วิชาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

วิชาระบบสารบรรณ
อิเล็กทรอนิกส์กองทัพเรือ

เอกสารประกอบการเรียน

วชิ า งานสารบรรณและงานธุรการ
(ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส์กองทพั เรอื )

รวบรวมโดย

แผนกกรรมวิธขี ้อมลู กองสารบรรณ
กรมสารบรรณทหารเรอื

คำนำ

เอกสารประกอบการเรยี นเลม่ นี้ จัดทาขน้ึ เพ่ือใช้เป็นเอกสารประกอบการเรียนการสอน
วิชา งานสารบรรณและงานธุรการ (ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์กองทัพเรือ) หลักสูตรอาชีพ
เพื่อเล่ือนฐานะชั้นจ่าเอก พันจ่าเอก พรรคพิเศษ เหล่าทหารสารบรรณ และหลักสูตรการธุรการ
โดยรวบรวมและเรียบเรียงเน้ือหาจากแนวทางการปฏิบัติงานสารบรรณด้วยระบบสารบรรณ
อิเล็กทรอนิกส์และคู่มือการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์กองทัพเรือ ท้ังน้ี เพ่ือให้ผู้เข้ารับ
การอบรมได้รับความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์กองทัพเรือ ขั้นตอน
การปฏิบัติที่จาเป็นต้องใช้ในการทางานต่าง ๆ ทางด้านสารบรรณและธุรการ รวมทั้งข้อปฏิบัติตาม
กฎหมายหรือระเบียบที่เก่ียวข้องกับการใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ให้มีความถูกต้องและ
ปลอดภยั

อนึ่ง หากท่านใดพบว่าเอกสารประกอบการเรียนเล่มนี้มีข้อผิดพลาด หรือข้อบกพร่อง
กรณุ าแจ้งให้ แผนกศึกษา โรงเรยี นสารบรรณ กรมสารบรรณทหารเรือ ทราบด้วย เพ่ือแก้ไขปรับปรุง
ให้สมบูรณแ์ ละถกู ตอ้ งตอ่ ไป

แผนกกรรมวธิ ีข้อมูล
กองสารบรรณ กรมสารบรรณทหารเรอื

ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกสก์ องทัพเรือ

สารบัญ หน้า

ความเป็นมาของระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์กองทัพเรอื 1
การตงั้ ค่า Proxy เพ่ือใชร้ ะบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์กองทพั เรือ 2
การเขา้ สูร่ ะบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส์กองทัพเรือ 4
เร่ิมต้นระบบงานสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกสก์ องทัพเรือ 6
การต้งั คา่ ขอ้ มลู ส่วนตวั 8
การลงทะเบยี นรับหนงั สือ 9
การลงทะเบียนส่งหนังสือ 12
การแนบไฟลเ์ อกสาร 14
การจัดการกลุ่มส่ง 23
การส่งหนงั สือทางระบบ 27
การตรวจสอบการส่งหนงั สือทางระบบ 29
การบันทกึ ขอ้ มูลในช่องการปฏิบตั /ิ สถานะทางสารบรรณ/หมายเหตุ 31
การดึงคนื หนังสือ 33
การสง่ กลบั /ปฏเิ สธการรับหนังสือ 34
การยกเลกิ หนังสือ 35
การค้นหาหนังสือ 36
การพิมพร์ ายงาน 37
การจดั เกบ็ ทะเบียนหนังสือในรูปแบบไฟล์เอกสาร (XLS) 38
การตดิ ประกาศ 40
การออกจากระบบ 41
ระเบยี บและขอ้ กาหนดที่เกี่ยวขอ้ งกับระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส์ ทร. 42

ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกสก์ องทัพเรือ

-1-

ความเปน็ มาของระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส์กองทัพเรอื

กองทัพเรือได้นำระบบเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาใช้ในการปฏิบัติงาน โดยมอบหมายให้หัวหน้า
สายวิทยาการตา่ ง ๆ รบั ไปดำเนินการในส่วนท่ีเก่ียวข้อง สำหรับกรมสารบรรณทหารเรือ ในฐานะหวั หนา้ สายวิทยาการ
สารบรรณและธุรการได้นำระบบเทคโนโลยสี ารสนเทศ เขา้ มาใช้ในการปฏบิ ัติงานด้วยเช่นกัน โดยที่งานสารบรรณ
เป็นงานท่ีเกย่ี วข้องกับงานดา้ นเอกสารซึง่ ต้องดำเนินการให้เป็นไปตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงาน
สารบรรณ พ.ศ.2526 และฉบับท่ี 2 พ.ศ.2548 ประกอบกับงานสารบรรณ เป็นงานท่ีมีความเก่ียวขอ้ งกับทุกหน่วยงาน
ตอ้ งปฏิบัตอิ ย่างถูกตอ้ งรวดเรว็ และทันเวลา เพื่อไม่ให้เกิดผลเสียในทางปฏบิ ัตแิ ก่ผเู้ กี่ยวข้อง ดังนั้นระบบเทคโนโลยี
สารสนเทศที่นำมาใช้จะต้องตอบสนองต่อระบบงานพื้นฐานของงานสารบรรณ และจะต้องมีความเป็นเอกภาพ
สอดคล้องกันทั่วกองทัพเรือ เพื่อให้การปฏิบัติเป็นไปในแนวทางเดียวกัน งานสารบรรณท่ีนำเทคโนโลยีสารสนเทศ
มาใช้น้ี จงึ เป็นทม่ี าของการเรียกช่อื ว่า “ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์กองทพั เรือ”

