralatan kantor.
Aktivitas yang berlangsung di perkantoran, baik yang sifatnya administrative
maupun tidak, pastinya tidak bisa terlepas dari dukungan peralatan kantor itu
sendiri. Setiap peralatan kantor memiliki kegunaan sendiri sesuai kebutuhan
masing-masing.

Apakan kalian tahu alat-alat apa saja yang dibutuhkan dalam menunjang
kegiatan di perkantoran? Bagaimana pembagian alat-alat kantor? Yuk simak
pembahasan pada bab ini.

A. PENGERTIAN PERALATAN KANTOR

Dalam mengerjakan

tugas-tugas di lingkungan

kantor, tentunya diperlukan

peralatan untuk membantu

menyelesaikan pekerjaan

tersebut. Keberadaan

peralatan kantor sendiri

merupakan hal vital yang

Gambar 8.1 Ilustrasi perlatan kantor harus tersedia di lingkungan
Sumber : lokadata.id perkantoran atau instansi.

Peralatan kantor tidak hanya membantu memudahkan pekerjaan agar cepat selesai,

tetapi juga membuat pekerjaan tersebut efektif atau tepat guna.

Peralatan kantor memiliki beberapa pengertian. Secara definisi, peralatan

kantor memiliki arti sebagai sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam

mencapai maksud dan tujuan. Jadi, peralatan kantor merupakan media yang

digunakan dalam upaya mencapai tujuan yang diinginkan perusahaan.

The Liang Gie mengatakan bahwa peralatan kantor (Office Supplies) adalah

benda-benda yang dipakai habis dalam pelaksanan pekerjaan sehari-hari oleh

pegawai tata usaha (those material consumed in the ordinary operation of the

clerical forces). Office equipment (perlengkapan kantor) sendiri dapat didefinisikan

sebagai segenap benda yang dipergunakan untuk membantu kelancaran tugas-tugas

tata usaha, yang terdiri atas perabot kantor, bekal kantor, dan hiasan kantor.

Berdasarkan uraian tersebut, dapat dikatakan bahwa kegunaan peralatan

atau perlengkapan kantor antara lain :

1. Untuk mendukung aktivitas pekerjaan kantor,

2. Untuk memperlancar dan mempermudah proses pelaksanaan aktivitas kantor

3. Sebagai asset dan pelengkap kantor.

B. JENIS-JENIS PERALATAN KANTOR

Jika menilik pada pengertiannya, yakni benda-benda yang digunakan untuk
mendukung pengerjaan tugas dan aktivitas kantor, tentunya peralatan kantor

memiliki jenis dan rupa yang tak sedikit. Jenis-jenis peralatan kantor sendiri dapat
digolongkan berdasarkan dua hal, yakni berdasarkan bentuknya dan berdasarkan
penggunaannya. Ada pula contoh peralatan kantor di luar kedua pembagian
tersebut, yakni mesin kantor dan perabot kantor.
Berikut adalah uraian terkait jeni-jenis peralatan kantor.

1. Berdasakan Bentuknya
a. Peralatan Kantor berbentuk lembaran

Sesuai dengan namanya, peralatan kantor berbentuk lembaran adalah
benda-benda yang berbentuk lembar atau helai. Peralatan jenis ini tidak hanya
berupa lembaran kertas, tetapi juga lembaran plastik transparan atau helai
pembungkus kertas, seperti map dan amplop. Contoh peralatan kantor
berbentuk lembaran adalah sebagai berikut.
1) Kertas HVS, yakni kertas polos berwarna putih yang memiliki variasi

