PANDUAN PELUPUSAN BUKU TEKS SPBT

ti.i - 4" :

t
,ir.d::

tt

BAHAGIAN BUKU TEKS
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA



Cetakan Pertama

Hakcipta terpelihara. Tidak dibenarkan mengeluar ulang mana-mana bahagian daripada
kandungan buku ini dalam apa jua bentuk dan dengan apa cara pun sama ada secara elektronill
fotokopi, mekanikal, rakaman atau lain-lain sebelum mendapat izin bertulis daripada Pengarah,

Bahagian Buku Teks, Kementerian Pendidikan Malaysia.

Diterbitkan oleh:
Bahagian Buliu Teks, Kementerian Pendidikan Malaysia

PERKARA Isfl

MUKA
SURAT

fawatankuasa fadual Pelupusan Rekod Bahagian Buku Teks, Kementerian Pendidikan Malaysia iv
fawatankuasa fadual Pelupusan Rekod Arkib Negara Malaysia v
Kata Alu-aluan Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia, Kementerian Pendidikan Malaysia vl
Kata Alu-aluan Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia vii

1. Pengenalan fadual Pelupusan Rekod Buku Teks 7
2. Tujuan Jadual 7
7
3. Skop Jadual
4. Kuasa fadual 1.
5. Kuat Kuasa Penggunaan JPR Urusan Fungsian L
6. Kajian Semula Jadual
7. Definisi/ Tafsiran 2
Z-J
L Format jadual
4
9. Permohonan Pemusnahan Rekod yang Dinyatakan Dalam fadual Pelupusan Rekod
10. Pelupusan Rekod yang Tidak Dinyatakan Dalam Jadual Pelupusan Rekod Urusan 5
5
Fungsian Bahagian Buku Teks
6
lL, Kaedah Pemusna,han Rekod Awam 6

12. Pertanyaan

JADUAL PELUPUSAN REKOD BUKU TEKS 7

1. Buku Teks- Skim Pinjaman Buku Teks (SPBT) 7
2. Buku Modul B
3. Buku Panduan Guru B

13. LAMPIRAN

Lampiran 1 10

Awam- Contoh Borang Arkib 2/08 - Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod lL-rz

Lampiran 1 (a) 13
14
2/08- Penerangan Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Awam - Arkib 15

Lampiran 2

Awam- Contoh Borang Arkib 72/08 - Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod

Lampiran 2 (a)

12/08- Penerangan Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam - Arkib

Lampiran 3

Negara- Tatacara Pelupusan Buku Teks Oleh Sekolah Di Bawah Jabatan Pelajaran Negeri Seluruh

Lampiran 4

- Proses Kerja Bagi Pengurusan Pelupusan Buku Teks Oleh Sekolah Di Bawah fabatan Pelajaran Seluruh Negara 16

Lampiran 5

Teks- Gambarajah Pelupusan Rekod Awam Berdasarkan Jadual Pelupusan Rekod Buku 17

Lampiran 6

- Kaedah Mengukur Terbitan Dalam Ukuran Meter Panjang 18

JAWATANKUASA JADUAL PELUPUSAN REKOD BAHAGIAN BUKU TEKS,
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

PENASIHAT

Tan Sri Abdul Ghafar bin Mahmud
Ketua Pengarah Pelaiaran Malaysia

Datuk Dr. Amin bin Senin
Timbalan Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia
[sektor Dasar dan Pembangunan Pendidikan)

PENGERUSI

En. Abdul Ghani bin Mohamad Niza plraBaup
Pengarah

Bahagian Buku Teks

SETIAUSAHA

Pn. Hajah Zainap binti Ibrahim

Ketua Penolong Pengarah
Sektor Skim Pinjaman Buku Teks

PENOLONG SETIAUSAHA

En. Safri bin Haji Bahari

AHII IAWATANKUASA

Tuan Haji Paridin bin fais
Tuan Haji Che Noh bin Muda
Hajah Khalidah binti Othman
Tuan Haji Salehhudin bin Yusof

En. Krishnan a/l Ponnusamy

En. Harizan bin Hamzah
Tuan Haji Ahmad Sabri bin Ibrahim

En. Sabari bin Sukor
En. Abdul Razakbin Mohamad Yusof

En. Kamarudin bin Ismail
Pn. Mas Ayu binti Dahlan
Cik Husziatini binti Husin
Pn. Noraida binti Ahmad
En. Ramlan bin Hi. Abu Talib