ในปีงบประมาณ 2553 กองทัพเรอื ได้อนุมัติโครงการพัฒนาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ขน้ึ ใหม่
โดยวา่ จา้ งบรษิ ทั อินโฟ ฟอรั่ม จำกัด เขา้ มาพฒั นารว่ มกับคณะทำงานพฒั นาระบบ (ศทส.สสท.ทร. และ กสบ.สบ.ทร.)
และได้ลงนามในสัญญาว่าจ้าง ดำเนินการต้ังแต่ 1 ก.ค.53 ถึง 30 มิ.ย.54 ทั้งนี้บริษัทฯ ได้สนับสนุนพัฒนา
ระบบงานอื่น ๆ ให้เพิ่มเติมในโครงการอีกจำนวน 5 รายการ ได้แก่ ระบบ Web Portal ระบบ Instant
Messenger ระบบ Directory ระบบ Web Single Sign On และระบบปฏิทิน โดยไม่มีค่าใช้จ่าย รวมเป็น
ลกั ษณะของงานสำนักงานอัตโนมัติ เรยี กว่า “ระบบสำนักงานอัตโนมัติกองทัพเรือ” และไดใ้ ช้ช่ือที่อยูเ่ วบ็ ไซต์
บนเครือข่ายอินทราเน็ตกองทัพเรือในชื่อ “i.navy.mi.th” ต่อมาในปีงบประมาณ 2557 ได้เปล่ียนชื่อที่อยู่
เว็บไซต์เป็น “sarabun.navy.mi.th” เม่ือหน่วยงานต่าง ๆ ในกองทัพเรือ นำระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
กองทัพเรือท่ีพัฒนาขึ้นใหม่นี้มาประยุกต์ใช้ในการทำงานด้านสารบรรณ จะช่วยให้การบริหารงานสารบรรณมี
ประสิทธิภาพยิ่งข้ึน สามารถรองรับงานหนังสือรบั เข้า-ส่งออก ท้งั ภายในและภายนอกหน่วยงาน ซ่ึงในแต่ละวัน
จะมีหนังสือเข้า-ออกหลายประเภทและมีปริมาณมาก มีขั้นตอนในการดำเนินงานที่ซับซ้อน ระบบสามารถ
ช่วยลดข้ันตอนการทำงาน ให้บริการสืบค้นหนังสือ หรือติดตามงานหนังสือได้อย่างรวดเร็ว สามารถทราบถึง
สถานะของหนังสือ ป้องกันหนังสือสูญหายระหว่างดำเนินการ และยังเป็นระบบซอฟต์แวร์ที่ออกแบบเพอื่ ปฏิบัติ
งานสารบรรณด้วยระบบคอมพิวเตอร์ โดยอาศัยศักยภาพของระบบเครอื ข่ายภายในหน่วยงาน ทำงานในลักษณะ
ของ Web Application คือมีทุกโหมดการทำงานผ่าน Web Browser ผู้ใช้งานระบบเพียงแค่มีชื่อและรหัสผ่าน
ของระบบจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ ก็สามารถเข้าสู่ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ และระบบต่าง ๆ ภายใน
ระบบสำนกั งานอตั โนมตั ิไดอ้ ย่างรวดเรว็ ลดความซำ้ ซ้อนของช่อื ผใู้ ช้และรหัสผา่ นหลายระบบ

กองสารบรรณ กรมสารบรรณทหารเรอื

ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส์กองทัพเรือ

-2-

การต้งั ค่า Proxy เพอ่ื ใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์กองทัพเรอื

สำหรับการตั้งค่า Proxy เพ่ือใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์กองทัพเรือนั้น ให้ใช้ระบบ Mozilla
Firefox เทา่ นน้ั เพอ่ื ประสิทธภิ าพในการใชง้ านระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์กองทพั เรือ
1. คลิกเมนู (หมายเลข 1) จากน้นั คลิกเมนู ตวั เลือก (หมายเลข 2)

1

2

ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส์กองทัพเรือ

-3-

2. คลิกเมนู ทั่วไป (หมายเลข 3) จากน้ันคลกิ ปุ่ม (หมายเลข 4) ในหวั ขอ้ การตงั้ คา่ เครือขา่ ย

3

4

3. คลกิ เลือก การกำหนดค่าพร็อกซี่ด้วยตนเอง (หมายเลข 6) แลว้ กำหนดค่าตามตารางการกำหนดค่า Proxy

เช่น เข้าใช้งานจากเครือข่ายภายนอก ทร. ให้กำหนดค่าพร็อกซ่ี HTTP : proxy.navy.mi.th (หมายเลข 7)

พอร์ต : 8080 (หมายเลข 8) และคลิกเลือก ใช้เซิร์ฟเวอร์พร็อกซี่น้ีสำหรับโพรโทคอลทั้งหมด (หมายเลข 9)

เม่อื กำหนดค่าเรียบร้อยแล้วคลกิ ป่มุ (หมายเลข 10)

6 8
7
10
9

ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์กองทัพเรือ

-4-

การเข้าสรู่ ะบบงานสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส์กองทพั เรือ

1. เรียกใช้งาน Web Browser โดยดบั เบิ้ลคลกิ ทไี่ อคอน Mozilla Firefox (หมายเลข 1) บนหนา้ Desktop

1

2. พิมพ์ ชื่อผู้ใช้ และ รหัสผ่าน (หมายเลข 2) ของ NAVY Proxy คลิกปุ่ม (หมายเลข 3) แล้วระบุ

URL (ท่ีอยู่เว็บไซต์) ในช่อง Address Bar (หมายเลข 4) โดยพิมพ์ข้อความ sarabun.navy.mi.th จากนั้นคลิก

(หมายเลข 5)

23

45

3. ระบบจะแสดงหน้าจอการยนื ยันบุคคลเพ่ือเข้าสู่ระบบ ให้กรอกชื่อผู้ใช้และรหัสผา่ นท่ีใช้งานในระบบอีเมล

กองทัพเรือ (หมายเลข 6) จากนน้ั คลกิ (หมายเลข 7) เพอื่ ยืนยันการเขา้ สู่ระบบ

6 7

ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์กองทัพเรือ

-5-
4. ระบบจะแสดงหน้าจอระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์กองทัพเรือ และแสดงข้อมูลของผู้เข้าใช้งานในแถบ
เมนูระบบงานบริเวณด้านบนของหน้าต่าง (หมายเลข 8)

8

ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์กองทัพเรือ

-6-

เร่มิ ต้นระบบงานสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส์กองทัพเรอื

1. เมื่อเข้าสู่ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์กองทัพเรือได้แล้ว ระบบจะตรวจสอบสิทธิการใช้งาน จากน้ัน

ระบบจะแสดงหนา้ หลกั ของระบบ ซงึ่ ประกอบด้วยเมนูงานตา่ ง ๆ และช่อื ผูใ้ ชง้ าน

สว่ นท่ี 1 ส่วนที่ 2
เมนูหลกั รายละเอยี ดผใู้ ช้

ส่วนที่ 3
เมนตู ามสิทธงิ าน

สว่ นที่ 4
ภาพรวมของระบบ

หนา้ หลกั เป็นหน้าจอแรก หลังจากเข้าส่รู ะบบงานสารบรรณ โดยมีส่วนประกอบแบ่งออกเป็น 4 ส่วน ดังนี้
ส่วนท่ี 1. เมนูหลกั จะแสดงอย่ดู ้านบน ในตำแหนง่ เดมิ ของทุก ๆ หนา้ จอ ประกอบด้วย

เลอื กเมื่อตอ้ งการลงทะเบียนหนงั สือรับเข้า ในตำแหน่งงานทอ่ี ยใู่ นกล่องงาน
เลอื กเมอ่ื ต้องการลงทะเบียนหนังสือส่งออก ในตำแหนง่ งานทอ่ี ยใู่ นกล่องงาน
เลอื กเมื่อต้องการสรา้ งหนงั สอื สง่ั การ จะสัมพันธ์กบั เมนูสั่งการ/มอบหมาย
เลอื กเมอ่ื ต้องการเรียกดหู นังสอื ส่ังการ จะสัมพันธก์ ับเมนสู ่ังการ/มอบหมาย

