การจดและการเขียนรายงานการประชุม

การจดและการเขียน

รายงานการประชมุ

ความสาคญั ของรายงานการประชุม

๑. เป็นองค์ประกอบของการประชุมอยา่ งเป็น
ทางการ

๒. เป็นหลักฐานบันทกึ รายงานผลการปฏิบัตงิ าน
แลกเปลีย่ นความคดิ เหน็ กาหนดนโยบาย ขอ้ เสนอแนะ
ตลอดจนมติที่ประชมุ

๓. เป็นเครื่องมือการตดิ ตามงาน รายงานการประชุมทีม่ กี าร
มอบหมายงาน

๒

ความสาคญั ของรายงานการประชมุ

๔. เปน็ หลักฐานอ้างองิ รายการประชุมท่มี ีการรบั รองรายงานการ
ประชมุ แล้ว ใช้เป็นเอกสารอ้างอิงตามกฎหมาย กรณีมปี ัญหาหรอื
ความขัดแย้ง และใช้มติทป่ี ระชุมยตุ ขิ อ้ ขดั แยง้
๒. เป็นขอ้ มลู ขา่ วสารท่ที าใหผ้ ู้เขา้ รว่ มประชุมทราบขอ้ มลู หรอื
เรื่องราวในการประชมุ ครั้งก่อน เพือ่ การประชุมในคร้งั ต่อไป

๓

หนงั สอื เชญิ ประชมุ

การสง่ • ควรสง่ ใหผ้ เู้ ขา้ ประชมุ ทราบลว่ งหนา้ อย่างน้อย ๗ วนั

การแจง้ • แจง้ เรือ่ งท่ีจะประชมุ วนั เวลา สถานที่ พร้อมระเบยี บ
เรอ่ื ง วาระการประชมุ ให้ชดั เจน

สานวน • ใชส้ านวนภาษาท่ีชดั เจน รัดกุม และได้ใจความ

ภาษา

• ระเบยี บวาระการประชมุ จะเขยี นลงในหนังสอื เชญิ
อ่ืน ๆ ประชมุ หรอื แยกตา่ งหากก็ได้

๔

ตวั อย่างหนงั สือเชญิ ประชมุ

๕

ศพั ท์ท่เี ก่ยี วขอ้ งกบั การประชมุ

องคป์ ระชมุ ระเบียบวาระการประชมุ

(ผู้มีหน้าท่ี (เร่ืองทีจ่ ะนาเข้าทีป่ ระชุม
เข้าร่วมประชุม) ตามลาดบั )

ท่ปี ระชุม ญตั ติ การแปรญัตติ
(เปล่ียนแปลงญัตติ ,
(บรรดาผเู้ ขา้ ประชมุ (ข้อเสนอที่ เพม่ิ ,ตดั ,เสนอซ้อน)
ท้งั หมด ) สมาชกิ เสนอตอ่

ทป่ี ระชุม)

จดหมายเชญิ ประชุม สมัยการประชุม มติ รายงาน
(สามญั ,วสิ ามัญ) การประชุม
(แจ้งสถานที่ วนั เวลา (ข้อตกลงข้อท่ี
ระเบยี บวาระการ ประชุม, เสยี ง (บนั ทึกมติ, ความคดิ เหน็ )
ประชมุ )
ข้างมาก)

๖

แบบรายงานการประชมุ

ตามระเบยี บสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖

๗

๘

๙

๑๐

๑๑

๑๒

๑๓

๑๔

วธิ ีการจดรายงานการประชุม

๑. จดละเอียดทุกคาพูด : เปน็ หลักฐานที่ชดั เจน แตใ่ ชเ้ วลามากทั้งผจู้ ดและผู้อ่าน

๒.จดย่อเรอื่ งท่พี ิจารณาเฉพาะประเด็นสาคญั ทีน่ าไปสู่มตขิ องทป่ี ระชมุ :

ผ้จู ดต้องสามารถสรุปความ เรยี บเรยี งเน้ือหาให้กระชบั แต่ครบถ้วน

๓. จดสรปุ สาระสาคญั ของเรอ่ื งที่พิจารณา ความเห็น และเหตุผล

ใชก้ รณไี มม่ กี ารอภปิ รายมากนัก แต่ถ้าไมเ่ ข้าประชมุ จะไม่ทราบความคดิ เหน็ ของผ้เู ข้าประชมุ ก่อน

๑๕

ทกั ษะการจบั ประเด็น 5WH QUESTIONS

๑๖

ข้อแนะนาในการจดรายงานการประชุม

ควรจดเฉพาะใจความสาคญั ไม่จาเปน็ ตอ้ งจดทุกคาพูด/คาพดู โตแ้ ยง้ ของ

ทุกคน เว้น การบันทกึ อยา่ งละเอยี ดท่ีตอ้ งการข้อมูลทมี่ ีรายละเอยี ดมาก

ใชภ้ าษาใหถ้ กู ตอ้ ง กะทดั รดั ชดั เจน เขา้ ใจ นาไปปฏบิ ตั ไิ ด้
(ใจความสาคญั , มตทิ ่ีประชมุ )

เรยี งตามระเบียบวาระการประชมุ (แม้วันจรงิ อาจมกี ารหยบิ ยก
ประเดน็ สลบั กัน)

๑๗

ขอ้ แนะนาในการจดรายงานการประชุม

มีสมาธสิ ูง (ตามมติ, ตามความเป็นจรงิ )

ควรแยกประเด็นสาคัญ ให้อา่ นเขา้ ใจง่าย ไมส่ บั สน
ข้อมูลตัวเลข สถิติ ถกู ต้อง เรยี งตามลาดบั ชดั เจน
ส่อื ความหมายได้งา่ ย

ใชถ้ อ้ ยคาสานวนแบบย่อความ ไมใ่ ช้คาฟมุ่ เฟือย

๑๘

แบบฝกึ หัด
การจดรายงานการประชุม

ร่าง

20

แก้ไข ๒๕๖๒

เมื่อ
ณ

21

ร่าง

22

แกไ้ ข นาไปเขียนในผมู้ าประชมุ

ผ้เู ขา้ ร่วมประชมุ ๒๕๖๒
๒๕๖๒
เรม่ิ
23
ประธาน

รบั รองรายงานการประชุมดังกลา่ ว

ร่าง

24

แก้ไข ประธานแจง้ ใหท้ ่ปี ระชุมทราบ
สัมมนา

ไมไ่ ด้เขา้ ร่วม สมั มนา โอกาส

เสร็จสน้ิ แลว้ บุคลากร/ข้าราชการ 25
แจง้ ว่า
พระนครศรอี ยธุ ยา
จานวนมาก
สานักบริหารและพัฒนาบคุ ลากร

อภปิ ราย มีมติ

ร่าง

26

แก้ไข สัมมนา
สัมมนา

มคี วามเช่ยี วชาญ

อภปิ ราย มมี ติ

เสนอ 27

ร่าง

28

แก้ไข

เลิก

ผจู้ ด

29