1 PEDOMAN DAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR CODE OF CONDUCT khusus untuk “Yayasan Darul Mukmin Karimun” KEUANGAN Paraf Direktur Paraf Pembina PEDOMAN DAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) CODE OF CONDUCT (Bidang KEUANGAN YAYASAN) YAYASAN DARUL MUKMIN 2023
2 PEDOMAN DAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR CODE OF CONDUCT khusus untuk “Yayasan Darul Mukmin Karimun” KEUANGAN Paraf Direktur Paraf Pembina DAFTAR ISI BAB I PENDAHULUAN...............................................................................................4 1.1 Latar Belakang.......................................................................................... 4 1.2 Maksud Dan Tujuan................................................................................... 4 1.3 Budaya Yayasan........................................................................................ 5 1.4 Prinsip-Prinsip Good Corporate Governance ......................................................5 1.5 Ketentuan Umum ...................................................................................... 6 1.6 Referensi.................................................................................................. 7 BAB II KEBIJAKAN SISTEM AKUN .............................................................................8 2.1. Kebijakan nomor akun ............................................................................... 8 2.2. Prosedur Penyusunan Nomor Akun untuk anggaran tahunan ...................... 12 BAB III PERENCANAAN ANGGARAN KEUANGAN .....................................................13 3.1. Penyusunan Anggaran .............................................................................13 3.2. Perencanaan Pencairan Anggaran ............................................................15 3.3. Realisasi Penggunaan Anggaran ..............................................................15 BAB IV PERENCANAAN SUMBER DANA ....................................................................16 4.1 Sumber Pendanaan ..................................................................................16 4.2 Metode Penetapan Biaya Pendidikan ..........................................................16 4.3 Mekanisme pembayaran biaya Pendidikan ..................................................17 4.4 Mekanisme Penerimaan Lainnya non Pendidikan .........................................18 4.5 Mekanisme Penerimaan dana BOS dan BOP .............................................. 18 BAB V PENGALOKASIAN DANA / PENGGUNAAN ANGGARAN................................20 5.1 Ruang lingkup Pengalokasian Dana...........................................................20 5.2 Kebijakan Pengalokasian Dana .................................................................21 5.3 Mekanisme Penetapan Alokasi Dana .........................................................21 5.4 Mekanisme Realisasi Alokasi Dana Operasional .........................................22 5.5 Mekanisme Pelaporan Alokasi Dana ..........................................................22
3 PEDOMAN DAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR CODE OF CONDUCT khusus untuk “Yayasan Darul Mukmin Karimun” KEUANGAN Paraf Direktur Paraf Pembina BAB VI SISTEM PENGELOLAAN KEUANGAN ..............................................................23 6.1 Sub Sisten Penerimaan .............................................................................23 6.2 Sub Sistem Pengeluaran ...........................................................................24 6.3 Sub Sistem Pelaporan...............................................................................26 BAB VII KEWENANGAN MEMUTUS........................................................................... 28 7.1 Kewenangan Memutus Anggaran Rutin ......................................................28 7.2 Kewenangan Memutus Anggaran non rutin (Asset) .....................................28 7.3 Kewenangan Memutus Dana Lainnya (Sumbangan/Hibah)...........................29 BAB VIII MEKANISME PELAPORAN KEUANGAN........................................................ 30 8.1 Ruang Lingkup Pelaporan Keuangan ..........................................................30 8.2 Kebijakan Pelaporan Keuangan..................................................................30 8.3 Mekanisme Pelaporan Keuangan................................................................30 BAB IX MEKANISME PENGAWASAN KEUANGAN DAN AUDIT................................. 31 9.1 Rpengawasan Keuangan...........................................................................31 9.2 Audit.......................................................................................................32 BAB X PERTANGGUNGJAWABAN .......................................................................... 34 BAB XI PENUTUP .......................................................................................................35
4 PEDOMAN DAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR CODE OF CONDUCT khusus untuk “Yayasan Darul Mukmin Karimun” KEUANGAN Paraf Direktur Paraf Pembina Bab I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Kekayaan yang dimiliki setiap orang pada dasarnya adalah suatu amanah yang harus digunakan atau dinafkahkan. Kita diperintahkan bersyukur atas kenikmatan yang diberikan Allah Swt. tersebut. Kebiasaan yang baik dalam penggunaan dana ditunjukkan dari bagaimana pengelola keuangan membuat keputusan keuangannya. Unsur utama dalam menjalankan rencana keuangan adalah kemampuan untuk mengelola keuangan dengan baik sehingga mencapai tujuan yang diharapkan. Seseorang pengelola memiliki good money habit apabila ia mampu membayar dirinya terlebih dahulu dibandingkan kepentingan lain. Maksudnya, setiap mendapatkan penghasilan, dia mampu mengalokasikannya untuk kepentingan primer atau yang diutamakan, seperti kewajiban hutang, gaji karyawan dan rencana-rencana masa depan. Sedangkan seseorang bertipe ‚spontanitas‛ dalam membuat keputusan akan menolak untuk melakukan perencanaan keuangan. Untuk itu Yayasan Darul Mukmin perlu memiliki Code of Conduct (Bidang Keuangan) yang berfungsi untuk memberikan arah dan melaksakan tugas sehari-hari bagi pengelola keuangan baik ditingkat Yayasan maupun unit yang bernaung atau berada pada Yayasan Darul Mukmin sehingga dalam penerapan pekerjaan dapat menggambarkan dan menunjukkan gambaran Visi dan Misi Yayasan Darul Mukmin secara umum. YDM (Yayasan Darul Mukmin) selalu mengedepankan kepatuhan terhadap semua aktivitas pelaksanaan tugas terutama standarisasi pengelolaan keuangan hal ini penting mengingat konsep yang dibangun adalah konsep Keislaman, sehingga nilai-nilai Islam harus nampak dalam pengelolaan keuangan. Tujuan laporan keuangan adalah menyediakan posisi keuangan, kinerja keuangan, dan laporan arus kas suatu entitas yang bermanfaat bagi sejumlah besar pengguna dalam pengambilan keputusan ekonomi oleh siapapun yang tidak dalam posisi dapat meminta laporan keuangan khusus untuk memenuhi kebutuhan informasi tertentu. Laporan keuangan menunjukkan apa yang telah dilakukan manajemen yayasan dalam mengelola keuangan atau pertanggungjawaban Manajemen Yayasan kepada Pengurus yang dipercayakan kepadanya.. Pengurus Yayasan dalam implementasinya mengkomunikasikan kepada Pembina, Manajemen Yayasan, unit terkait maupun lembaga lain yang secara langsung maupun tidak langsung dibawah YDM. Agar tercipta pengelolaan keuangan yang transparan, terencana dan terarah, sehingga terkelola dengan efisien dan efektif. Dengan demikian, maka perlu disusun Pedoman dan Standar Operasional Prosedur (SOP) Bidang Keuangan, yang diatur dalam Surat Keputusan Pembina. 1.2 Maksud Dan Tujuan a. Maksud kebijakan dan mekanisme keuangan dibuat adalah sebagai pedoman bagi para Pengguna anggaran, pengelola keuangan, pelaksana kepiatandan badan pengawas di lingkungan Yayasan Darul Mukmin dan pihak eksternal.
