EKSA INTURA 2022

INTAN Kampus Wilayah Utara www.intanbk.intan.my

Date//Time//Year

PANDUAN PELAKSANAAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM
INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA
KAMPUS WILAYAH UTARA

Hak Cipta Bahagian Khidmat Pengurusan
INTAN Kampus Wilayah Utara 2020
Cetakan Pertama Jun 2020

Hak Cipta Terpelihara. Mana-mana bahagian penerbitan buku ini tidak
boleh dihasilkan semula, disimpan dalam sistem simpanan kekal, atau

dipindahkan dalam sebarang bentuk atau sebarang cara elektronik,
mekanik, penggambaran semula, rakaman dan sebagainya tanpa

terlebih dahulu mendapat izin daripada Pengarah INTURA.

Sebarang pertanyaan dan keterangan lanjut, sila hubungi:





Bahagian Khidmat Pengurusan
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)

Kampus Wilayah Utara



Tel: o4-4218321
Faks: 04-4214489

PELAKSANAAN
EKSA INTURA

ISI KANDUNGAN

1.0 PENGENALAN 1
2
1.1 LATAR BELAKANG 3
5
1.2 FAEDAH PELAKSANAAN EKSA INTURA
6
1.3 KUNCI KEJAYAAN EKSA INTURA 7
8
1.4 STRATEGI EKSA INTURA 9

2.0 HALA TUJU PELAKSANAAN EKSA INTURA 11
2.1 DASAR EKSA INTURA
17
2.2 MATLAMAT EKSA INTURA 29
29
2.3 OBJEKTIF EKSA INTURA
2.4 MAKSUD LOGO

3.0 PELAKSANAAN EKSA INTURA

3.1 PEMBENTUKAN JAWATANKUASA PELAKSANAAN
EKSA INTURA

3.2 PEMBAHAGIAN ZON

3.3 PROGRAM DAN LATIHAN
3.4 PELANCARAN EKSA INTURA

ISI KANDUNGAN

4.0 PENYERAGAMAN PELAKSANAAN EKSA INTURA 30
31
4.1 KEPERLUAN UTAMA 42
4.2 RUANG PEJABAT 56
4.3 TEMPAT UMUM 58
4.4 KESELAMATAN PERSEKITARAN
4.5 KAWASAN PERSEKITARAN 61

5.0 PELAKSANAAN AUDIT DALAM EKSA INTURA 62
62
5.1 LANGKAH 1 - PEMBENTUKAN JAWATANKUASA 62
AUDIT DALAM EKSA INTURA 63
5.2 LANGKAH 2 - LATIHAN AUDIT DALAM EKSA
5.3 LANGKAH 3 - AUDIT PRESTASI EKSA

5.4 LANGKAH 4 - PERKONGSIAN PENEMUAN AUDIT

6.0 PENUTUP

PENGENALAN

Buku panduan ini dihasilkan untuk membantu warga Institut Tadbiran
Awam Negara (INTAN) Kampus Wilayah Utara (INTURA) dalam
menyokong usaha pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA).
Objektif pelaksanaan EKSA adalah untuk mewujudkan persekitaran kerja
kondusif yang berimej korporat melalui penggalakan kreativiti, inovasi
dan penerapan amalan hijau. Panduan ini menjelaskan konsep EKSA,
tindakan yang perlu diambil pada setiap peringkat pelaksanaan, kaedah
pengauditan yang diguna pakai serta syarat-syarat yang perlu dipatuhi
bagi pensijilan EKSA dan seterusnya pembudayaan EKSA dalam kalangan
warga INTURA.

1.1 LATAR BELAKANG

Pelbagai usaha telah dilakukan oleh INTURA bagi mempertingkatkan
kualiti penyampaian perkhidmatan kerajaan termasuklah Manual
Prosedur Kerja, Fail Meja, Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008,
Piagam Pelanggan, Kumpulan Inovatif dan Kreatif dan sebagainya.
Seiring dengan usaha-usaha ke arah transformasi perkhidmatan
awam, pemantapan pengurusan persekitaran tempat kerja ke arah
meningkatkan imej dan profesionalisme organisasi hendaklah
dilaksanakan.

Ekosistem kondusif sektor awam atau EKSA yang telah diperkenalkan
mulai Januari 2014 adalah penjenamaan semula Amalan 5S Sektor
Awam merupakan salah satu inisiatif ke arah peningkatan kualiti
penyampaian perkhidmatan kerajaan. Penjenamaan semula ini
sesuai dan seiring dengan perubahan dan kehendak semasa stake
holders yang sentiasa menekankan peningkatan prestasi kerja dan
daya saing organisasi melalui budaya kreatif dan inovatif dalam
kalangan jabatan/agensi sektor awam.

01

Dalam hal ini, INTURA telah mengatur strategi untuk beralih daripada
Pensijilan Amalan Persekitaran Berkualiti/5S oleh pihak Perbadanan
Produktiviti Malaysia (MPC) kepada Pensijilan EKSA oleh pihak
MAMPU. Penerbitan panduan ini diharap dapat memantapkan lagi
pengurusan persekitaran pejabat agar warga INTURA dapat bekerja
dalam persekitaran tempat kerja yang lebih sistematik, selesa dan
kondusif.

1.2 FAEDAH PELAKSANAAN EKSA INTURA

Faedah pelaksanaan EKSA di INTURA adalah seperti berikut:
Menampilkan imej korporat INTURA.
Meningkatkan keberkesanan dan kecekapan pengurusan organisasi.
Mewujudkan persekitaran tempat kerja yang kondusif (bersih,kemas,
tersusun dan selamat).
Mewujudkan piawaian kerja yang jelas.
Menjana idea kreatif dan inovatif dalam kalangan warga INTURA.
Mengoptimumkan penggunaan ruang kerja, sumber dan tenaga
dengan pengurusan persekitaran yang berkualiti.
Meningkatkan semangat kerjasama berpasukan.
Membina disiplin dan etika kerja yang baik.