ukuran, berat, dan tipe. Berat kertas ini berkisar antara 60 gram-80 gram.
Tipe kertas ini bervariasi, mulai dari A3, A4 (sering kali disebut kuarto),
hingga F4 (folio). Jenis kertas ini memiliki permukaan yang tidak terlalu
halus dan tidak mudah berubah warna. Kertas HVS merupakan jenis kertas
yang paling banyak digunakan di lingkungan perkantoran, baik untuk
kegiatan korespondensi ataupun pengarsipan.
2) Kertas folio bergaris, sebenarnya, ada dua jenis kertas folio, yakni folio
polos dan folio bergaris. Namun, kertas folio polos lebih dikenal dengan
nama kertas HVS A4 sedangkan yang umum dikenal sebagai “kertas folio”
adalah folio bergaris. Jenis kertas ini memiliki ukuran 21,5 x 33 cm. kertas
folio bergaris umunya ditemukan dalam bentuk double folio berukuran 43 x
25 cm. kertas jenis ini memiliki permukaan yang halus dan tipis. Kertas folio
dalam bentuk double folio umunya digunakan dalam penulisan surat
lamaran pekerjaan. Sementara itu, kumpulan kertas double folio yang
disatukan dalam bentuk buku umumnya digunakan sebagai alat pencatatan
bukti kas masuk dan keluar.
3) Kertas karbon dan kertas stensil. Di masa kini, penggunaan kedua jenis
kertas ini sudah mulai ditinggalkan, meskipun masih ada beberapa instansi

yang masih menggunakannya, kertas karbon merupakan kertas yang
digunakan untuk membuat salinan dokumen dengan menggunakan kertas
tinta karbon. Biasanya, kertas jenis ini digunakan pada proses pengetikan
menggunakan mesin tik. Sementara itu, kertas stensil digunakan untuk
menjiplak pola dari objek yang satu ke kertas atau objek yang lainnya.
4) Formulir. Kertas formulir berisikan kolom atau keterangan yang nantinya
akan diisi dan menjadi data. Kertas formulir resmi biasanya memiliki kop
surat, detail keterangan yang harus diisi, dan baris tanda tangan.
5) Kertas berkop. Kertas jenis ini biasanya berbentuk kertas HVS yang
diatasnya telah tertera kop perusahaan yang bersangkutan. Ketas berkop
biasanya digunakan perusahaan dalam kegiatan korespondensi antarklien
atau perusahaan, serta digunakan dalam kegiatan pencatatan internal yang
sifatnya setengah resmi (misalnya menjadi lembar memo atau nota).
6) Kertas buffalo. Kertas buffalo merupakan kertas berukuran tebal,
permukaannya agak kasar, bercorak, memiliki berat 150 gram-230 gram,
dan memiliki beragam warna yang dapat dipilih sesuai keinginan.
7) Amplop. Amplop dapat diartikan sebagai kertas pembungkus dokumen
yang digunakan dalam kegiatan surat-menyurat. Jenis amplop yang sering
dipakai di lingkungan perusahaan adalah amplop standar berwarna putih
dan amplop coklat besar. Amplop coklat biasanya digunakan untuk
pengiriman dokumen yang akan dikirimkan melalui jasa ekspedisi.
8) Map. Map merupakan salah satu perlengkapan kantor yang berfungsi
sebagai menyimpan lembaran-lembaran kertas agar lebih teratur dan
melindungi kertas agar tidak mudah rusak. Map dapat terbuat dari bahan
plastik maupun kertas.
9) Plastik transparan. Sama halnya dengan map, plastik transparan juga
digunakan untuk melindungi dokumen dari resiko kerusakan. Plastik
transparan biasanya digunakan untuk membungkus surat sebelum surat.

Gambar 8.2 Contoh peralatan kantor berbentuk lembaran.
Sumber : mello.id

b. Peralatan Nonlembaran
Peralatan kantor yang berbentuk non lembaran merupakan benda kantor

yang sifatnya berbentuk padat. Peralatan kantor non lembaran terbagi menjadi
4 yaitu:
1) Alat tulis kantor, Contohnya seperti bolpoin, pensil, spidol, penggaris,

penghapus, rautan, penjepit kertas, dan stapler, cairan pengoreksi
(correction fluid), selotip, lem kertas, dan jangka
2) Pembuka surat, Contohnya seperti gunting, pisau cutter, atau alat elektrik
pembuka surat (letter opener).
3) Stempel, seperti stempel perusahaan, stempel tanggal terima/stempel
agenda dan bantalan stempel.
4) Perlengkapan meja, Contohnya seperti kalender meja, tempat pensil, baki
surat, kotak kartu nama, file folder dan sandaran buku.

