คู่มือกฤษดาพร

คู่มือปฏิบตั ิ
งานเลขานุการ

นางสาวกฤษดาพร จันทร์ทอง
สาขาวชิ าการจัดการสานกั งาน

วทิ ยาลยั อาชวี ศกึ ษาลาปาง

คมู่ ือปฏบิ ัติงานเลขานุการ

เสนอ
ครปู รยี า ปันธิยะ

จัดทาโดย
นางสาวกฤษดาพร จันทรท์ อง

เลขท่ี 1 สบล.63.1
สาขาวิชาการเลขานกุ าร

ค่มู อื ปฏิบัติงานของเลขานกุ าร เลม่ นเ้ี ปน็ ส่วนหนง่ึ
ของวิชา 30203-2004 การจัดการเอกสารระบบอิเล็กทรอนกิ ส์

ภาคเรยี นที่ 1 ปกี ารศกึ ษา 2564
วทิ ยาลัยอาชวี ศึกษาลาปาง

ก

คานา

คู่มือปฏิบัติงานเลขานุการฉบับนี้ เป็นเพียงส่วนหนึ่งของภารกิจหลักของงานเลขานุการ
ซึ่งข้าพเจ้า นางสาวกฤษดาพร จันทร์ททอง นักศึกษา สบล.63.1 สาขาวิชาการเลขานุการ วิทยาลัย
อาชีวศึกษาลาปางได้จัดทาข้ึนเพื่อจัดเก็บข้อมูลความรู้ เก่ียวกับหลักการ แนวทาง เทคนิค ข้ันตอน วิธี
ปฏิบตั งิ าน ให้มปี ระสิทธภิ าพมากยิง่ ข้นึ

ข้าพเจา้ ตระหนักดีวา่ ภาคปฏบิ ัตหิ นา้ ที่ เลขานกุ าร เป็นภารกิจท่ีต้องมีความเข้าใจในบทบาท
หน้าท่ีความรอบรู้ และความผิดชอบ ดังนั้นจึงหวังว่าคู่มือปฏิบัติงานเล่มน้ีจะเป็นประโยชน์แก่ผู้ปฏิบัติงาน
เลขานุการเพอ่ื ส่งผลใหก้ ารปฏบิ ัตงิ านเลขานุการสาเรจ็ ลุลว่ งดว้ ยดีและมปี ระสิทธภิ าพ

ขอขอบคุณ บิดา มารดา ครู อาจารย์ และคุณครูปรียา ปันธิยะ ครูผู้สอนมา ณ ท่ีน้ีด้วย
ผดิ พลาดประการใด ข้าพเจา้ ขอรบั ไวแ้ ตเ่ พยี งผ้เู ดียว

กฤษดาพร จนั ทร์ทอง
สาขาวชิ าการเลขานกุ าร

สารบัญ ข

เรอ่ื ง หน้า
คานา ก
สารบญั ข
คู่มือการปฏิบัติงานเลขานุการ
1
การนดั หมาย 7
การใช้อีเมล์ 10
การจดระเบยี บวาระการประชุม 13
การตดิ ต่อประสานงาน 16
อ้างอิง

1

คู่มือปฏิบัติงานเลขานุการ

การนัดหมายหมายถึง

การนัดหมาย (Appointment) ผู้ที่ทาหน้าที่เลขานุการจะต้องรับผิดชอบในการจัดการนัดหมาย
ตลอดจนการบันทึกนัดหมายนั้นไว้ เพราะเป็นสิ่งที่จาเป็น และต้องกระทาอย่างรอบคอบไม่ควรใช้วิธีจดจา
เพราะอาจเกดิ ข้อผดิ พลาดได้ ซ่ึงมีขอ้ ควรปฏบิ ตั ิดงั นี้

1. วธิ กี ารนดั หมาย
1.1 การนดั หมายด้วยตนเอง คอื ผู้ทปี่ ระสงค์จะขอพบผู้บังคบั บญั ชามาติดต่อดว้ ยตวั เอง
1.2 การนัดหมายทางโทรศพั ท์ คอื ผ้ทู ีป่ ระสงค์จะขอพบผู้บังคับบัญชามไิ ดม้ าดว้ ยตนเอง
1.3 การนัดหมายทางจดหมายอเิ ลก็ ทรอนิกส์ (E-mail) คือ ผู้ท่ีประสงค์จะขอพบผู้บังคับบัญชา

