KABUPATEN KARIMUN BUKU SAKU TATA CARA PENGGUNAAN APLIKASI SIKDA SEBAGAI MEDIA DIGITAL PENGELOLAAN DATA KEPEGAWAIAN
i KATA PENGANTAR Puji syukur senantiasa kami panjatkan kehadirat Allah SWT, Tuhan Yang Maha Kuasa atas tersusunnya Buku Saku Tutorial Penggunaan Aplikasi SIKDA sebagai Media Digital dalam Pengelolaan Data Kepegawaian Kabupaten Karimun. Buku saku ini merupakan media informasi dan media pembelajaran dari salah satu aplikasi dalam Pengelolaan Data Kepegawaian tiap Pegawai Negeri Sipil (PNS) guna untuk menjadikan Pegawai ASN menuju ke Literasi Digital (SMART ASN). Kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah berperan serta dalam penyusunan buku saku Tutorial Penggunaan Aplikasi SIKDA sebagai Media Digital dalam Pengelolaan Data Kepegawaian Kabupaten Karimun. Dengan harapan semoga Buku Saku ini dapat bermanfaat bagi pengguna khusunya Pegawai Negeri Sipil Kabupaten Karimun.
ii DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR .............................................. i DAFTAR ISI .......................................................... ii DAFTAR GAMBAR ............................................... iii BAB I PENDAHULUAN .................................... 1 A. Latar Belakang .................................... 1 BAB II PANDUAN TEKNIS TATA CARA PENGGUNAAN APLIKASI SIKDA ........ 4 A. Panduan Teknis Tata Cara Penggunaan Aplikasi SIKDA bagi Pegawai Negeri Sipil ........................... 4 DAFTAR PUSTAKA ..........................................
iii DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 2.1 Tampilan Awal Website SIKDA ....... 4 Gambar 2.2 Tampilan Kolom Login .................... 8 Gambar 2.3 Tampilan Data Diri dan Data Kepegawaian Pada Aplikasi SIKDA 17 Gambar 2.4 Tampilan untuk Mengupload Photo Profil ............................................... 6 Gambar 2.5 Tampilan Setelah Berhasil Mengupload Photo ......................... 6 Gambar 2.6 Tampilan untuk Mengupload Kartu ID .......................................... 7 Gambar 2.7 Tampilan setelah berhasil Mengupload Karti NPWP .................................... 7 Gambar 2.8 Tampilan untuk Mengisi Identitas Diri .................................................. 8 Gambar 2.9 Tampilan untuk Mengisi Riwayat Daftar Keluarga .............................. 8 Gambar 2.10 Tampilan untuk Mengupload Kartu KK ( Kartu Keluarga) ............. 9 Gambar 2.11 Tampilan setelah berhasil Mengupload Foto ................................................ 9 Gambar 2.12 Tampilan untuk Mengisi Riwayat Pendidikan ..................................... 10 Gambar 2.13 Tampilan untuk Mengupload Foto Ijazah ...................................... 10 Gambar 2.14 Tampilan untuk Mengisi Riwayat
iv Gol/Pangkat ................................... 11 Gambar 2.15 Tampilan untuk Mengupload Foto SK Gol/Pangkat ...................... 11 Gambar 2.16 Tampilan untuk Mengisi Riwayat Jabatan .......................................... 12 Gambar 2.17 Tampilan untuk Mengupload Foto SK Jabatan ............................. 12 Gambar 2.18 Tampilan untuk Mengubah Data Apabila terjadi kesalahan ............... 15 Gambar 2.19 Tampilan untuk Menghapus Data Apabila terjadi kesalahan ............... 15
