ความรู้ด้านเทคนิคการเขียนหนังสือราชการ

เทคนคิ การเขยี น
หนงั สอื ราชการ

สาํ นักฝกอบรม กรมทางหลวงชนบท

เทคนิคการเขยี นหนังสือราชการ

หนงั สือราชการ ตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และ

ระเบยี บสารบรรณ (ฉบับที่ 2) พ.ศ. 2548 หมายถงึ เอกสารท่ีเปน็ หลกั ฐานในราชการ ไดแ้ ก่

1. หนังสอื ท่มี ีไปมาระหว่างสว่ นราชการ กบั ส่วนราชการ
2. หนังสอื ทีส่ ่วนราชการมีไปถึงหนว่ ยงานอน่ื ซึง่ มใิ ช่ส่วนราชการ หรือไปถึงบคุ คลภายนอก
3. หนังสือท่ีหน่วยงานอืน่ ใดซึง่ มใิ ชส่ ่วนราชการหรอื ทบี่ ุคคลภายนอกมมี าถึงสว่ นราชการ
4. เอกสารที่ราชการจัดทาขึน้ เพ่อื เปน็ หลกั ฐานในราชการ
5. เอกสารที่ทางราชการจัดทาข้นึ ตามกฎหมาย ระเบยี บ หรอื ข้อบงั คับ
6. ขอ้ มลู ข่าวสารหรือหนงั สอื ทไี่ ด้รับจากระบบงานสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์

หนังสือราชการมี 6 ชนิด

1. หนงั สอื ภายนอก

เปน็ หนงั สอื ตดิ ต่อราชการทเี่ ป็นแบบพธิ ี ใช้กระดาษตราครุฑ เป็นหนงั สอื ติดต่อระหวา่ งสว่ น
ราชการดว้ ยกนั หรือสว่ นราชการมีถงึ หน่วยงานอื่นใดซึง่ มิใชส่ ว่ นราชการหรือส่วนราชการมถี งึ
บคุ คลภายนอก

2. หนังสือภายใน

เป็นหนงั สอื ตดิ ต่อราชการทีเ่ ป็นแบบพิธนี ้อยกว่าหนังสอื ภายนอก เป็นหนงั สือติดต่อภายใน
กระทรวง ทบวง กรม หรอื จังหวัดเดยี วกนั ใช้กระดาษบนั ทึกข้อความ

3. หนงั สอื ประทบั ตรา

เป็นหนังสือท่ีใช้ตราประทับแทนการลงช่ือของหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมข้ึนไป โดยให้
หัวหน้าส่วนราชการระดับกองหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมข้ึนไป
เป็นผู้รับผิดชอบลงช่ือย่อ กากับตรา ใช้กระดาษครุฑ เป็นหนังสือติดต่อระหว่างส่วนราชการ
ด้วยกนั หรอื สว่ นราชการกับบุคคลภายนอก

“หนังสอื ประทับตรา” ใช้เฉพาะกรณไี มใ่ ชเ่ รื่องสาคัญ

1) การขอรายละเอียดเพ่ิมเติม
2) การสง่ สาเนาหนงั สือ สิง่ ของ เอกสาร บรรณสาร
3) การตอบรบั ทราบท่ีไมเ่ กีย่ วกบั ราชการสาคญั หรือการเงิน
4) การแจ้งผลงานที่ได้ดาเนนิ การไปแล้วใหส้ ่วนราชการที่เก่ียวขอ้ งทราบ
5) การเตอื นเรื่องค้าง
6) เรอื่ งซงึ่ หวั หน้าสว่ นราชการระดับกรมข้ึนไปกาหนดโดยทาเปน็ คาส่งั ให้ใช้

4. หนงั สือสัง่ การ มี 3 ชนิด (ใชก้ ระดาษตราครฑุ )

คาส่ัง คอื บรรดาข้อความท่ผี ู้บังคบั บัญชาส่ังการใหป้ ฏิบตั ิโดยชอบด้วยกฎหมาย
ระเบียบ คือ บรรดาข้อความท่ีผู้มีอานาจหน้าที่ได้วางไว้ โดยจะอาศัยอานาจของกฎหมาย หรือไม่ก็
ได้ เพื่อถอื เปน็ หลกั ปฏิบตั งิ านเป็นการประจา
ข้อบังคับ คือ บรรดาข้อความท่ีผู้มีอานาจหน้าที่กาหนดให้ใช้ โดยอาศัยอานาจของกฎหมาย ท่ี
บญั ญตั ิให้กระทาได้

5. หนังสือประชาสัมพนั ธ์ มี 3 ชนดิ (ใชก้ ระดาษตราครฑุ )

ประกาศ คอื บรรดาข้อความที่ทางราชการประกาศหรือช้ีแจงให้ทราบ หรือแนะแนวทางปฏบิ ัติ
แถลงการณ์ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการแถลงเพื่อความเข้าใจในกิจการของทางราชการ หรือ
เหตุการณ์ หรือกรณีใด ๆ ให้ทราบชัดเจนโดยท่วั กัน
ขา่ ว คือ บรรดาข้อความท่ีทางราชการเห็นสมควรเผยแพรใ่ หท้ ราบ

6. หนงั สอื ทเี่ จ้าหน้าทท่ี าข้ึน หรอื รับไว้เป็นหลักฐานในราชการ

- เป็นหนังสือท่ีทางราชการทาขึน้ (นอกจากหนังสือ 1 – 5)
- หนงั สอื ทหี่ น่วยงานอืน่ ใด ซ่ึงมใิ ช่ส่วนราชการ
- หนังสอื ทบ่ี คุ คลภายนอกมีมาถงึ ส่วนราชการ และสว่ นราชการรบั ไว้เปน็ หลกั ฐานของทางราชการ มี 4
ชนดิ ไดแ้ ก่
1) หนงั สือรบั รอง...หนังสือที่สว่ นราชการออกใหเ้ พ่ือรับรองแก่บุคคล นติ บิ ุคคล หรือหนว่ ยงาน

เพอื่ วัตถปุ ระสงค์อยา่ งหนึ่งอยา่ งใด ให้ปรากฏแกบ่ คุ คลโดยทั่วไปไม่จาเพาะเจาะจง
2) รายงานการประขมุ
3) บนั ทกึ
4) หนงั สอื อื่น เป็นหนงั สอื หรือเอกสารอน่ื ใดท่เี กดิ ข้นึ เน่อื งจากการปฏบิ ตั ิงานของเจา้ หน้าที่ เพือ่ เปน็
หลักฐานในราชการ ซ่งึ รวมถงึ ภาพถ่าย ฟิล์ม แถบบันทึกเสียง แถบบันทึกภาพและส่ือกลางบันทึกข้อมูลด้วย หรือ
หนังสือของบุคคลภายนอก ที่ย่ืนต่อเจ้าหน้าท่ี และเจ้าหน้าที่ได้รับเข้าทะเบียนรับหนังสือของทางราชการแล้ว มี
รูปแบบตามที่กระทรวง ทบวง กรม จะกาหนดข้ึนใช้ตามความเหมาะสม เว้นแต่มีแบบตามกฎหมายเฉพาะ
เร่ืองให้ทาตามแบบ เช่น โฉนด แผนท่ี แบบ แผนผัง สัญญา หลักฐานการสืบสวนและสอบสวน และคาร้อง
เปน็ ต้น

