ประเภทของหนังสือราชการเสร็จแล้ว

ประเภทของหนังสือราชการ

ในปัจจบุ นั การตดิ ตอ่ ราชการทง้ั ภายในหน่วยงานและภายนอกหนว่ ยงานเป็นการสื่อถึงบคุ คล
หนว่ ยงาน อีกทงั้ ยงั เป็นปัญหาของหนว่ ยงานและผปู้ ฏิบตั ิท่เี ก่ียวขอ้ งจานวนไม่นอ้ ยท่ยี งั ไมเ่ ขา้ ใจใน
การใชภ้ าษาราชการและแบบฟอรม์ ท่ถี กู ตอ้ ง เพ่อื เป็นการสรา้ งความสาเรจ็ ของผปู้ ฏบิ ตั งิ านท่ี
เก่ียวขอ้ งทางดา้ นหนงั สอื ไดท้ ราบถงึ รูปแบบ การใชค้ าขนึ้ ตน้ คาลงทา้ ยท่ถี กู ตอ้ ง เป็นไปใน
แนวทางเดยี วกนั และเป็นไปตามระเบียบสานกั นายกรฐั มนตรีวา่ ดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ได้

จาแนกหนกั ส่ือราชการไวม้ ี 6 ชนิด ดงั นี้

1. หนงั สือภายนอก
2. หนงั สอื ภายใน
3. หนงั สือประทบั ตรา
4. หนงั สอื ส่งั การ
5. หนงั สอื ประชาสมั พนั ธ์
6. หนงั สือท่เี จา้ หนา้ ท่ที าขนึ้ หรือรบั ไวเ้ ป็นหลกั ฐานในราชการ

1.หนังสือภายนอก คือหนงั สอื ตดิ ตอ่ ราชการท่เี ป็นแบบพธิ ี โดยใชก้ ระดาษตราครุฑเขยี นเป็น

หนงั สอื ตดิ ต่อระหว่างสว่ นราชการ หรอื สว่ นราชการมีถงึ หน่วยงานอ่ืนใด ซ่งึ มใิ ชส่ ว่ นราชการ หรอื มี
ถึงบคุ คลท่วั ไป ใชใ้ นโอกาสท่ตี ดิ ตอ่ ราชการระหว่างกระทรวงหน่ึง หรือกรมหน่งึ หรือจงั หวดั หน่ึง
หรือสว่ นราชการแหง่ ใด แหง่ หนึง่ กบั กระทรวงอ่นื หรือกรมอ่นื หรือจงั หวดั อ่ืน หรอื หน่วยงานอ่ืน
หรือกบั บคุ คลท่วั ไป

โครงสร้างของหนงั สือภายนอก และหนงั สือภายใน ประกอบดว้ ยส่วนสาคญั 4 ส่วน คือ

1. หวั เรื่อง

2. เน้ือเร่ือง

3. จุดประสงคข์ องเรื่อง

4. ทา้ ยเร่ือง

1. ท่ีใหล้ งรหสั ตวั พยญั ชนะ และเลขประจ าของเจา้ ของเร่ือง ตามที่ก าหนดไวใ้ นระเบียบส านกั
นายกรัฐมนตรีวา่ ดว้ ย งานสารบรรณ ทบั เลขทะเบียนหนงั สือส่ง เลขที่หนงั สือประจ าหน่วยงานใน
สังกดั กรมสรรพสามิต ใชต้ ามหนงั สือส านกั งาเลขานุการกรม ด่วนที่สุด ท่ี กค 0601/ว 22 ลงวนั ท่ี
31 มกราคม 2551

2. ส่วนราชการเจา้ ของหนงั สือ - ใหล้ งช่ือส่วนราชการ สถานท่ีราชการ หรือ คณะกรรมการท่ีเป็น
เจา้ ของหนงั สือน้นั – โดยปกติใหล้ งท่ีต้งั ดว้ ย

