บทที่ 4 ความรู้เบื้องต้นMC office Excel

บทที่ 4
ความรูเ้ บอื้ งตน้ ในการใชโ้ ปรแกรม Microsoft Excel

โปรแกรม Excel เป็ นโปรแกรมประเภท Spread sheet
ใชส้ ำหรบั งำนตำรำง คำนวณ และนำเสนอขอ้ มลู ตวั เลขดว้ ยกรำฟแบบตำ่ งๆ

เนือ้ หำทจี่ ะไดใ้ นโปรแกรมนี้
01.เรมิ่ ใชง้ ำนโปรแกรม Microsoft Excel
02.รจู ้ กั สว่ นประกอบของหนำ้ จอโปรแกรม
03.กำรเพมิ่ ป่ ุมทลู บำรใ์ น Quick Access Toolbar
04.กำรยกเลกิ ป่ มุ ทลู บำรใ์ น Quick Access Toolbar
05.กำรป้ อนขอ้ มูล แกไ้ ขขอ้ มูล และลบขอ้ มลู
06.กำรบนั ทกึ เอกสำรลงใน disk
07.กำรทำงำนกบั แผ่นงำน
08.กำรเลอื กชว่ งขอ้ มลู
09.กำรใชง้ ำนตำรำง
10.กำรจดั รปู แบบขอ้ มูลในแผ่นงำน
11.กำรสรำ้ งกรำฟ
12.กำรเปลยี่ นชนิดของกรำฟและกำรลบกรำฟ
13.กำรใสส่ ตู รคำนวณปกติ
14.ลำดบั ควำมสำคญั ของเครอื่ งหมำยทำงกำรคำนวณ
15.กำรคำนวณหำผลรวม และกำรสรำ้ งสตู รดว้ ยฟังกช์ น่ั อนื่
16.กำรสรำ้ งสตู รอยำ่ งงำ่ ยพรอ้ มค่ำคงที่
และขอ้ ผดิ พลำดทว่ั ไปเมอื่ ใชส้ ตู ร

01.เรมิ่ ใชง้ านโปรแกรม Microsoft PowerPoint
เรมิ่ ใชง้ ำนโปรแกรม Microsoft Office PowerPoint
1. คลกิ ป่ มุ Start บนแถบ Task bar
2. เลอื ก All Programs -> Microsoft Office
3. เลอื ก Microsoft Office PowerPoint 2007 จะเปิ ดใหใ้ ชง้ ำนไดท้ นั ที

02.รูจ้ กั สว่ นประกอบของหน้าจอโปรแกรม

ส่วนประกอบของหนา้ จอโปรแกรม
กอ่ นทจี่ ะทำงำนกบั โปรแกรม Microsoft Office

Excel คณุ จะตอ้ งรจู ้ กั กบั ส่วนประกอบของหนำ้ จอโปรแกรมกอ่ น
เพอื่ จะไดเ้ ขำ้ ใจถงึ สว่ นต่ำงๆ ทจี่ ะกลำ่ วอำ้ งถงึ ในเนือ้ หำนีไ้ ดง้ ำ่ ยขนึ้

• Office Button เป็ นป่ ุมคำสง่ั เกย่ี วกบั กำรทำงำนของแฟ้ มงำน

เชน่ New, Open, Save, Save As, Print, Close, ฯลฯ

• Quick Access
Toolbar เป็ นแถบเครอื่ งมอื ใหค้ ณุ เรยี กใชง้ ำนไดอ้ ย่ำงรวดเรว็
ผูใ้ ชส้ ำมำรถเพมิ่ ป่ มุ คำสง่ั ทใี่ ชง้ ำนบ่อยๆ ไวใ้ นแถบเครอื่ งมอื นีไ้ ด ้

• Title แถบแสดงชอื่ โปรแกรมและชอื่ ไฟลป์ ัจจบุ นั ทคี่ ณุ เปิ ดใชง้ ำนอยู่
bar

• แถบ Ribbon เป็ นแถบทรี่ วบรวมคำสง่ั ตำ่ งๆ ของเมนูหรอื ทูลบำร ์
เพอื่ ใหผ้ ูใ้ ชเ้ ลอื กใชง้ ำนงำ่ ยขนึ้

• Name box แสดงตำแหน่งเซลลป์ ัจจบุ นั
• Formula bar แถบแสดงสตู รคำนวณหรอื ขอ้ มลู ทคี่ ณุ พมิ พ ์
• Active cell เซลลป์ ัจจบุ นั ทกี่ ำลงั ทำงำนอยู่
• Worksheet พนื้ ทใี่ ชง้ ำนของโปรแกรม