5 PEDOMAN DAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR CODE OF CONDUCT khusus untuk “Yayasan Darul Mukmin Karimun” KEUANGAN Paraf Direktur Paraf Pembina b. Tujuan: 1) Memberikan pemahaman yang sama dan sebagai pedoman/acuan bagi pengelola keuangan dan Pelaksana kegiatan di lingkungan internal Yayasan Darul Mukmin agar pengelolaan keuangan dilakukan secara transparan, akuntabel, tertib administrasi, efisien dan efektif; 2) Menyediakan informasi keuangan terhadap pengguna/pelaksana agpgaran untuk mengambil keputusan; 3). Scbagai dasar bagi pihak manajemen dalam melakukan penilaian terhadap kinerja unit-unit; 4) Menjaga harta organisasi; 5) Sebagai dasar bagi para pihak dalam menilai transparansi dan akuntabilitas pengelolaan keuangan. 1.3 Budaya Pengelolaan Keuangan dalam Islam : Prinsip good money habit, a. Perencanaan Pengelolaan Keuangan selalui didahului suatu perencanaan yang baik. Perencanaan berdasarkan kebutuhan dengan skala prioritas urgensinya. Perencanaan berdasarkan analisa dampak yang akan dicapai. b. Pencatatan Setiap pengeluaran dan pemasukan selalu tertulis dan tercatat dengan jelas, baik nilai maupun tujuannya. Pencatatan dilaksanakan dan dikelola pada satu unit yang telah ditunjuk. Pencatatan dilakukan berjenjang sesuai dengan urutan transaksinya. c. Pengelola Keuangan Bertanggung jawab atas transaksi keuangan yang dilaksanakan. Menyampaikan laporan secara berkala sesuai ketentuan. Meneliti setiap transaksi keuangan dengan baik. Tidak boros atau mengeluarkan dana yang tidak perlu d. Tujuan Penggunaan Keuangan Setiap pengeluaran harus dipastikan tujuannya telah sesuai dengan ketentuan. Dapat memberikan perttimbangan jika tujuan penggunaan keuangan tidak penting atau tidak sejalan dengan rencana. Tidak Mark up dan selalu ada pembanding dalam pengadaan. e. Pemisahan harta pribadi dan Yayasan Harta yayasan dan pribadi bagi pengelola harus jelas dan tercatat. Tidak ada tumpah tindih atas hak atas harta. 1.4 Prinsip-Prinsip Good Corporate Governance a. Transparansi (Transparency) Yaitu keterbukaan dalam proses pengelolaan Keuangan dan tidak ada yang ditutuptutupi serta keterbukaan dalam setiap hasil kerja dan tidak ada yang disembunyikan terkecuali yang telah ditentukan seperti Rahasia Yayasan ataupun Rahasia Jabatan, semua harus sesuai dengan prinsip dan praktek yang benar dan sisdur. b. Akuntabilitas (Accountability) Yaitu kejelasan fungsi dan tercatat dan atau terdokumentasi, pelaksanaan dan pertanggungjawaban Organ Yayasan, sehingga kinerja Yayasan dapat berjalan transparan, wajar, efektif dan efisien.
6 PEDOMAN DAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR CODE OF CONDUCT khusus untuk “Yayasan Darul Mukmin Karimun” KEUANGAN Paraf Direktur Paraf Pembina c. Pertanggungjawaban (Responsibility) Yaitu kesesuaian pengelolaan Keuangan Yayasan dengan peraturan Yayasan yang berlaku baik di bidang Pelaporan, penggunaan dana maupun penerimaan dana. d. Kemandirian (Independency) Dalam pengelolaan Keuangan seorang petugas keuangan harus independen atau tidak dapat dipengaruhi oleh siapapun juga terkait pencatatan, pengelola harus tunduk pada ketentuan PSAK dan aturan pengelolaan Keuangan yang telah diatur oleh YAYASAN. e. Koordinasi dan komunikasi (coordination and comunication) Pengelola selalu melakukan koordinasi mengenai pengelolaan keuangan dengan atasan bila terjadi permasalahan yang mengganggu jalannya aktivitas Yayasan, dalam koordinasi dan komunikasi mengedepankan prinsip saling menghargai dan saling menjaga kewenangan dan tanggung jawab masing=masing. 1.5 Ketentuan Umum a. Pengelola dan pengguna dan pelaksana kegiatan/program di lembaga harus mengikuti prosedur dan menggunakan dokumen-dokumen scpcrti yang ada dalam kebijakan dan mekanisme keuangan. b. Pelaksanaan kegiatan harus dilakukan secara tertib dengan mempertimbangkan efisiensi, efektivitas, dan keadilan yang proporsional. c. Penanggung Jawab yang menandatangani dan atau mengesahkan dokumen yang berkaitan No Jabatan Kewenangan dan tanggung jawab 1 Pembina Memiliki kewenangan dan tanggung jawab keuangan yang tidak terbatas dan memiliki hak untuk menyetujui atau menolak kebijakan keuangan dan Pengurus Yayasan lain atau Manajemen Yayasan 2 Ketua / Pengurus Yayasan Memiliki kewenangan sebagai pengawas keuangan secara menyeluruh dan bertanggung jawab kepada Pembina Yayasan. 3 Direktur Sebagai pengguna anggaran Menandatangani kontrak kerjasama dengan pihak donor Menilai dan Menandatangani pengeluaran Bank Menilai kelayakan kegiatan yang diajukan pelaksana kegiatan 4 Manajer Keuangan dan Administrasi Sebagai pengelola anggaran Membantu Direktur dalam menilai kelayakan anggaran Sebagai pelaksana kegiatan untuk biaya operasional kantor Membuat laporan Keuangan Lembaga Mengelola administrasi yang berhubungan dengan pihak ketiga (Bank, Pemasok, Mitra dan lainnya) 5 Tenaga Administrasi/ Pembukuan Sebagai pelaksana pencatatan transaksi. Membantu Manajer membuat perencanaan kerja, biaya dan kegiatan lain yang berhubungan dengan keuangan. Membantu Manajer membuat laporan secara periodek.
7 PEDOMAN DAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR CODE OF CONDUCT khusus untuk “Yayasan Darul Mukmin Karimun” KEUANGAN Paraf Direktur Paraf Pembina 6 Unit Sebagai pengelola Keuangan dan atau Bendahara unit dari yayasan, pengelola Dana Bos, Dana BOP, Pengelola Kantin dll a. Referensi 1. Buku Pedoman Karyawan Yayasan Dasrul Mukmin. 2. PSAK 45 Mengenai Laporan Keuangan Yayasan 3. Buku-buku dan referensi lainnya berkaitan dengan Laporan keuangan dan audit yang menjadi bahan bacaan 4. Anggaran Dasar Yayan Darul Mukmin, sebagaimana dimuat dalam Akte Zulkainen, SH No. 05 tanggal 29 Nopember 2005 yang telah mendapat pengesahan dari Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia, sesuai Surat Keputusan No. AHU8833.AH.01.04 tanggal 23 Desember 2011, yang telahbeberapa kali diubah dan terakhir dengan Akta Notaris Zulkainen, SH, MKn No. 12 tanggal 12 Mei 2023 .
