บทที่ 3 ความรู้เบื้องต้นMC office PowerPoint

บทที่ 3
ความรูเ้ บอ้ื งตน้ ในการใช้โปรแกรม Microsoft Power point

โปรแกรมน้ีใชส้ ำหรับนำเสนอ (Present) ผลงานประเภทข้อความ ตวั เลข ตาราง กราฟ รปู ภาพ
ไดอะแกรม ฯลฯ และใส่ Effect ต่างๆ เพ่อื ใหผ้ ลงานดูนา่ สนใจมากขึ้น
เนอ้ื หาทจ่ี ะได้ในโปรแกรมน้ี
01.เริ่มใชง้ านโปรแกรม Microsoft PowerPoint
02.รูจ้ ักสว่ นประกอบของหนา้ จอโปรแกรม
03.การสร้างงานนำเสนอใหม่จาก Template
04.การสร้างงานนำเสนอเปล่า
05.การบันทึก (Save) งานนำเสนอ
06.ขอ้ ความ
07.รูปรา่ ง (AutoShape)
08.รปู ภาพ (Picture/ClipArt)
09.กำหนด Effect ให้แต่ละสไลด์
10.กำหนดความเร็วในขณะที่เปลย่ี นสไลด์
11.กำหนดเสียง
12.ต้งั เวลาการเปลี่ยนสไลด์
13.การกำหนด Animation แบบอตั โนมตั ิให้กบั ข้อความ และวตั ถุ
14.การกำหนดตัวเลือก (Option) เพิม่ เติมของ Animation
15.การสร้าวไดอะแกรมในรูปแบบตา่ งๆและการใสข่ อ้ มูลให้กบั ไดอะแกรม
16.การใชเ้ ครื่องมือตกแต่งไดอะแกรม
17.การสร้างและตกแต่งรปู ภาพใหเ้ ป็นอัลบม้ั ท่นี ำเสนอได้ทันที
18.การแก้ไขอัลบ้มั ภาพทส่ี รา้ งไว้
19.กำหนดลกั ษณะของการนำเสนอ
20กำหนดตัวเลือกสำหรับการนำเสนอ
21กำหนดจำนวนสไลด์ที่ตอ้ งการนำเสนอ

01.เรมิ่ ใช้งานโปรแกรม Microsoft PowerPoint
เริม่ ใชง้ านโปรแกรม Microsoft Office PowerPoint
1. คลิกปุม่ Start บนแถบ Task bar
2. เลอื ก All Programs -> Microsoft Office
3. เลอื ก Microsoft Office PowerPoint 2007 จะเปิดให้ใช้งานไดท้ นั ที

02.รจู้ กั ส่วนประกอบของหน้าจอโปรแกรม
ส่วนประกอบของหน้าจอโปรแกรม☻
กอ่ นทีจ่ ะทำงานกบั โปรแกรม Microsoft Office PowerPoint คุณจะต้องรจู้ กั กับส่วนประกอบของหน้าจอ

โปรแกรมก่อน เพื่อจะไดเ้ ข้าใจถึงส่วนต่างๆ ที่จะกลา่ วอ้างถงึ ในหนังสอื เล่มน้ีได้ง่ายข้ึน

1. ปุ่ม Office button คอื ปุ่มรวบรวมคำสั่งท่ีใช้งานกับไฟลง์ านท้ังหมดเช่นสรา้ ง ( New ) เปดิ (
Open ) และ บันทึก ( Save )
2. เปน็ แท็บ (กำหนดแถบเครือ่ งมือดว่ นเอง) เป็นแถบเครอื่ งมือที่จดั เก็บปุ่มคำสัง่ ท่ีต้องการใช้งานดว่ น
เช่น Open, Save, Undo หรอื Redo เป็นต้น ซ่ึงผใู้ ชส้ ามรถเพิ่มหรือลบปมุ่ คำสงั่ ในส่วนนไ้ี ด้
3. Title bar (ช่ือหัวเร่ือง) เป็นแถบแสดงหัวเรื่องหรือช่ือไฟล์ทเ่ี ปิดขึ้นมาใช้งาน โดยแผ่นสไลดท์ ีเ่ ปิด
ข้นึ มาใชง้ านแผ่นแรกจะมีช่ือว่า Presentation1

