SPP2103_Topik 5 Komunikasi Perniagaan di Tempat Kerja

SPP2103: ASAS
KOMUNIKASI
PERNIAGAAN

TOPIK 5 :KOMUNIKASI
DI TEMPAT KERJA

PN. NUR AZLINA BINTI JALALUDDIN
Bachelor of Business Administration (BBA),

Universiti Malaya (2007)
Master of Business Administration (MBA),

Universiti Teknologi Malaysia (2018)

This Photo by Unknown Author is licensed under CC BY-ND

A) TUJUAN KOMUNIKASI DI TEMPAT KERJA

Dapat mempelajari atau Mengenali tingkahlaku Dapat berkomunikasi
mengajar sesuatu sendiri atau tingkahlaku baik dengan rakan

kepada orang di tempat orang lain sekerja
kerja

Ia juga dapat Membangunkan sebuah Dapat mengeratkan
menyelesaikan masalah kumpulan yang dapat silatulrahim antara rakan
yang dihadapi di tempat di tempat kerja,tidak kira
berkerjasama dan
kerja bertanggungjawab agama atau bangsa
dalam melaksanakan
projek atau tugasan

B) STRUKTUR Suatu sistem atau jaringan
ORGANISASI formal menunjukkan
bagaimana aktiviti organisasi
dibahagi, dikumpul dan
diselaraskan

Menggambarkan hubungan di
antara pelbagai tahap
pengurusan

Membentuk struktur lini dan staf
melalui carta organisasi

C) JENIS STRUKTUR ORGANISASI

Struktur Divisional
Struktur Matrik
Struktur Fungsian

STRUKTUR
DIVISIONAL

Struktur divisional terbahagi
kepada tiga (3) iaitu:

❖ 1) Produk

STRUKTUR
DIVISIONAL

Struktur divisional terbahagi
kepada tiga (3) iaitu:

❖ 2) Pelanggan

STRUKTUR
DIVISIONAL

Struktur divisional terbahagi
kepada tiga (3) iaitu:

❖ 3) Geografik

❑Struktur yang diagihkan
mengikut tugas dan fungsi

❑Merupakan jabatan yang
paling asas digunakan oleh
organisasi kecil yang
mempunyai produk yang
terhad

❑Contohnya : pengeluaran,
kewangan dan pemasaran

STRUKTUR FUNGSIAN

❑Merupakan gabungan
antara struktur divisional
dan struktur fungsian

❑Juga dikenali sebagai
“sistem berbilang arahan”

❑Staf membuat laporan
kepada dua orang ketua
iaitu ketua fungsian dan
ketua jabatan divisional.

STRUKTUR MATRIK

D) CIRI-CIRI STRUKTUR ORGANISASI FORMAL

Organisasi formal meliputi keterkaitan antara posisi-posisi yang telah
ditetapkan.Dasar dari organisasi formal adalah posisi atau jabatan
tersebut

Tujuan besar yang ditentukan dalam perangcangan organisasi dibagi
menjadi beban kerja yang lebih mudah ditangani tiap departemen dan
individu ke dalam tugas-tugas,kewajipan dan tanggungjawab

Terdapat Prosedur,aturan dan kebijakan yang tegas dapat mengatur
segala aktiviti dan fungsi setiap jabatan di dalam organisasi

Setiap anggota organisasi tidak diperkenakan mencampurkan urusan
pribadi dengan tanggungjawab organisasi

E) SALURAN KOMUNIKASI FORMAL

Komunikasi secara menegak

❖Komunikasi ke bawah
❖Komunikasi ke atas

Komunikasi mendatar

Komunikasi pepenjuru

POLA KOMUNIKASI

KOMUNIKASI KOMUNIKASI KE BAWAH
SECARA
MENEGAK • Aliran maklumat dari peringkat atasan ke
peringkat bawah dalam organisasi

• Wujud dalam organisasi autokratik
• Wujud masalah sukar memahami mesej yang ingin

disampaikan oleh pihak atasan
• Contoh: Polisi, arahan, maklumbalas, prosuder

syarikat

KOMUNIKASI KE ATAS

• Maklumbalas dari pihak bawahan ke peringkat
atasan

• Aliran komunikasi diganggu oleh masalah
persekitaran

• Contohnya : maklumbalas, cadangan, info
pelanggan

KOMUNIKASI Berlaku di antara rakan sekerja di
MENDATAR peringkat yang sama di dalam satu
kumpulan atau kumpulan yang
berlaian
Berkongsi maklumat dan
menyelesaikan masalah