03.การเพมิ่ ป่ ุมทูลบารใ์ น Quick Access Toolbar

การเพมิ่ ป่ ุมทูลบารใ์ น Quick Access Toolbar
ป่ มุ ทลู บำรท์ ตี่ อ้ งกำรใชง้ ำนบ่อยๆ คณุ สำมำรถเพมิ่ เขำ้ มำใน Quick Access

Toolbar ได ้
มขี นั้ ตอนดงั นี้
1. ป่ ุมลูกศรลงของ Quick Access Toolbar จะปรากฏคาสง่ั

2. ใหเ้ ลอื กใช้
3. เลอื กคาสง่ั ทตี่ อ้ งการใชบ้ อ่ ย เช่น New, Open, Print

Preview,Quick Print, ฯลฯ

04.การยกเลกิ ป่ ุมทูลบารใ์ น Quick Access Toolbar

การยกเลกิ ป่ ุมทูลบารใ์ น Quick Access Toolbar
ป่ มุ ทลู บำรท์ เี่ พมิ่ เขำ้ มำแลว้ ไมต่ อ้ งกำรใชง้ ำน คณุ สำมำรถยกเลกิ ออกได ้
มขี นั้ ตอนดงั นี้
1. คลกิ ขวาในแถบ Quick Access
Toolbar จะปรากฏคาสง่ั ใหเ้ ลอื กใช้
2. ตอ้ งการยกเลกิ ป่ ุมทูลบารใ์ หเ้ ลอื กคาสง่ั Remove from Quick
Access Toolbar

05.การป้ อนขอ้ มูล แกไ้ ขขอ้ มูล และลบขอ้ มูล
การป้ อนขอ้ มูล มี 3 วธิ ี

1. พมิ พข์ อ้ มูลทตี่ อ้ งการ เสรจ็ แลว้ กดป่ ุม Enter
2. พมิ พข์ อ้ มูลทตี่ อ้ งการ เสรจ็ แลว้ กดป่ ุม Arrow key (ลูกศรสที่ ศิ ) ทคี่ ยี บ์ อรด์
3. พมิ พข์ อ้ มูลทตี่ อ้ งการ เสรจ็ แลว้ คลกิ ป่ ุม Enter บน Formula bar

การยกเลกิ ขอ้ มูลทกี่ าลงั พมิ พ ์ มี 2 วธิ ี
• วธิ ที ี่ 1 กดป่ ุม Esc ทคี่ ยี บ์ อรด์
• วธิ ที ี่ 2 คลกิ ป่ มุ Cancel บน Formula bar

การแกไ้ ขขอ้ มูล มี 3 วธิ ี
1. เลอื กตาแหน่งเซลลท์ ตี่ อ้ งการแกไ้ ขขอ้ มูล
วธิ ที ี่ 1 กดป่ ุม F2 ทคี่ ยี บ์ อรด์
วธิ ที ี่ 2 คลกิ ตำแหน่งทจี่ ะแกไ้ ขบน Formula bar
วธิ ที ี่ 3 ดบั เบลิ้ คลกิ ทตี่ ำแหน่งเซลลน์ ้ัน
2. ทาการแกไ้ ขขอ้ มูล เสรจ็ แลว้ กด Enter

การลบขอ้ มูล มี 3 วธิ ี

1.เลอื กตาแหน่งเซลลท์ ตี่ อ้ งการลบขอ้ มูล
วธิ ที ี่ 1 กดป่ ุม Delete ทคี่ ยี บ์ อรด์

วธิ ที ี่ 2 คลกิ ขวำเลอื กคำสง่ั Clear Contents

วธิ ที 3ี่ แท็บ Home คลกิ ลกู ศรลงของป่ มุ Clear จะปรำกฏคำสง่ั ใหเ้ ลอื กใช ้

06.การบนั ทกึ เอกสารลงใน disk
การบนั ทกึ เอกสารลงใน disk
เมอื่ คณุ สรำ้ งแฟ้ มงำนเสรจ็ แลว้
ตอ้ งทำกำรบนั ทกึ ขอ้ มูลลงใน disk มขี นั้ ตอนดงั นี้
1. คลกิ ป่ ุม Save บนแถบ Quick Access
Toolbar หรอื คลกิ ป่ ุม Office
Button เลอื กคาสง่ั Save หรอื Save As ก็ได้
2. จะปรากฏไดอะลอ็ กบอ็ กซข์ อง Save As ใหก้ าหนดรายละเอยี ด