3. วนั เดือน ปี - ลงตวั เลขของวนั ที่ ช่ือเตม็ ของเดือน และตวั เลขของ พ.ศ. ที่ออกหนงั สือ

4. คาข้ึนตน้ ใชต้ ามฐานะของผรู้ ับหนงั สือตามท่ีก าหนดไวใ้ นระเบียบส านกั นายกรัฐมนตรีวา่ ดว้ ย
งานสารบรรณ โดยทว่ั ไปใช้ ค าวา่ “เรียน” ตามดว้ ย ตาแหน่งของผรู้ ับหนงั สือ หรือ ชื่อบุคคลท่ีรับ
หนงั สือ





2. หนงั สือภายใน คือ หนงั สือติดต่อราชการท่ีเป็นแบบพธิ ีนอ้ ยกวา่ หนงั สือ ภายนอก เป็น
หนงั สือตดิ ต่อภายในกระทรวง ทบวง กรมหรือจงั หวดั เดียวกนั ใชก้ ระดาษบนั ทึก
ขอ้ ความ (การใชห้ นงั สือภายใน ส่วนราชการมกั นิยมใชเ้ ฉพาะเร่ืองท่ีตดิ ต่อภายในกรม
เดียวกนั เป็นส่วนใหญ่ หากมีหนงั สือไปต่างกรมแมอ้ ยใู่ นกระทรวงเดียวกนั มกั นิยมใช้
หนงั สือราชการ ภายนอก)

โครงสร้างของหนงั สือภายนอก และหนงั สือภายใน ประกอบดว้ ยส่วนสาคญั 4 ส่วน คือ

1. หวั เร่ือง

2. เน้ือเรื่อง

3. จุดประสงคข์ องเรื่อง

4. ทา้ ยเร่ือง

1. ส่วนราชการเจา้ ของหนงั สือ - ลงชื่อส่วนราชการเจา้ ของเร่ือง หรือหน่วยงานที่ ออกหนงั สือ หรือ

หน่วยงานท่ีออกหนงั สือ โดยมี รายละเอียดพอสมควร โดยปกติถา้ ส่วนราชการท่ีออก หนงั สืออยใู่ น
ระดบั กรมข้ึนไป ใหล้ งชื่อส่วนราชการเจา้ เร่ือง ท้งั ระดบั กรมและกอง ถา้ ส่วนราชการที่ออก
หนงั สืออยใู่ นระดบั ต่ากว่ากรมลงมา ใหล้ งชื่อส่วน ราชการเจา้ ของเรื่องเพยี งระดบั กองหรือส่วน
ราชการ เจา้ ของเรื่อง ต่อดว้ ยหมายเลขโทรศพั ทภ์ ายในของ ส่วนราชการเจา้ ของเร่ืองน้นั

2. ส่วนราชการเจา้ ของหนงั สือ - ใหล้ งช่ือส่วนราชการ สถานที่ราชการ หรือ คณะกรรมการท่ีเป็น
เจา้ ของหนงั สือน้นั – โดยปกติใหล้ งที่ต้งั ดว้ ย

3. วนั เดือน ปี - ลงตวั เลขของวนั ที่ ชื่อเตม็ ของเดือน และตวั เลขของ พ.ศ. ทอี่ อกหนงั สือ

4. อา้ งถึง (ถา้ มี) - การอา้ งถึงจะไมป่ รากฏที่หวั หนงั สือ แต่จะอยใู่ น เน้ือความส่วนแรกของหนงั สือ

5. ส่ิงที่ส่งมาดว้ ย (ถา้ มี) ใหก้ ล่าวถึงสิ่งที่ส่งมาดว้ ยในส่วนเน้ือหา โดยเขียน ใหม้ ีการเชื่อมโยงถึงกนั
เพอื่ ความชดั เจนดว้ ย





3. หนังสือประทับตรา คือ หนงั สือที่ใชป้ ระทบั ตราแทนการลงช่ือของหวั หนา้ ส่วนราชการ

