SOP KELUAR DAN MASUK ASRAMA JD2022 & CUTI PERAYAAN - UMUM (MERGE)

TATACARA No. Dokumen Semakan

Tajuk IKMBTU-BKPHP- 0
ASRAMA
TATACARA PENGURUSAN ASRAMA DAN
WARDEN

(PROSEDUR KELUAR DAN MASUK ASRAMA DAN CUTI Tarikh Efektif
PERAYAAN 2022)
28 Januari 2022

M15

TATACARA PENGURUSAN ASRAMA DAN WARDEN

(PROSEDUR KELUAR DAN MASUK ASRAMA DAN CUTI
PERAYAAN 2022)

IKMBTU-BKPHP-ASRAMA

DISEDIAKAN OLEH,
BAHAGIAN WARDEN
JAWATANKUASA PENGURUSAN ASRAMA DAN WARDEN

TATACARA No. Dokumen Semakan

Tajuk IKMBTU-BKPHP- 0
ASRAMA
TATACARA PENGURUSAN ASRAMA DAN
WARDEN

(PROSEDUR KELUAR DAN MASUK ASRAMA DAN CUTI Tarikh Efektif
PERAYAAN 2022)
28 Januari 2022

Muka surat 2 daripadaM2105

NO. TARIKH REKOD SEMAKAN
SEMAKAN BUTIRAN SEMAKAN

TATACARA No. Dokumen Semakan

Tajuk IKMBTU-BKPHP- 0
ASRAMA
TATACARA PENGURUSAN ASRAMA DAN
WARDEN

(PROSEDUR KELUAR DAN MASUK ASRAMA DAN CUTI Tarikh Efektif
PERAYAAN 2022)
28 Januari 2022

Muka surat 3 daripadMa 1250

1.0 TUJUAN

Prosedur ini disediakan bertujuan untuk memastikan Pengurusan Asrama dan Warden
adalah terancangan, terurus dan terkawal untuk mencapai keselamatan, kesihatan
terjamin, bebas daripada penyakit berjangkit Covid-19, kebajikan pelajar dan kepuasan
pelanggan.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh Jawatankuasa Pengurusan Asrama dan Warden dalam
urusan keselamatan, kesihatan, penempatan dan kebajikan para pelajar di asrama pada
tahun 2022 di IKM Bintulu. Prosedur ini hanya terpakai pada luar waktu pejabat iaitu pada
hari Isnin hingga Jumaat pada pukul 5:01 petang hingga 7:30 pagi dan pada hujung
minggu dan cuti umum adalah 24 jam. Manakala, bagi urusan keluar dan masuk pada
waktu pejabat, pelajar dinasihatkan untuk merujuk kepada Ketua Program/ Ketua Jabatan
masing-masing. Sebagaimana, terdapat borang keluar waktu pejabat disediakan di
pejabat pentadbiran untuk diisi oleh pelajar, disokong oleh Pensyarah mengajar/ Ketua
Program/ Ketua Jabatan dan diluluskan oleh Timbalan Pengarah (Hal Ehwal Akademik /
Khidmat Pengurusan dan Hal Ehwal Pelajar).

TATACARA No. Dokumen Semakan

Tajuk IKMBTU-BKPHP- 0
ASRAMA
TATACARA PENGURUSAN ASRAMA DAN
WARDEN

(PROSEDUR KELUAR DAN MASUK ASRAMA DAN CUTI Tarikh Efektif
PERAYAAN 2022)
28 Januari 2022

Muka surat 4 daripadMa1250

3.0 TATACARA KELUAR Prosedur

3.1 PROSES PELAJAR KELUAR (OUTING) 1.0 MULA
Carta Alir
2.0 Pelajar merancang perjalanan keluar outing.
1.0
MULA 3.0 Pelajar mengimbas Kod QR Sistem E-Keluar dan
Masuk Asrama (berwarna Keemasan) yang
2.0 Pelajar merancang perjalanan terletak di Pondok Pengawal.
keluar outing
4.0 Pelajar mengisi maklumat pelajar dengan betul dan
3.0 Pelajar Imbas Kod QR Sistem tepat seperti dikehendaki dalam sistem.
E-Keluar dan Masuk Asrama
5.0 Pelajar menunjukkan screen telefon yang ada
4.0 Mengisi maklumat pelajar tertulis Submitted kepada Pengawal Keselamatan.
dengan betul dan tepat
6.0 Pengawal Keselamatan mengesahkan pembuktian
5.0 Tunjukkan screen telefon Submitted.
Submitted kepada Pengawal
6.1 Jika YA, pelajar dibenarkan keluar dan balik.
Keselamatan 6.2 Jika TIDAK, pelajar diminta untuk imbas kod

6.0 Pengawal TIDAK QR semula.
Keselamatan 6.3 Sekiranya, terdapat masalah semasa imbasan
mengesahkan
SUBMITTED atau capaian internet lemah, pelajar
dikehendaki mengisi Buku Log Keluar dan
YA Masuk Pelajar yang disediakan di Pondok
Pengawal. Kemudian laporkan semula kepada
7.0 Pelajar dibenarkan keluar outing Pengawal sebaik masuk semula ke institut
untuk catatan tarikh dan masa masuk.

7.0 Pelajar dibenarkan keluar outing.

8.0 TAMAT.

8.0
TAMAT

TATACARA No. Dokumen Semakan

Tajuk IKMBTU-BKPHP- 0
ASRAMA
TATACARA PENGURUSAN ASRAMA DAN
WARDEN

(PROSEDUR KELUAR DAN MASUK ASRAMA DAN CUTI Tarikh Efektif
PERAYAAN 2022)
28 Januari 2022

Muka surat 5 daripadMa 1250

3.2 PROSES PELAJAR KELUAR (BALIK KAMPUNG, BERMALAM)

Carta Alir Prosedur

1.0 1.0 MULA
MULA
2.0 Pelajar merancang perjalanan balik ke kampung.
2.0 Pelajar merancang perjalanan
balik ke kampung 3.0 Pelajar mengimbas Kod QR Sistem E-Keluar dan
Masuk Asrama (berwarna Keemasan) yang
3.0 Pelajar Imbas Kod QR Sistem terletak di Pondok Pengawal.
E-Keluar dan Masuk Asrama
4.0 Pelajar mengisi maklumat pelajar dengan betul dan
4.0 Mengisi maklumat pelajar tepat seperti dikehendaki dalam sistem.
dengan betul dan tepat
5.0 Pelajar menunjukkan screen telefon yang ada
5.0 Tunjukkan screen telefon tertulis Submitted kepada Pengawal Keselamatan.
Submitted kepada Pengawal
6.0 Pengawal Keselamatan mengesahkan pembuktian
Keselamatan Submitted.

