01. Direccion de reuniones

01

Dirección de reuniones de trabajo

Reuniones productivas 02

Reglas para dirigir una reunión 03

Clases de reuniones 03

Módulo Reuniones y Presentaciones Eficaces Preparación 04

Partes de la reunión 06
Apertura 06
Cuerpo 07
Cierre 08

Reuniones a distancia 09

Casos Prácticos Resueltos

Dirección de reuniones de trabajo

I. Reuniones productivas

En las reuniones se suele perder mucho tiempo. El principal culpable
del mal uso del tiempo es la falta de organización y priorización. Hay
que decidir qué se va a hacer y proponerse unos objetivos y un procedi-
miento para lograrlo.
Para que las reuniones resulten productivas es importante que los par-
ticipantes sepan manejar las técnicas de comunicación. Son de especial
utilidad las técnicas de comportamientos verbales.

El desarrollo de una reunión es el intercambio de comunicaciones orales.
Observando los comportamientos no verbales que se producen: tonos y
fuerza de voz, movimientos en la silla y del cuerpo, brazos, gestos, etc. se
puede saber cómo se comunican de forma no verbal y el tipo de actitud que
adoptan.

PROCEDIMIENTO DE LA REUNIÓN

ശശObjetivo

ശശPersonas convocadas:

ശശOrden del día:

ശശPuntos esenciales del orden del día:
Objetivos:

Asuntos a tratar:
Problemas que hay que resolver:
Tiempo para cada asunto:
Tiempo para distribuir el orden del día a los asistentes:
ശശReglas
Empezar y terminar en el tiempo fijado.
Aprovecharla
Participar y sea directo.

Sacar los acuerdos precisos.

2

Dirección de reuniones de trabajo

II. Reglas para dirigir una reunión

1 Prepararla: recordar la propia experiencia.

2 Incluir en el orden del día sólo los temas que estén suficiente- mente
preparados.

3 Convocatoria previa. Hacerla con antelación suficiente, indicando el mo-
tivo de la reunión, los objetivos y el orden del día.

4 Seleccionar los participantes.
5 Aclarar los objetivos fundamentales.

6 Comenzar con el tiempo señalado. Dar a cada punto del orden del día el
tiempo preciso y termine en el tiempo señalado.

7 Seguir el desarrollo previsto en el orden del día. Tratar solo los puntos
previstos en el orden del día.

8 Tratar solo los puntos previstos en el orden del día.

9 Tratar en medio de la reunión los temas más importantes.

10 Dirigir el proceso de los debates, no su contenido.

11 Incitar a hablar a los participantes.

12 No dejar que algunos se impongan y acaparen la reunión.

13 Procurar que siga el curso y el enfoque previsto.

14 Sintetizar las conclusiones esenciales y agradecer la participación de los
asistentes.

III. Clases de reuniones

Las reuniones de trabajo más habituales pueden ser informativas, de
coordinación y resolución de problemas, de creatividad y de toma de
decisiones.

ശശInformativas. Sirven para dar información o recoger observaciones. Por ejemplo.
Reunión del departamento financiero para informar de la cuenta de resultados.

ശശCoordinación y resolución de problemas. Aportación de ideas sobre cómo afrontar
problemas, mejorar servicios y productos, etc. Se trata de coordinar la búsqueda
de alternativas de gestión o de solución de problemas. Por ejemplo reuniones
para in- vestigar las causas de las tensiones en un equipo de trabajo.

3

Dirección de reuniones de trabajo

ശശReuniones de creatividad. Son reuniones de las cual un grupo de personas intenta
encontrar soluciones a un problema específico u obtener un gran número de ideas
sobre un determinado tema de estudio, generándolas de forma espontánea.

ശശDe toma de decisiones. Tienen por objeto elegir una alternativa determinada entre
las ideas expresadas.
Existe una primera etapa de propuestas, seguida de una de clarificación y valo-
ración de las mismas y una tercera en la que se toman las decisiones finales. Por
ejemplo, reunión convocada para decidir si se saca o no al mercado un nuevo
producto, si se realiza o no el traslado del personal a otras dependencias, si se
aprueba la reorganización de un departamento, etc.

IV. Preparación

El éxito de una reunión se basa en gran parte en su preparación.
Requiere considerar los aspectos siguientes:

ശശObjetivos.
ശശParticipantes.
ശശLogística.
ശശConvocatoria.