เลอื กเม่ือตอ้ งการตรวจสอบหนงั สอื ในภาพรวมของระบบ
เลือกเมอื่ ตอ้ งการต้งั คา่ การใชง้ านระบบ
เลอื กเม่อื ต้องการค้นหาหนงั สือในระบบ

เลือกเม่อื ต้องการดูผลรายงานการปฏบิ ตั ิงานของผู้ใช้งานระบบ
เลือกเมื่อต้องการเปดิ อา่ นคู่มือการใชง้ านระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์

เลือกเมื่อต้องการทดสอบความเร็วเครอื ข่ายทีใ่ ช้งานอยู่

ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ สก์ องทัพเรือ

-7-
สว่ นที่ 2. รายละเอียดผู้ใช้ จะแสดงอยู่ด้านบนขวาของระบบ ในตำแหนง่ เดิมของทุก ๆ หนา้ จอ ประกอบดว้ ย

แสดงชือ่ ผใู้ ชง้ านระบบ
แสดงตำแหน่งงานทเ่ี ลอื กทำงานอยู่ จะสัมพนั ธก์ บั เมนตู ามสิทธงิ าน
เลือกเมอ่ื ตอ้ งการตั้งค่าการใชง้ านโดยรวม
เลือกเมื่อต้องการออกจากระบบ
ส่วนที่ 3. เมนูตามสิทธิงาน จะแสดงอยู่ด้านซ้ายของระบบ ในตำแหน่งใต้เมนูหลัก ซ่ึงจะมีความสัมพันธ์กับ
หัวข้องานต่าง ๆ ภายในกล่องงาน ทั้งน้ี ผู้เข้าใช้งานระบบอาจจะมีภาระงานมากกว่า 1 ตำแหน่งได้ เนื่องจาก
อาจจะได้รับมอบหมายภาระงานจากผู้บังคับบัญชา การตรวจสอบสิทธิในกล่องงานที่ได้รับมอบหมายให้คลิก
ตำแหน่งงาน แล้วคลิก เพอ่ื เปิด และคลกิ เพอื่ ปิด หัวขอ้ งานของตำแหน่งงานท่ไี ดร้ ับมอบหมาย

ส่วนท่ี 4. ภาพรวมของระบบ จะแสดงอยู่ด้านล่างซ้ายของระบบ ในตำแหน่งเดิมของทุก ๆ หน้าจอ
ประกอบด้วย

Loading Time เป็นเวลาที่แสดงผลของการเปิดใช้งานระบบระบบสารบรรณ
อิเล็กทรอนิกส์ โดยคิดเปน็ วินาที ซ่ึงแสดงให้เห็นถึงความเรว็ ในการรับ-ส่งข้อมูลของระบบเครือข่ายสารสนเทศ
ของหนว่ ย ณ เวลาน้นั ๆ

Online User แสดงจำนวนของผู้เข้าใช้ระบบในเวลานั้น ๆ หากมีจำนวนผู้เข้าใช้
ระบบมาก อาจเป็นปจั จัยทำใหก้ ารรับ-สง่ ขอ้ มลู ของระบบมีความล่าชา้

ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ สก์ องทัพเรือ

1. คลกิ ปมุ่ -8-

การต้ังคา่ ข้อมลู สว่ นตัว

(หมายเลข 1) หรอื (หมายเลข 2) จะแสดงหน้าตา่ งการตัง้ ค่าขอ้ มูลส่วนตัว

2
1

2. หน้าตา่ งแสดงขอ้ มลู สว่ นตัว จะแสดงรายละเอียดการตั้งค่าต่าง ๆ ของระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส์ ดงั น้ี

ปขี อ้ มูลที่จะใช้งาน ใช้เลือกเม่ือตอ้ งการใหร้ ะบบ ฯ แสดงรายการหนงั สอื ตามปที ่รี ะบุ
ออกจากระบบอตั โนมตั ิ เลอื ก “ใช้งาน” เพ่อื ใหอ้ อกจากระบบโดยอตั โนมตั ิเม่ือเปิดหน้าตา่ งระบบงานท้ิงไว้
ขนาดตวั อกั ษร ใชก้ ำหนดขนาดตัวอกั ษรในการแสดงผลของระบบ
เบอร์โทรศัพท์ ทร. ใชเ้ ปน็ ข้อมลู ในการติดต่อระหว่างกันผา่ นทางโทรศัพท์กลาง ทร.
รับแจง้ เตือนทาง SMS เลอื กเคร่อื งหมาย  เพื่อรับข้อความแจ้งเตอื นทางโทรศพั ท์มือถือ
เบอรร์ ับแจ้งเดือนทาง SMS ใส่หมายเลขโทรศพั ทม์ ือถือของผ้ใู ช้ เพือ่ รับขอ้ ความแจ้งเตอื น
รบั การแจ้งเตอื นทางอีเมล เลือกเคร่อื งหมาย  เพ่ือรบั ข้อความแจ้งเตอื นทางจดหมายอเิ ล็กทรอนิกส์ ทร.
E-mail & IM ใส่ อีเมล ของผใู้ ช้ เพอ่ื รบั ข้อความแจง้ เตือนทางจดหมายอิเล็กทรอนกิ ส์
E-mail password ใส่ รหัสผ่าน ของระบบจดหมายอิเลก็ ทรอนิกส์ ทร.
รบั การแจ้งเตอื นทาง IM เลอื กเครือ่ งหมาย  เพอื่ รับข้อความแจ้งเตอื นผา่ นทางโปรแกรมเตือนของ ทร.

ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส์กองทัพเรือ

-9-

การลงทะเบยี นรบั หนงั สือ

การลงทะเบยี นรับหนงั สอื มี 2 วิธี คอื

1. การลงทะเบยี นรับหนงั สือ (กระดาษ)

กรณีที่เจ้าหน้าท่ีธุรการของหน่วย ได้รับหนังสือมาจากภายนอก โดยเจ้าหน้าท่ีนำสารนำมาส่งให้ หรือส่ง

ทางไปรษณีย์ หรือทางโทรสาร ใหน้ ำมาลงทะเบียนรับหนงั สือในทะเบียนรบั ของระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

ตามข้นั ตอนดงั นี้

1.1 คลิกเลอื กตำแหน่งงานทต่ี ้องการลงรบั หนังสือ (หมายเลข 1) จากน้นั คลิก (หมายเลข 2)

2

1

1.2 หน้าต่างแบบฟอร์มทะเบียนรับหนังสือจะแสดงข้ึนมา ให้บันทึกรายละเอียดข้อมูลของหนังสือท่ี