หนังสอื ปฏบิ ตั โิ ดยเร็ว

ช้ันความเรว็ มี 3 ชั้น (ประทับชั้นความเร็ว ดว้ ย อักษรสีแดง ขนาด 32 Point)
1. ดว่ นท่ีสุด คือ ใหเ้ จา้ หนา้ ทป่ี ฏบิ ัติในทันทีทีไ่ ด้รบั หนงั สอื น้นั
2. ด่วนมาก คือ ให้เจา้ หนา้ ท่ีปฏบิ ตั ิโดยเรว็
3. ด่วน คือ ให้เจา้ หนา้ ท่ปี ฏิบตั เิ ร็วกว่าปกติเทา่ ท่ีจะทาได้

หนังสอื ปฏิบตั ลิ บั

ช้นั ความลับ มี 3 ช้ัน (ปฏิบตั ติ ามระเบยี บ วา่ ดว้ ยการรกั ษาความปลอดภยั แห่งชาติ พ.ศ. 2517)
1. ลับทสี่ ุด คือ (Top Secret) เปิดเผยท้งั หมดหรือบางสว่ นจะเสยี หายต่อรัฐร้ายแรงท่สี ุด
2. ลับมาก คือ (Secret) เปดิ เผยทัง้ หมดหรือบางส่วนจะเสียหายต่อรฐั ร้ายแรง
3. ลบั คือ (Confidential) เปดิ เผยทง้ั หมดหรือบางส่วนจะเสียหายต่อรัฐ

การเขยี นข้อความในส่วนหัวหนังสือ “เรื่อง” คอื ใจความทีย่ อ่ ส้ันที่สุดของหนังสือฉบับน้ัน ใน

กรณีทเ่ี ป็นหนงั สือต่อเนอ่ื ง โดยปกตใิ ห้ลงชอ่ื เร่อื งของหนงั สอื ฉบบั เดิม

ลกั ษณะการเขยี น “เรอ่ื ง” ทีด่ ี

1. ย่อสน้ั ทส่ี ุด ตวั อยา่ ง เรื่องทยี่ าวเกนิ ความจาเป็น
“การลงโทษข้าราชการพลเรือนทกี่ ระทาผิดวนิ ัยข้าราชการพลเรอื นฐานทุจรติ ในการสอบ”
ทถี่ กู ต้อง “การลงโทษขา้ ราชการฐานทุจรติ ในการสอบ”

2. เปน็ ประโยคหรอื วลี ตัวอยา่ ง เรอ่ื งที่ไมเ่ ป็นประโยคหรือวลี
“เครื่องพิมพด์ ดี ”
ทถ่ี ูกต้อง “เครอื่ งพมิ พด์ ดี หาย”

3. พอรูใ้ จความวา่ เป็นเรื่องอะไร ตวั อย่าง เรื่องท่ีไม่ได้ใจความว่าเป็นเรอื่ งเกี่ยวกับอะไร
“แจง้ มติ ก.พ.”
ทถี่ ูกต้อง “การลงโทษขา้ ราชการทท่ี จุ รติ การสอบ”

4. เกบ็ ค้นอ้างองิ ได้ง่าย ตัวอย่าง เร่ืองที่เกบ็ ค้นอ้างองิ ไดย้ าก
“ซอ่ มถนน”
ทถ่ี ูกต้อง “การซ่อมถนนสุขุมวิท ซอย 31”

5. แยกความแตกต่างจากเรอื่ งอน่ื ได้ ตวั อย่าง เรอ่ื งท่ีแยกความแตกต่างจากเรื่องอ่ืนได้ยาก
“ขอความร่วมมือ”
ทถ่ี กู ต้อง “ขอความร่วมมือในการจดั สมั มนานักบรหิ าร”

กรณหี นังสือต่อเนื่อง (โตต้ อบ) หนังสือต่อเนื่อง (โต้ตอบ) ให้ใช้ช่ือเรื่องเดิม เว้นแต่ฉบับเดิมเป็น
คาขอ ขออนมุ ัติ ขออนุญาต ขอความอนเุ คราะห์ เชน่

- ขออนุมตั เิ ลอื่ นเงินเดือนเป็นกรณีพเิ ศษ

- ขอความอนเุ คราะห์ช่วยเหลอื คา่ ใชจ้ า่ ยในการสมั มนา

และนิยมใช้คาว่า “การ” มานาหนา้ ช่ือเรือ่ งเดิม
- การขออนุมตั ิเล่ือนเงนิ เดอื นเป็นกรณพี ิเศษ
- การขอความช่วยเหลือค่าใชจ้ ่ายในการสมั มนา

หรอื ถ้าชื่อเรื่องไมส่ อดคลอ้ งกบั เนอ้ื เรอ่ื ง อาจจะไม่ใช้คาว่า “การ” มานาหน้าก็ได้ แต่ให้มีข้อความเดิมบางส่วน
คงไวว้ ่าเปน็ เรื่องต่อเนื่อง เชน่

- ขอความอนุเคราะห์ตอบแบบสอบถาม

เมื่อดาเนนิ การเสรจ็ แล้วจะสง่ แบบสอบถามกลับคืน อาจหมายความวา่ เปน็ การอธิบายการขอความอนุเคราะห์
ตอบ ควรใช้ช่อื เร่ือง ดังนี้

- สง่ แบบสอบถาม

กรณหี นังสอื ต่อเน่อื ง (โตต้ อบ) หนังสือตอบปฏิเสธ ไม่อนุมัติ ไม่อนุญาต ไม่อนุเคราะห์ ต้อง
คานงึ ถึง ความสมั พนั ธ์

- การอนมุ ตั เิ ลือ่ นเงนิ เดอื นเป็นกรณีพเิ ศษ

- การขอความชว่ ยเหลือคา่ ใช้จา่ ยในการสัมมนา

การเขยี นขอ้ ความในสว่ นเหตุของหนงั สือ

สาเหตุของหนงั สอื ประจากอบด้วย

1. สาเหตทุ ี่ตอ้ งมีหนังสือไป
ดว้ ย...........................................
เนอ่ื งจาก...................................
ตาม.......................................... นนั้
ตามท่.ี ....................................... นน้ั
อนุสนธิ..................................... นัน้

2. เร่ืองตอ่ เนอ่ื ง
ได้ดาเนินการต่อไปอย่างไร........
ผลของการดาเนนิ การ...............