IAWATANKUASA JAD UAL PELUPUSAN REKO D
ARKIB NEGARA MALAYSIA

PENASIHAT
YBhg. Hajah Daresah binti Hj. Ismail

Ketua Pengarah
Arkib Negara Malaysia

PENGERUSI

Pn. Azimah binti Md. Ali

Pengarah
Bahagian Pengurusan Rekod Kerajaan

SETIAUSAHA
En. faafar Sidek bin Abdul Rahman

Ketua Seksyen
Seksyen Pelupusan Rekod

AHLI IAWATANKUASA
Pn. Azizah binti Sapuan
Pn. Wan Nurul Asnidayu binti Wan Zawawi
Pn, Hafizah binti Othman
Cik Raabiatul Adawiyah binti Mat Tari
Hajah Rahimah binti Hj.lsmail

rcta Ailu=Afiuam

KETUA PENGARAH PETAJARAN MALAYSIA
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MATAYSIA

ementerian Pendidikan Malaysia (KPM) ingin menzahirkan ucapan terima kasih atas kerjasama
yang diwujudkan dengan Arkib Negara Malaysia (ANM) untuk menghasilkan dokumen penting
dalam pelupusan rekod awam (buku teksJ iaitu Persetujuan Bersama |adual Pelupusan Rekod

Fungsian antara KPM dan ANM. Sesungguhnya usaha ini amat membantu dalam pengurusan
rekod-rekod awam (buku teks) terutamanya di sekolah-sekolah seluruh negara. Dengan

termeterainya persetujuan bersama ini maka pelaksanaan, proses dan prosedur pelupusan di fabatan
Pelajaran Negeri, Pejabat Pelajaran Daerah dan sekolah dapat diperjelaskan dengan lebih terperinci
mengikut kelulusan dan bidang kuasa masing-masing.

KPM melalui Bahagian Buku Teks telah diberikan tanggungjawab untuk melaksanakan
pemberian bantuan buku teks di bawah program Skim Pinjaman Buku Teks ISPBT) yang telah pun
bermula sejak tahun L975. Setiap tahun akan terdapat buku teks yang akan dilupuskan sama ada
disebabkanjangkahaya! kerosakan dan pertukaran sukatan pelajaran fkurikulum). Adalah dianggarkan
lebih daripada 100,000 naskhah buku teks akan dilupuskan setiap tahun. Dengan jumlah naskhah

pelupusan yang besar ini, maka KPM akan sentiasa memastikan pematuhan kepada jadual pelupusan
rekod bagi rekod awam di bawah kawalan dan jagaannya dan mengemukakan jadual tersebut kepada
Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia untuk kelulusan. KPM komited dan sedar bahawa kecekapan
jentera pentadbiran di sesebuah organisasi itu dapat diukur daripada keupayaan sesebuah organisasi
menguruskan maklumat dan rekod dengan efisien dan cekap.

Sayi sekali lagi mengambil kesempatan di sini untukmengucapkan tahniah dan syabas kepada
semua pihak yang terlibat dalam persetujuan bersama ini. Adalah diharapkan persetujuan bersama ini
akan dijadikan sebagai garis panduan di semua peringkat dalam KPM terutamanya di sekolah-sekolah
bagi memastikan pengurusan rekod yang cekap dan sistematik.

Sekian.

TAN SRI ABD GHAFAR BIN MAHMUD
Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia
Kementerian Fendidikan Malaysia

Kaffie Afiu-Afimam

KETUA PENGARAH
ARKIB NEGARA MALAYSIA

aklumat yang direkodkan adalah teras kepada pelaksanaan fungsi sesebuah pejabat
awam. Kecekapan jentera pentadbiran di sesebuah organisasi itu dapat diukur daripada
keupayaan sesebuah organisasi menguruskan maklumat dan rekod dengan efisien dan
cekap. Namun begitu, masih terdapat pejabat awam yang tidak menguruskan rekod mereka
dengan baik terutamanya rekod yang tidak aktif bagi tujuan pemusnahan atau pemindahan ke
Arkib Negara Malaysia.

Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629] memberi tanggungjawab kepada Jabatan Arkib
Negara Malaysia bagi menyediakan garis panduan dan khidmat nasihat kepakaran dalam
bidang pengurusan rekod kepada pejabat awam. Seksyen 27 (1) Akta tersebut pula memberi
tanggungjawab kepada Ketua Pentadbir pejabat awam untuk menyediakan jadual pelupusan
rekod bagi rekod awam di bawah kawalan dan jagaannya dan mengemukakan iadual tersebut
kepada Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia untuk kelulusan. Jadual Pelupusan Rekod ialah
jadual yang menetapkan tempoh simpanan siri-siri rekod di sesebuah pejabat awam sebelum

dilupuskan bagi tujuan pemusnahan atau pemindahan ke Arkib Negara Malaysia.

]adual Pelupusan Rekod Buku Teks ini telah disediakan dengan kerjasama fabatan Arkib
Negara Malaysia akan diguna pakai bukan sahaja oleh Bahagian Buku Teks, Kementerian
Pendidikan Malaysia bahkan oleh sekolah-sekolah seluruh Malaysia.