4. Ribbon ( รบิ บอน ) ส่วนทีจ่ ดั เกบ็ แทบ็ คำสงั่ และเคร่อื งมอื ต่างๆ ทีใ่ ช้สำหรับสรา้ งและออกแบบ
งานนำเสนอโดยแต่ละแท็บคำสง่ั จะจดั เกบ็ ชดุ คำส่ังเรยี งไวเ้ ปน็ กลมุ่ ๆ
5. Normal View เปน็ มุมมองการทำงานท่ีมีใหเ้ ลือกใชง้ าน 2 รปู แบบ คอื แบบ Slides (ใช้สำหรับ
จดั วางและปรับแตง่ องค์ประกอบบนแผ่นสไลด์)และแบบ Outline (ใชส้ ำหรับกำหนดและจดั ลำดบั
หวั ข้องานทีจ่ ะนำเสนอ)
6. พืน้ ทส่ี ำหรบั ใชอ้ อกแบบและจัดวางองคป์ ระกอบต่างๆ บนแผ่นสไลด์
7. Status bar แถบแสดงสถานการณท์ ำงาน
8. View ส่วนท่ใี ชส้ ับเปลย่ี นมุมมองการแสดงผลแผ่นสไลด์
9. Zoom Level เครือ่ งมอื ทใี่ ชย้ ่อหรือขยายขนาดการแสดงผลการสรา้ งงานนำเสนอใหม่

โปรแกรม PowerPoint มกี ารสร้างงานใหม่ได้ 2 แบบ
• สรา้ งจาก Template (ต้นแบบ)
• สรา้ งแบบ New Blank Presentation

Ribbon ( รบิ บอน )
4.1 แทบ็ เมนูแรกก็คือ การจัดหนา้ ตา่ งๆ เคา้ โครง เปน็ ต้น ฯ

4.2 แทบ็ เมนแู ทรก คือ การใส่รูป ตาราง แผนภูมิ เปน็ ตน้ ฯ

4.3 แทบ็ เมนอู อกแบบ คือ การออกแบบพ้นื หลงั ตามท่ีตอ้ งการ

4.4 แทบ็ เมนูการเปลยี่ นโชวส์ ไลด์ คือ เลอื กภาพสไลดใ์ นรูปแบบตา่ งๆ
4.5 แท็บเมนูภาพเคลื่อนไหว คือ การให้ภาพเปลี่ยนเปน็ รูปแบบทีเ่ ราเลือก
4.6 แทบ็ เมนกู ารนำเสนอภาพสไลด์ คือ
4.7 แท็บเมนรู วี วิ คือ ภาษา แปล
4.8 แทบ็ มมุ มอง คือ กำหนดไม้บรรทดั เส้นตาราง เสน้ บอกแนว เป็นต้นฯ

03.การสรา้ งงานนำเสนอใหมจ่ าก Template
การสรา้ งงานนำเสนอใหมจ่ าก Template
เปน็ การสรา้ งงาน Presentation โดยมีพื้นสไลด์สวยงานให้เลอื กใช้ มีขัน้ ตอนดงั นี้
1. คลิกปมุ่ Office Button เลือกคำส่ัง New
2.จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ New Presentation ส่วนของ Template เลือกคำสั่ง Installed Template

3.เลือกแบบทตี่ ้องการ ดตู วั อย่างดา้ นขวา เสรจ็ แลว้ คลิกปมุ่ Createหรืออีกวิธหี นึง่ คอื
สรา้ ง Template จาก คำส่ัง Installed Themes กไ็ ด้
มขี ั้นตอนดังนี้
1.คลิกปมุ่ Office Button เลือกคำส่งั New
2.จะปรากฏไดอะลอ็ กบอ็ กซ์ New Presentation สว่ นของ Template เลือกคำสงั่ Installed Themes

