เอกสารราชการ 6 ชนิด

หนงั สือราชการ 6 ชนิด

เสนอ

อาจารยพ์ ชั นยิ า ชมุ ผอม

จดั ทาโดย

นางสาวมุกดาพร สหกลุ
ชั้นประกาศนยี บัตรวิชาชีพช้ันปีท่ี 3

ภาคเรยี นที่ 2 ปีการศกึ ษา 2562

วิทยาลยั เกษตรและเทคโนโลยรี ะนอง

คานา

เอกสารฉบบั น้ีเปน็ สว่ นหนึง่ ของวชิ าการประยุกต์ใช้คอมพิวเตอรใ์ นงานอาชพี เพ่ือใหไ้ ดศ้ กึ ษาหาความรู้
ในเรอื่ งประเภทหนงั สือราชการ 6 ชนิด เช่น หนงั สือภายนอก หนงั สือภายนอก หนังสอื ประทบั ตรา
หนังสือสงั่ การ หนงั สอื ประชาสัมพันธ์ หนงั สอื ท่เี จ้าหน้าทท่ี าขึน้ หรอื รบั ไวเ้ ปน็ หลักฐานในราชการและได้
ศกึ ษาอย่างเข้าใจเพอื่ เปน็ ประโยชน์กบั การเรียน

ผ้จู ัดทาหวังวา่ รายงานเลม่ นจี้ ะเป็นประโยชนก์ บั ผู้อา่ น ทกี่ าลังหาขอ้ มูลเรอ่ื งนี้อยหู่ ากมขี อ้ แนะนา
หรือข้อผดิ พลาดประการใด ผจู้ ัดทาขอน้อมรบั ไวแ้ ละขออภยั ไว้ ณ ท่ีน้ดี ้วย

จดั ทาโดย

นางสาวมุกดาพร สหกุล

สารบญั หนา้
ก
เรอื่ ง 1
คานา 4
หนงั สอื ภายนอก 6
หนงั สือภายใน 9
หนังสอื ประทับตรา 10
หนงั สอื ส่งั การ 12
14
-คาสั่ง 16
-ระเบียบ 17
-ข้อบังคบั 19
หนังสอื ประชาสัมพนั ธ์ 20
- ประกาศ 21
- แถลงการณ์ 21
- ข่าว 23
หนงั สือทเ่ี จ้าหน้าทีท่ าข้นึ หรอื รบั ไว้เป็นหลกั ฐานในราชการ 25
- หนงั สอื รบั รอง 26
- รายงานการประชุม 27
- บนั ทกึ
- หนงั สอื อ่นื ๆ
ตวั อย่างหนังสอื ราชการ 6 ชนิด

1

ประเภทหนงั สอื ราชการ

1. หนงั สอื ภายนอก

หนงั สือราชการภายนอก คือหนงั สือติดตอ่ ราชการทเี่ ป็นแบบพิธี โดยใช้กระดาษตราครฑุ เป็นหนังสือ
ติดต่อระหวา่ งส่วนราชการท่ีอยู่ต่างกระทรวง ทบวง กรม หรือส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอ่ืนซึ่งไม่ใช่ส่วน
ราชการ หรือมถี งึ บุคคลภายนอก โดยมสี ่วนประกอบ ดงั น้ี

๑. ที่ ให้ลงรหสั พยญั ชนะแลว้ ตามด้วยเลขลาดับที่ประจาของเจา้ ของเรือ่ ง ทีห่ นว่ ยราชการน้ันสง่ ออก
แล้วทับดว้ ยเลขทะเบียนหนงั สอื ตามลาดบั ในรอบปี เช่น ที่ กก ๐๕๐๙.๐๑/ ๑๐๑

- ราชการส่วนกลาง เลขทอี่ อกหนงั สอื ประกอบด้วยพยญั ชนะ ๒ ตัว ซึ่งเป็นอกั ษรยอ่ ประจา
กระทรวง ทบวงและสว่ นราชการทไ่ี มส่ งั กัด กระทรวง ทบวง เช่น