Saya mengucapkan tahniah dan syabas kepada semua pihak yang terlibat dalam penyediaan
jadual ini. Penggunaan jadual ini diharapkan akan dapat meningkatkan kecekapan pengurusan

rekod di sekolah-sekolah serta mematuhi peraturan-peraturan pengurusan rekod kerajaan

khususnya bagi pelupusan buku teks. Pengurusan rekod yang cekap dan sistematik dapat
meningkatkan penyampaian perkhidmatan kepada rakyat dan negara.

Sekian.

HAJAH DARESAH BINTI HAJI ISMAIL
Ketua Penga
Arkib Negara Malaysia

t. PENGENALAN JADUAL PELUPUSAN REKOD BUKU TEKS

fadual Pelupusan Rekod (fPRJ Buku Teks ialah jadual yang menetapkan tempoh simpanan
buku teks di sekolah-sekolah seluruh Malaysia sebelum dilupuskan bagi tujuan pemusnahan
atau pemindahan ke Arkib Negara Malaysia (ANM). Ia mengandungi maklumat-maklumat
ringkas perihal isi kandungan rekod, kegunaannya dan tindakan pelupusan yang diambil
selepas tempoh simpanannya dipatuhi.

Pengunaan jadual ini dapat memastikan rekod yang bernilai sementara dapat dimusnahkan
dengan segera manakala rekod yang bernilai kekal akan dipindahkan ke ANM untuk
simpanan kekal. Tindakan ini akan meningkatkan kecekapan pengurusan dan pentadbiran
menerusi pelupusan rekod secara efisien dan sistematik, menjimatkan perbelanjaan
pengurusan sesebuah pejabat awam, penggunaan ruang simpanan rekod secara lebih
ekonomik, mematuhi keperluan perundangan dengan mengenal pasti serta memisahkan
bahan-bahan rekod yang berpotensi untuk dijadikan bahan rujukan dan penyelidikan pada
masa akan datang.

., TUJUAN IADUAL

(0 Bagi menetapkan tempoh simpanan rekod buku teks dan mewujudkan keseragaman

dalam pelupusan buku teks di sekolah.

(iiJ Sebagai alat untuk membolehkan pelupusan rekod dilaksanakan dengan lebih teratur
dan cekap serta rekod bernilai kekal dapat dipelihara dengan selamat manakala rekod
tidak bernilai dapat dimusnahkan segera.

3. SKOP JADUAL

Penggunaan jadual ini meliputi rekod buku teks yang terdapat di sekolah-sekolah seluruh

Malaysia.

KUASA JADUAL

fadual ini disediakan oleh fawatankuasa IPR Bahagian Buku Teks, Kementerian Pendidikan
Malaysia dengan kerjasama daripada Jabatan Arkib Negara Malaysia dan diluluskan oleh
Ketua Pengarah Arkib Negara di bawah Seksyen 27, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629].
Sekolah perlu mematuhi penggunaan borang-borang pelupusan seperti diwartakan dalam
P.U, (A) 377 Peraturan-peraturan Arkib Negara [Penetapan Borang-borang Bagi Pelupusan
Rekod Awam 2008J bertarikh 13 Oktober 2008. Bahagian Buku Teks, Kementerian
Pendidikan Malaysia boleh mengambil tindakan untuk memusnahkan atau memindahkan
rekod ke ANM dengan cara memohon dan mendapat kelulusan terlebih dahulu daripada
Ketua Pengarah Arkib Negara,

5. KUAT KUASA PENGGUNAAN JPR URUSAN FUNGSIAN

fPR Buku Teks ini diluluskan penggunaannya mulai 1 Februari 2013 berikutan persetujuan
dan kelulusan oleh Ketua Pengarah Arkib Negara dan dikuatkuasakan penggunaannya
mulai tarikh yang sama bagi Bahagian Buku Teks, Kementerian Pendidikan Malaysia dan
di sekolah-sekolah seluruh Malaysia.

6. KAJIAN SEMUTA JADUAL

Jadual Pelupusan Rekod ini boleh dikaji semula dan boleh dikemas kini dari semasa ke
semasa apabila berlaku perkara-perkara berikut:

. Berlaku perubahan dalam fungsi yang menyebabkan penambahan atau pengurangan

siri rekod.

. Berlaku perubahan perundangan dan polisi Bahagian Buku Teks, Kementerian Pendidikan

Malaysia yang memerlukan pindaan kepada tamat tindakan dan tindakan pelupusan.

. Berlaku perubahan tempoh pengekalan (simpanan) berdasarkan keperluan semasa

Bahagian Buku Teks, Kementerian Pendidikan Malaysia.

Bahagian Buku Teks, Kementerian Pendidikan Malaysia boleh memberi maklumat bagi

penambahan siri rekod dalam fPR Buku Teks ini. Sebarang pindaan hanya boleh dilakukan
oleh Ketua Pengarah Arkib Negara sahaja.