8 PEDOMAN DAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR CODE OF CONDUCT khusus untuk “Yayasan Darul Mukmin Karimun” KEUANGAN Paraf Direktur Paraf Pembina Bab II KEBIJAKAN SISTEM AKUN 2.1. Kebijakan Nomor Akun Dalam menjalankan aktivitas ada empat kebijakan nomor akun / atau penamaan pada Yayasan Darul Mukmin sbb : a) Aktiva Aktiva adalah segala bentuk harta/inventaris lembaga yang dipergunakan untuk menjalankan aktivitas pelayanannya ke masyarakat. Aktiva terdiri atas: a) Aktiva Lancar adalah harta/asset/sumberdaya yang dimiliki oleh organisasi yang habis dalam sekali pakai. Yang termasuk aktiva lancar : kas, piutang, perlengkapan kantor, persediaan barang dan lain-lain. b) Aktiva Tetap adalah harta yang dimiliki oleh organisasi yang mempunyai umur ekonomis jangka panjang (lebih dari 1 tahun). Yang termasuk aktiva tetap : gedung, peralatan, akumulasi penyusutan gedung dan peralatan, kendaraan dan lain-lain b) Passiva Passiva adalah segala kewajiban lembaga dan modal kerja lembaga. Kewajiban lembaga terbagi atas: a) Hutang Jangka Pendek adalah hutang organisasi kepada pihak ketiga yang harus di lunasi kurang dari satu tahun, termasuk hutang kegiatan yang belum terlaksana dalam masa periode program berjalan; b) Hutang Jangka Panjang adalah hutang organisasi kepada pihak ketiga yang harus dilunasi dalam waktu lebih dari satu tahun. c) Aktiva Bersih Aktiva bersih dikelompokkan dalam 3 kategori sebagai berikut : a) Aktiva bersih tidak terikat adalah bagian dari aktiva bersih yang tidak dibatasai penggunaanya oleh donatur. b) Aktiva bersih terikat sementara adalah bagian dari aktiva bersih yang penggunaanya dibatasi oleh donatur yang memetliki pembatasan waktu atau dapat dipindahkan oleh organisasi dengan melakukan Stipulation (Pembatasan penggunaan), c) Aktiva bersih terikat adalah bagian dari aktiva bersih yang penggunaanya dibatasi oleh donatur yang tidak memiliki pembatasan waktu dan tidak dapat dipindahkan oleh organisasi. d) Penerimaan Struktur Penerimaan terdiri atas: a) Pendapatan – donasi - dana hibah (grants), b) penghasilan —jasa sewa. c) aktiva bersih yang berakhir batasannya d) Penerimaan Lain-lain (Bunga Bank, others). e) Biaya Struktur pembiayaan terdiri atas: a). Biaya operasional: b) Biaya pencarian dana c) Biaya program, dan d) Biaya lain-lain f) Standarisasi nomor akun Standarisasi nomor akun/nama perkiraan yang berlaku dilingkungan Yayasan Darul Mukmin sebagai berikut :
9 PEDOMAN DAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR CODE OF CONDUCT khusus untuk “Yayasan Darul Mukmin Karimun” KEUANGAN Paraf Direktur Paraf Pembina Akun / Mata Anggaran 1 Aktiva 11 Aktiva lancar 111 Kas dan Bank 1111 Kas 1112 Bank 1112.01 Bank BNI 1112.01 Bank BSI 112 Piutang 1121 Piutang SPP dan Dana Pembangunan 11211 Piutang Pembangunan TPQ 11212 Piutang SPP TPQ 11213 Piutang Pembangunan TKIT 11214 Piutang SPP TKIT 11215 Piutang Pembangunan SDIT 11216 Piutang SPP SDIT 11217 Piutang Pembangunan SMPIT 11218 Piutang SPP SMPIT 1122 Piutang Unit /Lembaga lain 1123 Piutang Sewa 1124 Piutang Karyawan 1125 Piutang Pendapatan 1126 Piutang Lainnya 113 Persediaan 1131 Pesediaan Perlengkapan Kantor 1132 Persediaan Barang konsumsi 1133 Persediaan lain-lain 114 Uang Muka / Persekot 1141 Persekot Perjalanan Dinas 1142 Persekot Biaya Kerjasama 1143 Persekot BPJS 1144 Persekot PPH 1145 Persekot Lainnya 12 Aktiva Tetap 121 Perolehan Asset Tetap 1211 Tanah 1212 Bangunan dan Gedung 1213 Tempat Parkir / Panggung / Gazebo
10 PEDOMAN DAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR CODE OF CONDUCT khusus untuk “Yayasan Darul Mukmin Karimun” KEUANGAN Paraf Direktur Paraf Pembina 1214 Meubelair / Peralatan Kantor & Pendidikan 1215 Peralatan Penunjang / Mesin 1216 Kendaraan 1217 Peralatan Asset Lainnya 122 Akumulasi Penyusutan Asset Tetap 1221 Akumulasi Bangunan dan Gedung 1222 Akumulasi Tempat Parkir / Panggung / Gazebo 1223 Akumulasi Meubelair / Peralatan Kantor & Pendidikan 1224 Akumulasi Peralatan Penunjang / Mesin 1225 Akumulasi Kendaraan 13 Aktiva Lain-lain 131 Biaya lainnya yang ditangguhkan 132 Konstruksi dalam Pelaksanaan Akun / Mata Anggaran 2 Pasiva 21 Kewajiban Lancar 211 Hutang Bank Jangka Pendek 212 Hutang Pajak Penghasilan 213 Hutang Biaya Gaji 214 Hutang Jangka Pendek Lainnya 22 Kewajiban Kangka Panjang 221 Hutang Bank Jangka Panjang 222 Hutang Jangka Panjang Lainnya 3 Ekuitas 3.1 Modal 3.2 Bantuan / Sumbangan / Hibah 3.3 Sisa Asset Lancar Akun / Mata Anggaran 4 Penerimaan 41 Penerimaan Operasional
11 PEDOMAN DAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR CODE OF CONDUCT khusus untuk “Yayasan Darul Mukmin Karimun” KEUANGAN Paraf Direktur Paraf Pembina 411 Sumbangan Pembangunan TPQ 412 Sumbangan SPP TPQ 413 Sumbangan Pembangunan TKIT 414 Sumbangan SPP TKIT 415 Sumbangan Pembangunan SDIT 416 Sumbangan SPP SDIT 417 Sumbangan Pembangunan SMPIT 418 Sumbangan SPP SMPIT 42 Penerimaan Operasional Lainnya 421 Angsuran Tunggakan SPP dan Uang Pembangunan ALUMNI 422 Setoran lainnya 43 Penerimaan Non Operasional 431 Pendapatan Sewa Gedung 432 Pendapatan Jasa Giro / Jasa Bank 433 Pendapatan Hibah atau Sumbangan pihak lain 434 Pendapatan Non Operasional Lainnya Akun / Mata Anggaran 5 Pengeluaran 51 Beban Operasional 511 Beban Gaji 512 Beban Honorarium 513 Bantuan Hari Raya 514 Beban Upah 515 Beban Listrik & Tlp 516 Beban Perlengkapan Kantor 517 Beban BPJS Kesehatan & Ketenaga 518 Beban BPJS Ketenagakejaan 519 Beban Penyusutan Bangunan 5110 Beban Penyusutan Peralatan 5111 Beban Penyusutan Kendaraan 51112 Beban Air 51113 Beban Konsumsi 51114 Beban Perawatan Asset 51115 Beban Perbaikan Asset 51116 Beban Pembangunan 51117 Beban Operasional Dapur 51118 Beban Iuran JSIT 52 Beban Non Operasional 521 Beban Administrasi Bank 522 Beban Bunga 523 Beban Virtual Account 524 Beban Pajak
12 PEDOMAN DAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR CODE OF CONDUCT khusus untuk “Yayasan Darul Mukmin Karimun” KEUANGAN Paraf Direktur Paraf Pembina 525 Beban Pajak Kendaraan 526 Beban Pelatihan Karyawan 527 Beban Perjalanan Dinas 528 Beban Entertain 529 Beban PBB 5210 Beban BBM 5211 Beban Lainnya 2.2 Prosedur Penyusunan Nomor Akun untuk Anggaran Tahunan Prosedur Penyusunan Nomor Akun untuk AnggaranTahunan a) Penetapan Nomor akun berdasarkan mekanisme usulan dari bagian keuangan atas mata anggaran yang digunakan di Lingkungan Yayasan Drul Mukmin dan berlandarkan nomornomor standar yang berlaku. b) Bagian Keuangan mengajukan persetujuan penetapan nomor akun ke Direktur harus sudah mewakili mata anggaran yang akan di gunakan pada periode 1 (satu) tahun anggaran kedepan. c) Setelah dievaluasi oleh Team, Direktur memutuskan perberlakuan nomor akun untuk 2 (satu) tahun kedepan melalui SK Penetapan Nomor akun, dimana SK ini berlaku 1 (satu) tahun namun jika tidak ada perubahan dengan menerbitkan SK Baru maka SK terakhir yang diberlakukan. d) Setelah Terbitnya SK penetapan nomor akun, copy SK dan semua lampiran berkaitan dengan nomor akun di sosialisaikan ke unit terkait. e) Bila dalam perjalanannya ada mata anggaran yang tidak ada no akun atau tidak ada kesesuaian maka unit dapat mengajukan nomor akun baru yang sesuai mata anggaran usulan. f) Prinsipnya Perubahan nama atau fungsi no akun hanya dapat dilakukan 1 Tahun sekali saat berakhirnya periode SK, namun untuk penambahan nomor akun baru yang tidak mengganggu nomor yang ada dapat dilakukan dalam masa periode tersebut.