ได้รับ ได้แก่ ช้ันความเร็ว เลขที่หนังสือ ลงวันท่ี จาก ถึง เรื่อง อ้างถึง ส่ิงท่ีส่งมาด้วย (รายละเอียดข้อมูลของ

หนังสือที่แสดงเป็น “สีแดง” จะมีความสำคัญ เจ้าหน้าที่ต้องกรอกรายละเอียดให้ครบทุกช่อง) จากน้ันเลือก

ชนิดของหนังสือท่ีได้รับและวิธีนำส่ง เมื่อเจ้าหน้าท่ีบันทึกรายละเอียดข้อมูลของหนังสือ (กระดาษ) ท่ีได้รับ

พร้อมกับตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลแล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม (หมายเลข 3) เพ่ือบันทึกข้อมูล

เข้าระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส์

3

ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส์กองทัพเรือ

- 10 -

1.3 ระบบจะแสดงหน้าต่าง “ผลการลงรับ” โดยแสดง เลขรับหนังสอื และเวลาลงรบั ดังรูป จากนั้น

ให้คลกิ ที่ปมุ่ (หมายเลข 4) เพือ่ ปิดหนา้ ต่างและเสร็จสิ้นขัน้ ตอนการรับหนงั สือ (กระดาษ)

4

1.4 สามารถตรวจสอบการลงทะเบียนรับหนังสือทางระบบได้ท่ีหัวข้อ “ทะเบียนรับ” ในกล่องงาน

ดว้ ยการคลิกเลือกเมนู (หมายเลข 5) ระบบจะแสดงรายการหนังสือในทะเบียนรับ (หมายเลข 6)

6

5

2. การลงทะเบียนรับหนังสอื ทางระบบ

กรณีหนังสือที่ได้รับมาจากภายนอกผ่านทางระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ เจ้าหน้าที่ธุรการของหน่วย

สามารถตรวจสอบหนังสือท่ีสง่ มาในระบบได้ทันที (ทะเบยี นรับจะต่อเน่ืองกนั และเป็นทะเบียนเดียวกนั กับการ

ลงทะเบียนรบั หนังสอื ตามขอ้ 1 ) โดยปฏบิ ตั ติ ามข้ันตอนดังนี้

2.1 ตรวจสอบหนังสอื ที่หน่วยต่าง ๆ ส่งมาทางระบบได้ทีห่ ัวข้อ “ค้างรบั ” ในกล่องงาน โดยการคลิกที่

หวั ข้อ (หมายเลข 1) ระบบจะแสดงรายการหนังสือค้างรับที่หน่วยต่าง ๆ ส่งมาทางระบบ เจ้าหน้าที่

ธรุ การ สามารถรับหนงั สอื โดยคลิกท่ีปุม่ (หมายเลข 2)

12
ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ ส์กองทัพเรือ

- 11 -

2.2 ระบบจะแสดงหน้าต่าง “ผลการลงรับ” พร้อมกับแจ้งเลขทะเบียนรับ วัน และเวลา ที่รับหนังสือ

ทางระบบ ซึ่งเป็นการส้ินสุดข้ันตอนการรับหนังสือทางระบบ จากน้ันให้คลิกที่ปุ่ม (หมายเลข 3)

เพ่ือปิดหน้าต่างและเสรจ็ สิน้ ขัน้ ตอนการรับหนังสอื

3

2.3 สามารถตรวจสอบการลงทะเบียนรับหนังสือทางระบบได้ที่หัวข้อ “ทะเบียนรับ” ในกล่องงาน

ด้วยการคลิกเลอื ก (หมายเลข 4) ระบบจะแสดงรายการหนังสือในทะเบยี นรับ (หมายเลข 5)

5
4

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์กองทัพเรือ

- 12 -

การลงทะเบียนส่งหนังสือ

หนังสือท่ีได้ลงนามเรียบร้อยแล้ว เจ้าหน้าท่ีธุรการจะต้องดำเนินการลงทะเบียนส่งหนังสือเพ่ือออก
เลขทะเบียนหนงั สอื ส่งออก แลว้ จงึ นำเลขทะเบียนที่ได้ไปลงในหนงั สือทไ่ี ด้ลงนาม ก่อนทจี่ ะสง่ ออกไปหน่วยงาน
ตา่ ง ๆ ตามขนั้ ตอนดงั น้ี

1. คลิกเลือกตำแหน่งงานท่ีต้องการลงทะเบียนส่งหนังสือ (หมายเลข 1) จากนน้ั คลิก (หมายเลข 2)
ดังรปู

2

1

2. หน้าต่างแบบฟอร์มทะเบียนส่งหนังสือจะแสดงขึ้นมา ให้บันทึกรายละเอียดข้อมูลของหนังสือ ได้แก่

ชนั้ ความเร็ว เลขที่หนังสือ ลงวันที่ จาก ถึง เรือ่ ง อ้างถึง ส่ิงท่ีส่งมาดว้ ย (รายละเอียดข้อมูลของหนังสือที่แสดง

เป็น “สีแดง” จะมีความสำคัญ เจ้าหน้าที่จะต้องกรอกรายละเอียดให้ครบทุกช่อง) จากน้ันเลือกชนิด

ของหนังสือและวิธีนำส่ง เมื่อเจ้าหน้าที่บันทึกรายละเอียดข้อมูลของหนังสือ พร้อมกับตรวจสอบความถูกต้อง

ของข้อมูลแลว้ ให้คลิกทีป่ ุ่ม (หมายเลข 3) เพื่อบนั ทกึ ขอ้ มลู เข้าระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส์

3
ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกสก์ องทัพเรือ

- 13 -

3. ระบบจะแสดงหน้าต่าง “ผลการสรา้ งหนังสอื ” พร้อมกับแจง้ เลขทะเบียนส่งหนงั สือ วนั และเวลา ที่ลงทะเบียน

จากนั้นให้คลกิ ที่ปุ่ม (หมายเลข 4) เพ่ือปดิ หน้าต่าง

4

4. สามารถตรวจสอบการลงทะเบียนส่งหนังสือได้ท่ีหัวข้อ “ทะเบียนส่ง” ในกล่องงาน ด้วยการคลิกเลือก
(หมายเลข 5) ระบบจะแสดงรายการหนังสือในทะเบยี นส่ง (หมายเลข 6)

6
5

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกสก์ องทัพเรือ

- 14 -

การแนบไฟลเ์ อกสาร

หนงั สือทน่ี ำมาแนบไฟล์เอกสารในระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส์ จะต้องนำมาแปลงเป็นไฟล์เอกสาร
อิเล็กทรอนิกส์ และจัดเกบ็ ในรูปแบบแฟ้มข้อมูลชนิด PDF เพื่อแนบไฟล์ในระบบก่อนที่จะส่งไปหน่วยงานต่าง ๆ
ตามมาตรฐานข้ันต่ำสำหรับความละเอียดของภาพ (Resolution) และมาตรฐานขั้นต่ำสำหรับความละเอียด
ของสี (Bit Depth) ดังนี้