6.0 Pengawal TIDAK 6.1 Jika YA, pelajar dibenarkan keluar dan balik.
Keselamatan 6.2 Jika TIDAK, pelajar diminta untuk imbas kod
mengesahkan
SUBMITTED QR semula.
6.3 Sekiranya, terdapat masalah semasa imbasan
YA
atau capaian internet lemah, pelajar
7.0 Pelajar dibenarkan keluar balik dikehendaki mengisi Buku Log Keluar dan
kampung, bermalam Masuk Pelajar yang disediakan di Pondok
Pengawal. Kemudian laporkan semula kepada
Pengawal sebaik masuk semula ke institut
untuk catatan tarikh dan masa masuk.

7.0 Pelajar dibenarkan keluar (balik kampung,
bermalam)

8.0 TAMAT

8.0
TAMAT

Muka surat 4 daripada 18

TATACARA No. Dokumen Semakan

Tajuk IKMBTU-BKPHP- 0
ASRAMA
TATACARA PENGURUSAN ASRAMA DAN
WARDEN

(PROSEDUR KELUAR DAN MASUK ASRAMA DAN CUTI Tarikh Efektif
PERAYAAN 2022)
28 Januari 2022

Muka surat 6 daripadMa 1250

3.3 PROSES PELAJAR KELUAR (KECEMASAN DENGAN SURAT KEBENARAN)

Carta Alir Prosedur

1.0 1.0 MULA
MULA
2.0 Pilih jenis urusan:
2.1 Urusan semasa 2.2 Urusan semasa 2.3 Urusan semasa 2.1 Jika urusan semasa luar
luar waktu pejabat waktu pejabat dan waktu pejabat waktu pejabat (Warden). Rujuk
melibatkan luar waktu (Pentadbiran) pada proses 3.1.
(W arden) 2.2 Jika urusan semasa waktu
pejabat 2.3.1 Pelajar pejabat dan melibatkan luar
(Warden & Pentadbiran) melengkapkan Borang waktu pejabat (Warden &
Pentadbiran). Rujuk pada proses
Permohonan Keluar 2.2.1.
Waktu Pejabat 2.3 Jika urusan semasa waktu
pejabat (Pentadbiran). Rujuk
2.3.2 Pelajar pada proses 2.3.1.
tinggalkan Borang di
2.2.1 Pelajar 3.0 Kemudian,
menyediakan surat Pondok Pengawal 3.1 Pelajar melengkapkan
Borang Permohonan Keluar
rasmi 2.3.3 Pelajar pergi dan Masuk Asrama (Urusan
menggunakan Kecemasan).

2.2.2 Pelajar pengangkutan Van 4.0 Pelajar mengimbas Kod QR
melengkapkan Borang IKM Bintulu Sistem E-Keluar dan Masuk
Asrama (berwarna Keemasan)
Permohonan Keluar 2.3.4 Pelajar yang terletak di Pondok
Waktu Pejabat selesaikan urusan Pengawal.

3.1 Pelajar 2.3.5 Pelajar kembali 5.0 Pelajar mengisi maklumat pelajar
melengkapkan Borang menggunakan dengan betul dan tepat seperti
dikehendaki dalam sistem.
Permohonan Keluar pengangkutan Van
dan Masuk Asrama IKM Bintulu 6.0 Pelajar menunjukkan screen
(Urusan Kecemasan) telefon yang ada tertulis
Submitted kepada Pengawal
4.0 Pelajar Imbas Kod Keselamatan.
QR Sistem E-Keluar
dan Masuk Asrama 7.0 Pengawal Keselamatan
mengesahkan pembuktian
5.0 Pelajar mengisi Submitted.
maklumat pelajar
dengan betul dan tepat 7.1 Jika YA, pelajar dibenarkan
seperti dikehendaki keluar dan balik.

dalam sistem 7.2 Jika TIDAK, pelajar diminta
untuk imbas kod QR semula.

7.3 Sekiranya, terdapat masalah
semasa imbasan atau

TATACARA No. Dokumen Semakan

Tajuk IKMBTU-BKPHP- 0
ASRAMA
TATACARA PENGURUSAN ASRAMA DAN
WARDEN

(PROSEDUR KELUAR DAN MASUK ASRAMA DAN CUTI Tarikh Efektif
PERAYAAN 2022)
28 Januari 2022

Muka surat 7 daripadMa 1250

capaian internet lemah,

pelajar dikehendaki mengisi

6.0 Tunjukkan screen telefon Buku Log Keluar dan Masuk
Submitted kepada Pengawal
Pelajar yang disediakan di
Keselamatan
Pondok Pengawal.

Kemudian laporkan

semula kepada Pengawal

sebaik masuk semula ke

institut untuk catatan

7.0 Pengawal tarikh dan masa masuk.
Keselamatan
mengesahkan TIDAK 8.0 Pelajar dibenarkan keluar
SUBMITTED (kecemasan dengan surat
kebenaran)

YA 9.0 TAMAT

8.0 Pelajar dibenarkan keluar, Nota:
kecemasan dengan surat
kebenaran 1. Prosedur Keluar dan Masuk

Urusan Kecemasan ini terpakai

apabila para pelajar keluar atas

sebab kecemasan semasa

9.0 sedang menjalani proses
TAMAT
pengasingan atau semasa arahan

tidak dibenarkan outing

diumumkan disebabkan keadaan

tidak mengizinkan.

