jawatan kuasa pengelola MESY PIBG KE-41

SEKOLAH MENENGAH KEBANGSAAN SULTAN SULAIMAN
20400 KUALA TERENGGANU
No. Tel. : 09-6175315
No. Fax : 09-6175315
Email : [email protected]

SEKOLAH MENENGAH KEBANGSAAN SULTAN SULAIMAN
MESYUARAT AGUNG PIBG KALI KE – 41

TARIKH : 25 SEPTEMBER 2021/ 25 SAFAR 1443H (SABTU)
MASA
TEMPAT : 9.00 Pagi
PERASMIAN OLEH
: Dalam Talian (Aplikasi Google Meet)
: ENCIK SALIM BIN AB GHANI

Pengarah Pendidikan Negeri Terengganu

Pengerusi JAWATANKUASA PENGELOLA
Pengerusi Bersama
Timbalan Pengerusi : Cg. Wan Rohana binti Wan Mansor
Naib Pengerusi I : YDP PIBG Tuan Haji Aminuddin bin A. Razak
Naib Pengerusi II : Cg. Zakaria bin Sulong
Naib Pengerusi III : Cg. Mohd Zulkifli bin Abdul Wahab
Setiausaha : Cg. Foo Wai Choo
Bendahari : Cg. Rohani binti Said
AJK : Cg. Ismail Zaidi bin Mohd Mahydeen
: Cg. Nurdiana binti Abdul Rahman
: Tuan Haji Mohd Saidi bin Abd Rahman
: Encik Abdul Rahman bin Che Abd Ghani
: Encik Mokhtar bin Abd Ghani
: Encik Mohd Nazri bin Nainy
: Puan Norfadzidah binti Sulong
: Puan Zainab binti Othman
: Puan Zaslina binti Awang
: Cg. Mohd Jamsari Azman bin Sulong
: Cg. Hassan bin Abdul Rahman
: Cg. Sharifah Hidayah binti Syed Taufik Idid
: Cg. Rasdawati binti Awang
: Cg. Fazira binti Mokhtar
: Ustazah Noraidah binti Muda
: Cg. Md Bukhari bin Mahmud
: Cg. Rohana binti Usop

JAWATANKUASA KERJA

PENYELARAS : CG. ZAKARIA BIN SULONG

1. JEMPUTAN VIP : Cg. Hassan bin A Rahman
KETUA : Pn. Nurathirah binti Abdul Hanit
AJK : En. Mohd Zool Hilmi bin Kamaruddin

2. USUL PIBG : Cg. Rasdawati binti Awang
KETUA : Cg. Maimun binti Osman (Ting. 6)
AJK : Cg. Noordini binti Muhammad Nor (Ting. 5)
: Cg. Wan Salmah binti Wan Hussin (Ting. 4)
: Ustz Radziah binti Ja’afar (Ting. 3)
: Ustz Wan Fakhitah binti Wan Ngah (Ting. 2)
: Cg. Maheran binti Haji Mustafa (Ting. 1)

1

PENYELARAS : CG. MOHD ZULKIFLI BIN ABDUL WAHAB

3. ELETRIKAL : Cg. Mohd Nizam bin Ngah
KETUA : Cg. Mohd Zamri bin Abdullah
AJK : Cg. Abdul Ghani bin Awang

4. PENULIS KATA ALUAN DAN TEKS UCAPAN

KETUA : Cg. Nurliana binti Muda

AJK : Cg. Rosita binti Ngah

: Cg. Zuhairi bin Abdul Rahman

: Cg. Halimah binti Che Yusof

: Cg. Nor Jannah binti Muhammad Idris

PENYELARAS : CG. FOO WAI CHOO

5. LINK PENYERTAAN, BORANG PENDAFTARAN IBU BAPA/GURU DAN BORANG UNDI

KETUA : Cg. Sharifah Hidayah binti Syed Taufik Idid

AJK : Cg. Chew Choi Lee

: Cg. Habsahayu binti Md Ariffin

: Cg. Rozaini binti Abdu Rahman

: Cg. Annura Selmi binti Ahmad

: Cg. Goh Lee Siew

6. PELAPORAN : Cg. Hasana Mawaddah binti Mohd Ali
KETUA : Cg. Siti Noor binti Abdul Wahab
AJK : Cg. Harlina binti Nazar
: Cg. Azman bin Yahya
: Cg. Cik Maimun@Asiyana binti Aziz
: Cg. Shahidah binti Hashim
: Cg. Noorhayati binti Abdullah