3. ทชี่ อ่ ง Save
in เลอื กตาแหน่งไดรฟ์ และโฟลเดอรท์ ตี่ อ้ งการเก็บขอ้ มูล
4. ทชี่ อ่ ง File name พมิ พช์ อื่ ไฟล ์ จากตวั อยา่ งนีใ้ หช้ อื่ ว่า Salary -
> คลกิ ป่ ุม Save จะไดไ้ ฟลน์ ามสกุล .xlsx

07.การทางานกบั แผ่นงาน
การทางานกบั แผ่นงาน (Sheet)

ปกตแิ ฟ้ มงำนของ Excel จะแสดง Worksheet 3 sheet ใหใ้ ชง้ ำน
ถำ้ ตอ้ งกำรเพมิ่ sheet, ลบ sheet, copy sheet, ฯลฯ มขี น้ั ตอนดงั นี้

• คลกิ ขวาชอื่ sheet ทตี่ อ้ งการ จะปรากฏคาสง่ั ใหเ้ ลอื กใช้

08.การเลอื กช่วงขอ้ มูล
การเลอื กชว่ งขอ้ มูล
ไมว่ ่ำจะทำอะไรก็ตำมกบั ขอ้ มลู ใน Worksheet อยำ่ งแรกทตี่ อ้ งทำคอื
กำรเลอื กชว่ งขอ้ มลู ซงึ่ มหี ลำยวธิ ี ดงั นี้

09.การใชง้ านตาราง

การใชง้ านตาราง
ในกรณีทคี่ ณุ ทำงำนกบั ตำรำง แลว้ ตอ้ งกำรแทรกขอ้ มลู หรอื ลบตำรำง มขี น้ั ตอนดงั นี้
1. เลอื กช่วงขอ้ มูลทตี่ อ้ งการ เชน่ คอลมั น์ C ถงึ E
2. คลกิ ขวาหวั คอลมั น์ / แถว จะปรากฏคาสง่ั ใหเ้ ลอื ก

Insert แทรกคอลมั น์ / แถว

Delete ลบคอลมั น์ / แถว

Column Width ปรบั ควำมกวำ้ งของคอลมั น์

Hide ซอ่ นคอลมั น์ / แถว

Unhide ยกเลกิ กำรซอ่ นคอลมั น์ / แถว

หรอื ใชป้ ่ ุมเครอื่ งมอื ในกำรทำงำนกไ็ ด ้ ทแี่ ท็บ Home เลอื กจำกหวั ขอ้ Cells

10.การจดั รูปแบบขอ้ มูลในแผน่ งาน

การจดั รูปแบบขอ้ มูลในแผ่นงาน
เมอื่ พมิ พข์ อ้ มลู เสรจ็ แลว้ กท็ ำกำรตกแต่งขอ้ งมลู ใหส้ วยงำม มขี น้ั ตอนดงั นี้
1. เลอื กชว่ งขอ้ มูลทตี่ อ้ งการ

2. แถบ Ribbon ชอื่ Home คลกิ ป่ ุมเครอื่ งมอื บนทูลบาร ์

หรอื จดั รปู แบบขอ้ มลู โดยกำรใชเ้ มนู มขี น้ั ตอนดงั นี้
1. เลอื กช่วงขอ้ มูลทตี่ อ้ งการ
2. คลกิ ขวาเลอื กคาสง่ั Format Cells

Number จดั รปู แบบตวั เลข

Alignment กำรจดั วำงขอ้ ควำม

Font ชนิดของตวั อกั ษร

Border กำหนดเสน้ ขอบ
Fill กำหนดสพี นื้ และลำย

Protection ป้ องกนั กำรแกไ้ ขขอ้ มูล

3. กาหนดรายละเอยี ดเสรจ็ แลว้ คลกิ ป่ ุม OK

11.การสรา้ งกราฟ
การสรา้ งกราฟ

ขอ้ มูลในโปรแกรม Excel สว่ นใหญจ่ ะเป็ นขอ้ มูลเกย่ี วกบั ตวั เลข
ถำ้ คณุ นำตวั เลขเหลำ่ น้ันมำแสดงเป็ นกรำฟจะทำใหข้ อ้ มูลของคณุ ดงู ่ำยขนึ้
มขี นั้ ตอนดงั นี้
1. เลอื กช่วงขอ้ มูลทตี่ อ้ งการนามาสรา้ งกราฟ
ในทนี่ ีเ้ ลอื กชว่ งเซลล ์ A2-B5, D2-D5
2.
คลกิ แท็บ Insert เลอื กประเภทของกราฟจากหวั ขอ้ Chart จากตวั อย่
างเลอื กแบบ Column