- ความละเอียดของภาพ คือ ภาพลายเส้นหรือภาพขาวดำอย่างน้อย 150 dpi ภาพสีเทา อย่างน้อย
200 dpi และภาพสี อย่างนอ้ ย 300 dpi

- ความละเอียดของสี คือ ภาพลายเส้นหรือภาพขาวดำ เท่ากับ 1 บิต ภาพสีเทา เท่ากับ 8 บิต และ
ภาพสี เท่ากับ 24 บิต
การแนบไฟลเ์ อกสารอิเลก็ ทรอนิกส์ มี 3 รูปแบบ คือ
1. การแนบไฟล์หลัก (ตน้ เรื่อง/ใบปะหน้า)

1.1 เริ่มจากคลิกท่ีชื่อเร่ืองของรายการหนังสือที่ต้องการแนบไฟล์เอกสาร (หมายเลข 1) ในทะเบียนรับ/
ทะเบยี นส่ง จะมหี น้าต่างภาพรวมของหนงั สอื แสดงขึน้ มา (หมายเลข 2)

1

2

ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์กองทัพเรือ

1.2 คลิกท่ี - 15 -
(หมายเลข 4) (หมายเลข 3) จะมีช่องการแนบไฟล์แสดงข้ึนมาด้านล่าง จากนั้นให้คลิกปุ่ม

3
4

1.3 จะมีหน้าต่างการเลือกไฟล์เอกสารแสดงขึ้นมา ให้คลิกเลือกไฟล์เอกสารท่ีต้องการ (หมายเลข 5)

เมือ่ เลือกไดเ้ รียบร้อยแล้วคลิกปมุ่ (หมายเลข 6)

5

6
1.4 หลังจากเลือกไฟล์เอกสารที่ต้องการเรียบร้อยแล้ว ระบบจะแสดงช่ือไฟล์เอกสารท่ีเลือกด้านหลัง
ของปุ่ม (หมายเลข 7) จากน้ันคลิกปุ่ม (หมายเลข 8) เพ่ือทำการอัพโหลดไฟล์เอกสารไป
เก็บในระบบ

78

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส์กองทัพเรือ

- 16 -
1.5 เมื่อแนบไฟลส์ ำเรจ็ แล้วระบบจะแสดงชอ่ื ไฟล์เปน็ ชือ่ ไฟลท์ ีแ่ นบ.รูปแบบไฟล์ (หมายเลข 9)

9
2. การแนบไฟล์ ผนวก/สิง่ ที่สง่ มาดว้ ย/เอกสารแนบใบปะหนา้

2.1 เริ่มจากคลิกที่ชื่อเร่ืองของรายการหนังสือท่ีต้องการแนบไฟล์เอกสาร (หมายเลข 1) ในทะเบียนรับ/
ทะเบยี นส่ง จะมีหนา้ ตา่ งภาพรวมของหนงั สือแสดงขนึ้ มา (หมายเลข 2)

1

2

ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ สก์ องทัพเรือ

2.2 คลิกที่ - 17 -
(หมายเลข 4) (หมายเลข 3) จะมีช่องการแนบไฟล์แสดงข้ึนมาด้านล่าง จากน้ันให้คลิกปุ่ม

3
4

2.3 จะมีหน้าต่างการเลือกไฟล์เอกสารแสดงขึ้นมา ให้คลิกเลือกไฟล์เอกสารที่ต้องการ (หมายเลข 5)

เมอื่ เลือกได้เรยี บรอ้ ยแลว้ คลกิ ป่มุ (หมายเลข 6)

5

6

2.4 หลังจากเลือกไฟล์เอกสารที่ต้องการเรียบร้อยแล้ว ระบบจะแสดงช่ือไฟล์เอกสารที่เลือกด้านหลัง
ของปุ่ม (หมายเลข 7) จากน้ันคลิกปุ่ม (หมายเลข 8) เพ่ือทำการอัพโหลดไฟล์เอกสารไป
เกบ็ ในระบบ

8

7
ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ สก์ องทัพเรือ

- 18 -
2.5 เมอ่ื แนบไฟลส์ ำเรจ็ แล้วระบบจะแสดงชอ่ื ไฟล์เปน็ ช่อื ไฟล์ทแ่ี นบ.รปู แบบไฟล์ (หมายเลข 9)

9
2.6 หากมีไฟล์เอกสารที่ต้องการแนบเพิ่มเติม ให้ทำตามข้อ 2.2 – 2.5 จะได้ไฟล์ในลำดับถัดไป
(หมายเลข 10)

10
2.7 เมื่อแนบไฟล์เอกสารครบทุกไฟล์แล้ว ให้กำหนดสิทธ์ิในการเปิดอ่านไฟล์เอกสารตามจำนวนไฟล์
เอกสารท่แี นบ คลิกเมนู สทิ ธ์ิ(หมายเลข 11)

11

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ สก์ องทัพเรือ

- 19 -

2.8 ระบบจะแสดงหน้าต่างการกำหนดสิทธิ์ในการเปิดอ่านไฟล์เอกสาร ให้พิมพ์ชื่อหน่วยงานลงในช่อง
ถงึ หน่วยงาน (หมายเลข 12) ระบบจะคน้ หาและแสดงให้คลกิ เลือกหนว่ ยที่ตอ้ งการ (หมายเลข 13)

12
13

2.9 เมื่อได้รายช่ือหน่วยงานครบตามต้องการ ให้คลิกปุ่ม (หมายเลข 14) และคลิกปุ่ม

(หมายเลข 15) เพ่อื บันทกึ การกำหนดสทิ ธ์ใิ นการเปิดอา่ นไฟล์เอกสาร

14 15
ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส์กองทัพเรือ

- 20 -
2.10 ระบบจะแสดงรายการกำหนดสิทธิ์ในการเปิดอ่านไฟล์เอกสารท่ีด้านล่างหน้าต่าง (หมายเลข 16)
หากครบตามท่ตี อ้ งการแลว้ ใหค้ ลิกปมุ่ (หมายเลข 17) เพอ่ื กลับสหู่ น้าตา่ งภาพรวม

17

16

2.11 กำหนดสทิ ธไ์ิ ฟล์เอกสารในลำดับถดั ไปให้ครบทกุ ไฟล์ โดยทำตามขอ้ 2.7 – 2.10 (หมายเลข 18)