Gambar 8.3 Contoh peralatan kantor berbentuk nonlembaran.
Sumber : mello.id

c. Perlatan Kantor Berbentuk Buku
Peralatan kantor berbentuk buku merupakan benda yang penting untuk

menunjang kegiatan administrasi di kantor atau di perusahaan.
1) buku catatan kecil (block note), merupakan buku untuk menulis catatan

harian sekretaris.
2) buku pedoman organisasi, merupakan buku panduan tentang informasi

yang berkaitan dengan organisasi, mulai dari sejarah, struktur, produk dan
jasa, hingga produk kerja.
3) Buku alamat relasi, yaitu buku yang berisi tentang daftar alamat dari
berbagai macam organisasi lain atau relasi, khususnya yang sering
melakukan kerjasama dengan perusahaan.
4) Kamus, baik kamus bahasa Indonesia maupun bahasa asing.
5) Buku telepon, yaitu buku yang berisi daftar telepon dari berbagai organisasi
yang menjadi relasi dan nomor-nomor penting lainnya seperti pemadaman
kebakaran, kepolisian dan rumah sakit.
6) Buku tahunan, yaitu buku yang berisi tentang informasi perkembangan atau
kemajuan perusahaan selama setahun terakhir.
7) Buku tamu, yaitu buku yang digunakan untuk mencatat identitas dan jumlah
tamu yang datang di perusahaan.

8) Buku agenda, yaitu buku untuk mencatat surat masuk maupun surat keluar
sehari-harinya di dalam suatu organisasi.

9) Buku catatan keuangan merupakan buku yang digunakan untuk mencatat
administrasi keuangan di dalam suatu organisasi.

2. Berdasarkan Penggunanya
a. Barang Habis Pakai

Barang habis pakai merupakan benda kantor yang hanya dapat digunakan satu
kali atau beberapa kali pakai saja, tidak tahan lama, dan harus diisi ulang.
Contohnya yaitu kertas, tinta printer, pensil dan bolpoin.
b. Barang Tidak Habis Pakai
Barang tidak habis pakai merupakan benda kantor yang dapat digunakan dalam
jangka waktu yang cukup lama, tidak perlu membeli berkali-kali, dan tahan
lama. Contohnya yaitu stapler, perforator (pembolong kertas), pisau cutter, dan
gunting.

3. Berdasarkan Jenisnya
a. Mesin-mesin Kantor (Office Machines)

Mesin-mesin kantor adalah alat yang berfungsi untuk membantu kelancaran
tugas bagian administrasi, Contohnya yaitu seperti kegiatan menghimpun,
mencatat, serta mengolah bahan bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang
bekerja secara mekanik, elektrik, dan magnetik.

Berikut merupakan jenis mesin kantor yang digunakan bagian administrasi.
1) Mesin yang digunakan untuk keperluan surat menyurat (mailing equipment)

contohnya komputer, laptop, dan mesin tik (manual dan elektronik).
2) Mesin yang digunakan untuk mencetak. Jenis mesin pencetak terbagi

menjadi dua, yaitu mesin pencetak dokumen dan mesin pengganda
dokumen. Contoh dari mesin pencetak dokumen adalah mesin printer.
Sedangkan contoh mesin pengganda dokumen adalah mesin fotocopy.
3) Mesin yang digunakan untuk komunikasi jarak jauh, misalnya pesawat
telepon intercom dan mesin faksimile.

4) Mesin yang digunakan untuk menghancurkan kertas, Contohnya yaitu
mesin Paper Shredder ( penghancur kertas).

5) Mesin yang digunakan untuk mendikte ( Dikteting machine).
6) Mesin yang digunakan untuk mengetik, contohnya mesin tik, komputer dan

laptop.
7) Mesin yang digunakan untuk menghitung (Calculating Machine),

contohnya kalkulator.
8) Alat bantu peraga atau Audio Visual Aid. Alat bantu peraga terbagi menjadi

3 yaitu:
a. Alat bantu yang diproyeksikan, misalnya slide projecktor, film, overheat

projecktor (OHP), dan Infocus.
b. Alat bantu yang dapat didengar atau dilihat oleh panca indra, misalnya

televisi, tape, video dan radio.
c. Alat bantu peraga yang tidak bersuara dan tidak diproyeksikan, seperti

grafik, formulir, magnetic board, flip chart, dan papan tulis.

