Buku Panduan Staf Baharu HPKK

JABATAN SUMBER MANUSIA Hospital Tunku Ampuan Besar Tuanku Aishah Rohani,Hospital Pakar Kanak-kanak UKM (HPKK) Jalan Yaakob Latif, Bandar Tun Razak, 56000 Cheras, WP Kuala Lumpur JABATAN SUMBER MANUSIA Hospital Tunku Ampuan Besar Tuanku Aishah Rohani,Hospital Pakar Kanak-kanak UKM (HPKK) Jalan Yaakob Latif, Bandar Tun Razak, 56000 Cheras, WP Kuala Lumpur HOSPITAL TUNKU AMPUAN BESAR TUANKU AISHAH ROHANI, HOSPITAL PAKAR KANAK-KANAK UKM (HPKK) HOSPITAL TUNKU AMPUAN BESAR TUANKU AISHAH ROHANI, HOSPITAL PAKAR KANAK-KANAK UKM (HPKK) BUKU PANDUAN STAF BAHARU

BUKU PANDUAN STAF BAHARU HPKK UKM ISI KANDUNGAN Tatacara Proses Lapor Diri Pendaftaran e-Vetting Surat Aku Janji Akta Rahsia Rasmi Borang Waktu Bekerja Berperingkat (WBB) Borang Permohonan Pendaftaran Kad Akses Tuntutan Bayaran Rawatan Perubatan Borang Pengisytiharan Harta Ikrar Integriti Perkhidmatan Awam Surat Perjanjian Kakitangan Kontrak Prakata Pengenalan Jabatan Sumber Manusia Fungsi Unit Jabatan Sumber Manusia PENGURUSAN LAPOR DIRI Sebelum Lapor Diri Semasa Lapor Diri Dokumen Diberikan Semasa Lapor Diri Permohonan e-Mel UKM Permohonan Kad Kampus URUSAN PERKHIDMATAN STAF Peletakan Jawatan Pengurusan Waktu Bekerja Kod Etika Pakaian Staf di UKM Tarikh Pergerakan Gaji Tahunan Pembayaran Gaji Pentadbiran & Gaji Elaun, Saraan & Prestasi (1/2) Elaun, Saraan & Prestasi (2/2) Perjawatan & Kenaikan Pangkat (1/2) Perjawatan & Kenaikan Pangkat (2/2) Latihan & Perkembangan Kerjaya (1/2) Latihan & Perkembangan Kerjaya (2/2) Permohonan Semakan Gaji Permulaan Permohonan Surat Pengesahan Majikan Permohonan Salinan BRP Permohonan Pinjaman Perumahan LPPSA Penilaian Prestasi Staf Percantuman Perkhidmatan Lepas Sektor Awam Perkhidmatan Kaunseling Pengurusan Latihan Pengurusan Cuti Belajar Pengurusan Latihan Sangkutan PENGURUSAN KEMUDAHAN & KEBAJIKAN STAF Sistem Kewangan Pelekat Kenderaan Kemudahan Parkir Bertingkat HPKK Permohonan Tiket Kapal Terbang Permohonan Kemaskini Klinik Panel SOALAN LAZIM Penghargaan Kumpulan Penyedia Dokumen 11 i

BUKU PANDUAN STAF BAHARU HPKK UKM ISI KANDUNGAN Buku Panduan ini yang mengandungi garis panduan umum bagi pengenalan awal dalam pengurusan sumber manusia, kebajikan dan kemudahan staf, khidmat pengurusan, latihan, pembangunan dan kompetensi. Buku ini adalah merupakan bahan rujukan awal bagi warga kerja Hospital dan diharapkan dengan adanya buku panduan ini ianya dapat membantu meningkatkan tahap profesionalisma, disiplin, etika kerja dan imej staf dalam melaksanakan tugas dan amanah dengan lebih cemerlang serta berintegriti. Buku Panduan Staf Baharu edisi pertama ini juga akan dipertingkatkan dari semasa ke semasa berdasarkan keperluan dan perubahan. Adalah diharapkan buku ini akan menjadi panduan dan sumber rujukan kepada semua staf baharu ke arah mencapai kecemerlangan dalam penyampaian perkhidmatan di HPKK. Diharap buku tersebut juga mampu melahirkan warga HPKK yang memiliki segala keampuhan ilmu dan kecekapan yang dibanggakan serta meletakkan HPKK di tempat yang selayaknya berdasarkan kepada misi dan visi yang telah digariskan. Saya mengambil kesempatan ini mengucapkan sekali lagi tahniah dan syabas kepada semua staf Jabatan Sumber Manusia (JSM) HPKK yang telah memberikan kerjasama dalam usaha menerbitkan Buku Panduan Staf Baharu ini. Semoga usaha ini dapat diteruskan pada masa-masa akan datang dan menjadi satu sumbangan yang amat bermakna untuk HPKK. HPKK teruskanlah kegemilangan agar sentiasa mengungguli kilauan zaman. Sekian, terima kasih. FARLIZA ZAKARIA KETUA PENOLONG PENDAFTAR MERANGKAP KETUA JABATAN SUMBER MANUSIA HOSPITAL TUNKU AMPUAN BESAR TUANKU AISHAH ROHANI HOSPITAL PAKAR KANAK-KANAK UKM (HPKK) PRAKATA Assalamualaikum w.b.t dan Selamat Sejahtera, Syukur ke hadrat Allah SWT kerana dengan limpah rahmat dan keizinanNya, saya berkesempatan untuk menyempurnakan ruangan ini. Tahniah dan syabas kepada staf Jabatan Sumber Manusia (JSM) Hospital Tunku Ampuan Besar Tuanku Aishah Rohani Hospital Pakar Kanak-kanak UKM (HPKK) atas inisiatif dan berusaha sehingga berjaya menerbitkan Buku Panduan Staf Baharu yang akan menjadi projek inovasi jabatan pada tahun 2023. 11 ii

BUKU PANDUAN STAF BAHARU HPKK UKM ISI KANDUNGAN Fungsi dan aktiviti yang dijalankan oleh Jabatan Sumber Manusia Fungsi Aktiviti Perjawatan & Kenaikan Pangkat Pengurusan iklan perjawatan, ujian kompetensi, temu duga, kenaikan pangkat dan penamatan staf Latihan dan Kemajuan Kerjaya Gaji Prestasi Kemudahan (Elaun dan Saraan Staf) Pelaksanaan orientasi staf, peningkatan kemahiran, latihan dan produktiviti, pendidikan berterusan dan pembangunan kerjaya Pengurusan gaji dan upah, pengurusan bayaran khas dan bonus Penilaian prestasi, tindakan tatatertib dan kaunseling & intervensi Pengurusan cuti, persaraan, pengesahan dalam perkhidmatan, anugerah dalam perkhidmatan dan elaun perkhidmatan PENGENALAN JABATAN SUMBER MANUSIA Jabatan Sumber Manusia (JSM), HPKK merupakan jabatan utama di HPKK yang bertanggungjawab menguruskan pengambilan staf, pengurusan perkhidmatan, latihan dan perkembangan kerjaya, khidmat nasihat dan pengurusan sumber secara keseluruhannya. Di awal penubuhannya, JSM memikul tanggungjawab yang besar untuk melaksanakan fungsi pengurusan sumber manusia khususnya mengisi kekosongan pelbagai jawatan sepantas mungkin bagi membolehkan hospital memulakan operasi. Dengan keazaman stafnya seramai 8 orang termasuk 3 orang Pegawai Tadbir N41 yang baru, cabaran tersebut berjaya diatasi dengan jayanya sebaik sahaja hospital memulakan operasinya. Jabatan kini mempunyai pertambahan staf yang merangkumi Kumpulan Pengurusan & Profesional dan Pelaksana yang melaksanakan fungsi pengurusan sumber manusia khususnya dalam pengambilan staf, latihan dan perkembangan kerjaya, pengurusan perkhidmatan serta pentadbiran dan gaji. Di samping itu juga, jabatan ini dilengkapi dengan ruang kerja yang kondusif, kemudahan sistem komunikasi, sistem pengurusan fail serta susun atur ruang pejabat yang selesa dan harmoni. JSM akan sentiasa seiring, sederap bersama mengorak langkah ke arah mencapai visi jabatan dan seterusnya membawa kecemerlangan HPKK ke tahap yang membanggakan. 11 1