18
3. การแนบไฟล์ แทงต่อ/เกษียนหนังสอื

3.1 เร่ิมจากคลิกที่ชื่อเร่ืองของรายการหนังสือที่ต้องการแนบไฟล์เอกสาร (หมายเลข 1) ในทะเบียนรับ
(หนังสอื ที่ลงทะเบียนรับทางระบบจะมสี ัญลกั ษณ์ แสดงอยดู่ า้ นหน้าเลขทะเบยี นรับ)

1

ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์กองทัพเรือ

- 21 -

3.2 คลกิ ท่ีแทบ็ สง่ั การ (หมายเลข 2) จะแสดงตารางเสน้ ทางเดนิ หนังสอื
2

3.3 ในรายการหนังสือของกล่องงานธุรการที่เราลงทะเบียนรับจะปรากฏสัญลักษณ์ (หมายเลข 3)

ใหค้ ลิกทีส่ ญั ลักษณ์ จะมชี ่องการแนบไฟล์แสดงขึ้นมาด้านล่าง จากนน้ั ให้คลกิ ปมุ่ (หมายเลข 4)

3
4

3.4 จะมีหน้าต่างการเลือกไฟล์เอกสารแสดงข้ึนมา ให้คลิกเลือกไฟล์เอกสารที่ต้องการ (หมายเลข 5)

แลว้ คลิกปุ่ม (หมายเลข 6)

5

6

ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส์กองทัพเรือ

- 22 -
3.5 หลังจากเลือกไฟล์เอกสารที่ต้องการเรียบร้อยแล้ว ระบบจะแสดงชื่อไฟล์เอกสารท่ีเลือกด้านหลัง
ของปุ่ม (หมายเลข 7) จากน้ันคลิกปุ่ม (หมายเลข 8) เพ่ือทำการอัพโหลดไฟล์เอกสารไปเก็บ
ในระบบ

7
8
3.6 เมื่อแนบไฟล์สำเรจ็ แลว้ ระบบจะแสดงชือ่ ไฟล์เป็น ช่อื ไฟล์ที่แนบ.รปู แบบไฟล์ (หมายเลข 9)

9

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกสก์ องทัพเรือ

1. การสรา้ งกลุ่มส่ง - 23 - (หมายเลข 2) จะมี
1.1 เร่ิมจากคลิกหัวข้อ
การจัดการกลมุ่ ส่ง
หนา้ ต่างการสร้างกลุ่มแสดงขน้ึ มา
(หมายเลข 1) จากนั้นคลิกปุ่ม
2

1

1.2 ให้พิมพ์ช่ือที่ต้องการลงในช่องส่งถึง บุคคล/ตำแหน่ง/หน่วยงาน (หมายเลข 3) ระบบจะทำการ
ค้นหาและแสดงรายช่ือท่ีมีอยู่ในระบบ ให้คลิกเลือกช่ือที่ต้องการ (หมายเลข 4) จากนั้นรายช่ือจะไปแสดงอยู่
ในชอ่ งด้านลา่ ง

3

4

ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ สก์ องทัพเรือ

- 24 - (หมายเลข 4) แลว้ คลกิ ปุ่ม
1.3 เมอ่ื พิมพร์ ายชื่อครบแล้ว ให้พมิ พ์ชอ่ื กลุ่มที่ช่อง 5
(หมายเลข 5)

4

1.4 จะมีหน้าต่าง “บันทึกรายช่อื กลุ่ม” แสดงข้ึนมาในขั้นตอนสุดทา้ ย คลิกปมุ่ (หมายเลข 6)
เพอื่ ปดิ หนา้ ต่าง

6

2. การลบกลุ่มส่ง
2.1 ถ้าต้องการลบกลุ่มท่ีสร้างไว้แล้ว ให้คลิกเลือกรายการกลุ่มที่ต้องการ (หมายเลข 1) แล้วคลิก
(หมายเลข 2)

2

1

ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส์กองทัพเรือ

- 25 - (หมายเลข 3)

2.2 จะมีหน้าต่าง “ข้อความแจ้ง” ถามเพ่ือยืนยันการลบกลุ่มท่เี ลือก คลิกปมุ่
เพ่อื ยนื ยนั การลบ

3

2.3 จะมีหน้าต่างข้อความแจ้งการลบกลุ่มเรียบร้อยแสดงขึ้นมาในขั้นตอนสุดท้ายคลิกปุ่ม
(หมายเลข 4) เพือ่ ปิดหนา้ ตา่ ง

4

3. การปรับปรุงรายชื่อในกลุม่ ส่ง
3.1 ถ้าต้องการปรับปรุงรายช่ือในกลุ่มที่สร้างไว้แล้ว ให้ดับเบ้ิลคลิกท่ีรายการกลุ่มที่ต้องการปรับปรุง

(หมายเลข 1)

1

ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส์กองทัพเรือ

- 26 -

3.2 จะมีหน้าต่างแสดงรายชื่อในกลุ่ม ถ้าต้องการลบช่ือออกให้คลิกเลือกรายชื่อท่ีต้องการ โดยจะมี

เคร่ืองหมาย (หมายเลข 2) แสดงหน้ารายช่ือที่เลือก จากน้ันคลิก (หมายเลข 3) แต่ถ้า

ต้องการเพ่ิมรายชื่อในกลุ่ม ให้พิมพ์ช่ือที่ต้องการเพ่ิมลงในช่องส่งถึงบุคคล/ตำแหน่ง/หน่วยงาน (หมายเลข 4)

ระบบจะทำการค้นหาและแสดง ให้คลิกเลือกช่ือที่ต้องการ รายชื่อจะไปแสดงอยู่ในช่องด้านล่าง เม่ือได้รายชื่อ

ครบตามตอ้ งการแล้ว ข้นั ตอนสดุ ทา้ ยใหค้ ลกิ ที่ปมุ่ (หมายเลข 5)

5
4

2

3

3.3 จะมีหน้าต่าง “บันทึกรายชื่อกลุ่ม” แสดงขึ้นมาในข้ันตอนสุดท้าย คลิกปุ่ม (หมายเลข 6)
เพือ่ ปดิ หนา้ ตา่ ง

6

ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ สก์ องทัพเรือ

- 27 -

การสง่ หนังสอื ทางระบบ

การส่งหนังสือทางระบบจะมีอยู่ 2 รูปแบบ คือ การส่งหนังสือจากรายการหนังสือในทะเบียนรับ และ
การส่งหนังสือจากรายการหนังสือในทะเบียนส่ง โดยข้ันตอนในการส่งหนังสือท้ัง 2 รูปแบบน้ันจะมีข้ันตอนที่
เหมือนกัน ตามขั้นตอนดังน้ี
1. เร่ิมจากคลิกทช่ี ่อื เรือ่ งของรายการหนังสือท่ตี อ้ งการสง่ ทางระบบ (หมายเลข 1) ในทะเบยี นรบั /ทะเบียนสง่