Gambar 7.4 Contoh mesin-mesin kantor.
Sumber : mello.id

b. Perabot Kantor
Tidak berbeda dengan mesin kantor, perabot kantor fungsi untuk menunjang

aktivitas di kantor, selain itu perabot kantor juga berfungsi untuk memperindah
dekorasi dan suasana kantor. Perabot kantor terbagi menjadi dua macam yaitu dapat
berupa furnitur (Office Furniture) dan hiasan kantor (Office Arrangement).

Gambar 8.5 Contoh perabot kantor yang ditemui di ruang resepsionis.
Sumber : officesnapshots.com

1) Furnitur kantor ( Office Furniture)
Furnitur kantor pada umumnya berupa benda-benda yang terbuat dari kayu,
besi, atau bahan lainnya. Contoh dari furnitur kantor adalah sebagai berikut.
a) Meja dan kursi untuk pegawai kantor. Meja pegawai biasanya terbuat
dari kayu, sedangkan kursinya berupa kursi berlengan dan dilengkapi
kaki roda untuk mempermudah mobilitas. Meja kerja pegawai ada yang
bersekat (biasanya digunakan dalam kantor dengan tatanan kubikel),
namun ada pula yang tidak bersekat.
b) Sofa meja untuk tamu. Sofa dan meja tamu biasanya diletakkan di
bagian depan dekat resepsionis, atau di dalam ruangan pimpinan.

c) Rak buku dan lemari. Rak buku dan lemari biasanya terbuat dari kayu,
dan diletakkan di sekitar meja kerja pegawai, atau di dalam ruangan
pimpinan.

d) Filing cabinet, atau laci penyimpan dokumen. Filing cabinet umumnya
terbuat dari besi jumlah laci filing cabinet bervariasi ada yang
berjumlah 2 laci, 3 laci, hingga 5 laci atau 6 laci. Filing cabinet biasanya
diletakkan di bagian yang bertugas menangani dokumen surat masuk
dan keluar seperti bagian administrasi.

e) Papan tulis. Jenis papan tulis di lingkungan perusahaan biasanya terbagi
dua, yakni white board dan Greenboard. Whiteboard biasanya
digunakan untuk kegiatan sehari-hari perusahaan, misalnya saat rapat
atau persentasi internal. Sementara itu, Green port biasanya digunakan
sebagai tempat menempelkan pengumuman.

f) Tempat penyimpanan uang. Tempat penyimpanan uang di lingkungan
perusahaan dapat berupa brankas atau cash box. Tempat penyimpanan
uang biasanya terbuat dari besi dan memiliki kunci yang di desain
khusus agar keamanannya lebih terjaga.

g) Tempat majalah dan koran. Tempat untuk meletakkan majalah dan
koran biasanya diletakkan berdampingan dengan sofa dan meja tamu.
Tempat majalah dan koran biasanya terbuat dari besi atau kayu dan
dibuat bersusun agar memudahkan tamu yang ingin membacanya.

h) Meja resepsionis. Meja resepsionis biasanya diletakkan di bagian depan
sebelum memasuki ruangan kerja pegawai. Meja resepsionis berukuran
besar dengan bagian yang lebih tinggi di atasnya.

2) Hiasan Kantor (Office Arrangement)
Hiasan kantor merupakan benda-benda kantor yang berfungsi untuk
menambah suasana menyenangkan menambah keindahan ruangan sehingga
terlihat lebih estetik dan memberikan kenyamanan dalam menyelesaikan
pekerjaan. Berikut merupakan macam-macam hiasan kantor.

a) Gambar yang digantung, seperti foto pimpinan negara dan wakilnya,
gambar lambang negara, peta, poster, dan gambar struktur organisasi
kantor.

b) Benda seni, contohnya seperti lukisan, ilustrasi, ukiran, dan patung.
c) Vas bunga dan tanaman, baik tanaman hidup maupun.
d) Bendera negara.
e) Hiasan meja, seperti ornamen, pigura foto atau cermin.
f) Alat penunjuk waktu, seperti jam dinding atau jam meja.
g) Alat penerangan, seperti lampu gantung, lampu meja atau lampu

ornamen.
h) Penyejuk ruangan, seperti AC dan kipas angin.