1 BAB I PENDAHULUAN Pegawai Negeri Sipil (PNS) adalah warga negara Republik Indonesia yang telah memenuhi syarat, ditentukan, diangkat, dan memiliki nomor induk pegawai secara nasional oleh Pejabat Pembina Kepegawaian serta mendapatkan mandat tugas dalam suatu jabatan negeri atau tugas negara lainnya yang kemudian disebut sebagai Aparatur Sipil Negara (ASN). Aparatur Sipil Negara (ASN) adalah profesi bagi pegawai negeri dan pegawai pemerintahan dengan perjanjian kontrak kerja yang bekerja pada instansi pemerintah. Pegawai ASN melaksanakan kebijakan public yang dibuat oleh Pejabat Pembina Kepegawaian sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan, memberikan pelayan public yang professional dan berkualitas serta mempererat persatuan dan kesatuan NKRI. Pegawai ASN berperan sebagai perencana, pelaksana, dan pengawas penyelenggaraan tugas umum pemerintahan dan pembangunan nasional melalui pelaksanaan kebijakan dan pelayanan publik yang profesional, bebas dari intervensi politik, serta bersih dari praktik korupsi, kolusi, dan nepotisme yang tercantum dalam Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2014. Disetiap Instansi Pemerintahan terdapat Jabatan, Bidang Tugas dan Fungsi dari tiap Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang harus dilakukan dengan tertib dan sesuai
2 ketentuan guna untuk mewujudkan dan Membentuk PNS yang professional, berkarakter, berintegrasi sesuai dengan bidang tugas masing-masing. Salah satu jabatan Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang ada di lingkungan pemerintahan adalah Sub Bagian Umum dan Kepegawaian (UP). Tugas Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian (UP) adalah Membantu Sekretaris melakukan urusan ketatausahaan, administrasi pengadaan, pemeliharaan dan penghapusan barang, urusan rumah tangga serta mengelola administrasi kepegawaian. dengan Fungsi sebagai berikut : a. penyusunan program dan kegiatan Subbagian Umum dan Kepegawaian; b. pelaksanaan program dan kegiatan Subbagian Umum dan Kepegawaian; c. pembinaan, pengkoordinasian, pengendalian, pengawasan program dan kegiatan pejabat non struktural dalam lingkup Subbagian Umum dan Kepegawaian; d. pelaksanaan evaluasi program dan kegiatan pejabat non struktural dalam lingkup Subbagian Umum dan Kepegawaian selain itu, terdapat jabatan Pengelola Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian yang dibawahi Oleh Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian (UP) yang berfungsi sebagai Pengelolaan Data Kepegawaian tiap Pegawai Negeri Sipil (PNS) secara Digital maupun secara Manual.
3 Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian adalah sistem informasi terpadu, yang meliputi pendataan pegawai, pengolahan data, prosedur, tata kerja, sumber daya manusia dan teknologi informasi untuk menghasilkan informasi yang cepat, lengkap dan akurat dalam rangka mendukung administrasi kepegawaian. Dengan adanya Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG), dapat dilakukan penghimpunan data kepegawaian tiap Pegawai Negeri Sipil (PNS), merekam tiap perubahan yang terjadi, serta menyimpannya dalam satu himpunan data (database). Kabupaten Karimun telah mengeluarkan 1 (satu) aplikasi yaitu SIKDA sebagai media Pengelolaan data kepegawaian secara Digital. dengan terlaksananya penggunaan Aplikasi Sikda secara tertib dan teratur, maka akan mempercepat proses pencatatan dan pengolahan data dan mampu menyajikan informasi kepegawaian kapan saja, sehingga informasi yang diminta dapat tepat waktu, tepat sasaran, dan akurat serta juga mempermudah Pegawai ASN untuk melakukan penyimpanan dan pengarsipan data-data Pegawai ASN secara Digital.