PENYELARAS : CG. ROHANI BINTI SAID

7. DOKUMENTASI : Cg. Nurhidayah binti Ismail@Ab Latif
KETUA : Cg. Nawiyah binti Ali
AJK : Cg. Mastura binti Said
: Cg. Zurianis binti Md Zainuddin
: Cg. Tn Hayati@Tn Norhayati binti Tn Dagang
: Cg. Che Ku Nor Afizah binti Che Ku Sulaiman

8. JURU ACARA : Cg. Md Noor bin Ibrahim
KETUA : Cg. Khatijah binti Mamat
AJK

PENYELARAS : CG. MD BUKHARI BIN MAHMUD

9. TAYANGAN / PERSEMBAHAN POWER POINT

KETUA : Cg. Zuraida binti Ismail

AJK : Cg. Wan Fauziah binti Wan Mamat

: Cg. Sabariah binti Mat Asan

: Cg. Nur Fazlina binti Ahmad Fuad

10. TEKNIKAL : Pn. Rozita binti Wahab
KETUA : Cg. Farhana binti Naupa
AJK : Cg. Nurnaini binti Harun
: Cg. Mohd Azman bin Bidin
: Cg. Musliha binti Abdullah

2

PENYELARAS : CG. FAZIRA BINTI MOKHTAR

11. BUKU PROGRAM : Cg. Nadura binti Ibrahim
KETUA : Cg. Zawiah binti Ngah
AJK : Cg. Noorhasliza binti Mohamad
: Cg. Zurami binti Maidin
: Cg. Mastura binti Mohd Nor

