ระบบการจัดเก็บเอกสาร

ระบบบริหารการจดั การเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
(Document Management System)

ระบบการจดั การเอกสาร
(Document Management System)

ระบบการจดั การเอกสาร (Document management system) คือระบบคอมพิวเตอร์หรื อกลุม่ ของ
โปรแกรมคอมพิวเตอร์ ท่ีใชใ้ นการติดตามและเก็บบนั ทึกเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หรื อ รูปภาพประกอบเอกสาร
โดยใชแ้ นวคิดของ ระบบการจดั การเน้ือหา ซ่ึงมกั จะถูกมองวา่ เป็นองคป์ ระกอบของระบบการจดั งานภายใน
องคก์ ร ซ่ึงมีความสมั พนั ธก์ บั การจดั การทรัพยส์ ินดิจิตอล นอกจากน้ียงั มีหวั ขอ้ ท่ีเก่ยี วขอ้ งและมีความสมั พนั ธอ์ กี
เชน่ ระบบจดั การเกบ็ เอกสารดว้ ยคอมพิวเตอร์ การจดั การลาดบั งาน และระบบการเกบ็ บนั ทึก

ระบบการจดั การเอกสาร
(Document Management System)

การเก็บเอกสารการเก็บเอกสารจะใหไ้ ดผ้ ลดีนัน้ ตอ้ งข้ึนอยกู่ บั องคป์ ระกอบ 5 ประการคือ
1. เจา้ หนา้ ท่ีเกบ็ เอกสาร ซ่ึงจะทาหนา้ ท่ีดแู ลรักษาเอกสารใหอ้ ยูใ่ นสภาพท่ีพรอ้ มจะใชง้ านไดต้ ลอดเวลา
2. เอกสาร ซ่ึงอาจจะอยใู่ นรูปของรูปภาพ ฟิลม์ ขอ้ ความ แผน่ พบั ภาพโฆษณา จดหมาย
3. อปุ กรณ์ในการจดั เกบ็ การเก็บเอกสารจาเป็นตอ้ งอาศัยอุปกรณ์ตา่ ง ๆ ชว่ ย เพ่ือใหก้ ารเก็บเอกสารมี
ประสิทธิภาพย่ิงข้ึน
4. สถานท่ีในการเกบ็ หมายถึง แหลง่ เกบ็ เอกสาร ธรุ กิจควรจะมีการจดั สถานท่ีในการเก็บเอกสารอยา่ ง
เป็นสดั สว่ นและเพียงพอ หอ้ งเก็บเอกสารควรเป็นหอ้ งท่ีโปร่ง มีอากาศถา่ ยเทไดส้ ะดวก ไมร่ ้อนอบรา้ ว
จนเกนิ ไป ไมค่ วรอยใู่ นท่ีท่ีมีคนพลกุ พลา่ น และตอ้ งมีเจา้ หนา้ ท่ีประจาหอ้ งเก็บเอกสาร

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์
(Electronic Document)

คือ เอกสารในรูปแบบอเิ ล็กทรอนิกส์ เชน่ ไฟลเ์ อกสาร ไฟลร์ ูปภาพ ฯลฯ โดยประเภทของเอกสาร
อเิ ล็กทรอนิกสท์ ่ีนิยมใชก้ นั ในปจั จบุ นั คือ PDF เพราะมีจุดเดน่ ท่ีคงรูปแบบการแสดงผลของเอกสาร PDF เป็น
รูปแบบหน่ึงในการจดั ทาเอกสารอเิ ล็กทรอนิกส์ และมีการพฒั นามาเร่ื อยๆ เร่ิมตงั้ แต่ PDF ท่ีเก็บเป็นภาพ
เชน่ การสแกนเอกสารกระดาษ ตอ่ มาไดม้ ีการพฒั นาใหไ้ ฟล์ PDF เก็บขอ้ มูลแบบเพ่ิม - ลดชอ่ งกรอกได้
เรียกวา่ PDF/XFA แตย่ งั มีขอ้ จากดั ในการแนบไฟลอ์ ่ืน ๆ เพ่ิม จึงมีการพฒั นาตอ่ เป็นตวั ปัจจุบนั คือ รูปแบบ
PDF/A ท่ีสามารถเก็บในระยะยาว เน่ืองจากมีการเก็บคา่ ตา่ ง ๆ ท่ีจาเป็นตอ่ การเปิดใชง้ านไฟลไ์ วแ้ ลว้ โดย
เฉพาะใน PDF/A-3 ท่ีมีคุณสมบตั ิในการแนบไฟลไ์ ดห้ ลากหลายประเภท โดยหากแนบไฟล์ XML ระบบก็
สามารถดึงไฟล์ XML ไปประมวลผลตอ่ ได้ สว่ นผใู้ ชเ้ อกสารก็สามารถอา่ นขอ้ มลู จากไฟล์ PDF