ใช้เทคโนโลยีด้านการส่ือสารเข้ามาช่วยในการนัดหมาย แต่การนัดหมายในลักษณะน้ี หากผู้บังคับบัญชาหรือ
เลขานุการ ไมไ่ ด้เปิดจดหมายอิเล็กทรอนกิ ส์ (E-mail) กอ็ าจจะทาใหพ้ ลาดการตดิ ตอ่ ได้

2. รูปแบบการลงตารางนัดหมายเมื่อผู้ทาหน้าที่เลขานุการได้นาเรียนให้ผู้บังคับบัญชาทราบเกี่ยวกับ
การนัดหมาย และผู้บังคับบัญชาประสงค์ให้บุคคลเข้าพบ ดังน้ัน ผู้ทาหน้าท่ีเลขานุการจาเป็นต้องลงการนัด
หมายในการตางนัดหมาย ซง่ึ ในระบบมหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ มี 2 รปู แบบ ดงั น้ี

2.1 การลงตารางนดั หมายในสมุดนดั หมาย
2.2 การลงตารางนดั หมายในระบบ Online
3. หลักเกณฑ์การขอเข้าพบ
3.1 การนดั หมายจากบุคคลภายนอก ต้องขอทราบรายละเอียดทั้งชื่อ นามสกุล เร่ืองที่นัดหมาย
วัน เวลาที่ขอนัดหมาย รวมถึงสถานที่ติดต่อกลับและหมายเลขโทรศัพท์ด้วย ทั้งน้ี เพ่ือสอบถามและจัดนัด
หมายกบั วนั เวลาและความประสงคข์ องผูบ้ ังคบั บัญชาในการรบั นัดดว้ ย
3.2 การขอนัดหมายให้ผู้บังคับบัญชาพบบุคคล ซ่ึงส่วนใหญ่จะเป็นบุคคลที่ระดับสูงกว่า
ผู้บังคับบัญชา ดังน้ัน ผู้ทาหน้าที่เลขานุการจะต้องขอคาปรึกษาจากผู้บังคับบัญชาและจัดกาหนดวัน เวลาท่ี
สะดวกในการขอนัดหมาย อย่างน้อย 2 เวลา ซ่ึงอาจจะระบุเวลาที่แน่นอนหรือช่วงเวลา เพ่ือให้เขาเลือกได้
สะดวกข้นึ เช่น “วันจันทร์ ท่ี 10 เวลา 11.00 น. หรือวันอังคารที่ 11 เวลา 11.00 น.” หรือ “วันจันทร์ท่ี
10 ช่วงเช้าหรอื บ่ายก็ได้”
3.3 กรณีท่ีมีบุคคลมาติดต่อโดยมิได้นัดหมาย ผู้ทาหน้าท่ีเลขานุการจะต้องสอบถามก่อนว่าได้มี
การนดั หมายไวล้ ว่ งหนา้ หรือไม่
3.4 กรณที ่มี ไิ ดม้ ีการนดั หมายไว้ และผู้บงั คบั บัญชาอยู่ในสานักงาน ผู้ทาหน้าที่เลขานุการจะต้อง
เป็นผู้ตัดสินใจเบ้ืองต้นอย่างรวดเร็วว่าสมควรให้พบผู้บังคับบัญชาหรือไม่ แต่การตัดสินใจน้ันไม่ควรดูจากการ
แต่งกายของบคุ คล ถ้าพจิ ารณาแลว้ วา่ บุคคลนัน้ ไมส่ มควรใหเ้ ขา้ พบ ผทู้ าหน้าท่ีเลขานกุ ารจะต้องใช้วาทศิลป์ใน
การพูดให้บุคคลนั้นเข้าใจว่า ผู้บังคับบัญชาติดภารกิจสาคัญอยู่ไม่อาจให้เข้าพบได้ ดังนั้น อาจขอให้ฝาก
ขอ้ ความเพ่ือให้ผูบ้ งั คบั บญั ชาพจิ ารณาและกาหนดวนั นดั หมายในภายหลงั ซ่ึงจะแจง้ ให้ทราบในภายหลังอีกคร้ัง
หนึ่ง เป็นต้น ส่วนในกรณีที่พิจารณาแล้วว่าสมควรจะนาเรียนผู้บังคับบัญชาเพ่ือพิจารณาอนุญาตให้เข้าพบ
หรือไม่ ผู้ทาหน้าท่ีเลขานุการควรจะขอทราบช่ือรวมถึงเร่ืองที่ขอเข้าพบด้วย เพื่อนาเรียนผู้บังคับบัญชา
พิจารณา
3.5 กรณีท่ีไม่ได้มีการนัดหมายไว้ และผู้บังคับบัญชาไม่อยู่ในสานักงานควรขอทราบ ชื่อ
นามสกลุ และธุระของผมู้ าตดิ ต่อ และบนั ทกึ นาเรยี นให้ผบู้ งั คับบญั ชาทราบในภายหลงั