BUKU PANDUAN STAF BAHARU HPKK UKM FUNGSI UNIT JABATAN SUMBER MANUSIA UNIT PENTADBIRAN & GAJI (UPG) Urusan pelantikan, kenaikan pangkat dan penamatan staf (tetap dan sementara) Urusan pelantikan, pembaharuan dan penamatan staf kontrak, Pakar Perunding Sambilan dan Personel MySTEP Urusan Waran Perjawatan Urusan Anggaran Belanja Mengurus (ABM) Perjawatan Urusan iklan perjawatan (Bukan Akademik) Urusan Pendaftaran Perkeso/LHDN UNIT PERJAWATAN & KENAIKAN PANGKAT (UPKP) 03 - 9174 8663/8665/8666 [email protected] 03 - 9174 8663/8665/8666 [email protected] 03 - 9174 8017/8670 [email protected] 03 - 9174 8017/8670 [email protected] Urusan pinjaman kenderaan & komputer LPPSA Bayaran Pengurusan Jenazah Staf Urus setia Maya Bestari Urusan Semakan Gaji Urusan Pengesahan Majikan Perancangan latihan Urusan kursus latihan anjuran Unit Latihan dan Perkembangan Kerjaya dan anjuran pihak luar Urusan Latihan Industri/Sangkutan Klinikal Urusan Kemudahan Cuti Belajar Urusan Latihan Kepakaran/Sub Kepakaran Urusan Program Transformasi Minda (PTM) Sistem Urus Bakat UNIT LATIHAN & PERKEMBANGAN KERJAYA (ULPK) 03 - 9174 8669/8670 [email protected] 03 - 9174 8669/8670 [email protected] UNIT ELAUN, SARAAN & PRESTASI (UESP) 03 - 9174 8664/8667/8668 Urusan Elaun Tanggung Kerja Urusan Elaun Dalam Perkhidmatan Urusan pengesahan perkhidmatan Urusan cuti dalam perkhidmatan Urusan Cuti Tanpa Rekod (CTR) Urusan berkaitan Lembaga Perubatan Urusan berkaitan Tindakan Tatatertib dan Disiplin Staf Urusan Sijil Perakuan Amalan Tahunan (Jururawat) Urusan HRMIS Urusan Percantuman Perkhidmatan Lepas Urusan Pengisytiharan harta Urusan Dasar Pemisah Urusan Persaraan Urusan Sistem Penilaian Prestasi Universiti (SPPU) Urusan opsyen Pemberian Taraf Berpencen (PTB) Urusan Anugerah Perkhidmatan Urusan kaunseling staf ISI KANDUNGAN 11 2

BUKU PANDUAN STAF BAHARU HPKK UKM PENGURUSAN LAPOR DIRI

BUKU PANDUAN STAF BAHARU HPKK UKM 1 2 3 4 5 Maklumat Pegawai Baharu Maklumat Tanggungan Borang Pemeriksaan Kesihatan Borang Akuan Berkanun Borang Arahan Kredit Gaji ke Akaun Bank Dokumen Lapor Diri Pautan borang : https://rb.gy/0vhcgj Peringatan : Dokumen 1 - 5 yang lengkap hendaklah diserahkan semasa lapor diri ISI KANDUNGAN SEBELUM LAPOR DIRI Pegawai menghantar Surat Penerimaan Tawaran & Pengakuan dalam tempoh 14 hari dari tarikh surat tawaran. Memilih tarikh lapor diri antara 1hb hingga 10hb. Menghantar notis peletakan jawatan (tempat pekerjaan terdahulu, jika perlu) Menjalani pemeriksaan kesihatan. Pegawai mendaftar e-Vetting (Rujuk panduan di SINI) Melengkapkan kesemua Dokumen Lapor Diri seperti di bawah : 11 3

BUKU PANDUAN STAF BAHARU HPKK UKM SEMASA LAPOR DIRI Lapor diri pada jam 8.30 pagi Dokumen Lapor Diri diserahkan di Jabatan Sumber Manusia, HPKK (JSM HPKK) Proses semakan dokumen Taklimat lapor diri kepada staf baharu Penjanaan nombor pekerja Permohonan e-mel UKM dan kad kampus Urusan pengaktifan kad kampus Urusan pembatalan setem Surat Perjanjian Kakitangan Kontrak (jika berkenaan) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. LANGKAH 1 Lapor diri kepada Ketua Jabatan Serah Surat Pengesahan Lapor Diri Ketua Jabatan untuk pengesahan Ketua Jabatan 1. 2. LANGKAH 2 Pengesahan lapor diri Ketua Jabatan/Unit Surat Aku Janji Maklumat tapisan keselamatan (e-Vetting) Surat Perjanjian Kakitangan Kontrak Borang Pengisytiharan Harta 1.Penyerahan dokumen ke JSM HPKK LANGKAH 3 Tatacara Proses Lapor Diri ISI KANDUNGAN 11 4

BUKU PANDUAN STAF BAHARU HPKK UKM Staf dikehendaki membuat pendaftaran terlebih dahulu sebelum tarikh lapor diri. Pendaftaran e-Vetting Seperti dinyatakan di dalam surat tawaran, staf perlu mengisi maklumat tapisan keselamatan secara dalam talian di https://evetting.cgso.gov.my/ dalam tempoh tiga puluh (30) hari mulai tarikh lapor diri. Pelantikan ini adalah tertakluk kepada permohonan yang telah melepasi dan lulus tapisan keselamatan. Klik sini : Panduan pendaftaran e-Vetting >>> Kembali ke halaman Klik sini : Panduan mengisi permohonan e-Vetting Sila hantar salinan permohonan ke Jabatan Sumber Manusia HPKK melalui e-mel untuk urusan bayaran gaji staf. Sila hantar keputusan tapisan keselamatan ini ke Jabatan Sumber Manusia HPKK untuk dikemaskini dalam rekod perkhidmatan. Klik sini : Panduan menghantar keputusan e-Vetting Permohonan perlu dibuat pada atau selepas tarikh lapor diri ISI KANDUNGAN 11 5

BUKU PANDUAN STAF BAHARU HPKK UKM Surat Aku Janji Surat Perjanjian Kakitangan Kontrak (Lantikan Kontrak sahaja) Akta Rahsia Rasmi 1972 Ikrar Integriti Perkhidmatan Awam Borang Pemilihan WBB Borang Tuntutan Bayaran Rawatan Perubatan Borang Pengisytiharan Harta Permohonan Pendaftaran Kad Akses DOKUMEN DIBERIKAN SEMASA LAPOR DIRI KLIK PADA NAMA DOKUMEN UNTUK KETERANGAN Pautan borang : https://tinyurl.com/38nx7mx9 Langkau keterangan dokumen ISI KANDUNGAN 11 6

BUKU PANDUAN STAF BAHARU HPKK UKM SURAT AKU JANJI Semua staf HPKK UKM hendaklah mematuhi Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib & Surcaj) 2000 (Akta 605) Perintah-Perintah Am, pekeliling dan surat pekeliling serta peraturan dan arahan lain yang dikeluar dan dikuatkuasakan oleh Kerajaan dari semasa ke semasa sepanjang perkhidmatan dengan Kerajaan Kembali ke senarai dokumen ISI KANDUNGAN 11 7 Tandatangan Pengarah

BUKU PANDUAN STAF BAHARU HPKK UKM AKTA RAHSIA RASMI Segala maklumat rasmi yang diperoleh dalam perkhidmatan Seri Paduka Baginda Yang di-Pertuan Agong atau mana-mana Kerajaan dalam Malaysia, adalah milik Kerajaan dan TIDAK AKAN MEMBOCOR, MENYIAR ATAU MENYAMPAIKAN, sama ada SECARA LISAN ATAU DENGAN BERTULIS kepada sesiapa jua dalam apa-apa bentuk (gambar, pdf, surat, media sosial). Kembali ke senarai dokumen ISI KANDUNGAN 11 8

BUKU PANDUAN STAF BAHARU HPKK UKM Negeri Hari Tempoh Bekerja Hari Kelepasan Mingguan dan Hari Rehat Mingguan Perlis, Pulau Pinang, Perak, Selangor, Negeri Sembilan, Melaka, Pahang, Sabah, Sarawak dan Wilayah Persekutuan Isnin hingga Khamis 9 Jam Hari Sabtu merupakan hari rehat mingguan manakala hari Ahad merupakan hari kelepasan mingguan Jumaat 7 Jam 30 Minit Kedah, Kelantan, Terengganu dan Johor Ahad hingga Rabu 9 Jam Hari Sabtu merupakan hari rehat mingguan manakala hari Jumaat merupakan hari kelepasan mingguan Khamis 7 Jam 30 Minit Waktu Bekerja Berperingkat (WBB) Hari dan Tempoh Waktu Bekerja Waktu Peringkat (WP) Hari Waktu Bekerja Waktu Rehat WP1 Isnin hingga Jumaat 7.30 pagi - 4.30 petang Isnin - Khamis : 1.00 petang - 2.00 petang Jumaat : 12.15 tengah hari - 2.45 petang WP1 8.00 pagi - 5.00 petang WP3 8.30 pagi - 5.30 petang WP4 9.00 pagi - 6.00 petang Waktu Bekerja Berperingkat Waktu Peringkat (WP) Hari Waktu Bekerja Waktu Rehat WP5 Isnin hingga Jumaat 7.30 pagi - 4.00 petang Isnin - Khamis : 1.00 petang - 1.30 petang Jumaat : 12.30 tengah hari - 2.30 petang WP6 8.00 pagi - 4.30 petang WP7 8.30 pagi - 5.00 petang WP8 9.00 pagi - 5.30 petang Waktu Bekerja Berperingkat (Ramadan) Keterangan borang ISI KANDUNGAN 11 9