สาเหตขุ องหนังสือ การเรม่ิ ตน้ โดยใชค้ าวา่ “ดว้ ย” หรือ “เนอ่ื งจาก”

“ดว้ ย” ควรใหใ้ นกรณที บี่ อกกล่าวเลา่ เหตุทมี่ ีหนงั สอื ไป โดยเกร่นิ ขึน้ มาลอย ๆ
ตัวอย่าง “ด้วยกรมส่งเสริมการเกษตรจะจัดการฝึกอบรมหลักสูตรการเขียนหนังสือราชการ ในระหว่างวันท่ี
...............ณ..............”

“เนื่องจาก” ควรใช้ในกรณีท่ีอ้างเป็นเหตุอันหนังแน่นที่จาเป็นต้องมีหนังสือไป เพื่อให้ผู้รับ
หนงั สือดาเนนิ การอย่างใดอยา่ งหนงึ่
ตัวอย่าง “เน่ืองจากท่านได้หยุดราชการไป 3 วัน โดยไม่ได้ย่ืนใบลาตามระเบียบ จึงขอให้ท่านชี้แจงเหตุผลท่ี
หยุดราชการครัง้ นีโ้ ดยดว่ น”

การเรมิ่ ต้นโดยใชค้ าว่า “ตาม” “ตามที่” หรือ “อนุสนธิ”
“ตาม” “ตามที่” หรอื “อนสุ นธิ” ใช้ในกรณที ่ีเคยมเี ร่ืองติดต่อหรือรบั รกู้ นั มาก่อน

ตัวอย่าง “ตามหนังสือท่ีอ้างถึง กรมส่งเสริมการเกษตรขอใช้ห้องฝึกอบรมของกรมวิชาการเกษตร เพื่อจัดการ
ฝึกอบรมหลักสูตรการเขียนหนังสือราชการระหว่างวันที่..............นั้น กรมวิชาการเกษตร ยินดีให้กรมส่งเสริม
การเกษตรใช้ห้องฝึกอบรมตามท่ขี อไป”
ตัวอย่าง “ตามที่มีข่าวในหนังสือพิมพ์ว่า.........................................................นั้น กรม.....ได้สอบสวนแล้ว
ปรากฎว่าไม่มมี ูลความจริงตามท่หี นงั สอื พมิ พล์ งขา่ วแต่ประการใด”

ตวั อย่าง “อนุสนธิมติ ก.พ. ในการประชมุ ครงั้ ที.่ .....เมื่อวันท.่ี ...............มอบใหท้ า่ นรบั เรือ่ ง...........ไปตรวจ
พจิ ารณาเสนอความเห็น นัน้ บดั น้ี เวลาล่วงเลยมานานแล้ว สานกั งาน ก.พ. ยงั ไมไ่ ดร้ ับความเหน็ ของทา่ นใน
เรอ่ื งดังกลา่ ว จงึ .......................”

ท่มี าของสาเหตุ (เนอ้ื เร่อื ง) ทม่ี หี นงั สอื ไป

1. เหตุจากผูม้ หี นังสอื ไป
2. เหตจุ ากบุคคลภายนอก
3. เหตุจากเหตุการณ์ทีป่ รากฏขน้ึ
4. เหตุจากผู้รบั หนงั สือ

เหตจุ ากผมู้ หี นงั สอื ไป

ตวั อย่าง... “ดว้ ยกรมสง่ เสรมิ การเกษตรประสงค์จะได้รบั สิง่ ของบรจิ าคเพื่อ ช่วยเหลอื ผปู้ ระสบอทุ กภยั ภาคใต้
จึงเรียนขอความร่วมมือมาเพื่อโปรดรับบริจาคส่ิงของจากผู้มีจิตศรัทธาแล้วส่งให้กรมส่งเสริมการเกษตรด้วย
จะขอบคุณมาก”

ตัวอย่าง... “ตามหนังสือท่ีอ้างถึง กรมส่งเสริมการเกษตรได้ขอความร่วมมือในการบริจาคสิ่งของเพ่ือช่วยเหลือผู้
ประสบอทุ กภยั ภาคใต้ ความละเอยี ดแจง้ แลว้ นน้ั กรมสง่ เสริมการเกษตรใคร่จะได้ของบริจาคดังกล่าว ภายใน
วันท.ี่ .........เพอ่ื จะได้รีบจดั ส่งไปช่วยเหลือผ้ปู ระสบภยั โดยด่วน จึงเรียนมาเพื่อขอได้โปรดส่งสิ่งของท่ีรับบริจาค
ไวไ้ ปยงั กรมส่งเสริมการเกษตรภายในกาหนดดงั กล่าวดว้ ย จะขอบคณุ มาก”

เหตจุ ากผูม้ หี นงั สอื ไป

ตัวอย่าง “ด้วยมผี รู้ อ้ งเรียนว่า การสง่ สิ่งของไปชว่ ยเหลือผูป้ ระสบอุทกภยั ภาคใต้ล่าช้าไม่ทันการ จงึ ขอได้โปรด
กาชบั เจ้าหน้าที่ให้รีบเรง่ ส่งส่งิ ของให้ถึงมือผู้ประสบอทุ ัยภัยโดยเรว็ ทส่ี ดุ ดว้ ย”

เหตุจากบคุ คลภายนอก

ตัวอยา่ ง “ตามที่มขี า่ วในหนังสอื พมิ พ์บางฉบบั ว่า การสง่ สง่ิ ของไปชว่ ยเหลือผู้ประสบอทุ กภัยภาคใต้ล่าช้าไม่ทัน
การ นั้น กรมส่งเสริมการเกษตรได้มีหนังสือกาชับไปยังเจ้าหน้าท่ีผู้รับผิดชอบให้รีบเร่งส่งส่ิงของให้ถึงมือผู้
ประสบอุทกภยั โดยเรว็ ที่สุดแล้ว

จึงเรยี นมาเพอ่ื ทราบ”

เหตุจากเหตกุ ารณท์ ป่ี รากฏข้ึน

ตัวอย่าง “ดว้ ยไดเ้ กิดอทุ กภัยขนึ้ ในหลายจังหวัดภาคใต้ เป็นเหตุให้ประชาชนจานวนมากไร้ท่ีอยู่อาศัยและขาด
เครื่องอุปโภคบริโภค จึงขอให้กรมส่งเสริมการเกษตรรีบส่งเคร่ืองอุปโภคบริโภคไปช่วยเหลือผู้ประสบภัย
ดังกลา่ วโดยด่วน”
ตัวอย่าง “ตามที่ได้เกิดอุทัยภัยขึ้นในหลายจังหวัดภาคใต้ เป็นเหตุให้ประชาชนจานวนมากไร้ที่อยู่อาศัย และ
ขาดเคร่ืองอุปโภคบริโภค นั้น จึงขอให้กรมส่งเสริมการเกษตรได้ส่งเครื่องอุปโภคบริโภคจานวนหน่ึงไป
ชว่ ยเหลอื ผปู้ ระสบภยั ดังกลา่ วในเบ้ืองตน้ แลว้ และจะทยอยสง่ เพม่ิ เตมิ ต่อไป โดยด่วน”