12. BACK DROP : Cg. Mohd Firdaus bin Ibrahim
KETUA : Cg. Mohd Zulkifli bin Sulong
AJK : Cg. Normah Yon binti Md Yunus

PENYELARAS : USTAZAH NORAIDAH BINTI MUDA

13. PEMBACA DOA : Ustaz Haji Che Zainal bin Haji Mamat
KETUA : Ustaz Zorimi bin Yaacob
AJK

14. GAMBAR DAN RAKAMAN SSTV

KETUA : Cg. Ibrahim bin Ahmad

AJK : Cg. Nor Tarmizi bin Shamsudin

: Cg. Mastora binti Haji Adnan

PENYELARAS : CG. ROHANA BINTI USOP

15. HEBAHAN : Cg. Rohaya binti Jusoh (Kaunselor)
KETUA : Cg. Syed Muhd Jawwad bin Syed Mustaffa(Kaunselor)
AJK

16. PEMILIHAN JAWATANKUASA TADBIR PIBG SESI 2021/2022

KETUA : Cg. Mohd Jamsari Azman bin Sulong

AJK : Cg. Muhammed bin Zainul

: Cg. Jamil bin Tarmizi

: Cg. Azmi bin Hashim

BIDANG TUGAS

1. JEMPUTAN VIP
1.1. Mengurus jemputan untuk Perasmi, JPN, PPD, AJK PIBG & lain-lain yang berkenaan.

2. USUL PIBG
2.1. Mengedar dan memungut kembali borang usul PIBG daripada ibu bapa/penjaga.
2.2. Edaran dibuat secara dalam talian dan salinan bercetak melalui guru kelas.
2.3. Menyediakan borang usul bercetak sebanyak 100 salinan dan diletakkan di pondok
Pengawal Keselamatan untuk edaran kepada ibu bapa yang “walk-in”.
2.4. Menyediakan kotak(dilabelkan) untuk serahan Borang Penyataan Usul mengikut tingkatan
dan diletakkan di pondok Pengawal Keselamatan.
2.5. Borang usul juga boleh dihantar kepada guru kelas dalam bentuk softcopy tetapi perlu
ditanda tangan. Guru Kelas perlu cetak borang usul untuk diserahkan kepada Penyelaras.
2.6. Semua usul perlu diserahkan kepada Penyelaras Tingkatan masing-masing untuk
penyelarasan sebelum diserahkan kepada Ketua Cg Rasdawati untuk rumusan.
2.7. Ketua Usul perlu mencatat usul yang dibangkitkan oleh ibu bapa mengikut tingkatan.
2.8. Senarai usul yang disatukan berdasarkan isu mengikut tingkatan hendaklah diserahkan
kepada Setiausaha PIBG selewat-lewatnya 19 September 2021.

3

3. ELETRIKAL

3.1. Memastikan keadaan siaraya/PA sistem berfungsi dengan baik sepanjang majlis
berlangsung.

4. PENULIS KATA ALUAN DAN TEKS UCAPAN

4.1. Menulis dan menyemak kata-kata aluan Yang Dipertua PIBG dan Pengetua untuk buku
program Mesyuarat Agung PIBG kali ke-41.

4.2. Menulis dan menyemak teks ucapan Perasmi dan Pengetua.

4.3. Menyerahkan soft copy dan hard copy kepada Jawatankuasa Buku Program dan J/K
Dokumentasi.

5. LINK PENYERTAAN, BORANG PENDAFTARAN IBU BAPA-GURU DAN BORANG MENGUNDI
5.1. Menyediakan link untuk penyertaan ibu bapa dan guru.
5.2. Menyediakan borang untuk daftar kehadiran (mengandungi maklumat nama penuh,
nombor kad pengenalan, nama anak dan kelas, alamat kediaman).
5.3. Menyediakan borang mengundi jika ada proses pengundian.
5.4. Merekod kehadiran ibu bapa dan guru dalam bentuk excel.
5.5. Menyerahkan rekod kehadiran dalam bentuk hard copy dan soft copy kepada J/K
Dokumentasi dan Setiausaha seminggu selepas Mesyuarat Agung PIBG untuk tujuan
laporan ke Unit Perhubungan dan Pendaftaran , JPNT.
5.6. Mendapatkan softcopy buku Program dari JK Buku Program untuk diedarkan kepada ibu
bapa dan guru secara atas talian.

6. PELAPORAN

6.1. Mencatat ucapan Pengetua, Yang Dipertua PIBG, Ucapan Perasmian.

6.2. Mencatat Minit Mesyuarat Agung Kali Ke-41 sebagaimana dalam agenda mesyuarat Agung
PIBG Kali ke-41.

Memastikan nama PENCADANG DAN PENYOKONG CADANGAN dicatat dalam minit

6.3. mesyuarat (pengesahan minit mesyuarat kali ke-40, Laporan Aktiviti sesi 2020/2021 dan

Laporan Kewangan berakhir 31 Disember 2020)

6.4. Menyerahkan laporan lengkap minit mesyuarat kepada Setiausaha PIBG satu minggu

selepas mesyuarat agung untuk disahkan dan dihantar kepada JPNT untuk kelulusan.

7. DOKUMENTASI
7.1. Mengumpul rekod kehadiran dan alamat ibubapa / penjaga yang diterima daripada J/K
Pendaftaran
7.2. Mengumpul gambar dan rakaman daripada jawatankuasa rakaman.
7.3. Menyediakan tiga salinan laporan dokumentasi yang lengkap dibinding dan soft copy
kepada SETIAUSAHA PIBG seminggu selepas mesyuarat.

8. JURU ACARA MAJLIS
8.1. Menyediakan teks atur cara majlis dan mempengerusi majlis.
8.2. Mendapatkan senarai nama jemputan khas dari jawatankuasa jemputan VIP.
8.3. Menyerahkan satu salinan teks atur cara majlis kepada JK Dokumentasi.

