การฝึกอบรมการเขียนรายงาน

การฝึ กอบรมหลักสูตร งานรักษาความปลอดภัย

การรายงาน หมายถึง ? • การส่งข่าวสารหรือข้อเท็จจริง เกี่ยวกับเรื่องราว หรือเหต ุการณ์ที่เกิดขึ้น จากบุคคลหนึ่งหรือหลาย คนไปยังบุคคลอื่น • การรายงานนี้อาจจะกระท าได้หลาย วิธี เช่น * การรายงานด้วยวาจา ทางวิทยุสื่อสาร ทาง โทรศัพท์ * การรายงานเป็ นลายลักษณ์อักษร * ภาพถ่าย CCTV วัตถ ุประสงค์ของการเขียนรายงาน • เพื่อให้ ทราบเหต ุการณ์และเรื่องราว ที่เกิดขึ้นเกี่ยวกับการปฏิบัติหน้าที่ • เพื่อเป็ น หลักฐานอ้างอิง พิสูจน์ความถูก ต้องในการท างาน • เพื่อให้สามารถใช้เป็ นหลักฐานตรวจสอบ ได้ และเป็ นการประเมินผลงาน ได้อีกทาง หนึ่งด้วย การเขียนรายงาน

ประเภทของรายงาน • รายงานตามก าหนดระยะเวลา เช่น .. รายงาน เหต ุการณ์ประจ าวัน ประจ าเดือน เป็ นต้น • รายงานตามความจ าเป็ น เช่น.. รายงานพิเศษ บันทึกการจับก ุมหรือบันทึกต่างๆ เป็ นต้น • รายงานเฉพาะกรณีเช่น.. สมุดบันทึก บุคคล-ยานพาหนะผ่านเข้าออก สมุดลงเวลา สมุดควบค ุมก ุญแจ เป็ นต้น เหต ุการณ์ที่ต้องเขียนรายงาน • เหต ุการณ์ที่คาดว่าจะเกิดความ เสียหาย • เหต ุการณ์ที่เกิดความเสียหาย • ค าสั่งผู้ว่าจ้าง

ลักษณะของการเขียนรายงานที่ดี 1. ข้อความสมบูรณ์โดยละเอียด (หัวใจของการเขียนรายงาน) ใคร หมายถึง.. ชื่อ รปภ. , ผู้มาติดต่อ, ผู้แจ้งเหต ุ, ผู้เกี่ยวข้อง ในเหต ุการณ์ ท าอะไร หมายถึง.. เกิดเหต ุการณ์อะไร หรือแจ้งเหต ุอะไร ที่ไหน หมายถึง.. สถานที่เกิดเหต ุ เมื่อไร หมายถึง.. วัน เวลา ที่เกิดเหต ุ ท าไม หมายถึง.. รายละเอียด สาเหต ุที่เกิด ลักษณะและ ความเสียหาย อย่างไร หมายถึง..ได้ด าเนินการอย่างไร ลักษณะของการเขียนรายงานที่ดี 2. ข้อความไม่ยาวหรือสั้นเกินไป 1. ข้อความต้องตรงตามความเป็ นจริง 2. อ่านง่าย 3. เขียนถูกต้องตามหลักภาษา 4. ใช้ค าย่อ เว้นวรรคตอน อ่านไม่ขัดแย้งกัน

การแก้ไขเมื่อเขียนผิดหรือกระดาษช าร ุด -การเขียนรายงานประจ าวัน ถ้ามีผิดที่ใด ห้ามลบออก ให้เพียง แค่ขีดฆ่าค าผิดนั้นโดยยังคงให้อ่านข้อความเดิมได้ แล้วบันทึกใหม่ ให้ถูกต้อง และให้ผู้บันทึก ลงนามรับรอง ก ากับไว้ที่ด้านตรงกับ บรรทัดที่แก้ไข -กรณีรายงานประจ าวันแผ่นใด ช าร ุดเสียหาย หรือใช้การไม่ได้ ห้ามฉีกทิ้ง แต่ให้ขีดฆ่าด้วยปากกาหมึกแดงทแยงมุม แล้วบันทึก ค าว่า “ไม่ใช้” บนเส้นทแยงมุมบริเวณกลางหน้ากระดาษของสมุด รายงานแผ่นนั้น และให้ผู้บันทึก ลงลายมือชื่อรับรองก ากับไว้ที่ หน้ากระดาษ การแก้ไขรายงานเมื่อเขียนผิด เวลา รายงานเหตุการณ์ประจ าวัน 16.00 น. คุณมารวย มีเงิน ผจก.ฝ่ ายการเงิน ได้น าเงินจ านวน 5000 5,500 บาท (ห้าพันห้าร้อยบาทถ้วน) ฝ่ ากไว้กับ รปภ.วินัยฯ เพื่อฝากให้นายกล้วยไม้ฯ คนท าสวน ซึ่งจะมารับในเวลา 18.00 น. จึงลง บันทึกไว้เป็นหลักฐาน วินัย