ระดบั กรมข้ึนไป โดยใหห้ วั หนา้ ส่วนราชการระดบั กองหรือผทู้ ี่ไดร้ ับมอบหมายจาก หวั หนา้ ส่วน
ราชการระดบั กรมข้ึนไปเป็นผรู้ ับผดิ ชอบลงชื่อยอ่ กากบั ตรา หนงั สือประทบั ตราใหใ้ ชไ้ ดท้ ้งั ระหวา่ ง
ส่วนราชการกบั ส่วนราชการ และระหวา่ งส่วนราชการกบั บุคคลภายนอกเฉพาะกรณีท่ีไม่ใช่เรื่อง
สาคญั
1. การขอรายละเอียดเพม่ิ เติม
2. การส่งสาเนาหนงั สือ ส่ิงของ เอกสาร หรือบรรณสาร
3. การตอบรับทราบที่ไมเ่ กี่ยวกบั ราชการสาคญั หรือการเงิน
4. การแจง้ ผลงานท่ีไดด้ าเนินการไปแลว้ ใหส้ ่วนราชการท่ีเก่ียวขอ้ งทราบ
5. การเตือนเร่ืองที่คา้ ง
6. เรื่องซ่ึงหวั หนา้ ส่วนราชการระดบั กรมข้ึนไปกาหนดโดยทาเป็นคาสั่งใหใ้ ชห้ นงั สือประทบั ตรา

1. ท่ี ใหล้ งรหสั ตวั พยญั ชนะและเลขประจาของเจา้ ของเร่ือง ตามท่ีกาหนดไว้

2. ถึง ใหล้ งชื่อส่วนราชการ หน่วยงาน หรือบคุ คลที่หนงั สือน้นั มีถึง เช่น ถึง กรมพฒั นาที่ดิน,

นายขจร เพยี รทา

3. ขอ้ ความ ใหล้ งสาระสาคญั ของเรื่องใหช้ ดั เจนและเขา้ ใจงา่ ย

4. ช่ือส่วนราชการที่ส่งหนงั สือออก ใหล้ งชื่อส่วนราชการที่ส่งหนงั สือออก

5. ตราชื่อส่วนราชการ ใหป้ ระทบั ตราชื่อส่วนราชการดว้ ยหมึกแดง และให้ผรู้ ับผิดชอบลงลายมือชื่อ
ยอ่ กากบั ตรา

6. วนั เดือน ปี ใหล้ งตวั เลขของวนั ท่ี ชื่อเตม็ ของเดือนและตวั เลขของปี พุทธศกั ราช ที่ออกหนงั สือ





4. หนังสือส่ังการ มี 3 ชนิด ไดแ้ ก่ คาส่ัง ระเบยี บ และขอ้ บงั คบั

– คาสั่ง คือ บรรดาขอ้ ความที่ผบู้ งั คบั บญั ชาส่ังการใหป้ ฏิบตั ิโดยชอบดว้ ยกฎหมาย ใหใ้ ชก้ ระดาษ
ตราครุฑ

– ระเบียบ คือ บรรดาขอ้ ความที่ผมู้ ีอานาจหนา้ ที่ไดว้ างไวโ้ ดยอาศยั อานาจของกฎหมายหรือไม่กไ็ ด้
เพือ่ ถือเป็นหลกั ปฏิบตั ิงานเป็นการประจา ใหใ้ ชก้ ระดาษตราครุฑ

– ข้อบงั คบั คือ บรรดาขอ้ ความท่ีผมู้ ีอานาจหนา้ ท่ีกาหนดใหใ้ ช้ โดยอาศยั อานาจของกฎหมายที่
บญั ญตั ิให้กระทาได้ ใหใ้ ชก้ ระดาษตราครุฑ

Ø คาสั่ง คือ บรรดาขอ้ ความที่ผบู้ งั คบั บญั ชาส่ังการใหป้ ฏิบตั ิโดยชอบดว้ ยกฎหมาย
1. คาสั่ง ใหล้ งช่ือส่วนราชการ หรือตาแหน่งของผมู้ ีอานาจที่ออกคาส่ัง