Bentuk komunikasi yang lebih efektif
menggunakan
telefon,email,memo,laporan dan
sebagainya

KOMUNIKASI Komunikasi yang
PEPENJURU menghubungkan semua
peringkat/hierarki
dalam organisasi
Berorentasikan
komunikasi terbuka

F) RANGKAIAN ❑Dalam satu organisasi, saluran formal “ia wujud
KOMUNIKASI dalam bentuk komunikasi rasmi seperti yang ada
pada peta organisasi dan disebutkan dalam
FORMAL penerangan jabatan”

❑Saluran komunikasi formal adalah saluran yang
tersusun dengan baik, selain dikenali sebagai saluran
institusi.

❑Ia juga penting bagi memastikan maklumat yang
ingin disampaikan kepada pekerja khususnya dalam
sistem organisasi

❑Komunikasi formal terbahagi kepada 3 iaitu rantai,
roda dan semua saluran

KOMUNIKASI FORMAL:
RANGKAIAN RANTAI

❑Penyampaian maklumat adalah
sederhana
❑Ketepatan maklumat paling tinggi
❑Tidak mewujudkan pemimpin

KOMUNIKASI FORMAL:
RANGKAIAN RODA

❑Komunikasi lebih cepat dan tepat
❑Mewujudkan seorang pemimpin
❑Idea dan maklumat kurang
diperolehi

KOMUNIKASI FORMAL:
RANGKAIAN SEMUA
SALURAN

❑Cepat tetapi ketepatan maklumat
adalah kurang

❑Ketiadaan pemimpin mengherotkan
penyampaian maklumat

G) KELEBIHAN KOMUNIKASI TIDAK FORMAL

ia cenderung meletakkan birokrasi di tempat yang dapat melancarkan
operasi

Sekiranya pekerja perlu pergi ke penyelia dengan isu dan tunggu untuk
membuat rantaian, kemajuan perlahan dan perniagaan dapat
menghadapi masalah akibatnya

Maklumat juga boleh hilang kerana ia membuat jalan ke atas atau ke
bawah, dengan butiran penting dilupakan atau menjadi condong

Walau bagaimanapun, mungkin kelebihan struktur kerja tidak rasmi
adalah fleksibiliti

H) KELEMAHAN STRUKTUR ORGANISASI TIDAK
FORMAL

Sumber khabar angin Menimbulkan masalah Menolak penentangan
terhadap perubahan organisasi

Tujuan pribadi pimpinan dan Keunggulan sesebuah Organisasi secara keseluruhan
tujuan organisasi selalunya organisasi sangat bergantung terlalu bergantung pada satu

tidak dapat dibezakan kepada kemampuan orang
kepimpinan, kerana ia
menetapkan keputusan,

kebijaksanaan, dan
pengendalian dipegang sendiri

I) RANGKAIAN Wujud dimana-mana sahaja
KOMUNIKASI Terkenal dengan khabar angin
TIDAK FORMAL Bukan maklumat yang sah
Keith Davis mengenalpasti 4 kemungkinan
jenis rangkaian komunikasi tidak formal

TIDAK FORMAL: SISTEM
SERANTAI

Maklumat mengalir dari seorang ke seorang yang
lain
Rangkain dianggap paling tidak tepat

TIDAK FORMAL: SISTEM
MENGUMPAT

Maklumat menarik tetapi tidak berkaitan dengan
kerja
Berkesan sekiranya penyampai maklumat jujur

TIDAK FORMAL: SISTEM
KEBARANGKALIAN

Pemberitahuan maklumat dilakukan secara rawak
Maklumat agak menarik tetapi tidak penting

TIDAK FORMAL: SISTEM
GUGUSAN

Dikenal sebagai rangkaian kelompok

Suatu pola buah mulut yang berkuasa dalam
organisasi

Individu penghubung terpilih yang akan
menyampaikan maklumat berkaitan dengan kerja
dan kena pada masanya

TIDAK FORMAL: GRAPEVINE

Merupakan apa sahaja bentuk komunikasi yang
berlaku dalam organisasi selain dari komunikasi
formal
⁃ prinsip kawalan luaran
⁃ Prinsip kognitif tidak jelas
⁃ Prinsip penerangan bersepadu