การแก้ไขรายงานประจ าวัน ช าร ุดหรือไม่ใช้ เวลา รายงานเหต ุการณ์ประจ าวัน 11.30 น. ค าสั่ง คุณเจริญ ใจดีผู้จัดการฝ่ ายอาคาร ให้ รปภ.มีหน้าที่เปิด – ปิด ไฟ ที่บริเวณแนวรั้ว โดยให้เปิด ไฟเวลา18.30 น. และปิดไฟเวลา06.00 น. จึงได้ลงบันทึกไว้เป็นหลักฐาน พร้อมทั้งแจ้งให้ รปภ. ทุก คนรับทราบ 12.00 น. เป็นเวลาพักของพนักงาน มีพนักงานออกไปรับประทานอาหารกลางวัน ได้ตรวจสอบและอ านวยความ สะดวก ทุกอย่างเป็นไปด้วยความเรียบร้อย 13.00 น. พนักงานกลับเข้าท างานตามปกติ รูปแบบการเขียนรายงานประจ าวัน วันที่ 1 เดือน สิงหาคม พ.ศ. 2552 เรื่อง รายงานเหตุการณ์ประจ าวัน เรียน ผู้จัดการฝ่ ายอาคาร กระผม นาย/นาง/นางสาว วินัย นามสกุล ระเบียบดี หมายเลขประจ าตัว 99999 เป็นพนกังานรักษาความปลอดภยัของบริษทั ไอเอสเอส ซีเคียวริต้ีเซอร์วสิจา กด ปฏิบัติหน้าที่ ั ต้งัแต่เวลา 06.00 น. ถึงเวลา 18.00 น. ในระหวา่งปฏิบตัิหนา้ที่มีเหตุการณ์เรียนให้ทราบ ดงัน้ี

เวลา รายงานเหต ุการณ์ประจ าวัน 07.00 น. รับมอบหนา้ที่ต่อจากนายธรรมดีมีสุขได้ส ารวจดูความเรียบร้อยภายในเขตรับผิดชอบ พร้อมสอบถาม เหตุการณ์ทวั่ ไปเรียบร้อย มีอุปกรณ์ประจา จุด (หรือมีพนักงาน รปภ. ปฏิบัติหน้าที่) ดงัน้ี. 1. โทรศัพท์1 เครื่อง 5. บตัรผา่น 200 ใบ 2. ถังดับเพลิง 2 ถัง 6. รองเท้าบู๊ท 1 คู่ 3. นาฬิกาแขวน 1 เรือน 7. เส้ือกนัฝน 3 ตัว 4. นาฬิกาบันทึกเวลา 1 เครื่อง 8. วิทยุสื่อสาร 2 เครื่อง ทุกอยา่งอยใู่นสภาพใชง้านได้ รูปแบบการเขียนรายงานประจ าวัน รูปแบบการเขียนรายงานประจ าวัน เรื่อง รายงานเหตุการณ์ประจ าวัน เรียน ผู้จัดการฝ่ ายอาคาร กระผม นาย/นาง/นางสาว วินัย นามสกุล ระเบียบดี หมายเลขประจ าตัว 99999 เป็นพนกังานรักษาความปลอดภยัของบริษทั ไอเอสเอส ซีเคียวริต้ีเซอร์วสิจา กด ปฏิบัติหน้าที่ ั ต้งัแต่เวลา 06.00 น. ถึงเวลา 18.00 น. ในระหวา่งปฏิบตัิหนา้ที่มีเหตุการณ์เรียนให้ทราบ ดงัน้ี 08.00 น. พนกังานเริ่มทยอยเขา้ทา งานทาง ประตูหนา้กระผมได้ตรวจเช็ครถผา่นเขา้-ออก (หรือ แลกบัตรรถผา่น เข้า –ออก หรืออา นวยความสะดวกแนะนา ใหก้บัผมู้าติดต่อ หรืออา นวยความสะดวกในการจราจรหรือ ตรวจสอบการติดบัตรของพนักงาน) เหตุการณ์ทวั่ ไปเรียบร้อย 08.30 น. น.ส.งามตา ดูดีแม่บา้นทา ความสะอาด เขา้ทา งาน แต่เวลาน้ี 09.00 น. ช่วงเวลาน้ีไดค้อยสงัเกตการณ์และดูแลความเรียบร้อยภายในเขตรับผิดชอบ ไม่พบสิ่งผิดสังเกต 09.30 น. น.ส.งามตา ดูดีแม่บา้นทา ความสะอาด ไดส้ ่งคืนกญุแจหอ้ง501 ตรวจแล้ว ทุกอยา่งเป็นไปดวยความ้ เรียบร้อย

