By Supattra : Records & archive management (รีวิวหน่วยงานที่ทำหน้าที่จัดการเอกสารขององค์กร)

ชื่อ นางสาวสพุ ัตรา ภรู่ ะหงษ์ รหัส 603080695-7 เลขท่ี 34 สาขา สารสนเทศศาสตร์ ชน้ั ปที ่ี 2

รวี วิ หนว่ ยงานท่ที าหนา้ ที่จดั การเอกสารขององค์กร (Records & archive management)

หวั ขอ้ /ประเดน็ คาอธิบาย

ชอ่ื หน่วยงาน  บรษิ ัท ทรัพยศ์ รีไทย จากดั (มหาชน)

ข้อมูลหน่วยงาน  ช่อื บรษิ ัท : บรษิ ัท ทรัพย์ศรไี ทย จากดั (มหาชน)
หนา้ ที่  ช่อื ย่อ : SST
 เลขทะเบยี นบรษิ ัท : 0107537002117
 ประเภทธุรกิจ : ใหบ้ ริการจัดเกบ็ เอกสาร/ทรพั ยส์ นิ บริการให้เช่าและบรหิ ารพื้นท่ี

เพ่ือรองรับการจัดเก็บสินค้า รวมท้ังให้บริการรับบริหารจัดการสตอ๊ กสนิ ค้า และ
กจิ การทา่ เทียบเรอื
 ท่ีตั้งสานักงานใหญ่ : 2044/25-27 ถนนเพชรบุรีตัดใหม่ แขวงบางกะปิ เขตหว้ ย
ขวางกรุงเทพมหานคร 10310

o โทรศัพท์ : 02-314-0412, 02-314-3132, 02-318-5514-5
o โทรสาร : 02-318-3490-1
 เวบ็ ไซต์ : www.subsrithai.co.th, www.subsrithai.com

 ให้บริการจัดเก็บเอกสาร/ทรัพยส์ ิน บริการให้เช่าและบริหารพื้นท่เี พอ่ื รองรบั การ
จัดเก็บสนิ คา้ รวมท้ังให้บริการรบั บริหารจดั การสต๊อกสินคา้ และกิจการท่าเทียบ
เรอื

 มีการพัฒนาระบบการจัดเก็บเอกสารโดยนาระบบ AS/RS (AUTOMATED
STORAGE AND RETRIEVAL SYSTEMS) ระบบ BARCODE และ COMPUTER
มาใช้งานการจัดเก็บและค้นหาเอกสารได้อยา่ งมปี ระสิทธภิ าพ พรอ้ มบรกิ ารจดั เกบ็
สื่ออเิ ลก็ ทรอนิกส์หรือสินค้าทม่ี คี วามจาเปน็ ตอ้ งเก็บในห้องควบคุมอุณหภมู ิ

รปู ภาพ :
http://www.subsrithai.co.th/doc_storage.asp

1

ชอื่ นางสาวสุพตั รา ภ่รู ะหงษ์ รหัส 603080695-7 เลขที่ 34 สาขา สารสนเทศศาสตร์ ช้ันปที ่ี 2

สังกดั  ภายใต้สงั กัดบรษิ ทั มหาชนจากดั

1. รับฝากเกบ็ และดแู ลเอกสาร

กจิ กรรม/การบริการ  แบบรายกล่อง
o บริษัทฯ มี Computer Program ท่ีออกแบบพิเศษโดยเฉพาะมีการใช้
Barcode System ช่วยในการจัดเก็บและระบุตาแหน่งที่เก็บกล่องเอกสาร
อย่างมีระบบช่วยให้การบันทึกข้อมูลรวดเร็วและระบบยังมีการตรวจสอบ
ขน้ั ตอนการทางานทกุ ข้นั ตอนเพ่ือความถูกตอ้ ง
o บรษิ ทั ฯ มบี ริการบันทึกข้อมูลรายการเอกสารทั้งหมดด้วยเครอื่ งคอมพิวเตอร์
ที่ทันสมัย เพ่ือการค้นหาได้ถึงแฟ้มข้อมูลที่ต้องการได้ง่ายและรวดเร็วด้วย
Program Packing and Filing ผูฝ้ ากสามารถคน้ หาขอ้ มูลเอกสารของทา่ นได้
โดยใช้ Key Word ต่างๆ เชน่ หมายเลขกลอ่ ง, วนั ท่ีนาฝาก, หรือวันหมดอายุ
ของเอกสาร เป็นต้น