เหตุจากผูร้ บั หนังสอื

ตัวอยา่ ง “ดว้ ยทา่ นเป็นผสู้ อบแขง่ ขนั ไดใ้ นการสอบแขง่ ขนั เพื่อเข้ารบั ราชการ ในกรม...........และถึงลาดับที่ท่ีจะ
บรรจุเข้ารับราชการแล้ว จึงขอให้ท่านไปรายงานตัว ณ............ภายในวันที่...............หากท่าน มิได้ไปรายงาน
ตวั ภายในกาหนดนี้ ถอื ว่าท่านสละสิทธ์ใิ นการบรรจุเข้ารับราชการ”
ตัวอย่าง “ตามท่ีท่านสอบแข่งขันเพ่ือบรรจุเข้ารับราชการได้ในกรม....................และแสดงความจานงจะรับ
ราชการในจังหวดั ภาคใต้ นัน้ บัดนี้ ไดม้ คี าสัง่ บรรจทุ า่ นเข้ารบั ราชการแล้วในจังหวัด...... ตั้งแต่วันท่ี.................
เป็นต้นไป จึงขอให้ท่านไปรับหนังสือนาตัวจากกรม...................เพื่อไปรายงานตัวเข้ารับราชการ ณ จังหวัด
...........ต่อไป”

การเขยี นหนังสอื ตดิ ตอ่ ราชการให้ดี

หลักท่วั ไปท่ีนิยมยดึ ถือ
- เขยี นให้ถูกตอ้ ง โดยเขียนใหถ้ กู แบบ ถกู เนื้อหา ถกู หลกั ภาษา และถกู ความนยิ ม
- เขยี นให้ชดั เจน โดยชดั เจนในเนื้อความ ชัดเจนในจดุ ประสงค์ และกระจา่ งในวรรคตอน
- เขยี นให้รดั กุม โดยเขียนให้มีความหมายแน่นอน ดนิ้ ไมไ่ ด้ ไมม่ ีชอ่ งโหวใ่ ห้โต้แยง้
- เขียนใหก้ ะทัดรัด โดยเขียนให้สั้น ไม่ใชข้ อ้ ความเยน่ิ เย่อยดื ยาด หรือใช้ถ้อยคาฟุ่มเฟือยโดยไม่
จาเป็น
- เขียนใหบ้ รรลจุ ดุ ประสงคแ์ ละเปน็ ผลดี

เขียนให้ถกู ต้อง

- การเขียนใหถ้ กู แบบ แบบหนังสือภายนอก แบบหนงั สือภายใน แบบหนงั สอื ประทับตรา

- การเขยี นให้ถกู เนอื้ หา เหตุทม่ี หี นังสือไป จดุ ประสงค์ท่ีมีหนงั สอื ไป

- การเขียนให้ถกู หลกั ภาษา

1. รูปประโยค ประโยค ประกอบด้วยคาต่าง ๆ ได้แก่ คานาม คาสรรพนาม คากริยา คาวิเศษณ์

(คุณศัพท์และกริยาวิเศษณ์) คาบุพบท คาสันธาน คาอุทาน ประโยค แต่ละประโยคจะ

ประกอบดว้ ยส่วนต่าง ๆ คอื

1) ส่วนผ้กู ระทา เรยี กวา่ “ประธาน”

2) ส่วนการแสดง เรยี กวา่ “กรยิ า”

3) สว่ นผถู้ ูกกระทา เรยี กว่า “กรรม”

4) สว่ นขยาย เรียกว่า “วเิ ศษณ์” แบง่ เปน็ 2 จาพวก

ก. ขยายประธาน หรอื ขยายกรรม เรยี กว่า “คณุ ศพั ท์”

ข. ขยายกริยา เรียนกว่า “กรยิ าวเิ ศษณ์”

ตัวอย่าง... “ให้คณะกรรมการ มีอานาจสอบถามบุคคลใดๆ หรือเรียกบุคคลใดๆ มาชี้แจงข้อเท็จจริง และแสดง

ความคิดเหน็ หรือ สง่ เอกสารหลกั ฐานท่เี ก่ียวข้อง”

2. ความสมั พันธ์ของขอ้ ความ

ความสมั พันธ์ระหว่างประโยคกบั ประโยค

ตวั อยา่ ง “ดว้ ย ก.พ. ไดแ้ ตง่ ตั้งท่านเป็นกรรมการสอบแข่งขันเพ่ือรับทุนรัฐบาลไปศึกษาวิชา ณ ต่างประเทศ ดัง

สาเนาประกาศแต่งตั้งกรรมการฯ ซ่ึงสง่ มาพรอ้ มกับหนังสอื น้ี

จงึ เรียนมาเพอ่ื ทราบ ส่วนกาหนดนัดประชุมกรรมการฯ เมอื่ ใดจะไดเ้ รียนมาใหท้ ราบภายหลงั ”

ความสัมพนั ธ์ระหว่าง คาประธาน – กรยิ า – กรรม – คาประกอบ

ตัวอย่าง “การตั้ง การเปลี่ยนแปลง และการยุบส่วนราชการ ตลอดจนการกาหนดอานาจหน้าท่ีของส่วนราชการ

และของหัวหนา้ ส่วนราชการใหเ้ ป็นไปตามระเบียบ”

ความสัมพันธ์ระหว่างคาท่ีแยกคร่อมข้อความ

หาอาจ (ดาเนนิ การ) ได้ไม่

มิอาจ (ดาเนินการ) ได้

หาได้ (ดาเนินการ) ไม่

จะ (ดาเนนิ การ) ก็ได้

จึง (ดาเนินการ) มไิ ด้

ไมว่ ่าจะ (พิจารณาในทางนิตนิ ัย หรอื ในทางพฤตินยั )

ส่ง (เอกสารหลักฐาน) ไป (มา)

จดั หา (สถานศึกษา) ให้

กระทา (การใดๆ) ได้

ทา (หลกั สตู รใหม)่ ขน้ึ

เสนอ (ความเหน็ ) ตอ่

ให้ (คาแนะนา) แก่

มีบางคาท่ีแยกคร่อมข้อความ ซ่ึงเมื่อแต่งประโยคยาว ๆ มีการใช้ข้อความท่ีถูกต้องมักจะลืม คาคร่อมตัวท้าย

จึงต้องคอยตรวจสอบ

ความสัมพนั ธ์ระหวา่ งคารวมกบั คาแยก... ในกรณีใช้ คารวม แล้วแยกรายละเอียด ของ คารวม