๒
3.6 กรณีที่ได้มีการนัดหมายไว้ล่วงหน้า ผู้ทาหน้าท่ีเลขานุการต้องทาหน้าท่ีนาเข้าพบตามเวลา
หรือก่อนเวลาหากผู้บังคับบัญชาสะดวกและไม่มีภารกิจอื่น และผู้ทาหน้าท่ีเลขานุการควรทักทาย โดยการเอ่ย
นามของผู้ที่มาติดต่อ จะทาให้เขารู้สึกว่าได้รับความสนใจและเอาใจใส่ ทาให้เกิดการประทับใจต่อการต้อนรับ
ของเรา เช่น สวัสดคี ่ะ คุณ ที่นัดไว้ใช่ไหมค่ะ เชิญน่ังรอสักครู่ค่ะ ดิฉันจะนาเรียนให้ท่านทราบว่าคุณ มาถึงแล้ว
เปน็ ต้น
3.7 การเรียนให้ผู้บังคับบัญชาทราบถึงกาหนดนัด หากผู้บังคับบัญชาอยู่ตามลาพังอาจเรียน
โดยตรงดว้ ยวาจา แตห่ ากท่านกาลังมีแขกหรือมปี ระชุม ให้ใช้วิธีเขียนโน้ตสั้นๆ นาเรียน หรืออาจแนบนามบัตร
ของผู้เข้าพบไปด้วยกไ็ ด้
3.8 กรณที ผ่ี ู้นดั หมายไวห้ รอื ผทู้ ีไ่ ด้รับอนุญาตให้เข้าพบ ใช้เวลาเกินท่ีนัดหมายหรือเวลาที่สมควร
มาก และผู้บังคับบัญชามีภารกิจที่จะต้องทาอย่างอื่นต่อ ควรโทรศัพท์หรือเขียนบันทึกสั้น เรียนให้
ผ้บู ังคบั บญั ชาทราบ
3.9 ผู้ทาหน้าที่เลขานุการ จะต้องสามารถจดจาชื่อ และจาบุคคลได้อย่างแม่นยา อันเป็น
ประโยชนต์ อ่ การต้อนรับท่ีเหมาะสม และดีย่ิงขึ้นในโอกาสตอ่ ไป
4. การเลอื่ นนดั หมายและการยกเลกิ นัดหมาย
4.1 กรณที ีผ่ ู้บงั คับบญั ชามคี วามประสงค์เลือ่ นนัดหมาย ผูท้ าหนา้ ท่ีเลขานุการจะต้องรีบประสาน
กับหน่วยงานหรอื บุคคลใหท้ ราบโดยด่วน เพ่อื จดั เวลานัดหมายใหม่
4.2 กรณีท่ีผู้เข้าพบมีความประสงค์เล่ือนนัดหมาย ผู้ทาหน้าที่เลขานุการจะต้องขอทราบ
รายละเอียดและเหตุผลในการขอเล่ือนนัดหมาย รวมถึงวัน เวลา ที่ประสงค์จะเข้าพบใหม่ เพ่ือนาเรียนให้
ผู้บงั คบั บญั ชาทราบ และพจิ ารณาต่อไป
4.3 กรณีมีการยกเลิกการนัดหมายไม่ว่าจะเป็นความประสงค์ของผู้บังคับบัญชาหรือผู้ขอเข้าพบ
ผู้ทาหน้าท่ีเลขานุการจะต้องรีบประสานและรายงานให้ผู้บังคับบัญชาหรือขอเข้าพบทราบโดยด่วน โดยแจ้ง
รายละเอยี ดและเหตุผลในการยกเลกิ นัดให้ทราบ

ภาพท่ี 1 การนัดหมาย

3

การนัดหมายล่วงหนา้

การนัดหมายล่วงหน้าช่วยให้ประหยัดเวลาของท้ังสองฝ่าย และทาให้มีโอกาสได้พบกับผู้ที่มีอานาจใน
การตัดสินใจด้วย คาพูดที่ควรหลีกเล่ียงเก่ียวกับการนัดหมายคือ "บังเอิญผ่านมาแถวนี้" เพราะทาให้ผู้มุ่งหวัง
เหน็ ว่าตนเองน้นั ไมส่ าคัญ
เทคนิคการนดั หมาย มีดังน้ี