13 PEDOMAN DAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR CODE OF CONDUCT khusus untuk “Yayasan Darul Mukmin Karimun” KEUANGAN Paraf Direktur Paraf Pembina BAB III PERENCANAAN ANGGARAN KEUANGAN Perencanaan Anggaran Keuangan sangat penting sangat penting dalam suatu institusi seperti Yayasan Darul Mukmin, dimana operasional wajib dilakukan secara terencana dan profesional sehingga terbentuk suatu sistem keuangan yang dapat dipertanggungjawabkan baik secara berkala maupun harian. Perencanaan dipersiapkan minimal untuk 1 tahun kedepan sesuai dengan tahun pembelajaran, dan berlandarkan penyusunan sesuai dengan PSAK. Hal yang perlu dipersaipkan sebelum perencanaan keuangan dibuat adalah : 1. Mengevaluasi kondisi keuangan Anda saat ini Melakukan analisis dengan memperhatikan kondisi terkini, seperti jumlah Siswa, biaya operasional yayasan, biaya personalia dll. 2. Menyusun tujuan-tujuan keuangan Anda Disusun tujuan-tujuan yang ingin dicapai, terutama tujuan harus mengacu pada Program Jangka Panjang Yayasan Darul Mukmin dan mengedepankan Visi dan Misi. 3. Menyusun perencanaan keuangan dan alternatifnya untuk mencapai tujuan keuangan. Perencanaan keuangan dapat berupa kegiatan yang akan dilakukan dan bauran produk keuangan yang akan digunakan, dikaitkan dengan jangka waktu pencapaiannya. 4. Melaksanakan perencanaan keuangan yang sudah tersusun dengan disiplin. 5. Mereviuw dan menyempurnakan rencana keuangan secara periodik untuk menyesuaikan kondisi keuangan terkini. 3.1. Perencanaan Penyusunan Anggaran 1. Penyusun anggaran Yayasan Darul Mukmin yaitu : a. Bang. Keuangan Menyusun anggaran secara menyuluruh, baik yayasan maupun unit dimana penyusunan ini dilakukan setelah semua unit menyampaikan rencana anggarannya (merupakan rancangan Kompilasi). b. Unit terkait Rancangan dibuat oleh Unit untuk lingkungannya terkait anggaran yang akan disusun. c. Unit yang menyusun Anggaran No Penyusun Uraian Penanggung jawab 1 Yayasan Rencana Jangka Panjang Rencana Jangka pendek Rencana Anggaran Kompilasi Manajr Keuangan dan Administrasi 2 Unit Terkait Membuat Rencana anggaran tahunan untuk operasional dilingkungannya sesuai dengan menyesuaikan mata anggaran dan menyebutkan sumber dana (BOS atau yayasan) Kepala Sekolah 3 Unit Penunjang Membuat Rencana anggaran tahunan untuk operasional usaha unit penunjang. Pengelola Unit
14 PEDOMAN DAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR CODE OF CONDUCT khusus untuk “Yayasan Darul Mukmin Karimun” KEUANGAN Paraf Direktur Paraf Pembina 2. Hasil dari proses penganggaran adalah Rancangan Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) 3. RKAT sebagai penjabaran dari Renstra disusun oleh Bagian Keuangan untuk Yayasan dan Unit terkait untuk kebutuhan unit dan disampaikan kepada Yayasan selambat-lambatnya setiap 1 (satu) bulan sebelum akhir tahun ajaran baru, dengan cara : Melihat realisasi pengeluaran dan pendapatan tahun lalu dan mengajukan usulan RKAT; Bagian Keuangan membuat jenis-jenis akun yang baru untuk RKAT tahun yang akan datang; Mendata jenis pendapatan berserta perkiraan jumlah pendapatannya dalam RKAT tahun depan; Merekap jenis-jenis pengeluaran beserta jumlahnya dari unit kerja di lingkungan Yayasan Darul Mukmin; Menyusun draf lengkap RKAT Yayasan Darul Mikmin untuk di usulkan ke Yayasan Darul Mukmin melalui Direktur; Mengajukan permohonan pengesahan ke Pembina Yayasan Darul Mukmin 4. Perubahan RKAT hanya dapat dilakukan dari persetujuan Yayasan 5. Proses penyusunan anggaran di Yayasan Darul Mukmin dimulai dari Usulan Unit Kerja ke Bagian Keuangan , Direktur dan diakhiri pengesahan oleh Pembina Yayasan Darul Mukmin. 6. Unit Kerja dan Bagian Keuangan menyusun anggaran yang terdiri dari Anggaran Pendapatan/Penerimaan dan anggaran pengeluaran dengan dasar pertimbangan pengeluaran dan pendapatan tahun sebelumnya dan proyeksi aktivitas-aktivitas tahun berjalan. 7. Prosedur penyusunan anggaran Yayasan Darul Mukmin secara skematis dapat dilihat pada Gambar berikut :
15 PEDOMAN DAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR CODE OF CONDUCT khusus untuk “Yayasan Darul Mukmin Karimun” KEUANGAN Paraf Direktur Paraf Pembina 3.2. Perencanaan Sumber anggaran a. Penerimaan Anggaran (dana) Yayasan Sumber penerimaan disusun antara lain : Penerimaan SPP Penerimaan Dana Pembangunan Penerimaan Dana Unit penunjang Penerimaan dari Sektor Sewa Menyewa Lokasi Penerimaan Tunggakan / Tagihan yang akan diterima b. Perencanaan Unit Rencana Sumber penerimaan disusun antara lain : Penerimaan dari Pemerintah ( Dana BOS, BOP dll) Penerimaan sumbangan atau bantuan dari pihak Mitra atau kelembagaan. 3.3. Perencanaan Penggunaan Anggaran a. Perencanaan penggunaan didasarkan pada beberapa kriteria yaitu : Penggunaan anggaran rutin : o. Penggunaan dana yang pengeluarannya yang selalu ada setiap bulannya, termasuk di dalamnya gaji pegawai, perawatan infrastruktur, pengadaan bahan, biaya listrik, biaya air dan sebagainya yang dikeluarkan setiap bulan. o. Penggunaan dana untuk membiayai tugas-tugas umum untuk kelancaran operasional sekolah atau yayasan, atau membayar kewajiban-kewajiban lainnya. Penggunaan anggaran tidak rutin o. Penggunaan dana yang pengeluarannya disesuaikan dengan kebutuhan saat tertentu dan bersifat insedentil seperti perbaikan barang/ peralatan yang rusak mendadak sehingga mengganggu opersaional jika tidak diperbaiki.
16 PEDOMAN DAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR CODE OF CONDUCT khusus untuk “Yayasan Darul Mukmin Karimun” KEUANGAN Paraf Direktur Paraf Pembina BAB IV PERENCANAAN SUMBER DANA 4.1 Sumber Pendanaan a. Sumber pendanaan YAYASAN DARUL MUKMIN berasal dari Sumbangan Pengembangan Pendidikan (SPP), Dana Pembangunan, Sumbangan dari Pendiri Yayasan dan dana dari sumber lain yang sah. b. Dari unit penunjang Yayasan, Kantin makanan dan kantin kering. c. Dana BOS dan BOP yang dikelola oleh unit yang menerima. d. Sumbangan dari Pihak ketiga. 4.2 Metode Penetapan Biaya Pendidikan a. Manajemen Yayasan membentuk tim penentu biaya pendidikan yang terdiri dari Pembina, Ketua Yayasan, Direktur dan Para Manajer dan Kepala Unit. b. Tim melakukan perbandingan biaya pendidikan dengan Sekolah lain yang sebanding. c. Tim melakukan perbandingan biaya pendidikan dengan kebutuhan biaya oprasional Yayasan Darul Mukmin. d. Berdasarkan kesepakatan dilakukan rapat khusus berkaitan dengan evaluasi dan penetapan Biaya Pendidikan. e. Berdasarkan hasil rapat maka dibuatkan simulasi besaran SPP dan biaya lainnya. f. Berdasarkan simulasi batasan biaya SPP dan biaya lainnya, Team menetapkan besar an jumlah biaya SPP dan Biaya lainnya dengan menertbitkan SK Yayasan. g. Sosialisasi.