Gambar 8.6 Contoh hiasan kantor di kantor facebook.
Sumber : officesnapshots.com

C. MEMILIH PERALATAN KANTOR

Demi mencapai tujuan dan hasil maksimal, tentunya setiap kantor atau
perusahaan memerlukan berbagai peralatan dan perlengkapan kantor yang
kualitasnya baik. Kelancaran proses penyelesaian suatu pekerjaan di perusahaan,
tidak hanya bergantung pada fungsi dan peranan sumber daya manusia, akan tetapi
juga harus didukung fasilitas kantor yang baik dan sesuai dengan kebutuhan
perusahaan tersebut.

Penggunaan peralatan dan perlengkapan kantor merupakan aspek yang harus
diperhatikan. Untuk itu Pemilihan peralatan kantor sangat penting untuk
diperhatikan karena peralatan kantor yang baik akan memberikan dampak yang
besar bagi produktivitas kerja di perusahaan. Selain itu memilih peralatan kantor
yang tepat dan memiliki kualitas baik akan membuat pekerjaan menjadi lebih
efektif dan efisien, baik dari segi tenaga, biaya, maupun waktu pengerjaannya.

Dalam memilih peralatan kantor yang tepat, terdapat beberapa hal yang harus
diperhatikan, yakni sebagai berikut.
1. Tentukan tujuan penggunaan peralatan yang disesuaikan dengan jenis

pekerjaan. Misalnya, untuk membantu dalam proses pencatatan dan
pengetikan dokumen, maka diperlukan alat untuk mengetik, Contohnya seperti
mesin tik, komputer ataupun laptop.
2. Menganalisis peralatan yang hendak di beli, mulai dari nama barang, tipe,
spesifikasi, merk, kualitas peralatan, harga, jumlah yang dibutuhkan, hingga
garansi. Contohnya, ketika hendak membeli mesin printer untuk kebutuhan
kantor, tentu yang dipilih adalah mesin printer dengan spesifikasi yang cukup
lengkap, berkualitas baik, memiliki harga yang tidak terlalu tinggi ataupun
terlalu rendah, serta tahan lama atau tidak mudah rusak.
3. Memperhatikan segi efektivitas. Ketika memilih peralatan kantor, tentu
perusahaan menginginkan peralatan yang efektif dalam mendukung pekerjaan
dan aktivitas perusahaan. Sebagai contoh adalah perusahaan dengan sistem
penerangan yang cukup baik dan mendapat pencahayaan yang cukup dari luar
tidak lagi memerlukan penerangan tambahan, seperti standing lamp atau lampu
ornamen meja. Selain boros energi dan biaya penggunaan lampu tambahan
juga tidak efektif karena akan jarang digunakan oleh para pegawai.
4. Peralatan kantor disesuaikan dengan pekerjaan dan kemampuan pegawai.
Peralatan kantor dapat dikatakan efektif jika dapat membantu penyelesaian
pekerjaan dengan baik dan dapat dioperasikan oleh para pegawainya.
Contohnya seperti pekerjaan seorang sekretaris yang mengharuskannya untuk
dapat mengetik dan membuat dokumen secara tepat dan cepat. Untuk itu,
seorang sekretaris harus menguasai pemakaian alat untuk mengetik, seperti
mesin tik, laptop ataupun komputer.

5. Memperhatikan penempatan peralatan yang fleksibel. Setelah memilih
peralatan kantor, langkah selanjutnya dalam menempatkan peralatan tersebut
di tempat-tempat yang tepat. Contohnya seperti, sofa dan meja tamu
ditempatkan di dekat meja resepsionis agar tamu dapat duduk dan menunggu
sebelum ia mempersilahkan bertemu dengan pihak yang hendak ditemuinya,
misalnya pimpinan perusahaan. Contoh lain yaitu penempatan filling kabinet
di ruang administrasi. Penempatan tersebut dilakukan agar staff administrasi
mudah untuk mengambil atau menyimpan dokumen perusahaan.

D. MENGGUNAKAN PERALATAN KANTOR DALAM
KEGIATAN ADMINISTRASI

Berikut merupakan kumpulan video pembelajaran dalam menggunakan atau
mengoperasikan peralatan kantor dalam melaksanakan aktivitas perkantoran.

VIDEO PEMBELAJARAN

 Peralatan kantor merupakan media yang digunakan dalam upaya membantu
mencapai tujuan yang diinginkan perusahaan.

 Kegunaan peralatan atau perlengkapan kantor antara lain untuk mendukung
aktivitas pekerjaan kantor, untuk memperlancar dan mempermudah proses
pelaksanaan aktivitas kantor, serta sebagai aset dan perlengkapan kantor.

 Jenis-jenis peralatan terbagi menjadi beberapa kategori, yakni sebagai berikut.
a. Dilihat dari bentuknya, peralatan kantor terbagi menjadi tiga, yakni
peralatan kantor berbentuk lembaran, peralatan kantor berbentuk non
lembaran, dan peralatan kantor berbentuk buku.
b. Dilihat dari penggunaannya, peralatan kantor terbagi menjadi dua, yakni
barang habis pakai dan barang tidak habis pakai.
c. Mesin kantor, yakni mesin yang digunakan untuk mendukung pekerjaan
kantor, misalnya mesin untuk kegiatan korespondensi, mesin pencetakan,
mesin pengetik, dan mesin penghitung.
d. Perabot kantor, yang terdiri atas furniture kantor (office furniture) dan
hiasan kantor (office arrangement).

 Untuk memilih peralatan kantor secara tepat terdapat beberapa hal yang harus
diperhatikan, yakni sebagai berikut.
a. Tentukan tujuan penggunaan peralatan yang disesuaikan dengan jenis
pekerjaan.
b. Menganalisis peralatan yang hendak dibeli mulai dari nama barang, tipe,
spesifikasi, merk, kualitas peralatan, harga, jumlah yang dibutuhkan,
hingga garansi.
c. Memperhatikan dari segi efektivitas.
d. Peralatan kantor disesuaikan dengan pekerjaan dan kemampuan pegawai.
e. Memperhatikan penempatan peralatan yang fleksibel.

Uji Kemampuan Diri

A. Pilihan Ganda
Pilihlah jawaban yang menurut Anda paling tepat!

1. Peralatan kantor dapat diartikan sebagai...
A. Media yang digunakan dalam upaya mencapai tujuan yang diinginkan
perusahaan
B. Segala pernah yang ada di dalam kantor, baik yang berguna ataupun tidak
untuk menunjang aktivitas di kantor
C. Semua benda berbentuk lembaran dan non lembaran yang digunakan
untuk mendukung aktivitas di kantor
D. Mesin mesin yang digunakan untuk membantu pekerjaan para pegawai di
sebuah perusahaan
E. Media yang digunakan untuk membantu pimpinan perusahaan dalam
mengawasi kinerja para pegawainya
Jawaban : A

2. Berikut yang bukan merupakan contoh manfaat peralatan kantor adalah...
A. Untuk memperlancar proses pelaksanaan aktivitas kantor
B. Mempermudah proses pelaksanaan aktivitas kantor
C. Sebagai nilai tambah dimata kolega dan klien
D. Untuk mendukung aktivitas pekerjaan di kantor
E. Sebagai aset dan pelengkap kantor
Jawaban : C

3. Dilihat dari penggunaannya, peralatan kantor dibedakan menjadi...
A. Perang habis pakai dan barang tidak habis pakai
B. Peralatan kantor lembaran dan barang habis pakai
C. Peralatan kantor non lembaran dan barang habis pakai

D. Perawatan kantor non umbaran dan barang tidak habis pakai
E. Peralatan kantor lembaran dan peralatan kantor dengan lembaran
Jawaban : A

4. Peralatan kantor yang bentuknya lembaran adalah...
A. Buku catatan kecil
B. Perforator
C. Letter opner
D. Paper shredder
E. Formulir
Jawaban : E