BUKU PANDUAN STAF BAHARU HPKK UKM Kembali ke senarai dokumen BORANG WAKTU BEKERJA BERPERINGKAT Mohon untuk serahkan borang yang telah lengkap kepada kerani cuti di Jabatan Sekiranya ingin mengubah WP yang telah ditetapkan, borang baharu hendaklah dikemukakan bagi tujuan kelulusan Ketua Jabatan Perubahan kemaskini WBB hanya dibenarkan setiap 6 bulan sahaja. ISI KANDUNGAN 11 10 Tandatangan KETUA JABATAN/UNIT

BUKU PANDUAN STAF BAHARU HPKK UKM Kembali ke senarai dokumen Muka 1 Muka 2 BORANG PERMOHONAN PENDAFTARAN KAD AKSES ISI KANDUNGAN 11 11 KOSONGKAN KOSONGKAN KOSONGKAN

BUKU PANDUAN STAF BAHARU HPKK UKM Kembali ke senarai dokumen Isi di ruangan yang berkenaan TUNTUTAN BAYARAN RAWATAN PERUBATAN Sebarang tuntutan yang dibuat hendaklah disertakan dengan resit asal Hanya tuntutan tahun semasa dan tidak melebihi tempoh 6 bulan dari tarikh resit sahaja akan dipertimbangkan untuk kelulusan. Walau bagaimanapun, bagi tuntutan yang dibuat pada akhir tahun Disember boleh diperakukan untuk kelulusan sehingga bulan Januari tahun berikutnya. Staf berada di luar kawasan (cth: jarak 25km daripada tempat tinggal) Hanya rawatan pesakit luar sahaja yang ditanggung Klinik panel pilihan tutup / di luar waktu operasi Kadar rawatan yang akan ditanggung ialah RM45.00 (maksimum). Sebarang lebihan bayaran perlu ditanggung oleh staf Rawatan membuat crowning, gigi palsu dan berbentuk kosmetik adalah tidak ditanggung oleh Universiti Kadar rawatan pergigian dalam tempoh setahun bagi staf termasuk tanggungan yang layak adalah RM250.00. Bagi pasangan yang sama berkhidmat di UKM, setiap individu layak mendapat kadar yang ditetapkan PANDUAN AM Rawatan Bukan Klinik Panel Rawatan Pergigian ISI KANDUNGAN 11 12 KOSONGKAN

BUKU PANDUAN STAF BAHARU HPKK UKM Kembali ke senarai dokumen Muka 2 Tanah termasuk tanah yang diduduki termasuk berlesen dan pendudukan sementara Rumah, Rumah Pangsa, Pangsapuri atau Kondominium Muka 3 Maklumat Pemilikan Kenderaan Bermotor Yang Dimiliki Muka 4 Syer, Saham, Debentor, Bon atau Sekuriti Sumber Pendapatan Selain Gaji (pertanian, penternakan dan lainlain hasil) Harta yang pernah dimiliki tetapi telah dijual Sediakan lampiran jika ruangan tidakmencukupi Serahkan kepada kerani jabatan untuk pengesahan Ketua Jabatan/Unit Pastikan semuamaklumatyang dinyatakan adalah tepat dan lengkap sebelumdiserahkan ke Jabatan SumberManusia. ISI KANDUNGAN BORANG PENGISYTIHARAN HARTA Setiap staf yang baru dilantik ke dalam perkhidmatan awam adalah WAJIB membuat pengisytiharan harta setelah melaporkan diri. Borang pengisytiharan harta yang telah diisi oleh staf hendaklah dikemukakan kepada Jabatan Sumber Manusia tidak lewat daripada TIGA PULUH (30) HARI selepas tarikh melapor diri. Semua staf dikehendaki membuat pengisytiharan harta sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh lima (5) tahun. Boleh dikenakan tindakan tatatertib. Tidak layak untuk dipertimbangkan sah jawatan. Tidak layak untuk kenaikan pangkat. KESAN TIDAK MENGISYTIHARKAN HARTA 1. 2. 3. 11 13 Tandatangan KETUA JABATAN/UNIT KOSONGKAN

BUKU PANDUAN STAF BAHARU HPKK UKM Kembali ke senarai dokumen IKRAR INTEGRITI PERKHIDMATAN AWAM Integriti bukan hanya terfokus kepada isu-isu rasuah sahaja, malah ia merupakan satu konsep yang lebih besar seperti melibatkan juga amalan budaya kerja yang menuntut amalan berintegriti seperti integriti dalam ketepatan waktu, integriti dalam menyampaikan maklumat, integriti dalam memberi perkhidmatan terbaik, integriti dalam berhubung dengan ketua jabatan, rakan sekerja, masyarakat dan juga staf sokongan. ISI KANDUNGAN 11 14

BUKU PANDUAN STAF BAHARU HPKK UKM Kembali ke senarai dokumen Ejaan nama dalam surat perjanjian Tarikh mula dan tamat kontrak Jawatan Tempoh kontrak Semak BACA DAN FAHAMKAN ISI KANDUNGAN PERJANJIAN SURAT PERJANJIAN KAKITANGAN KONTRAK Semak ejaan nama dan tandatangan Lengkapkan Bahagian Saksi dengan tandatangan Ketua Jabatan Urusan Pembatalan Setem Hasil di manamana agensi yang menawarkan perkhidmatan tersebut. Menyerahkan surat perjanjian yang telah lengkap ke Jabatan Sumber Manusia dalam tempoh 14 HARI BEKERJA dari tarikh lapor diri ISI KANDUNGAN 11 15 Tandatangan KETUA JABATAN/UNIT KOSONGKAN

BUKU PANDUAN STAF BAHARU HPKK UKM Id yang dipohon hendaklah yang bersesuaian dengan nama sebenar. Sebarang pertukaran id selepas permohonan diluluskan tidak akan dilayan. Pemohon boleh membuat semakan status permohonan dalam tempoh tiga (3) hari waktu bekerja melalui sistem. E-mel rasmi UKM disediakan kepada semua staf UKM bagi memudahkan penyampaian dan penyebaran maklumat rasmi kepada staf UKM. E-MEL UKM Panduan Permohonan & Pengaktifan e-Mel UKM [email protected] Semak status permohonan Log masuk di Gmail menggunakan alamat e-mel dan kata laluan yang diberikan Tukar kata laluan Layari http://appsmu.ukm.my/spek/ Log masuk dengan menggunakan UKM(PER) dan Katalaluan E-WARGA Pilih 'PERMOHONAN' dan pilih Domain '@ukm.edu.my' Masukkan ID e-mel dan alamat e-mel lain sedia ada Pilih 'Saya Setuju' Klik 'Mohon' CONTOH ISI KANDUNGAN 11 16

BUKU PANDUAN STAF BAHARU HPKK UKM CONTOH JURURAWAT U29 AISYAH BINTI AHMAD K021548 987654-32-1098 JURURAWAT U29 AISYAH Layari Sistem Kad Kampus UKM Pilih 'Mohon Kad Kampus' Pilih 'Permohonan' Panduan Permohonan : Pilih sebab permohonan - Jawatan Baharu Masukkan nama yang akan dicetak Pilih kategori gambar - Gambar Baharu Muat naik gambar (Rujuk format gambar) Klik 'HANTAR' FORMAT GAMBAR Permohonan Kad Kampus https://appsmu.ukm.my/ukmcard/ DIWAJIBKAN MEMAKAI KAD KAMPUS SEMASA WAKTU PEJABAT DAN BERADA DALAM KAWASAN UNIVERSITI/HOSPITAL ISI KANDUNGAN 11 17

