BUKU PETUNJUK PENGGUNAAN TANDA TANGAN DIGITAL MEMO DINAS DS Kedeputian Bidang Sistem Informasi Kepegawaian Direktorat Pengolahan Data Dan Informasi Kepegawaian
Buka https://ds.bkn.go.id 1. Buat Akun Digital Signature BKN Sebelum masuk ke halaman login DS BKN pastikan anda sudah memiliki akun terlebih dahulu. Untuk masuk membuat akun Digital Signature silahkan klik “tautan ini” seperti yang ada pada gambar berikut Isi form pendaftaran dengan memasukan : - 18 digit NIP anda - Password/Kata Sandi - Alamat Email BKN Selanjutnya klik
2. Masuk Halaman Utama Digital Signature Setelah daftar akun, selanjutnya input 18 digit NIP dan password yang sudah didaftarkan pada tahap sebelumnya. Kemudian klik Maka akan muncul tampilan inbox dokumen sesuai dengan status yang sedang berjalan yaitu Siap DS, belum DS, Sudah DS. 3. Unggah Dokumen Klik menu dokumen pada header kemudian akan muncul pilihan, untuk mengunggah dokumen pilih “unggah Dokumen”
Maka akan tampil form unggah dokumen seperti gambar diatas dengan penjelasan sebagai berikut : Nama Field Keterangan ID Asal Dokumen Merupakan ID asal dokumen (jika berasal dari aplikasi lain, ex: SAPK) atau silahkan diisi nilai lain jika diunggah sendiri Jenis Dokumen Diisi menggunakan kode jenis dokumen (daftar jenis dokumen lihat dihalaman selanjutnya) Nama Dokumen Nama Dokumen yang akan ditampilkan pada inbox pemaraf dan penandatangan Anchor Didalam Dokumen Anchor merupakan patokan dimana spesimen akan ditempelkan, berupa 1 kata atau 1 karakter unik didalam dokumen (penjelasan lebih lanjut di halaman berikutnya) NIP Pengguna Diisikan berdasarkan NIP yang akan menandatangani dokumen Kode Instansi Merupakan 4 angka kode instansi dimana dokumen ini ditujukan (ex: Badan Kepegawaian Negara, kode= '4011') ID Dokumen Dibatalkan ID dokumen yang akan dibatalkan jika terjadi kesalahan pada surat yang sudah diupload (boleh dikosongkan) Nama Instansi nama instansi instansi dimana dokumen ini ditujukan (ex: Badan Kepegawaian Negara) Spesimen Akan diubah menjadi image dan ditempelkan sebagai penanda DS pada dokumen PDF Dokumen yang akan diunggah dokumen format PDF yang sudah diberikan anchor didalamnya NIP Pemaraf Diisikan berdasarkan NIP yang akan memaraf dokumen(boleh kosong)
Penjelasan Anchor dan Spesimen: Dokumen Siap Diunggah Beserta Anchor keterangan : (1) Anchor : ± ; Menjadi patokan pojok kiri bawah spesimen ditempelkan didalam dokumen Kolom Spesimen Diisikan Text yang akan diconvert menjadi image yang akan ditempelkan menjadi tanda sertifikat elektronik didalam dokumen PDF, ditempelkan berdasarkan anchor
Contoh penempatan spesimen hasil dokumen setelah proses Digital Signature
List Kode dan Nama Jenis Dokumen Kategori Kode Nama Jenis Dokumen NASKAH DINAS DUPAK DUPAK lain-lain Dokumen Lain-Lain MD Memo Dinas SE Surat Edaran SKCP SK CPNS SKE Surat Keluar Eksternal SKI Surat Keluar Internal SKPG SK Pengalihan Guru SKPI SK Pindah Instansi SKPN SK PNS SKPRES SK Presiden LAYANAN PENGADAAN 01 D2/NP NIP D2NP D2/NP NIP UP Usul Pengadaan LAYANAN KENAIKAN PANGKAT 12 NP_KP KP SK KP KPP Kenaikan Pangkat Pengabdian SKKP SK KP SKKP101 SK KP Regular SKKP201 SK KP Struktural SKKP4C SK KP IVC UKP Daftar Usul KP TKPKR12 Pertimbangan Teknis KP IVb bawa BKN Kanreg TKPPU12 Pertimbangan Teknis KP IVb bawa BKN Pusat TKPPU43 Pertimbangan Teknis KP IVc atas BKN Pusat LAYANAN PENSIUN SKPBD3A SK PENSIUN BLANGKO MODEL D III A SKPBD3B SK PENSIUN BLANGKO MODEL D III B SKPBD3C SK PENSIUN BLANGKO MODEL D III C SKPBD3D SK PENSIUN BLANGKO MODEL D III D SKPE SK PENSIUN SKPED3A SK PENSIUN MODEL D III A SKPED3B SK PENSIUN MODEL D III B SKPINS SK PENSIUN INSTANSI BUP TPEPU43 Pertimbangan Teknis Pensiun IVc atas BKN Pusat