การจดั การเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
(Electronic Document Management)

การจดั เกบ็ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หมายถึงงานท่ีเก่ยี วกบั การบริหารงานเอกสาร เร่ิมตงั้ แตก่ ารจดั ทา
การรับสง่ การเก็บรกั ษา การยืม จนถึงการทาลาย ซ่ึงสอดคลอ้ งกบั ความหมายของการจดั การเอกสารท่ี
หมายถึงกระบวนการ เพ่ือประโยชน์ในการผลิต อนุมตั ิ รับ หรื อ ส่ง แจกจา่ ย ใชง้ าน รวบรวม จัดเก็บ
สืบคน้ ติดตาม ยืม ทาลาย รวมถึงการรกั ษาความปลอดภยั และการพิสูจน์ตวั อกั ษรของเอกสาร ดังน้ัน
การจดั การเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ จึงหมายถึง การนาเอาวิธีการอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ ในกร ะบวนการ
ดงั กลา่ ว ตามระเบียบวา่ ดว้ ยการรกั ษาความลบั ของทางราชการพ.ศ.2544 ซ่ึงไดก้ าหนดกระบวนการและ
กรรมวิธีตอ่ เอกสารท่ีสาคญั ไวด้ งั น้ี

การจดั การเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
(Electronic Document Management)

1. การกาหนดชนั้ ความลบั ตามความสาคญั ของขอ้ มูลในเอกสารกาหนดไว้ 3 ระดบั
ไดแ้ ก่ ลบั ลบั มาก ลบั ท่ีสุด และ มีการกาหนดความรับผิดชอบใหแ้ กผ่ ูม้ ีอานาจกาหนด
ข้นึ ความลบั เป็นผูพ้ ิจารณากาหนดระดบั ชนั้ ความลบั ของเอกสารและการยกเลิกหรื อ
ปรับระดบั ชนั้ ความลบั ของเอกสารตามความจาเป็น

2. การควบคุมเอกสารโดยกาหนดใหม้ ีมาตราควบคุมตา่ ง ๆ คือการจัดทาระเบียนการ
ตรวจสอบการจดั ทาเอกสารการสาเนาการและการแปล การโอนการสง่ และการรับการ
เก็บรักษาการยืมการทาลายการปฏิบตั ิในเวลาฉุ กเฉิ นเวลาสูญหายรวมถึงการเปิ ดเผย
ขอ้ มลู ในเอกสารจากระบบดงั กลา่ วจะเห็นไดว้ า่ เป็ นมาตรการท่ีละเอียดรอบคอบถือวา่
เป็นแนวทางท่ีเหมาะสม ท่ีในการจดั การเอกสารอิเล็กทรอนิ กส์และในการรักษาความ
ปลอดภยั ของเอกสารอิเลก็ ทรอนิกส์

การผลิตเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

การผลิตเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ก็จะมีกระบวนการในการ ใช้ Word processor ในการนาเขา้ เอกสาร
จากเคร่ืองสแกนเนอร์ หรือ เคร่ืองแฟกซ์ การใชแ้ บบฟอรม์ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หรือ การใชว้ ิธีการอ่ืนใด ในการ
ผลิตเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การผลิตเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ อาจจะอา้ งอิงมาจากเอกสารเดิมท่จี ัดเก็บไว้ ในระบบ
จดั การเอกสารอิเล็กทรอนิ กส์ท่ีเรียกกลบั มาใชใ้ หม่ หรื อเอกสารท่ีสง่ มาจากหน่วยงานอ่ืน หรื อสรา้ งข้ึนใหม่
เอกสารท่ผี ลิต ไดจ้ ะเป็นฉบบั รา่ งโดยยงั ไมม่ ีผลจนกวา่ จะไดร้ ับอนุมตั ิจากผูม้ ีอานาจ