BUKU PANDUAN STAF BAHARU HPKK UKM URUSAN PERKHIDMATAN STAF

BUKU PANDUAN STAF BAHARU HPKK UKM Staf yang telah dilantik, dan ingin meletak jawatan hendaklah terlebih dahulu memberi notis 30 hari sebelum peletakan jawatan berkuat kuasa atau sebulan gaji sebagai ganti notis. Notis peletakan jawatan hendaklah dihantar oleh staf melalui Ketua Jabatan dan Pengarah ke Jabatan Sumber Manusia HPKK bagi tujuan pengeluaran pengesahan peletakan jawatan. Gaji dan elaun staf akan ditahan bagi tujuan semakan hutang dan pinjaman dalam tempoh 1-2 bulan dari tarikh kuat kuasa peletakan jawatan. Notis Peletakan Jawatan Permohonan Pemendekan Notis Peletakan Jawatan (jika berkenaan) Borang Pemulangan Aset Universiti Borang Penamatan Pengenalan SMU Akta Rahsia Rasmi, 1972 apabila menamatkan perkhidmatan Peletakan Jawatan Dokumen Peletakan Jawatan Pautan borang : https://tinyurl.com/uzca7vzf ISI KANDUNGAN 11 18

BUKU PANDUAN STAF BAHARU HPKK UKM Laporan kehadiran bulanan Kemaskini e-mel terkini Kemaskini aktiviti Carian staf Permohonan Cuti Rehat Permohonan Cuti Tanpa Rekod Permohonan Cuti Haji dan Umrah Laporan Cuti Penyata Cuti https://portalewarga.ukm.my/ PORTAL E-WARGA Masukkan UKM(PER) dan kata laluan (No. KP) Klik MASUK Klik Log Masuk Set 1 Klik untuk komen Komen : Lapor Diri Di HPKK Kemaskini komen TAMAT SESI WAKTU BEKERJA SYIF 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Muat Turun Aplikasi MyUKM Log Masuk menggunakan ID dan kata laluan e-Warga Masukkan UKM(PER) dan kata laluan (No. KP) Klik MASUK Komen : Lapor Diri Di HPKK Kemaskini komen TAMAT SESI WAKTU BEKERJA BIASA 1. 2. 3. 4. 5. Tukar Kata Laluan Klik Tukar Kata Laluan Masukkan UKM(Per) & klik 'Capai' Masukkan kata laluan lama (No. Kad Pengenalan tanpa -) Masukkan kata laluan baharu (2 kali) Klik 'Kemaskini kata laluan' Log Masuk Kali Pertama SISTEM PENGURUSAN KEHADIRAN https://ewarga.ukm.my/ewarga/ewargav2/index.cfm SISTEM DAFTAR KELUAR MASUK STAF https://ewarga.ukm.my/sidkem/ Menyimpan rekod keluar masuk staf sewaktu bekerja Menggantikan fungsi buku catatan keluar masuk yang diamalkan oleh staf UKM SISTEM E-CUTI https://smk.ukm.my/ecuti/index.cfm Pengurusan Waktu Bekerja ISI KANDUNGAN 11 19

BUKU PANDUAN STAF BAHARU HPKK UKM 1 Dibuat daripada plastik Huruf berwarna putih 2 berlatar belakangkan hitam 3 Berukuran 7.5 cm x 2.5 cm Satu nama sahaja digunakan 4 Gelaran-gelaran tidak boleh dituliskan 5 PANDUAN PEMAKAIAN TANDA NAMA Nama jawatan dan logo jabatan tidak dimasukkan 6 Disematkan di baju di bahagian dada sebelah kiri 7 Diasingkan daripada Kad Kampus 8 TANDA NAMA DIPAKAI SEMASA URUSAN RASMI Kod Etika Pakaian Staf di UKM Pekeliling Jabatan Pendaftar Bil. 20/2022 ISI KANDUNGAN 11 20

BUKU PANDUAN STAF BAHARU HPKK UKM Pergerakan gaji tahunan pegawai adalah tidak secara automatik dan akan ditentukan oleh Universiti berdasarkan prestasi dalam perkhidmatan. Butiran tarikh kenaikan gaji tahunan adalah seperti jadual berikut : Tarikh Lantik/Naik Pangkat Tarikh Pergerakan Gaji 1 Januari hingga 31 Mac 1 April hingga 30 Jun 1 Julai hingga 30 September 1 Oktober hingga 31 Disember 1 Januari tahun berikutnya 1 April tahun berikutnya 1 Julai tahun berikutnya 1 Oktober tahun berikutnya Staf yang bercuti separuh gaji atau bercuti tanpa gaji tidak lebih dari 180 hari dalam satu tahun kalendar adalah layak dipertimbangkan pergerakan gaji biasa ISI KANDUNGAN 11 21 CIMB Bank Berhad Malayan Banking Berhad Bank Muamalat (M) Berhad Bank Islam (M) Berhad Bank Simpanan Nasional Bank Kerjasama Rakyat Malaysia Berhad Pembayaran gaji yang dikreditkan ke akaun bank staf adalah melalui bank-bank berikut : 1. 2. 3. 4. 5. 6. Pembayaran Gaji Pegawai yang baru dilantik dan tidak bersetuju dengan gaji permulaan yang ditawarkan boleh memohon untuk membuat semakan gaji permulaan dalam tempoh SATU (1) BULAN dari tarikh lapor diri. Tarikh Pergerakan Gaji Tahunan Permohonan Semakan Gaji Permulaan Sektor Swasta Sektor Awam/Badan Berkanun/Pihak Berkuasa Tempatan

BUKU PANDUAN STAF BAHARU HPKK UKM ISI KANDUNGAN Tempoh penyediaan surat pengesahan majikan untuk setiap permohonan adalah tiga (3) hari bekerja selepas menerima permohonan yang lengkap. Mengisi borang permohonan yang lengkap disediakan di Jabatan Sumber Manusia. Permohonan Surat Pengesahan Majikan/Perakuan Bujang Mengisi borang yang lengkap dan mendapat kelulusan Ketua Jabatan serta melampirkan iklan permohonan atau surat panggilan temu duga. Tempoh penyediaan dokumen dalam tempoh 14 hari bekerja dari tarikh penerimaan borang yang lengkap. Permohonan Salinan Buku Rekod Perkhidmatan & Laporan Nilaian Prestasi (LNP) Bagi Tujuan Permohonan Jawatan Dan Temu Duga Tempoh penyediaan surat sokongan dan pengesahan majikan untuk setiap permohonan adalah tiga (3) hari bekerja selepas menerima permohonan yang lengkap. Kemudahan ini diberikan kepada staf yang telah disahkan dalam perkhidmatan. Staf perlu mengisi borang yang lengkap serta melampirkan dokumen permohonan. Permohonan Pinjaman Perumahan LPPSA MUAT TURUN BORANG PERMOHONAN 11 22

BUKU PANDUAN STAF BAHARU HPKK UKM Staf baharu (lantikan tetap, kontrak & sementara) yang melapor diri pada 1 Januari sehingga 31 Ogos pada tahun penilaian. Staf yang bertukar PTJ tetapi masih memegang jawatan dengan gred yang sama. Penilaian mengambil kira tempoh perkhidmatan di PTJ yang mana lebih lama pada tahun penilaian. Bagi kes bertukar jabatan pada pertengahan tahun (6 bulan di jabatan lama & 6 bulan di jabatan baharu) disarankan penilaian adalah berdasarkan prestasi di jabatan baharu. Semua staf di bawah perlu dinilai SPPU V7 Semua staf di bawah perlu dinilai SPPU V7 https://appsmu.ukm.my/sppu/ Penilaian Prestasi Staf Percantuman Perkhidmatan Lepas Sektor Awam Telah diberi Taraf Berpencen setelah disahkan dalam perkhidmatan dari Jabatan Perkhidmatan Awam (Di UKM dan bukan di agensi lama). 2 3 Staf yang memilih opsyen Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP) tidak perlu memohon. Staf hendaklah mengemukakan permohonan ke Jabatan Sumber Manusia, HPKK dalam tempoh DUA (2) MINGGU selepas diberikan taraf berpencen. 4 Pengambilan kira tempoh perkhidmatan lepas yang terputus tanpa pelepasan dengan izin atau diselangi dengan tempoh perkhidmatan selain sektor awam bagi staf yang dilantik pada/selepas 1 Januari 2012. 1 ISI KANDUNGAN 11 23