3.เลอื กแบบท่ตี อ้ งการ ดูตัวอยา่ งดา้ นขวา เสร็จแล้วคลิกปุ่ม Create

04.การสร้างงานนำเสนอเปลา่
การสร้างงานนำเสนอใหมจ่ าก Blank Presentation
1. คลิกปุ่ม Office Button เลอื กคำสง่ั New
2. จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ New Presentation ส่วนของ Template ท่ีหัวข้อ Blank and
recent เลือกคำส่ัง Blank Presentation -> คลิกปุ่ม Create

3. คลิกในกรอบข้อความ แล้วพิมพไ์ ด้เลย

05.การบนั ทกึ (Save) งานนำเสนอ

การบันทกึ เอกสาร
เม่อื คุณพิมพ์งานเอกสารเสร็จแล้ว กต็ อ้ งทำการบนั ทึกข้อมูลลงใน disk มีขน้ั ตอนดงั น้ี

1.คลิกปุ่ม Save บนแถบ Quick Access Toolbar หรือ คลิกปุ่ม Office Button เลอื ก
คำสง่ั Save หรือ Save As ก็ได้
2.จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ของ Save As ให้กำหนดรายละเอียด

3.ทช่ี ่อง Save in เลือกตำแหนง่ ไดรฟ์ และโฟลเดอรท์ ีต่ ้องการเก็บข้อมลู ทช่ี ่อง File name พิมพ์ชื่อไฟล์
จากตวั อย่างนี้ใหช้ ื่อว่า Mulitmedia -> คลิกปุ่ม Save จะไดไ้ ฟล์นามสกลุ .pptx
06.ข้อความ
การสรา้ งข้อความ มี 2 แบบ
1. สรา้ งโดยการใช้ Text box
2. สร้างโดยการใช้ WordArt
การสรา้ งขอ้ ความโดยการใช้ Text box

เมือ่ คุณต้องการกรอบขอ้ ความแบบปกติ ใหส้ รา้ งโดยการใช้ Text box มขี ้ันตอนดงั น้ี
1. คลิกแท็บ Insert เลือกปุ่ม Text box
2. Drag วางบนพื้นที่วา่ งของสไลด์ พิมพข์ ้อมลู ไดท้ ันที

การสร้างข้อความโดยการใช้ WordArt
เม่อื คุณต้องการขอ้ ความที่สวยงามกวา่ ปกติ ใหส้ ร้างโดยการใช้ WordArt มขี ้ันตอนดงั นี้

1. คลกิ แท็บ Insert เลือกปุ่ม WordArt จะปรากฏแบบอกั ษรต่างๆให้เลอื ก

2. คลิกแบบที่ต้องการ จะแสดงกรอบดังรปู

3. พิมพข์ อ้ ความไดเ้ ลย

การตกแตง่ ขอ้ ความใน WordArt
ถ้าต้องการเปลยี่ นแปลงแก้ไขขอ้ ความใน WordArt มีขั้นตอนดงั นี้

1. เลือก WordArt ทีจ่ ะแก้ไข
2. คลกิ ป่มุ เคร่ืองมือจากแถบ Ribbon ชอ่ื Format

3. รูปแบบของ WordArt นั้นกจ็ ะเปลี่ยนแปลงไป

07.รปู ร่าง (AutoShape)
การสร้าง AutoShape
ถ้าต้องการวาดรปู เอง ใช้เคร่ืองมอื AutoShape เข้ามาชว่ ยในการทำงาน มขี ั้นตอนดังน้ี
1. คลิกแทบ็ Insert เลือกคำสั่ง Shapes
2. คลกิ เลือกรปู ท่ตี ้องการวาด แลว้ drag ลงบนพนื้ ที่ในสไลด์

08.รปู ภาพ (Picture/ClipArt)
การสรา้ งรูปภาพ (Picture/ClipArt)
ในกรณีท่ีคุณต้องการเลอื กรูปภาพจากแฟม้ งานอนื่ เลือกจากคำสัง่ Picture มีข้ันตอนดังน้ี
1. คลกิ แทบ็ Insert เลือกคำส่งั Picture
2. จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ Insert Picture

