1 KEMENTERIAN AGRARIA DAN TATA RUANG/ BADAN PERTANAHAN NASIONAL SEKRETARIAT JENDERAL Jalan Sisingamangaraja Nomor 2 Jakarta Selatan 12014 Kotak Pos 1403 Telepon: 7228901, 7393939 email : [email protected] ANALISA KASUS SITUASI Anda adalah Reza Rahadian, seorang Head Business & Risk Koperasi Sukasuka yang baru saja dilantik pada tanggal 25 September 2023. Anda mendapatkan tugas dari Manajer Utama yakni Erick Tohir untuk menangani berbagai persoalan yang kompleks, diantaranya menyelesaikan tunggakan pelayanan terkait pengajuan pembiayaan kredit, menindaklanjuti keluhan debitur terkait diskriminasi pelayanan, dan menindaklanjuti edaran penerapan layanan elektronik. Anda juga diminta untuk mengkaji dan membuat alternatif-alternatif penyelesaian masalah yang ada. Khusus untuk masalah tunggakan pengajuan pembiayaan kredit, Erick menargetkan Anda untuk dapat menyelesaikan seluruh tunggakan dalam waktu 2 bulan. Pada meeting selanjutnya, Erick meminta Anda untuk menyampaikan rekomendasi rencana penyelesaian masalah-masalah sehingga dapat mengembalikan kinerja Koperasi Sukasuka. TUGAS Anda diberikan waktu selama 60 menit untuk mempelajari data dan informasi yang ada serta menyelesaikan tugas ini. Anda diminta untuk memilih 3 (tiga) permasalahan yang ada dalam analisis kasus ini dan membuat skala prioritas penyelesaian dengan membuat peringkat nomor 1 (satu) memiliki prioritas
2 tinggi untuk segera dapat diselesaikan, dan nomor berikutnya seperti 2 (dua), memiliki prioritas yang lebih rendah dari nomor 1 (satu), dan terakhir 3 (tiga). Masing-masing nomor diberikan alasan mengapa hal tersebut menjadi prioritas (format analisis, prioritas dan alasan tersedia dalam lembar jawaban). Setelah itu, Anda akan diminta untuk melaporkan kajian dan rekomendasi alternatif penyelesaian masalah kepada Manajer Utama sebagaimana tabel yang telah disediakan di lembar jawaban.
3 GAMBARAN UMUM KOPERASI SUKASUKA Musibah pandemi Covid 19 sangat berpengaruh terhadap perekonomian masyarakat dimana Usaha Mikro Kecil dan Menengah (UMKM) merupakan salah satu pelaku usaha perekonomian yang terdampak. Koperasi Simpan Pinjam (KSP) adalah lembaga ekonomi dan sosial yang menjadi tumpuan para pelaku UMKM sebagai tempat untuk mendapatkan modal untuk mengembangkan usahanya. KSP diharapkan dapat membantu masyarakat dalam memenuhi kebutuhan permodalan khususnya bagi kegiatan produktif. Koperasi Simpan Pinjam Sukasuka merupakan salah satu koperasi yang terletak di Kecamatan Sukamakmur. Koperasi Sukasuka memiliki badan hukum yang sah berdasarkan Keputusan Menteri Koperasi dan UMKM. Sejak didirikan pada tahun 2020 sampai dengan sekarang Koperasi Sukasuka masih aktif menjalankan perannya dalam memberikan pendampingan kepada pelaku UMKM, memberikan pinjaman modal dan memberdayakan perekonomian masyarakat di Kecamatan Sukamakmur. Banyak pelaku UMKM yang meminjam modal dengan bunga rendah pada Koperasi Sukasuka sehingga pelaku UMKM dapat bertahan pada saat pandemi. Hal ini menjadikan kepercayaan masyarakat kepada Koperasi Sukasuka tergolong tinggi.