4 BAB II PANDUAN TEKNIS TATA CARA PENGGUNAAN APLIKASI SIKDA A. Panduan Teknis Tata Cara Penggunaan Aplikasi SIKDA bagi Pegawai Negeri Sipil Langah-langkah nya : 1. Kunjungi alamat URL : http://sikda.karimunkab.go.id/, Pilih menu EPROFIL SISTIM INFORMASI KEPEGAWAIAN Gambar 2.1 Tampilan Awal Website SIKDA 2. Masukkan Username dan Pasword pada kolom yang telah disediakan, lalu klik login. Gambar 2.2 Tampilan Kolom Login 1 2
5 3. Tampilan data diri dan data kepegawaian pada Aplikasi Sikda, terdapat item-item identitas diri dan data kepegawaian yang wajib di isi dan dilengkapi, tanda merah merupakan data kepegawaian yang wajib anda isi dan anda lengkapi. Gambar 2.3 Tampilan data diri dan data kepegawaian pada Aplikasi SIKDA Adapun data kepegawaian yang wajib diisi dan dilengkapi adalah : 1. Photo Profil 7. Riwayat Jabatan 2. Kartu ID 8. Riwayat DIKLAT 3. Identitas Diri 9. Riwayat Penghargaan 4. Riwayat Keluarga 10. Riwayat Seminar 5. Riwayat Pendidikan 11. Riwayat Organisasi 6. Riwayat Gol/Pangkat
6 4. Untuk menampilkan Photo Profil Tampilan Utama Pada Aplikasi SIKDA, klik Photo pada sudut kiri atas, klik pilih file, masukkan foto yang akan diupload, lalu klik upload. Gambar 2.4 Tampilan untuk mengupload Photo Profil Maka akan muncul tampilan seperti ini : Gambar 2.5 Tampilan setelah berhasil mengupload Photo 5. Selanjutnya pada pengisian kartu ID, terdapat 3 (Tiga) kartu yang harus diuplod yaitu Kartu NPWP, Kartu Suami/istri, dan Kartu Pegawai, dengan cara 1 2 3
7 pilih Kartu id yang ingin diupload, klik pilih file masukkan foto yang akan diupload, lalu klik upload. Gambar 2.6 Tampilan untuk mengupload Kartu ID Untuk melihat apakah Kartu ID yang di upload berhasil atau tidak, diambil sebagai contoh yaitu kartu NPWP, dengan cara lihat pada Identitas, lalu arahkan kursor pada data no NPWP, maka akan muncul secara otomatis foto kartu NPWP yang telah di upload, seperti gambar dibawah ini : Gambar 2.7 Tampilan setelah berhasil mengupload Kartu NPWP 1 2 3 4
8 6. Pada pengisian data Identitas Diri, pastikan data diri anda terisi sesuai permintaan, dengan cara klik Identitas, klik ubah, isi semua data-data yang dibutuhkan, lalu klik save. Gambar 2.8 Tampilan untuk mengisi Identitas Diri 7. Selanjutnya pada pengisian Riwayat Kelurga masukkan data keluarga sesuai daftar anggota keluarga yang ada di KK (Kartu Keluarga), dengan cara klik Keluarga, klik tambah, isi semua data yang dibutuhkan, lalu klik save. Gambar 2.9 Tampilan untuk mengisi Riwayat Daftar Keluarga 1 2 3 1 2 3
9 Setelah seluruh anggota keluarga sudah terisi di item Riwayat Kelurga, maka langkah selanjutnya adalah mengupload foto KK di data anggota keluarga, dengan cara klik upload, klik pilih file masukkan foto yang akan diupload, lalu klik upload. Gambar 2.10 Tampilan untuk mengupload foto KK (Kartu Keluarga) Apabila foto sudah berhasil terupload maka akan muncul tulisan download di sebelah kana tulisan upload seperti tampilan berikut ini : Gambar 2.11 Tampilan setelah berhasil mengupload foto 8. Selanjutnya pada Riwayat Pendidikan, masukkan semua Pendidikan mulai dari SD, SMP, SMA sampai 1 2 3
10 dengan Pendidikan Terakhir, dengan cara klik Pendidikan, klik tambah, isi semua data yang dibutuhkan, lalu klik save. Gambar 2.12 Tampilan untuk mengisi Riwayat Pendidikan Setelah seluruh Pendidikan sudah terisi di item Riwayat Pendidikan, maka langkah selanjutnya adalah mengupload foto Ijazah di masing-masing data Riwayat Pendidikan yang sudah terisi, dengan cara klik upload, klik pilih file masukkan foto yang akan diupload, lalu klik upload. Gambar 2.13 Tampilan untuk mengupload foto Ijazah 2 1 3 2 3 1