7. DEFINISI/ TAFSIRAN

7.1 |adual Pelupusan Rekod

fadual yang mengenal pasti rekod yang mempunyai nilai arkib untuk dipelihara dan
membenarkan pemusnahan rekod yang tinggal selepas luput tempoh pengekalan

. yang ditentukan - Seksyen 27 (3), Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629].
7.2 PeiabatAwam

Pejabat Awam bererti sesuatu pejabat Kerajaan Persekutuan atau kerajaan mana-
mana Negeri atau sesuatu pejabat mana-mana kerajaan tempatan, pihak berkuasa

berkanun atau perusahaan Kerajaan - Seksyen 2, Akta Arkib Negara 2003 [Akta

62e1.

7.3 Rekod

: Bahan dalam bentuk bertulis atau bentuk lain yang menyatakan fakta atau

peristiwa atau selainnya merakamkan maklumat dan termasuklah kertas, dokumen,
daftac bahan bercetah buku, peta, pelan, lukisan, gambar foto, mikrofilem, filem
sinematograf, rakaman bunyi, rekod yang dihasilkan secara elektronik tanpa

mengira bentuk atau ciri-ciri fizikal atau apa-apa salinannya - Seksyen 2, Akta Arkib
Negara 2003 fAkta 6291.

7.4 RekodAwam

Rekod yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan oleh mana-mana pejabat

awam bagi perjalanan hal ehwalnya atau oleh mana-mana perkhidmat awam atau
pekerja pejabat awam dalam perjalanan tugas rasminya dan termasuk rekod
mana-mana perusahaan Kerajaan dan juga termasuk segala rekod yang, pada

permulaan kuat kuasa Akta ini, adalah dalam jagaan atau di bawah kawalan Arkib

Negara Malaysia yang ditubuhkan dibawah Akta Arkib Negara \966 - Seksyen 2,

r Akta Arkib Negara2003 [Akta 629].

7.5 Rekod Urusan Am

Rekod yang memberi sokongan kepada pelaksanaan aktiviti pengurusan dan
pentadbiran sesebuah pejabat awam yang terdiri daripada rekod mengenai urusan

Pentadbiran; Tanah, Bangunan dan Infrastruktur; Aset; Kewangan dan Perakaunan;
dan Sumber manusia.

7.6 Rekod Urusan Fungsian

Rekod berkaitan dengan fungsi teras dan aktiviti khusus bagi sesebuah pejabat awam

dan ia berbeza antara sesebuah pejabat awam yang lain. Rekod ini juga dikenali

sebagai rekod opera si (op erationa[).

7.7 Rekod Terperingkat

Rekod awam yang dikelaskan sebagai rahsia rasmi mengikut pengertian Akta Rahsia
Rasmi 1972 fAkta BB],

7.8 Rekod TidakAktif

Rekod yang telah tamat tindakan atau tiada tindakan lanjut dan tidak dirujuk dalam
masa 5 tahun. Rekod ini perlu dipindahkan ke tempat simpanan rekod tidak aktif
bagi jangka waktu yang tertentu sebelum ia dimusnahkan atau dipindahkan.

7.9 Pelupusan Rekod

Cara menguruskan pengasingan rekod dengan tujuan pemusnahan, pemindahan

atau selainnya (penangguhan pemindahan) - Seksyen 2, Akta Arkib Negara 2003

[Akta 629].

7.lO Pemusnahan Rekod

Perbuatan memusnahkan atau menghapuskan apa-apa jenis rekod mengikut
prosedur yang ditetapkan - Seksyen 2, Akta Arkib Negara2003 lAkta 6291.

7.LL Pemindahan Rekod

Perbuatan memindahkan rekod awam kepada jagaan dan kawalan Arkib Negara -
Seksyen 28, Akta Arkib Negara2003 lAkta 6291.

8. FORMAT JADUAL FORMAT Arkib 1/08
JADUAL PELUPUSAN REKOD Tindakan Pelupusan
Bil. Tajuk Siri
Perihal Rekod TamatTindakan

8.1 Formatiadual adalah berdasarkan BorangArkib 1/08
. Bil.

Bilangan nombor seturut siri rekod.

. Taiuk Siri

Unit-unit fail yang diwujudkan dan disusun mengikut sistem fail atau berkaitan
dengan sesuatu perkara, fungsi, hasil daripada aktiviti yang sama, mempunyai
rupa bentukyang serupa atau kerana perhubungan dalam pewujudan penerimaan
dan penggunaannya.

. PerihalRekod

Keterangan ringkas mengenai kandungan, tujuan dan skop siri-siri rekod yang
dikenal pasti dan dicatatkan dalam fPR.

. Tamat Tindakan

, Penetapan yang menjelaskan rekod telah tamat tindakan atau tiada tindakan
lanjut dikehendaki diambil tentang rekod tersebut.