4 VISI : Mewujudkan lembaga ekonomi dan sosial yang mampu membangun citra terbaik dalam meningkatkan kesejahteraan masyarakat. MISI : ● Membangun dan mengembangkan potensi dan kemampuan ekonomi masyarakat untuk meningkatkan kesejahteraan ekonomi dan sosialnya. ● Berperan secara aktif dalam upaya meningkatkan kualitas kehidupan manusia dan masyarakat. ● Memperkokoh perekonomian rakyat sebagai dasar kekuatan dan ketahanan perekonomian nasional dengan koperasi sebagai soko gurunya. ● Menjadi salah satu koperasi terbaik di Indonesia. Bagan 1. Struktur Organisasi Koperasi Sukasuka Manager Utama (ERICK TOHIR) Head Legal & HR (NAGITA SLAVINA) Sr. Officer (ALVI) Staff (HANI) Field (HAFIZ) Head Bussiness & Risk (REZA RAHADIAN) Sr. Officer (ALFREDO) Staff (BARA) Staff (DYAH) Field (HELMY) Team Leader (VEGA) AO (EZRA) AO (WAHYU) AO (FARHAN) Head Finance (MAHALINI) Staff (NADA) Field (ALDY)
5 Keterangan: Job Description - MANAGER UTAMA 1. Mengawasi dan mengatur jalannya operasional koperasi, termasuk didalamnya bertanggung jawab dalam pencapaian target koperasi baik Funding maupun Landing dan mempertahankan kualitas serta layanan 2. Bertanggung jawab atas pelaksanaan dan penerapan Standar Operasional Prosedur kepada semua karyawan koperasi sesuai dengan kebijakan yang ada 3. Merencanakan, melaksanakan dan mengelola strategi koperasi untuk mendukung tujuan, visi dan misi koperasi 4. Mendukung pelaporan manajemen, arus informasi, proses bisnis dan perencanaan koperasi agar menjadi lebih baik. - HEAD LEGAL AND HUMAN RESOURCES 1. Menyempurnakan tugas dan kinerja karyawan 2. Meningkatkan disiplin dan efisiensi kinerja serta meningkatkan pengetahuan dan keterampilan karyawan 3. Menyempurnakan dan menstandarisasi materi orientasi karyawan baru koperasi 4. Meningkatkan kerjasama internal 5. Meningkatkan kerjasama koperasi dengan instansi lain 6. Menyempurnakan dan integrasi database koperasi, dengan melengkapi data yang ada di database dan database management system 7. Menyusun dan melaporkan laporan manajemen bulanan 8. Keselamatan dan keamanan koperasi
6 - HEAD BUSINESS AND RISK 1. Melengkapi data anggota apabila ada kekurangan data 2. Melaksanakan survey anggota 3. Meningkatkan pelayanan terhadap anggota 4. Mengelola pengajuan pembiayaan 5. Mengambil langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan bisnis 6. Melakukan evaluasi terkait kinerja tim 7. Mengidentifikasi risiko baik yang muncul dari dalam atau dari luar 8. Merumuskan rekomendasi kepada pimpinan perusahaan dalam menyiasati sebuah ancaman risiko - HEAD FINANCE 1. Mengadakan rapat anggota pembahasan rencana kerja (RK) dan rencana anggaran pendapatan dan belanja (RAPB) 2. Melaksanakan rapat rutin bulanan 3. Melaksanakan rapat anggota tahunan pertanggungjawaban keuangan 4. Melaksanakan penilaian kinerja secara periodik untuk seluruh karyawan koperasi 5. Melakukan penilaian risiko finansial Program kerja Koperasi Sukasuka yakni: ● PROGRAM KERJA MANAJEMEN - Melakukan evaluasi kepegawaian setiap 3 bulan terkait kinerja karyawan, produktivitas yang dihasilkan, disiplin kerja, dll.