กก - กระทรวงการทอ่ งเทีย่ วและกีฬา รส - กระทรวงแรงงานและสวัสดกิ ารสงั คม
- ราชการส่วนภูมิภาค เลขทอี่ อกหนังสือประกอบด้วยพยญั ชนะ ๒ ตวั ซ่งึ เป็นอักษรยอ่ ของจังหวดั
เช่น ชพ - ชุมพร นว - นครสวรรค์
๒. ช่อื สว่ นราชการเจ้าของหนังสือ คอื ช่ือส่วนราชการที่เป็นเจา้ ของหนงั สือน้ันราชการนั้นสง่ ออก และ
ให้ลงที่ต้ังไวด้ ว้ ย
๓. วัน เดือน ปี ทีอ่ อกจดหมาย ให้ลงตวั เลขของวนั ที่ ชอ่ื เตม็ ของเดอื น และตัวเลขของ
ปีพุทธศักราช เชน่ ๒๔ พฤษภาคม ๒๕๓๗
๔. เร่อื ง ให้ลงเร่ืองยอ่ ทเ่ี ปน็ ใจความที่สน้ั ทีส่ ดุ ของหนงั สอื ฉบบั นนั้ ในกรณที ีเ่ ปน็ หนงั สอื ต่อเน่อื ง
โดยปกติใหล้ งเรื่องของหนงั สือฉบบั เดมิ
๕. คาข้ึนตน้ ใช้ตามฐานะผ้รู บั หนงั สอื ตามตารางการใชค้ าขน้ึ ต้น สรรพนามและคาลงทา้ ยตาม
ระเบยี บ สานักนายกรัฐมนตรวี ่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ซึง่ ใหใ้ ชบ้ ังคบั ต้ังแต่วนั ท่ี ๑ มิถนุ ายน
๒๕๒๖ เปน็ ต้นไป
๖. อา้ งถงึ (ถา้ ม)ี ใหอ้ า้ งถึงหนังสือทเ่ี คยมีติดตอ่ กนั เฉพาะหนังสอื ทส่ี ว่ นราชการผรู้ บั หนังสือได้รบั มา
กอ่ นแลว้ จากสว่ นราชการใดก็ตาม โดยอา้ งถงึ ใหช้ ัดเจนวา่ ใครเปน็ เจ้าของหนงั สอื เลขท่ี วันที่ เดือน และปี
ทอี่ อกหนังสือ
๗. สง่ิ ทีส่ ง่ มาดว้ ย (ถา้ ม)ี ให้ลงช่อื สงิ่ ของ เอกสาร หรอื บรรณสารทส่ี ง่ ไปพร้อมกบั หนังสอื นัน้ ถา้ สง่ ไป
ในซองเดยี วกนั ไม่ได้ ก็ใหร้ ะบวุ ่าส่งไปทางใด
๘. ข้อความ ใหล้ งสาระสาคัญของเรอ่ื งให้ชดั เจนและเขา้ ใจง่าย หากมีความประสงคห์ ลายประการ
ให้แยกเปน็ ข้อ ๆ
๙. คาลงท้าย ใหใ้ ช้คาลงทา้ ยตามฐานะของผรู้ ับหนงั สือ
๑๐. ลงช่ือ ใหล้ งลายมอื ชื่อเจ้าของหนงั สอื และใหพ้ มิ พ์ชือ่ เต็มของเจา้ ของลายมอื ชอ่ื ไว้ใต้ลายมอื ช่ือ
๑๑. ตาแหน่ง ให้ลงตาแหนง่ ของเจา้ ของหนงั สอื
๑๒. สว่ นราชการเจา้ ของเร่ือง ให้ลงชือ่ ส่วนราชการหรอื หน่วยงานท่อี อกหนงั สือ ถา้ ส่วนราชการท่ี
ออกหนงั สืออยู่ในระดบั กระทรวงหรือทบวงใหล้ งชอ่ื ส่วนราชการเจา้ ของเรื่องทง้ั ระดบั กรมและกอง ถ้าสว่ น
ราชการทีอ่ อกหนงั สอื อยูใ่ นระดบั กรมลงมา กล็ งช่อื เจ้าของเรอื่ งเพียงระดับกองหรอื หน่วยงานทรี่ บั ผิดชอบ
๑๓. โทร. ใหล้ งหมายเลขโทรศัพท์ของสว่ นราชการเจา้ ของเร่อื ง หรอื หนว่ ยงานทีอ่ อกหนังสือ และเลข
หมายภายในต้สู าขาไว้ด้วย (ถา้ มี)

2

๑๔. สาเนาสง่ (ถ้ามี) ในกรณีทีผ่ จู้ ัดทาสาเนาสง่ ไปใหผ้ ู้ใดแลว้ ใหพ้ มิ พ์ชอ่ื เต็มหรือชือ่ ยอ่ ของส่วน
ราชการหรือช่อื บุคคลทสี่ ่งสาเนาไปให้ เพ่ือใหเ้ ปน็ ทเ่ี ข้าใจระหว่างผสู้ ง่ และผรู้ บั (สมพร มันตะสูตร แพง่
พิพัฒน,์ ๒๕๔๐: ๑๒๖–๑๒๗)

๑๕. สรรพนาม ใช้ตามฐานะแหง่ ความสมั พนั ธร์ ะหว่างเจ้าของหนงั สอื และผูร้ บั หนงั สอื ตามทป่ี รากฏ
ในตารางการใชค้ าขนึ้ ต้น สรรพนาม และคาลงท้ายทกี่ าหนดไว้

3

รูปแบบหนงั สือภายนอก

4

2. หนงั สอื ภายใน

หนังสือภายใน คือ หนังสือติดต่อราชการท่ีเป็นพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอก เป็นหนังสือติดต่อ
ภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน ใช้กระดาษบันทึกข้อความและให้จัดทาตมแบบที่ 2 ท้าย
ระเบยี บ โดยกรอกรายละเอียดดงั นี้

ส่วนราชการ ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเร่ืองหรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ โดยมีรายล ะเอียด
พอสมควร โดยปกตสิ ่วนราชการทอ่ี อกหนงั สอื อยใู่ นระดับกรมขึ้นไปให้ลงชือ่ สว่ นราชการเจ้าของเร่ืองทง้ั ระดับ
กรมและกรอง ถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับต่ากว่ากรมลงมา ให้ลงช่ือส่วนราชการเจ้าของเรื่อง
เพียงระดบั กรองหรอื ส่วนราชการเจา้ ของเร่ืองพรอ้ มท้งั หมายเลขโทรศพั ท์ (ถ้าม)ี

ที่ ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจาตัวของเจ้าของเร่ือง ตามที่กาหนดไว้ในภาคผนวกทับเลข
ทะเบียนหนังสือสง่ สาหรบั หนงั สือของคณะกรรมการใหก้ าหนดรหสั ตวั พยญั ชนะเพ่ิมขน้ึ ตามความจาเปน็