 แบบรายแฟ้ม
o บริษัทฯ มี Computer Program ที่ออกแบบพิเศษสาหรับการจัดเก็บแบบ
รายแฟ้มโดยเฉพาะ มีการใช้ Barcode System ช่วยในการจัดเก็บและระบุ
ตาแหน่งทเี่ ก็บแฟ้มเอกสารอย่างมีระบบ ช่วยให้การบันทึกขอ้ มูลรวดเร็วและ
ระบบยงั มีการตรวจสอบข้ันตอนการทางานทกุ ขัน้ ตอนเพือ่ ความถกู ต้อง

 ตรวจสอบขอ้ มลู และรายงานผล
o Computer Program ที่ใช้ในการบันทึกและรายงานผลจะช่วยให้ผู้ฝาก
สามารถตดิ ตามการปฏบิ ตั ิงานไดท้ กุ ขน้ั ตอนและทราบสถานะของเอกสาร

 การรบั -ส่งขอ้ มูลกบั ลูกคา้ และรายงานต่างๆ
o บริษัทฯ บริการการส่งรายงานในรูปของแผ่น Diskette หรือถ้าท่านตอ้ งการ
ความรวดเร็วท่านสามารถใช้ระบบ Computer On-line โดยเข้ามาที่
website: www.subsrithai .co.th ท่านก็จะทราบข้อมูลที่ท่านต้องการทันที
นอกจากนี้ผู้ฝากจะสามารถสอบถามข้อมูลของเอกสารของท่านได้โดยตรง
ทนั ทีจากพนักงาน

2. รับฝากเกบ็ และบริหารสื่ออเิ ล็กทรอนกิ ส์

 บรษิ ทั ฯ มหี อ้ งปลอดภัยสาหรบั จัดเกบ็ รักษาเทปขอ้ มลู และสอื่ อิเล็กทรอนิกส์
โดยเป็นหอ้ งที่สร้างขึ้นภายในหอ้ งม่นั คงของบรษิ ัทฯ มกี ารควบคุมอณุ หภูมอิ ยู่
ที่ 20?C - 25?C และความช้ืนสัมพัทธ์อยู่ท่ี 40 - 50% ตลอด 24 ชั่วโมง
พร้อมดว้ ยกล่องบรรจุเอกสารอิเลก็ ทรอนิกส์

2

ชือ่ นางสาวสพุ ตั รา ภรู่ ะหงษ์ รหัส 603080695-7 เลขที่ 34 สาขา สารสนเทศศาสตร์ ช้นั ปีท่ี 2

3. รับฝากเก็บดว้ ยหอ้ งมั่นคง (Strong Room)

 บริษทั ฯ มหี ้องม่ันคงสาหรับฝากเก็บเอกสารสาคญั หรืออ่ืนๆ ทต่ี ้องการจัดเกบ็
แบบเป็นพิเศษ โดยบริษัทฯ เป็นรายแรก และรายเดียวที่นาเอาระบบคลัง
อัจฉริยะ (Automated Storage and Retrieval System) โดยใชเ้ ทคโนโลยี
ที่ทันสมัยท่ีสุดในทวีปเอเชียซ่ึงนับเป็นแห่งแรกและแห่งเดยี วในประเทศไทย
มาใช้สาหรับบรกิ ารจดั เก็บเอกสารและข้อมูล โดยเอกสารจะถูกจัดเก็บอยู่ใน
ห้องมั่นคง (Strong Room) กันไฟได้นานกวา่ 3 ช่ัวโมง ซึ่งเป็นห้องระบบปดิ
ทไ่ี มม่ ีพนกั งานเข้าไป และใช้หุ่นยนต์ซูเปอรค์ อมพวิ เตอรใ์ นการเก็บรักษาและ
คน้ หาเอกสาร จึงค้นหาไดไ้ ว และมคี วามปลอดภยั เตม็ ท่ี

4. การเกบ็ เอกสารในรูปแบบข้อมูลรูปภาพ (Scan)

 บริษัทฯ มีบริการในรูปแบบใหมท่ เี่ พม่ิ ความสะดวกให้แกล่ กู ค้า โดยการ Scan
เอกสารท่ีรับฝากเกบ็ ไวใ้ นรูปของ File เพ่ือลูกค้าสามารถเข้ามาตรวจสอบได้
ดว้ ยการ Online