3. เลือกไดรฟ์ และโฟลเดอร์ทีเ่ กบ็ ขอ้ มูลรปู ภาพ จากนน้ั ดับเบ้ิลคลิกท่ีชื่อไฟล์รูปภาพท่ตี ้องการ
ในกรณีที่คณุ ต้องการเลือกรูปภาพจากโปรแกรมท่มี ีอยูแ่ ล้ว เลือกจากคำสัง่ ClipArt มขี ้นั ตอนดังน้ี
1. คลิกแทบ็ Insert เลือกคำสง่ั ClipArt
2. ที่แถบ Task Pane ด้านขวา

3. ภายในกรอบ ClipArt จะแสดงรปู ภาพทง้ั หมด คลิกเลือกรูปทต่ี ้องการไดเ้ ลย
09.กำหนด Effect ให้แตล่ ะสไลด์
การกำหนด Effect ให้แต่ละสไลด์

หลงั จากทีส่ ร้างสไลดเ์ สรจ็ แล้ว เพ่อื ให้การนำเสนอผลงานดูนา่ สนใจข้นึ คุณสามารถ
กำหนด Effect การเคล่ือนไหวของสไลด์แตล่ ะหนา้ ได้ มขี ัน้ ตอนดังน้ี
1. คลิกแถบ Ribbon ชื่อ Animations หัวข้อ Transition to This Slide

2. สว่ นนที้ ีแ่ ถบ Scrollbar คลกิ ปุ่มลกู ศรลง จะปรากฏแบบของ Effect การเลอ่ื นสไลด์ใหเ้ ลอื ก

3. นำเมาสไ์ ปชีท้ ี่ Transition แต่ละแบบ จะแสดงตัวอย่างบนสไลด์ปจั จบุ ันทันที

4. คลิกเลอื กแบบที่ตอ้ งการ
10.กำหนดความเร็วในขณะท่ีเปล่ียนสไลด์
กำหนดเสียงและความเรว็ ในขณะเปลี่ยนสไลด์
หลังจากเลอื ก Transition แลว้ ต้องการกำหนดรายละเอยี ดเพ่ิมเติม มีขนั้ ตอนดงั น้ี
1. คลิกทช่ี ่อง Transition Speed เลอื กความเร็วในการเปล่ยี นสไลด์

2. คลิกป่มุ Apply To All เพื่อใหท้ ำกับสไลดท์ ั้งหมด ถ้าต้องการทำกับสไลด์หนา้ เดยี วกไ็ ม่ตอ้ งเลอื กปุ่มน้ี

11.กำหนดเสียง
การกำหนดเสยี ง
หลงั จากเลือก Transition แล้ว ตอ้ งการกำหนดรายละเอียดเพิ่มเติม มขี ั้นตอนดงั นี้
1. คลกิ ปมุ่ ลูกศรลงของชอ่ ง Transition Sound เลอื กเสยี งทตี่ ้องการ

3. คลิกปมุ่ Apply To All เพ่ือให้ทำกับสไลดท์ ั้งหมด ถา้ ต้องการทำกบั สไลด์หนา้ เดียวกไ็ ม่ต้องเลอื กปุม่ นี้

12.ต้ังเวลาการเปล่ียนสไลด์
ตง้ั เวลาการเปลย่ี นสไลด์
เม่อื กำหนด Effect และรายละเอยี ดอน่ื ๆ แล้ว ตอ้ งการกำหนดเวลาในการเปลย่ี นสไลด์ มีขัน้ ตอนดงั นี้

• ที่สว่ นของ Advance Slide มีใหเ้ ลอื ก 2 แบบ คือ

13.การกำหนด Animation แบบอตั โนมตั ิให้กับข้อความ และวตั ถุ
การกำหนด Animation แบบอัตโนมัตใิ หก้ ับขอ้ ความ และวตั ถุ

เม่อื คุณทำการพิมพ์ข้อความ สรา้ งรปู ภาพ ตาราง หรอื วตั ถุ (Object) อนื่ ๆ ในสไลด์ แล้วตอ้ งการ
กำหนด Animation ใหก้ ับ Object นัน้ วิธีการนเ้ี ป็นวิธีทง่ี ่ายและรวดเรว็ มีขั้นตอนดงั น้ี
1. เปดิ สไลดห์ นา้ ทจ่ี ะกำหนด Animation คลิกเลอื กข้อความหรือวัตถุท่ีตอ้ งการ
2. ทแ่ี ทบ็ Animations คลิกปมุ่ ลกู ศรลงในสว่ นของ
เลือกแบบแล้วดูตัวอย่างจากขอ้ ความในสไลด์