การควบคมุ เอกสาร

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ จาเป็นจะตอ้ งมีการควบคุม ตงั้ แตก่ ารจดั ทะเบยี นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
แลว้ รวมไปถึงการอนุมตั ิเอกสาร จากผมู้ ีอานาจซ่ึงอาจจะมีหลายระดบั ตาม work Flow ของแตล่ ะหน่วยงาน
ดงั น้นั การควบคุมเอกสาร และควบคุมความปลอดภยั ของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ในทกุ ๆ ดา้ นการจดั การ
จดั เก็บเอกสารท่เี ขาอีกและการควบคมุ การกระจาย การใชง้ าน การย่ืนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

การกระจาย และ การใชง้ านเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

การกระจาย และ การใชง้ านเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เป็ นสว่ นหน่ึงท่สี าคญั ในกระบวนการควบคุม
เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เป็นการกระจายเอกสารท่ตี อ้ งสามารถ รับและสง่ ในรูปแบบอิเล็กทรอนิ กสไ์ ด้ เชน่
เป็นหนงั สือเวียนอิเล็กทรอนิกส์ เป็นจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ หรื อ สง่ ไปใน Media ตา่ ง ๆ ไดอ้ ยา่ งปลอดภยั
โดยตอ้ งม่นั ใจวา่ เอกสารอิเล็กทรอนิกสท์ ่ถี ูกสง่ ไปน้ัน ถูกสง่ ไปถึงผูร้ ับไดอ้ ยา่ งถูกตอ้ งรวดเร็ว มีการรักษา
ความปลอดภยั เป็นอยา่ งดี

ซอฟตแ์ วรจ์ ดั การเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ซอฟตแ์ วรก์ ารจดั การเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เน่ืองจากซอฟตแ์ วร์การจดั การอิเล็กทรอนิกสท์ ่มี ีอยู่
ประจาหน่วยงาน ในปัจจุบนั มีมากมาย ซ่ึงมีความสามารถตา่ ง ๆ ท่แี ตกตา่ งกนั โดยซอฟตแ์ วร์ บางชนิด
มีความสามารถในการจดั การอิเล็กทรอนิกสไ์ ดท้ ง้ั กระบวนการซอฟตแ์ วร์ และ บางชนิดนาเอกสาร
กระดาษ แบบเดิมมาจดั การ

ดว้ ยอิเล็กทรอนิกส์ และ แนวโน้มของซอฟตแ์ วร์จดั การอิเล็กทรอนิกส์ ในปัจจุบันมีการใชง้ าน
ระบบบนเว็บมากข้ึน โดยเฉพาะการใช้ xml มาชว่ ยในการจดั การเอกสารอิเล็กทรอนิ กส์ เน่ื องจาก
เอกสาร xml มี Meta Data ของทกุ ๆสว่ นท่เี ป็นองคป์ ระกอบ ของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ จึงสามารถท่ี
จะจดั การทกุ ๆสว่ น ของเอกสารไดง้ า่ ย กวา่ การนากลบั มาใชใ้ หม่ ซ่ึงการแบง่ ปันการใชง้ าน

ซอฟตแ์ วรจ์ ดั การเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

1. ซอฟตแ์ วรก์ ารบริหารจดั การเอกสารกระดาษ
เป็นซอฟตแ์ วร์ท่นี ามาจดั การเอกสารกระดาษดว้ ยการจดั ทาดชั นีเอกสาร การจดั การระบบแฟ้มเอกสาร

และการควบคมุ เอกสารซ่ึงจะทาใหง้ า่ ยตอ่ การคน้ หาเอกสาร การ ควบคมุ เอกสารเชน่

Paper Tiger Software Docutrack 3000
Software

เป็ นซอฟตแ์ วร์ท่ีนาเอากระดาษมาแปลงเป็ น เป็นซอฟตแ์ วร์ท่ี นาระบบวทิ ยุ ระบุตวั Radio frequency
เอกสารอเิ ล็กทรอนิกส์ โดยการนาเขา้ เอกสารผา่ น identification มาติดตง้ั กบั เอกสารหรื อหนังสือ เพ่ือใชใ้ นการ
ทางเคร่ื องสแกนเนอร์ โดยจัดทาดชั นี การควบคุม ติดตามเอกสาร tracking โดยมพี ้ืน ฐานการทางาน อยบู่ นเว็บ
ไฟลข์ องเอกสาร web-based Application จึงทาใหท้ ุกคนในหน่วยงานสามารถ
ใชง้ านไดง้ า่ ยและขยายตวั ไดง้ า่ ย

ซอฟตแ์ วรจ์ ดั การเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

2. ซอฟตแ์ วรท์ างานบางสว่ นของกระบวนการจดั การเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