5. บริการอน่ื ๆ

 จัดหากล่องเอกสาร : บริษัทฯมีกล่องเอกสารท่ีได้มาตรฐานออกแบบมา
โดยเฉพาะสาหรับบรรจเุ อกสาร

 การจดั บรรจเุ อกสาร : บรษิ ทั ฯให้บริการบรรจุเอกสารพรอ้ มทง้ั จดั ทาทะเบยี น
ด้วยทีมงานท่มี ีความเชี่ยวชาญและประสบการณ์ในด้านการจดั บรรจเุ อกสาร
มานาน

 บรกิ ารค้นหาเอกสาร : บรษิ ทั ฯมีระบบการจัดเกบ็ กล่องเอกสารทท่ี นั สมัยดว้ ย
ระบบ Computer-Barcode ทาให้สามารถค้นหาเอกสารได้รวดเร็วและ
ถูกต้องแม่นยา มัน่ ใจได้วา่ เอกสารจะไม่มีการสูญหาย

 ให้บริการนาส่งกล่องเอกสาร : บริษัทฯ ให้บริการนาส่งเอกสารเพ่ือการ
ตรวจสอบ ณ ท่ีทาการของผฝู้ ากโดยเจ้าหนา้ ท่แี ละรถประจาของบริษัทฯ โดย
รถขนสง่ ตดิ ต้ังระบบส่อื สารและบอกตาแหนง่ (GPS) เพอื่ ติดตามไดต้ ลอดเวลา

 จัดห้องรบั รองสาหรับตรวจสอบเอกสาร : กรณีที่ผู้ฝากประสงค์จะเดินทาง
มาตรวจสอบเอกสาร ณ ศูนย์เก็บเอกสาร บริษัทมีบริการห้องรับรองเพื่อ
ตรวจสอบเอกสารพร้อมอุปกรณ์ สานักงาน เช่นโทรศพั ท์ โทรสาร และเครื่อง
ถา่ ยเอกสาร

 ติดต่อหน่วยราชการเพ่ือยื่นเร่ืองขออนุญาตจัดเก็บเอกสารนอกสถานท่ี
ประกอบการ : บริษัทฯ ใหบ้ ริการติดต่อหน่วยงานราชการเพอื่ ขออนุญาตเรอื่ ง
เก็บเอกสารไว้นอกสถานประกอบการ

3

บุคลากร ชื่อ นางสาวสุพตั รา ภ่รู ะหงษ์ รหัส 603080695-7 เลขท่ี 34 สาขา สารสนเทศศาสตร์ ชั้นปีท่ี 2

 ตาแหนง่

o คณะกรรมการบรษิ ัท
o เลขานุการบรษิ ัท
o คณะกรรมการบริหาร
o คณะกรรมการสรรหาและกาหนดคา่ ตอบแทนกรรมการ
o คณะกรรมการตรวจสอบและธรรมาภิบาล
o ประธานเจา้ หนา้ ทบี่ ริหารและกรรมการผจู้ ัดการ
o คณะทางานบริหารความเสย่ี ง
o รองกรรมการผจู้ ดั การสายงานธุรกจิ คลงั เอกสาร, คลงั สินคา้ และท่าเทียบเรอื
o ผู้จดั การฝ่ายคลงั เอกสาร
o ผ้จู ดั การฝ่ายคลงั สนิ คา้ และทา่ เทยี บเรอื
o ผู้จดั การฝ่ายเทคโนโลยสี ารสนเทศ
o ผู้จดั การฝา่ ยบญั ชแี ละการเงิน
o ผู้จดั การฝา่ ยปฏิบตั ิการ

รปู ภาพ : http://www.subsrithai.co.th/organization.asp

4

ช่อื นางสาวสพุ ัตรา ภู่ระหงษ์ รหัส 603080695-7 เลขที่ 34 สาขา สารสนเทศศาสตร์ ชั้นปีท่ี 2