14.การกำหนดตัวเลือก (Option) เพิ่มเตมิ ของ Animation
การกำหนดตัวเลอื ก (Option) เพิ่มเตมิ ของ Animation
เมือ่ เลือกแบบ Animation ของข้อความและวัตถุแลว้ ตอ้ งการกำหนดรายละเอียดเพ่ิมเตมิ มี 2 วิธี คอื
วิธที ี่ 1
ท่แี ถบ Task Pane ด้านขวา จะแสดงคำส่งั ในสว่ นของ Modify ใหเ้ ปลี่ยนแปลงรายละเอียด

วิธีที่ 2
1. คลกิ ปุ่มลูกศรลงของชื่อ Animation ท่ีเลอื ก แลว้ คลกิ คำสง่ั Effect Options

2. จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ของ Effect Options ดังรูป

3. เมอื่ กำหนดรายละเอยี ดในหวั ขอ้ ต่างๆ แลว้ คลิกปุ่ม OK
4. ทดลองแสดงตัวอยา่ งของ Animation โดยการคลิกปุม่ Play หรือปมุ่ Slide Show ก็ได้

15.การสรา้ งไดอะแกรมในรูปแบบต่างๆและการใสข่ อ้ มูลใหก้ ับไดอะแกรม
การสรา้ งไดอะแกรมในรปู แบบต่างๆ

โปรแกรม PowerPoint คุณกส็ ามารถนำเสนอขอ้ มูลในลกั ษณะของไดอะแกรมได้เหมือนกบั โปรแกรมอ่นื ๆ ท่ี
เคยเรยี นมาแลว้ มขี ้ันตอนดงั น้ี
1. เปดิ สไลด์หน้าใหม่ คลกิ ลูกศรลงของปุ่ม
2. เลอื กแบบสไลด์ทีเ่ ปน็ ไดอะแกรม ในท่ีนีเ้ ลือกแบบที่ 2 Title and Content

3. คลกิ ไอคอน Insert SmartArt Graphic เลอื กแบบของไดอะแกรม เสรจ็ แล้วคลิกปุ่ม OK

4. จะแสดงไดอะแกรมตามแบบทเ่ี ลือก

การใส่ขอ้ มูลใหก้ บั ไดอะแกรม
1. คลกิ ช่อง [Text] พิมพ์ข้อความท่ตี ้องการ
2. คลิกชอ่ ง Click to add title พิมพ์หัวข้อเรอ่ื งของไดอะแกรม

16.การใชเ้ ครือ่ งมอื ตกแต่งไดอะแกรม
การใชเ้ ครื่องมือตกแตง่ ไดอะแกรม

เพ่อื ความสวยงามของไดอะแกรมทส่ี ร้าง คุณสามารถจัดรปู แบบไดอะแกรมได้ มีข้นั ตอนดังน้ี
1. คลิกส่วนของไดอะแกรมที่ตอ้ งการตกแตง่
2. จะปรากฏแถบ Ribbon ช่ือ SmartArt Tools หัวข้อ Design ใหเ้ ลือกใชไ้ ดเ้ ลย

17.การสรา้ งและตกแต่งรปู ภาพให้เปน็ อัลบั้มทนี่ ำเสนอได้ทันที

การสร้างและตกแต่งรูปภาพใหเ้ ปน็ อัลบ้ัมทน่ี ำเสนอได้ทนั ที
จากการทำงานกับรปู ภาพปกติ คณุ สามารถสรา้ งรปู ภาพเป็นอัลบัม้ ได้ มีขน้ั ตอนดังน้ี

1. คลกิ แท็บเลอื ก Insert ปมุ่ จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ Photo Album

2. คลิกปุ่ม เพื่อเลือกตำแหน่งท่เี ก็บข้อมลู และชื่อไฟล์รูปภาพทต่ี ้องการ เสร็จแลว้ คลิก
ปุ่ม Insert