17 PEDOMAN DAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR CODE OF CONDUCT khusus untuk “Yayasan Darul Mukmin Karimun” KEUANGAN Paraf Direktur Paraf Pembina 4.3 Mekanisme pembayaran biaya Pendidikan Mekanisme pembayaran biaya Pendidikan dan lainnya sebagai berikut ini : a. Pengelolaan Dana pendidikan dan lainnya dikelola secara penuh oleh Yayasan melalui bidang Keuangan. b. Bagian Keuangan setiap awal bulan akan menyampaikan informasi kewajiban iuran SPP kepada semua Wali siswa melalui surat yang didistribusikan kemasing-masing wali kelas. c. Setoran Iuran biaya Pendidikan dan lainnya dilakukan dengan sistem Non Tunai (virtual Banking). d. Iuran Biaya pendidikan diatur pembayarannya sbb : SPP dibayarkan paling lambat tanggal 10 setiap bulannya untuk iuran bulan bersangkutan. Iuran Dana Pembangunan untuk Peserta didik telah dilunasi sebelum proses pembelajaran tahun ajaran baru dimulai. Iuran atau pembayaran lainnya disesuaikan dengan unit msasing-masing. e. Keterlambatan pembayaran iuran bulanan (SPP) akan dilakukan langkah-langkah penyelesaian sbb : Bagian Keuangan melalui Manajer Keuangan dan administrasi akan menginformasikan kepada unit perihal peserta didik yang belum menyelesaikan Iuran Bulanan paling lambat tgl 15 setiap bulannya. Kepala Sekolah selaku penanggung jawab kelancaran Iuran bulanan membuat langkah-langkah penyelesaiannya sbb : Mengingatkan wali siswa untuk menyelesaikan kewajiban melalui media : 1. WhatsApp (jalur pribadi) masa tunggu 10 hari dari WhatsApp dikirim. 2. Jika melebihi masa tunggu tidak ada respon dari Wali siswa, unit mengirimkan surat resmi yang ditandatangani Kepala Sekolah, masa tunggu hingga akhir bulan. 3. Bila tidak ada tanggapan dan telah melewati bulan bersangkutan, agar dilakukan pemanggilan kepada wali siswa untuk mendapat informasi terperinci permasalahan yang dihadapi wali siswa. Proses penyelesaian selanjutnya diserahkan kepada Team penyelesaian Tunggakan kewajiban Siswa sbb :
18 PEDOMAN DAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR CODE OF CONDUCT khusus untuk “Yayasan Darul Mukmin Karimun” KEUANGAN Paraf Direktur Paraf Pembina 4.4 Mekanisme Penerimaan dana non Pendidikan Sumber dana non pendidikan adalah penerimaan dana yang bersumber dari unit penunjang seperti Kantin Basah, Kantin Kering dan unit lainnya sebagai dana yang membantu proses terlaksananya kelanjutan pendidikan. Sumber dana non pendidikan yaitu : 1. Kantin Basah (penjualan Makanan/minuman) 2. Kantin kering (Penjualan Pakaian Seragam, Buku, ATK) 3. Kantin Kebutuhan sehari-hari 4. Sumber lainnya Prinsip setoran untuk penerimaan dana non pendidikan adalah harian dimana saat ini penjualan masih bersifat tunai namun kedepannya diupayakan seluruh transaksi bersifat Non Tunai. Setoran kerekening melalui mekanisme Pick Up Service bekerjasama dengan Perbankan, sehingga resiko atas nilai keuangan dapat diminimalisir. 4.5 Mekanisme Penerimaan dana BOS dan BOP Dana BOS (SD dan SMP) dan BOP (TK) adalah dana bantuan pemerintah yang jumlahnya didasarkan pada jumlah siswa yang ada pada tahun sebelumnya. Skema dan acuan yang di jalankan sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan oleh Pemerintah melalui Dinas Pendidikan, dimana Peraturan dan petunjuk Pelaksanaannya dapat berubah atau dinas (ketentuan terakhir menjadi acuan pelaksanaannya) Dana BOS dan BOP menjadi salah satu sumber pendanaan pendidikan di Yayasan Darul Mukmin, walaupun pelaksanaannya wajib sesuai dengan aturan dari Pemerintah namun pada prosesnya harus selaras dengan program Yayasan secara menyeluruh.
19 PEDOMAN DAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR CODE OF CONDUCT khusus untuk “Yayasan Darul Mukmin Karimun” KEUANGAN Paraf Direktur Paraf Pembina
20 PEDOMAN DAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR CODE OF CONDUCT khusus untuk “Yayasan Darul Mukmin Karimun” KEUANGAN Paraf Direktur Paraf Pembina BAB V PENGALOKASIAN DANA / PENGGUNAAN ANGGARAN 5.1 Ruang lingkup Pengalokasian Dana Pengalokasian dana operasional Yayasan Darul Mukmin tergantung dari sumber dana yang diterima sebagai beikut : a. Sumber Dari Dana Pendidikan Dan Uang Pembangunan Pengalikasian dana yang bersumber dari Dana pendidikan dialokasikan untuk operasional secara menyeluruh baik Beban Operasional maupun Non Operasional yng tidak dibiayai oleh sumber dana lainnya. b. Sumber dana dari unit penunjang Sumber dana yang berasal dari unit digunakan untuk mendukung beban operasional dan beban non operasional yang sifatnya tidak mutlak atau sebagai dana cadangan. c. Sumber dana dari BOS, BOP atau pemerintah lainnya. Sumber dana Dari BOS, BOP atau pemerintah lainnya penggunaan khusus sesuai dengan perencanaannya dan ketentuan yang telah ditetapkan. d. Sumber dana dari Sumbangan atau Hibah pihak ketiga Sumber dana yang berasal dari sumbangan dilihat apakah sumbangan tidak bertentangan dengan ketentuan penerimaan sumbangan dari Yayasan, jika tidak maka peruntukan disesuaikan dengan tujuan dari sumbangan itu sendiri. Dana operasional adalah dana yang dialokasikan untuk memenuhi kebutuhan beban operasional yayasan Darul Mukmin seperti yang tertuang pada BAB II perihal Kebijakan sistem Akun point f.
21 PEDOMAN DAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR CODE OF CONDUCT khusus untuk “Yayasan Darul Mukmin Karimun” KEUANGAN Paraf Direktur Paraf Pembina 5.2 Kebijakan Pengalokasian Dana a. Pengalokasian dana dikelola sepenuhnya oleh Bagian Keuangan untuk Dana Yayasan, Unit Penunjang dan dan Sumbangan dari Pihak ketiga, sedangkan Dana BOS, BOP dikelola oleh unit masing-masing dengan perencanaan yang telah disetujui oleh Yayasan melalui Bagian Keuangan. b. Pengalokasian dana benar-benar sesuai mata anggaran yang telah ditetapkan dan penggunaannya secara efisien dan mengedepankan efisiensi. c. Penerapan Pengalokasian dana didasarkan skala perioritas dan mengacu unsur optimalisasi yang berorientasi pada hasil nilai tambah (Value Added). d. Ada 2 (dua) jenis pengalokasian dana yaitu alokasi dana rutin dan alokasi dana non rutin yang dapat dijabarkan sbb : Alokasi Dana Rutin Alokasi dana rutin adalah penggunaan dana yang sifat terus menerus dan jenis pengeluaran / peruntukannya sama, seperti Gaji, tunjangan, Ongkos operasional dapur Alokasi Dana Non Rutin Alokasi dana non rutin adalah penggunaan dana yang terencana namun sifatnya tidak terus menerus atau insedentil, alokasi ini lebih kepada pengadaan asset atau perbaikan mendadak dan atau lainnya yang digunakan untuk menunjang operasional Pendidikan. 5.3 Mekanisme Penetapan Alokasi Dana a. Penetapan alokasi anggaran didasarkan pada Perencanaan Keuangan yang telah disusun. b. Dari besaran dana yang akan diserap selanjutnya di alokasikan dalam bentuk anggaran yang dapat digunakan oleh bagian keuangan, unit yayasan maupun unit sekolah sesuai dengan porsi yang telah ditentukan.