นั้นออกมา รายละเอียดนนั้ ต้องสอดคลอ้ งกบั คารวม

ตัวอยา่ ง “เทศบาลมี รายได้ ดังต่อไปนี้ 1. ภาษีอากร 2. พันธบัตร”

ความสมั พันธ์ระหว่างคาหลักกบั คาขยาย... กรณที ่ีใชค้ าหลักแล้วมคี าขยายคาหลักน้นั

คาหลกั กบั คาขยายต้องสัมพันธ์สอดคลอ้ งกนั

ตัวอย่าง “ผ้ผู ลิตสารระเหยตอ้ งจดั ให้มีเครือ่ งหมายทภ่ี าชนะบรรจุสารระเหย เพ่ือเป็นคาเตือนหรือข้อควรระวัง

ในการใชส้ ารระเหยดงั กล่าว”

3. การใช้ภาษาในการเขยี น การเลอื กใช้คา

1) เลือกให้ตรงและถูกต้องตามทีผ่ ู้ใช้ต้องการ

2) เลือกคาที่ใช้อยู่ในภาษาปัจจบุ ัน

3) ใชค้ าใหถ้ ูกต้องตามหลกั ภาษา

4) ใชค้ าไทยใหม้ ากทีส่ ดุ

5) ใช้พจนานกุ รม ปทานกุ รม สารานกุ รม ชว่ ยในการเลอื กหาคาท่ถี ูกต้อง

เขียนให้ถกู ความนิยม ถกู ความนยิ ม สรรพนาม – ถ้อยคาสานวน – วรรคตอน – รปู แบบ

นอกจากรูปแบบและถ้อยคาท่ีกาหนดไว้แน่นอน สาหรับการเขียนหนังสือติดต่อราชการตามระเบียบ
สานักนายกรฐั มนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ รายละเอียดอื่น ๆ ท่ีมิได้กาหนดไว้ในระเบียบก็ควรเขียนตามความนิยมที่
ใชก้ ันท่วั ไปในวงราชการ หรอื บางทีถ้อยคาสานวนอาจต้องเขียนตามความนิยมของผลู้ งนาม

สรรพนาม สรรพนามแทนของผู้มีหนงั สอื ส่งไป

- ส่วนราชการ นยิ มใช้ ช่ือ ส่วนราชการ หรอื ไม่กล็ ะไวใ้ นฐานท่เี ขา้ ใจ

- บคุ คล นิยมใช้ ข้าพเจา้ กระผม ดฉิ ัน

สรรพนามแทนของผ้รู บั หนงั สือ

- สว่ นราชการ นิยมใช้ ส่วนราชการ ขอกรมไดโ้ ปรด

- บุคคล นยิ มใช้ ท่าน ขอท่านได้โปรด

ความนยิ มในการใช้ถ้อยคา

1. ใชภ้ าษาราชการ
ตวั อย่าง พรอ้ มกันน้ีได้แจ้งให้จงั หวดั ทราบ ดว้ ยแลว้

2. ไมใ่ ชค้ าเชื่อมซ้ากนั
ท่ี – ซง่ึ – อนั
ตัวอย่าง “คนท่ีเป็นพลเมืองของประเทศใดท่ีทาการท่ีเป็นการบั่นทอนความม่ันคงของประเทศน้ัน ควรได้รับ
การประณามว่าเป็นผู้ทรยศตอ่ ประเทศชาติ”
และ – กบั – รวมทงั้ – ตลอดจน
ตัวอย่าง “การจัดระเบียบพนักงานเทศบาล และการกาหนดตาแหน่งและอัตราเงินเดือนพนักงานเทศบาลให้
ตราเปน็ พระราชกฤษฎีกา”
3. ถา้ ใช้คาเช่ือมคาเดียวกันเชอ่ื มคาหลายคาใส่เพียงคาเชอื่ มคาสุดทา้ ย
ตวั อย่าง ใหน้ าย ก. นาย ข. และ นาย ค. มาอยเู่ วรเฝา้ สานักงาน
4. ถา้ ใช้แทนกนั ไดแ้ ละแทนกันไมไ่ ด้
กับ (ตดิ กนั เทา่ กัน ดว้ ยกนั )
แก่ (สาหรบั ) ให้เงินแก่ขอทาน/ถวายจตปุ จั จัยแก่พระภิกษสุ งฆ์
แด่ (สาหรบั ถวาย อุทศิ เพือ่ )
ตอ่ (กระทาต่อฝา่ ยเดียว ตาม) เป็นไปตาม/คล้อยตาม
และ (ทัง้ หมด)
หรือ (อยา่ งไหนก็ได)้
และหรอื (ทงั้ หมดก็ได้ อยา่ งเดยี วกไ็ ด้)
5. คาเบา – คาหนกั แน่น
จะ (ธรรมดา – ใช้กรณที ่ัวไป)
จกั (หนักแนน่ – ใช้ในคาขู่ คาส่งั คากาชับ)
ตวั อยา่ ง “จงึ เรยี นมาเพอ่ื ทราบเพือ่ ขอได้โปรดนาเสนอ ก.พ.พิจารณาด้วย...ขอบคณุ มาก”
“จึงขอกาชบั มาเพ่ือ...ไดส้ งั วรระมัดระวงั มใิ ห้เกดิ กรณเี ชน่ นข้ี นึ้ อีก”
ควร เปน็ คาแนะนาท่วั ไป มผี ลบังคับทางจิตใจ
พงึ เปน็ การวางมาตรฐาน มผี ลบังคับทางสงั คม
ยอ่ ม เป็นคาบังคบั เป็นทางการแต่ไมเ่ ด็ดขาด ให้ใช้ดุลพินจิ
ต้อง เป็นคาบงั คบั เป็นทางการโดยเดด็ ขาด
ให้ เปน็ คาบงั คับ เปน็ ทางการโดยเดด็ ขาด
6. คาบงั คบั – คาขอรอ้ ง
คาบงั คับ ขอให้ส่ง – ให้ไปส่ง – ขอให้นาเสนอต่อไป
คาขอร้อง โปรดส่ง – โปรดไปติดต่อ – โปรดนาเสนอต่อไป
7. คาทาลาย – คาเสรมิ สรา้ ง
คาทาลาย ไม่ต้ังใจศึกษาจึงสอบตก – โครงการท่ีท่านเสนอใช้ไม่ได้ – ท่านเข้าใจผดิ

คาเสริมสร้าง ถ้าต้ังใจศึกษาก็คงจะสอบได้ – โครงการทท่ี ่านเสนอ ก็นับว่าดีแต่เกรงว่าจะ
ยังทาไม่ไดใ้ นขณะนี้ – ความเข้าใจของทา่ น ยังคลาดเคล่อื น
8. สานวนตามสมัยนิยม ได้ผลเปน็ ทน่ี า่ พอใจในระดับหนึ่ง – ทาเปน็ ระบบครบวงจร –
ต้องทาเปน็ ขั้นเป็นตอน – แล้วแตก่ รณี – เก้ือกลู ต่อการปฏิบัตงิ านในหนา้ ท่ี