Objetivos. En primer lugar hay que establecer para qué es la reunión.
Una vez determinado hay que decidir si es conveniente convocarla.
Por ejemplo, si el objetivo es informar al cuadro directivo sobre cuál
ha sido la cuenta de resultados del último ejercicio hay que valorar si
es mejor hacerlo a través de una nota informativa en lugar de convo-
car una reunión.

Si consideramos que es necesaria la convocatoria el siguiente paso es
determinar qué es lo que queremos conseguir con la reunión, es decir,
debemos fijar sus objetivos. Los objetivos deben ser concretos, precisos
y evaluables. Es aconsejable que se formulen por escrito, con el fin de
apreciar si son realistas.
Es necesario distinguir qué objetivos son prioritarios y tener en cuenta
que si son muy numerosos es conveniente convocar más de una reu-
nión para tratarlos. No es aconsejable plantearse más de uno o dos ob-
jetivos fundamentales por reunión.

4

Dirección de reuniones de trabajo

Elección de los participantes. Determinar qué es lo que puede apor-
tar cada uno. Hay que hacer una lista de posibles participantes y con-
testar a estas dos preguntas básicas:

ശശ¿Puede aportar información útil?
ശശ¿Puede aportar ideas?

Es importante establecer el número de participantes. Para que las re-
uniones de trabajo resulten eficaces no es aconsejable que participen
más de 10 personas. El objeto de la limitación es el facilitar la ocasión
de aportar algo y evitar que el flujo de comunicaciones sea tan nume-
roso que resulte imposible intervenir o se haga de forma limitada e in-
eficaz.
Logística. Se deben establecer los documentos que han de entregarse
a los participantes y los que debe disponer quien vaya a coordinar la
reunión. También hay que prever si los documentos han de ser entre-
gados con antelación.
Dentro de la logística entra la elección del sitio físico en el que ha de
celebrarse la reunión. Hay que procurar que sea accesible, facilite la co-
municación, esté suficientemente equipado, sea un sitio agradable, etc.
Convocatoria. La convocatoria debe motivar a los participantes a asis-
tir. Implica la necesidad de explicar los motivos, el tema a tratar y el
orden del día. Debe anunciarse con suficiente antelación para que los
participantes la puedan preparar.

5

Dirección de reuniones de trabajo

V. Partes de la reunión

Apertura CONTENIDO DE LA REUNIÓN
Cuerpo
ശശCrear un clima de cooperación y trabajo.
ശശIndicar la importancia de lo que se va a tratar.
ശശClarificar el trabajo a realizar.
ശശIndicar el motivo de la reunión.
ശശSeñalar los objetivos.
ശശProponer el método de trabajo a seguir.

ശശBuscar la participación activa y mantener el clima de comunicación
y cooperación.

ശശPreparar cada uno de los puntos a tratar. Realizar síntesis en cada
etapa.

ശശVelar por el avance y progresión en el desarrollo de la reunión.

Cierre ശശResumir las contribuciones positivas y opiniones, sugerencias y
acuerdos adoptados.

ശശExtraer las conclusiones fundamentales.

ശശRecapitular: las conclusiones.

1. Apertura

Al comienzo de la reunión es conveniente realizar la presentación
de los participantes, explicarles el motivo de la reunión, marcar los
objetivos y el método de trabajo.

ശശPresentación es una forma de conocerse y facilitar la relajación antes de entrar
en materia.

ശശMotivo de la reunión. Hacer una breve exposición de lo que se va a hablar y en
qué afecta a los convocados.

ശശObjetivos. Comentarlos de forma simple y clara. Si no se consigue el consenso
en torno a los objetivos propuestos es aconsejable que se obtenga sobre la
base de unos nuevos.

6

Dirección de reuniones de trabajo

2. Cuerpo

Es un proceso ascendente, que va desde su inicio hasta el estableci-
miento de las conclusiones. Constituye el proceso de clarificación y
maduración por el que se logra el éxito de la reunión.
El coordinador de la reunión actuará como dinamizador, invitando a
participar, evitando que se monopolice el uso de la palabra y haciendo
que se siga el orden del día.
Si se produce un estancamiento en el avance del orden del día y los
participantes dejan de intervenir o existe excesiva agresividad el coor-
dinador debe actuar para:

ശശRedefinir el objeto de la reunión.
ശശHablar francamente con los miembros de la reunión para determinar las causas

que provocan la no participación en la misma.
ശശUsar interpelaciones directas con los participantes.

La utilización de un método de trabajo distinto, la introducción de un
nuevo punto en el orden del día considerado importante por los parti-
cipantes o algún acontecimiento inesperado puede alterar el funciona-
miento de la reunión.
Ante cualquier situación imprevista el coordinador debe mantener una
actitud relajada y atenta, centrada en lo que dicen los participantes y
en las relaciones que se establecen entre ellos.
Esto permitirá prever las posibles alteraciones del orden del día que
se presenten y podrá actuar en consecuencia adaptando su método,
comportamiento o preparación a las exigencias manifestadas por los
participantes. También debe saber cuándo es necesario aportar más
información, cuándo decidir dar por terminado un asunto o cuándo al-
terar el programa.

7

Dirección de reuniones de trabajo

3. Cierre

El coordinador debe hacer dos tareas fundamentales:

ശശSíntesis de lo tratado.
ശശComunicación de los acuerdos y resultados obtenidos.

ശശSíntesis. Las características básicas de una síntesis son brevedad, ordenación y
objetividad:

ശശBrevedad. Hay que resumir lo fundamental de lo tratado y los acuerdos
obtenidos en un tiempo que no sobrepase los 5 u 8 minutos. Ello re-
quiere concisión y claridad para expresar lo esencial de la reunión.

ശശOrdenación. La síntesis debe ser una exposición donde lo que se dice
guarde un orden lógico, ya sea por su importancia o por algún otro crite-
rio que ligue la síntesis de una forma coherente.

ശശObjetividad. Quien realiza la síntesis dede procurar expresar lo tratado
sin parcialidad.

ശശComunicación de los acuerdos. El proceso de comunicación de una reunión es
verbal y sus efectos pueden olvidarse con el tiempo. El coordinador debe hacer
llegar a cada participante un breve informe escrito de lo tratado.

Apertura CONTENIDO DE LA REUNIÓN
Cuerpo
Cierre ശശCrear un clima de cooperación y trabajo.
ശശIndicar la importancia de lo que se va a tratar.
ശശClarificar el trabajo a realizar.
ശശIndicar el motivo de la reunión.
ശശSeñalar los objetivos.
ശശProponer el método de trabajo a seguir.

ശശBuscar la participación activa y mantener el clima de comuni-
cación y cooperación.

ശശPreparar cada uno de los puntos a tratar. Realizar síntesis en
cada etapa.

ശശVelar por el avance y progresión en el desarrollo de la reunión.

ശശResumir las contribuciones positivas y opiniones, sugerencias y
acuerdos adoptados.

ശശExtraer las conclusiones fundamentales.
ശശRecapitular: las conclusiones.

8

Dirección de reuniones de trabajo

V. Reuniones a distancia

El éxito de una reunión se basa en gran parte en su preparación.
Requiere considerar los aspectos siguientes:

ശശObjetivos.
ശശParticipantes.
ശശLogística.
ശശConvocatoria.

En los entornos en los que nuestras compañías se mueven, la necesidad de
establecer reuniones desde distintos puntos geográficos, es una situación
muy normalizada y habitual, con el apoyo de las nuevas tecnologías se han
desarrollado algunas herramientas que hacen que este tipo de reuniones
sean muy efectivas y nos proporcionen algunas ventajas importantes:

ശശReducción de gastos o eliminar los costes de desplazamientos.
ശശIncrementar la eficiencia de la compañía: el tiempo de traslados se traduce en

tiempo de trabajo.
ശശMinimiza los niveles de estrés entre los trabajadores: mejor conciliación de tiempos.
ശശSe es más comprometido con el medio ambiente.

Algunos consejos para realizar este tipo de reuniones de forma eficaz son:

Preparación

ശശTener claro el objetivo de la cita y qué espera de los colaboradores. ¿Qué tipo de reu-
nión se trata?
Convocar a las personas apropiadas, personas que contribuyan en algo a la reunión y
que obtengan algo de ella.
Remitir la documentación necesaria a los participantes y un comentario personal a
cada participante sobre qué se espera de ellos. ¿Deben aportar cierta información a la
reunión o exponer algo en concreto?

ശശEnviar una agenda una lista de colaboradores con bastante tiempo de antelación antes
de la cita.

ശശExplicar cómo incorporarse a la cita (número de teléfono, correos electrónicos y cual-
quier código PIN) o si se llamará al participante.

ശശCon tiempo suficiente de antelación y antes de empezar la primera reunión, trate de
hacer algunas llamadas y pruebe las distintas funciones. Es posible que las conexiones
de red no sean las adecuadas.

9

Dirección de reuniones de trabajo

ശശ¿Cómo se registrará el acta la reunión? Es buena solución usar la función de graba-
ción.

ശശSi la reunión es frecuente, incluye los participantes como un grupo en la guía de con-
ferencias o añada contactos individuales al listado.

ശശHay que ser muy puntuales, empezar siempre la reunión a la hora indicada, incluso
aunque falten participantes.

ശശHay que llevar a cabo un resumen, un seguimiento, y enviar las actas de la reunión di-
rectamente después de la misma.

Durante la reunión

ശശConectar, recibir, dar la bienvenida y presentar a todos los participantes. Es una buena
forma de comenzar la reunión y garantiza un ambiente de confianza, incluso para las
personas en lugares diferentes.

ശശSi la reunión no es muy numerosa, pide a los colaboradores que se presenten rápida-
mente para escuchar su voz.

ശശIntenta siempre de generar un ambiente que transmita a los participantes la sensación
de estar sentadas juntas, incluso los participantes en otros lugares.

ശശRealizar las actas, tomar notas, asignar un secretario que pueda redactarlas y tenga
acceso a la grabación si se realiza una.

ശശEl individuo que coordina la reunión explica cuál es el objetivo, cuánto durará y ofrece
una breve síntesis de la agenda.

ശശHay que empezar por explicar las normas básicas para la reunión y lo que puede
ocasionar molestias, interferencias,… Es importante aislarse del correo electrónico,
abriendo otros programas, navegando con su teléfono, trabajando en otros proyectos,
etc.

ശശAntes de cerrar un asunto y pasar a uno nuevo, hay que confirmar con los distintos
participantes para ver si alguien desea añadir algo. Esto supone que todo el mundo se
sienta integrado.

ശശGestiona bien el equipo y ten en cuenta la dinámica de grupo. Confirma que todo el
mundo comparta la opinión sobre la materia debatida y gestiona bien los conflictos.

ശശSi ocurre algo en algunas de las salas (que pueda ser motivo de risas), se debe aclarar
qué ha ocurrido a todas las personas que participan por conexión desde otros lugares,
para cerciorarse de que todo el mundo se sienta integrado.

ശശHay que dar tiempo para tratar cualquier cuestión.
ശശSi hay asuntos sobre las que deba hacerse un especial seguimiento, coordina una fe-

cha para la próxima cita.

10

Dirección de reuniones de trabajo

Después de la reunión

ശശElaborar un resumen, seguir y enviar las actas de la reunión inmediatamente después
de la reunión. Deben estar muy claros los plazos e informar a todo el mundo de quién
se encargará de cada trabajo.

En general, para aquellos que participan en una reunión a distancia:

ശശIntenta buscar un lugar para encontrarse lo más tranquilo posible.
ശശSi va a integrarse a la cita desde su coche, aparque con antelación y seguridad, por

ejemplo en un parking, antes de unirse a la reunión.
ശശSi te encuentras ubicado en algún lugar con mucho ruido de fondo, como en la

calle, en un coche o en un restaurante, desconecta el micrófono cuando no estés
participando activamente.
ശശConfirma que está todo organizado con tiempo suficiente antes de la reunión para
tener la posibilidad de interactuar con los otros colaboradores antes de que co-
mience la reunión, y así comprobar las conexiones.
ശശEn el momento de intervenir, hay que asegurarse de que los participantes reconoz-
can tu voz presentándote antes.
ശശSi se cae la conexión, vuelva a intentar unirse lo más pronto posible y, en el mo-
mento adecuado, informe al resto de que se ha desconectado durante un instante.
ശശMantente concentrado en la reunión. No te distraigas con correos electrónicos ni
haga otras actividades durante la misma.

11