22 PEDOMAN DAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR CODE OF CONDUCT khusus untuk “Yayasan Darul Mukmin Karimun” KEUANGAN Paraf Direktur Paraf Pembina 5.4 Mekanisme Realisasi Alokasi Dana a. Kepala unit Menyerahkan usulan belanja operasional berdasarkan Rencana Anggaran kepada Manajer Keuangan setiap bulan paling lambat tanggal 20 untuk alokasi bulan depan. b. Manajer Keuangan merekap semua usulan belanja operasional dan meneruskan ke Direktur untuk di diskusikan pada coffee morning / pertemuan bulanan tingkat Manajemen. c. Setelah diputuskan manajemen draf persetujuan dikembalikan ke Manajer Keuangan untuk diteruskan kepada uni pengelola. d. Unit pengelola dapat melakukan realisasi sesuai dengan anggaran yang telah diputuskan. e. Laporan atas penggunaan alokasi dana dilaporkan ke manajemen melalui Manajer Keuangan setiap awal bulan. 5.5 Mekanisme Laporan Alokasi Dana a. Bagian Keuangan unit pengelola merekap hasil alokasi dana berikut bukti-buktinya setiap bulan. b. Hasil rekap diserahkan ke kepala unit untuk diteliti dan ditandatangani. c. Laporan yang telah di tandatangi oleh kepala unit diserahkan kepada Bagian keuangan untuk dijadikan laporan bulanan oleh Bagian keuangan dan di tandatangani oleh Manajer Keuangan.
23 PEDOMAN DAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR CODE OF CONDUCT khusus untuk “Yayasan Darul Mukmin Karimun” KEUANGAN Paraf Direktur Paraf Pembina BAB VI SISTEM PENGELOLAAN KEUANGAN 6.1. Subsistem Penerimaan a. Prosedur Penerimaan Kas 1) Bagian keuangan menyediakan slip bukti penerimaan kas. 2) Jumlah dan sumber dana dicatat dan di data diinput ke sistem Keuangan Yayasan dan asli bukti penerimaan diserahkan ke penyetor dan copy di file di unit keuangan. 3) Mencatat dan merekap transaksi harian. b. Prosedur Penerimaan bank 1) Semua penerimaan dana (SPP Bulanan, Dana Pembangunan dan bantuan) dilakukan melalui rekening bank. 2) Bagian keuangan meneliti secara harian jumlah rekening Bank atas setoran yang masuk dan melakukan input ke sistem aplikasi bag Keuangan. 3) Mencatat dan merekap harian atas dana yang masuk.
24 PEDOMAN DAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR CODE OF CONDUCT khusus untuk “Yayasan Darul Mukmin Karimun” KEUANGAN Paraf Direktur Paraf Pembina 6.2. Subsistem Pengeluaran a. Pengeluaran Kas Manajer Keuangan selaku pengelola keuangan mengelola Uang kas tunai (petty cash) dalam jumlah tertentu yang telah setujui oleh Direktur, yang digunakan kebutuhan tidak rutin dan relatif kecil untuk transaksi harian, seperti pembelian barang kebersihan, kekurangan bahan untuk dapur dan lainnya, adapun pengelolaannya sbb : 1). Setiap awal bulan Manajer keuangan mengajukan permohonan kepada Direktur untuk pengadaan petty cash. 2) Petty cash disimpan di tempat yang aman dan dikelola oleh Manajer Keuangan, 3) Petty cash hanya digunakan yang bersifat mendesak dan transaksi tidak bisa dilakukan dengan Non tunai. 4). Setiap hari dilaporkan secara digital ke Direktur mengenai transaksi dan sisa saldo petty cash yang masih tersedia. a. Pengeluaran Bank Surat permintaan pengajuan pengeluaran bank dibuat dengan menggunakan format yang telah disiapkan dan kelengkapan persyaratannya diatur sebagai berikut : 1) Bagian keuangan menyediakan slip bukti pengeluaran bank, dengan melampirkan rekap rencana penggunaan dana dari masing-masing unit kerja. 2) Manager keuangan memeriksa rincian dan membuat voucher pengeluaran bank dan menyerahkan ke staf yang bertugas melakukan penarikan bank. 3) Dalam transaksi bank, staf yang bertugas melakukan penarikan bank melakukan : a) Pemeriksaan saldo bank dengan mencetak rekening koran setiap awal bulan. b) Pemeriksaan saldo akhir melalui Manajer Keuangan terkait keterdiaan dana. c) Staf yang bertugas melakukan penarikan bank mencairkan dana dan menyerahkan ke bagian keuangan untuk di catat dan dijurnal.
25 PEDOMAN DAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR CODE OF CONDUCT khusus untuk “Yayasan Darul Mukmin Karimun” KEUANGAN Paraf Direktur Paraf Pembina c. Pengeluaran Uang Muka Kegiatan 1) Prosedur uang muka a) Pelaksana kegiatan mengajukan usulan (TOR) dilampiri rencana anggaran. b) Manager keuangan atas usulan kegiatan tersebut dengan memperhatikan verifikasi laporan dan status anggaran dan mengkonsultasikan ke Direktur (pengguna anggaran). c) Jika status anggaran melebihi dari permintaan budget, maka pelaksana anggaran membuat justifikasi sebagai dasar pertimbangan akan kelebihan anggaran tersebut. d) Atas usulan tersebut, pengguna anggaran dapat mengembalikan ke pelaksana anggaran ntuk direvisi jika dalam usulan tersebut terdapat kekeliruan. e) Bagian keuangan membayar uang muka anggaran kepada pelaksana kegiatan jika telah disetujui pengguna anggaran, kemudian dokumen permohonan dicctak 2 (dua) rangkap , dan mendistribusikan 1(satu) lembar kepada Pelaksana kegiatan dan 1 (satu) lembar diarsipkan.
26 PEDOMAN DAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR CODE OF CONDUCT khusus untuk “Yayasan Darul Mukmin Karimun” KEUANGAN Paraf Direktur Paraf Pembina 2) Prosedur Pertanggungjawaban a) Pelaksana kegiatan yang telah menerima uang muka, melaksanakan kegiatan sesuai dengan rencana angaran. b) Pelaksana kegiatan membuat laporan pertanggung jawaban keuangan maksimal 5 (lima) hari setelah pelaksanaan kegiatan beserta alat verifikasi. c) Setelah pelaksana kegiatan menyerahkan laporannya, manajer keuangan mempelajari dan hasilnya dikonsultasikan ke direktur. d) Setelah disetujui direktur, laporan keuangan diserahkan ke bagian keuangan untuk dijurnal dan lampirannya diserahkan ke bagian administrasi untuk di dokumentasikan. c. Pengelolaan operasional (kas kecil) 1) Prosedur pembentukan biaya operasional a) Bagian keuangan baik kantor palu dan kantor lapangan mengusulkan rencana biaya pada manajer keuangan pada setiap akhir bulan. b) Manajer keuangan mengidentifikasi kelayakan rencana biaya operasional tersebut dan mengkonsultasikannya kepada pengguna anggaran. c) Kas kecil adalah kas yang dikelola untuk kebutuhan operasional kantor dengan saldo maksimal sebesar Rp 5.000.000, (lima juta rupiah). 2) Prosedur pengisian kembali kas kecil a) Dalam bulan berjalan, bila terjadi kekurangan kas kecil, maka bagian keuangan membuat usulan tambahan dilengkapi dengan justifikasi. b) Bila terjadi kelebihan kas kecil, kas tersebut merupakan saldo awal yang ditambahkan pada awal bulan sesuai rencana anggaran biaya operasional yang dimohonkan/disetujui. 3) Setiap akhir bulan berjalan, manager keuangan melakukan pengecekan saldo akhir kas (Cash Opname) 6.3. Subsistem Pelaporan 1) Mekanisme Pembukuan 1) Setiap transaksi harus dibuktikan dengan bukti berupa nota, kuitansi, invoice dan lain lain. 2) Transaksi yang melebihi anggaran rencana biaya diberi justifikasi oleh pelaksana anggaran. 3) Bukti transaksi diserahkan ke bagian keuangan untuk di catat dan dijurnal. 4) Bukti transaksi di dokumentasikan sesuai dengan voucher anggaran. 5) Setiap akhir bulan, buku besar ditutup oleh bagian keuangan dan membuat laporan keuangan bulanan. 2) Prosedur Penyusunan Informasi Keuangan 1) Bagian keuangan kantor lapangan, mengirimkan laporan keuangan ke manajer keuangan setelah diperiksa oleh manajer kantor lapangan. Pengiriman laporan keuangan paling lambat 5 hari awal bulan berjalan. 2) Manager keuangan memeriksa dan menyerahkan ke bagian Keuangan untuk direkap. 3) Bagian Keuangan merekap keseluruhan laporan keuangan dan menyerahkan ke Manajer Keuangan, paling lambat 3 hari setalah menerima hasil rekap dari unit. 4) Laporan keuangan diserahkan ke direktur sebagai laporan pertanggung jawaban pengelola keuangan. 5) Jika dalam hasil pemeriksaan tidak terdapat kesalahan/ penyimpangan, maka direktur mengesahkan laporan rekap keuangan dan menyerahkan ke bagian Administrasi untuk diarsipkan.