ความสาคัญของ  เพื่อดาเนินธุรกิจในด้านการให้บริการดูแลและเก็บรักษาเอกสารท่ีสาคัญ โดย
หน่วยงาน มุ่งเน้นให้บริการท่ีคุ้มค่าและปลอดภัย ช่วยลดค่าใช้จ่ายและเพ่ิมความสะดวก
รวดเร็วในการค้นหาและเรียกดูเอกสาร ให้แก่ บริษัท ห้างร้าน และหน่วยงาน
ราชการต่างๆ อาทิ เอกสารทางดา้ นบญั ชี เอกสารการเงิน เอกสารนิตกิ รรมตา่ งๆ
ตลอดจนเอกสารข้อมูลสาคัญอนื่ ๆ ที่กฎหมายกาหนดให้เก็บรักษาเอกสารเหล่านี้
ไว้ตรวจสอบอย่างน้อยประมาณ 5 - 10 ปี ซึ่งปัจจบุ ันบริการรับฝากเอกสารไดร้ ับ
รองมาตรฐานคุณภาพ ISO 9001:2008

 เพื่อให้ความสาคัญกับการจัดเก็บเอกสารท่ีทันสมัยด้วยอาคารศูนย์เก็บเอกสาร
ขนาดใหญ่ ทมี่ หี ลากหลายระบบในการจัดเกบ็ เอกสาร คอื
o มีระบบระบายอากาศภายในคลังเอกสาร สะดวกต่อการจดั เก็บและดูแลเพ่อื
รกั ษาสภาพกลอ่ งเอกสาร
o มีระบบคลังเอกสารอัตโนมัติ AS/RS ที่ใช้เทคโนโลยีท่ีทันสมัยที่สุดในทวีป
เอเชียซ่ึงนับเป็นแห่งแรกและแห่งเดียวในประเทศไทยมาใช้สาหรับบริการ
จัดเกบ็ เอกสาร
o มีระบบการควบคุมการจัดเก็บด้วยระบบคอมพิวเตอร์ และรหัสบาร์โค้ดที่
สามารถค้นหาเอกสารไดอ้ ย่างรวดเร็ว และแมน่ ยา
o มีเจ้าหนา้ ทีผ่ ้เู ช่ียวชาญในการจัดบรรจุและทารายการต่างๆ
o มบี รกิ ารนาสง่ เอกสารท่ตี ้องการใช้ตรวจสอบไดร้ วดเร็ว

 เพ่อื ใหค้ วามสาคัญกบั เอกสารซึง่ ถอื เป็นเอกสารลับเฉพาะของผู้ฝากแตล่ ะราย โดย
จัดใหม้ รี ะบบการควบคมุ ดแู ลรกั ษาความปลอดภัยในด้านการป้องกนั ขอ้ มูลร่ัวไหล
คือ
o มีระบบการป้องกนั อัคคีภัยที่ทนั สมยั และมปี ระสทิ ธิภาพ
o คลังเอกสารมีพนักงานรักษาความปลอดภยั ตลอด 24 ช่ัวโมง พร้อมควบคุม
ดว้ ยกลอ้ งวงจรปดิ
o มกี ารตรวจสอบการเขา้ -ออกบริเวณศูนย์เกบ็ เอกสาร
o มีการติดตั้งอุปกรณ์สัญญาณเตือนภัย รวมทั้งระบบตรวจจับแสงอินฟราเรด
ภายในอาคาร
o ติดตั้งระบบตรวจจบั กลุ่มควัน (Smoke Detector) ระบบตรวจจับความรอ้ น
(Heat Detector) ระบบเครือ่ งพ่นฉีดน้ายาดบั เพลงิ ท่วั ทกุ บริเวณของศนู ยเ์ กบ็
เอกสาร
o มีการตดิ ตัง้ ทอ่ ส่งนา้ เพื่อใชใ้ นการดบั เพลิง และระบบตดั ไฟอตั โนมัติ โดยมกี าร
ตรวจสอบและทดสอบการใช้งานเปน็ ประจา
o มกี ารฉดี พน่ เพือ่ ปอ้ งกนั ปลวกแมลงตา่ งๆ

5

ชือ่ นางสาวสพุ ัตรา ภ่รู ะหงษ์ รหัส 603080695-7 เลขท่ี 34 สาขา สารสนเทศศาสตร์ ชั้นปีที่ 2

อา้ งอิง
ทรัพยศ์ รไี ทย. (2562). บรกิ ารคลงั เอกสารของบริษทั ทรพั ยศ์ รไี ทย จากัด (มหาชน). ค้นเมอื่ 6 มนี าคม 2562, จาก

http://www.subsrithai.co.th/doc_storage.asp

6