3. ตอ้ งการเลือกชื่อไฟล์อื่นอีกคลกิ ปุ่ม เลอื กช่ือไฟลร์ ปู ภาพตามท่ตี อ้ งการ จะปรากฏชอ่ื
ไฟลภ์ าพในกรอบตวั อย่าง Pictures in album

4. กำหนดรายละเอียดเพิ่มเตมิ ได้ โดยคลกิ เลือกรปู ภาพ แล้วคลิกปุ่มเครือ่ งมือด้านลา่ ง

5.ถ้าตอ้ งการเปลี่ยนลำดับของภาพ คลิกปุ่ม หรอื ถา้ ต้องการลบภาพ คลิกปุ่ม

6. ในส่วนของ Picture Options: คลกิ ที่คำส่ัง All pictures black and white จะมีผลทำใหร้ ูปภาพ

ทง้ั หมดเปน็ สขี าว-ดำ

7. ในสว่ นของ Album Layout เลอื กโครงสร้างของอัลบั้มภาพ ดูตัวอย่างจากกรอบด้านขวา เสรจ็ แล้วคลกิ

ปมุ่
8. จะปรากฏภาพทง้ั หมดในสไลดใ์ หม่

18.การแกไ้ ขอัลบ้ัมภาพทสี่ ร้างไว้
การแกไ้ ขอัลบมั้ ภาพที่สร้างไว้
หลังจากที่คุณสรา้ งอัลบ้ัมภาพเสรจ็ แลว้ ตอ้ งการแกไ้ ข มีข้ันตอนดงั นี้

1. อยู่ทไี่ ฟลอ์ ัลบ้ัมภาพ

2. คลกิ แทบ็ Insert แล้วคลิกลูกศรลงของปุ่ม จะมีคำสง่ั ให้เลือก คลกิ ที่

คำสง่ั จะปรากฏไดอะล็อกบอ็ กซ์ให้กำหนดหรือแก้ไขรายละเอียด

3. จากตวั อยา่ งน้ที ำการเพิ่มรูปภาพเขา้ ไปในอัลบมั้ โดยการคลกิ ปมุ่ แลว้ เลือกรูปภาพท่ี
ต้องการเขา้ มาเพิ่ม

เมอื่ ทำการแกไ้ ขรายละเอยี ดเสรจ็ แล้ว คลกิ ป่มุ จะปรากฏรปู ภาพที่เพ่มิ ในอลั บั้มรปู นั้น

19.กำหนดลกั ษณะของการนำเสนอ

กำหนดลกั ษณะของการนำเสนอ
ในการนำเสนอผลงาน คณุ สามารถเลือกชนิดของการแสดงผลได้ มีขนั้ ตอนดงั นี้

1. คลิกแทบ็ Slide Show เลอื กปุ่ม จะปรากฏไดอะลอ็ กบ็อกซใ์ ห้กำหนดรายละเอียด

2. ตอ้ งการกำหนดลักษณะการนำเสนอ เลือกจากในส่วนของ Show Type

20.กำหนดตวั เลือกสำหรับการนำเสนอ
กำหนดตัวเลือกสำหรบั การนำเสนอ
หลังจากทเี่ ลอื กชนดิ ของการแสดงผล คณุ สามารถกำหนดตัวเลอื กในการนำเสนอผลงานได้ มขี น้ั ตอนดงั น้ี

▪ ที่ไดอะล็อกบ็อกซ์ Setup Show ใหก้ ำหนดตัวเลือกการนำเสนอจากสว่ นของ Show Options

21.กำหนดจำนวนสไลดท์ ่ีต้องการนำเสนอ
กำหนดจำนวนสไลด์ท่ีตอ้ งการนำเสนอ

หลังจากที่กำหนดตัวเลอื กของการนำเสนอแลว้ คุณสามารถกำหนดจำนวนสไลด์ท่ตี อ้ งการนำเสนอผลงานได้
มขี ั้นตอนดังนี้
1. ทไ่ี ดอะล็อกบ็อกซ์ Setup Show ใหก้ ำหนดจำนวนสไลด์ทต่ี ้องการนำเสนอจากสว่ นของ Show slides

2. กำหนดจำนวนสไลดเ์ สร็จแลว้ คลกิ ปุ่ม OK