งานนำเสนอ ธุรกิจ พรีเซนเทชั่น ภายในบริษัท เรขาคณิต องค์กร สีขาว สีเขียวอ่อน สีเขียวอ่อน

เลขานุการ,
หน้าที่ของเลขานุการ

เลขานุการ
คืออะไร ?

เลขานุการ

ผู้ทำหน้าที่อำนวยความสะดวกให้แก่ผู้บริหารของ
องค์กรในการบริหารจัดการงานขององค์กรให้บรรลุผล
สำเร็จตามนโยบาย และเป้าหมายขององค์กร ตลอดจน
ช่วยแก้ไขปัญหาอุปสรรคในการบริหารจัดการให้เป็นไป
ด้วยความราบรื่น และรวดเร็ว

ความสำคัญของ
เลขานุการ

ความสำคัญของเลขานุการ

ความสำคัญของเลขานุการ
ยุคสมัยใหม่เขามักจะพูดว่า ผู้บริหารทุกคนจะเห็นความ

สำคัญและความจำเป็นที่จะต้องมีเลขานุการที่มีความสามารถ
เพื่อเอาไว้เคียงข้างที่จะช่วยแบ่งเบาภาระในการ
ทำงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งในภาวะที่เป็นภาวะเศรษฐกิจที่มี
การแข่งขันสูง จำเป็นอย่างยิ่งที่ผู้บริหารจะไม่มีเวลาสำหรับที่
จะมำนั่งทำงานในรายละเอียด แต่เขาจะรักษาเวลาของ
เขาไว้เพื่อจะไปทำงานที่สำคัญ ๆ เช่น ในเรื่องของการ
วางแผน หรือการทำกำหนดกลยุทธนโยบายต่าง ๆ ทั้งใน
หน่วยงานภาครัฐและเอกชน ผู้บริหาราจึงมีความจำเป็นที่จะ
ต้อง

ความสำคัญของเลขานุการ

มีผู้ช่วยที่มีความสามารถมาช่วยแบ่งเบาภาระอันนี้ของเขาไป
ถ้าจะมองไปถึงความหมายของเลขานุการก่อนซึ่งถ้าหากดู
จากรากของเขาแล้ว เลขานุการนั้นมาจากคำสนธิ ที่มาจากคำ
ว่าเลขาบวกอนุการ ซึ่งจริง ๆ แล้วหมายถึงผู้ที่ทำ
หน้าที่เกี่ยวข้องกับหนังสือตามที่ผู้บังคับบัญชาสั่ง แต่คน
ส่วนใหญ่ก็เลยมองไปว่า เลขานุการนั้นอาจจะทำงานเพียงแค่
งานเล็ก ๆ น้อย ๆ หรือเป็นงานที่จะต้องทำตามที่นายสั่ง
เท่านั้น ในความเป็นจริงแล้วหน้าที่ของเลขานุการนั้นล้ำลึก
และก็แฝงไปด้วยศิลปะและการสื่อสารมากมาย จริง ๆ แล้ว
เขามีคำกล่าวด้วยว่า เลขานุการที่ดีนั้นเปรีบยเสมือนกระจก
สะท้อนไปยังคนที่เป็นผู้บังคับบัญชาด้วย

ลักษณะของงานที่ทำ

ลักษณะของงานที่ทำ

1. ทำการนัดหมาย และจัดตารางการนัดหมายให้ผู้บังคับบัญชาเตือนการนัดหมายให้
ผู้บังคับบัญชาทราบถึงกำหนดการนัดหมายให้ทราบล่วงหน้า

2. ติดต่อสอบถามงานทางโทรศัพท์ หรือทางอินเตอร์เน็ต บันทึกงานจากผู้บังคับบัญชา
โดยใช้ชวเลขแล้วนำมาจัดพิมพ์ ร่างจดหมายโต้ตอบทั้งภาษาไทย
และภาษาต่างประเทศที่องค์กรใช้เป็นประจำ

3. ดูแลรับผิดชอบ จัดแฟ้มเอกสาร จัดการประชุม เตรียมเอกสารในการประชุมของ
ผู้บังคับบัญชา การจัดทำรายงานการประชุม จัดการ และดูแลเอกสารที่เป็นส่วนตัว
และที่สำคัญแก่ผู้บังคับบัญชาเจรจาโต้ตอบ และการนัดหมายธุรกิจ