02

1.3 KUNCI KEJAYAAN EKSA INTURA

Kunci utama kejayaan pelaksanaan EKSA di INTURA bergantung
kepada faktor-faktor seperti yang berikut:

a. Sokongan dan komitmen berterusan daripada pihak pengurusan

Pihak pengurusan memberikan hala tuju dan keputusan penting
dalam pelaksanaan EKSA. Hala tuju dan sokongan pihak
pengurusan adalah faktor utama dalam menggerakkan
pelaksanaan EKSA. Komitmen ini akan menyemarakkan
pelaksanaan EKSA dalam kalangan warga INTURA.

b. Penglibatan dan penyertaan aktif setiap warga INTURA secara
konsisten

Struktur pengurusan EKSA yang efektif dan efisien merupakan faktor
kritikal dalam memastikan segala perancangan, tindakan dan
pelaporan dilaksanakan dengan teratur dan menjadi tunjang
kepada kejayaan EKSA.

c. Struktur pengurusan EKSA yang efektif dan efisien
Dalam memastikan penglibatan warga INTURA, penyediaan
komposisi pendidikan dan latihan kepada semua pegawai akan
memastikan kejayaan pelaksanaan EKSA. Pengetahuan dan
kesedaran tentang peranan masing-masing dapat meningkatkan
dalam pelaksanaan EKSA

d. Pendidikan dan latihan kepada warga INTURA
Dalam memastikan penglibatan warga INTURA, penyediaan
komposisi pendidikan dan latihan kepada semua pegawai akan
memastikan kejayaan pelaksanaan EKSA. Pengetahuan dan
kesedaran tentang peranan masing-masing dapat meningkatkan
dalam pelaksanaan EKSA

03

e. Komunikasi yang jelas dan berkesan
Penerangan mengenai keperluan, kepentingan dan kebaikan EKSA
perlu disampaikan kepada semua warga INTURA. Sistem
komunikasi yang jelas dan berkesan melalui medium seperti
mesyuarat pengurusan, intranet (portal, blog atau laman web
organisasi), media sosial INTURA, papan kenyataan, poster/risalah
dan memo dalaman adalah penting dalam memainkan peranan
untuk menyampaikan informasi EKSA.

f. Pelan pelaksanaan EKSA yang mantap
Pelan pelaksanaan yang menyeluruh melalui pendekatan
sistematik dapat memastikan kemantapan pelaksanaan EKSA.
Tindakan penambahbaikan berterusan perlu disusuli serta
disesuaikan dengan keadaan semasa.

g. Pemantauan berkala melalui audit dalam
Audit dalam adalah kaedah terbaik bagi memantau dan menilai
prestasi pelaksanaan EKSA. Penilaian ini boleh disusuli dengan
sistem ganjaran yang bersesuaian bagi mewujudkan persaingan
sihat dan memberikan motivasi dalam kalangan warga INTURA.

h. Perkongsian amalan terbaik EKSA
Lawatan penandaarasan ke agensi yang menjadi model EKSA
adalah penting dalam menggalakkan perkongsian maklumat dan
amalan terbaik. Di samping itu, lawatan penandaarasan juga
memberi gambaran yang jelas dan meningkatkan pemahaman
tentang pelaksanaan EKSA dalam kalangan warga INTURA.

04

1.4 STRATEGI EKSA INTURA

01 02

Pemantauan yang Meningkatkan pengetahuan,
berterusan dalam
menerapkan budaya kemahiran dan sikap positif
kerja EKSA di INTURA
warga INTURA terhadap EKSA

03 04

Menjadikan amalan Mewujudkan suasana
EKSA sebagai budaya harmoni dalam kalangan
kerja INTURA warga INTURA bagi
menjayakan pelaksanaan
EKSA

05

HALA TUJU
PELAKSANAAN
EKSA INTURA

2.1 DASAR EKSA INTURA

MEWUJUDKAN INSTITUSI
YANG KONDUSIF

BERCIRIKAN PERSEKITARAN
MESRA PELANGGAN UNTUK

PENYAMPAIAN
PERKHIDMATAN BERKUALITI

06

2.2 MATLAMAT EKSA INTURA

PENAMBAHBAIKAN
YANG BERTERUSAN
DALAM PENYAMPAIAN
PERKHIDMATAN DAN
MEMPERKASAKAN
PEMBUDAYAAN NILAI

POSITIF DALAM
KALANGAN WARGA

INTURA

07

2.3 OBJEKTIF EKSA INTURA

01 Mewujudkan institusi yang kondusif.

02 Mewujudkan semangat kerja

berpasukan serta menerapkan nilai-
nilai murni dalam perkhidmatan.



03 Melahirkan kesedaran mengenai

kepentingan dan faedah EKSA
dalam kalangan warga INTURA dan

peserta kursus.

04 Memenuhi ekspektasi dan

menggembirakan
pelanggan.

08

2.4 MAKSUD LOGO

Imej EKSA

Penggunaan aksara bagi logo EKSA INTURA secara amnya
merupakan singkatan bagi Ekosistem Kondusif Sektor Awam.
Penggabungan warna (Biru, Hijau, Kuning, dan Merah) yang
menggambarkan sebagai satu keharmonian dan kesepakatan
warga INTURA dalam menjayakan kempen EKSA bagi
mentransformasikan INTURA sebagai sebuah Institusi Latihan Awam
(ILA) yang kondusif.

Daun

Simbolik daun pada huruf ‘A’ merujuk kepada

perlambangan komitmen INTURA dalam

melaksanakan agenda 'Go Green' sebagai langkah

penjimatan serta membudayakan elemen kreativiti di

persekitaran ruang kerja INTURA.

Warna Biru

Merupakan warna korporat INTURA. Selain itu, ia
bermaksud kesejahteraan, ketenangan, yang
bertepatan dengan kempen Ekosistem Kondusif
Sektor Awam (EKSA) dengan menerapkan elemen
seperti kebersihan dan kekemasan di kawasan
persekitaran tugasan seharian.

09

Warna Hijau

Deskripsi terhadap keadaan semula jadi dalam
kehidupan, kestabilan dan kedamaian. Ia akan
diwujudkan dalam suasana persekitaran yang
harmoni sejajar dengan perlaksanaan EKSA di
INTURA.

Warna Merah

Simbolik kepada warna aktif dan bertenaga. Deskripsi
warna ini membawa kepada semangat, minat dan
persefahaman warga INTURA dalam melaksanakan
kempen EKSA.

Warna Kuning

Warna kuning mewakili warga INTURA yang cerdas,
ceria dan kreatif. Warna ini turut menjadi lambang
kesatuan dalam menggerakkan warga INTURA
bersama-sama aktif dan berfikiran kreatif dalam
melestarikan EKSA.

10

PELAKSANA
EKSA INTURA

07

3.1 PEMBENTUKAN JAWATANKUASA
PELAKSANAAN EKSA INTURA

3.1.1. Matlamat pewujudan Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA
adalah untuk melibatkan semua warga INTURA di samping
memupuk budaya penambahbaikan berterusan serta
semangat kerja berpasukan ke arah mencapai kerja yang
cemerlang.
3.1.2. Peranan Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA hendaklah
menyeluruh dan setiap ahli hendaklah menjalankan
tanggungjawab masing-masing.
3.1.3. Pengerusi Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA
bertanggungjawab untuk memastikan pelaksanaan EKSA
dijalankan sebaiknya.
3.1.4. Peranan Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA di peringkat
Zon perlu dijelaskan agar tugas dan tanggungjawab
dilaksanakan dengan lancar.

11

12

JAWATANKUASA PELAKSANA/ INDUK

Tugas dan tanggungjawab:
Menyelaras pelan perancangan pelaksanaan EKSA jabatan,
aktiviti Zon dan Jawatankuasa Kecil bagi tahun semasa;
Menyediakan dan mengemaskini dokumen jawatankuasa –
semua rekod berkaitan aktiviti didokumenkan (termasuk
gambar pelaksanaan aktiviti);
Memantau dan memastikan keseragaman pelaksanaan
aktiviti EKSA di semua Zon dan Jawatankuasa Kecil dalam
pematuhan piawaian pelaksanaan EKSA jabatan; dan
Membentangkan laporan dan status pelaksanaan aktiviti
EKSA jabatan kepada Pihak Pengurusan INTAN Kampus
Wilayah Utara.

13

JAWATANKUASA LATIHAN

Tugas dan tanggungjawab:

Menyediakan pelan perancangan pelaksanaan aktiviti
jawatankuasa latihan bagi tahun semasa;

Merancang, mengenalpasti dan melaksanakan program
latihan untuk warga jabatan;

Merancang lawatan penandaarasan ke agensi luar;

Mengendalikan lawatan agensi luar ke INTURA;

Mengenalpasti, melatih dan melantik pegawai
bertanggungjawab untuk menyampaikan taklimat EKSA
kepada pelawat dari agensi luar;

Menyediakan dan mengemaskini dokumen jawatankuasa –
semua rekod berkaitan aktiviti didokumenkan (termasuk
gambar pelaksanaan aktiviti); dan

Membentangkan laporan status pelaksanaan
aktiviti jawatankuasa kepada jawatankuasa
induk.

14

JAWATANKUASA AUDIT

Tugas dan tanggungjawab:
Menyediakan pelan perancangan pelaksanaan aktiviti
jawatankuasa audit bagi tahun semasa;
Merancang dan melaksanakan Audit Dalaman EKSA;
Menyediakan kriteria-kriteria audit;
Menyediakan ‘sticker’ aktiviti audit;
Menyediakan laporan audit;
Mengenalpasti, melatih dan melantik juru audit dalaman
EKSA;
Menyediakan dan mengemaskini dokumen jawatankuasa –
semua rekod berkaitan aktiviti didokumenkan (termasuk
gambar pelaksanaan aktiviti); dan
Membentangkan laporan audit dan status pelaksanaan
aktiviti jawatankuasa kepada jawatankuasa induk.

15

JAWATANKUASA PROMOSI

Tugas dan tanggungjawab:
Menyediakan pelan perancangan pelaksanaan aktiviti
jawatankuasa promosi bagi tahun semasa;
Merancang dan melaksanakan aktiviti promosi EKSA jabatan;
Merancang, menulis dan menyelaras aktiviti penerbitan
bahan promosi EKSA seperti risalah promosi, banner, buletin,
berita-berita semasa dan lain-lain bentuk penerbitan EKSA;
Menyediakan dan mengemaskini dokumen jawatankuasa –
semua rekod berkaitan aktiviti didokumenkan (termasuk
gambar pelaksanaan aktiviti); dan
Membentangkan laporan dan status pelaksanaan aktiviti
jawatankuasa kepada jawatankuasa induk.

16

3.2 PEMBAHAGIAN ZON

3.2.1. Pengerusi Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA dengan kerjasama
Penyelaras dan Fasilitator EKSA akan menentukan pembahagian zon
yang bersesuaian.
3.2.2 Tujuannya adalah untuk mewujudkan kawasan tanggungjawab
kumpulan bagi memudahkan pengawasan pelaksanaan dan EKSA.
3.2.3. Pembahagian zon hendaklah dijelaskan melalui pewujudan pelan
lokasi zon bagi memudahkan rujukan.
3.2.4. Antara faktor yang perlu diambil kira dalam pembahagian zon
adalah seperti berikut:

Susun atur keseluruhan zon dan pembahagian kepada zon kecil
hendaklah bersesuaian mengikut fungsi dan saiz organisasi
(dicadangkan jumlah zon tidak terlalu banyak bagi memudahkan
penyelarasan dan pemantauan yang lebih sistematik
dilaksanakan.);
Menentukan nama kumpulan untuk setiap zon dan jumlah
keahlian kumpulan bagi setiap zon;
Zon di INTURA haruslah berdasarkan lokasi bangunan atau yang
mana bersesuaian; dan
Mewujudkan sudut EKSA dengan mempamerkan struktur
kumpulan dan zon masing-masing dengan mengambil kira hala
tuju EKSA di INTURA.
3.2.5. Dokumentasi EKSA di peringkat Induk dan peringkat Zon perlu
disediakan dengan teratur dan sentiasa dikemas kini di dalam Blog Zon
masing-masing. Dokumentasi EKSA boleh dibuat secara maya seperti di
portal INTURA bagi menjimatkan kos percetakan.
3.2.6. Semua dokumen berkaitan EKSA seperti minit mesyuarat, surat
lantikan jawatankuasa dan laporan aktiviti hendaklah sentiasa teratur
dan dikemas kini bagi tujuan rujukan dan kelancaran audit.

17

ZON EKSA

Tugas dan tanggungjawab:

Bagi peringkat zon, pelaksanaan aktiviti adalah tertakluk kepada

perancangan di zon masing-masing. Antara tugas dan

tanggungjawab yang perlu dilaksanakan oleh setiap zon adalah

seperti berikut:

Menyediakan pelan perancangan ZON ELEGEN




pelaksanaan aktiviti setiap zon bagi ZON KONSISTEN
tahun semasa;

Merancang, mengenalpasti tarikh dan ZON STRATEGIK
melaksanakan program gotong-royong ZON ABSTRAK
di peringkat zon;

Melaksanakan program perekayasaan
dan penambahbaikan zon selaras
dengan imej korporat jabatan;

18

ZON EKSA (sambungan)

Menyediakan dan mengemaskini maklumat sudut
dan maklumat dokumen bagi setiap zon – semua
rekod berkaitan aktiviti didokumenkan (termasuk
gambar pelaksanaan aktiviti); dan
Membentangkan laporan status pelaksanaan aktiviti
zon kepada jawatankuasa induk.

ZON ELEGEN
ZON KONSISTEN
ZON STRATEGIK
ZON ABSTRAK

19

ZON EKSA INTURA

ZON ELEGEN

"Elegance" kecantikan yang menunjukkan keberkesanan
yang luar biasa dan kesederhanaan. Ia sering digunakan
sebagai standard "tastefulness" terutamanya dalam bidang
reka bentuk visual, hiasan, sains, dan estetika matematik.
perkara yang elegan mempamerkan rahmat halus dan
kewajaran bermaruah.

Komponen yang penting dalam konsep ini menawarkan
kesederhanaan dan ketekalan reka bentuk, memberi tumpuan
kepada ciri-ciri penting sesuatu objek. Dalam seni dalam apa
jua bentuk seseorang juga mungkin memerlukan rahmat
bermaruah, atau kecantikan dihalang gaya.

Rangsangan visual sering dianggap elegen jika sebilangan
kecil warna dan rangsangan yang digunakan, menekankan
bakinya.

Dalam falsafah sains, terdapat dua konsep merujuk kepada
dua aspek kesederhanaan. Elegance (kesederhanaan
sintaktik) bermaksud jumlah dan kerumitan hipotesis.
Kekikiran (kesederhanaan ontologi) adalah bilangan dan
kerumitan perkara mengandaikan.

20

ZON EKSA INTURA

ZON KONSISTEN

Istilah konsisten digunakan dalam pelbagai cara mengikut
konteksnya. Konsep ini boleh merujuk kepada hubungan yang
ada di antara unsur-unsur atau bahagian-bahagian yang
merupakan sebahagian daripada satu set. Konsisten
bermaksud terus berpegang kepada pendirian yang sama,
tidak bertentangan antara satu sama lain.

Konsisten memberi inspirasi kepada amanah, dan ini
berlaku dalam urusan kita dengan pelanggan yang kita
berurusan setiap hari. Kita komited melakukan setiap
pekerjaan seharian dengan penuh amanah dan
tanggungjawab. Sekiranya tidak amanah maka akan berlaku
ketidak konsisten dalam pekerjaan. Mengekalkan konsisten
tidak mudah, kerana ia melibatkan menghadapi beberapa
halangan dan mengatasi beberapa cabaran.

Berada dalam bidang perkhidmatan awam, diharapkan
bahawa imej Itu memberi perkhidmatan yang konsisten
selama bertahun-tahun untuk menghalang orang ramai
daripada kehilangan keyakinan terhadap perkhidmatan
awam dan Kerajaan Malaysia.

21

ZON EKSA INTURA

ZON STRATEGIK

Strategi (dari STRATEGIA Greek, "seni pemimpin pasukan;
pejabat umum, perintah, gendral") merupakan pelan tahap
tinggi untuk mencapai satu atau lebih banyak gol dalam
keadaan yang tidak menentu. Dalam erti kata "seni umum",
yang termasuk beberapa subset kemahiran termasuk "taktik",
siegecraft, logistik dan lain-lain, istilah mula digunakan pada
abad ke-6 dalam istilah Roman Timur, dan telah
diterjemahkan ke dalam Western vernakular bahasa hanya
pada abad ke -18. Sejak itu sehingga abad ke-20, perkataan
"strategi" datang untuk menandakan "cara yang menyeluruh
untuk mengejar kepentingan politik, termasuk ancaman atau
penggunaan ketenteraan, di mana kedua-dua lawan
berinteraksi.

Strategi adalah penting kerana sumber yang ada untuk
mencapai matlamat ini biasanya terhad. Strategi umumnya
melibatkan menetapkan matlamat, menentukan tindakan
untuk mencapai matlamat, dan menggerakkan sumber untuk
melaksanakan tindakan. Strategi A menerangkan bagaimana
hujung (maklamat) akan dapat dicapai dengan cara-cara
(sumber). Ini biasanya ditugaskan untuk menentukan strategi.
Strategi boleh dimaksudkan atau boleh muncul sebagai satu
corak aktiviti sebagai organisasi menyesuaikan diri dengan
persekitaran atau bersaing itu. Ia melibatkan aktiviti-aktiviti
seperti perancangan strategik dan pemikiran strategik.

22

ZON EKSA INTURA

ZON ABSTRAK

Abstrak merupakan sesuatu yang tidak berupa atau yang
bersifat kebendaan di mana ia tidak boleh dilihat atau dirasa
dengan pancaindera manusia. Penggunaan abstrak
kebanyakannya digunakan dalam karya lukisan seni di mana
ia merupakan satu gambaran yang dipermudahkan dari segi
bentuk dan imej sebenar. Proses pengolahan karya abstrak
perlu diolah pada bentuk dan kualiti objek kepada rupa
bentuk yang asas.

Namun ianya kadangkala sukar dikenali dan sangat
berbeza dengan imej asal. Olahan ini juga perlu dikenali
sebagai seni bukan objektif atau bukan seni figuratif. Abstrak
juga dikenali sebagai perluahan perasaan menerusi
kebebasan penggunaan warna dan sapuan berus. Aksi proses
berkarya menjadi subjek dan kebanyakannya catan bersifat
tidak representasi kecuali imbasan figura yang kelihatan
samar, sapuan berus mereka disifatkan sebagai spontan,
eskpresif dan agresif. Ia lebih merangsang penglihatan dan
bukan memperkenalkan imej yang menarik.

23

ZON EKSA INTURA

ZON ABSTRAK (sambungan)

Dalam bidang pentadbiran, bentuk abstrak digunakan dalam
birokrasi yang dihasilkan oleh Max Weber sebagai alat analisis
atau panduan untuk membentuk satu birokrasi yang baik.
Birokrasi yang bersifat ideal seperti ini tidak wujud dalam
alam nyata tetapi dibayangkan keadaannya yang sempurna
sebagai bimbingan kepada pejabat sebenar bagi membentuk
birokrasi mereka.

Ia memberi beberapa ciri yang terlalu rasional seperti
kenaikan pangkat berasaskan produktiviti, pegangan kepada
hubungan impersonaliti dan menolak faktor personal,
kewujudan peraturan kerja secara bertulis, kerja mengikut
masa yang tepat, kecekapan yang tinggi, amalan
pembahagian kerja yang jelas dan sistem hierarki serta
autoriti yang terperinci. Meskipun keadaan ini hanya bersifat
mental construct dan tidak bersifat nyata ia bagaimanapun
baik untuk menjadi panduan kepada satu pengurusan yang
cekap dan kemas.

24

JAWATANKUASA KECIL
EKSA INTURA

ZON ELEGEN

25

JAWATANKUASA KECIL
EKSA INTURA

ZON KONSISTEN

26

JAWATANKUASA KECIL
EKSA INTURA

ZON STRATEGIK

27

JAWATANKUASA KECIL
EKSA INTURA

ZON ABSTRAK

28

3.3 PROGRAM DAN LATIHAN

3.3.1. Tujuan penganjuran latihan EKSA adalah untuk memberi
pengetahuan dan meningkatkan kefahaman pelaksanaan EKSA serta
membudayakan amalan EKSA dalam kalangan warga INTURA.
3.3.2. Antara latihan yang perlu diikuti bagi meningkatkan kefahaman
pelaksanaan EKSA adalah seperti berikut:

Program Kesedaran Amalan EKSA;
Kaedah Amalan dan Pelaksanaan EKSA; dan
Audit Dalaman EKSA.

3.4 PELANCARAN EKSA INTURA

3.4.1. Pelancaran/Perasmian EKSA boleh diadakan sebagai tanda mula di
samping untuk menyampaikan harapan dan sokongan pengurusan bagi
melaksanakan EKSA.
3.4.2. Pihak pengurusan perlu terlibat secara langsung serta memberi
komitmen dan sokongan padu kepada pelaksanaan EKSA melalui
penetapan sasaran yang ingin dicapai, dasar dan objektif amalan EKSA
serta menentukan matlamat setiap langkah pelaksanaan.

29

PENYERAGAMAN
PELAKSANAAN
EKSA INTURA

4.1.1 Sudut EKSA INTURA telah diputuskan oleh semua Ketua-ketua Zon untuk
dipaparkan secara maya (dalam talian) melalui Blog Zon masing-masing.

4.1.2 Sudut EKSA (Dalam Talian)


1.Dipaparkan secara dalam talian dan WAJIB mengandungi perkara

berikut:
i) Dasar EKSA INTURA;
ii) Carta Organisasi Pelaksana EKSA;
iii) Gambar pelaksanaan aktiviti Sebelum dan Selepas;
iv) Pelan Lantai Zon;
v) Carta Perbatuan/Pelan Perancangan Tahunan;
vi) Informasi dan hebahan aktiviti; dan
v) Tarikh kemaskini sudut EKSA.

2.Maklumat dan bahan yang dipaparkan terkini dan dalam
keadaan baik.

4.1.3 Melaksanakan program pengiktirafan EKSA seperti contoh anugerah
berikut:

• Zon terbaik;
• Bilik terbaik;
• Bahagian terbaik;
• Ruang kerja terbaik;
• Tandas terbaik;
• Hasil kreativiti terbaik; atau
• Anugerah amalan hijau terbaik.

4.1.4 Melaksanakan inovasi/amalan baik (best practices) yang boleh
meningkatkan produktiviti dan kualiti dalam kalangan warga INTURA.

4.1.5 Melaksanakan program penjimatan tenaga/sumber secara menyeluruh
seperti:

• Notis/arahan penjimatan tenaga;
• Penggunaan lampu/peralatan jimat tenaga (save energy);
• Penetapan suhu optimum;
• Penjimatan kertas;
• Penjimatan air; dan
• Kempen hijau.

30

4.2.1 Lantai
Lantai tidak berdebu, tidak basah dan bersih dari sebarang kekotoran;
Sampah-sarap tidak bertaburan di atas lantai sama ada di sudut-sudut


bawah peralatan perabot dan perhiasan; dan

Tiada barang yang tidak diperlukan diletakkan di atas lantai.
4.2.2 Dinding dan Siling

Dinding dan siling bersih daripada kekotoran dan dalam keadaan baik; dan
Hiasan yang bersesuaian disediakan dan selaras dengan imej korporat.
4.2.3 Lampu dan Soket
Lampu sentiasa berfungsi dan dalam keadaan baik; dan
Soket elektrik sentiasa berfungsi dan dalam keadaan baik.
4.2.4 Susun Atur Peralatan
Semua perabot dan peralatan pejabat tersusun kemas, berkeadaaan baik
serta tidak mengancam keselamatan dan kesihatan pekerja; dan
Teknik susunan peralatan boleh memendekkan masa memproses sesuatu
kerja. Contohnya: Kabinet Fail diletakkan berhampiran dengan work station
pegawai.

31

4.2.5 Keadaan Peralatan Pejabat
Alat tulis diletak dengan kemas di atas meja/dalam laci
Peralatan pejabat sentiasa berkeadaan baik dan sentiasa boleh
digunakan dengan selamat
Peralatan pejabat tidak berdebu, bersih dan tersusun kemas;


Tatacara penggunaan untuk peralatan guna sama dipamerkan (yang

bersesuaian)
Arahan/notis bagi memastikan peralatan disusun kemas dipamerkan
Peralatan yang rosak perlu dilabelkan dengan jelas dan menyatakan isu
kerosakan serta tarikh penyelenggaraan (pelupusan/baikpulih) dan
diasingkan
4.2.6 Pelabelan dan Papan Tanda/Tanda Arah
Tanda nama Unit yang berkaitan dengan aktiviti pentadbiran perlu
dipamerkan di ruang yang sesuai supaya memudahkan urusan pekerja
Tanda nama pegawai yang seragam perlu diletakkan pada setiap
partition/cubicle dan bilik pegawai
Papan tanda/tanda arah/petunjuk dan peringatan yang sesuai, jelas
dan mudah dibaca perlu diletakkan di tempat yang strategik serta
mudah dilihat oleh orang ramai
Tanda peringatan yang sesuai diletakkan pada peralatan yang berisiko
seperti “AWAS” pada soket yang terdedah dan “SILA PADAM LAMPU
SELEPAS DIGUNAKAN” pada suis lampu yang terbabit.

32

4.2.7 Hiasan Dalaman

Hiasan bersesuaian dengan imej Jabatan;
Maklumat korporat boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari segi
kuantiti dan sentiasa dikemas kini (contoh: carta organisasi, piagam
pelanggan, dasar kualiti dsb);


Dinding yang kotor akibat kesan tampalan dibersihkan sebaiknya;

Pastikan semua hiasan yang dibuat tidak berdebu, tidak kotor dan sentiasa
berada dalam keadaan baik supaya tidak mencacatkan;
Pastikan semua hiasan yang dibuat tidak berdebu, tidak kotor dan sentiasa
berada dalam keadaan baik supaya tidak mencacatkan pemandangan;
dan
Susunan hiasan sentiasa kemas, tersusun, menyenangkan pergerakan dan
tidak mengancam keselamatan pekerja.

4.2.8 Keperluan Umum

Pelan lantai di bilik/ruang guna sama yang mudah dilihat dipaparkan;
Pelan lampu di bilik/ruang guna sama yang mudah dilihat dipaparkan
(sekiranya melebihi dua suis);
Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-7) dipaparkan di semua bilik/ruang;
Etika/tatacara penggunaan bilik guna sama dipaparkan dengan jelas; dan
Seorang Pegawai Bertanggungjawab/Person-In-Charge bagi ruang/bilik
guna sama dilantik dan disertakan nombor telefon telefon yang boleh
dihubungi.

33

4.2.9 Meja Kerja Warga/Kubikel Kerja (Workstation Pegawai)
Satu (1) tray bertingkat yang dilabelkan dengan jelas;
Telefon dan direktori dengan nombor-nombor yang penting (optional)
Meletakkan fail meja pegawai/pekeliling di atas meja;
Fail-fail aktif dibenarkan berada di atas meja pegawai pada satu tempoh
tugasan (mengikut prosedur pengurusan fail terperingkat). Fail-fail


tersebut hendaklah disusun dengan kemas dan teratur pada setiap;

Alat tulis diletakkan di dalam pen stand dalam kuantiti yang munasabah
(jika perlu) dan kemas;
Rubber stamp yang aktif dilabelkan dan disenaraikan (tidak termasuk
self ink rubber stamp);
Bakul sampah tidak berbau dan bersih;
Hanya sepasang kasut dan sepasang selipar yang dibenarkan diletak di
bawah meja;
Wayar/kabel (untuk ICT dan elektrik) perlu dikemaskan dengan
menggunakan bahan-bahan yang sesuai seperti black tape/cabel
casing/conduit dan ianya hendaklah dipasang secara bersesiku dan
tersorok;
Kotak kitar semula boleh diwujudkan dan digunakan secara guna sama;
dan
Pembahagian ruang laci adalah seperti berikut:

• Laci 1 untuk ALAT TULIS
• Laci 2 untuk DOKUMEN RASMI seperti diari, planner dan buku

catatan
• Laci 3 untuk PERIBADI

34

Di dalam laci alat tulis, hendaklah diwujudkan petak-petak alatan
mengikut kesesuaian (jika perlu) bagi mengisi alat tulis;
Dokumen yang perlu dipamerkan di ruang tempat kerja masing- masing
termasuk bilik pegawai:

Tanda Nama Penuh;

Jawatan; dan

Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-7).

Menyediakan satu ruang untuk rujukan pegawai (papan kenyataan
pegawai - optional);
Segala dokumen yang dipamerkan hendaklah tersusun kemas dan
teratur;
Kerusi tetamu dan kerusi kerja hendaklah tersusun rapi ketika tidak
digunakan;
Komputer serta peralatan ICT yang berkaitan hendaklah sentiasa tidak
berhabuk dan sedia untuk diguna;
Pastikan komputer ditutup (shut down) sebelum pulang; dan
Wallpaper dan screen saver perlu diseragamkan dengan imej korporat
Jabatan/Bahagian.

4.2.10 Bilik Pegawai
Semua perkara yang dinyatakan di atas (untuk workstation) adalah
juga diguna pakai untuk bilik pegawai mengikut kesesuaian;
Hiasan perlu berimej korporat dan tidak keterlaluan dari segi kuantiti;
dan
Susun atur perabot dan bahan-bahan bacaan hendaklah kemas dan
teratur serta memastikan tiada habuk yang terperangkap.

35

4.2.11 Stor Peralatan Pejabat

Ruang kaunter stor hendaklah disediakan dengan perkara-perkara seperti
berikut:

i. Pelan lantai stor;
ii. Alat tulis, rubber stamp dan dokumen hendaklah disusun dengan kemas


iii. Sudut informasi (contoh: tatacara permohonan barang);

iv. Tanda “Dilarang Masuk” dipamerkan dengan jelas;
v. Jam dinding;
vi. Kalendar di atas kaunter; dan
viii. Jadual waktu pengeluaran hendaklah dipamerkan di luar stor.

Pastikan keadaan stor sentiasa bersih, tidak berdebu dan tersusun kemas;
Lantai stor sentiasa bersih, tidak berdebu dan tiada sampah atau barang-
barang yang tidak diperlukan;
Penyediaan tanda/label/abjad yang bersesuaian bagi tiap-tiap
bahan/komponen barangan (mengikut tatacara pengurusan stor)
Mempunyai ruang/garis pemisah antara barang-barang yang berlainan
jenis;
Sistem rekod inventori yang jelas dan teratur bagi memudahkan barang
tersebut diambil/dicapai/dicari;
Menyediakan kad inventori stok dengan maklumat yang sentiasa dikemas
kini;
Peralatan sokongan pengurusan stor dalam keadaan baik dan masih
berfungsi (contoh: tangga dan troli);

36

Tidak terdapat sampah/sisa/bahan yang tidak diperlukan di dalam stor;

Semua tanda arah, petunjuk atau peringatan perlu diletakkan di tempat

yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai;

Barang-barang disusun dengan teratur supaya tidak menghalang kerja-

kerja pemunggahan dan laluan kakitangan stor;

Barang-barang disusun mengikut pengeluaran secara Masuk Dulu Keluar


Dulu (MDKD/FIFO);

Penanda aras minimum disediakan untuk barang-barang dalam stor;

Barang-barang hendaklah disimpan dengan mengikut jenis barang yang

memerlukan:

Bilik hawa dingin atau peti sejuk untuk stok yang memerlukan suhu
rendah;
Ruang bersiling untuk stok yang tidak boleh terdedah kepada hawa
panas; dan
Ruang yang kering dan mempunyai laluan angin bagi mengelakkan stok
tertentu menjadi keras

Penggunaan ruang stor hendaklah mengikut jenis dan ruang yang ada

seperti berikut:

Ruang stor hendaklah dibahagi mengikut kumpulan barang seperti
bahan kimia, alat ganti atau makmal dan sebagainya; dan
Setiap kumpulan barang ditanda menggunakan abjad atau nombor
atau kedua-duanya sekali.

Stok yang asalnya berada di dalam bekas, kotak, tin, peti dan sebagainya

hendaklah dikekalkan penyimpanannya dan dilabel agar mudah dilihat;

Setiap bekas hendaklah mengandungi satu jenis stok barang yang sama;

Bagi barang-barang yang tercerai hendaklah diletakkan di dalam bekas

yang berukuran bersesuaian dan tidak boleh dibungkus tetapi disusun

dengan kemas;

Pastikan tiada barang/peralatan yang tidak diperlukan disimpan dalam

stor;

37

Pastikan bahan/barang/peralatan yang rosak tidak bercampur dengan
bahan/barang/peralatan yang masih boleh digunakan;
Barang-barang berharga hendaklah disimpan di tempat yang selamat dan
dikawal oleh pegawai yang bertanggungjawab;
Pengeluaran barang dibuat sendiri oleh pegawai-pegawai yang diberi


kuasa (pemesan/pegawai stor) dengan menggunakan borang Kew.PS-10

(Stor Utama) atau Kew.PS-11 (Stor Unit/ Bahagian)
Kad petak (bin card) mestilah berada bersama-sama dengan barang.