5. Fungsi performa thor adalah untuk...
A. Membuka surat
B. Melubangi kertas
C. Menyimpan dokumen
D. Melindungi dokumen dari kerusakan
E. Menghancurkan dokumen tak terpakai
Jawaban : B

6. Nama lain dari kertas folio adalah kertas
A. A3
B. A4
C. F4
D. Kuarto
E. Buffalo
Jawabaan : B

7. Pernyataan yang sesuai mengenai peralatan kantor berbentuk lembaran adalah
A. Kertas folio bergaris banyak digunakan dalam kegiatan pengetikan di
perusahaan

B. Map digunakan untuk melapisi dokumen yang hendak dikirimkan melalui
jasa ekspedisi

C. Kertas HVS ukuran F4 juga dikenal dengan sebutan kertas folio
D. Kertas buffalo memiliki permukaan yang halus, bercorak, dan umumnya

berwarna putih
E. Kertas folio bergaris umumnya ditemukan dalam bentuk double folio

berukuran 43 x 25 cm
Jawaban : D

8. Contoh peralatan kantor non lembaran adalah
A. Alat tulis kantor, pembuka surat, perabot kantor, dan perlengkapan meja
B. Pembuka surat, mesin kantor, perabot kantor, dan perlengkapan meja
C. Alat tulis kantor, pembuka surat, stempel, dan perlengkapan meja
D. Pembuka surat, stempel, perlengkapan meja, dan perabot kantor
E. Alat tulis kantor, mesin kantor, stempel, dan perlengkapan meja
Jawaban : C

9. Berikut yang merupakan contoh mesin kantor adalah...
A. Mesin fotocopy, paper shredder, perforator, dan kalkulator
B. Slide projector, radio, letter opener, dan mesin fotocopy
C. Telepon, faksimile, paper shredder, dan printer
D. Komputer, laptop, filling cabinet, dan interkom
E. Laptop, faksimile, printer, dan cash box
Jawaban : C

10. Buku yang berisi tentang informasi perkembangan atau kemajuan perusahaan
selama setahun terakhir merupakan pengertian dari...
A. Aku pedoman organisasi
B. Buku catatan keuangan
C. Buku catatan kecil
D. Buku tahunan
E. Buku agenda

Jawaban : D

11. Berikut yang merupakan contoh furniture kantor adalah...
A. Sofa dan meja tamu, filing cabinet, serta tempat menaruh majalah dan
koran
B. Meja dan kursi untuk pegawai, benda seni, serta sofa dan meja tamu
C. Rak buku dan lemari, filling cabinet, dan lukisan/gambar yang digantung
D. Hiasan meja, sofa dan meja tamu, serta rak buku dan lemari
E. Meja resepsionis, papan tulis, dan hiasan meja
Jawaban : A

12. Pernyataan yang tepat mengenai furniture kantor adalah...
A. Filing cabinet diletakkan di dekat meja resepsionis
B. Sofa tamu hanya diletakkan di dalam ruangan pimpinan
C. Tempat menaruh majalah dan koran diletakkan di dekat sofa tamu
D. Tempat penyimpanan uang biasanya dibuat dari bahan besi dan kayu
E. Rak buku dan lemari diletakkan di tengah-tengah ruang kerja pegawai
Jawaban : C

13. Tujuan keberadaan hiasan kantor adalah...
A. Memberi semangat dan kenyamanan kepada pegawai dalam
menyelesaikan pekerjaan
B. Memberikan hiburan bagi pegawai yang merasa penat dengan pekerjaan
kantor
C. Memberikan kenyamanan bagi para tamu yang berkunjung ke perusahaan
D. Memudahkan pegawai dalam mencetak dan menggandakan dokumen
pekerjaan
E. Membantu penyelesaian pekerjaan dan melancarkan aktivitas di kantor
Jawaban : A

14. Berikut yang merupakan contoh hiasan kantor adalah...
A. Gambar yang digantung, benda seni, hiasan meja, dan alat penerangan
B. Alat penerangan, alat penunjuk waktu, sofa dan meja tamu, serta benda
seni
C. Gambar yang digantung, felling cabinet, alat penunjuk waktu, dan hiasan
meja
D. Hiasan meja, benda seni, tempat majalah dan koran, serta vas bunga dan
tanaman
E. Vas bunga dan tanaman, benda seni, tempat majalah dan koran, serta
hiasan meja
Jawaban : A