เขียนให้ชัดเจน

เขียนให้ชัดเจนในเน้อื ความ

ตัวอย่าง “ในกรณีที่มีความจาเป็นต้องให้เทศบาลอยู่ในความดูแลของกระทรวง มหาดไทยโดยตรง ให้
รฐั มนตรวี า่ การกระทรวงมหาดไทยโดยความเห็นชอบของคณะรัฐมนตรีประกาศในราชกิจจานุเบกษา”
ทถ่ี ูกต้องคือ “ในกรณที มี่ ีความจาเป็นรัฐมนตรีว่าการกระทรวงมหาดไทย โดยความเห็นชอบของคณะรัฐมนตรี
จะประกาศให้เทศบาลใดอยู่ในความดูแลของกระทรวง มหาดไทยโดยตรงก็ได้ โดยประกาศในราชกิจจา
นเุ บกษา”

เขยี นใหช้ ัดเจนในจดุ ประสงค์

1. เร่อื งทม่ี ีจุดประสงคป์ ระการเดยี ว
- เร่ืองแจ้งเพื่อทราบ เขยี นตอนทา้ ยของหนงั สือวา่ “จงึ เรียนมาเพ่อื ทราบ”
- เรอ่ื งช้แี จงให้เข้าใจ เขียนตอนท้ายของหนังสือว่า “จึงเรียนมาเพ่ือโปรดทราบ” หรือ “จึงเรียน
ช้ีแจงมาเพื่อโปรดเข้าใจตามน้ีด้วย” หรือ “จึงเรียนซ้อมความเข้าใจมา เพื่อถือเป็นหลักปฏิบัติ
ต่อไป”
- เร่ืองส่งั การ เขียนตอนทา้ ยของหนังสอื ว่า “จงึ เรยี นมาเพอื่ ถอื เป็นหลักปฏบิ ัติต่อไป” หรือ “จึง
เรยี นมาเพื่อโปรดดาเนินการต่อไป”
- เรื่องขออนุมัติ เขียนตอนท้ายของหนังสือว่า “จึงเรียนมาเพ่ือโปรดพิจารณาอนุมัติด้วย จะ
ขอบคุณมาก” หรอื “จึงเรียนมาเพอ่ื โปรดนาเสนอ ก.พ. พิจารณาอนมุ ัติด้วย”
2. เรือ่ งทม่ี จี ดุ ประสงคห์ ลายประการ
ตัวอย่าง เร่ืองหารือจะมีจุดประสงค์ 2 ประการ คือ ขอให้พิจารณาข้อหารือ และขอใหแ้ จ้งผลให้ทราบ
ทถ่ี กู ต้องคือ “จงึ เรียนมาเพ่ือขอไดโ้ ปรดนาเสนอ ก.พ. พิจารณาวินจิ ฉัยแล้ว แจง้ ผลให้ทราบดว้ ยจะขอบคณุ
มาก”

เขียนให้รดั กมุ

ตวั อย่าง “การเล่ือนเงินเดือนข้าราชการพลเรือน เล่ือนปลี ะ 1 ขัน้ ”
“ขออภยั ทีไ่ ม่อาจให้ใช้สถานท่ีดงั กล่าวตามท่ขี อไปได้ หากเป็นวันอื่นก็ไม่ ขัดข้อง”

เขยี นใหก้ ะทัดรัด

ตวั อย่าง “ขอให้ท่านสืบสวนให้ได้ความว่า ผใู้ ดกระทาการทุจรติ ยกั ยอกเงินรายนี้”

เขียนใหบ้ รรลุจดุ ประสงคแ์ ละเปน็ ผลดี

1. หนังสอื นาสง่
2. หนงั สือสอบถามรายละเอยี ด
3. หนังสือตอบขอ้ สอบถาม
4. หนังสอื เชญิ
5. หนังสอื ขอรอ้ ง
6. หนงั สือขอบคณุ
7. หนังสือตกั เตือน หรือตาหนิ
8. หนงั สอื ตอบปฏเิ สธ
9. หนังสือขอความร่วมมือ
10. หนงั สอื ขอความชว่ ยเหลอื

หนงั สอื นาส่ง ในการนาส่งเอกสารหรือสิ่งของสาคัญควรมีหนังสือนาไปด้วย หนังสือจะเป็นสิ่งท่ี

ยนื ยนั ว่าจะสง่ อะไรไปบา้ ง ผรู้ ับจะได้รอู้ ย่างชดั เจนวา่ จะส่งอะไรให้บา้ ง
แนวทางการเขยี น :
1. แจง้ วา่ ส่งอะไรไปให้ จานวนเท่าใด
2. ต้องการใหผ้ ้รู บั ปฏิบตั ิอยา่ งไรกบั สง่ิ ที่สง่ ไป

หนังสือสอบถามรายละเอยี ด เป็นหนังสือท่ีต้องการข้อมูลหรือบริการอย่างใดอย่างหน่ึง ต้อง

พยายามเขียนใหผ้ ู้รบั ร้คู วามต้องการและใหค้ วามชว่ ยเหลอื
แนวทางการเขยี น :
1. เขียนใหช้ ัดเจนว่ามีวตั ถปุ ระสงค์อะไร
2. ต้องการรายละเอยี ดอะไร
3. ทาไมถงึ จาเปน็ ตอ้ งไดร้ ายละเอยี ดนน้ั
4. เขียนคาถามเป็นข้อ ๆ ทีละประเดน็

หนังสือตอบขอ้ สอบถาม เป็นการให้ขอ้ แนะนาแกผ่ ูท้ ่ถี ามมา โดยให้รายละเอียดอยา่ งครบถ้วน

แนวทางการเขียน :
1. ใหร้ ายละเอยี ดครอบคลมุ ทกุ เรือ่ ง
2. ถ้ารายละเอยี ดบางส่วนไมส่ ามารถให้ได้ ก็ควรแสดงความเสียใจและแนะนาให้ไป
หาจากแหล่งอื่น
3. แสดงไมตรีจิตต่อผู้ถามโดยเอาใจช่วยให้การดาเนินงานของผู้ถาม
ประสบความสาเรจ็ และพร้อมท่จี ะใหค้ าแนะนาหรอื ชี้แจงในโอกาสต่อไป

หนงั สอื เชิญ หนังสือราชการส่วนใหญ่มักทาหนังสือเชิญเป็นวิทยากรหรือเชิญเป็นคณะกรรมการ