BUKU PANDUAN STAF BAHARU HPKK UKM Pengenalan Perkhidmatan kaunseling khusus kepada staf HPKK disediakan secara percuma. Kaunseling adalah proses pertolongan yang profesional yang bertujuan membantu individu memahami dirinya dan persekitarannya. Apakah jenis-jenis permasalahan yang boleh dibincangkan? Jenis-jenis permasalahan yang boleh dibincangkan meliputi kategori masalah peribadi, kerjaya, keluarga, kesihatan dan pembangunan diri. Adakah rekod peribadi saya terjejas apabila mendapatkan khidmat kaunseling secara SUKARELA? Tidak. Rekod peribadi anda tidak akan terjejas apabila anda berjumpa dengan kaunselor secara SUKARELA. Proses Mendapatkan Perkhidmatan Kaunseling (sukarela/rujukan) : Hubungi Pegawai Psikologi : Nama Pegawai: Hairul Liana Din (K.B, P.A) No Telefon Pejabat: 03-9174 8659 Alamat emel: [email protected] Pautan borang janji temu kaunseling https://tinyurl.com/kaunselingHPKK ISI KANDUNGAN Ujian-ujian psikologi untuk mengenali diri seperti ujian Inventori Personaliti Inventori Kesejahteraan, Ujian DASS (stress) dan lain-lain lagi dijalankan mengikut permintaan dan keperluan. KAUNSELING INDIVIDU Kaunseling Individu merupakan proses kaunseling yang hanya melibatkan KAUNSELOR dan KLIEN samaada secara sukarela atau rujukan. Di antara isu yang sering dibawa di dalam sesi kaunseling individu ialah isu peribadi, penyesuaian diri, kerjaya dan juga peningkatan diri. Kaunseling Kelompok ialah kaunseling yang melibatkan 2-8 orang ahli yang mempunyai keseragaman dalam minat, kepentingan dan maklumat. KAUNSELING KELOMPOK PENTADBIRAN PROFIL UJIAN PSIKOLOGI JENIS PERKHIDMATAN (SUKARELA/RUJUKAN): Kaunseling memegang prinsip kerahsiaan. Ini bermakna segala rekod dan urusan surat-menyurat yang berkaitan dengan perkhidmatan kaunseling adalah RAHSIA dan SULIT. Perkhidmatan Kaunseling 11 24

BUKU PANDUAN STAF BAHARU HPKK UKM Setiap staf wajib melengkapkan 42 jam latihan dalam tahun penilaian semasa. Jenis latihan adalah termasuk kursus, seminar, konvensyen, bengkel, forum, konferens dan sanggar kerja. Permohonan menyertai latihan boleh dimohon melalui Sistem Pengurusan Pembangunan Bakat UKM (UrusBakat - https://urusbakat.ukm.my) khususnya latihan yang dianjurkan oleh Universiti. Permohonan menyertai latihan anjuran luar adalah perlu melalui Jawatankuasa Latihan & Cuti Belajar HPKK (maklumat lanjut boleh didapati dengan mengimbas Kod QR ULPK). Pengurusan Latihan Hantar borang permohonan Latihan Sangkutan kepada ULPK, JSM, HPKK Permohonan perakuan dibawa ke Mesyuarat Jawatankuasa Latihan & Cuti Belajar HPKK Sekiranya diperakukan, permohonan dibawa ke Jawatankuasa Penilai Program Sangkutan UKM bagi mendapatkan kelulusan. Sekiranya diluluskan, pemohon menjalani Latihan Sangkutan Pengurusan Latihan Sangkutan ISI KANDUNGAN Berjawatan tetap dan telah disahkan dalam perkhidmatan Bidang pengajian adalah bidang yang bersesuaian dengan bidang tugas dan diperakukan oleh Jawatankuasa Latihan dan Cuti Belajar HPKK Mendapat sokongan Ketua Jabatan dan Pengarah (Lampiran surat sokongan adalah digalakkan) Perlu menghantar permohonan kepada Unit Latihan dan Perkembangan Kerjaya, Jabatan Sumber Manusia, HPKK enam (6) bulan sebelum memulakan pengajian bagi proses perakuan dan kelulusan Wajib menghadiri Kursus Persediaan Cuti Belajar bagi program Pasca Siswazah (tempoh sah laku sijil adalah lima [5] tahun daripada tarikh sijil) Pengurusan Cuti Belajar Syarat umum bagi permohonan cuti belajar : Syarat-syarat khusus perlu rujuk kepada Pekeliling Jabatan Pendaftar Cuti Belajar UKM. Sila imbas Kod QR ULPK HPKK. 11 25

BUKU PANDUAN STAF BAHARU HPKK UKM PENGURUSAN KEMUDAHAN & KEBAJIKAN STAF

BUKU PANDUAN STAF BAHARU HPKK UKM https://appsmu.ukm.my/saraan/ SISTEM SARAAN https://ekewangan.ukm.my/ SISTEM KEWANGAN WARGA https://appsmu.ukm.my/spklm/login SISTEM PENGURUSAN DAN TUNTUTAN KERJA LEBIH MASA Sistem Kewangan ISI KANDUNGAN 11 26

BUKU PANDUAN STAF BAHARU HPKK UKM http://ewarga.ukm.my/trafik/ Layari laman web Sistem Trafik Pilih 'Pendaftaran' Log masuk ID dan kata laluan e-warga Masukkan butir-butir pemohon dan kenderaan Hantar permohonan Bil Perkara Harga (RM) 1 Staf Kereta Pertama 10.00 Kereta Ke-2 20.00 Kereta Ke-3 30.00 Motosikal 2.00 2 Pelajar Kereta 8.00 Motosikal 2.00 3 Pelawat Kereta Pertama 10.00 Kereta Ke-2 20.00 Motosikal 3.00 Pelekat Kenderaan Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti Bil. 11/2021 bertarikh 13 Julai 2021 bersetuju harga bagi pelekat kenderaan UKM bagi tahun 2022 adalah seperti berikut: BAGI STAF HPKK, SILA AMBIL PELEKAT DI UNIT KESELAMATAN HPKK ISI KANDUNGAN 11 27

BUKU PANDUAN STAF BAHARU HPKK UKM Aras G Dikhaskan kepada Staf Pelaksana (PERCUMA), staf Zecon dan pelawat hotel Aras 1 & 2 Dikhaskan kepada pelawat dan berbayar Aras 3 & 4 Dikhaskan kepada staf HPKK dan berbayar Parkir Bertingkat HPKK adalah TERBUKA kepada semua staf HPKK, staf Kampus Kuala Lumpur (KKL), Syarikat Konsesi dan Pelawat. Keutamaan kemudahan tersebut akan diberikan kepada staf HPKK; Staf yang telah mendapat kemudahan parkir di ‘Basement’ Bangunan Utama HPKK tidak layak untuk memohon kemudahan Parkir Bertingkat; Hanya staf yang telah mendapat kad akses sahaja dibenarkan untuk meletakkan kenderaan di Parkir Bertingkat; Pengurusan HPKK berhak untuk menarik balik kemudahan parkir yang diberikan sekiranya didapati tidak mengikut peraturan yang telah ditetapkan; Semua kenderaan staf yang menggunakan kemudahan Parkir Bertingkat hendaklah mempunyai pelekat kenderaan UKM; Pihak HPKK tidak akan bertanggungjawab atas segala risiko yang berlaku pada kenderaan di Parkir Bertingkat; Staf tamat perkhidmatan di UKM (Bersara wajib, Bersara pilihan, Tamat kontrak dan Letak jawatan/ berhenti); Staf berkelayakan mendapat kelulusan Cuti Belajar, Cuti Sabatikal, Cuti Tanpa Gaji melebihi tempoh enam (6) bulan; dan Staf telah berpindah lokasi tempat bertugas ke Zon Jalan Raja Muda Abdul Aziz (JRM) atau ke UKM Bangi. Kemudahan tempat letak kenderaan di Parkir Bertingkat akan ditarik balik sekiranya: Penguatkuasaan peraturan dan syarat-syarat Parkir Bertingkat adalah tertakluk juga kepada peraturan yang ditetapkan dari semasa ke semasa. Kemudahan Parkir Bertingkat HPKK Parkir berbayar ini adalah pilihan yang bermaksud tidak diwajibkan kepada semua staf untuk menggunakannya. Staf mempunyai alternatif untuk meletakkan kenderaan di kawasan-kawasan lain berdekatan HPKK. Pengurusan HPKK juga telah menyediakan sebanyak 100 lot parkir PERCUMA di Aras G yang diperuntukkan kepada Staf Pelaksana (Gred 11 hingga 40/kad warna hijau); Staf HPKK (Aras 3 & 4) RM40.00/bln Pelawat & staf (Aras 1 & 2) RM2.00/1jam pertama RM1.00/setiap 30min berikutnya Kadar rata/flat rate 7.00 pagi -7.00 malam (RM24.00 max) 7.00 malam - 7.00 pagi (RM5.00 max) Kadar Caj Bayaran Hubungi pihak ZeconMedicare Sdn Bhd 014-507 4873 (Puan Linda) @ Terus ke pejabat pengurusan di ArasG, Parkir BertingkatHPKK Pembayaran ke akaun bank MBSB BANK PARKYOCAR SDNBHD- 1005018100014472 E-Melkan resit ke [email protected] ISI KANDUNGAN 11 28

