การจัดเก็บเอกสารตามตัวอักษร

ก า ร เ ก็ บ เ อ ก ส า ร
ต า ม ตั ว อั ก ษ ร

การเก็บเอกสารตามลําดบั ตวั อักษร คือ ระบบการ
จัดเก็บเอกสารทีเรียงแฟ้มตามลําดับตัวอักษรไทย
หรืออังกฤษของชือคนหรือชือหน่วยงาน โดยมีการ
เกบ็ เอกสารไว้เป็นแฟ้ม

ลั ก ษ ณ ะ ข อ ง ก า ร เ ก็ บ เ อ ก ส า ร
ต า ม ลาํ ดั บ ตั ว อั ก ษ ร

เป็นการจดั เรียงแฟม้ เอกสารและนําเอกสารเข้าแฟ้ม เรียงตาม
ตวั อกั ษรโดยใช้ตวั อกั ษรหน้าเป็นหลกั นาํ แล้วถอื เอาตวั อกั ษร
ตวั หลงั เป็นหลกั รองลงมา การเรียงลําดบั ตวั อกั ษรนีเป็นวธิ ีทีจดั
และเข้าใจได้งา่ ยกว่าวิธีอนื ๆ เช่น สมดุ รายชือผ้ใู ช้โทรศพั ท์ มี
การจดั เรียงรายชอื ตามลําดบั ตวั อกั ษรในพจนานกุ รมฉบบั
ราชบณั ฑิตยสถานกไ็ ด้ใช้ตามตวั อกั ษรเช่นเดียวกนั

ขั น ต อ น เ บื อ ง ต้ น ใ น ก า ร
เ ก็ บ เ อ ก ส า ร

. การตรวจเอกสาร
. การทาํ ดชั นี
. การทาํ รหสั
. การอ้างองิ
. การจําแนกประเภท
. การเก็บเอกสาร

ก า ร จั ด บั ต ร นํา แ ล ะ แ ฟ้ ม

การจดั บตั รนาํ และแฟ้มจะมี ตําแหน่ง
จะเรียงจากซ้ายไปขวา
ตําแหน่งที 1 บตั รนาํ หลกั
ตําแหนง่ ที แฟ้มเบ็ดเตลด็
ตําแหนง่ ที แฟ้มเฉพาะและแฟ้มพิเศษ
ตําแหนง่ ที บตั รนําและบตั รนําช่วยพิเศษ

ข้ อ ดี ข อ ง ก า ร เ ก็ บ
เ อ ก ส า ร ต า ม ตั ว อั ก ษ ร

- สะดวกในการเรียงลําดบั ตามชือ
- เรียงเอกสารในแฟม้ ได้ โดยไมต่ ้องทําบตั รดชั นี
- เข้าใจง่ายแฟม้ เรียงกนั ได้อย่างต่อเนอื ง

ข้ อ เ สี ย ข อ ง ก า ร เ ก็ บ
เ อ ก ส า ร ต า ม ตั ว อัก ษ ร

- หากเอกสารมีมากจะทําให้ค้นหาได้ยาก
- หากมีชอื ซาํ กนั มากจะต้องเสียเวลาในการค้นหา
- หากเกบ็ เอกสารผิดจะทําให้หาไมพ่ บ