3. จะปรากฏรูปแบบย่อยใหค้ ลกิ เลอื กไดท้ นั ที
4. จากนน้ั จะแสดงรูปกราฟทสี่ รา้ งไว้
พรอ้ มกบั แถบ Ribbon ชอื่ Chart
Tools หวั ขอ้ Design ใหก้ าหนดรายละเอยี ดเพมิ่ เตมิ

12.การเปลยี่ นชนิดของกราฟและการลบกราฟ
การเปลยี่ นชนิดของกราฟ

หลงั จำกสรำ้ งกรำฟเสรจ็ แลว้ ตอ้ งกำรเปลยี่ นแบบกรำฟใหม่ คณุ สำมำรถทำได ้
มขี นั้ ตอนดงั นี้
1. เลอื กกราฟทตี่ อ้ งการเปลยี่ นรูปแบบ

2. แถบ Chart Tools -> Design หวั ขอ้ Type คลกิ ป่ ุม
3. จะปรากฏไดอะลอ็ กบอ็ กซ ์ Change Chart
Type ใหค้ ลกิ เลอื กแบบทตี่ อ้ งการ

การลบกราฟ
กรำฟทไี่ มใ่ ชแ้ ลว้ ตอ้ งกำรลบออก มขี น้ั ตอนดงั นี้

• คลกิ กราฟทตี่ อ้ งการลบ กดป่ ุม Delete ทคี่ ยี บ์ อรด์
13.การใส่สูตรคานวณปกติ
การใสส่ ูตรคานวณปกติ

1.เลอื กเซลลท์ ตี่ อ้ งกำรแสดงผลลพั ธ ์ จำกตวั อย่ำงนี้ ตำแหน่งเซลลอ์ ย่ทู ี่ D4
2.พมิ พเ์ ครอื่ งหมำย = แลว้ ตำมดว้ ยตำแหน่งเซลล ์
เชน่ =D2*D3 เสรจ็ แลว้ กดป่ ุม Enter
3.ทเี่ ซลล ์ D4 จะแสดงผลลพั ธ ์ และที่ Formula
bar จะแสดงสตู รคำนวณทกี่ ำหนดไว ้

14.ลาดบั ความสาคญั ของเครอื่ งหมายทางการคานวณ

ลาดบั ความสาคญั ของเครอื่ งหมายทางการคานวณ
กำรคำนวณในเครอื่ งคอมพวิ เตอรก์ บั กำรคำนวณจำกเครอื่ งคดิ เลข

ผลลพั ธท์ ไี่ ดจ้ ะต่ำงกนั เนื่องจำกกำรคำนวณในเครอื่ งคอมพวิ เตอร ์
โปรแกรมจะดคู วำมสำคญั ของเครอื่ งหมำยทำงกำรคำนวณดว้ ย
จงึ เป็ นสงิ่ สำคญั อยำ่ งยงิ่ ที่ user จะตอ้ งทรำบในเรอื่ งนี้
เพอื่ ไมใ่ หผ้ ลลพั ธท์ ตี่ อ้ งกำรผดิ เพยี้ นไปจำกปกติ

เครอื่ งหมายทใี่ ช้ ความหมาย
() วงเล็บ
^ ยกกำลงั
*, / คณู , หำร
+,- บวก , ลบ

ควำมสำคญั ของเครอื่ งหมำยทำงกำรคำนวณ จะไล่จำกบนลงลำ่ ง บนสดุ จะสำคญั สงู สดุ
และล่ำงสดุ จะสำคญั ตำ่ สดุ ในสตู รคำนวณสตู รหนึ่ง
ถำ้ เครอื่ งหมำยใดสำคญั กวำ่ ก็จะทำกำรคำนวณเครอื่ งหมำยนั้นกอ่ นแลว้ ไล่ตำมลำดบั ไปเรอื่ ยๆ

15.การคานวณหาผลรวม และการสรา้ งสูตรดว้ ยฟั งกช์ น่ั อนื่

การคานวณหาผลรวม
ถำ้ ตอ้ งกำรหำผลรวมของตวั เลขหลำยๆ ตำแหน่ง

ใหค้ ณุ ใชฟ้ ังกช์ น่ั ของกำรหำผลรวมเขำ้ มำชว่ ย

มขี นั้ ตอนดงั นี้
1. เลอื กเซลลท์ ตี่ อ้ งกำรแสดงผลลพั ธ ์ จำกตวั อย่ำงนี้ ตำแหน่งเซลลอ์ ยู่ที่ H4