BUKU PANDUAN STAF BAHARU HPKK UKM Pembelian tiket kapal terbang bagi tujuan rasmi (mesyuarat/bengkel/persidan gan), mengunjungi wilayah asal (Sabah/Sarawak/Labuan) dan cuti belajar. Digalakkan untuk membeli/menggunakan kad kredit sendiri bagi pembelian tiket tanpa menggunakan waran Digalakkan untuk membeli sendiri tiket kapal terbang dan membuat permohonan tuntutan bayaran balik pembelian tiket kapal terbang Permohonan Tiket Kapal Terbang https://smk.ukm.my/etiket/et00index.cfm ISI KANDUNGAN 11 29

BUKU PANDUAN STAF BAHARU HPKK UKM Staf hanya boleh memohon apabila setelah e-mel UKM diaktifkan. Hanya pilih dua (2) klinik panel sahaja. Perubahan kemaskini klinik panel hanya dibenarkan setiap 6 bulan sahaja. Sesuai dengan Pekeliling Pendaftar Bil 2/2006 – Staf diwajibkan memilih Poliklinik UKM Kesihatan (UKMK) sebagai salah satu pilihan dengan pengecualian tempat tinggal jauh dari poliklinik tersebut. Layari laman web Jabatan Pendaftar UKM https://www.ukm.my/pendaftar/ Pilih 'e-Permohonan' Pilih 'Borang Dalam Talian' Pilih 'Kemaskini Klinik Panel UKM Isi borang dan hantar permohonan Permohonan Kemaskini Klinik Panel ISI KANDUNGAN 11 30

BUKU PANDUAN STAF BAHARU HPKK UKM UNIT PENTADBIRAN & GAJI ISI KANDUNGAN SOALAN LAZIM Penetapan Gaji Permulaan Bolehkah seseorang pegawai yang baru dilantik memohon untuk membuat semakan semula penetapan gaji permulaan? Boleh. Kenaikan Gaji Tahunan (KGT) Adakah pemberian kenaikan gaji tahunan (KGT) secara automatik? Tidak. Pergerakan gaji tahunan pegawai adalah tidak secara automatik dan akan ditentukan oleh Universiti berdasarkan prestasi dalam perkhidmatan Berapa lamakah tempoh untuk membuat rayuan semakan semula Penetapan Gaji Pemulaan? permohonan rayuan gaji perlu dikemukakan dalam tempoh 30 hari daripada tarikh lapor diri. permohonan rayuan gaji selepas tempoh tersebut tidak akan dipertimbangkan. hanya dokumen permohonan yang lengkap sahaja akan diproses. Bagaimanakah penetapan gaji permulaan bagi pegawai yang dilantik kali pertama? Pihak Berkuasa Melantik (PBM) menentukan gaji permulaan bagi pegawai yang dilantik kali pertama berdasarkan kepada dua (2) kriteria iaitu gaji permulaan yang ditetapkan dalam skim perkhidmatan dan pengalaman relevan. Bagaimanakah penetapan gaji permulaan bagi pegawai yang dinaikkan pangkat? Kadar KGT di gred kenaikan pangkat; atau Kadar KGT terakhir diterima di gred terdahulu mengikut mana yang lebih tinggi mengikut tarikh kenaikan pangkatnya. Gaji permulaan bagi seseorang pegawai yang dinaikkan pangkat hendaklah ditetapkan pada amaun gaji yang lebih tinggi daripada amaun gaji akhir di gred terdahulu seperti berikut : Gaji akhir di gred terdahulu hendaklah ditambah dengan : Pengesahan Majikan Bolehkah surat pengesahan majikan dipohon semula sekiranya berlaku kehilangan atau kerosakan? Boleh. Kemukakan semula dokumen permohonan ke JSM HPKK. 11 31

BUKU PANDUAN STAF BAHARU HPKK UKM UNIT ELAUN, SARAAN & PRESTASI ISI KANDUNGAN Cuti Rehat Berapakah kadar kelayakan cuti bagi pegawai Perkhidmatan Awam? Melalui PP Bil. 14/2008, kadar kelayakan Cuti Rehat tahunan bagi pegawai Perkhidmatan Awam adalah ditetapkan seperti berikut : Kadar Kelayakan Cuti Rehat Tahunan bagi Pegawai Perkhidmatan Awam mulai 1 Januari 2009. Apa yang saya perlu tahu tentang Kemudahan Cuti Bersalin? Kadar kelayakan Cuti Bersalin bergaji penuh ialah sebanyak 360 hari sepanjang tempoh perkhidmatan seseorang pegawai; Tempoh maksimum Cuti Bersalin bagi setiap kelahiran adalah 90 hari. Walau bagaimanapun, pegawai diberi fleksibiliti untuk menentukan sendiri tempoh Cuti Bersalin antara 60 hari hingga 90 hari bagi setiap kelahiran; dan Cuti Bersalin bermula pada tarikh pegawai bersalin. Walau bagaimanapun, pegawai boleh memilih untuk menggunakan Cuti Bersalin lebih awal dari tarikh bersalin iaitu pada bila-bila masa dalam tempoh 14 hari dari tarikh dijangka bersalin. Apakah syarat untuk memohon kemudahan Cuti Separuh Gaji? Pegawai yang berstatus tetap layak memohon Cuti Separuh Gaji dan kemudahan ini diberikan atas sebab-sebab kesihatan sanak saudara yang meliputi keluarga pegawai sendiri (isteri/suami dan anak-anak), ibu bapa, adik-beradik, ibu bapa mertua, nenek dan datuk pegawai. Berapakah kadar Cuti Separuh Gaji? Kadar Cuti Separuh Gaji adalah maksimum 180 hari sepanjang perkhidmatan. Pegawai yang memohon Cuti Separuh Gaji perlu mempunyai perkhidmatan yang melayakkan, iaitu satu tahun perkhidmatan melayakkan 30 hari tempoh Cuti Separuh Gaji. Apakah syarat untuk memohon kemudahan Cuti Tanpa Gaji? Pegawai yang berstatus tetap dan telah berkhidmat lebih enam (6) bulan layak memohon Cuti Tanpa Gaji dan kemudahan ini diberikan atas sebab-sebab persendirian yang mustahak dan tertakluk kepada kadar maksimum 360 hari sepanjang perkhidmatan. Pegawai yang memohon CTG perlu mempunyai perkhidmatan yang melayakkan, iaitu satu tahun perkhidmatan melayakkan 30 hari tempoh CTG. Kumpulan/Gred Kadar Kelayakan Cuti Rehat Pengurusan Tertinggi 25 hari 31 - 54 25 hari 1 - 20 20 hari 21 - 30 25 hari Cuti Separuh Gaji Cuti Tanpa Gaji Cuti Bersalin Pengisytiharan Harta Adakah saya perlu mengisytihar harta? Staf yang telah dilantik WAJIB mengisytihar harta setiap lima (5) tahun sekali. Penilaian Prestasi Adakah saya perlu dinilai untuk penilaian prestasi? Staf yang dilantik pada 1 Januari hingga 31 Ogos dalam sesuatu tahun perlu dinilai melalui Sistem Pengurusan Penilaian Universiti (SPPU). Bagi lantikan pada 1 September hingga 31 Disember, staf perlu dinilai secara manual dengan mengemukakan Borang Penilaian Khas bagi tujuan pemberian Kenaikan gaji Tahunan (KGT). 11 32 SOALAN LAZIM