วนั ท่ี ใหล้ งตวั เลขของวนั ที่ ชือ่ เตม็ ของเดอื น และตวั เลขของปีพทุ ธศักราชท่อี อกหนังสอื
เรอ่ื ง ให้ลงชื่อย่อทเี่ ป็นใจความสั้นที่สดุ ของหนงั สอื ฉบบั นั้น ในกรณีทเ่ี ป็นหนังสือตอ่ เน่อื งโดยปกตใิ ห้
ลงเร่ืองของหนังสือฉบับเดมิ
คาขึ้นตน้ ใหใ้ ช้คาขึ้นต้นตามฐานะของผู้รับหนงั สอื ตามตารางการใช้คาข้ึนต้นสรรพนามและคาลงท้าย
ท่ีกาหนดไว้ในภาคผนวก 2 และลงตาแหนง่ ของผู้ทร่ี บั หนังสอื น้ันมีถงึ หรอื ชื่อบุคคลในกรณีที่มีถึงตัวบคุ คลไม่
เกยี่ วกบั ตาแหนง่ หนา้ ที่
ขอ้ ความ ใหล้ งสาระสาคัญของเรอ่ื ให้ชัดเจนและเข้าใจงา่ ย หากมคี วามประสงคห์ ลายประการใหแ้ ยก
เปน็ ขอ้ ๆ ในกรณีทม่ี กี ารอา้ งถึงหนังสอื ที่เคยมกี ารติดตอ่ กันหรือมสี งิ่ ทสี่ ่งมาด้วย ใหร้ ะบุไวใ้ นข้อน้ี
ลงชื่อและตาแหน่ง ใหป้ ฏบิ ตั ติ ามข้อ 10 และขอ้ 11 โดยอนุโลม
**ในกรณีท่ีกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดใดประสงค์จะกาหนดแบบการเขยี นโดยเฉพาะเพอ่ื ใชต้ ามความ
เหมาะสมกใ็ หก้ ระทาได้ **

5

รูปแบบหนังสือภายใน

6

3. หนงั สือประทบั ตรา

คอื หนังสือทใี่ ชก้ ระดาษตราครุฑจัดทา โดยประทบั ตราแทนการลงชอ่ื ของหวั หน้าส่วนราชการ
ระดับกรมขึน้ ไป โดยใหห้ วั หนา้ สว่ นราชการระดบั กอง หรอื ผู้ที่ไดร้ บั มอบหมายจากหวั หน้าส่วนราชการระดบั
กรมขน้ึ ไป เปน็ ผู้รบั ผิดชอบลงชื่อยอ่ กากบั ตราหนงั สือประทบั ตราใหใ้ ช้ไดท้ ้ังระหวา่ งสว่ นราชการกับสว่ น

ราชการ และระหวา่ งสว่ นราชการกับบุคคลภายนอก เฉพาะกรณที ีไ่ มใ่ ชเ่ รอื่ งสาคญั ไดแ้ ก่
1. การขอรายละเอียดเพมิ่ เติม
2. การสง่ สาเนาหนงั สอื สิง่ ของ เอกสาร หรอื บรรณสาร

3. การตอบรบั ทราบท่ไี ม่เกี่ยวกบั ราชการสาคัญ หรือการเงนิ
4. การแจ้งผลงานที่ไดด้ าเนนิ การไปแลว้ ใหส้ ว่ นราชการทเี่ กยี่ วข้องทราบ
5. การเตอื นเร่อื งท่ีค้าง

6. เรอื่ งซึ่งหัวหน้าสว่ นราชการระดับกรมข้ึนไปกาหนดโดยทาเปน็ คาสง่ั ใหใ้ ช้หนงั สอื
ประทับตรา

โครงสร้าง ประกอบด้วยสว่ นสาคญั 3 สว่ น ตราครุฑ

หวั หนงั สือ
ท.ี่ ............
ถงึ ............................

เหตแุ ละจดุ ประสงค์ (ข้อความ)........................................................................

ที่มีหนงั สือไป ......................................................................................

ทา้ ยหนังสือ (ส่วนราชการเจา้ ของหนังสอื )
ตราชือ่ สว่ นราชการ
(วนั เดอื น ปี)

(สว่ นราชการเจ้าของเรอื่ ง)...........
โทร. x xxxx xxxx
โทรสาร x xxxx xxxx
ไปรษณยี ์อเิ ล็กทรอนกิ ส.์ ..........