27 PEDOMAN DAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR CODE OF CONDUCT khusus untuk “Yayasan Darul Mukmin Karimun” KEUANGAN Paraf Direktur Paraf Pembina 6) Jika terdapat kesalahan/penyimpangan berdasarkan hasil pemeriksaan, direktur akan menggelar rapat khusus untuk membahas temuan kesalahan/penyimpangan tersebut dengan mengundang pihak manajer keuangan, staf keuangan dan pihak yang dianggap berkaitan dengan hasil perneriksaan. 7) Laporan keuangan terdiri atas : a) Laporan Aktivitas b) Laporan Posisi Keuangan c) Laporan Arus Kas d) Buku Besar e) Buku Kas f) Buku Bank g) Status Anggaran Program h) Status Anggaran Proyek
28 PEDOMAN DAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR CODE OF CONDUCT khusus untuk “Yayasan Darul Mukmin Karimun” KEUANGAN Paraf Direktur Paraf Pembina BAB VII KEWENANGAN MEMUTUS 7.1. Kewenangan Memutus Anggaran Rutin a. Klasifikasi Kewenangn memutus Anggaran Rutin No Nilai Melalui Pemutus Sumber Dana 1 0 s.d. 1 juta Staff Keu Manajer Keuangan Yayasan 2 > 1 Juta Manajer Keuangan Direktur Yayasan 3 0 s.d. 10 juta Staf Keu Unit Kepala Sekolah BOS / BOP 4 > 10 Juta Kepala Sekolah Manajer Keuangan BOS / BOP b. Flowchart Kewenangan memutus Anggaran Rutin 7.2. Kewenangan Memutus Anggaran Non Rutin a. Klasifikasi Kewenangan memutus Anggaran Non Rutin No Nilai Melalui Pemutus Sumber Dana 1 Semua M.Keu dan Direktur Ketua / Pembina Yayasan 2 0 s.d. 5 juta Staf Keu Unit Kepala Sekolah BOS / BOP 3 > 5 Juta Kepala Sekolah Ketua Yayasan BOS / BOP
29 PEDOMAN DAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR CODE OF CONDUCT khusus untuk “Yayasan Darul Mukmin Karimun” KEUANGAN Paraf Direktur Paraf Pembina b. Flowchart Kewenangan memutus Anggaran Non Rutin 7.3. Kewenangan Memutus Dana Lainnya ( Sumbangan / Hibah) a. Klasifikasi Kewenangn memutus Dana Bantuan / Hibah No Nilai Melalui Pemutus Sumber Dana 1 0 s.d. 10 juta Manajer Keuangan Ketua Yayasan Pemerintah 2 > 10 Jt Ketua Yayasan Pembina Yayasan Pemerintah b. Flowchart Kewenangn memutus Dana Bantuan / Hibah
30 PEDOMAN DAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR CODE OF CONDUCT khusus untuk “Yayasan Darul Mukmin Karimun” KEUANGAN Paraf Direktur Paraf Pembina Bab VIII MEKANISME PELAPORAN KEUANGAN 8.1 Ruang lingkup Pelaporan Keungan Ruang lingkup pelaporan Keungan Universitas Billfath mencakup seluruh dana yang diperoleh dan seluruh pembelanjaan operasional personalia maupun non personalia. 8.2 Kebijakan Pelaporan Keuangan 1. Pelaksanaan pelaporan penerimaan dana dilakukan berdasarkan penerimaan yang telah diperoleh dalam periode tertentu. 2. Pelaksanaan pelaporan penggunaan dana operasional dilakukan berdasarkan belanja yang telah dilakukan dalam periode tertentu 3. Secara periodik, Unit Yayasan membuat laporan realisasi anggaran kepada Direktur Melalui Bagian Keuangan dhi. Manajer Keuangan. 4. Secara periodik Direktur membuat laporan realisasi anggaran kepada Yayasan Darul Mukmin. 8.3 Mekanisme Pelaporan Keuangan 1. Kepala unit menyampaikan pelaporan penerimaan dan penggunan Dana Operasional kepada Manajer Keuangan melalui bagian keuangan paling lambat tanggal 20 setiap bulan 2. Berdasarkan pelaporan penggunaan dana operasional semua unit, Manajer keuangan membuat laporan pertanggung jawaban penerimaan dan penggunaan dana kepada Direktur. 3. Direktur melalui Manajer Keuangan menyampaikan laporan pertanggung jawaban pendapatan dan belanja kepada Pengurus Yayasan Darul Mukmin.