หรอื เชิญเขา้ ประชมุ แนวทางการเขียน :
1. แจง้ สาเหตแุ ละวัตถปุ ระสงคท์ ีเ่ ชญิ
2. ใหค้ วามสาคญั ผถู้ กู เชญิ
3. จูงใจใหผ้ รู้ บั เชญิ เหน็ วา่ เวลาทใ่ี ชไ้ ปในการรบั เชิญน้คี ุ้มคา่
4. ให้รายละเอยี ดว่าใหผ้ รู้ บั ทาอะไร ที่ไหน เม่ือใด
5. แสดงความหวงั และความขอบคุณในการรบั เชิญ

หนงั สอื ขอรอ้ ง หนงั สอื ที่ขอให้ดาเนินการตามหนา้ ที่ เช่น ขอใหน้ าเสนอ ขอให้พิจารณา ขอให้อนุญาต

หรอื อนุมัติ และหนังสือบางอย่างท่ีจัดอยู่ในประเภทหนังสือขอร้อง เช่น หนังสือเชิญมาในงาน หนังสือทวงหน้ี
เปน็ ตน้

การเขียนใหบ้ รรลุจุดประสงค์ ต้องเขียนกล่อมใจ จับใจ และล่อใจด้วยเหตุผลตามควร
แก่กรณี เขียนลอ่ ใจดว้ ยการขอบคุณในความอนเุ คราะห์

แนวทางการเขยี น :
1. อา้ งเหตผุ ลความจาเป็นที่ต้องขอรอ้ ง
2. ขอร้องใหเ้ ขาดาเนนิ การ หรอื มาในงาน “ขอได้โปรด”
3. ขอบคณุ ในความอนุเคราะห์ของเขา หรือในการที่เขาสละเวลาให้เกียรติมาในงาน
“ขอบคุณมาก” หรือ “จะขอบคณุ ยิ่ง”

หนังสือขอบคณุ แนวทางการเขยี น :
1. อ้างถึงข้อมูลเกี่ยวกับกรณีท่ีได้รับความช่วยเหลือ ความร่วมมือหรือความ
สนับสนุนอย่างถูกต้อง รวมท้ังแสดงความสาคัญ หรือคุณค่าของความช่วยเหลือ
ความรว่ มมือ หรือความสนับสนุนนนั้ ด้วย
2. แสดงความขอบคุณอย่างจริงใจ และหาเป็นกรณีท่ีควรแสดงอนุโมทนา หรืออวย
พรกแ็ สดงด้วย
3. ใช้ถ้วยคาสานวนและลีลาในการเขียนให้ซ้ึงใจ โดยเหมาะสมตามควรแก่กรณี ซึ่ง
จะตอ้ งคานึงถึงระดับคณุ ค่าของบุญคุณทไ่ี ด้รบั และระดับความสัมพนั ธ์ระหว่างกันว่า
อยรู่ ะดับเสมอกนั หรือสงู กว่า หรอื ต่ากว่า รวมทั้งระดับความสนทิ สนมคนุ้ เคยกนั

หนังสือตกั เตอื นหรอื ตาหนิ

แนวทางการเขียน :
1. เขยี นเปลีย่ นเขม็ ไม่เขยี นตรงลงไปว่าผ้มู หี นังสือไปว่าเอง แต่เขียนเป็นคนอนื่ วา่
ตวั อยา่ ง “การปล่อยให้เกิดกรณีเช่นนี้ จะเปน็ ทางใหผ้ พู้ บเห็นตาหนไิ ด้W
2. เขียนเบนเปา้ ไมเ่ ขยี นตรงตาหนิผู้รบั แต่เขยี นเชิงตาหนิผู้อื่นหรอื ผ้อู ืน่ บกพรอ่ ง
ตัวอยา่ ง “จงึ เรยี นมาเพอ่ื โปรดกาชับเจา้ หนา้ ที่ ให้ระมัดระวงั มิให้เกิดกรณเี ช่นนีข้ ึน้ อีก”
3. เขยี นแสดงความเสยี ใจแทนความโกรธ
ตวั อย่าง “รู้สกึ เสียใจที่ได้มีการให้ข่ายโดยไม่ตรงกับความจริง”

หนังสือตอบปฏิเสธ ตอ้ งเขียนใหผ้ ู้รบั รู้สึกเห็นใจ และคลอ้ ยตามการปฏิเสธน้ัน ไม่เขียนปฏิเสธลักษณะ

ตัดเย่อื ใย ควรใหเ้ หตุผลทเี่ หมาะสมก่อนค่อย ๆ ชักจูงไปส่กู ารปฏิเสธ ไม่ปฏิเสธทันทที ีเ่ ริ่มต้น

แนวทางการเขียน :
1. แสดงความขอบคุณ ช่นื ชม หรือชี้คุณค่าของความร่วมมือนั้น
2. ให้เหตผุ ลอยา่ งชดั เจนถงึ สาเหตทุ ี่ต้องปฏิเสธก่อนการปฏิเสธ
3. ให้ความหวงั วา่ จะรว่ มมือในโอกาสตอ่ ไป
แบง่ ได้เปน็ 3 ลกั ษณะ :

1. ตอบปฏเิ สธการให้
2. ตอบปฏิเสธคาขอท่ีไม่ใช่ขอตามกฎหมาย

3. ตอบปฏิเสธคาขอที่ขอตามกฎหมาย
แนวทางการเขยี น : หนงั สือตอบปฏิเสธการให้
1. ขอบคณุ
ตัวอย่าง “กรมส่งเสริมการเกษตรขอขอบคุณกรมวิชาการเกษตรท่ีได้จัดสรรทุน
ดงั กลา่ วให้แก่กรมส่งเสรมิ การเกษตร”
2. อ้างเหตผุ ลทไ่ี มร่ ับ
ตวั อย่าง “แตเ่ นื่องจากกรมส่งเสริมการเกษตรไม่มีขา้ ราชการทมี่ ีความรู้ภาษาฝร่ังเศสดี
พอ จงึ ไม่อาจรบั ทุนนี้ได้”
3. ขอโอกาสอนื่ หรือขออย่างอื่น
ตัวอย่าง “หากมีทุนอื่นท่ีใช้ภาษาอังกฤษในการศึกษา ขอได้โปรดจัดสรรให้กรมส่งเสริม
การเกษตรดว้ ยจะขอบคุณมาก”
แนวทางการเขียน : หนังสือตอบปฏเิ สธคาขอท่ีไม่ใชข่ อตามกฎหมาย
1. สุภาพนุ่มนวล
2. อ้างเหตขุ ดั ข้องท่ีไม่อาจอนุญาตได้
3. ขออภัยท่ีไม่อาจอนุญาตได้
4. แสดงน้าใจทจี่ ะให้ความรว่ มมือในโอกาสหนา้ หากไมม่ ีปญั หาขัดข้อง
แนวทางการเขียน : หนงั สอื ตอบปฏิเสธคาขอท่ีขอตามกฎหมาย
1. ไม่ต้องขออภัยและแสดงน้าใจแตอ่ ย่างใด
ตัวอยา่ ง “สานักงาน ก.พ. ไมอ่ นมุ ัตใิ หก้ าหนดตาแหนง่ สงู ข้ึน”