ลักษณะของงานที่ทำ

4. กับเจ้าหน้าที่ในองค์กรที่เกี่ยวข้องกับงานของผู้บังคับบัญชา ต้องมีความเข้าใจ
ถึงธรรมชาติ และภาระหน้าที่ของทั้งผู้บังคับบัญชา และองค์กรที่ตนปฏิบัติอยู่

5. รู้จักการแก้ไขปัญหา ข้อขัดแย้ง เมื่อปฏิบัติงานจนได้รับความวางไว้ใจของ
ผู้บังคับบัญชาแล้วอาจได้รับมอบหมายให้ทำงานแทนได้ในบางกรณี

สภาพการจ้างงาน

กลับไปที่หน้าวาระการประชุม

สภาพการ
ทำงาน

ต้องทำงานภายใต้สภาวะความกดดัน เนื่องจากต้องมีความ
รับผิดชอบสูง และต้องพบกับบุคคลหลายประเภท ซึ่งมี
บุคลิก และอารมณ์ที่แตกต่างกัน อีกทั้งต้องคำนึงถึงผล
ประโยชน์ของผู้บังคับบัญชา และองค์กรจึงต้องใช้ความ
สุขุม ละเอียดรอบคอบ และอดทน นอกจากนี้ต้องทำงานให้
เสร็จทันต่อเวลา เมื่องานไม่เสร็จในเวลาที่มอบหมายก็ต้อง
ทำงานนอกเวลา เพื่อให้งานที่รับมอบหมายแล้วเสร็จ

หน้าทรัพยากร

หน้าทรัพยากร

คุณสมบัติของผู้ประกอบอาชีพ
– ต้องมีวุฒิการศึกษาอย่างน้อยประกาศนียบัตรวิชาชีพทางเลขานุการ จนถึงปริญญาตรี หรือปริญญาโท
. ขึ้นอยู่กับลักษณะงานขององค์กร ขนาดขององค์กร และระดับผู้บริหาร
– มีความรู้งานขององค์กรที่ทำงานอยู่
– สามารถใช้ชวเลข และใช้ภาษาได้มากกว่าหนึ่งภาษาคือ ภาษาไทย และภาษาต่างประเทศ เช่น

อังกฤษ ญี่ปุ่น หรือ จีน เป็นต้นขึ้นอยู่กับการประกอบธุรกิจขององค์กรนั้น ซึ่งต้องสื่อสารได้ทั้ง
การเขียน และการพูด

หน้าทรัพยากร

– มีความรับผิดชอบงานดีมาก อดทน ทำงานภายในสภาพกดดันสูงได้ และมีมนุษยสัมพันธ์ดี
– ต้องใช้อุปกรณ์สำนักงานที่จำเป็นต่องานและสามารถใช้คอมพิวเตอร์ และโปรแกรมต่างๆ ได้
– สามารถให้คำปรึกษาแนะนำแก่ผู้บังคับบัญชา ตลอดจนการแก้ไขปัญหาอุปสรรคของงานใน

ความรับผิดชอบของผู้บังคับบัญชา
– มีความสามารถในการเก็บความลับของผู้บังคับบัญชา และองค์กร
– มีความสามารถในการต้อนรับผู้มาติดต่อ เพื่อสร้างภาพลักษณ์ของผู้บังคับบัญชา และองค์กร
– มีความสามารถในการสร้างความสัมพันธ์อันดีระหว่างบุคคล หรือองค์กรที่มาติดต่อ
– มีความสามารถในการประชาสัมพันธ์ เพื่อประโยชน์ของผู้บังคับบัญชา และองค์กร
– เป็นผู้อุทิศเวลาให้แก่การทำงาน

การเตรียมความพร้อม
สู่อาชีพ

การเตรียมความพร้อม
สู่อาชีพ

สำหรับผู้จบการศึกษาที่มีวุฒิการศึกษาไม่ตรงกับ
สาขาวิชาเลขานุการ ทั้ง ปวส. หรือ ในระดับปริญญา
ตรี สามารถเข้ารับการฝึกอบรมหลักสูตรเลขานุการ
ระยะสั้น จากโครงการการศึกษาต่อเนื่องตาม
มหาวิทยาลัยต่างๆ หรือสถาบันที่กระทรวง
ศึกษาธิการให้การรับรองเพิ่มเติมได้

ผู้จัดทำ
นางสาวแพรพิไล สิทธิประสงค์

ปวส.1 กจ. เลขที่ 6