7 - Memberikan evaluasi pemberian hak-hak karyawan. - Secara terus menerus berusaha melengkapi dan membenahi sarana/ kelengkapan kerja yang berkualitas dan sarana kerja lainnya. ● PROGRAM YANG DITAWARKAN KEPADA ANGGOTA - Fasilitas Pemberian Kredit. - Kredit dapat dipergunakan untuk pembiayaan berbagai keperluan anggota, mulai dari keperluan produktif hingga non produktif, pembelian barang bergerak atau tidak bergerak, perbaikan rumah, keperluan kuliah/sekolah, pengobatan dan lain lain. Kecamatan Sukamakmur sendiri merupakan wilayah yang berada di Kabupaten Sukasenang dengan luas wilayah sekitar 1.000 km2 dan jumlah desa sebanyak 50 desa. Jumlah penduduk Kecamatan Sukamakmur sebanyak 50.000 jiwa dengan jumlah penduduk asli sebanyak 35.000 jiwa, sedangkan pendatang sebanyak 15.000 jiwa. Mayoritas penduduk bekerja sebagai petani serta pedagang kecil dan menengah dengan sebaran penduduk yang bertani berjumlah 30.000 jiwa, pedagang sebanyak 17.000 jiwa, dan profesi lain sebanyak 3.000 jiwa. Dari 50.000 jiwa penduduk Kecamatan Sukamakmur, yang terdaftar sebagai anggota Koperasi Sukasuka adalah sebanyak 16.000 jiwa. Dalam 4 (empat) bulan terakhir banyak anggota koperasi yang berprofesi sebagai pelaku usaha yang mengajukan kredit ke Koperasi Simpan Pinjam Sukasuka. Koperasi Sukasuka merupakan satu-satunya lembaga ekonomi dan sosial yang ada di Kecamatan Sukamakmur. Hal tersebut berakibat pada
8 banyaknya masyarakat yang menjadi anggota koperasi dan mengajukan permohonan pinjaman dana untuk modal usaha. Akan tetapi, sampai akhir bulan September 2023 terdapat 564 berkas pengajuan permohonan kredit yang belum dilayani. KSP atau biasa disebut koperasi kredit merupakan suatu bentuk koperasi yang berdiri sendiri dimana anggotanya adalah orang-orang atau badan-badan yang tergabung dalam koperasi tersebut. Mereka yang tidak terdaftar sebagai anggota tidak bisa menyimpan atau meminjam uang dari KSP. Sejak awal berdiri, Koperasi Sukasuka memberikan kemudahan untuk pendaftaran anggota baru. Untuk menjadi anggota, masyarakat hanya perlu mengisi data calon anggota. Dengan mudahnya proses pendaftaran anggota, jumlah anggota koperasi semakin meningkat setiap tahunnya. Proses peminjaman juga relatif mudah dan dengan bunga ringan, tanpa jaminan apapun. Anggota yang meminjam dana hanya diimbau agar membayar cicilan tepat waktu dan meminjam dana untuk keperluan yang benar-benar penting. Permasalahan kemudian muncul dari sistem analisis kelayakan permohonan kredit yang terlalu sederhana tersebut. Tidak adanya analisis kredit yang memadai menyebabkan koperasi sulit mengakomodir nasabah untuk memenuhi kewajibannya kepada pihak koperasi secara tertib, baik pembayaran pokok pinjaman maupun bunga sesuai jatuh tempo dan kesepakatan bersama. Berikut adalah data angsuran yang macet:
9 Tabel 1. Data Kredit Macet Sebelum SOP Baru No. Bulan Jumlah Kredit Macet Nilai Uang 1. Juni 60 250.000.000,- 2. Juli 66 480.000.000,- Total 730.000.000,- Dari tabel di atas terlihat bahwa masih terdapat tunggakan angsuran dari debitur yang harus diselesaikan dengan total sebesar Rp 730.000.000,- sementara sesuai dengan ketentuan AD-ART koperasi bahwa ambang batas aman pemberian pinjaman sebesar Rp 1.000.000.000,-. Apabila melebihi ambang batas, maka dalam jangka waktu 1 (satu) tahun koperasi harus diaudit oleh auditor eksternal. Untuk mengatasi permasalahan tersebut, Head Business & Risk yang menjabat sebelum Reza Rahadian, yakni Anang Hermansyah, menyusun syarat pengajuan dan alur prosedur pengajuan kredit dengan memperhatikan faktor‐faktor yang meyakinkan dalam pemberian kredit, sehingga bisa memastikan kelancaran dalam pembayaran pinjaman yang dilakukan oleh para anggota koperasi. Hal ini dilakukan untuk mencegah terjadinya kredit macet yang bisa mengganggu jalannya usaha dalam koperasi dan juga merugikan koperasi terutama dalam pencapaian keuntungan. Beberapa hal yang dinilai dalam analisa kredit yang diberlakukan yakni data legalitas usaha dan jaminan, serta faktor besar kecilnya usaha yang dijalankan. Berikut adalah syarat pengajuan kredit dan (Standard Operating
10 Procedure) SOP pemberian kredit yang diterapkan oleh Anang Hermansyah sejak bulan Agustus: SYARAT SYARAT PENGAJUAN KREDIT ● KTP (usia minimal 25 tahun dan maksimal 60 tahun) ● NPWP ● KK ● Fotokopi buku tabungan dengan transaksi 2 bulan terakhir minimal 2 juta ● Pas foto ● Surat rekomendasi untuk pengajuan Kartu Tanda Anggota ● Surat kuasa debet rekening pembayaran gaji dari anggota peminjam ● Minimal memiliki penghasilan 3 juta per bulan ● Data izin usaha ● Jaminan Ijazah Asli dan BPKB kendaraan bermotor ● Tidak sedang memiliki tunggakan kredit
11 ALUR PEMBERIAN KREDIT
12 Setelah syarat dan alur ini ditetapkan, terjadi penurunan tunggakan/kredit macet pada bulan Agustus dan September sebagaimana tercantum dalam tabel berikut: \ Tabel 2. Data Kredit Macet Setelah SOP Baru No. Bulan Jumlah Kredit Macet Nilai Uang 1. Agustus 15 70.000.000,- 2. September 10 50.000.000,- Total 120.000.000,- Di satu sisi solusi memperbaharui SOP dapat menurunkan jumlah kredit macet, namun di sisi lain muncul masalah baru. Dengan banyaknya persyaratan dan alur pengajuan kredit yang panjang, menyebabkan banyaknya berkas pengajuan permohonan kredit yang belum bisa dicairkan karena tidak memenuhi syarat atau masih dalam proses analisa kredit. Berikut merupakan data pengajuan kredit yang belum bisa diselesaikan: Tabel 3. Data Pengajuan Kredit yang Belum Selesai No Bulan Jumlah Pengajuan Kredit (Orang) 1. Juni 20 2. Juli 25 3. Agustus 200 4. September 319 Total 564
13 Dengan banyaknya pengajuan yang sulit cair tersebut, koperasi berpotensi mengalami penurunan kepercayaan anggota yang sudah terbangun sejak lama. Saat ini Koperasi Sukasuka sedang menghadapi persoalan banyaknya keluhan dari anggota koperasi karena pengajuan kredit yang sangat lambat, sedangkan mereka sangat membutuhkan dana untuk modal pengembangan usaha. Keluhan paling banyak yakni mengenai persyaratan dan alur yang panjang dimana calon debitur harus mengikuti wawancara sebanyak 2 (dua) kali. Untuk itu, Manager Utama menghendaki peninjauan kembali terhadap prosedur dan risiko yang mungkin dihadapi jika prosesnya disederhanakan. Lambatnya pencairan juga dikarenakan SDM yang sedikit jika dibandingkan dengan volume pengajuan kredit. Dalam proses pengajuan kredit dibutuhkan survey ke lokasi (on the spot) untuk melakukan wawancara secara langsung kepada calon debitur. Hal yang menjadi hambatan adalah sulitnya menyesuaikan jadwal Account Officer (AO) dengan jumlah dan lokasi usaha calon debitur. Idealnya 1 AO hanya bisa melaksanakan survey lokasi sebanyak 5 calon debitur, sementara jumlah AO yang tersedia hanya 3 orang. Kompetensi SDM juga belum memadai untuk bisa melakukan analisis terhadap berkas permohonan kredit setelah adanya kebijakan SOP yang baru. Hal ini dipengaruhi oleh latar belakang pendidikan dan belum jelasnya pedoman dalam melaksanakan proses analisis tersebut. Belum adanya pedoman ini menjadi salah satu faktor yang menghambat proses
14 penyelesaian pengajuan kredit dimana belum adanya pengawasan terhadap penerapan SOP. Berikut merupakan sebaran data SDM di Koperasi Sukasuka: Tabel 4. Data Sebaran SDM JABATAN NAMA JENIS KELAMIN PENDIDIKAN USIA (TAHUN) JUMLAH Manager Utama Erick Tohir L S2 Ekonomi 55 1 LEGAL & HR Head Nagita Slavina P S1 Hukum 45 4 Sr. Officer Alvi P S1 Pertanian 37 Staff Hanifah P SMK 25 Field Hafiz L SMA 23 BUSSINESS & RISK Head Reza Rahadian L S1 Ekonomi 45 9 Sr. Officer Alfredo L D3 Manajemen 36 Staff Bara L SMK 22 Dyah P SMA 21 Field Helmy L SMK 23 Team Leader Vega L D3 Manajemen 26
15 AO (Account Officer) Ezra L SMA 23 Wahyu L SMA 22 Farhan L SMA 22 FINANCE Head Mahalini P S1 Ekonomi 41 Staff Nada P SMK 20 3 Field Aldy L SMK 21 Total 17 Dalam menghadapi komplain dari para pengguna layanan, pegawai lulusan SMA dan setara cenderung kurang inisiatif dan masih menunggu perintah dari pimpinan, khususnya dalam memberikan jawaban. Sementara itu, para pegawai tidak melaporkan komplain yang diterima sehingga keluhan tidak tertangani oleh Head Bussiness & Risk. Hal ini juga menjadi perhatian Manager Utama karena keluhan-keluhan tidak terakomodir dan dapat menurunkan citra koperasi. Perbedaan usia antara Head Bussiness & Risk dan pegawai juga membuat jarak di antara mereka. Keadaan ini membuat pegawai yang ingin memberikan masukan merasa sungkan dan lebih memilih untuk menunggu saja. Persoalan lain yang dihadapi Koperasi Sukasuka adalah adanya pengaduan dari warga penduduk asli Kecamatan Sukamakmur yang merasa bahwa ada diskriminasi pelayanan dalam pencairan dana pinjaman. Mereka menganggap bahwa
16 banyak permohonan pinjaman dari penduduk pendatang yang sudah dicairkan, sementara permohonan pinjaman penduduk asli belum dicairkan. Faktanya koperasi tidak membeda-bedakan debitur berdasarkan asal penduduk, tetapi lebih dikarenakan permasalahan internal koperasi seperti yang telah dijabarkan di atas. Hal ini tentunya tidak dipahami oleh para calon debitur yang melakukan protes sehingga muncul asumsi bahwa ada diskriminasi karena sebagian besar pejabat berasal dari pendatang. Di saat yang bersamaan, Dinas Koperasi Usaha Kecil Dan Menengah mengirimkan surat edaran Nomor 123/DKUMKM/IX/2023 tanggal 12 September 2023 yang berisi kewajiban bagi seluruh koperasi di lingkungan Kabupaten Sukasenang untuk memberikan pelayanan secara elektronik. Untuk menghadapi situasi dan kondisi kemajuan ilmu dan teknologi yang semakin pesat dan memberikan kemudahan kepada masyarakat untuk mengakses pelayanan koperasi, maka setiap koperasi diminta untuk membuat dan menerapkan aplikasi pelayanan secara online. Rencana penerapan layanan elektronik tersebut harus segera dilaporkan pada pertemuan rutin bulanan pada tanggal 10 Oktober 2023 mendatang.