1. บุคคลท่ีควรนัดหมาย บุคคลท่ีเหมาะสมท่ีสุดที่ควรนัดหมายเข้าพบ ได้แก่ ผู้ท่ีมีอานาจในการ
ตัดสินใจซ้ือ หากเป็นบุคคลอ่ืนถึงแม้ว่าพนักงานขายจะสามารถนาเสนอขายได้อย่างสมบูรณ์แบบก็ไม่สามารถ
ปิดการขายไดเ้ นอื่ งจากบคุ คลผ้นู ั้นไมม่ ีอานาจในการตดั สินใจซื้อ

2. ช่วงเวลาของการนัดหมาย ช่วงเวลาของการนัดหมายผู้มุ่งหวังที่สะดวกและเหมาะสม
พนกั งานขายจะต้องพิจารณาลกั ษณะอาชีพของผ้มู งุ่ หวงั ผมู้ ุ่งหวังท่ีเป็นร้านค้าหรือร้านอาหารช่วงเวลาของการ
นัดหมาย ควรเปน็ ช่วงทีม่ ลี ูกค้าไมม่ าก เช่น ประมาณ 09.00-11.00น. และเวลา 13.00-15.00น.

3. วิธีการนัดหมาย พนักงานขายต้องมีการเลือกวิธีการนัดหมายที่มีประสิทธิภาพ พนักงานขาย
ตามบ้านอาจไมต่ อ้ งนดั หมายผู้มุ่งหวัง เทคนิควิธีอาจมีของชาร่วยติดมือมอบให้ก่อนการเสนอขายพนักงานขาย
ที่ขายสินค้าให้แก่บริษัทหรือสานักงาน ควรมีการนัดหมายล่วงหน้า อาจใช้วิธีการเข้าไปนัดหมายผู้มุ่งหวังด้วย
ตนเองหรอื สง่ จดหมาย แลว้ จึงโทรศพั ท์ตามไปอีกครั้งหนง่ึ เพือ่ เป็นการยืนยันการเข้าพบ

4. การขจัดข้อโตแ้ ยง้ ผู้มงุ่ หวังอาจมีการปฏิเสธการเข้าพบโดยมขี อ้ โตแ้ ยง้ ต่างๆ เช่า ยังไม่มีเวลามี
สินค้าประเภทน้ีอยู่แล้วหรือให้ส่งข้อมูลทาง e-mailเป็นต้น พนักงานขายจะต้องเตรียมการสาหรับการขจัดข้อ
โต้แย้งเหล่าน้นั ให้ได้

5. การผูกมิตรกับเลขานุการ ผู้บริหารมักจะมีเลขานุการเพ่ือจัดรายการต่างๆ ซ่ึงหากพนักงาน
ขายสามารถสอ่ื สารกบั เลขานกุ ารอย่างสุภาพและมีมารยาทก็จะทาให้การนดั หมายประสบความสาเรจ็

6. ระยะเวลารอคอยก่อนการเข้าพบ การเขา้ พบผูม้ ุ่งหวังท่ีเป็นระดับผู้บริหารอาจจะต้องมีการรอ
คอยนานเทา่ ไร ขึน้ อยู่กบั ความสาคัญของผู้มุ่งหวังนั้นเม่ือพนักงานขายต้องเผชิญกับการรอคอยที่ยานานเกินไป
ควรแจง้ เลขานกุ ารหรือพนักงานตอ้ นรบั หน้าห้องว่าพนกั งานขายต้องมีนัดลูกค้าสาคัญอีกรายหน่ึงโดยใช้เทคนิค
ท่สี ุภาพและแนบเนยี น

ภาพท่ี1 การนดั หมาย

ภาพที่ 2 การนัดหมายล่วงหนา้

4

มารยาทในการนดั หมาย

เมอื่ ไดร้ บั เชิญให้ไปเย่ียมบ้านหรือรับประทานอาหารท่ีบ้าน ควรตรงต่อเวลานัดหมาย โดยไม่ควรไปถึง
ก่อนหรือช้าของเวลานัดหมาย และเป็นธรรมเนียมปฏิบัติท่ีเจ้าภาพจะใช้เวลาในการสนทนาระหว่างประทาน
อาหารค่ากบั ผ้ทู ่ไี ดร้ ับเชิญ ส่วนแขกควรจะอยู่ช่วยเจ้าภาพจัดเก็บโต๊ะหลังรับประทานอาหาร ถอดรองเท้าก่อน
เข้าบ้าน หากได้รบั เชิญใหไ้ ปทีบ่ ้านควรถอดรองเท้าก่อนเข้าบ้าน เว้นแต่กรณีที่เจ้าบ้านอนุญาตให้ใส่รองเท้าเข้า
ไปได้