7

1. ที่ ใหล้ งรหัสตัวพยญั ชนะและเลขประจาของเจ้าของเรื่อง ตามทีก่ าหนดไว้
2. ถึง ใหล้ งช่ือสว่ นราชการ หนว่ ยงาน หรือบุคคลทีห่ นงั สือนน้ั มถี งึ เชน่ ถึง กรมพัฒนาทด่ี นิ ,
นายขจร เพียรทา
3. ขอ้ ความ ให้ลงสาระสาคญั ของเรื่องใหช้ ัดเจนและเขา้ ใจง่าย
4. ชอ่ื ส่วนราชการท่สี ง่ หนงั สอื ออก ให้ลงช่อื ส่วนราชการทส่ี ง่ หนงั สือออก
5. ตราชอื่ สว่ นราชการ ให้ประทบั ตราช่ือสว่ นราชการด้วยหมกึ แดง และให้ผู้รบั ผิดชอบลงลายมอื ช่ือ
ยอ่ กากับตรา
6. วนั เดือน ปี ให้ลงตวั เลขของวนั ท่ี ช่ือเต็มของเดือนและตวั เลขของปีพทุ ธศักราช ท่อี อกหนงั สอื
7. สว่ นราชการเจ้าของเร่อื ง ให้ลงชอ่ื ส่วนราชการเจา้ ของเรื่อง หรือหนว่ ยงานท่ีออกหนงั สือ
8. โทร. หรือท่ีตงั้ ใหล้ งหมายเลขโทรศัพท์ของส่วนราชการเจา้ ของเร่ือง และหมายเล (ถา้ ม)ี ด้วย
ในกรณีท่ไี มม่ ีโทรศัพท์ ใหล้ งชื่อทต่ี ั้งของสว่ นราชการเจา้ ของเร่ืองโดยใหล้ งตาบลท่ีอยู่ตามความจาเป็น
และแขวงไปรษณีย์ (ถ้ามี)
9. ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (ถ้ามี) ให้ระบุไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ท่ีใช้ในการรับส่งข้อมูลข่าวสาร
อเิ ลก็ ทรอนิกส์

8

รูปแบบหนงั สือประทับตรา

9

4. หนังสือสง่ั การ

หนงั สอื สง่ั การ ใหใ้ ช้ตามแบบทกี่ าหนดไว้ หนงั สอื สง่ั การมี 3 ชนิด ได้แก่ คาสัง่ ระเบยี บ และ
ข้อบังคับ

คาสัง่ คือบรรดาข้อความท่ผี บู้ ังคบั บญั ชาสัง่ การใหป้ ฏิบตั ิโดยชอบด้วยกฏหมาย ใช้กระดาษตรา
ครฑุ

ระเบียบ คือบรรดาขอ้ ความทผี่ มู้ ีอานาจหนา้ ทีไ่ ด้วางไวโ้ ดยจะอาศัยอานาจของกฏหมายหรือไมก่ ไ็ ด้
เพ่อื ถือเปน็ หลกั ปฏิบตั ิงานเป็นการประจา ใช้กระดาษตราครุฑ

ขอ้ บังคับ คอื บรรดาข้อความทผ่ี ู้มอี านาจหนา้ ท่ีกาหนดใหใ้ ชโ้ ดยอาศยั อานาจของกฏหมายทบ่ี ัญญัตใิ ห้
กระทาได้ ใช้กระดาษตราครฑุ

10

หนังสือสง่ั การมี ๓ ชนดิ ได้แก่ คาสัง่ ระเบยี บ และข้อบงั คับ
1. คาสัง่ คอื ขอ้ ความที่ผู้บังคับบญั ชาสง่ั ใหป้ ฏิบัตโิ ดยชอบดว้ ยกฎหมาย ใชก้ ระดาษตราครฑุ โดยมี
รายละเอยี ด ดังนี้
1.1 คาสั่ง ใหล้ งช่อื ส่วนราชการ หรือตาแหนง่ ของผู้มอี านาจทีอ่ อกคาสั่ง
1.2 ที่ ให้ลงเลขทีอ่ อกคาส่ัง โดยเริ่มฉบับแรกจากเลข ๑ เรยี งไปตามลาดับ ทับเลขทีป่ พี ทุ ธศกั ราชที่ออก

คาสั่ง
1.3 เร่ือง ให้ลงชือ่ เรอื่ งท่ีออกคาสง่ั
1.4 ข้อความ ใหอ้ ้างเหตทุ ีอ่ อกคาสง่ั และอา้ งถึงอานาจที่ให้ออกคาสงั่ (ถา้ ม)ี ไว้ด้วย และวนั เดือน ปี ที่

ใช้เร่มิ บงั คบั
1.5 สง่ั ณ วนั ที่ ให้ลงตัวเลขของวนั ท่ี ชอ่ื เตม็ ของเดอื น และตัวเลขของปพี ทุ ธศักราชท่ีออก
1.6 ลงชื่อ ใหล้ งลายมอื ชือ่ ผู้ออกคาสง่ั และพิมพช์ อื่ เตม็ ของเจา้ ของลายมือชอ่ื ไว้ใตล้ ายมอื ชอ่ื
1.7 ตาแหน่ง ให้ลงตาแหนง่ ของผอู้ อกคาสงั่

11

รูปแบบหนงั สอื คาส่งั

12

2. ระเบียบ บรรดาขอ้ ความทผ่ี มู้ ีอานาจหนา้ ที่ได้วางไว้ โดยอาศยั อานาจของกฎหมายหรอื ไม่ก็ได้ เพอ่ื ใชเ้ ปน็
หลักปฏบิ ัติงานเป็นประจา ใชก้ ระดาษตราครฑุ โดยมีรายละเอยี ด ดงั นี้