เป็นซอฟตแ์ วร์ ท่ที างานเฉพาะบางส่วนบางขน้ั ตอนของกระบวนการจดั การเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เชน่ การ
สรา้ งแบบฟอร์มการจดั การ จดั เก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ตวั อยา่ งของซอฟตแ์ วร์ เชน่ Software ibm Lotus
workflow เป็นซอฟตแ์ วร์ จะทา work Flow ของหน่วยงานท่ใี ชง้ านงา่ ยในรูปแบบกราฟิกชว่ ยในการติดตามงาน

Software Meridio 4.2 เป็นซอฟตแ์ วร์ท่ใี ชใ้ นการจดั การ การจดั เก็บ Records Management ท่รี องรับ
มาตรฐาน bod ของสหรฐั อเมริกาและมาตรฐานขององั กฤษโดยมีความสามารถในการจดั การวงจรชีวิตเอกสาร
ตง้ั แตก่ ารสรา้ งเอกสารจนถึงการทาลายเอกสารและการรักษาความปลอดภยั ของเอกสาร รวมถึง การไมท่ างาน
ร่วมกบั ระบบ สานกั งานของ Microsoft

ซอฟตแ์ วรจ์ ดั การเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

3. Software ทางานทกุ สว่ นของกระบวนการจดั การอิเล็กทรอนิกส์
เป็นซอฟตแ์ วร์ท่ที างานทกุ สว่ นของกระบวนการจดั การเอกสารอิเล็กทรอนิกสต์ งั้ แตข่ นั้ การผลิตเอกสารไป

จนถึงการจดั เก็บเอกสารหรือทาลายเอกสารอิเล็กทรอนิกสเ์ ชน่
01. Software HP Document Management

ซอฟตแ์ วร์ท่ีรวมจดั การเอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกส์ ซ่ึงมีความสามารถในการนาเขา้ เอกสารและการจดั การแบบฟอร์มแบบอตั โนมตั ิ

02. Software ibm Lotus Document Management 6.5.1

ซอฟตแ์ วร์ท่ีมีความสามารถการจดั การเอกสารอิเล็กทรอนิกสท์ ว่ั ๆ ไป ท่ีมีจาหน่ายท่วั ไปมีความสามารถในการจดั การศูนยก์ ลาง

03. Software trim contact

เป็นซอฟตแ์ วร์ท่ีมีความสามารถของซอฟตแ์ วร์การจดั การเอกสารอเิ ล็กทรอนิกส์ท่วั ๆ ไป และมคี วามสามารถในการควบคุม
เวอร์ชนั และการแกไ้ ข ของเอกสาร

ซอฟตแ์ วรจ์ ดั การเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

4. ซอฟตแ์ วร์ ECM VIEWER ความสามารถหลากหลาย (Complex)

ซอฟตแ์ วร์จดั การเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ท่ีมีขนาดใหญส่ ามารถทางานไดม้ ากกวา่ การจดั การเอกสาร
อิเล็กทรอนิกส์ ซ่ึงสามารถประสานงานการทางานรว่ ม กนั กลบั คนกบั คนและซอฟตแ์ วร์กบั ซอฟตแ์ วร์
โดยสามารถปรับแตง่ ซอฟตแ์ วร์ใหเ้ ขา้ กบั การใชง้ านท่ีตอ้ งการ ได้ concession with flexible Application
โดยมีเคร่ืองมือพฒั นาใหส้ ามารถทางานเฉพาะเจาะจงความตอ้ งการได้ Development Tool และสามารถท่ี
จะ ผสมผสานเขา้ กนั กบั ระบบงานทางธุรกิจอ่ืน ๆ ไดเ้ ชน่ ซอฟตแ์ วรใ์ นกลุม่ Content Management เป็นตน้

กลยุทธก์ ารนาระบบจดั เก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกสม์ าใชใ้ นองคก์ ร

