The words you are searching are inside this book. To get more targeted content, please make full-text search by clicking here.
Discover the best professional documents and content resources in AnyFlip Document Base.
Search
Published by ปาลิตา รูปสม, 2019-11-28 08:57:04

บทที่3

บทที่3

ความรเู ้ บอื้ งตน้ เกย่ี วกบั เอกสารในสานักงาน

รปู แบบเอกสารในสานักงานจาแนกได ้ ดงั นี้
1. เอกสารสานักงานจาแนกตามแหลง่ ทมี่ า เอกสารประเภทนี้

จาแนกเป็ นทง้ั เอกสารภายใน และภายนอก
2. เอกสารสานักงานจาแนกตามระดบั ความสาคญั เอกสาร

ประเภทนีส้ ามารถจาแนกระดบั ความสาคญั ได ้ 4 ระดบั คอื
เอกสารทไี่ ม่สาคญั
เอกสารทม่ี ปี ระโยชน์
เอกสารทส่ี าคญั
เอกสารทสี่ าคญั ทสี่ ดุ

(คณะกรรมการกลมุ่ ปรบั ปรุงชดุ วชิ าระบบสารสนเทศสานกั งาน, 2557, หนา้ 8-11 อา้ งถงึ ใน สมสรวง พฤตกิ ุล, 2545, หนา้ 9)

3. เอกสารจาแนกตามสอื่ ทจี่ ดั เก็บ สามารถจาแนกออกเป็ น 3 ประเภท

กระดาษ
ไมโครฟอรม์
อเิ ล็กทรอนิกส ์

4. เอกสารจาแนกตามโครงสรา้ ง สามารถจาแนกออกเป็ น 3 ประเภท คอื

-เอกสารทม่ี โี ครงสรา้ ง เป็ นเอกสารสานักงานเพอ่ื เป็ นมาตรฐาน
เดยี วกนั ทว่ั ทงั้ สานักงาน เชน่ แบบฟอรม์ การสมคั รงาน
-เอกสารกงึ่ โครงสรา้ ง เอกสารทม่ี แี บบแผนในการจดั ทาอยใู่ นระดบั หน่ึง แต่
อาจไมค่ รบถว้ นทงั้ ฉบบั เชน่ บนั ทกึ โตต้ อบในสานักงาน ซงึ่ มรี ปู แบบไว ้
ชดั เจนแตเ่ นือ้ หาในบนั ทกึ ไม่มโี ครงสรา้ งทช่ี ดั เจน
-เอกสารไมม่ โี ครงสรา้ ง ไมไ่ ดถ้ กู กาหนดไวเ้ ป็ นมาตรฐาน ขนึ้ อยกู่ บั ผจู้ ดั ทา
ในการกาหนดความยาว การแบง่ หวั ขอ้ การใสร่ ปู ภาพ เชน่ รายงานศกึ ษา
การดงู านทไี่ ม่มโี ครงสรา้ ง รายงานการฝึ กอบรม เป็ นตน้

วงจรชวี ติ เอกสาร

การทาลายมี 2 วธิ กี าร ดงั นี้
1. Periodic Method เป็ นการตรวจเอกสารทกุ รอบระยะเวลาคงท่ี เชน่ 6
เดอื น หรอื 1 ปี เพอ่ื พจิ ารณาเอกสารทไี่ ม่คอ่ ยไดใ้ ชจ้ ากทเี่ ก็บเอกสารหรอื
โยกยา้ ยขอ้ มูลไปสสู่ อื่ ทม่ี รี าคาถกู กวา่
2. Continuous Method เป็ นการโยกยา้ ยเอกสารทไี่ ม่คอ่ ยไดใ้ ชต้ ามอายุ
เอกสารหรอื ตามระยะเวลาการเก็บรกั ษา ขนึ้ กบั สานักงานแตล่ ะแห่ง เชน่
สานักงานทนายยงั ตอ้ งเกบ็ ขอ้ มูลทจี่ าเป็ นของลกู ความ อาจใชเ้ วลาเกบ็
มากกวา่ 10 ปี หรอื บางแหง่ อาจเกบ็ เพยี ง 5 ปี แลว้ คอ่ ยทาลาย เป็ นตน้

ปัญหาในการจดั เก็บเอกสาร

- ผูใ้ ชเ้ อกสารหลายคนอาจทาให้
- การจดั เกบ็ ทไ่ี ม่เป็ นระบบอาจทาให ้
- สแกนในรปู ของไฟล ์ หากเครอ่ื งคอมพวิ เตอรม์ ปี ัญหาอาจทาให ้
เอกสารสญู หายได ้
- ทาใหเ้ กดิ ระบบทไ่ี ม่เป็ นมาตรฐานเดยี วกนั
- เจา้ หนา้ ทข่ี าดทกั ษะและความรใู ้ นการจดั เกบ็ เอกสาร
- ขาดอปุ กรณใ์ นการจดั เกบ็
- เอกสารไม่ไดถ้ กู นามาเก็บไวท้ นั ที
- เอกสารถกู วางไวบ้ นโตะ๊ โดยไม่ไดบ้ อก
- ผบู้ งั คบั บญั ชาไมใ่ หค้ วามสาคญั ในการ
- ไมม่ รี ะบบการทาลายเอกสาร