หนงั สอื ขอความร่วมมือ ส่วนใหญ่จะร่างหนังสือขอความร่วมมือมากกว่าลักษณะอื่น เช่น การขอ ยืม

ใชส้ ถานท่ี การขอความร่วมมือกรอกแบบสอบถาม
แนวทางการเขยี น :
1. “ครวญ” แจ้งสาเหตุท่ีทาหนังสือไปให้ชัดเจน และเหตุผลในการ ขอความ
ร่วมมอื (แจง้ วตั ถปุ ระสงคท์ ี่ชัดเจน)
2. “ออด” ชใ้ี ห้เหน็ ความสาคัญของผูร้ บั และหรือระบุประโยชน์ท่ีจะได้รับจากความ
รว่ มมอื น้นั

3. “มัด” แจ้งวัตถุประสงค์ในลักษณะขอร้อง และตั้งความหวังว่าจะ

ได้รับความร่วมมือ จึงขอขอบคุณท่ีจะได้รับความร่วมมือ ให้แจ้งผลการพิจารณาใน

การให้ความรว่ มมอื (ในกรณีทีต่ ้องการทราบผลการขอความรว่ มมือ)

หนังสอื ขอความช่วยเหลอื หนังสือที่มีถึงสมาคม มูลนิธิ บริษัท ห้างร้านเอกชนหรือบุคคลภายนอก

ซ่ึงไม่มีหน้าท่ีเก่ียวข้องกัน แต่ประสงค์ให้ช่วยเหลืออย่างใดอย่างหน่ึง (ขอให้มาบรรยาย/ขอให้ช่วยเหลือ
ทางการเงิน/ขอใหท้ าสง่ิ หน่ึงสิ่งใดให้)

แนวทางการเขียน : ต้องเขียนให้มากกว่าการขอความร่วมมือ เขียนให้จับใจด้วย
เหตุผลความจาเปน็
1. “ครวญ” บอกความจาเปน็ และความต้องการของผูม้ หี นังสือไป
2. “ยอ” ยกย่องภมู ธิ รรมและคุณธรรมของผรู้ ับหนงั สือ
3. “ลอ่ ” ช้ีผลอันนา่ ภมู ิใจทเี่ ขาจะได้รับหากไดช้ ว่ ยเหลือ
4. “ออด” ขอความกรุณาช่วยเหลอื จากผรู้ บั หนงั สือ
5. “มดั ” ต้ังความหวังว่าจะไดร้ ับความกรุณาชว่ ยเหลอื จงึ ขอขอบคุณลว่ งหน้า

การเขียนข้อความในส่วนจดุ ประสงค์

คาแจ้ง : ตวั อย่าง “จงึ เรยี นมาเพื่อทราบ”
“จงึ ขอแจ้งให้ทราบไวล้ ว่ งหนา้ ”

คาขอ : ตวั อยา่ ง “จึงเรยี นมาเพื่อขอได้โปรดพิจารณาอนุมัตดิ ว้ ย”
“จงึ เรยี นมาเพ่ือโปรดนาเสนอคณะรฐั มนตรีพจิ ารณาต่อไปด้วย”
“จงึ เรยี นมาเพอ่ื ขอไดโ้ ปรดให้ความรว่ มมือในการน้ตี ามสมควรดว้ ย”

คาซักซ้อม : ตวั อย่าง “จงึ ขอเรยี นซ้อมความเข้าใจมาเพื่อถอื เป็นหลักปฏบิ ตั ิ ต่อไป”
คาชี้แจง : ตวั อย่าง “จึงเรยี นชี้แจงมาเพ่อื ทราบ”
คายืนยัน : ตัวอย่าง “จึงเรยี นยนื ยนั มาเพ่ือทราบ”

“จึงขอเรยี นยืนยันข้อตกลงดังกล่าวมา ณ ทน่ี ้ี”
คาส่งั : ตวั อยา่ ง “จงึ ขอเรียนมาเพื่อถือเป็นหลักปฏบิ ตั ติ อ่ ไป”

“จึงเรียนสมาเพื่อดาเนนิ การต่อไป”
คาเตอื น : ตวั อยา่ ง “จึงขอเรยี นเตอื นมาเพ่ือโปรดดาเนนิ การเรอ่ื งนี้ใหเ้ สรจ็ โดยดว่ นด้วย”

“บัดน้ี เวลาล่วงเลยมานานแลว้ ยังไม่ไดร้ ับรายงานเก่ียวกับ เรื่องนแ้ี ต่
ประการใด จงึ ขอเรยี นเตอื นมา”
คากาชบั : ตวั อยา่ ง “จงึ เรยี นมาเพอ่ื จักไดป้ ฏบิ ตั ิตามมติคณะรัฐมนตรดี งั กลา่ วโดย เคร่งครัดต่อไป”
“จงึ เรยี นมาเพอ่ื โปรดกาชับเจ้าหน้าทใ่ี หร้ ะมัดระวงั มใิ หเ้ กิดกรณีเชน่ นีข้ ึ้นอกี ”
คาถาม : ตวั อยา่ ง “จงึ เรียนมาเพอ่ื ขอทราบวา่ ...”
คาหารอื : ตวั อย่าง “จึงเรียนหารอื มาว่า...”

ขอควรคานึงในการรา่ งหนังสือราชการ

1. ตอ้ งเอาใจของผลู้ งนามมาใส่ใจเรา
2. ต้องเอาใจของผู้รับหนังสือมาใส่ใจเรา
3. ตอ้ งร้จู กั ใช้คาให้ถูกต้องและให้มีนา้ หนัก
4. ตอ้ งใชอ้ ักขรวธิ ี ตัวสะกด การนั ต์
5. ตอ้ งเวน้ วรรคตอนให้ถูกต้อง
6. ใช้ภาษาเขยี น ไมใ่ ช้ภาษาพูด
7. หลกี เลย่ี งการใชภ้ าษาต่างประเทศ
8. ใชถ้ ้อยคาส้นั ๆ ชัดเจน กะทัดรดั ไม่ใช้คาฟุ่มเฟือย
9. ลาดับความดี ไม่วกวน
10. ใช้ถ้อยคาสุภาพ เหมาะสมกับผรู้ บั

การเขยี นหนังสือทดี่ ี

มีชีวติ คอื สื่อความหมายได้
มวี ญิ ญาณ คอื หวังผลตามจุดมงุ่ หมาย
มสี ติ คือ ใหเ้ กดิ ผลดี ไม่มีผลร้าย
มีหลัก คอื ถูกหลักในการเขยี นหนังสอื ใหด้ ี
มศี ิลปะ คือ คมคาย เพราะพริ้ง โน้มน้าวจูงใจ