1

2. จะมีหน้าต่างแสดงภาพรวมของหนังสือ ให้คลิกที่หัวข้อ (หมายเลข 2) จากนั้นคลิกเลือกรายช่ือกลุ่ม

ท่ีได้สร้างไว้ (หมายเลข 3) หรือพิมพ์รายชื่อลงในช่องส่งถึง บุคคล/ตำแหน่ง/หน่วยงาน (หมายเลข 4) ระบบจะทำ

การค้นหาและแสดงให้คลิกเลือกชื่อท่ีต้องการ รายชื่อจะไปแสดงอยู่ในช่องด้านล่าง เมื่อไดร้ ายชื่อครบตามต้องการ

แลว้ ให้คลิกทีป่ ุ่ม (หมายเลข 5) ข้ันตอนสุดทา้ ยคลิกปุม่ (หมายเลข 6)

2

3
4

5 6
ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส์กองทัพเรือ

- 28 -
3. จะมีหน้าต่างตรวจสอบการส่งหนังสือแสดงขึ้นมา (หมายเลข 7) ให้ตรวจสอบการส่งอีกคร้ังว่าส่งครบทุกหน่วย
หรือไม่ หากไม่ครบให้ทำตามข้อ 2 เพ่อื สง่ อกี ครงั้

7

ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกสก์ องทัพเรือ

- 29 - (หมายเลข 1)
2
การตรวจสอบการสง่ หนงั สอื ทางระบบ

1. ตรวจสอบผู้รับหนังสอื และเลขทะเบียนรบั ของผูร้ ับปลายทาง ให้คลกิ หัวข้อ
จากนนั้ ใหต้ รวจสอบในช่องผูร้ ับตามรายการที่ต้องการตรวจสอบ (หมายเลข 2)

1

2. ตรวจสอบเส้นทางการเดินหนังสือ โดยดับเบิ้ลคลิกรายการหนังสือที่ต้องการตรวจสอบจากหัวข้อต่าง ๆ

จากนั้นคลิก (หมายเลข 3) จะทำการเปิดหน้าต่างใหม่ข้ึนมาแสดงเส้นทางการ
เดินของหนงั สือ

3

ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์กองทัพเรือ

- 30 -

3. ตรวจสอบเวลารับ-ส่งและส่ังพิมพ์รายงานการติดตาม โดยคลิกท่ีหัวข้อ (หมายเลข 4) ระบบ

จะแสดงรายงานเวลารับ-ส่งของหนังสือในลกั ษณะตารางเวลา สามารถสัง่ พิมพ์ได้จากหวั ข้อ ส่ังพมิ พ์ (หมายเลข 5)

4
5

ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกสก์ องทัพเรือ

- 31 -

การบันทึกข้อมลู ในช่องการปฏิบตั ิ/สถานะทางสารบรรณ/หมายเหตุ

1. เร่ิมจากคลิกที่ชื่อเร่ืองของรายการหนังสือท่ีต้องการบันทึกข้อมูล (หมายเลข 1) จะมีหน้าต่างภาพรวมของ
หนังสอื แสดงข้ึนมา

1
2. นำเมาส์ไปชบี้ รเิ วณชอ่ งท่ตี อ้ งการบันทึกข้อมูล (หมายเลข 2) พน้ื หลังจะเปลีย่ นเปน็ สีเหลอื งจากน้ันใหค้ ลกิ

2

ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส์กองทัพเรือ

- 32 -
3. พิมพข์ ้อมูลลงในชอ่ งท่ีต้องการ จากน้นั คลิก (หมายเลข 3) ระบบจะทำการบนั ทึกข้อมลู ลงในช่องท่ี
ตอ้ งการ โดยสามารถบันทึกซ้ำไดต้ ามต้องการ และระบบจะบันทกึ ประวตั ิการแก้ไขไวท้ ุกคร้งั (หมายเลข 4 )

3
4

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ สก์ องทัพเรือ

- 33 -

การดึงคนื หนังสือ

1. จะกระทำได้ก็ต่อเม่ือผู้รับปลายทางยังมิได้ ลงรับทางระบบ โดยคลิกหัวขอ้ ทะเบียนรับ/ส่ง (หมายเลข 1)
จากน้ันคลิกเลือกรายการทะเบียนหนงั สือท่ตี ้องการดงึ คืน (หมายเลข 2)

2
1

2. คลกิ เลือกแท็บ การตดิ ตาม (หมายเลข 3) จากนั้นคลิก [ดึงคืน] (หมายเลข 4) ในลำดับรายการสง่ หนังสือ

3
4

3. จะมหี นา้ ต่างขอ้ ความยืนยันการดึงคนื หนังสอื ที่เลือก ให้คลิกป่มุ ตกลง (หมายเลข 5)
5

4. ตรวจสอบสถานะการดึงคืนหนังสอื ในช่อง เวลารับ (หมายเลข 6) ในลำดบั รายการสง่ หนังสอื

6

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์กองทัพเรือ

- 34 -

การสง่ กลบั /ปฏเิ สธการรับหนงั สือ

1. คลิกหัวข้อ (หมายเลข 1) จากน้ันคลิกรายการหนังสือที่ต้องการส่งกลับ/ปฏิเสธการรับ

(หมายเลข 2) จากน้นั คลิกปมุ่ (หมายเลข 3)

53

2
1

2. จะมีหน้าตา่ งข้อความแจง้ ถามการยืนยันการปฏเิ สธลงทะเบยี นรบั หนังสือ ให้คลกิ ปุ่ม (หมายเลข 4)
เพอ่ื ยืนยันการปฏเิ สธ

4

3. จะมีหน้าต่างข้อความแจง้ ผลการปฏิเสธหนังสือเรยี บร้อยแสดงขึ้นมา ในขั้นตอนสุดทา้ ยคลิกปุ่ม
(หมายเลข 5) เพอื่ ปดิ หน้าต่าง

4. ตรวจสอบรายการหนังสอื ทีป่ ฏิเสธได้ท่หี วั ข้อ 5
(หมายเลข 6)

6
ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส์กองทัพเรือ

- 35 - (หมายเลข 2)

การยกเลกิ หนงั สือ

1. คลกิ รายการหนังสอื ที่ตอ้ งการยกเลกิ (หมายเลข 1) จากนน้ั คลกิ ปมุ่

2
1

2. จะมีหน้าต่างข้อความแจ้งถามการยืนยันการยกเลิกทะเบียนหนังสือ ให้คลิกปุ่ม (หมายเลข 3)
เพือ่ ยืนยนั การยกเลิก

3
3. ตรวจสอบรายการท่ถี ูกยกเลกิ โดยรายการทีถ่ กู ยกเลิกจะเปล่ียนเป็นตวั อกั ษรสีแดงและมีเสน้ ขดี ทบั ในรายการนน้ั