2. Prosedur ini turut terpakai apabila

pelajar hendak balik bermalam
disebabkan urusan kecemasan.
Contohnya, pelajar hendak balik
bermalam pada hari Rabu
disebabkan urusan kecemasan.
Pelajar hendaklah membuat surat
rasmi untuk permohonan keluar,
melengkapkan borang keluar
waktu pejabat dan melengkapkan
borang keluar dan masuk asrama
(urusan kecemasan).

3. Pelajar melengkapkan Borang
Permohonan Keluar dan Masuk
Asrama (Urusan Kecemasan).

3.1 Pelajar mendapatkan
tandatangan daripada Ketua
Warden/ Warden.

3.2 Pelajar menyerahkan
borang kepada Pengawal
Keselamatan.

TATACARA No. Dokumen Semakan

Tajuk IKMBTU-BKPHP- 0
ASRAMA
TATACARA PENGURUSAN ASRAMA DAN
WARDEN

(PROSEDUR KELUAR DAN MASUK ASRAMA DAN CUTI Tarikh Efektif
PERAYAAN 2022)
28 Januari 2022

Muka surat 8 daripadMa 1250

4. Pelajar melengkapkan Borang
Permohonan Keluar Waktu
Pejabat.

4.1 Pelajar mendapatkan
tandatangan sokongan
daripada Pensyarah / Ketua
Program / Ketua Jabatan
dan mohon kelulusan
daripada Timbalan
Pengarah (HEA/ KPHP).

4.2 Pelajar menyerahkan
borang kepada Pengawal
Keselamatan.

TATACARA No. Dokumen Semakan

Tajuk IKMBTU-BKPHP- 0
ASRAMA
TATACARA PENGURUSAN ASRAMA DAN
WARDEN

(PROSEDUR KELUAR DAN MASUK ASRAMA DAN CUTI Tarikh Efektif
PERAYAAN 2022)
28 Januari 2022

Muka surat 9 daripadMa1250

4.0 TATACARA MASUK Prosedur

4.1 PROSES PELAJAR MASUK (OUTING) 1.0 MULA
Carta Alir
2.0 Pelajar merancang perjalanan masuk semula ke
1.0 institut daripada outing.
MULA
3.0 Pelajar mengimbas Kod QR Sistem E-Keluar dan
2.0 Pelajar merancang perjalanan Masuk Asrama (berwarna Keemasan) dan
masuk semula ke institut (outing) MySejahtera yang terletak di Pondok Pengawal.

3.0 Pelajar Imbas Kod QR Sistem 4.0 Pelajar mengisi maklumat pelajar dengan betul dan
E-Keluar dan Masuk Asrama dan tepat seperti dikehendaki dalam sistem.

MySejahtera 5.0 Pelajar menunjukkan screen telefon yang ada
tertulis Submitted kepada Pengawal Keselamatan.
4.0 Mengisi maklumat pelajar
dengan betul dan tepat 6.0 Pengawal Keselamatan mengesahkan pembuktian
Submitted.
5.0 Tunjukkan screen telefon
Submitted kepada Pengawal 6.1 Jika YA, pelajar dibenarkan keluar dan balik.
6.2 Jika TIDAK, pelajar diminta untuk imbas kod
Keselamatan
QR semula.
6.0 Pengawal TIDAK 6.3 Sekiranya, terdapat masalah semasa imbasan
Keselamatan
mengesahkan atau capaian internet lemah, pelajar
SUBMITTED dikehendaki mengisi Buku Log Keluar dan
Masuk Pelajar yang disediakan di Pondok
YA Pengawal. Kemudian laporkan semula kepada
Pengawal sebaik masuk semula ke institut
7.0 Pelajar dibenarkan masuk untuk catatan tarikh dan masa masuk.
(outing)
7.0 Pelajar dibenarkan masuk ke institut daripada
outing.

8.0 TAMAT

8.0
TAMAT

TATACARA No. Dokumen Semakan

Tajuk IKMBTU-BKPHP- 0
ASRAMA
TATACARA PENGURUSAN ASRAMA DAN
WARDEN

(PROSEDUR KELUAR DAN MASUK ASRAMA DAN CUTI Tarikh Efektif
PERAYAAN 2022)
28 Januari 2022

Muka surat 10 daripadMa 1250

4.2 PROSES PELAJAR MASUK (BALIK KAMPUNG, BERMALAM)

Carta Alir Prosedur

1.0 1. MULA
MULA
2. Pelajar merancang perjalanan balik semula ke
2.0 Pelajar merancang perjalanan institute dari kampung.
balik semula ke institut dari kampung
3. Pelajar mengimbas Kod QR Sistem E-Keluar dan
3.0 Pelajar Imbas Kod QR Sistem Masuk Asrama (berwarna Keemasan) dan
E-Keluar dan Masuk Asrama dan MySejahtera yang terletak di Pondok Pengawal.

MySejahtera 4. Pelajar mengisi maklumat pelajar dengan betul dan
tepat seperti dikehendaki dalam sistem.
4.0 Mengisi maklumat pelajar
dengan betul dan tepat 5. Pelajar menunjukkan screen telefon yang ada
tertulis Submitted kepada Pengawal Keselamatan.
5.0 Tunjukkan screen telefon
Submitted kepada Pengawal 6. Pengawal Keselamatan mengesahkan pembuktian
Submitted.
Keselamatan
6.1 Jika YA, pelajar dibenarkan keluar dan balik.
6.0 Pengawal TIDAK 6.2 Jika TIDAK, pelajar diminta untuk imbas kod
Keselamatan
mengesahkan QR semula.
SUBMITTED 6.3 Sekiranya, terdapat masalah semasa imbasan

YA atau capaian internet lemah, pelajar
dikehendaki mengisi Buku Log Keluar dan
7.0 Pelajar dibenarkan masuk ke Masuk Pelajar yang disediakan di Pondok
institut dari balik kampung, Pengawal. Kemudian laporkan semula kepada
bermalam Pengawal sebaik masuk semula ke institut
untuk catatan tarikh dan masa masuk.

7. Pelajar dibenarkan masuk ke institut (balik
kampung, bermalam).

8. TAMAT.

8.0
TAMAT

TATACARA No. Dokumen Semakan

Tajuk IKMBTU-BKPHP- 0
ASRAMA
TATACARA PENGURUSAN ASRAMA DAN
WARDEN

(PROSEDUR KELUAR DAN MASUK ASRAMA DAN CUTI Tarikh Efektif
PERAYAAN 2022)
28 Januari 2022

Muka surat 11 daripadMa1250

4.3 PROSES PELAJAR MASUK (KECEMASAN DENGAN SURAT KEBENARAN)

Carta Alir Prosedur

1.0 1.0 MULA
MULA
2.0 Pelajar merancang perjalanan balik semula ke
2.0 Pelajar merancang perjalanan institut, selepas urusan kecemasan selesai.
balik semula ke institut
3.0 Pelajar melaporkan kepada Pengawal
3.0 Pelajar melaporkan kepada Keselamatan dan melengkapkan Borang
Pengawal Keselamatan dan Permohonan Keluar dan Masuk Asrama
(Urusan Kecemasan), catatan waktu masuk.
melengkapkan borang (Catatan
Waktu Masuk) 4.0 Pelajar mengimbas Kod QR Sistem E-Keluar
dan Masuk Asrama (berwarna Keemasan) dan
4.0 Pelajar Imbas Kod QR Sistem MySejahtera yang terletak di Pondok
E-Keluar dan Masuk Asrama dan Pengawal.

My Sejahtera 5.0 Pelajar mengisi maklumat pelajar dengan betul
dan tepat seperti dikehendaki dalam sistem.
5.0 Mengisi maklumat pelajar
dengan betul dan tepat 6.0 Pelajar menunjukkan screen telefon yang ada
tertulis Submitted kepada Pengawal
6.0 Tunjukkan screen telefon Keselamatan.
Submitted kepada Pengawal
7.0 Pengawal Keselamatan mengesahkan
Keselamatan pembuktian Submitted.

7.0 Pengawal TIDAK 7.1 Jika YA, pelajar dibenarkan keluar dan
Keselamatan balik.
mengesahkan
SUBMITTED 7.2 Jika TIDAK, pelajar diminta untuk imbas
kod QR semula.
YA 9.0
TAMAT 7.3 Sekiranya, terdapat masalah semasa
8.0 Pelajar dibenarkan masuk ke imbasan atau capaian internet lemah,
institut daripada urusan kecemasan pelajar dikehendaki mengisi Buku Log
Keluar dan Masuk Pelajar yang disediakan
di Pondok Pengawal. Kemudian laporkan
semula kepada Pengawal sebaik masuk
semula ke institut untuk catatan tarikh dan
masa masuk.

8.0 Pelajar dibenarkan masuk ke institut daripada
urusan kecemasan.

9.0 TAMAT.

TATACARA No. Dokumen Semakan

Tajuk IKMBTU-BKPHP- 0
ASRAMA
TATACARA PENGURUSAN ASRAMA DAN
WARDEN

(PROSEDUR KELUAR DAN MASUK ASRAMA DAN CUTI Tarikh Efektif
PERAYAAN 2022)
28 Januari 2022

Muka surat 12 daripadMa1250

5.0 TATACARA MASUK SEMPENA CUTI PERAYAAN

5.1 PROSES PELAJAR MASUK KE INSTITUT SELEPAS CUTI PERAYAAN

Carta Alir Prosedur

1.0 1. MULA
MULA
2. Pelajar menerima makluman daripada institut.
2.0 Pelajar menerima
makluman 3. Pelajar membaca, memahami dan mematuhi setiap
arahan pada surat berserta SOP yang telah
3.0 Mematuhi setiap ditetapkan oleh institut.
arahan surat (SOP)
4. Pelajar menyediakan 2 unit Covid-19 Test Kit (jenis
4.0 Pelajar Saliva Test Kit).
menyediakan 2 unit
5. Semua pelajar adalah WAJIB melaksanakan ujian
Covid-19 Test Kit calitan Covid-19 dalam tempoh Satu (1) hari
(Saliva Test Kit) sebelum masuk ke asrama.

5.0 Pelajar menjalani 5.1 Jenis test kit disarankan adalah Saliva Test
Ujian Calitan 1 - 1 Kit.

HARI sebelum masuk 5.2 Ujian calitan hendaklah dilaksanakan di rumah
asrama masing-masing. Keputusan ujian calitan
hendaklah disahkan oleh Ibu/Bapa/Penjaga
6.2 POSITIF dengan mengisi Borang Keputusan Ujian
Calitan Covid-19 yang disediakan.
6.0 Keputusan
6. Keputusan Ujian Calitan Covid-19
6.1 NEGATIF
6.1 Negatif
6.1.1 Pelajar 6.1.1 Pelajar dibenarkan kembali ke asrama.
dibenarkan kembali ke 6.1.2 Pelajar hendaklah melengkapkan
Borang Keputusan Calitan Covid-19
asrama dan Borang Deklarasi Kesihatan
Kesihatan MARA sebelum sampai di
institut.

Nota: Dokumen penting
1. Borang Keputusan Calitan Covid-19
2. Borang Deklarasi Kesihatan MARA

TATACARA No. Dokumen Semakan

Tajuk IKMBTU-BKPHP- 0
ASRAMA
TATACARA PENGURUSAN ASRAMA DAN
WARDEN

(PROSEDUR KELUAR DAN MASUK ASRAMA DAN CUTI Tarikh Efektif
PERAYAAN 2022)
28 Januari 2022

Muka surat 13 daripadMa1250

6.1.2 Melengkapkan 6.2.1 Pelajar laporkan 6.2 Positif
Borang Keputusan kepada Ketua Warden 6.2.1 Pelajar melaporkan keputusan positif
Ujian Calitan dan kepada Ketua Warden.
Borang Deklarasi 6.2.2 Pelajar 6.2.2 Pelajar diminta untuk menghubungi
menghubungi CAC/ Covid-19 Assessment Centre (CAC)/
Kesihatan KKM yang berdekatan KKM yang berhampiran.
6.2.3 Pelajar diminta untuk mematuhi setiap
7.0 Pelajar 6.2.3 Pelajar arahan daripada pihak CAC/KKM.
merancang perjalanan mematuhi arahan 6.2.4 Pelajar menjalani proses kuarantin
daripada pihak CAC/ kendiri di rumah sendiri. Tempoh hari
dan membuat adalah bergantung dengan ketetapan
persediaan peribadi KKM daripada KKM.
6.2.5 Pelajar hendaklah hadkan pergerakkan
8.0 Pemeriksaan Borang 6.2.4 Pelajar sehingga selesai kuarantin.
Keputusan Ujian Calitan menjalani proses 6.2.6 Sebaik selesai kuarantin, pelajar
kuarantin kendiri di maklumkan kepada Ketua Warden.
dan Borang Deklarasi 6.2.7 Rujuk pada tatacara 6.1.2 hingga 14.0.
Kesihatan di Pondok rumah
7. Pelajar merancang perjalanan dan membuat
Pengawal 6.2.5 Selesai kuarantin persediaan peribadi.

9.0 Pelajar Imbas Kod 6.2.6 Pelajar 8. Pemeriksaan Borang Keputusan Ujian Calitan dan
QR Sistem E-Keluar maklumkan kepada Borang Deklarasi Kesihatan di Pondok Pengawal.
dan Masuk Asrama/
Ketua Warden 9. Pelajar Imbas Kod QR Sistem E-Keluar dan Masuk
My Sejahtera Asrama/ MySejahtera.
14.0
10.0 Mengisi maklumat TAMAT 10. Mengisi maklumat pelajar dengan betul dan tepat.
pelajar dengan betul 11. Tunjukkan screen telefon Submitted kepada
dan tepat
Pengawal Keselamatan.
11.0 Tunjukkan screen 12. Pengawal Keselamatan mengesahkan pembuktian
telefon Submitted
kepada Pengawal Submitted.
Keselamatan
6.1 Jika YA, pelajar dibenarkan masuk.
12.0 Pengawal TIDAK 6.2 Jika TIDAK, pelajar diminta untuk imbas kod
Keselamatan
mengesahkan QR semula.
SUBMITTED 6.3 Sekiranya, terdapat masalah semasa imbasan

YA atau capaian internet lemah, pelajar
dikehendaki mengisi Buku Log Keluar dan
13.0 Pelajar Masuk Pelajar yang disediakan di Pondok
dibenarkan masuk ke Pengawal.

institut daripada 13. Pelajar dibenarkan masuk ke institute daripada
urusan kecemasan urusan kecemasan.

14. TAMAT.

TATACARA No. Dokumen Semakan

Tajuk IKMBTU-BKPHP- 0
ASRAMA
TATACARA PENGURUSAN ASRAMA DAN
WARDEN

(PROSEDUR KELUAR DAN MASUK ASRAMA DAN CUTI Tarikh Efektif
PERAYAAN 2022)
28 Januari 2022

Muka surat 14 daripadMa1250

6.0 TATACARA (SEMASA 5 HARI SELEPAS MASUK ASRAMA)

6.1 PROSES PENGAWASAN KESIHATAN BAGI 5 HARI SELEPAS MASUK ASRAMA
KAUNTER PEMERIKSAAN BORANG & KAUNTER UJIAN CALITAN DI ASRAMA

Carta Alir Prosedur

1.0 1.0 MULA
MULA
2.0 Selepas hari ke-5 berada di asrama.
2.0 Hari ke-5 berada
di asrama 4.0 Pelajar menjalani 3.0 Pelajar hendaklah mematuhi arahan petugas.
Ujian Calitan 2
3.0 Mematuhi arahan 4.0 Semua pelajar yang balik daripada cuti Tahun Baru
petugas (Saliva Test Kit) di Cina akan menjalani Ujian Calitan 2 (Saliva Test
asrama Kit) di asrama. Pengecualian diberikan kepada
5.1 Pelajar dibenarkan pelajar yang menginap di dalam asrama sepanjang
untuk kembali ke bilik tempoh cuti tersebut.

masing-masing 5.0 Keputusan

6.0 5.0 Keputusan 5.1 Negatif, Pelajar dibenarkan untuk kembali ke
TAMAT bilik masing-masing.
NEGATIF POSITIF
5.2 Positif, Pelajar akan diuruskan oleh Unit
Kecemasan.
5.2.1 Rujuk pada 7.0 Tatacara Kaunter Unit
Kecemasan.

6.0 TAMAT.

5.2 Pelajar akan
diuruskan oleh Unit

Kecemasan

5.2.1 Rujuk pada
7.0 Tatacara Kaunter

Unit Kecemasan

TATACARA No. Dokumen Semakan

Tajuk IKMBTU-BKPHP- 0
ASRAMA
TATACARA PENGURUSAN ASRAMA DAN
WARDEN

(PROSEDUR KELUAR DAN MASUK ASRAMA DAN CUTI Tarikh Efektif
PERAYAAN 2022)
28 Januari 2022

Muka surat 15 daripadMa 1250

7.0 TATACARA UNIT KECEMASAN Prosedur
7.1 PROSES UNIT KECEMASAN
Carta Alir 1.0 MULA

1.0 2.0 Ketua Warden menerima makluman kes bergejala
MULA Covid-19 daripada Kaunter Pemeriksaan Borang/
Kaunter Ujian Calitan dan pelajar, segera
2.0 Menerima makluman kes menguruskan.
bergejala daripada Kaunter
3.0 Ketua Warden akan menghantar pesakit ke tempat
Ujian Calitan Bilik Rehat yang telah ditetapkan oleh PPT (KPHP)
– Asrama yang berada di Blok C.
3.0 Pelajar ditempatkan di
Bilik Rehat Asrama 4.0 Ketua Warden akan menghubungi dan melaporkan
kes kepada pihak Covid-19 Assessment Centre
4.0 Menghubungi CAC/KKM (CAC)/KKM.