. TindakanPelupusan

Merujuk kepada tindakan yang akan diambil oleh pejabat awam sama ada untuk
memusnahkan atau memindahkan rekod ke Arkib Negara berdasarkan tempoh
pengekalan yang dinyatakan dalam fPR.

9. PERMOHONAN PEMUSNAHAN REKOD YANG DINYATAKAN DALAM JADUAT
PELUPUSAN REKOD

9.1 Rekod Buku Teks yang dinyatakan dalam JPR hendaklah dibuat pemusnahan

berdasarkan Tindakan Pelupusan yang telah dinyatakan dalam jadual tersebut.

9.2 Bahagian Buku Teks dan sekolah-sekolah hendaklah mengenal pasti siri rekod,

rekod telah tamat tindakan dan telah mematuhi tempoh simpanan yang dinyatakan

dalam JPR.

9.3 Membuat pengasingan rekod-rekod yang telah ditetapkan untuk dimusnahkan.

9.4 Bagi rekod-rekod yang telah diputuskan musnah, Bahagian Buku Teks dan sekolah-

sekolah dikehendaki mengisi borang seperti berikut:

9,5 Kemukakan satu [1J salinan Borang Permohonan Bagi pemusnahan Rekod Awam
ke ANM.

9.6 Terima Surat Kebenaran Pemusnahan daripada Ketua pengarah ANM.

9.7 Rekod-rekod berkenaan hendaklah dimusnahkan dalam tempoh tiga [3J bulan
daripada tarikh Surat Kebenaran Pemusnahan.

9.8 Rekod-rekod yang diputuskan musnah hendaklah dilaksanakan pemusnahan secara
fizikal.

9.9 Setelah rekod dimusnahkan secara fizikal, pengesahan bahawa rekod tersebut telah
dimusnahkan hendaklah dimaklumkan kepada ANM dalam tempoh satu (1J bulan
daripada tarikh pemusnahan dengan menggunakan borang berikut:

10. PETUPUSAN REKOD YANG TIDAK DINYATAKAN DALAM JADUAL PELUPUSAN

REKOD BUKU TEKS

Bagi pelupusan rekod yang tidak dinyatakan dalam jPR Urusan Fungsian, Bahagian Buku
Teks dan sekolah-sekolah perlulah merujuk kepada (perkara 6.2J panduan pelupusan
Rekod Awam yang diterbitkan oleh ANM pada fun 2010.

LL. KAEDAH PEMUSNAHAN REKODAWAM

17.7 Rekod hendaklah dimusnahkan sama ada secara jualan melalui sebut harga, dibakar

atau apa-apa cara yang bersesuaian berdasarkan Surat Kementerian Kewangan
rujukan K8557 /97 /54 JId. 4 (47) bertarikh 3 November 1993 mengenai Pelupusan
Bahan-Bahan Bercetak/ Kertas Terpakai Daripada Kementerian/labatan Kerajaan/
Badan Berkanun. Walau bagaimanapun, jabatan boleh menggunakan cara-cara lain
yang bersesuaian seperti dirincih, dikitar semula, dipadamkan atau ditanam bagi
pemusnahan rekod.

LL.2 Pemusnahan rekod elektronik hendaklah mengikut peraturan, arahan dan panduan

yang ditetapkan oleh ANM.

11,3 Pemusnahan rekod terperingkat hendaklah mematuhi para 71-74 Arahan

Keselamatan.

L2. PERTANYAAN

Sebarang pertanyaan dan penjelasan lanjut boleh diaiukan kepada:
Bahagian Buku Teks
Kementerian Pendidikan Malaysia
Aras 1-3, Blok E15, Kompleks E
Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan
62604 Putrajaya
03-BB84449B

JADUAL PELUPUSAN BUKU TEKS

1 Buku Teks - Semua buku bagi Buku usang/ Rekod

Skim Pinjaman mata pelajaran yang rosak dimusnahkan

Buku Teks diperakukan oleh selepas tamat
tindakan dan
I (sPBT) Kementerian Pendidikan

.) Sekolah Malaysia: tempoh simpanan

.Rendah Pendidikan Khas satu (1) tahun di
. Buku AktivitiTahap 1 sekolah dipatuhi
. Tahun t hingga 6
Sekolah . Peralihan Perubahan Rekod
Menengah . Tingkatan t hingga 5 sukatan dimusnahkan

. Buku SijilTinggi selepas tamat

Agama Malaysia tindakan dan

(STAM) tempoh simpanan
enam (6) bulan di
. Cakera Padat (CD)

sekolah dipatuhi

Ditarik Rekod
pen9gunaan dimusnahkan
selepas tamat
tindakan dan
tempoh simpanan
tiga (3) bulan di
sekolah dipatuhi