2.1 ระเบียบ ใหล้ งชื่อส่วนราชการที่ออกระเบยี บ
2.2 ว่าด้วย ใหล้ งชือ่ ของระเบยี บ
2.3 ฉบบั ท่ี ถ้าเปน็ ระเบียบทก่ี ลา่ วถงึ เป็นครัง้ แรกในเรอื่ งนัน้ ไมต่ ้องลงว่าเป็นฉบับทเ่ี ท่าไร แตถ่ า้ เป็นเรอื่ ง
เดยี วกันแต่มีการแก้ไขเพม่ิ เตมิ ใหล้ งเปน็ ฉบับท่ี๒ ๓ หรอื ๔ ตามลาดับ)
2.4 พ.ศ. ให้ลงตวั เลขปพี ทุ ธศกั ราชท่อี อกระเบียบ
2.5 ขอ้ ความ ให้อา้ งเหตุผลโดยยอ่ เพอ่ื แสดงถึงความมงุ่ หมายท่ตี ้องการออกระเบยี บ และอ้างถงึ
กฎหมายทใ่ี ห้อานาจออกระเบียบ (ถ้าม)ี
2.6 ข้อความ ให้เรยี งขอ้ ความท่ีจะใช้เปน็ ข้อ ๆ โดย ขอ้ ๑ เป็นระเบียบ ข้อ ๒ เป็นวันทใี่ ช้บงั คับ (กาหนด
ว่าใช้บังคับเม่อื ใด สว่ นขอ้ สดุ ท้ายเปน็ ผรู้ กั ษาระเบียบ ถ้ามมี ากขอ้ หรือหลายเรอื่ งจะแบง่ เป็นหมวดกไ็ ด้ โดยให้
เล่อื นขอ้ ผรู้ กั ษาการไปเปน็ ขอ้ สุดท้ายกอ่ นทจ่ี ะขน้ึ หมวดหน่งึ
2.7 ประกาศ ณ วันที่ ให้ลงตัวเลขของวนั ท่ี ช่อื เต็มของเดอื น และตวั เลขปพี ทุ ธศักราชทอี่ อกบงั คับ
2.8 ลงช่อื ใหล้ งลายมอื ช่ือผอู้ อกระเบียบหรอื ขอ้ บังคบั และพมิ พ์ชื่อเตม็ ของเจา้ ของลายมอื ชือ่ ไวใ้ ต้ลายมือ
ชื่อ
2.9 ตาแหนง่ ให้ลงตาแหน่งของผอู้ อกระเบยี บหรอื ขอ้ บงั คบั น้นั

13

รปู แบบหนงั สอื ระเบยี บ

14

3. ขอ้ บงั คบั คือ บรรดาข้อความท่ีผมู้ ีอานาจหนา้ ทกี่ าหนดใหใ้ ชโ้ ดยอาศยั อานาจของกฎหมายทบี่ ญั ญตั ิให้
กระทาได้
ใช้กระดาษตราครุฑและใหจ้ ัดทาตามแบบที่ 6 ท้ายระเบยี บ โดยกรอกรายละเอยี ดดงั น้ี

3.1 ขอ้ บังคบั ใหล้ งชื่อสว่ นราชการท่อี อกขอ้ บังคับ
3.2 ว่าดว้ ย ให้ลงช่ือของข้อบงั คบั
3.3 ฉบบั ท่ีถา้ เปน็ ข้อบงั คับทก่ี ลา่ วถงึ เปน็ ครง้ั แรกในเรอ่ื งนน้ั ไมต่ อ้ งลงวา่ เป็นฉบับทเี่ ท่าใด แตถ่ า้ เปน็
ขอ้ บังคับ
เรือ่ งเดียวกนั ทมี่ ีการแกไ้ ขเพิม่ เติมใหล้ งเปน็ ฉบบั ท่ี 2 และทถ่ี ัด ๆ ไปตามลาดบั
3.4 พ.ศ. ให้ลงตัวเลขของปีพทุ ธศกั ราชทอี่ อกข้อบงั คบั
3.5 ข้อความ ให้อ้างเหตผุ ลโดยยอ่ เพอื่ แสดงถงึ ความมงุ่ หมายทต่ี อ้ งออกข้อบังคบั และอา้ งถงึ กฎหมาย
ทใ่ี หอ้ านาจออกข้อบังคบั
3.6 ข้อ ให้เรยี งข้อความทจี่ ะใช้บงั คับเปน็ ขอ้ ๆ โดยให้ ขอ้ 1 เป็นช่ือขอ้ บังคับ ข้อ 2 เป็นวันใช้บังคบั
กาหนดวา่
ใหใ้ ช้บังคับตง้ั แตเ่ มือ่ ไดแ้ ละข้อสุดท้ายเป็นขอ้ ผรู้ กั ษาการข้อบังคับใดถา้ มีมากข้อหรือหลายเรือ่ งจะแบ่งเปน็
หมวดกไ็ ด้โดยให้ย้ายขอ้ ผรู้ ักษาการไปเปน็ ขอ้ สุดทา้ ยก่อนที่จะขึน้ หมวด 1
3.7 ประกาศ ณ วันที่ ใหล้ งตวั เลขของวนั ท่ี ช่อื เต็มของเดือน และตัวเลขของปีพทุ ธศักราชท่ีออกขอ้ บงั คบั
3.8 ลงชอ่ื ให้ลงลายมือชื่อผอู้ อกข้อบังคับ และพิมพช์ อื่ เต็มของเจ้าของลายมอื ช่ือไว้ใต้ลายมือชือ่
3.9 ตาแหน่ง ใหล้ งตาแหนง่ ของผอู้ อกข้อบงั คบั

15

รปู แบบหนังสอื ขอ้ บงั คบั

16

5. หนังสือประชาสมั พนั ธ์

หนังสือประชาสัมพันธ์ ให้ใช้ตามแบบท่ีกาหนดไว้ หนังสือประชาสัมพันธ์มี 3 ชนิด ได้แก่ ประกาศ
แถลงการณแ์ ละข่าว