11 9. Selanjutnya pada pengisian Riwayat Gol/Pangkat, masukkan SK Gol/Pangkat mulai dari SK CPNS sampai dengan SK Gol/Pangkat terakhir, dengan cara klik Gol/Pangkat, klik tambah, isi semua data yang dibutuhkan, lalu klik save. Gambar 2.14 Tampilan untuk mengisi Riwayat Gol/Pangkat Setelah seluruh SK Gol/Pangkat sudah terisi di item Riwayat Gol/Pangkat, maka langkah selanjutnya adalah mengupload foto SK di masing-masing data Gol/Pangkat yang sudah terisi, dengan cara klik upload, klik pilih file masukkan foto yang akan diupload, lalu klik upload. Gambar 2.15 Tampilan untuk mengupload foto SK Gol/Pangkat 2 1 3 1 3 2
12 10. Selanjutnya pada pengisian Riwayat Jabatan, masukkan SK Jabatan mulai dari SK Jabatan CPNS sampai dengan SK Gol/Pang Jabatan terakhir, dengan cara klik Jabatan, klik tambah, isi semua data yang dibutuhkan, lalu klik save. Gambar 2.16 Tampilan untuk mengisi Riwayat Jabatan Setelah seluruh SK Jabatan sudah terisi di item Riwayat Jabatan, maka langkah selanjutnya adalah mengupload foto SK di masing-masing data Jabatan yang sudah terisi, dengan cara klik upload, klik pilih file masukkan foto yang akan diupload, lalu klik upload. Gambar 2.17 Tampilan untuk mengupload foto SK Jabatan 11. Selanjutnya pada pengisian Riwayat Diklat, masukkan sertifikat Diklat/Latsar CPNS, dengan 2 1 3 1 2 3
13 cara klik Diklat, klik tambah , isi semua data yang dibutuhkan, lalu klik save. Setelah data Sertifikat Diklat/Latsar CPNS sudah terisi di item Riwayat Diklat, maka langkah selanjutnya adalah mengupload foto Sertifikat Diklat/Latsar yang sudah terisi, dengan cara klik upload, klik pilih file masukkan foto yang akan diupload, lalu klik upload. 12. Untuk Riwayat Penghargaan, Masukkan Sertifikat Penghargaan yang telah diperoleh seperti Penghargaan Satya Lencana, dengan cara klik Penghargaan, klik tambah, isi semua data yang dibutuhkan, lalu klik save. Setelah data Sertifikat Penghargaan sudah terisi di item Riwayat Penghargaan, maka langkah selanjutnya adalah mengupload foto Sertifikat Penghargaan yang sudah terisi, dengan cara klik upload, klik pilih file masukkan foto yang akan diupload, lalu klik upload. 13. Untuk Riwayat Seminar, Masukkan Sertifikatsertifikat Seminar yang pernah diikuti dengan cara klik Seminar, klik tambah, isi semua data yang dibutuhkan, lalu klik save. Setelah Sertifikat-Sertifikat Seminar sudah terisi di item Riwayat Seminar, maka langkah selanjutnya adalah mengupload foto Sertifikat Seminar yang
14 sudah terisi, dengan cara klik upload, klik pilih file masukkan foto yang akan diupload, lalu klik upload. 14. Untuk Riwayat Organisasi, Masukkan Sertifikatsertifikat Organisasi yang pernah diikuti dengan cara klik Organisasi, klik tambah, isi semua data yang dibutuhkan, lalu klik save. Setelah Sertifikat-Sertifikat Organisasi sudah terisi di item Riwayat Organisasi, maka langkah selanjutnya adalah mengupload foto Sertifikat Organisasi yang sudah terisi, dengan cara klik upload, klik pilih file masukkan foto yang akan diupload, lalu klik upload. Apabila pada pengisian data kepegawaian di Aplikasi SIKDA terjadi kesalahan dan ingin mengubah maupun mengapus data tersebut, bisa dilakukan dengan cara klik Riwayat yang ingin dilakukan pengubahan (edit) data, klik ubah data yang ingin di ubah, lalu klik save. Gambar 2.18 Tampilan untuk mengubah data apabila terjadi kesalahan 2 1
15 Sedangkan untuk menghapus data, dengan cara klik Riwayat yang ingin dilakukan penghapusan data, klik ok. Gambar 2.19 Tampilan untuk menghapus data apabila terjadi kesalahan 1 2
16 DAFTAR PUSTAKA Indonesia. Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara Kabupaten Karimun. Peraturan Bupati Karimun Nomor 26 Tahun 2022 tentang Susunan Organisasi dan Uraian Tugas Kecamatan dan Kelurahan