Habis Rekod
pen99unaan dimusnahkan
selepas tamat
tindakan dan
tempoh simpanan
satu (1) tahun di
sekolah dipatuhi

JADUAL PELUPUSAN BUKU TEKS

Buku Modul Semua buku bagi Buku usang/ Rekod dimusnahkan
mata pelajaran yang rosak selepas tamat
. Sekolah diperakukan oleh tindakan dan
Kementerian Pendidikan
Teknik dan Malaysia: tempoh simpanan
Vokasional satu (1) tahun di
. Tingkatan 4 dan 5 sekolah dipatuhi

Perubahan Rekod dimusnahkan
sukatan selepas tamat
tindakan dan

tempoh simpanan
enam (6) bulan di
sekolah dipatuhi

Ditarik Rekod dimusnahkan
penggunaan selepas tamat
tindakan dan

tempoh simpanan
tiga (3) bulan di
sekolah dipatuhi

Buku Panduan Rekod mengandungi: Buku usang/ Rekod dimusnahkan
Guru rosak selepas tamat
. Panduan pengajaran tindakan dan
Perubahan
. dan pembelajaran sukatan tempoh simpanan
satu (1) tahun di
Panduan guru untuk sekolah dipatuhi

mengendalikan aktiviti Rekod dimusnahkan
selepas tamat
atau eksperimen dengan tindakan dan

. lebih berkesan tempoh simpanan
enam (6) bulan di
Cadangan aktiviti sekolah dipatuhi

tambahan kepada guru

untuk dilaksanakan

. dalam kelas

Bahan rujukan untuk

. 9uru untuk
Contohjawapan

soalan dalam buku
aktiviti

CONTOH Lampiran 1
BORANG PERMOHONAN BAGI PEMUSNAHAN REKOD AWAM Arkib 2/08

BUTIR-BUTIR JABATAN Untuk Kegunaan Arkib
Negara
(1 ) Kementerian/Jabatan/Agensi: (2) Bahagian/Cawangan/Unit:
Sekolah Kebangsaan ABC Bahagian Pengurusan Tarikh Terima:

(3) Pewujud Rekod pika tidak sama dengan (1)l: -

MAKLUMAT MENGENAI REKOD

(4) Nama dan No.Jadual Pelupusan Rekod:Jadual Pelupusan Rekod BukuTeks,KPM 2013

Bil. Tajuk Siri Tahun Diliputi Tempoh Unit Meter

(s) (6) (7) Pengekalan Rekod Panjang

Yang (e) Rekod

Ditentukan (10)

Daripada Kepada Dalam Jadual

(8)

1 ( 1 ) BukuTeks 2004 2006 1 tahun 500 10 m.p
- (Pendidikan Khas)
2005 2006 1 tahun 450 9 m.p
2. ( 1 ) BukuTeks- (Peralihan) 2005 2007 6 bulan 300 6 m.p
3. (2)BukuModul 2006 2007 1 tahun 100 3 m.p

4. ( 3 ) Buku Panduan Guru

Jumlah Ukuran
Unit Rekod: Meter
Panjang
1 350 Rekod:
28 m.p

(1 1) Mengikut seksyen 25 dan 26, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629],

saya mengemukakan permohonan ini bagi pemusnahan rekod di atas:

Nama Pegawai: NurAtiqah Muslim Tandatangan dan Meterai/Cap
Tarikh: 2O Februari 201 3
l

Jawatan: Pembantu Tadbir

Lampiran 1 (a)

PENERANGAN

BORANG pERMoHoNAN BAGI PEMUSNAHAN REKOD AWAM _ Arkib 2/08

i1) Kementerian/labatan/Asensi: Nama Kementerianf labatan/ Agensi/ organisasi yang
memohon.

(2) Bahagian/ cawangan/ unit: Bahagianf Cawangan/ Unit yang terdapat dalam sesuatu

jab atan / agensi yang memohon,

Nama fabatan/Agensi : Sekolah Kebangsaan ABC
Nama Bahagian/ Cawangan/ Unit : Bahagian Pengurusan

(31 Pewuiud Rekod [fika tidak sama dengan (1)]: Kementerian/ labatan/ Agensi yang
fungsi dan akwitinya tetapi fungsi/
mewujudkan atau menguruskan rekod mengikut

aktivitinya telah diberhentikan kerana 'jumud' atau fungsinya telah diambil alih oleh
jabatan lain. Rekod-rekod tersebut disimpan dan dijaga oleh lafatan yang menyenaraikan

rekod tersebut.