ประกาศ คือบรรดาข้อความทที่ างราชการประกาศหรอื ชีแ้ จงให้ทราบหรือแนะแนวทางปฏิบัติ ใช้
กระดาษตราครฑุ

แถลงการณ์ คือบรรดาขอ้ ความท่ีทางราชการแถลงเพ่ือทาความเข้าใจในกิจการของทางราชการ
หรือเหตกุ ารณ์ หรือในกรณใี ด ๆ ใหท้ ราบชดั เจนโดยทัว่ กนั ใชก้ ระดาษตราครฑุ

ข่าว คอื บรรดาข้อความท่ที างราชการเห็นสมควรเผยแพร่ให้ทราบ

17

1. ประกาศ คือ บรรดาขอ้ ความที่ทางราชการประกาศหรือชแ้ี จงใหท้ ราบ หรอื แนะแนวทางปฏิบตั ิ ใชก้ ระดาษ
ตราครุฑและใหจ้ ัดทาตามแบบที่ 7 ทา้ ยระเบยี บ โดยกรอกรายละเอยี ดดงั น้ี

1.1 ประกาศ ให้ลงชื่อส่วนราชการท่ีออกประกาศ
1.2 เรอ่ื ง ใหล้ งชอื่ เรื่องทีป่ ระกาศ
1.3 ขอ้ ความ ให้อ้างเหตุผลท่ีตอ้ งออกประกาศและขอ้ ความทปี่ ระกาศ
1.4 ประกาศ ณ วันท่ี ให้ลงตวั เลขของวันท่ี ชอ่ื เตม็ ของเดือนและตัวเลขของปพี ทุ ธศักราชทอ่ี อก
ประกาศ
1.5 ลงช่ือ ใหล้ งลายมอื ชอ่ื ออกประกาศ และพิมพช์ อ่ื เต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือชอื่
1.6 ตาแหน่ง ให้ลงตาแหนง่ ของผู้ออกประกาศ ในกรณีท่ีกฎหมายกาหนดให้ทาเปน็ แจง้ ความ ให้
เปลย่ี นคาวา่ ประกาศ เป็นแจง้ ความ

18

ตัวอย่างแบบประกาศ

19

2. แถลงการณ์ คอื บรรดาข้อความทที่ างราชการแถลงเพ่ือทาความเขา้ ใจในกจิ การของทางราชการหรอื
เหตกุ ารณ์ หรอื กรณใี ด ๆ ใหท้ ราบชดั เจนโดยท่ัวกนั ใช้กระดาษตราครฑุ และให้จัดทาตามแบบที่ 8 ท้าย
ระเบยี บ โดยกรอกรายละเอียดดงั น้ี

2.1 แถลงการณ์ ให้ลงชอ่ื สว่ นราชการทีอ่ อกแถลงการณ์
2.2 เร่อื ง ใหล้ งช่อื เรื่องท่อี อกแถลงการณ์
2.3 ฉบับท่ี ใชใ้ นกรณีท่จี ะตอ้ งออกแถลงการณ์หลายฉบบั ในเร่อื งเดยี วทีต่ ่อเนอ่ื งกนั ให้ลงฉบบั ที่เรียง
ตามลาดบั ไวด้ ้วย
2.4 ข้อความ ให้อ้างเหตุผลท่ีตอ้ งออกแถลงการณแ์ ละข้อความทีแ่ ถลงการณ์
2.5 ส่วนราชการท่ีออกแถลงการณ์ ใหล้ งชอ่ื สว่ นราชการท่อี อกแถลงการณ์
2.6 วนั เดือน ปี ให้ลงตวั เลขของวนั ที่ ช่อื เตม็ ของเดือน และตวั เลขของปีพุทธศกั ราชทอ่ี อกแถลงการณ์

ตวั อย่างแบบแถลงการณ์

20

3. ข่าว คอื บรรดาข้อความที่ทางราชการเห็นสมควรเผยแพรใ่ หท้ ราบ ใหจ้ ดั ทาตามแบบท่ี 9 ทา้ ยระเบียบโดย
กรอก รายละเอียดดงั นี้

3.1 ขา่ ว ให้ลงช่ือส่วนราชการทอี่ อกข่าว
3.2 เรอื่ ง ใหล้ งช่ือเรอ่ื งท่อี อกขา่ ว
3.3 ฉบับที่ ใชใ้ นกรณที จ่ี ะต้องออกขา่ วหลายฉบบั ในเรอ่ื งเดียวทตี่ อ่ เนื่องกัน ใหล้ งฉบบั ทเ่ี รียงตามลาดบั
ไว้ด้วย
3.4 ข้อความ ใหล้ งรายละเอยี ดเกี่ยวกับเร่อื งของข่าว
3.5 สว่ นราชการท่อี อกขา่ ว ให้ลงชื่อส่วนราชการท่ีออกข่าว
3.6 วัน เดือน ปี ใหล้ งตัวเลขของวันท่ี ช่ือเต็มของเดอื น และตัวเลขของปพี ทุ ธศกั ราชทอี่ อกข่าว