ในการนัดพบกับใคร การไปถึงท่ีนัดก่อน ในการนัดพบกับใคร การไปถึงท่ีนัดก่อนเวลา 5 นาทีถือเป็น
มารยาท มใี ห้ไดย้ นิ บอ่ ย ๆ ว่าตัวเองไปถึงท่นี ดั ตรงตามเวลานัด แต่กลายเป็นว่าไปถึงเป็นคนสุดท้าย โดยเฉพาะ
อย่างยิ่งในการนัดหมายเรื่องงาน ถ้าไปสาย ก็จะสูญเสียความน่าเช่ือถือ ดังนั้น ถ้าทาท่าว่าจะสาย การโทรไป
บอกล่วงหนา้ วา่ จะสายเปน็ มารยาท เพราะคนญปี่ ุ่นที่หงุดหงิดเพยี งเพราะสายแค่ 5 นาทีน้ันมีอยู่มากมาย

ภาพท่ี 3 มารยาทในการนดั หมาย

5

การนัดหมายกับผ้ใู หญ่

โลกปจั จบุ ันเปน็ ช่วงของการติดต่อส่อื สารทุกรูปแบบ ซึ่งมีท้ังโทรสาร เว็บไซต์ อีเมล์ พูดด้วยวาจา เป็น
ต้น การติดต่อจึงมีท้ังไปพบด้วยตนเองหรือนัดหมายล่วงหน้า ท่ีสาคัญ ถ้าผู้ที่เราต้องการพบเป็นผู้ใหญ่อย่าเดิน
เข้าไปพบโดยไม่ได้นัดหมาย แล้วไปอ้างว่ามีธุระสาคัญจริง ๆ เพราะผู้ใหญ่คือผู้ใหญ่ท่านมีภารกิจมาก จึงไม่
อาจจะรบั รสู้ ิง่ ทีเ่ ราอา้ ง ย่งิ ทา่ นเปน็ ผใู้ หญ่มาก ๆ ทกุ เวลานาทจี งึ ยิ่งมคี วามหมาย

ฉะนั้น การพบผู้ใหญ่ จึงไม่ควรไปพบวันจันทร์หรือวันศุกร์บ่าย เพราะอาจจะมีธุระไปต่างจังหวัด
ไม่ควรไปพบก่อนเท่ียง ไม่ควรนัดพบขณะออจากห้องประชุมท่ีมีการประชุม ติด ๆ กัน เน่ืองจากอาจเครียด
หรอื ตอ้ งขบคิดกับปัญหาหนัก ๆ ไม่ควรนัดในวันเดินทาง ซ่ึงอาจทาให้ไปขึ้นรถหรือเครื่องบินไม่ทัน ไม่ควรนัด
ในช่วงลาพักร้อน เพราะยังไมร่ อู้ ะไร และควรให้เป็นคนนัดหมายเราว่าต้องการพบเราเมื่อไหร่ ไม่ใช่เราต้องการ
พบเม่ือไหร่ หากไม่ให้พบก็อย่าตามต้ือเพราะท่านอาจราคาญ โดยเฉพาะถ้าเราเป็นพนักงานในหน่วยงานของ
ท่าน แต่เราเป็นคนภายนอก ควรจะติดต่อผ่านเลขานุการของท่าน เพ่ือนัดหมายให้เราไปพบ ไม่ใช่ติดต่อนัด
หมายของท่านด้วยตนเองโดยตรง หรอื ไม่ควรนดั หมายกนั ตามทางเดนิ ในห้องน้า ในร้านอาหาร ตามภัตตาคาร
และอน่ื ๆ เพราะเปน็ การไมส่ มควร

ภาพท่ี 4 การนัดหมายกับผูใ้ หญ่

วิธีปฏิบัตกิ ารนัดหมาย

1. ควรจดบนั ทึกการนดั หมายไว้ทุกคร้ัง เพราะเป็นสิ่งท่ีจาเป็น และจะต้องกระทาอย่างรอบด้วย
ไมควรใช้วิธีจดจา เพราอาจเกิดขอ้ ผิดพลาดได้