Contoh: Suruhanjaya Keretapi Malaysia telah dijumudkan dan rekod-rekodnya disimpan

dan di bawah kawalan Suruhanjaya Perkhidmatan Awam. Oleh itu, iuruhanjaya
Perkhidmatan Awam bertanggungjawab mengambil tindakan pelupusan bagi
rekod-rekod Suruhanjaya Keretapi Malaysia.

t4) Nama dan No. fadual Pelupusan Rekod: Nama dan Nombor fadual pelupusan Rekod yang
jabatan/ agensi.
diberi oleh Arkib Negara Malaysia kepada

t5) Bil; Bilangan nombor seturut.

(6) Taiuk Siri: Tuliskan No. Bil. Perkara dan Tajuk Siri seperti yang terdapat dalam fadual

Pelupusan Rekod Urusan Am.

contoh: [2J Buku Modul

Kod Kumpulan Buku Modul

Tajuk Siri seperti dalam fpR - Buku Modul

(7) Tahun Diliputi (Daripada Kepada): Tahun terawal dan terakhir rekod dalam tajuk siri

yang disenaraikan.

t8l Tempoh Pengekalan Yang Ditentukan Dalam fadual: Rujuktempoh masa dalam ruangan

Tindakan Pelupusan dalam fadual pelupusan Rekod.

i9) unit Rekod: Merujuk kepada bilangan unit buku dalam setiap siri.

(101 Meter Paniang Rekod:

i. |umlah Rekod - Bilangan unit buku dalam setiap siri.
ii. Meter Panjang - Ukuran matrik meter panjang bagi rekod. Sila rujuk kaedah mengukur

rekod seperti di Lampiran 6.

(11) Ruangan ini hendaklah diisi oleh pegawai yang bertanggungjawab membuat permohonan

pemusnahan rekod.

Catatan: Bagi tuiuan permohonan pelupusan berdasarkan fadual Pelupusan Rekod (lPR),
tempoh pengekalan yang berdasarkan kiraan tahun hendaklah mengambil kira genap 12
bulan dari tempoh rekod ditutup/ tamattindakan.

CONTOH Lampiran 2
PENENTUSAHAN PEMUSNAHAN REKOD AWAM Arkib 12108

(1 ) Kementerian/Jabatan/Agensi: (2) Bahagian/Cawangan/Unit:
Sekolah Kebangsaan ABC Bahagian pengurusan

(3) Surat Kebenaran pemusnahan:

3.'l No. Rujukan: ANM.6OO-1 6/t 4127 t3g 3.2 Tarikh:28 Februari 2013

(4) Perihal Rekod: Berkenaan dengan buku teks

(5) Meter Panjang Rekod yang Dimusnahkan: 2g m.p
(6) Peringkat Keselamatan: Terbuka

(7) Kaedah Pemusnahan : No. Resit (Jika Dijual):

l-l E i-l l-l l-loioat u',
dirincih aimtu, semura dipadamkan oi;uar

kaedah-kaedah lain: nyatakan......

(8) Tarikh Pemusnahan: 1.3.2013 (9) Tempat Pemusnahan:
Pejabat Bahagian pentadbiran

PEGAWAI YANG MELAKSANAKAN PEMUSNAHAN

(10) Nama Pegawai: Norhanizah Mohd Salleh (1 1) Nama Saksi: Norhamizah Ali
Ta ndata n gan: Norhaniza h Tandatangan: Norhamizah

Jawatan: PT N17 Jawatan: pT N22

saya mengesahkan bahawa rekod diatas telah dimusnahkan dengan sewajarnya mengikut
Seksyen 25 dan 26, Akta Arkib Negara 2003 lAkta 629]:

Nama Pegawai: Hasmah Zainol Tandatangan dan Meterai/Cap Ja

Jawatan: Pen. peg. Tad bir Tarikh:4.3.201 3

Lampiran 2 (a)

PENERANGAN

BORANG PENENTUSAHAN PEMUSNAHAN REKODAWAM -Arkib 12/OB

t1) Kementerian/labatan/Agensi: Nama Kementerian/labatan/Agensi yang memohon.

Contoh:

Nama Kementeria n / Jabatan / Agensi : Sekolah Kebangsaan ABC

(2) Bahagian/Cawangan/Unit: Bahagian/cawangan/unit yang terdapat dalam sesuatu
Kementerian/labalan / Agensi yang memohon. Contoh:

Nama Bahagian/Cawangan/Unit: Bahagian Pengurusan

t3) Surat Kebenaran Bagi Pemusnahan:

[3.1) No. Ruiukan: Merujuk kepada nombor rujukan surat kebenaran pemusnahan dari

Arkib Negara,

(3.2) Tarikh: Tarikh surat kebenaran pemusnahan dari Arkib Negara.

(4) Perihal Rekod: Merujuk kepada keterangan dan penjelasan ringkas mengenai isi

kandungan, jenis dan bentuk rekod yang telah dimusnahkan.

(51 Meter Paniang Rekod Yang Dimusnahkan: Merujuk kepada ukuran meter panjang

(linear metre) rekod yang telah dimusnahkan (|abatan juga boleh menyatakan jumlah unit
rekod/ fail).