15. Contoh hal yang harus diperhatikan saat memilih peralatan kantor adalah...
A. Memperhatikan penempatan dan kebersihan peralatan kantor agar
fleksibel
B. Memperhatikan segi efektivitas dan estetika peralatan kantor yang hendak
di beli
C. Menentukan tujuan penggunaan peralatan yang sesuai dengan jenis
pekerjaan
D. Menyesuaikan pekerjaan dan kemampuan pegawai dengan peralatan
kantor yang hendak dibeli
E. Memperhatikan tingkat harga dan kepopuleran jenis barang yang hendak
dibeli
Jawaban : C

16. Perabot kantor terbagi menjadi dua macam, yaitu…
A. Furniture kantor dan hiasan kantor
B. Peralatan kantor lembaran dan hiasan kantor
C. Furniture kantor dan peralatan kantor nonlembaran
D. Peralatan kantor berbentuk buku dan hiasan kantor
E. Peralatan kantor nonlembaran dan berbentuk buku
Jawaban : D

17. Salah satu perlengkapan kantor yang berfungsi sebagai menyimpan lembaran-
lembaran kertas agar lebih teratur dan melindungi kertas agar tidak mudah
rusak yaitu…
A. Amplop
B. Buffalo
C. Kertas HVS
D. Map
E. Formulir
Jawaban : A

18. Benda kantor yang hanya dapat digunakan satu kali atau beberapa kali saja,
tidak tahan lama dan harus diisi ulang. Pernyataan tersebut merupakan
pengertian dari…
A. Barang tidak habis pakai
B. Barang habis pakai
C. Hiasan kantor
D. Perabot kantor
E. Perlatan nonlembaran
Jawaban : B

19. Mesin yang digunakan untuk menghancurkan kertas yaitu…
A. Perforator
B. Stapler
C. Dikteting machine
D. Paper shredder
E. Calculating machine
Jawaban D

20. Berikut ini yang termasuk dalam hiasan kantor, kecuali…
A. Vas bunga
B. Alat penerangan
C. Gambar yang digantung

D. Mesin fotocopy
E. Benda seni
Jawaban : D

UJI KETERAMPILAN

A. Soal Praktik
Lakukan kegiatan obeservasi di sekolah Anda untuk mengamati macam-macam
peralatan-peralatan kantor yang ada di sekolah.

B. Petunjuk Praktik
1. Buatlah kelompok yang terdiri dari 5 orang!
2. Guru mengarahkan peserta didik untuk melakukan pengamatan di sekolah
untuk mengamati macam-macam peralatan-peralatan yang ada!
3. Peserta didik diminta untuk mengambil gambar (foto) peralatan-peralatan
tersebut!
4. Buatlah kliping mengenai perlatan kantor tersebut dan kelompokkan menurut
jenisnya!
5. Hasil gambar tersebut di temple ke kertas HVS!
6. Waktu pengerjaan maksimal 60 menit!
7. Apbila ada hal yang kurang dimengerti dan ingin ditanyakan terkait dengan
soal atau petunjuk praktik, silahkan ditanyakan kepada guru!

C. Bahan dan Alat
1. Handphone
2. Print out lembar kerja
3. Alat tulis
4. E-modul Administrasi Umum

D. Langkah-Langkah Praktik
1. Mempersiapkan alat dan bahan yang dibutuhkan untuk melakukan praktik.
2. Bekerjasama dan berdiskusi bersama teman sekelompok tentang praktik
pengelompokkan alat-alat kantor menurut jenisnya.
3. Amati dan pahami surat yang telah diberikan guru.
4. Lakukan pengamatan di sekolah dan ambil gambar terkait macam-macam
peralatan kantor yang ada di sekolah.
5. Print out hasil gambar (foto) tersebut.
6. Buatlah kliping dan templ hasil gambar tersebut di kertas HVS.
7. Tulislah nama kelompok pada lembar kerja.
8. Setelah selesai, kumpulkan tugas kepada guru.