2. การรับนัดหมายจากบุคคลภายนอก ต้องขอทราบรายละเอียด ทั้ง ช่ือ ช่ือสกุล เรื่องท่ีนัด
หมาย วันเวลาท่ีขอนดั หมาย รวมถึงสถานทตี่ ิดต่อกลับและหมายเลขโทรศพั ทด์ ว้ ย ทั้งนี้ เพ่ือสอบถามและจัด
นดั หมายใหต้ รงกับวนั เวลาและความประสงคข์ องผูบ้ ังคับบญั ชาในการรบั นัดด้วย

3. การขอนัดหมายให้ผู้บังคับบัญชาพบบุคคลภายนอก ซ่ึงส่วนใหญ่จะเป็นบุคคลในระดับที่สูง
กว่าผ้บู ังคับบญั ชา ดงั นน้ั ผทู้ าหนา้ ทเี่ ลขานุการจะต้องขอคาปรึกษาจากผู้บังคับบัญชาและจัดกาหนดวันเวลาที่
สะดวกในการขอนัดหมาย อย่างน้อย 2 เวลา ซึ่งอาจจะระบุเวลาแน่นอน หรือช่วงเวลา เพื่อให้เขาเลือกได้

สะดวกข้ึน เชน่ “วนั จนั ทร์ที่ 10 เวลา 11.00 น. หรือ วนั องั คารท่ี 11 เวลา 11.00 น.” หรือ “วันจันทร์
ที่ 10 ช่วงเชา้ หรอื บ่ายกไ็ ด้” เป็นตน้

4. กรณีที่มีบุคคลมาติดต่อโดยมิได้นัดหมาย ผู้ทาหน้าท่ีเลขานุการจะต้องสอบถามก่อนว่า ได้มี

การนดั หมายไวล้ ว่ งหนา้ หรือไม่

6
5. กรณีที่ไดม้ ีการนดั หมายไว้ล่วงหน้า ผู้ทาหน้าท่ีเลขานุการจะต้องนาเข้าพบตามเวลา หรือก่อน
เวลาหากผูบ้ ังคับบญั ชาสะดวกและไม่มภี ารกจิ อื่น และผูท้ าหนา้ ทเี่ ลขานุการควรทักทาย โดยการเอ่ยนามของผู้
ที่มาตดิ ตอ่ จะทาให้เขารู้สึกว่า ได้รับความสนใจและเอาใจใส่ ทาให้เกิดความประทับใจต่อการต้อนรับของเรา
เช่น สวัสดีค่ะ(ครับ) คุณ ท่ีนัดไว้ใช่ไหมค่ะ(ครับ) เชิญนั่งรอสักครู่นะคะ(ครับ) ดิฉัน(ผม)จะนาเรียนให้ท่าน
ทราบวา่ คุณ มาถึงแล้ว เป็นตน้
6. การเรียนให้ผู้บังคับบัญชาทราบถึงกาหนดนัด หากผู้บังคับบัญชาอยู่เพียงลาพัง อาจเรียน
โดยตรงด้วยวาจา แต่หากท่านกาลังมีแขกหรือกาลังประชุม ให้ใช้วิธีการเขียนโน้ตสั้นๆ นาเรียน หรืออาจแนบ
นามบตั รของผู้ขอเขา้ พบไปดว้ ยกไ็ ด้
7. กรณีท่ีผู้นัดหมายไว้หรือผู้ท่ีได้รับอนุญาตให้เข้าพบ ใช้เวลาเกินที่นัดหมายหรือเวลาท่ีสมควร
มาก และผู้บังคับบัญชามีภารกิจที่จะต้องทาอย่างอื่นต่อ เช่น มีแขกคนต่อไป หรือมีประชุม ควรโทรศัพท์หรือ
เขยี นบนั ทึกสน้ั เรยี นให้ผบู้ งั คับบญั ชาทราบ
8. ผู้ทาหน้าท่ีเลขานุการจะต้องสามารถจดจาช่ือ และจาบุคคลได้อย่างแม่นยา อันจะเป็น
ประโยชน์สาหรับการตอ้ นรับท่เี หมาะสมและดีย่ิงขึ้นในโอกาสต่อไป