2. ทแี่ ท็บHome คลกิ ป่ ุม Sum บนทลู บำร ์

3.
จะปรำกฏสตู รคำนวณ=SUM(B4:G4) ใหด้ ชู ว่ งขอ้ มูลตวั เลขทจี่ ะคำนวณว่ำถกู ตอ้ งหรอื ไม่
สงั เกตจำกเสน้ ประวงิ่ รอบๆ ขอ้ มลู

ถำ้ ถกู ตอ้ งแลว้ กดป่ ุม Enter ถำ้ ไมถ่ กู ตอ้ ง drag คลมุ ชว่ งขอ้ มูลใหมแ่ ลว้ กดป่ ุม Enter

การสรา้ งสูตรดว้ ยฟั งกช์ น่ั ทใี่ ชง้ านบ่อย

โปรแกรม Excel จะทำกำรแบง่ ชดุ ของสตู รคำนวณตำมประเภทกำรใชง้ ำน
ถำ้ คณุ ตอ้ งกำรใชส้ ูตรคำนวณประเภทใด คลกิ เลอื กป่ ุมน้ันไดเ้ ลย หรอื คลกิ ป่ ุม Insert
Function กไ็ ด ้ สตู รคำนวณทนี่ ำมำยกตวั อย่ำงจะเป็ นสตู รทใี่ ชง้ ำนบ่อยๆ มขี นั้ ตอนดงั นี้
1. เลอื กเซลลท์ ตี่ อ้ งกำรแสดงผลลพั ธ ์ จำกตวั อย่ำงนี้ ตำแหน่งเซลลอ์ ยูท่ ี่ C13
2. ทแี่ ท็บ Formula จะแสดงประเภทของสตู รคำนวณใหเ้ ลอื กใช ้
ในทนี่ ีค้ ลกิ ป่ มุ ลกู ศรลงของ AutoSum

3. จะปรำกฏสตู รคำนวณทใี่ ชง้ ำนบอ่ ยๆ ใหเ้ ลอื ก

Average สตู รกำรหำค่ำเฉลยี่

Count Numbers สูตรกำรนับจำนวนขอ้ มูล

Max สตู รกำรหำคำ่ สงู สดุ

Min สูตรกำรหำคำ่ ต่ำสดุ

More Functions สตู รอนื่ ๆ

4. ในทนี่ ีเ้ ลอื กคำ่ สงู สุด คลกิ ทฟี่ ังกช์ น่ั Max -> drag คลมุ ชว่ งขอ้ มลู ตวั เลขทตี่ อ้ งกำร

เสรจ็ แลว้ กดป่ ุม Enter

16.การสรา้ งสูตรอยา่ งง่ายพรอ้ มค่าคงที่
และขอ้ ผดิ พลาดทว่ั ไปเมอื่ ใชส้ ูตร

การสรา้ งสูตรอย่างง่ายพรอ้ มค่าคงที่
ในสูตรคำนวณบำงครงั้ ตอ้ งกำรอำ้ งองิ ค่ำตำแหน่งเซลลเ์ ดยี ว เวลำ copy สตู ร ไม่ตอ้ งกำรใ

กำรอำ้ งองิ แบบ Absolute ในตวั อย่ำงนีต้ อ้ งกำรคำนวณหำผลต่ำงระหว่ำงค่ำใชจ้ ำ่ ย (B3) กบั
1. เลอื กเซลลท์ ตี่ อ้ งกำรแสดงผลลพั ธ ์ จำกตวั อย่ำงนี้ ตำแหน่งเซลลอ์ ยู่ที่ C3

2. ใสส่ ตู รคำนวณ =B3-$C$16 เสรจ็ แลว้ กดป่ ุม Enter
3. ทำกำร copy สตู รคำนวณลงมำ จะเห็นว่ำตำแหน่ง C16 จะเป็ นคำ่ คงทตี่ ลอด ไม่มกี ำรเปลยี่

ขอ้ ผดิ พลาดทว่ั ไปเมอื่ สรา้ งสูตร

#VALUE! หมำยถงึ ในสตู รคำนวณปกตมิ กี ำรอำ้ งองิ ตำแหน่งเซลลท์ เี่ ป็ นตวั อกั ษร

#NAME? หมำยถงึ ชอื่ ฟังกช์ น่ั ทใี่ ชพ้ มิ พผ์ ดิ