รูปแบบการเขียนรายงานประจ าวัน เวลา รายงานเหต ุการณ์ประจ าวัน 09.50 น. นายชูวิทย์ศ.ห้วยขวา จากบริษัท AAA เขา ้ มาติดต่อขอพบผจู้ดการฝ่ าย ั บุคคลไดต ้ิดต่อทางฝ่ายบุคคลแลว ้ อนุญาตใหเ ้ ขา ้ พบได ้ กระผมจึงท าการ แลกบตัรผา่น โดยแลกบตัรประชาชนไวบ ้ นัท ึ กเป็ นหลกัฐาน 10.30 น. นายเจริญ ใจดี ผู้จัดการฝ่ ายอาคาร แจง ้ วา่ ได้มีคนเข้ามาท าร้ายร่างกาย พนกังานหญิงเหตุเกิดเม ื่อเวลา 10.00 น. ที่ตึก A ห้อง401 หลกัจากไดร ้ับแจง ้ แลว ้ กระผมไดไ้ปที่เกิดเหตุพบคนร ้ ายกา ลงัวิ่ง หลบหนีไปทางประตูหลงัจ ึ งไล่ติดตามคนร ้ าย และจบักมุคนร ้ ายได้ สอบถามชื่อนายชูวิทย์ศ.ห้วยขวาง สาเหตุมาจากเรื่องชู้สาว จึงควบคุมตัวไว้แล้วแจ้ง ผจก.ฝ่ ายบุคคล เพื่อแจ้งเจ้าหน้าที่ต ารวจ มารับตวัไปดา เนินคดีต่อไป 11.10 น. ชายไม่ทราบช ื่อ อายุประมาณ 25 ปี สูงประมาณ 170 ซ.ม. ผิวด าแดง ไวผ ้ มยาว สวมเส้ื อยด ื สีขาวนุ่งกางเกงยนีสีดา ไดว ้ิ่งราวกระเป๋ าพนักงาน เหตุเกิดเม ื่อเวลา11.00 น. ที่ประตูหน้า ในขณะที่คุณเด ื อน ดวงจนัทร ์ พนกังานแผนกธุรการ กา ลงัเดินผา่น ประตูทางเข้าเพื่อไปท างาน ไดม ้ีคนร ้ ายแอบอยบู่ริเวณหลงัตน ้ ไม ้ไดว ้ิ่งมา กระชากกระเป๋ าถ ื อแลว ้ วิ่งหลบหนีไป คุณเด ื อนฯ เสียหลกัลม ้ได้รับ บาดเจ็บ เล็กน้อย สอบถามในกระเป๋ ามีเงินประมาณ 5,000 บาท และบัตร เครดิตต่างๆ จ ึ งไดช ้่วยเหล ื อปฐมพยาบาลและแนะนา ใหไ้ปแจง ้ ความต่อ เจา ้ หนา ้ ที่ตา รวจเพ ื่อติดตามคนร ้ าย ต่อไป