ตวั อยา่ งแบบขา่ ว

21

6. หนงั สอื ทเี่ จา้ หนา้ ทท่ี าขึ้นหรอื รับไวเ้ ปน็ หลกั ฐานในราชการ

หนังสือทเ่ี จ้าหนา้ ทที่ าข้นึ หรอื รบั ไวเ้ ปน็ หลักฐานในราชการ คอื หนงั สือทท่ี างราชการทาขึน้
นอกจากท่ีกล่าวแล้วขา้ งต้น หรอื หนังสอื ทหี่ น่วยงานอ่นื ใดซงึ่ มิใชส่ ว่ นราชการหรอื บุคคลภายนอกมีมาถึงสว่ น
ราชการและส่วนราชการรบั ไว้เปน็ หลกั ฐานของทางราชการ มี 4 ชนิด คือ หนงั สือรับรอง รายงานการประชุม
บันทึก และหนังสืออื่น
1. หนงั สอื รับรอง คอื หนังสอื ทส่ี ว่ นราชการออกใหเ้ พือ่ รับรองแก่ บคุ คล นติ ิบุคคล หรอื หน่วยงานเพ่อื
วตั ถุประสงค์อย่างหนึง่ อยา่ งใดให้ปรากฏแกบ่ ุคคลโดยทัว่ ไปไม่จาเพาะเจาะจง

1. สว่ นราชการทอี่ อกข่าว ให้ลงช่ือสว่ นราชการทอ่ี อกขา่ ว
2. เลขที่ ให้ลงเลขทข่ี องหนังสอื รบั รองโดยเฉพาะ เรม่ิ ตั้งแตเ่ ลข ท่ี 1 เรียงเปน็ ลาดบั ไปจนถึงสิน้ ปี
ปฏทิ นิ ทบั เลขปี
พทุ ธศกั ราชที่ออกหนังสือรบั รอง หรอื ลงเลขทข่ี องหนงั สอื ทว่ั ไปตามแบบหนงั สอื ภายนอกอยา่ งหนงึ่ อยา่ งใด
3. ส่วนราชการเจา้ ของหนังสือ ใหล้ งชอ่ื ส่วนราชการซง่ึ เปน็ เจ้าของหนังสอื นนั้ และจะลงสถานที่ตง้ั
ของสว่ นราชการ เจา้ ของหนังสอื ดว้ ยกไ็ ด้
4. ขอ้ ความ ให้ลงขอ้ ความขนึ้ ตน้ วา่ หนังสอื ฉบบั นี้ให้ไวเ้ พอื่ รับรองวา่ แลว้ ตอ่ ดว้ ยชือ่ บุคคล นติ ิ
บุคคล หรอื
หนว่ ยงานท่ที างราชการรบั รองในกรณเี ปน็ บคุ คลให้พมิ พ์ชอ่ื เต็มโดยมีคานาหน้านาม ช่อื นามสกุล ตาแหนง่
หน้าที่ และสงั กดั หน่วยงานทผี่ ูน้ นั้ ทางานอยู่อย่างชดั แจง้ แลว้ จึงลงขอ้ ความทร่ี ับรอง
5. ใหไ้ ว้ ณ วนั ที่ ใหล้ งตวั เลขของวันที่ ชอื่ เตม็ ของเดอื น และตวั เลขของปพี ทุ ธศกั ราชท่อี อกหนงั สอื
รับรอง
6. ลงชอื่ ใหล้ งลายมือชือ่ หัวหน้าสว่ นราชการผอู้ อกหนังสอื หรือ ผทู้ ี่ไดร้ บั มอบหมายและพมิ พช์ อื่ เตม็
ของเจ้าของลายมอื ช่ือไวใ้ ต้ลายมอื ช่อื
7. ตาแหนง่ ใหล้ งตาแหนง่ ของผลู้ งลายมอื ช่อื ในหนงั สอื
8. รปู ถ่ายและลายมอื ชือ่ ผูไ้ ดร้ บั การรับรอง ในกรณที ่กี ารรบั รองเป็นเรอ่ื งสาคญั ท่ีออกให้แกบ่ คุ คล
ใหต้ ิดรปู ถา่ ยของผทู้ ่ไี ดร้ ับการรบั รอง ขนาด 4 x 6 เซนติเมตร หนา้ ตรง ไมส่ วมหมวก ประทบั ตราชื่อสว่ น
ราชการทอี่ อกหนงั สอื บนขอบลา่ งด้านขวาของรปู ถ่ายคาบตอ่ ลงบนแผ่นกระดาษ และใหผ้ ู้นน้ั ลงลายมือช่อื ไว้
ใตร้ ปู ถ่าย พร้อมทั้งพมิ พ์ ชอ่ื เตม็ ของเจา้ ของลายมือชอ่ื ไวใ้ ต้ลายมอื ชื่อด้วย

22

ตวั อย่างแบบหนงั สอื รบั รอง

23

2.รายงานการประชมุ คือ การบนั ทกึ เหตกุ ารณ์ในทป่ี ระชมุ ความคดิ เห็นของผู้มาประชมุ ผเู้ ขา้ รว่ มประชุมและ
มติของที่ประชุมไวเ้ ป็นหลักฐาน มรี ายละเอียดดงั น้ี