5.0 Mematuhi setiap arahan 5.0 Pesakit hendaklah mematuhi setiap arahan yang
CAC/KKM ditetapkan oleh CAC/KKM.

6.0 TIDAK 6.0 Ketua Warden/ Warden bertugas sentiasa
Pemantauan memantau kesihatan pesakit dari masa ke masa.
Sekiranya pesakit dalam keadaan SIHAT, maka
kesihatan rujuk pada proses 7.0. Manakala, jika TIDAK SIHAT
rujuk pada proses 4.0. Jika Ya bermaksud sihat dan
YA Tidak bermaksud tidak sihat.

7.0 Selesai tempoh kuarantin 7.0 Ketua Warden akan mengesahkan bahawa pesakit
dan sihat selesai tempoh kuarantin dan sihat berdasarkan
kepada arahan daripada CAC/KKM.
8.0 Kembali ke bilik asal dan
menghadiri kelas 8.0 Pesakit dibenarkan kembali ke bilik asal dan
menghadiri kelas praktikal seperti dijadualkan.

9.0 TAMAT.

9.0
TAMAT

TATACARA No. Dokumen Semakan

Tajuk IKMBTU-BKPHP- 0
ASRAMA
TATACARA PENGURUSAN ASRAMA DAN
WARDEN

(PROSEDUR KELUAR DAN MASUK ASRAMA DAN CUTI Tarikh Efektif
PERAYAAN 2022)
28 Januari 2022

Muka surat 16 daripadMa1250

8.0 TATACARA ADUAN RAWATAN KESIHATAN

8.1 PROSES PELAJAR MEMBUAT ADUAN RAWATAN KESIHATAN

Carta Alir Prosedur

1.0 1.0 MULA
MULA
2.0 Warden menerima aduan/ permohonan daripada
2.0 Menerima aduan pelajar.
kesihatan daripada pelajar
3.0 Menerima kelulusan Warden/ TP(KPHP).
3.0 Kelulusan Warden/
TP (KPHP) 3.1 Diuruskan oleh ibu/bapa/penjaga
3.2 Pelajar dihantar ke Klinik/ Poliklinik/ Hospital
4.0 Diuruskan oleh 8.0 Jika bergegala
W arden 3C.2ovPide-la1j9a,r rduijhuaknptaardkae Awam/ Swasta
TatKaclinairka/ P7.o0likKlianuikn/ter
5.0 Warden membuat 4.0 Warden menguruskan kes.
panggilan kepada UHnoitsKpietacleAmwaasma/n
Hospital Swasta 5.0 Warden membuat panggilan kepada Pemandu
Pemandu Kenderaan Kenderaan.

6.0 Pelajar dihantar ke 6.0 Pelajar dihantar ke Klinik/ Poliklinik/ Hospital Awam
Klinik/ Poliklinik/ menggunakan kenderaan rasmi jabatan.
Hospital Awam
7.0 Pelajar menerima rawatan dari Klinik/ Poliklinik/
7.0 Rawatan di Klinik/ Hospital Awam.
Poliklinik/ Hospital Awam/
8.0 Surat pengesahan rawatan perlu diberikan kepada
Swasta Jawatankuasa Pengurusan Asrama dan Warden
setelah selesai mendapatkan rawatan. Manakala,
Borang Aduan Rawatan Kesihatan perlu
dilengkapkan oleh Warden dan didokumentasikan.

9.0 TAMAT.

8.0 Warden
melengkapkan Borang

Aduan Rawatan
Kesihatan

9.0
TAMAT

TATACARA No. Dokumen Semakan

Tajuk IKMBTU-BKPHP- 0
ASRAMA
TATACARA PENGURUSAN ASRAMA DAN
WARDEN

(PROSEDUR KELUAR DAN MASUK ASRAMA DAN CUTI Tarikh Efektif
PERAYAAN 2022)
28 Januari 2022

Muka surat 17 daripadMa 1250

9.0 REKOD KUALITI

9.1 Keputusan Ujian Calitan Covid-19 (Saliva Test Kit)
9.2 Borang Deklarasi Kesihatan MARA
9.3 Borang Permohonan Kebenaran Keluar dan Masuk Asrama (Urusan Kecemasan)
9.4 Borang Aduan dan Mendapatkan Rawatan Kesihatan

TATACARA No. Dokumen Semakan

Tajuk IKMBTU-BKPHP- 0
ASRAMA
TATACARA PENGURUSAN ASRAMA DAN
WARDEN

(PROSEDUR KELUAR DAN MASUK ASRAMA DAN CUTI Tarikh Efektif
PERAYAAN 2022)
28 Januari 2022

Muka surat 18 daripadMa1250

JADUAL WAKTU KELUAR DAN MASUK ASRAMA

A. Jadual Waktu Keluar dan Masuk Asrama

Jadual waktu terkini adalah merujuk kepada trend semasa kes harian Covid-19. Sekiranya
terdapat perubahan jadual, pihak warden akan memberikan makluman kemaskini dari masa
ke semasa. Manakala, tatacara keluar dan masuk asrama adalah seperti pada Tatacara 3.0
dan Tatacara 4.0. Bagi membuat pengawal daripada penularan varian baharu Covid-19,
jawatankuasa telah membuat tetapan untuk pelajar hanya dibenarkan outing dan balik
bermalam setiap Dua (2) minggu sekali sahaja, iaitu pada minggu ke-2 dan minggu ke-4
setiap bulan.