BUKU PANDUAN STAF BAHARU HPKK UKM UNIT ELAUN, SARAAN & PRESTASI ISI KANDUNGAN Perkhidmatan Kaunseling Adakah rahsia saya akan diketahui umum apabila saya meluahkan permasalahan saya pada Pegawai Psikologi? Tidak. Pegawai Psikologi mengamalkan Etika Kerahsiaan. Pegawai Psikologi tidak boleh berkongsi isu atau membuat hebahan atau perkongsian masalah klien dengan orang lain tanpa persetujuan dari klien. Segala isu atau permasalahan yang dikongsikan di dalam sesi kaunseling adalah RAHSIA & SULIT mengikut Akta Kaunselor 1998 berdasarkan syarat – syarat tertentu. Jika saya memerlukan perkhidmatan kaunseling atas kesedaran dan kemahuan sendiri, adakah saya boleh memohon secara sukarela? Ya, jika anda perlukan perkhidmatan kaunseling bagi diri anda sendiri anda boleh memohon secara sukarela. Sila isi pautan https://tinyurl.com/kaunselingstafHCTMHPKK. Pegawai Psikologi akan menghubungi anda untuk penetapan janji temu. Adakah rekod peribadi saya terjejas apabila mendapatkan khidmat kaunseling secara SUKARELA? Tidak. Rekod peribadi anda tidak akan terjejas apabila anda berjumpa dengan Pegawai Psikologi secara SUKARELA Adakah setiap isu/permasalahan yang saya kongsikan dalam sesi kaunseling akan direkodkan dalam buku perkhidmatan? Segala perbincangan di dalam sesi kaunseling tidak akan direkod di dalam Buku Rekod Perkhidmatan tetapi hanya akan direkod di dalam rekod kaunseling dan ianya hanyalah untuk kegunaan dan rujukan Pegawai Psikologi berkenaan sahaja Bagaimana jika ingin mendapatkan sesi kaunseling tetapi mempunyai kesukaran untuk keluar semasa waktu bertugas? Jika ada keperluan segera, Pegawai Psikologi boleh membuat temujanji pada waktu tengahari iaitu semasa waktu rehat tengahari (bergantung kepada kesediaan Pegawai Psikologi ). Pemberian Taraf Berpencen Bilakah saya boleh mengeluarkan wang simpanan KWSP? Pengeluaran wang simpanan KWSP boleh dilakukan setelah menerima taraf berpencen daripada JPA (selepas 3 tahun dari tarikh lantikan tetap) Pengesahan Dalam Perkhidmatan Bila saya boleh disahkan dalam perkhidmatan? Staf yang dilantik secara tetap perlu menjalani tempoh percubaan selama satu (1) hingga tiga (3) tahun sebelum disahkan dalam perkhidmatan. Apakah syarat untuk disahkan dalam perkhidmatan? a) memenuhi tempoh percubaan 1 hingga 3 tahun; b) lulus Peperiksaan Perkhidmatan (jika berkenaan); c) hadir dengan jayanya Program Transformasi Minda (PTM); d) diperakukan oleh Ketua Jabatan; e) mencapai markah minimum SPPU 80% (LNP dan Sahsiah). 11 33 SOALAN LAZIM

BUKU PANDUAN STAF BAHARU HPKK UKM UNIT PERJAWATAN & KENAIKAN PANGKAT ISI KANDUNGAN Contract of Service (COS) Apakah perbezaan antara Contract of Service (COS) yang menggunakan peruntukan OS11000 dan OS29000? Peruntukan OS11000 - Lantikan kontrak yang menggunakan peruntukan OS11000 mengguna pakai perjawatan sedia ada. Urusan pengisian tertakluk kepada Pihak Berkuasa Melantik seperti skim perkhidmatan guna sama yang dilaksanakan oleh Bahagian Perkhidmatan di JPA. Peruntukan OS29000 - Lantikan kontrak di bawah OS29000 tidak mengguna pakai perjawatan sedia ada. Walau bagaimanapun lantikan tersebut bersandarkan kepada skim perkhidmatan dan gred jawatan serta kadar gaji yang digunakan dalam perkhidmatan awam. Sebarang pewujudan di bawah OS29000 perlu merujuk kepada Bahagian Pembangunan Organisasi untuk pertimbangan. Apakah implikasi jika pegawai berstatus tetap menerima tawaran jawatan berstatus kontrak yang menggunakan peruntukan OS11000? (sama dgn atas) GCR yang terkumpul akan lupus setelah meletak jawatan. Cuti Rehat akan diberikan mengikut kelayakan merujuk kepada Pekeliling Perkhidmatan Bil. 14/2008. Cuti tahunan yang tidak dapat dihabiskan dalam tahun semasa tidak layak dibawa ke tahun hadapan dan akan lupus. Tempoh lantikan ke tetap Pegawai perlu berkhidmat sekurang-kurangnya satu (1) tahun di jawatan berstatus kontrak OS11000 dan akan dipertimbangkan ke jawatan berstatus tetap dengan menjalani proses temu duga tertakluk kepada prestasi dan perakuan Ketua Jabatan. Tempoh Perkhidmatan Tempoh perkhidmatan lepas akan terputus dan tempoh kontrak tidak akan diambil kira dalam perkhidmatan. Percantuman Perkhidmatan Permohonan percantuman perkhidmatan hanya terpakai kepada perkhidmatan di agensi awam bagi lantikan tetap sahaja. Sekiranya pegawai berjaya dilantik ke jawatan tetap, pegawai boleh memohon percantuman perkhidmatan setelah disahkan dalam perkhidmatan dan diberi Taraf Berpencen dari Jabatan Perkhidmatan Awam (di UKM dan bukan di agensi lama). Pinjaman Lembaga Pinjaman Perumahan Sektor Awam (LPPSA) Merujuk kepada maklum balas pihak LPPSA pada 09 Disember 2022, peminjam yang telah bertukar status daripada tetap ke kontrak dikehendaki menjelaskan keseluruhan baki pinjaman secara sekaligus. Walaubagaimanapun, peminjam boleh memohon Pelan Penyelesaian Hutang (DSP) secara atas talian melalui laman sesawang https://services.lppsa.gov.my/dsp/ bagi meneruskan ansuran bulanan. Sekiranya peminjam telah kembali berstatus tetap, peminjam dikehendaki mengemukakan Salinan pengesahan jawatan untuk dikemas kini. Namun begitu, peminjam dinasihati untuk merujuk kepada pihak LPPSA bagi mendapatkan nasihat lanjut dan terkini mengenai kaedah pembayaran. Cuti dalam perkhidmatan Gantian Cuti Rehat (GCR) Cuti Rehat Adakah Ganjaran pembaharuan perkhidmatan kontrak dibayar kepada staf kontrak? (sama dengan atas) Bayaran Ganjaran hanya dibayar bagi lantikan kontrak kali pertama sahaja sepanjang perkhidmatan di UKM. (Petikan Minit Mesyuarat Lembaga Pengarah Universiti Kebangsaan Malaysia Bil. 3/2015 bertarikh 26 Ogos 2015) 11 34 SOALAN LAZIM

BUKU PANDUAN STAF BAHARU HPKK UKM UNIT PERJAWATAN & KENAIKAN PANGKAT ISI KANDUNGAN Lapor Diri Adakah pemeriksaan kesihatan dan akuan berkanun perlu dilengkapkan setelah saya melapor diri? Pemeriksaan kesihatan dan akuan berkanun perlu dilakukan sebelum tarikh lapor diri. Tarikh kuat kuasa lapor diri adalah tertakluk kepada penghantaran kesemua dokumen yang lengkap. Adakah saya perlu terus bekerja setelah melapor diri? Ya, tuan/puan perlu terus bekerja pada hari melapor diri. Kenaikan Pangkat Bagaimanakah cara memohon kenaikan pangkat Time-based Kecemerlangan (TBK)? Kenaikan pangkat TBK tidak perlu dimohon. Pihak JSM HPKK akan mempelawa calon-calon yang telah layak dan memenuhi syarat kenaikan pangkat untuk mengisi borang kenaikan pangkat. Adakah saya boleh menggunakan gelaran TBK selepas genap tempoh 13 tahun perkhidmatan? Tidak boleh. Pihak JSM HPKK akan membuat pemakluman setelah mesyuarat kenaikan pangkat TBK dijalankan dan disahkan. Bilakah tempoh yang boleh diambil kira bagi kenaikan pangkat TBK? Tempoh yang boleh diambil kira bagi pengiraan tempoh perkhidmatan 13 tahun adalah bermula daripada tarikh lantikan tetap gred semasa. Bagaimanakah cara sekiranya saya ingin menambah tanggungan? Tuan/puan perlu mengisi dua (2) borang iaitu borang Maklumat Pegawai Baharu dan Maklumat Tanggungan. Tuan/puan juga perlu melampirkan salinan sijil nikah dan salinan kad pengenalan pasangan. Tuan/puan perlu mengisi borang Maklumat Tanggungan sahaja. Tuan/puan juga perlu melampirkan salinan sijil kelahiran anak dan surat pengesahan pengangkatan (jika berkenaan). Tuan/puan perlu mengisi borang Maklumat Tanggungan sahaja. Tuan/puan juga perlu melampirkan salinan kad pengenalan dan surat pengesahan pengangkatan (jika berkenaan) Sekiranya ingin mengemaskini status kecacatan tanggungan, tuan/puan perlu mengisi borang maklumat tanggungan sahaja. Tuan/puan juga perlu melampirkan salinan kad OKU. Pasangan Anak Kandung/Tiri/Angkat yang diakui sah Ibu & Bapa Kandung/Tiri/Angkat yang diakui sah Mengemaskini status kecacatan tanggungan Semua borang yang dinyatakan boleh dimuat turun dari laman web Jabatan Pendaftar UKM. Maklumat Peribadi 11 35 SOALAN LAZIM Pembaharuan Perkhidmatan Bagaimanakah cara memohon pembaharuan perkhidmatan Sementara/Kontrak? Pihak JSM HPKK akan mengeluarkan e-mel pemakluman kepada Ketua Jabatan/Unit dan staf yang berkenaan untuk melengkapkan borang permohonan pembaharuan perkhidmatan kakitangan Sementara/Kontrak dan menghantar sebelum tarikh yang ditetapkan.