2. ที่ ใหล้ งเลขที่ท่ีออกคาสัง่ โดยเริ่มฉบบั แรกจากเลข 1 เรียงเป็นลาดบั ไปจนส้ินปี ปฏิทินทบั เลขปี
พทุ ธศกั ราช ที่ออกคาสง่ั เช่น 3/2556
3. เร่ือง ใหล้ งชื่อเรื่องที่ออกคาส่ัง
4. ข้อความ ใหอ้ า้ งเหตทุ ี่ออกคาส่งั และอา้ งถึงอานาจท่ีใหอ้ อกคาสง่ั (ถา้ มี) ไวด้ ว้ ย แลว้ จึงลง
ขอ้ ความท่ีสั่ง และวนั ใชบ้ งั คบั
5. สั่ง ณ วนั ท่ี ใหล้ งตวั เลขของวนั ที่ ข่ือเตม็ ของเดือน และตวั เลขของปี พทุ ธศกั ราชท่ีออกคาสัง่

ตัวอย่าง สงั่ ณ วนั ท่ี 19 สิงหาคม พ.ศ. 2556

6. ลงช่ือ ใหล้ งลายมือชื่อผอู้ อกคาส่ัง และพมิ พช์ ่ือเตม็ ของเจา้ ของลายมือชื่อไวใ้ ตล้ ายมือช่ือ

7. ตำแหน่ง ใหล้ งตาแหน่งของผอู้ อกคาส่ัง





5. หนังสือประชาสัมพนั ธ์ มี 3 ชนิด ไดแ้ ก่ ประกาศ แถลงการณ์ และข่าว

เป็นหนงั สือท่ีจดั ทาข้ึนเพ่ือช้ีแจงหรือแนะนาทางใหป้ ฏิบตั ิ รวมท้งั เพื่อทาความเขา้ ใจในกิจการของ
ทางราชการหรือเหตกุ ารณ์ หรือกรณีต่างๆ

– ประกาศ คือ บรรดาขอ้ ความท่ีทางราชการประกาศ หรือช้ีแจงใหท้ ราบ หรือแนะแนวทางปฏิบตั ิ
ใหใ้ ชก้ ระดาษตราครุฑ

– แถลงการณ์ คือบรรดาขอ้ ความที่ทางราชการแถลงเพ่อื ทาความ เขา้ ใจในกิจการของทางราชการ
หรือเหตกุ ารณ์ หรือกรณีใด ๆ ใหท้ ราบชดั เจนโดยทว่ั กนั ใหใ้ ชก้ ระดาษครุฑ
– ข่าว คือ บรรดาขอ้ ความท่ีทางราชการเห็นสมควรเผยแพร่ใหท้ ราบ

Ø ประกาศ คือ บรรดาขอ้ ความที่ทางราชการประกาศหรือช้ีแจงใหท้ ราบ หรือแนะแนวทางปฏิบตั ิ
1. ประกาศ ใหล้ งชื่อส่วนราชการที่ออกประกาศ

2. เร่ือง ใหล้ งช่ือเรื่องท่ีประกาศ

3. ข้อความ ใหอ้ า้ งเหตุผลที่ตอ้ งออกประกาศและขอ้ ความท่ีประกาศ

4. ประกาศ ณ วันที่ ใหล้ งตวั เลขของวนั ที่ ชื่อเตม็ ของเดือนและตวั เลขของปี พทุ ธศกั ราชที่ออก
ประกาศ

5. ลงช่ือ ใหล้ งลายมือช่ือออกประกาศ และพิมพช์ ื่อเตม็ ของเจา้ ของลายมือช่ือไวใ้ ตล้ ายมือช่ือ

6. ตาแหน่ง ใหล้ งตาแหน่งของผอู้ อกประกาศในกรณีท่ีกฎหมายกาหนดใหท้ าเป็นแจง้ ความให้
เปลี่ยนคาวา่
ประกาศ เป็น แจง้ ความ