Jadual 1: Jadual waktu keluar dan masuk asrama (setiap 2 minggu)

MASA

HARI WAKTU KELUAR WAKTU MASUK CATATAN
ISNIN
OUTING BALIK URUSAN OUTING BALIK URUSAN
BERMALAM KECEMASAN BERMALAM KECEMASAN

ꞳꞳ ꞳꞳ

SELASA Ꭓ Ꭓ ꞳꞳ

RABU Ꭓ Ꭓ Tiada Ꭓ Ꭓ Tiada Jadual
KHAMIS Ꭓ Ꭓ spesifik Ꭓ Ꭓ spesifik mungkin akan
4:30pm masa 6:30pm X masa berubah dari
JUMAAT 4:30pm 7:00am ditetapkan, 7:30pm 7:30pm ditetapkan,
bergantung bergantung masa ke
SABTU 7:00am dengan dengan masa dengan
kelulusan & kelulusan &
kes pelajar kes pelajar merujuk
kepada kes
harian Covid-

19

AHAD 7:00am 7:00am 7:30pm 7:30pm
7:00am 7:00am 7:30pm 7:30pm
CUTI
UMUM

TATACARA No. Dokumen Semakan

Tajuk IKMBTU-BKPHP- 0
ASRAMA
TATACARA PENGURUSAN ASRAMA DAN
WARDEN

(PROSEDUR KELUAR DAN MASUK ASRAMA DAN CUTI Tarikh Efektif
PERAYAAN 2022)
28 Januari 2022

Muka surat 19 daripadMa1250

URUSAN MAKANAN DAN MINUMAN PELAJAR

A. Kategori Pelajar Bebas Daripada Pengawasan Kesihatan Covid-19

Makanan dan minuman pelajar boleh didapatkan di Kafetaria, Kiosk, Dewan Makan dan
Koperasi.

B. Kategori Pelajar Menjalani Proses Pengawasan Covid-19 atau Kuarantin KKM

Pelajar yang menjalani proses Kuarantin (KKM) merupakan kategori pelajar yang didapati
keputusan Ujian Calitan Covid-19 POSITIF semasa dalam proses pengawasan. Kategori ini
perlu membuat pesanan makanan terus kepada pengusaha. Tempahan hendaklah dibuat 1
hingga 2 jam lebih awal sebelum penghantaran makanan dibuat. Makanan akan dihantar oleh
pengusaha ke ruang legar asrama. Sila nyatakan nama, No. Tel, No. Bilik. Maklumat lanjut,
pelajar boleh menghubungi No. Tel seperti di Jadual berikut:

Jadual 2: Nama Kedai dan No. Telefon

Bil. Nama Kedai No. Telefon
1. Dewan Selera
Hjh. Sarimah binti Hj. Tahir
2. Kafetaria KS Corner 013-8185348
3. Kiosk 1 Wan Zaitun Café Cik Nurzakiah Nabilah
4. Kiosk 2 Mashima Enterprise 014-3002457
5. Koperasi IKM Bintulu En. Ahmad
019-3316357
Pn. Wan Zaitun
012-8717136
Pn. Noorhasimah Abdullah
013-9885194
Pn. Haryanti

013-4334331

Nota:

1. Pengusaha-pengusaha adalah amat digalakkan untuk menggunakan kaedah pembayaran
secara transaksi atas talian seperti Sarawak Pay, Boost dan Internet Banking. Dengan kaedah
ini, pelajar yang tiada wang tunai boleh membayar menggunakan transaksi atas talian.

TATACARA No. Dokumen Semakan

Tajuk IKMBTU-BKPHP- 0
ASRAMA
TATACARA PENGURUSAN ASRAMA DAN
WARDEN

(PROSEDUR KELUAR DAN MASUK ASRAMA DAN CUTI Tarikh Efektif
PERAYAAN 2022)
28 Januari 2022

Muka surat 20 daripadMa1250

TALIAN KECEMASAN ASRAMA

A. Talian Kecemasan Asrama
Berikut merupakan nama pengurusan asrama dan warden.

Jadual 3: Nama Pengurusan Asrama dan Warden dan No. Tel

Bil. Nama Jawatan No. Telefon
1. En. Michael anak Jangi Ketua Warden 019-8965957
2. En. Mohamad Azpin bin Azmi Tim. Ketua Warden 019-2310102
3. Pn. Nur Fatin Amira binti Rosli 018-4049423
4. Pn. Normala binti Ibrahim Warden 019-7016567
5. Ts. Asrul bin Abdul Rahman Warden 014-9035152
6. En. Mulia anak Bukong Warden 019-6651584
7. En. Muhammad ‘Aizat bin Paiman Warden 017-2779247
8. En. Appandi bin Umar Warden 016-9172518
Pembantu Operasi
(Asrama)

Nota:

1. Pelajar diingatkan untuk menghubungi Warden yang bertugas pada hari berkenaan. Rujuk
pada Jadual Warden Bertugas.

JAWATANKUASA PENGURUSAN ASRAMA DAN WARDEN
BORANG KEPUTUSAN UJIAN CALITAN COVID-19

Pastikan semua maklumat diisi dengan lengkap dan betul.

1. Sila bawa borang ini semasa masuk semula ke asrama.
2. Pelajar perlu menjalani Ujian Swab 1 di rumah masing-masing.
3. Pelajar akan menjalani Ujian Swab 2 di IKM Bintulu pada hari ke-5 selepas masuk ke

asrama.
4. Borang ini perlu dikembalikan ke Pejabat Warden pada hari ke-5.
5. Jika borang ini tidak dikembalikan, pelajar dianggap tidak menjalani Ujian Swab.

LENGKAPKAN BUTIRAN BERIKUT: -

NAMA PENUH : ………………………………………………………………………………
NO. K/P : ………………………………………………………………………………
PROGRAM/ SEM. : ………………………………………………………………………………
NO. TEL : ………………………………………………………………………………

Saya mengaku bahawa maklumat yang diberikan adalah benar.

Unit/ Arahan Keputusan Pengesahan Keputusan
Kaunter (Tandatangan & Tarikh)

Ujian 1. Pemeriksaan kesihatan Covid-19 di
Swab 1 rumah masing-masing, ambil
Covid-19 gambar dan lampirkan keputusan.
(Saliva)
2. Pengesahan oleh
Ibu/Bapa/Penjaga.

Ujian 1. Pemeriksaan kesihatan Covid-19 di
Swab 2 IKM Bintulu.
Covid-19
(Saliva) 2. Pengesahan oleh Warden/Ketua
Warden.