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส์กองทัพเรือ

- 36 -

การคน้ หาหนงั สอื

การค้นหาหนงั สือในระบบมี 2 รูปแบบ คอื
1. การค้นหาหนังสอื ในทะเบียนรบั /ทะเบียนส่ง

- คลิกช่องหัวข้อด้านบนของรายการหนังสือในทะเบียนรับ/ทะเบียนส่ง (หมายเลข 1) พิมพ์ข้อมูลรายการที่
ตอ้ งการคน้ หาจากนัน้ กด Enter ชอ่ งรายการจะเปล่ียนเปน็ สเี หลืองพรอ้ มกับแสดงรายการหนงั สือทค่ี น้ พบ

1

2. การค้นหาหนงั สือในท่ีไม่กำหนดชน้ั ความลบั ในระบบ

- คลิกเมนู (หมายเลข 2) และคลิกช่องหัวข้อต่าง ๆ ที่ต้องการค้นหา (หมายเลข 3) พิมพ์ข้อมูล

รายการท่ีต้องการค้นหาจากน้ันกด Enter ช่องรายการจะเปลี่ยนเป็นสีเหลืองพร้อมกับแสดงรายการหนังสือที่

คน้ พบ
2

3

ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์กองทัพเรือ

- 37 -

การพิมพ์รายงาน

1. คลิกที่ชอื่ เรื่องของรายการหนงั สือทต่ี ้องการส่ังพมิ พ์ (หมายเลข 1)

1

2. คลกิ ท่ีป่มุ (หมายเลข 2) ระบบจะเปิดหนา้ ภาพรวมขนึ้ มาในหนา้ ต่างใหม่

2

3. กด Ctrl + P ท่คี ียบ์ อร์ดเพ่อื เริ่มการปริน้ ทร์ ายงานไดต้ ามต้องการ
ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ ส์กองทัพเรือ

- 38 -

การจดั เก็บทะเบยี นหนังสอื ในรูปแบบไฟลเ์ อกสาร (XLS)

1. คลิกหัวขอ้ ทะเบียนทต่ี อ้ งการจัดเก็บ (หมายเลข 1) จากนนั้ คลกิ ปมุ่ (หมายเลข 2)

2

1

2. จะมีหน้าต่างให้ระบุช่วงของการจัดเก็บรายงานอยู่ 2 รูปแบบ คือ ช่วงของเลขทะเบียน และช่วงของวันที่

ลงทะเบียน ใหพ้ ิมพข์ อ้ มลู ลงในชอ่ งท่ตี อ้ งการ (หมายเลข 3) จากนัน้ คลกิ ปมุ่ (หมายเลข 4)

3 3
4 4

3. ระบบจะค้นหา หากมีรายการหนังสือเกิน 500 รายการ ระบบจะแจ้งให้บันทึกแยกไฟล์ (หมายเลข 5) ให้

คลกิ ท่ีชว่ งรายการเพ่ือบนั ทกึ จากน้นั จะมหี น้าต่างถามการจัดเกบ็ ไฟล์ หรอื เปิดไฟล์เพอื่ เรียกดูขอ้ มูลตัวอย่างให้

คลกิ ป่มุ (หมายเลข 6)

5

6

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส์กองทัพเรือ

- 39 -
4. ทะเบียนหนงั สอื ในรูปแบบไฟลเ์ อกสาร (XLS) จะถกู เรยี กข้นึ มาแสดงในขั้นตอนสุดทา้ ย

5. สามารถค้นหาข้อมูลในไฟล์เอกสาร(XLS) โดยการกด Ctrl + F ท่คี ียบ์ อร์ด แล้วพิมพข์ ้อมลู ที่ตอ้ งการคน้ หา
ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส์กองทัพเรือ

- 40 -

การตดิ ประกาศ

1. คลกิ ทชี่ อ่ื เรอ่ื งรายการหนังสือทตี่ ้องการในทะเบยี นรบั (หมายเลข 1)

1

2. จะมีหน้าต่างภาพรวมแสดงขน้ึ มาให้คลกิ (หมายเลข 2) จากนั้นคลิกปุ่ม (หมายเลข 3)
ตามต้องการ

2

3

3. รายการหนังสือจะไปแสดงอยใู่ นหน้าของ (หมายเลข 4) ของหนว่ ยงานที่ตดิ บอรด์

4

ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส์กองทัพเรือ

- 41 -

การออกจากระบบ

1. คลิก (หมายเลข 1)

1

2. เม่อื ออกจากระบบเรยี บรอ้ ยแล้ว ยศ ชื่อ สกลุ ของผใู้ ช้จะเปลี่ยนเปน็ (หมายเลข 2)
2

ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส์กองทัพเรือ

- 42 -

ระเบียบและข้อกำหนดท่ีเกย่ี วขอ้ งกบั ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์ ทร.

๑. ระเบยี บสำนกั นายกรฐั มนตรวี ่าดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖
๒. ระเบียบสำนักนายกรฐั มนตรวี ่าดว้ ยงานสารบรรณ (ฉบับที่ ๒) พ.ศ.๒๕๔๘
๓. ภาคผนวก ๖ ท้ายระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรวี ่าดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖ และทแี่ ก้ไขเพิ่มเตมิ
๔. พระราชบัญญตั ิวา่ ด้วยธุรกรรมทางอเิ ลก็ ทรอนิกส์ พ.ศ.๒๕๔๔
๕. พระราชกฤษฎีกากำหนดหลักเกณฑ์และวธิ กี ารในการทำธุรกรรมทางอเิ ล็กทรอนิกส์ภาครัฐ พ.ศ.๒๕๔๙
๖. พระราชบัญญตั วิ ่าดว้ ยธุรกรรมทางอิเลก็ ทรอนกิ ส์ (ฉบบั ที่ ๒) พ.ศ.๒๕๕๑
๗. ข้อกำหนดแนบท้ายประกาศคณะกรรมการธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ เรื่อง หลักเกณฑ์และวิธีการในการ
จัดทำหรือแปลงเอกสารและข้อความให้อยู่ในรูปของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ.๒๕๕๓ ฉบับท่ี ๑ วา่ ด้วยข้อกำหนด
วิธปี ฏิบัตใิ นการจดั ทำหรอื แปลงเอกสารและข้อความใหอ้ ยู่ในรปู ของข้อมูลอิเลก็ ทรอนกิ ส์
๘. อนุมัติ ผบ.ทร. ลง ๘ ก.ย.๕๘ ท้ายบันทึก สบ.ทร. ท่ี กห ๐๕๐๒/๙๐๕ ลง ๓๑ ส.ค.๕๘ เร่ือง ขออนุมัติให้
นขต.ทร. และหน่วยเฉพาะกิจ ทร. ใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ตามแนวทางปฏิบัติงานสารบรรณด้วย
ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ ส์ของ สบ.ทร.

ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์กองทัพเรือ