BUKU PANDUAN STAF BAHARU HPKK UKM UNIT LATIHAN & PERKEMBANGAN KERJAYA ISI KANDUNGAN Mesyuarat Jawatankuasa Latihan & Cuti Belajar (MJKLCB) HPKK Bila mesyuarat akan diadakan? ULPK telah mengedarkan takwim MJKLCB HPKK pada setiap tahun. Sila rujuk kepada Memo Dalaman (*tertakluk kepada pindaan semasa. PTj yang menghantar kertas kerja akan dimaklumkan sekiranya berlaku pindaan tersebut) Bila boleh dapat petikan minit? Petikan minit akan diedarkan selepas selesai semakan dan pengesahan minit mesyuarat, Setiap PTj perlu menghantar kertas kerja kepada ULPK sekurang-kurangnya 3 bulan sebelum tarikh permohonan menganjur/menyertai latihan/kursus/bengkel. Sekiranya tabung peruntukan latihan PTj telah habis, adakah PTj masih boleh memohon pembiayaan latihan? PTj boleh menghantar kertas kerja untuk memohon kelulusan dan tertakluk kepada kelulusan MJKLCB HPKK dan peruntukan semasa kewangan HPKK. Jam Mata Latihan Berapa jam mata latihan perlu dilengkapkan dalam sebulan? 3.5 jam mata latihan perlu dilengkapkan dalam sebulan. Setiap staf perlu melengkapkan jumlah 42 jam mata latihan setahun (10% daripada markah Sistem Penilaian Prestasi Universiti [SPPU]). Saya ada sijil PTM daripada organisasi lain. Adakah boleh guna pakai di HPKK? Staf boleh memohon pengecualian PTM dengan mengisi Borang Permohonan Pengecualian PTM dan hantar kepada ULPK. Walau bagaimanapun, hanya sijil dalam tempoh 10 tahun daripada tahun semasa sahaja diterima. Contohnya, staf yang melapor diri pada tahun 2023 di HPKK boleh memohon pengecualian PTM sekiranya mempunyai sijil PTM pada tahun 2013 – 2023 sahaja. PTj di HPKK telah menganjurkan latihan/ kursus/bengkel. Siapakah yang bertanggungjawab untuk memasukkan jam mata latihan bagi peserta? Penganjur program yang bertanggungjawab untuk memasukkan jam mata latihan bagi peserta. Program Transformasi Minda Sistem Pengurusan Pembangunan Bakat UKM (UrusBakat UKM) PTj di HPKK telah menganjurkan latihan/ kursus/bengkel. Siapakah yang bertanggungjawab untuk memasukkan e-khidmat bagi Ahli Jawatankuasa dan urus setia? Penganjur program yang bertanggungjawab untuk memasukkan e-khidmat bagi Ahli Jawatankuasa dan urus setia. Untuk maklumat lanjut, sila rujuk di laman rasmi e-Khidmat UKM. Sistem Khidmat Maklumat Universiti dan Komuniti UKM (e-Khidmat) Bagaimana ingin memohon kelulusan sekiranya ingin menyertai latihan/kursus/bengkel tanpa pembiayaan? Staf perlu memohon melalui e-Aktiviti UKM. Untuk makluman, bagi permohonan menyertai latihan/kursus/bengkel dengan pembiayaan juga perlu memohon dalam sistem e-Aktiviti UKM SELEPAS mendapat kelulusan daripada MJKLCB HPKK. e-Mohon Aktiviti Rasmi UKM (e-Aktiviti UKM) Bagaimana ingin memohon Program Sangkutan (tidak melebihi tiga [3] bulan)? Permohonan bagi Program Sangkutan (tidak melebihi tiga [3] bulan) adalah melalui Sistem e-Aktiviti UKM. Program Sangkutan UKM 11 36 SOALAN LAZIM

BUKU PANDUAN STAF BAHARU HPKK UKM UNIT LATIHAN & PERKEMBANGAN KERJAYA ISI KANDUNGAN Kemudahan Cuti Belajar UKM Berapa lama tempoh bagi mendapatkan kelulusan Kemudahan Cuti Belajar UKM? MJKLCB HPKK (sekiranya diperakukan, permohonan dibawa ke peringkat (2); Mesyuarat Jawatankuasa Pemilih Cuti Belajar Staf Pengurusan & Profesional dan Pelaksana UKM (sekiranya diperakukan dalam temu duga permohonan dibawa ke peringkat (3); Mesyuarat Jawatankuasa Cuti Belajar & Biasiswa UKM (keputusan akhir adalah di peringkat (3). Bagi calon yang memohon pengajian ke luar negara atau calon PhD, perlu melalui temu duga di peringkat ini). Staf perlu menghantar permohonan selewat-lewatnya enam (6) bulan sebelum memulakan pengajian. Hal ini kerana kelulusan Kemudahan Cuti Belajar perlu melalui tiga (3) peringkat, iaitu:- 1. 2. 3. Adakah saya boleh memohon Kemudahan Cuti Belajar UKM ketika sedang sambung belajar? Tidak boleh. Staf yang belum memulakan pengajian sahaja layak untuk memohon Kemudahan Cuti Belajar UKM. Adakah saya layak memohon Cuti Tanpa Rekod untuk menghadiri kuliah atau peperiksaan? Tidak boleh. Staf yang mendapat kelulusan Kemudahan Cuti Belajar UKM SAHAJA yang layak memohon Cuti Tanpa Rekod berkenaan. Siapakah yang menguruskan bayaran Imbuhan Sara Hidup dan Elaun Pos Basik selepas tamat kursus? ULPK menguruskan pembayaran Imbuhan Sara Hidup, manakala Unit Elaun, Saraan, dan Prestasi JSM HPKK menguruskan Elaun Pos Basik. Justeru, sila hubungi unit yang berkenaan bagi urusan bayaran tersebut. Kursus Lanjutan Pengkhususan (Diploma Lanjutan/Sijil Pos Basik) Adakah semua staf yang merancang untuk memohon Kemudahan Cuti Belajar wajib hadir Kursus Persediaan Cuti Belajar? Kursus Ya, bagi pemohon pengajian Sarjana dan ke atas sahaja (termasuk Sub-Kepakaran). Persediaan Cuti Belajar UKM Di mana boleh memohon kursus ini? Melalui UrusBakat UKM yang dibuka oleh urus setia Unit Perkembangan Kerjaya (UPK), Bangi UKM (takwim kursus ini adalah ditentukan oleh UPK UKM). 11 37 SOALAN LAZIM

BUKU PANDUAN STAF BAHARU HPKK UKM ISI KANDUNGAN Syukur alhamdulilah dan setinggitinggi penghargaan serta ucapan terima kasih kepada semua staf Jabatan Sumber Manusia (JSM) yang memberi kerjasama dan sumbangan secara langsung atau tidak langsung untuk menjayakan Buku Panduan Staf Baharu ini. Penghargaan 11 38

BUKU PANDUAN STAF BAHARU HPKK UKM NUR 'IZZATI SHAMSURI ASHURA IZWANI AHMAD TADJUDIN MOHD EHSAN RAJIAIN HAIRUL LIANA DIN MUHAMMAD AMIRUL ASYRAF JAMAL NOR AQILAH MOHD NASIR XXXXX NASIHAH AL-SAKINAH NAZARRUSMAN ISI KANDUNGAN KUMPULAN PENYEDIA DOKUMEN FARLIZA ZAKARIA FARIHA AIDA AZMAN UZAIR HANNAN AHMAD AZLAN KHAIRUL AZROY ABDUL WAHAB FARA MD. RAMDANI EZZATUL NAQUIYAH MOHD FADZLUDIN NORMA KADIR NUR AMALINA OSMAN EMMY HAMIZAH ASHSYURA ABD HAMID IRNI RAMSIDAH HARUN NUR ATIQAH MOHD NAIM NOR HASLIZA MOHAMAD YAHAYA 11 39

HOSPITAL TUNKU AMPUAN BESAR TUANKU AISHAH ROHANI, HOSPITAL PAKAR KANAK-KANAK UKM (HPKK)