รูปแบบการเขียนรายงานประจ าวัน เวลา รายงานเหต ุการณ์ประจ าวัน 11.30 น. คา สงั่คุณเจริญ ใจดีผู้จัดการฝ่ ายอาคาร ให้ รปภ.มีหน้าที่เปิ ด – ปิ ด ไฟ ที่ บริเวณแนวร้ัวโดยใหเ ้ปิดไฟเวลา18.30 น. และปิ ดไฟเวลา06.00 น. จึงได้ ลงบนัท ึ กไวเ ้ป็ นหลกัฐาน พร ้ อมท้งัแจง ้ให ้รปภ. ทุกคนรับทราบ 12.00 น. เป็ นเวลาพักของพนักงาน มีพนักงานออกไปรับประทานอาหารกลางวัน ไดต ้ รวจสอบและอา นวยความสะดวก ทุกอยา่งเป็ นไปด้วยความเรียบร้อย 13.00 น. พนักงานกลับเข้าท างานตามปกติ 13.30 น. กระผม ไดเ ้ ดินตรวจตามบริเวณแนวร้ัวดา ้ นหลงั ใตอ ้ าคารลานจอด ไม่มี อะไรผิดสังเกต 14.00 น. ในช่วงเวลาน้ีไดต ้ รวจเช ็ คสินคา ้ ที่จะนา ออก และคอยใหค ้ วามสะดวกกบั บุคคลที่มาติดต่อรถที่ผา่นเขา ้–ออก ไม่มีอะไรผดิสงัเกต 15.00 น. นายด า ดูดี ขับรถเทลเลอร์18 ล้อ ทะเบียน 80-4258 กทม. เขา ้ มาส่งสินค้า ที่บริเวณอาคาร B ได้อ านวยความสะดวกจัดการจราจร จนรถสามารถเข้า ช่องจอดเรียบร ้ อย 15.10 น. มีรถเข้า –ออก เป็นระยะ ได้ตรวจเช็คสินค้าที่จะน าออก ไม่มีอะไรผิด สังเกต

รูปแบบการเขียนรายงานประจ าวัน เวลา รายงานเหตุการณ์ประจ าวัน หมายเหตุ 15.30 น. ไดร ้ับแจง ้ ทางวิทยสุื่อสารวา่มีรถยนตเ ์ ฉี่ยวชนกนัเหตุเกิดเม ื่อ เวลา14.30 น. บริเวณลานจอด A กระผมไดไ้ปที่เกิดเหตุพบรถเก ๋ งโตโยต้า สีด า ทะเบียน กก 123 กทม ผขู้ บัขี่ช ื่อนายประมาท เมาอยู่บา ้ นเลขที่999 ถนน ลาดพร้าว 99 แขวงคลองจนั่เขต บางกะปิกทม. โทรศัพท์ 0-9999-9999 เฉี่ยวชนรถกระบะ อีซูซุ สีแดง ทะเบียน จจ 45 ไม่พบผขู้ บัขี่จอดอยใู่นช่องจอด รถ สอบถามไดค ้ วามวา ่ นายประมาทฯ ไดข ้ บัรถเฉี่ยวชนรถคนัดงักล่าว ไดร ้ับความ เสียหายบริเวณ ประตูด้านขวายุบ จ ึ งไดแ ้ จง ้ฝ่ายอาคารตรวจสอบรถที่ถูกชนทราบวา่เป็ นของ นายอยเู่ยน ็ เป็ นสุข จ ึ งแจง ้ใหน ้ ายอยเู่ยน ็ ฯ ทราบและมา ตรวจสอบพร ้ อมเจา ้ ของรถที่ชน ท้งัสองฝ่ายตกลงกนัดว ้ ยดี 16.00 น. คุณมารวย มีเงิน ผจก.ฝ่ ายการเงิน ได้น าเงินจ านวน 5000 5,500 บาท (ห้าพันห้าร้อยบาทถ้วน) ฝากไวก ้ บัรปภ.วินัยฯ เพื่อฝากให้ นายกล้วยไม้ฯ คนท าสวน ซึ่งจะมารับในเวลา 18.00 น. จึงลง บันทึกไว้เป็ นหลักฐาน ลงชื่อ วินัย 17.00 น. เวลาน้ีพนกังานเลิกงาน ไดท ้ า การตรวจคน ้ รถกระเป๋ า หีบห่อ หร ื อ ร่างกายไม่พบสิ่งผดิสงัเกต 18.00 น. นายกล้วยไม้ ดอกงาม คนท าสวน มารับเงินจ านวน 5,500 บาท (ห้าพันห้าร้อยนาทถ้วน) จึงให้ลงลายมือชื่อไว้เป็ นหลังฐาน ได้รับเงิน 5,500บาท (ห้าพันห้าร้อยบาทถ้วน) ถูกต้อง เรียบร้อย ลงชื่อ กล้วยไม้