ภาพท่ี 5 วิธปี ฏบิ ตั กิ ารนดั หมาย

7

การใชอ้ เี มล
E-mail คือ

Electronic-Mail หรอื ทีห่ ลายคนรูจ้ ักกันในเชื่อ E-Mail คือ จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ ท่ีใช้ในการรับ-ส่ง
สื่อสารกันระหว่างบุคคล ซึ่งจะทาการรับ-ส่งผ่านเครือข่ายกลาง น่ันก็คือ อินเตอร์เน็ต (Internet) โดยการใช้
งานเหมือนกับการสง่ จดหมายผ่านไปรษณีย์ปกติ คือต้องทาการเขียนข้อความภายใน โดยมีช่ือของผู้ส่ง ชื่อของ
ผู้รับ จากน้ันคลิกคาส่ังเพื่อส่งข้อความออกไปหาผู้รับ โดยทั้งช่ือผู้ส่ง และช่ือผู้รับจะต้องผ่านการลงทะเบียน
ทีเ่ รยี กกนั วา่ E-mail Address หากกรณเี ปน็ ข้อความทผ่ี ู้รบั ไมไ่ ดอ้ นุญาต ขอ้ ความน้ันจะถกู เรยี กว่า Spam

ภาพท่ี 6 อีเมล

รูปแบบของอีเมล

เม่อื คลกิ ไปท่ีตัวเลือกเพ่ือเขยี นอเี มลจ์ ะพบว่ามสี ว่ นประกอบ 2 ส่วนแยกกนั ไวอ้ ยา่ งชดั เจน คือ
1. ส่วนหัว หรอื Header มีลักษณะเปน็ ชอ่ งว่าง ใหก้ รอกรายละเอียดลงไป โดยข้อมูลท่ีตอ้ ง

กรอกคล้ายกับการจ่าหน้าซองจดหมาย จะประกอบไปด้วยท่ีอยู่อีเมล์ของผู้ส่ง ซึ่งในปัจจุบันอาจไม่ปรากฏให้
เหน็ ท่อี ยู่อเี มล์ผ้รู บั หัวขอ้ เนือ้ หาภายใน เพ่อื ใหผ้ ู้รบั สามารถเขา้ ใจคร่าวๆ ถงึ หัวข้อเร่อื งของการส่อื สารครั้งน้ี

2. สว่ นเนื้อความ หรือ Body เป็นสว่ นของเนอื้ หาทส่ี ามารถพิมพ์ข้อความลงไปได้ เหมือนการ
พิมพ์ใน Word อกี ท้ังยงั สามารถแนบไฟล์เอกสาร รปู ภาพ วดี ีโอ หรือลงิ คข์ ้อมูลต่างๆ ไปกับอีเมล์เพ่ือสง่ ถึงผรู้ บั

ภาพที่ 7 รปู แบบอเี มล

8

รปู แบบการใชง้ านอเี มล

การใช้งานแบบปิด หรือ Offline ซ่ึงเป็นการใช้งานโดยท่ีไม่ต้องทาผ่านเครือข่ายกลาง (อินเตอร์เน็ต)
ซึ่งสามารถทาไดโ้ ดยการดาวน์โหลดดึงข้อมูลในอีเมล์มาเก็บไว้ในโปรแกรม หรือภายในคอมพิวเตอร์ก่อน เมื่อมี
ข้อความเข้ามาในอีเมล์ ทาให้สามารถเปิดดูข้อมูลอีเมล์บนเคร่ืองได้ตลอดเวลา ถึงแม้จะไม่มีการเชื่อมต่อกับ
เครือข่ายกลางก็ตาม แต่อย่างไรก็ตามการใช้งานแบบปิดก็ยังมีข้อเสียอยู่ น่ันก็คือเมื่อไม่มีการเชื่อมต่อกับ
เครอื ข่ายกลาง หากมีข้อความหรืออเี มล์ใหมเ่ ข้ามาก็จะไมม่ ีทางทราบข้อมลู ได้

การใช้งานแบบเปิด หรือ Online เป็นการใช้งานแบบปกติท่ีใช้กัน นั่นคือท้ังผู้รับและผู้ส่ง มีการ
เชื่อมต่อกับเครือข่ายกลางไว้อยู่ ทาให้สามารถรับหรือส่งอีเมล์ได้เลยทันที ส่วนข้อเสียของการใช้งานแบบนี้
ขึน้ อยกู่ บั การเชอื่ มตอ่ กบั เครือขา่ ยกลาง หากการเชือ่ มตอ่ เกิดปัญหา ก็จะทาให้การรับและส่งอีเมล์มีปัญหาตาม
ไปด้วย