9. TAYANGAN/PERSEMBAHAN POWER POINT
9.1. Mendapatkan berita bergambar aktiviti/penyertaan PIBG dalam aktiviti sekolah sepanjang
tahun 2020-2021 dari jurugambar sekolah/facebook/pengurusan sekolah/PIBG.
9.2. Peristiwa-peristiwa utama 2020-2021 yang melibatkan PIBG: (Mesyuarat Agong,
Kejohanan Olahraga sekolah, sambutan Tahun Baru Cina, Mesy JK PIBG, Majlis
Persaraan, Ziarah Cakna, Kursus Kepimpinan Pelajar, Pelancaran Logo 100 Tahun
SMKSS dll).
9.3. Membuat tayangan/persembahan power point sebelum majlis bermula.

10. TEKNIKAL
10.1. Menyediakan laptop/komputer untuk mesyuarat agung.
10.2. Memastikan peranti eletronik berfungsi dengan baik sepanjang majlis berlangsung
10.3. Membantu dan mengawal selia penggunaan laptop/komputer untuk kelancaran majlis.
10.4. Menyelaraskan dan mengawal selia bahan untuk ditayangkan mengikut buku aturcara.
10.5. Menyediakan back up laptop/komputer untuk perkara luar jangka.

4

11. BUKU PROGRAM
11.1. Mendapatkan maklumat atur cara dan kata-kata aluan buku program dari JK Penulis Kata
Aluan dan Teks Ucapan.
11.2. Mendapatkan laporan Mesyuarat Agung PIBG Kali Ke-40 Tahun 2020 (Ucapan pengetua,
ucapan Yang Dipertua PIBG, Ucapan Perasmian) dari J/K Dokumentasi 2020.
11.3. Mendapatkan senarai nama Jawatankuasa PIBG Sesi 2020/2021, Minit Mesyuarat Agung
Kali Ke 40, Laporan Aktiviti PIBG sesi 2020/2021 daripada Setiausaha Kehormat.
11.4. Mendapatkan laporan kewangan PIBG tahun berakhir 30 Jun 2021 daripada Bendahari
Kehormat.
11.5. Memastikan buku program mengandungi maklumat yang tepat, berkualiti dan menarik.
11.6. Menyerahkan buku program kepada JK Pendaftaran untuk diedarkan kepada ibu
bapa/guru seminggu sebelum mesyuarat.

12. BACK DROP
12.1. Menyediakan back drop mesyuarat agung dan untuk hari majlis mesyuarat berlangsung.
12.2. Mendapatkan maklumat mengenai ayat yang perlu ditulis.
12.3. Memastikan semua maklumat adalah tepat (nama perasmi dan gelaran)

13. PEMBACA DOA
13.1. Menyediakan teks doa dan memimpin bacaan doa.
13.2. Menyerahkan satu salinan teks doa kepada JK Dokumentasi.

14. GAMBAR DAN RAKAMAN SSTV
12.1. Membuat rakaman sepanjang program berlangsung selain daripada aplikasi google meet
seperti OBS studio, 4k Video Downloader, Extracting Videos.
12.2. Menyerahkan soft copy semua gambar yang berkaitan kepada JK Dokumentasi dan S/U
PIBG.
12.3. Membuat salinan gambar yang sesuai, memasukkan dalam album dan menyerahkan
kepada Penyelaras Bilik Galeri Sekolah.

15. HEBAHAN
15.1. Membuat hebahan majlis melalui media yang sesuai.

16. PEMILIHAN JAWATANKUASA TADBIR PIBG SESI 2021/2022
16.1. Menyediakan white board eletronik untuk membuat catatan nama dan jumlah undi.
16.2. Mencatat cadangan nama pada white board.
16.3. Membuat pengiraan undi.
16.4. Menyerahkan borang butiran biodata AJK PIBG sesi 2021/2022 kepada AJK berkenaan.

Disediakan oleh: Disahkan oleh:

............................................................. ..........................................................
(ISMAIL ZAIDI BIN MOHD MAHYDEEN) (WAN ROHANA BINTI WAN MANSOR)
Setiausaha PIBG Pengetua Cemerlang
SMK Sultan Sulaiman SMK Sultan Sulaiman

5