BORANG INI HENDAKLAH DIKEMBALIKAN KE PEJABAT WARDEN
SELEPAS UJIAN SWAB KE-2 SELESAI

Lampiran 3

MAJLIS AMANAH RAKYAT

DEKLARASI KESIHATAN

Salam tuan/ puan,
Kami memandang serius ke atas status terkini jangkitan 2019 novel coronavirus (COVID-19)
yang dilaporkan oleh Kementerian Kesihatan Malaysia (KKM). Sehubungan itu, kami
mengambil langkah berjaga-jaga untuk mencegah penyebaran jangkitan tersebut di Pusat
Pentadbiran MARA. Kerjasama tuan/ puan amat penting bagi membantu kami mengambil
langkah berjaga-jaga untuk mengekang penyebaran wabak di premis ini.

Nama Pelawat: No. Telefon Bimbit:

No. Kad Pengenalan: Kewarganegaraan:

Nama syarikat/ organisasi pelawat:

Mesyuarat dihadiri/ Bahagian yang dilawat:

Deklarasi Kesihatan oleh Urusetia/Peserta/Penyedia Latihan/Tempat

Tiada gejala

Sekiranya tuan/puan mempunyai gejala di bawah. [Tandakan () pada kotak

yang berkenaan.

Demam Batuk kering Sakit badan Sakit kepala

Sakit tekak Selsema Keletihan Sesak nafas
Lain-lain

Adakah tuan/puan pernah berurusan dengan pesakit COVID-19 dalam
tempoh 14 hari yang lalu?

Ya Tidak

Adakah tuan/puan pernah melawati negara yang diisytiharkan mempunyai
kes penularan penyakit COVID-19 dalam tempoh 14 hari yang lalu?

Ya Tidak

Tandatangan pelawat: __________________________ Tarikh: ______________
Pengesahan Urusan: potong yang tidak perlu*
*Dibenarkan / tidak dibenarkan masuk kerana bacaan suhu badan _____

INSTITUT KEMAHIRAN MARA BINTULU, SARAWAK

BORANG PERMOHONAN KEBENARAN KELUAR DAN MASUK ASRAMA
URUSAN KECEMASAN

A. MAKLUMAT PEMOHON: Diisi oleh Pelajar

Nama : Blok :
No. Bilik :
No. Kad Pengenalan : Program :
Semester :
No. Kad Matrik :

No. Telefon :

B. BUTIR-BUTIR PERJALANAN: Diisi oleh Pelajar

Tujuan Perjalanan/ Urusan:

Destinasi Tarikh Masa Catatan
Dari (Jika ada)
Ke Pergi Balik Pergi Balik

C. PENGANGKUTAN: Diisi oleh Pelajar (Potong yang tidak berkenaan)

Sendiri / Awam Kereta Sewa / Grab / Maxim / Teksi / Bas / Kapal Terbang
Berkongsi Kereta Persendirian Motosikal / Kereta
Motosikal / Kereta
Keluarga

D. PENGAKUAN PEMOHON: Diisi oleh Pelajar

Dengan ini saya mengesahkan bahawa kesemua maklumat yang diberikan dalam borang permohonan ini adalah

SAHIH dan BENAR. Saya memahami bahawa sekiranya ada di antara maklumat ini didapati palsu, permohonan saya

akan terbatal. Sekiranya permohonan saya telah diluluskan dan saya tidak mematuhi peraturan asrama saya ambil

maklum yang saya akan dikenakan tindakan sistem merit demerit.

Tandatangan Pemohon Tarikh

E. PENGESAHAN DAN KELULUSAN: Diisi oleh Ketua Warden / Warden

Saya mengesahkan bahawa urusan pelajar ini BOLEH / TIDAK BOLEH dibuat semasa luar waktu pejabat dan
permohonan ini adalah DILULUSKAN / TIDAK DILULUSKAN.

Tandatangan :

Nama & Cop : Tarikh :

F. PENGESAHAN WAKTU KELUAR / MASUK PELAJAR: Diisi oleh Pengawal Keselamatan

Tarikh Keluar : Tarikh Masuk :

Waktu Keluar : Waktu Masuk :

Tandatangan : Tandatangan :

Nama Pengawal : Nama Pengawal :

G. Pengesahan Selesai Urusan Pelajar: Diisi oleh Ketua Warden/ Warden

Tandatangan :

Nama & Cop : Tarikh :

Catatan (jika ada) :

Ver. 22 Januari 2022_JPAW (Bahagian Warden) 2022

INSTITUT KEMAHIRAN MARA BINTULU,
KM20, JALAN BINTULU-SIBU, 97000, BINTULU, SARAWAK
NO. TELEFON : +6086-311313 NO. FAKS : +6086-316633

BORANG ADUAN KESIHATAN

A. BUTIRAN DIRI PEMOHON / PELAJAR

Nama : …………………………………………………………………………….

No. K/P : …………………………………………………………………………….

No. Matrik : …………………………………………………………………………….

No. H/P : ………………………………………………………………………….....

Program : …………………………….... Semester : …………………………….

Masalah Kesihatan : ……………………………………………………………………….........

B. WARDEN YANG BERTUGAS

Tandatangan : …………………………………………………………………

Nama : …………………………………………………………………
Tarikh : …………………………………………………………………

C. PENGESAHAN TAHAP KESIHATAN (diisi oleh warden yang bertugas)

Disahkan saya telah menghantar pelajar tersebut pada ketentuan berikut:-

Tempat Pemeriksaan Kesihatan : ...................................................................................

Tarikh & Masa Keluar : ...................................................................................

Tarikh & Masa Pulang : ...................................................................................

Catatan Tahap Kesihatan Pelajar : ……………………………………………………………

* Sila lampirkan dokumen sokongan sebagai bukti

D. DISEMAK OLEH (diisi oleh Ketua Warden / TPKPHP / Pengarah / Pegawai yang Berkaitan)

Saya mengesahkan bahawa semua maklumat di atas adalah benar.

Tandatangan : …………………………………………………………………

Nama & Cop : …………………………………………………………………
Tarikh : …………………………………………………………………

Aziz/2020