31 PEDOMAN DAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR CODE OF CONDUCT khusus untuk “Yayasan Darul Mukmin Karimun” KEUANGAN Paraf Direktur Paraf Pembina BAB IX MEKANISME PENGAWASAN KEUANGAN DAN AUDIT 9.1 PENGAWASAN KEUANGAN a. Tujuan Pengawasan Pengawasan dilaksanakan untuk dapat mengetahui kenyataan bahwa transaksi keuangan benar-benar dilaksanakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku, pengawasan menyangkut ketaatan terhadap SOP, kejelasan setiap transaksi yang dilakukan yang pada akhirnya akan memberikan dampak positif pada kinerja keuangan. b. Fungsi Pengawasan 1. Menjaga agar pelaksanaan tugas Keuangan di unit Yayasan Darul Mukmin sesuai dengan rencana dan ketentuan peraturan yang berlaku. 2. Mengendalikan agar administrasi Keuangan dikelola secara tertib sebagaimana mestinya, dan petugas yang menangani keuangan melaksanakan tugasnya dengan sebaik--baiknya. 3. Menjamin terwujudnya administrasi keuangan yang transparan dan berkualitas sesuai ketentuan-ketentuan tata kelola keuangan yang benar. c. Jenis Pengawasan yang di lakukukan Jenis Pengawasan Penangung Jawab Prosedur Pemeriksaan Fisik Manj. Keuangan Kepala unit dan Team pengawas Memeriksa catatan transaksi Memeriksa fisik kas dan saldo kas Mengisi form pemeriksaan fisik kas Memeriksa dan mendatangani form Penerimaan barang Menyelesaikan masalah bila terdapat selisih saat permeriksaan Pemeriksaan manajemen keunagan dan Kepatuhan Memeriksa biaya operasional dan aktivitas dan membandingkan hasil capaian. Memeriksa ,laporan/bukti apakah prosedur keuangan dipatuhi Bila ditemukan penyimpangan keuangan - membentuk Tim untuk melakukan audit bersama
32 PEDOMAN DAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR CODE OF CONDUCT khusus untuk “Yayasan Darul Mukmin Karimun” KEUANGAN Paraf Direktur Paraf Pembina 9.2 AUDIT Auditing adalah semua kegiatan yang menyangkut pertanggungjawaban penerimaan, penyimpanan dan pembayaran atau penyerahan uang yang dilakukan bendaharawan / bagian Keuangan kepada pihak-pihak yang berwenang. Kegiatan lain yang menyangkut manajemen pembiayaan adalah membuat laporan pertanggungjawaban keuangan kepada kalangan internal lembaga atau eksternal yang menjadi stakeholder lembaga pendidikan. Pelaporan dapat dilakukan secara periodik seperti laporan tahunan. Audit yang dilaksanakan dapat mencakup ruang lingkup yang sempit atau luas, tergantung kepada keperluannya. Dalam audit yang bertujuan untuk mengungkap suatu permasalahan khusus maka ruang lingkup nya terbatas ( sempit ), kepada masalah tersebut, audit jenis ini disebut dengan pemeriksaan khusus atau special audit. Sedangkan Audit Operasional dimana tujuannya adalah memberikan saran-saran perbaikan , maka ruang lingkup yang dicakup adalah sangat luas. Ruang lingkup ini meliputi : 1. Pemeriksaan keuangan dan pemeriksaan ketaatan pelaksanaan kegiatan unit organisasi terhadap seluruh perangkat sistem pengendalian manajemen yang ada . 2. Pemeriksaan tentang efisiensi dan kehematan dalam penggunaan sarana yang tersedia. 3. Pemeriksaan terhadap efektivitas pelaksanaan dan sistem pengendalian mamajemen yang ada. Audit Internal a. Ruang Lingkup Audit Internal Audit internal adalah kegiatan audit yang dilakukan oleh Yayasan Darul Mukmin yang dilaksnakan oleh Tim Audit yag dibentuk oleh Direktur. Dalam pelaksanaannya, Tim audit internal memberitahukan pada pihak Yayasan Darul Mukmin jadwal pelaksanaan audit internal dilakukan. Pihak yang di audit meliputi Bidang Keuangan Yayasan, Unit Sekolah, Unit Kantin, Unit TPQ, Boarding School dan unit terafiliasi seperti Radio Azam, ALC dan lainnya, dalam kaitannya terhadap pertanggung jawaban penggunaan anggaran keuangan. Pelaporan hasil audit internal disampaikan kepada Pengurus Yayasan b. Tujuan dari Audit Internal adalah : 1. Untuk melakukan evaluasi apakah setiap bagian atau unit kerja telah melaksanakan rencana, kebijakasanaan, dan prosedur yang menjadi tanggungjawabnya. 2. Untuk melakukan penilaian kewajaran laporan keuangan 3. Untuk melakukan evaluasi efektivitas dan efisiensi kegiatan operasional disemua unit kerja. c. Teknik Audit Internal Teknik pemeriksaan dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Membandingkan ( Compare ) : Yaitu kegiatan meneliti dua hal / obyek secara bersamaan dan memperhatikan persamaan dan perbedaan antara dua hal/obyek tersebut. 2. Vouching Yaitu memeriksa sahnya suatu transaksi dengan meneliti dokumen dasar yang dipakai untuk mencatat atau mendukung transaksi yang Bersangkutan. 3. Analisis Yaitu menilai sejauh mana kebenaran / kewajaran suatu transaksi, meliputi kebenaran perhitungan, fluktuasi, frekwensi, bukti – bukti, kejadiannya termasuk hal – hal lainnya yang selazimnya berlaku untuk transaksi tersebut. 4. Cheking, Yaitu melihat sesuatu pekerjaan yang sedang dilakukan oleh suatu fungsi atau bagian untuk menentukan kelayakan kerjanya apakah sudah sesusi dengan ketentuan yang berlaku.
33 PEDOMAN DAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR CODE OF CONDUCT khusus untuk “Yayasan Darul Mukmin Karimun” KEUANGAN Paraf Direktur Paraf Pembina 5. Inspeksi Yaitu pemeriksaan dengan menggunakan panca indera terutama indera mata untuk memperoleh pembuktian atas suatu keadaan atau suatu masalah. 6. Pertanyaan ( Inquiry / interview ) Yaitu tatacara memperoleh informasi dengan jalan menanyakan langsung kepada petugas atau Kepala unit yang terlibat langsung dalam proses operasional. 7. Rekonsiliasi yaitu mencocokkan dua sumber yang terpisah mengenai suatu hal yang sama dan kalau terdapat perbedaan, maka perbedaan tersebut harus dapat dijelaskan. 8. Konfirmasi Yaitu suatu permintaan informasi kepada pihak lain mengenai kebenaran suatu data. 9. Testing atau sampling yaitu memeriksa sebagian tertentu dari suatu populasi yang kemudian digunakan sebagai dasar untuk menarik kesimpulan tentang keadaan populasi tersebut. 10. Menghitung ( Footing – Crossfooting ) Yaitu memeriksa kebenaran angka hasil penjumlahan atau pengurangan dan pengalian / pembagian . 11. Opname yaitu menghitung secara fisik jumlah barang atau uang dan menccocokkan dengan catatannya. Audit Eksternal a. Ruang Lingkup Auidt Eksternal Audit eksternal adalah kegiatan audit yang dilakukan oleh Yayasan Darul Mukmin yang dilaksnakan oleh Tim Audit yag dibentuk oleh Yayasan Darul Mukmin atau Lembaga Audit Keungan yang ditunjuk oleh Yayasan Darul Mukmin. Dalam pelaksanaannya, Tim audit eksternal memberitahukan pada pihak Yayasan jadwal pelaksanaan audit eksternal dilakukan. Pihak yang di audit meliputi Bidang Keuangan Yayasan, Unit Sekolah, Unit Kantin, Unit TPQ, Boarding School dan unit terafiliasi seperti Radio Azam, ALC dan lainnya dalam kaitannya terhadap pertanggung jawaban penggunaan anggaran keuangan. Pelaporan hasil audit internal disampiakan kepada seluruh unit di Yayasan Darul Mukmin. b. Tujuan Audit Eksternal Tujuan dari Audit Eksternal adalah : 1. Untuk melakukan evaluasi apakah setiap bagian atau unit kerja telah melaksanakan rencana, kebijakasanaan, dan prosedur yang menjadi tanggungjawabnya. 2. Untuk melakukan penilaian kewajaran laporan keuangan 3. Untuk melakukan evaluasi efektivitas dan efisiensi kegiatan operasional disemua unit kerja. c. Teknik Audit Eksternal Teknik audit ekternal sepenuhnya diserahkan kepada Tim Audit sesuai dengan kebijakan dan ketentuan yang telah di tetapkan dalam pelaksanaan audit.
34 PEDOMAN DAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR CODE OF CONDUCT khusus untuk “Yayasan Darul Mukmin Karimun” KEUANGAN Paraf Direktur Paraf Pembina Bab X PERTANGGUNGJAWABAN Pertanggung jawaban pengelolaan Keungan Universtas Billfath diatur sebagai berikut : a. Pertanggung jawaban keuangan didasarkan pada seluruh kegiatan yang telah dilakukan baik berupa kegiatan akademik maupun non akademik pada masing-masing unit kerja berdasarkan Rencana Kerja dan Anggran Tahunan (RKAT). b. Pertanggung jawaban dilakukan dengan membuat laporan keuangan secara berkala yang selanjutnya dilaporkan melalui Bagian Keuangan kepada Direktur. c. Laporan keuangan yang dilaporkan secara berkala sebagai bentuk laporan pertanggngjawaban terdiri dari laporan penerimaan, laporan pengeluaran atau belanja, dan laporan Kas. d. Pertanggung jawaban dari Direktur di laporkan kepada Yayasan Darul Mukmin.
35 PEDOMAN DAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR CODE OF CONDUCT khusus untuk “Yayasan Darul Mukmin Karimun” KEUANGAN Paraf Direktur Paraf Pembina Bab XI PENUTUP 1. Dengan berlakunya ketentuan ini, maka ketentuan-ketentuan yang bertentangan dengan SOP ini dinyatakan dicabut dan tidak berlaku lagi. 2. Hal-hal yang belum diatur dalam SOP ini, akan diatur lebih lanjut dalam ketentuan tersendiri. 3. Ketentuan ini berlaku sejak ditandatanganinya dan apabila dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam SOP ini, maka akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya.