Pedoman Penulisan RA dan LA

45

Tabel 4.1
Matriks Rancangan Aktualisasi

NO KEGIATAN TAHAPAN OUTPUT KETERKAITAN KONTRIBUSI VISI/MISI PENGUATAN
(1) (2) SUBSTANSI NILAI
1. Melakukan (3) (4) (6)
(5) Meningkatkan kualitas intelijen ORGANISASI
pengecekan pada a. Meminta izin, a. Dokumentasi dengan penyampaian yang cepat, (7)
arsip laporan a. Akuntabel tepat dan akurat dengan
informasi dan arahan, dan petunjuk kegiatan b. Harmonis mengoptimalkan kegiatan dan/atau a. Setia
laporan intelijen c. Kompeten operasi intelijen di dalam maupun b. Loyal
sebagai persiapan dari pimpinan pada b. Notula di luar negeri yang didukung c. Solid
uji coba jaringan intelijen dan teknologi d. Semangat
pengarsipan pada Sub Direktorat c. Catatan jumlah intelijen terkini, andal serta
Subdirektorat terintegrasi. (Misi Nomor 1) dst
Amerika I, Amerika I, Amerika total arsip
Amerika II, Eropa
I, dan Eropa II II, Eropa I, dan lapinfo

dst dst Eropa II d. Catatan jumlah

b. Melakukan total arsip

identifikasi terkait lapintel

metode

penyimpanan hard

copy laporan

informasi dan

laporan intelijen

yang selama ini

digunakan

c. Mengumpulkan

seluruh hard copy

laporan informasi

dan laporan intelijen

yang tersedia

d. Memisahkan

dokumen hard copy

laporan antara

laporan informasi

dan laporan intelijen

dst dst dst dst

46

Lampiran 12: Contoh Jadwal Rencana Aktualisasi

Tabel 4.2

Jadwal Rencana Aktualisasi

NO NAMA KEGIATAN MARET APRIL TARGET / VOLUME
III
IV I II
Peserta mendapatkan izin dan
1. Melakukan pengecekan pada arsip laporan informasi akses terhadap dokumen-
dokumen yang dibutuhkan untuk
dan laporan intelijen sebagai persiapan uji coba 29 s.d. melaksanakan aktualisasi di unit
kerja
pengarsipan (yang teknisnya dijabarkan pada Rencana 31
dst
Aktualisasi nomor 2 sampai 4) pada Sub Direktorat Maret

Amerika I, Amerika II, Eropa I, dan Eropa II

dst

Keterangan : = Waktu pelaksanaan kegiatan

47

Lampiran 13: Contoh Catatan Bimbingan Rancangan Aktualisasi

Nama : Adam Smith, S.E., M.B.A.
Instansi : Badan Intelijen Negara
Tempat Aktualisasi : XXX
Nama Mentor : Lauren Smith, S.Lit.
Nama Coach : Raya Smith, S.Si., M.Si.

Tabel 4.3

Catatan Bimbingan Rancangan Aktualisasi

NO HARI/TANGGAL CATATAN BIMBINGAN TINDAK LANJUT PARAF
(1) (2) MENTOR COACH
1. Rabu, 24 Maret 2021 (3) (4)
a. Melakukan pengenalan terhadap lingkungan (5) (6)
dst a. Penjelasan tentang mekanisme (ttd) (ttd)
pengarsipan di masing-masing unit kerja
kerja b. Melakukan perkenalan dengan staf dan dst dst

b. Pemberian arahan tentang cara pimpinan pada Direktorat Amerika dan
berkoordinasi dengan mentor dan Eropa
pimpinan c. Membuat list isu-isu terkait pengarsipan,
pembuatan katalog, dan administrasi surat
c. Pemberian contoh-contoh isu terkait menyurat
arsip, pembuatan katalog, dan
administrasi surat menyurat dst
dst

48

Lampiran 14: Contoh Capaian Aktualisasi

A. Capaian Aktualisasi
Realisasi rancangan kegiatan aktualisasi dilaksanakan di Subdirektorat Amerika I,

Amerika II, Eropa I, dan Eropa II selama 27 hari kerja, yakni sejak tanggal 29 Maret hingga
5 Mei 2021. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan antara lain:
1. Melakukan pengecekan pada arsip laporan informasi dan laporan intelijen sebagai

persiapan uji coba pengarsipan (yang teknisnya dijabarkan pada Rencana Aktualis as i
nomor 2 sampai 4) pada Subdirektorat Amerika I, Amerika II, Eropa I, dan Eropa II.
2. dst.

Output atau capaian utama yang akan didapatkan dari keseluruhan kegiatan sebagai
gagasan penyelesaian isu yang diangkat adalah instrumen pengarsipan yang lebih tersusun
rapi berdasarkan urutan IPOLEKSOSBUDHANKAM. Sebagai upaya merealisas ika n
capaian tersebut, dalam setiap kegiatan terdapat tahapan-tahapan yang dilakukan secara
sistematis dan mendetail dengan output serta analisis dampaknya masing- masing.