4. Unggah Kunci Digital Sebelum melakukan DS pastikan user/akun tersebutsudah mengunggah kunci digital, berikut tahapannya 1.Klik nama Akun maka akan muncul menu “drop down” 2.Pilih menu “Manajemen Kunci Digital” 1 23 Maka akan muncul tampilan Manajemen Kunci Digital 1.Masukan passphrase : Passphrase yang sudah dibuat pada BSSN 2.Telusuri : file ekstensi .p12 yang diwonload pada applikasi Lock 3.Unggah Kunci Digital 1 2
5. Paraf Untuk melakukan paraf silahkan login ke akun yang sudah diinputkan sebelumnya pada form upload dokumen Maka akan tampil inbox dokumen. Selanjutnya klik 1.“paraf” maka akan tampil dokumen yang sudah diunggah sebelumnya dengan 2.status dokumen digital saat ini. 1 2
Selanjutnya klik salah satu 1.“check box” dokumen yang akan diparaf. Atau jika ingin melakukan paraf seluruh dokumen klik 2.“All” pada judul tabel seperti di bawah ini untuk melihat dokumen yang akan diparaf terlebih dahulu, klik 3. “draf”. Selanjutnya klik 4.“Lakukan paraf Digital pada Dokumen Terpilih” 2 1 3 4 Maka akan muncul halaman DS Dokumen dengan memasukan 1. “Passphrase kunci digital”. Selanjutnya untuk proses akhir DS klik 2.“Tanda Tangani secara Digital Berkas PDF” maka proses paraf telah selesai, dan dokumen tersebut akan disposisi ke inbox spesimen Digital Signature. 1 2
6. Tanda Tangan Digital Untuk melakukan Tanda Tangan Digital silahkan login ke akun yang sudah diinputkan sebelumnya pada form upload dokumen sebagai contoh : Maka akan muncul inbox dokumen dengan status saat ini
Untuk memilih status DS maka drop down kolom 1. “status”. Untuk memilih dokumen yang akan di DS maka pilih menu “Siap DS”. 1
1 2 Selanjutnya klik salah satu 1.“check box” dokumen yang akan diDS. Atau jika ingin melakukan DS seluruh dokumen klik 2.“All” pada judul tabel seperti di bawah ini untuk melihat dokumen yang akan diDS terlebih dahulu, klik 3. “draf”. Selanjutnya klik 4.“Lakukan tanda tangan Digital pada Dokumen Terpilih” Maka akan muncul halaman DS Dokumen dengan memasukan 1. “Passphrase kunci digital”. Selanjutnya untuk proses akhir DS klik 2.“Tanda Tangani secara Digital Berkas PDF” maka proses Tanda tangan Digital sudah selesai. 2 1 3 4 Lakukan tanda tangan digital pada dokumen terpilih
7. Unduh Dokumen Setelah Dokumen di Tandatangani Secara Elektronik, maka akun yang meng upload dokumen maupun akun yang menandatangani dokumen, dapat mengunduh dokumen dengan cara sebagai berikut: Khusus bagi akun yang mengupload Dokumen : 1.Jika Status “Sukses” Klik ,Maka file yang sudah di TTD dan/atau Paraf akan terdownload secara otomatis 2.Jika Status “Siap Paraf” maka Dokumen sudah diupload dan berada di Inbox pemaraf 3.Jika Status “Siap DS” maka Dokumen Sudah Diparaf dan sedang berada di Inbox pe Tanda tangan 8. Lupa Passphrase Jika pengguna lupa passphrase pengguna dapat mereset passphrasenya dengan cara klik dropdown pada pojok kanan atas kemudian pilih 1 2 3
Kemudian isikan email goverment Anda pada kolom email, lalu klik . Selanjutnya cek inbox email goverment Anda, buka email yang dikirimkan oleh BSRE
Lalu klik tombol atau link pada badan email. Selanjutnya isikan Passphrase baru Anda bada kolom Passphrase dan ulangi sekali pengisian Passphrase baru anda pada kolom Konfirmasi Passphrase, lalu centang pada bagian persetujuan kemudian klik . Selamat Passphrase baru Anda sudah dapat digunakan.