6. หนงั สือที่เจา้ หนา้ ที่ทาข้ึนหรือรับไวเ้ ป็นหลกั ฐานในราชการ

คือ หนงั สือที่เจา้ หนา้ ท่ีทาข้ึนนอกจากท่ีกล่าวแลว้ ขา้ งตน้ หรือหนงั สือที่หน่วยงานอ่ืนใดซ่ึงมิใช่
ส่วนราชการหรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ และส่วนราชการรับไวเ้ ป็นหลกั ฐานของทาง
ราชการ มี 4 ชนิด คือ หนงั สือรับรอง รายงานการประชุม บนั ทึกและหนงั สืออ่ืน

– หนงั สือรับรอง คือ หนงั สือที่ส่วนราชการออกใหเ้ พื่อรับรองแก่บุคคล นิติบุคคล หรือ
หน่วยงานเพอ่ื วตั ถุประสงคอ์ ยา่ งหน่ึงอยา่ งใดใหป้ รากฏแก่บุคคลโดยทว่ั ไป ไมจ่ าเพาะเจาะจง ใหใ้ ช้
กระดาษครุฑ

– รายงานการประชุม คือ การบนั ทึกความคิดเห็นของผมู้ าประชุม ผเู้ ขา้ ร่วมประชุมและมติของท่ี
ประชุมไวเ้ ป็นหลกั ฐาน

– บนั ทึก คือ ขอ้ ความซ่ึงผใู้ ตบ้ งั คบั บญั ชาเสนอต่อผบู้ งั คบั บญั ชา หรือผบู้ งั คบั บญั ชาสั่งการแก่
ผใู้ ตบ้ งั คบั บญั ชา หรือขอ้ ความท่ีเจา้ หนา้ ท่ี หรือหน่วยงานระดบั ต่ากวา่ ส่วนราชการระดบั กรม
ติดตอ่ กนั ในการปฏิบตั ิราชการ โดยปกติใหใ้ ชก้ ระดาษบนั ทึกขอ้ ความ

– หนงั สืออ่ืน คือ หนงั สือหรือเอกสารอื่นใดที่เกิดข้ึนเนื่องจากการปฏิบตั ิงานของเจา้ หนา้ ท่ีเพอ่ื
เป็นหลกั ฐานในทางราชการ ซ่ึงรวมถึงภาพถ่าย ฟิ ลม์ แถบบนั ทึกเสียง แถบบนั ทึกภาพดว้ ย หรือ
หนงั สือของบคุ คลภายนอกท่ียน่ื ต่อเจา้ หนา้ ท่ี และเจา้ หนา้ ท่ีไดร้ ับเขา้ ทะเบียนรับหนงั สือของทาง
ราชการแลว้ มีรูปแบบตามที่กระทรวง ทบวง กรมจะกาหนดข้ึนใชต้ ามความเหมาะสม เวน้ แตม่ ี
แบบตามกฎหมายเฉพาะเร่ืองใหท้ าตามแบบ เช่น โฉนด แผนท่ี แบบ แผนผงั สญั ญา คาร้อง เป็นตน้

หนงั สือที่จดั ทาข้ึนโดยปกติใหม้ ีสาเนาคู่ฉบบั เก็บไวท้ ี่ตน้ เร่ือง 1 ฉบบั และใหม้ ีสาเนาเก็บไวท้ ี่
หน่วยงานสารบรรณกลาง 1 ฉบบั สาเนาคูฉ่ บบั ใหผ้ ลู้ งช่ือลงลายมือช่ือหรือลายมือช่ือยอ่ และใหผ้ ู้
ร่าง ผพู้ มิ พแ์ ละผตู้ รวจ ลงลายมือช่ือหรือลายมือช่ือยอ่ ไวท้ ี่ขา้ งทา้ ยขอบลา่ งดา้ นขวาของหนงั สือ