1. Kegiatan 1
Kegiatan 1 adalah melakukan pengecekan pada arsip laporan informasi dan laporan

intelijen sebagai persiapan uji coba pengarsipan (yang teknisnya dijabarkan pada
Rencana Aktualisasi nomor 2 sampai 4) pada Sub Direktorat Amerika I, Amerika II,
Eropa I, dan Eropa II. Tujuan utama dari kegiatan ini adalah mengumpulkan arsip laporan
informasi dan laporan intelijen. Kegiatan ini dilaksanakan pada 29 hingga 30 Maret 2021.

a. Tahapan Kegiatan
Tahapan-tahapan yang dilakukan sebagai sarana mewujudkan tujuan kegiatan

awal aktualisasi ini antara lain:
1) Meminta izin, arahan, dan petunjuk dari pimpinan, mentor, dan staf TU pada

Subdirektorat Amerika I, Amerika II, Eropa I, dan Eropa II. Penulis menghadap
Direktur X untuk menyampaikan maksud kedatangan terkait aktualisasi di unit
kerja. Direktur X memberikan arahan pada Penulis. Kemudian, Penulis
memperkenalkan diri pada staf Sudirektorat Amerika I, Amerika II, Eropa I, dan
Eropa II.

49

Gambar 4.1 Penulis menghadap Gambar 4.2 Penulis mengenalkan
Direktur X diri pada staf

2) Mengidentifikasikan permasalahan riil yang terdapat di lapangan terkait metode,
alur kerja, serta kendala penyimpanan hard copy laporan informasi dan laporan
intelijen yang selama ini diterapkan. Peserta mengumpulkan data terkait
permasalahan yang dihadapi staf pada Subdirektorat terkait metode, alur kerja dan
kendala penyimpinan hard drive laporan informasi dan laporan intelijen yang
selama ini dihadapi. Penyimpanan hard drive terkadang tidak diarsipkan dengan
rapi sehingga kendala yang muncul adalah kendala mencari laporan informas i
dan/atau laporan intelijen tertentu.

Gambar 4.3 Penulis bertanya pada Gambar 4.4 Penulis menemukan
staf terkait pengarsipan laporan yang tidak lengkap

D. dst.

b. Output
Output utama dari kegiatan ini adalah suatu catatan yang berisikan jumlah laporan

informasi dan laporan intelijen pada bulan Februari 2021. Penulis mencocokkan jumlah
laporan informasi dan laporan intelijen berbentuk hard copy dan softfile untuk
mengetahui jumlah sebenarnya.

c. Keterkaitan dengan Nilai-Nilai Dasar PNS
Penulis melakukan pengumpulan seluruh hard copy laporan informasi dan laporan

intelijen bulan Februari 2021, merapikan folderisasi laporan-laporan tersebut, serta
melakukan pencatatan jumlah dokumen secara tepat dan sesuai dengan data yang
terdapat di lapangan (Akuntabel dan Kompeten). Penulis melaporkan kepada staf TU
Direktorat Amerika dan Eropa saat terdapat kejanggalan dan ketidaksesuaian dalam hal
isi dan jumlah antara yang termuat di dalam hard copy laporan dengan data soft copy
yang terdapat pada folder penyimpanan arsip digital (Akuntabel). Penulis membantu

50

merapikan typo, kesalahan penulisan tanggal, kesalahan penomoran, dan judul laporan
yang tertukar agar laporan dapat tersajikan dengan optimal kepada user sebagai bentuk
etika pelayanan publik dalam konteks tugas dan fungsi yang dimiliki BIN (Etika
Publik).

d. Kedudukan dan Peran PNS
Penulis meminta arahan dari pimpinan pada Direktorat Amerika dan Eropa

tentang pedoman nilai-nilai substantif dan teknis yang harus dimiliki dan
diimplementasikan oleh ASN BIN, naik PNS maupun CPNS dalam bekerja, khususnya
dalam hal penerapan pengarsipan laporan informasi dan laporan intelijen (Manajeme n
ASN). Penulis merapikan kembali arsip hard copy laporan informasi dan laporan
intelijen yang telah digunakan ke dalam folder dan kabinet agar kualitas pengarsipan
laporan pada Direktorat Amerika dan Eropa tetap optimal dan terjaga guna menjamin
efisiensi dan efektivitas dalam hal penyajian layanan informasi kepada user (Smart
ASN).

e. Kontribusi Visi/Misi
Penulis melakukan pengecekan arsip hard copy laporan informasi dan laporan

intelijen dengan seksama untuk berkontribusi dalam menjamin mutu dan kualitas
intelijen sebagai produk yang nantinya akan digunakan untuk menunjang kegiatan
dan/atau operasi intelijen baik di dalam maupun di luar negeri (Misi Nomor 1).

f. Penguatan Nilai Organisasi
Penulis melakukan pengecekan laporan informasi dan laporan intelijen sebagai

kegiatan persiapan prauji coba sistem pengarsipan berbasis
IPOLEKSOSBUDHANKAM (Setia). Penulis memilah jenis-jenis laporan secara netral
tanpa adanya unsur-unsur kepentingan, baik pribadi maupun kelompok (Loyal).
Penulis mengecek seluruh laporan satu per satu secara mandiri sebanyak 110 laporan
beserta nota tanpa ada yang dilewatkan untuk memastikan kegiatan pengklasifikas ia n
pada tahap-tahap selanjutnya dapat berlangsung tanpa adanya kekeliruan (Solid).
Penulis telah mengkompilasikan kuantitas laporan dan menemukan adanya kesesuaian
antara hard copy dengan soft copy laporan (Semangat).

51

g. Analisis Dampak
Dilakukan:
Dengan dilaksanakannya Kegiatan 1, maka penulis berhasil menghasilkan data

berupa permasalahan konkret terkait pengarsipan fisik yang akan menunja ng
pembuatan kerangka alur kerja sebagai persiapan uji coba pengarsipan laporan
informasi dan laporan intelijen berbasis IPOLEKSOSBUDHANKAM pada Direktorat
Amerika dan Eropa yang akan dilakukan pada tahapan-tahapan kegiatan selanjutnya.

Tidak Dilakukan:
Apabila Kegiatan 1 tidak dilaksanakan, maka penulis akan menemukan kesulita n
pengidentifikasian permasalahan terkait dokumen-dokumen fisik yang ada di lapangan,
sehingga akan menghambat rencana uji coba pengarsipan hard copy laporan informa s i
dan laporan intelijen.

52

Lampiran 15: Contoh Matriks Aktualisasi

Tabel 5.8

Matriks Aktualisasi

Nilai BerAKHLAK Ke dudukan Total
dan Peran PNS
No Ke giatan Tanggal Pelaksanaan

Ber A K H L A K Man Smart

1 Melakukan pengecekan pada arsip laporan 23 Maret s.d. 26 Maret 7

informasi dan laporan intelijen sebagai persiapan 2021

uji coba pengarsipan (yang teknisnya dijabarkan

pada Rencana Aktualisasi nomor 2 sampai 4)

pada Sub Direktorat Amerika I, Amerika II,

Eropa I, dan Eropa II.

dst dst dst

53

Lampiran 16: Catatan Bimbingan Laporan Aktualisasi

Nama : Adam Smith, S.E., M.B.A.

Instansi : Badan Intelijen Negara

Tempat Aktualisasi : XXX

Nama Mentor : Lauren Smith, S.Lit.

Nama Coach : Raya Smith, S.Si., M.Si.

Tabel 4.3

Catatan Bimbingan Laporan Aktualisasi

NO HARI/TANGGAL CATATAN BIMBINGAN TINDAK LANJUT PARAF
(1) (2) (5)
1. Rabu, 24 Maret 2021 (3) (4) (ttd)
a. Penjelasan tentang mekanisme pengarsipan di a. Melakukan pengenalan terhadap lingkungan
dst dst
masing-masing unit kerja kerja
b. Pemberian arahan tentang cara berkoordinasi b. Melakukan perkenalan dengan staf dan pimpinan

dengan mentor dan pimpinan pada Direktorat Amerika dan Eropa
c. Pemberian contoh-contoh isu terkait arsip, c. Membuat list isu-isu terkait pengarsipan,

pembuatan katalog, dan administrasi surat pembuatan katalog, dan administrasi surat
menyurat menyurat

dst dst

54

Lampiran 17: Lembar Persetujuan Judul

LEMBAR PERSETUJUAN JUDUL AKTUALISASI

Nama : Adam Smith, S.E., M.B.A.

NIP : XXXXXXXXXXXXXXXXXX

Unit Kerja Aktualisasi : Subdirektorat Separatisme Wilayah Timur, Direktorat Separatisme

dan Konflik, Deputi Bidang Kontra Intelijen

Judul : “Visualisasi Pemetaan Lokasi Kelompok Simpatisan ABC di

Wilayah XYZ Menggunakan Power BI pada Subdirektorat

Separatisme Wilyaha Timur Direktorat Separatisme dan
Konflik Deputi Bidang Kontra Intelijen”

Telah disetujui untuk diseminarkan pada Seminar Rancangan Aktualisasi, dilanjutkan untuk
menyusun Laporan Aktualisasi, dan diperkenankan untuk disematkan pada Surat Tanda
Tamat Pelatihan (STTP).

Jakarta, 20 November 2021

Menyetujui,

Coach, Mentor,

Raya Smith, S.Si., M.Si. Lauren Smith, S.Lit.
NIP ……………………….. NIP ………………………

Mengetahui, Penguji,

Ka Bid Pendidikan Pusdiklat BIN,

Drs. Sony Sandra, M.Pd. Daniel Smith, M.Ed.
NRP ………………… NRP …………………