กระบวนการจดั การเอกสารในสานักงาน

1. การผลติ เอกสารอเิ ล็กทรอนิกส ์
2. การควบคมุ เอกสารอเิ ล็กทรอนิกส ์ เมอ่ื เกดิ เอกสารอเิ ล็กทรอนิกสข์ นึ้
จะตอ้ งมกี ารลงทะเบยี นเอกสาร การอนุมตั เิ อกสารจากผูม้ อี านาจ รวมไปถงึ
การควบคมุ ความปลอดภยั ของเอกสาร และการควบคมุ การกระจายการ
นาไปใชง้ าน
3. การอนุมตั เิ อกสารอเิ ล็กทอนิกส ์ ปัจจบุ นั มกี ารอนุมตั ใิ นรปู แบบของ
อเิ ล็กทรอนิกส ์ อาจใชล้ ายมอื ชอื่ อเิ ล็กทรอนิกส ์ หรอื วธิ อี น่ื ๆ ซง่ึ เป็ นวธิ กี าร
พสิ จู นต์ วั ตนในการรกั ษาความปลอดภยั เอกสารอเิ ล็กทรอนิกส ์ ปัจจบุ นั
นิยมใชล้ ายเซน็ ดจิ ทิ ลั (digital signature)
4. การแจกจา่ ยใชง้ านเอกสารอเิ ล็กทรอนิกส ์ เป็ นขนั้ ตอนทสี่ าคญั การ
กระจายเอกสารจะตอ้ งสามารถรบั -สง่ ในรปู แบบอเิ ล็กทรอนิกส ์ เชน่
หนังสอื เวยี นอเิ ล็กทรอนิกส ์ เป็ นจดหมายอเิ ล็กทรอนิกสท์ สี่ ง่ ไปในฝ่ ายตา่ ง
ๆ ไดอ้ ยา่ งปลอดภยั สง่ ไปยงั ผรู้ บั ไดอ้ ยา่ งถกู ตอ้ งและรวดเรว็

ประโยชนข์ องการจดั เกบ็ เอกสารในสานักงานสามารถจาแนกได ้ ดงั นี้

1. ใชเ้ ป็ นหลกั ฐานในการอา้ งองิ
2. ใชเ้ ป็ นเครอ่ื งมอื ในการดาเนินงาน
3. ใชเ้ ป็ นแนวทางในการปฏบิ ตั งิ าน
4. ใชเ้ ป็ นแนวทางในการประกอบการตดั สนิ ใจ
5. ชว่ ยใหก้ ารดาเนินงานมปี ระสทิ ธภิ าพ

ปัญหาจากการประมวลแฟ้ มขอ้ มลู แบบดง้ั เดมิ สรปุ ไดด้ งั นี้

1. ขอ้ มูลมคี วามซา้ ซอ้ น
2. ความยงุ่ ยากจากการประมวลผล
3. มคี วามถกู ตอ้ งของขอ้ มลู นอ้ ย
4. ยากตอ่ การควบคมุ ความเป็ นมาตรฐาน
5. ยากตอ่ การบูรณาการขอ้ มลู
ระบบแฟ้ มขอ้ มูลอตั โนมตั มิ ี 3 รูปแบบ ดงั นี้

1. การจดั แฟ้ มขอ้ มลู แบบเรยี งลาดบั (sequential file organization)
2. การจดั แฟ้ มขอ้ มลู แบบเขา้ ถงึ โดยตรง (directed file organizations)
3. การจดั แฟ้ มขอ้ มูลแบบเรยี งลาดบั ดชั นี (indexed sequential
organization)

ประโยชนข์ องการสแกนเอกสารเป็ นดจิ ทิ ลั ไฟลอ์ ธฺ บิ ายได ้ ดงั นี้

1. ชว่ ยประหยดั พนื้ ทสี่ านักงาน
2. ชว่ ยสรา้ งสภาพแวดลอ้ มการทางานทด่ี ี
3. ชว่ ยประหยดั เวลา
4. สามารถใชไ้ ฟลเ์ อกสารรว่ มกนั ได ้
5. ไฟลเ์ อกสารไมส่ ญู หาย
6. เอกสารและขอ้ มลู ปลอดภยั
7. สรา้ งภาพลกั ษณท์ ดี่ ี

เทคโนโลยตี า่ ง ๆ ทสี่ านักงานสมยั ใหมม่ กั นิยมนามาใชใ้ นการบรหิ ารจดั การ
เอกสาร ดงั นี้

1. การบรหิ ารเอกสารดว้ ยแอปพลเิ คชนั (application) นอกจากนีก้ ารบรหิ าร
จดั การเอกสารดว้ ยแอปพลเิ คชนั ยงั มคี วามสามารถอน่ื ๆ จาแนกได ้ ดงั นี้

1.1 สามารถจดั การเอกสารจานวนหลายลา้ นไฟลแ์ ละกคู ้ นื หรอื
เปลย่ี นแปลงแกไ้ ขไดอ้ ย่างถกู ตอ้ งภายในเวลาเพยี งไม่กวี่ นิ าที

1.2 สามารถทาการใชเ้ อกสารรว่ มกนั กบั เพอื่ นรว่ มงาน
ขณะเดยี วกนั ยงั มกี ารป้ องกนั ขอ้ มูลทเ่ี ป็ นความลบั และกาหนดสทิ ธใิ์ นการเขา้
ใชง้ าน

1.3 สามารถทาการสง่ ไฟลท์ างอเี มลห์ รอื ทางแฟกซไ์ ดท้ นั ที
1.4 สามารถเขา้ ใชง้ านเอกสารต่าง ๆ ไดท้ กุ ทที่ กุ เวลา
1.5 สามารถทาการสารองไฟลแ์ ละเรคอรด์ เพอ่ื กูค้ นื ขอ้ มูลในกรณีที่
ระบบมปี ัญหา


Click to View FlipBook Version
Previous Book
บทที่4
Next Book
บทที่2