(6) Peringkat Keselamatan: Merujuk kepada peringkat pengelasan rekod/ dokumen sama

ada Terbuka, Terhad, Sulit, Rahsia, dan Rahsia Besar.

t7) Kaedah Pemusnahan: Sila tandakan kaedah pemusnahan rekod dan nyatakan sekiranya

ada kaedah lain yang digunakan.

(Bl Tarikh Pemusnahan: Merujuk kepada tarikh melaksanakan perbuatan memusnahkan.

i9) Tempat Pemusnahan: Merujuk kepada lokasi di mana rekod dimusnahkan.
[10] & [11) Pegawai Yang Menialankan Pemusnahan: Merujuk kepada pengesahan

pemusnahan oleh pegawai dan saksi yang melaksanakan pemusnahan rekod.

(12) Penentusahan : Merujuk kepada pengesahan pemusnahan oleh pegawai penyelia.

Lampiran 3

TATACARA PELUPUSAN BUKU TEKS OLEH SEKOLAH
DI BAWAH JABATAN PELAJARAN NEGERI SELURUH NEGARA

Sekolah menubuhkan Jawatankuasa pelupusan
(dipengerusikan oleh pengetua/ Guru Besar)

Pengasingan buku teks yang akan dilupuskan oleh pihak
sekolah

Sekolah melengkapkan Borang permohonan pemusnahan
Rekod Awam Arkib 2/08 dan menghantar ke JpN

JPN mengumpul dan menyemak borang permohonan
secara berkelompok yang diterima daripada pihak sekolah.
JPN boleh membuat pemantauan ke sekolah untuk
memastikan sekolah melaksanakan prosedur yang betul

JPN mengemukakan Borang Arkib 2/0g kepada Arkib
Negara mengikut kelompok dan salinan kepada pihak
Audit Negara

JPN menerima kelulusan daripada Arkib Negara dan
menghantar surat kelulusan kepada sekolah terlibat

Pelaksanaan pelupusan berdasarkan syor kaedah yang
telah diluluskan mengikut JpN masing-masing

Sekolah menghantar satu (1) salinan Borang
Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam Arkib 12l0g ke
JPN untuk dipanjangkan ke Arkib Negara

Sekolah mengemas kini buku stok

Lampiran 4

PROSES KERJA BAGI PENGURUSAN PELUPUSAN BUKU TEKS OLEH SEKOLAH
DI BAWAH JABATAN PELAJARAN SELURUH NEGARA

mrucrnx PROSES KERJA

Pihak sekolah diminta untuk menubuhkan Lembaga Pemeriksa

*, Pelupusan. Lembaga Pemeriksa Pelupusan dipengerusikan oleh

Pengetua atau Guru Besar.

Guru Penyelaras SPBT dikehendaki mengemas kini data buku teks SPBT

&6) tahun semasa sebelum mengenal pasti dan membuat pengasingan
semua buku teks yang akan dilupuskan.

JPN menghantar surat arahan untuk melaksanakan pelupusan

rF€)l ke sekolah. Sekolah perlu melengkapkan Borang Permohonan

Pemusnahan Rekod Awam Arkib 2/08 dan menghantar kepada JPN.

JPN akan menyemak dan mengumpul semua borang permohonan

Arkib 2/08 daripada sekolah sebelum dihantar ke Arkib Negara.JPN

*, boleh membuat pemantauan ke sekolah untuk memastikan sekolah

melaksanakan prosedur yang betul.

JPN mengemukakan Borang Arkib 2/08 kepada Arkib Negara mengikut

llert I kelompok dan salinan kepada pihak Audit Negara. Proses kelulusan
daripada Arkib Negara akan mengambil masa sekurang-kurangnya 14

haribekerja.

JPN menerima kelulusan daripada Arkib Negara dan menghantar surat

\,lA kelulusan kepada sekolah yang memohon. Pihak sekolah akan merujuk

kepada JPN untuk mengambil tindakan seterusnya.

n Pelaksanaan pelupusan berdasarkan syor kaedah yang telah diluluskan

IJ mengikut JPN masing-masing sehingga buku yang perlu dilupuskan
dikeluarkan daripada simpanan sekolah.

(a Sekolah menghantar satu (1) salinan Borang Penentusahan

(.t Pemusnahan Rekod Awam Arkib 12/08ke JPN untuk dipanjangkan ke
Arkib Negara.

f.lYJ. Sekolah mengemas kini buku stok.

Lampiran 5

GAMBARAJAH PELUPUSAN REKOD AWAM BERDASARKAN
JADUAL PELUPUSAN REKOD BUKUTEKS

Lampiran 6

KAEDAH MENGUKURTERBITAN DALAM UKURAN METER PANJANG

52cm tinggi = 0.52 m. pjg.

100