2.1 รายงานการประชมุ ให้ลงช่อื คณะท่ปี ระชุม หรือชือ่ การประชุม
2.2 ครั้งที่ ใหล้ งครั้งทป่ี ระชมุ
2.3 เมื่อ ให้ลง วัน เดือน ปี ทปี่ ระชุม
2.4 ณ ใหล้ งสถานท่ีท่ปี ระชุม
2.5 ผ้มู าประชุม ใหล้ งชื่อหรอื ตาแหนง่ ของผู้ทเ่ี ป็นคณะทป่ี ระชมุ ซงึ่ มาประชมุ ถา้ มผี มู้ าประชุมแทน ให้
ลงระบุวา่ มาประชมุ แทนผใู้ ดหรอื ตาแหนง่ ใด
2.6 ผ้ไู ม่มาประชมุ ใหล้ งชื่อและตาแหนง่ ผเู้ ปน็ คณะทปี่ ระชมุ ซ่งึ มไิ ด้มาประชุมพร้อมทง้ั เหตุผลม่ีไม่มา
ประชุม
2.7 ผเู้ ขา้ รว่ มประชุม ใหล้ งชือ่ และตาแหน่งของผทู้ ีม่ ิไดเ้ ปน็ คณะทปี่ ระชมุ แต่มารว่ มประชมุ
2.8 เริ่มประชมุ เวลา ใหล้ งเวลาทเ่ี รมิ่ ประชมุ
2.9 ขอ้ ความ ใหบ้ ันทึกข้อความทป่ี ระชุม ใหเ้ รม่ิ ดว้ ยประธานกล่าวเปิดประชุม และเร่อื งท่ีประชมุ หรอื
ระเบียบวาระการประชุมพรอ้ มทง้ั มตหิ รือขอ้ สรปุ ของทป่ี ระชุมแต่ละเรอ่ื งตามลาดับ
2.10 เลกิ ประชุมเวลา ใหล้ งเวลาเลิกประชุม
2.11 ผู้จดรายงานการประชมุ ใหล้ งชอ่ื ผจู้ ดรายงานการประชุม
2.12 ผูร้ บั รองรายงานการประชมุ หมายถงึ ประธานทป่ี ระชมุ ซง่ึ ลงนามรบั รองในเมอื่ ท่ีประชุมรบั รอง
รายงานการประชุมน้ันแลว้

24

ตวั อยา่ งแบบรายงานการประชุม

25

3. บนั ทึก คือ ข้อความซง่ึ ผ้ใู ตบ้ งั คบั บญั ชาเสนอตอ่ ผบู้ ังคับบัญชาหรอื ผบู้ งั คบั บัญชาสง่ั ผใู้ ตบ้ ังคบั บญั ชา หรอื
ข้อความท่เี จา้ หน้าท่หี รอื หนว่ ยงานต่ากวา่ ระดบั กรมติดตอ่ กนั ในการปฏบิ ัตริ าชการ โดยปกติใหก้ าหนดใช้
กระดาษบนั ทกึ ขอ้ ความ มีรายละเอียดดงั น้ี

3.1 ช่อื หรอื ตาแหนง่ ท่ีบันทกึ ถึง โดยใช้คาขึ้นตน้ ตามความเหมาะสม
3.2 สาระสาคญั ของเร่อื ง ใหล้ งใจความของเรื่องทบ่ี นั ทึก ถา้ มีเอกสารประกอบใหร้ ะบุไว้ดว้ ย
3.3 ชื่อและตาแหน่ง ให้ลงลายมือช่ือและตาแหน่งของผูบ้ ันทกึ และในกรณที ่ีไมใ่ ช้กระดาษบนั ทึก
ขอ้ ความ ใหล้ งวนั เดอื น ปี ทบี่ ันทึกไวด้ ว้ ย

ตวั อย่างแบบบนั ทึก

26

4.. หนังสืออ่นื ๆ คือหนังสือหรือเอกสารอ่ืนใดที่เจ้าหน้าท่ีทาขึ้นเพ่ือ เป็นหลักฐานใน ทางราชการ รวมถึง
ภาพถ่าย ฟิล์ม เทปบันทึกเสียง เทปบันทึกภาพ หรือหนังสือท่ีบุคคลภายนอกทาขึ้นย่ืนต่อเจ้าหน้าท่ีและ
เจา้ หน้าทีร่ ับเข้าทะเบียนของทางราชการ

หนังสือดังกล่าวน้ี มีแบบตามที่หน่วยงานแต่ละหน่วยจะกาหนดขึ้น เว้นแต่ทม่ี ีแบบตามกฎหมายกาหนด
เช่น โฉนด แผนท่ี แบบ แผนผัง สัญญา หลักฐานการสบื สวนและสอบสวน และคาร้องเป็นต้น

ตวั อย่างหนงั สืออืน่ ๆ

27

ตวั อย่างหนงั สอื ราชการ 6 ชนิด

1. หนังสือภายนอก

28

2. หนังสือภายใน

29

3. หนังสอื ประทบั ตรา

30

4. หนงั สอื สงั่ การ

31

4.1 หนงั สอื คาสง่ั

32

4.2 หนงั สอื ระเบยี บ

33

4.3 หนงั สอื ขอ้ บังคบั

34

5. หนงั สอื ประชาสมั พนั ธ์

35

5.1 หนังสอื ประกาศ

36

5.2 หนงั สอื แถลงการณ์

37

5.3 หนังสอื ข่าว

38

6. หนงั สอื ทเ่ี จา้ หนา้ ทท่ี าขน้ึ หรือรับไวเ้ ปน็ หลกั ฐานในราชการ

39

6.1 หนังสือรบั รอง

40

6.2 หนงั สอื รายงานการประชุม

41

6.3 หนงั สอื บนั ทกึ

42

6.4 หนังสอื อ่ืนๆ