4.2.12 Bilik Fail (PP Bil. 5 Tahun 2007 (Panduan Pengurusan Pejabat))

Pelan Susun Atur/pelan lantai bilik fail perlu disediakan dan dipamerkan di
ruang yang strategik;
Kabinet fail perlu dilabelkan dengan jenis dokumen dan meletakkan senarai
indeks dan nombor fail;
Fail disusun dengan teratur, mudah diperoleh/disimpan dan bersistem yang
memudahkan pencarian;
Fail perlu disusun semula di tempat asal selepas digunakan sebelum tamat
waktu bekerja;
Satu sistem kawalan dan pergerakan fail perlu diwujudkan untuk semua
kategori fail aktif/fail tidak aktif/fail tutup (contoh: SISFAIL, kad daftar
pengguna dan kad keluar masuk fail)
Fail-fail terperingkat yang digunakan perlu disimpan di dalam kabinet besi
berpalang. Indeks bagi fail-fail terperingkat tidak perlu dilekatkan di luar
kabinet;

38

Senarai nama pegawai-pegawai yang dibenarkan mengendalikan fail
terperingkat perlu dipamerkan untuk perhatian anggota yang menjaga
fail terperingkat;
Anggota dilarang makan, minum dan merokok di dalam bilik fail;
Tangga, troli dan kerusi hendaklah diletakkan di tempat yang selamat


dan diletakkan label; dan

Seorang pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) dilantik bagi
menguruskan kebersihan bilik fail (Nama pegawai dan nombor telefon
pejabat).

4.2.13 Bilik Percetakan/Dokumentasi

Pastikan lantai bilik sentiasa bersih, tidak berdebu, tidak terdapat
lubang/rekahan atau sebarang kecacatan lantai. Sekiranya ada, sila
pastikan ia dibaiki dengan segera;
Peralatan sentiasa berada dalam keadaan baik, berfungsi,disusun dengan
teratur dan perlu dilabelkan dengan nama peralatan;
Kertas-kertas yang hendak dilupuskan diletak dalam kotak kitar semula
dan tidak dibiarkan bertaburan di atas lantai;
Terdapat kawasan “barang siap” sebelum dimasukkan ke tempat;
simpanan atau ke tempat penyediaan kepada pelanggan dan dilabelkan
Carta pandu aliran proses ditunjukkan bagi sesuatu barangan/
perkhidmatan; dan
Penggunaan label yang sesuai untuk membezakan aktiviti/

barangan/perkhidmatan (Contoh: label “barang siap”, “barang dalam
proses”, “rosak”, “pelupusan” dan lain-lain).

39

Mesin diletak di tempat yang sesuai dan selamat serta tidak menghalang
pergerakan proses kerja
Sentiasa memastikan mesin dalam keadaan bersih, tidak berhabuk,
berminyak, berkarat dan sebagainya kerana ia boleh memendekkan
jangka hayat mesin


Pastikan tiada barang yang diletak di atas atau di bawah mesin

terutamanya bahan yang berbentuk cecair
Perlu meletakkan tanda berhati-hati seperti “AWAS” pada bahagian yang
merbahaya sebagai peringatan kepada pekerja lain
Mempunyai tanda maklumat pengenalan bagi setiap mesin
mengikut kesesuaian
Mesin yang rosak hendaklah dilabelkan samada untuk dibaiki atau
dilupuskan
Cara penggunaan mesin dan jadual penyelenggaraan mesin perlu
disediakan dan dipaparkan bagi tujuan pemantauan mesin

4.2.14 Bilik Pemandu
Perabot di dalam bilik hendaklah disusun dengan kemas dan teratur;
Perabot di luar bilik (kerusi/bangku) hendaklah disusun dengan
kemas dan teratur;
Sinki hendaklah bersih, tidak tersumbat dan ditutup setelah digunakan
Penggunaan alat penyaman udara dan televisyen hendaklah ditutup
apabila bilik tidak digunakan;
Kebersihan di dalam bilik dan persekitarannya hendaklah sentiasa dijaga;

40

Merokok adalah dilarang di dalam bilik pemandu;

Kasut-kasut hendaklah disusun dengan rapi; dan

Seorang Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) perlulah

dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik pemandu (Nama pegawai dan

nombor telefon)

4.2.15 Ruang Kerja Terperingkat


Ruang kerja terperingkat ini merangkumi Bilik Server, Bilik Kebal
dan Kawasan Kerja Larangan;
Kawasan bilik ini perlu sentiasa kemas, tersusun, bersih, tidak berdebu
dan selesa;
Sistem pengurusan ruang kerja terperingkat perlu diamalkan dengan
memenuhi ciri-ciri keselamatan pengguna (tatacara yang ditetapkan
dalam peraturan keselamatan);
Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat
yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramaI; dan
Seorang Pegawai yang bertanggungjawab (pemunya/ ownership) perlu
dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik (Nama pegawai dan nombor
telefon)

41

4.3.1 Lobi Utama/Ruang Hadapan
Semua peralatan, barang, kerusi, meja hendaklah disusun kemas,
tidak berhabuk dan teratur;
Pastikan peralatan/kemudahan yang disediakan dalam keadaan baik
dan boleh digunakan dengan sempurna;
Pastikan persekitaran lobi utama/ruang hadapan sentiasa bersih,
kemas, ceria dan selaras dengan imej korporat;
Maklumat korporat berkaitan agensi yang terkini perlU dipamerkan
seperti berikut:
• Visi
• Misi
• Maklumat Pengurusan Atasan
• Piagam Pelanggan

Perkara berikut perlu disediakan di lobi utama:
• Buku kedatangan pelawat
• Sudut informasi untuk pelanggan
• Perhiasan yang bersesuaian dengan imej korporat

Seorang Pegawai yang bertanggungjawab (pemunya/ ownership)
perlu dilantik bagi menguruskan kebersihan Lobi Utama (Nama
pegawai dan nombor telefon).

42