กลยุทธใ์ นการนาระบบจดั การเอกสารอิเลก็ ทรอนิกสม์ าใชใ้ นการ จดั การเอกสาร ภายในองคก์ รองคก์ ร โดยเฉพาะ
หน่วยงานราชการ ท่ีตอ้ งการเปล่ียนแปลง จากการใชก้ ารจดั การเอกสารดว้ ยมือ มาเป็นการจดั การเอกสารใหแ้ บ บ
อิเลก็ ทรอนิกส์ จะตอ้ งมีการกาหนดแผนแมบ่ ท และ วางแผนกลยทุ ธ์ ในการนาระบบจดั การเอกสารอิเล็กทรอ นิกส์ มาใช้
ในองคก์ รเสียกอ่ น เพ่ือใหเ้ ป็นท่ียอมรับ และ สามารถเปล่ยี นแปลงไปดว้ ยความเรียบร้อย เพราะถา้ หากไม่มีการวางแผน
อยา่ งเป็นระบบแลว้ ก็อาจจะทาใหเ้กดิ ปญั หา โดยเฉพาะดา้ นสาหรับเจา้ หน้าท่ี ท่ีตอ้ งใชง้ าน รวมถึ งการสนับสนุนจาก
ผูบ้ ริหาร และ การกาหนดแผนกลยทุ ธน์ ้ัน ควรคานึงถึงส่ิงตา่ ง ๆ ดงั ตอ่ ไปน้ี

1. การนาระบบการจดั การเอกสารอิเล็กทรอนิกสม์ าใชจ้ ะตอ้ งไดป้ ระโยชน์อยา่ งแทจ้ ริง
2. เม่ือนาระบบการจดั การเอกสารอเิ ล็กทรอนิกสม์ าใชจ้ ะตอ้ งทาใหเ้กดิ ประสิทธิภาพของการทางานเพ่ิมข้นึ
3. ระบบการจดั การเอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกสต์ อ้ งมีความปลอดภยั จากภยั คุกคามตา่ ง ๆ

กลยทุ ธก์ ารนาระบบจดั เก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกสม์ าใชใ้ นองคก์ ร

โดยประโยชนข์ องการจดั การเอกสารดว้ ยระบบอิเล็กทรอนิกส์ มีดงั น้ี
1. ชว่ ยลดคา่ ใชจ้ า่ ยดา้ นเอกสารกระดาษ
2. ชว่ ยในเร่ืองของการคน้ หาขอ้ มูลไดร้ วดเร็วข้ึน
3. สามารถกาหนดสิทธ์ิในการเขา้ ถึงขอ้ มูลและความปลอดภยั ของขอ้ มูลได้
4. สามารถทาการสารองขอ้ มูลและเก็บรักษาขอ้ มูลไดง้ า่ ยกวา่
5. ชว่ ยสง่ เสริมการทางานภายในองคก์ รใหม้ ีประสิทธิภาพมากย่ิงข้ึน

แหล่งท่ีมา

78402suphakphon ระบบการจดั การเอกสาร [ระบบออนไลน์] แหลง่ ที่มา
https://sites.google.com/site/578402suphakphon/page3

www.msit.mut.ac.th เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ [ระบบออนไลน์] แหลง่ ท่ีมา
http://www.msit.mut.ac.th/thesis/Thesis_2558/

www.msit.mut.ac.th การจดั การเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ [ระบบออนไลน์] แหลง่ ท่ีมา
http://www.msit.mut.ac.th/thesis/Thesis_2558/

www.ko.in.th การผลิตเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ [ระบบออนไลน์] แหลง่ ที่มา
https://www.ko.in.th/

www.ko.in.th การควบคุมเอกสาร [ระบบออนไลน์] แหลง่ ท่ีมา
https://www.ko.in.th/

แหล่งท่ีมา

www.ko.in.th การกระจาย และ การใชง้ านเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ [ระบบออนไลน์] แหล่งที่มา
https://www.ko.in.th/

www.msit.mut.ac.th ซอฟตแ์ วรจ์ ดั การเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ [ระบบออนไลน์] แหลง่ ที่มา
http://www.msit.mut.ac.th/thesis/Thesis_2558/

www.msit.mut.ac.th กลยุทธก์ ารนาระบบจดั เก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกสม์ าใชใ้ นองคก์ ร
[ระบบออนไลน์] แหล่งท่ีมา

http://www.msit.mut.ac.th/thesis/Thesis_2556/

ระบบบริหารการจดั เก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

เสนอ

ครูปรียา ปัยธยิ ะ

จดั ทาโดย

นางสาวศศิกานต์ เครือนันตา เลขท่ี 12

หอ้ ง สบล 63.1 สาขาวิชาการเลขานุการ

เอกสารอิเล็กทรอนิกสน์ ้ีเป็ นสว่ นหน่ึงของ รหสั วิชา 30203 - 2004
วิชาการจกั การเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
ภาคเรียนท่ี 1 ปี การศึกษา 25634
วิทยาลยั อาชีวศึกษาลาปาง