รูปแบบการเขียนรายงานประจ าวัน เวลา รายงานเหตุการณ์ประจ าวัน 18.30 น. ตรวจบริเวณพ้ื นที่รับผดิชอบ ตรวจเช ็ ค ประตูหนา ้ ต่าง ปิ ดล๊อคไว้ เรียบร ้ อยทุกบาน เปิดไฟฟ้ าแนวร้ัวไม่มีเหตุขดัขอ ้ งแต่เวลาน้ี 19.00 น. ไดต ้ รวจสอบความเรียบร ้ อยของอุปกรณ ์ สิ่งของในความรับผดิชอบ และส่งมอบหนา ้ ที่ให ้ นายธรรมดีมีสุข พนกังานรักษาความปลอดภัย ผลดัต่อไป เรียบร ้ อยแลว ้ จึงเรียนมาเพื่อทราบ ลงชื่อ นายวินัย ระเบียบดีผสู้่งมอบ ลงชื่อ นายธรรมดีมีสุข ผู้รับมอบ

รูปแบบ การรายงานตามความจ าเป็ น (รายงานพิเศษ) สถานที่เขียนรายงาน............. 2 สิงหาคม 2551 เรื่อง รายงานเหตุการณ์อุบัติเหตุกรณีรถเฉี่ยวชน เรียน ผู้จัดการฝ่ ายอาคาร สูงเทียมฟ้า กระผม นายวินัย ระเบียบดีเป็ นพนักงานรักษาความปลอดภัย บริษัท เอ็น เอ พี ซีคิวริตี้ การ์ ด จ ากัด ปฏิบัติหน้าที่ประจ าหน่วยงาน อาคารสูงเทียมฟ้า ประจ าจุด ประตูหน้า ตั้งแต่เวลา07.00 น. –19.00 น. ขอรายงานเหตุการณ์อุบัติเหตุ กรณีรถ เฉี่ยวชน เมื่อวันที่1 สิงหาคม 2548 เวลา 14.30 น. ที่บริเวณลานจอด A โดยมี รายละเอียด ดังนี้

รูปแบบ การรายงานตามความจ าเป็ น (รายงานพิเศษ) กระผม ได้รับแจ้งทางวิทยุสื่อสารว่ามีรถยนต์เฉี่ยวชนกัน จึงไปตรวจสถานที่เกิดเหตุพบ นายประมาท เมาอยู่ ที่อยู่เลขที่999 ถนนลาดพร้ าว ซอย99 แขวงคลองจั่น เขตบางกะปิ กทม.โทรศัพท์0-9999-9999 เป็ นผู้ขับขี่รถเก๋ง โตโยต้า สีด า ทะเบียน กก123 กทม. เฉี่ยวชนรถ กระบะ อีซูซุ สีแดง ทะเบียน จจ45 เจ้าของชื่อนายอยู่เย็น เป็ นสุข พนักงานแผนกธุรการ ซึ่งจอดอยู่ในช่องจอดรถได้รับความเสียหายบริเวณประตูด้านขวายุบ คู่กรณีทั้งสองฝ่ ายตกลง กันได้ด้วยดีโดยเรียกบริษัทประกันภัยมาด าเนินการแล้ว กระผม ได้อ านวยความสะดวกและจัดการจราจรทุกอย่างเป็ นไปด้วยความเรียบร้ อย จึงเรียนมาเพื่อทราบ ขอแสดงความนับถือ