การใช้งานแบบ ยกเลิกการเชื่อมต่อ หรือ Disconnected เป็นการผสมกันระหว่างการใช้งานแบบปิด
และแบบเปิด โดยจะอาศัยการเก็บข้อมูลหรืออีเมล์เข้ามาในโปรแกรมก่อน ให้ผู้รับสามารถใช้งานแบบปิดเพื่อ
ลดภาระของการเชื่อมต่อ และการทางานของคอมพิวเตอร์ จากนั้นเมื่อผู้รับต้องการท่ีจะแก้ไขข้อความ หรือส่ง
อีเมล์เพือ่ ตอบกลบั ผูส้ ่ง ก็จะมีการสลับการใช้งานเป็นแบบเปิดให้มีการเช่ือมต่อกับเครือข่ายกลาง เพ่ือสามารถ
สง่ อีเมล์ตอบกลับหาผูส้ ง่ ได้

ภาพท่ี 8 รปู แบบการใช้อีเมล

9

คาย่อที่พบไดบ้ ่อย ๆ ใน EMAIL

ส่วนมากคาย่อท่ีปรากฏภายในอีเมล์ จะเป็นคาปกติที่ใช้ส่ือสารกันในชีวิตประจาวัน คาย่อเหล่านี้
ส่วนมากเป็นภาษาองั กฤษ บางคาตอ้ งมีการเรียนรเู้ พอ่ื ให้สามารถนาไปใช้อย่างถูกต้อง

- TBA ยอ่ มาจาก To be announced หมายถงึ จะประกาศให้ทราบภายหลงั
- TBD ยอ่ มาจาก To be determined หมายถงึ จะกาหนดทหี ลงั
- TBC ย่อมาจาก To be confirmed หมายถงึ จะยนื ยันกลบั มาภายหลงั
- BTW ยอ่ มาจากBy the way หมายถึง อยา่ งไรก็ตาม หรือ อกี อย่างหนงึ่
- FYI ยอ่ มาจาก For you information หมายถึง เรยี นใหท้ ราบ แจ้งให้ทราบ หรอื เปน็ ขอ้ มูล
- CC ยอ่ มาจากCarbon copy หมายถึง ส่งสาเนาถึง เป็นการสง่ โดยใหร้ บั ทราบไมจ่ าเป็นต้องตอบกลบั
- FW ย่อมาจาก Forwarded message หมายถึง การสง่ อีเมลทีไ่ ด้รับมาแลว้ ให้คนท่เี กย่ี วข้องต่อ
- RE ยอ่ มาจาก Reply หมายถึง การตอบกลับอเี มล

ภาพท่ี 9 EMAIL

ประโยชน์ของ E-Mail

ประโยชน์ของการใช้ E-mail คือมีความรวดเร็วและสามารถส่งข้อความไปหาบุคคลใดก็ได้ท่ัวโลก สา
มารรับและส่งได้ท้งั ขอ้ ความ ไฟล์เอกสาร ไฟล์รูป ไฟล์วีดีโอ หรือลิงค์ข้อมูลต่างๆ ทาให้ประหยัดค่าใช้จ่าย ลด
การใช้กระดาษและวัสดุส้ินเปลืองได้เป็นอย่างดี ท้ังยังสามารถสมัครใช้ Email Address ในการทาธุรกรรม
ต่างๆ บนเครือข่ายกลางได้ เช่น Internet Banking, Social Network เป็นต้น เพื่อเป็นการยืนยันตัวตนของ
บคุ คลได้อกี ด้วย ที่สาคญั ผูส้ ง่ สามารถส่งเอกสารได้ไมจ่ ากดั ประหยดั เวลาในการสง่ เพราะส่งต่ออีเมล์กันได้ และ
สามารถส่งถึงผู้รบั ได้หลายคนพรอ้ มกัน

E-Mail น้ันเป็นเทคโนโลยีท่ีมีการนามาใช้กันอย่างแพร่หลาย เพราะมีท้ังความสะดวก ประหยัด
ทรัพยากรและยังสามารถใช้ยืนยันตัวตนของผู้ใช้งานได้อีกด้วย จึงถูกนาไปเป็นส่วนหน่ึงในการทาธุรกรรมต่าง
บนโลกเครือขา่ ยอินเตอรเ์ นต็ และเปน็ เทคโนโลยที ยี่ งั คงอยตู่ ลอดกาลอกี ดว้ ย

10

ภาพที่ 10 ประโยชน์ของ E-mail

การจดวาระการประชุม

รายงานการประชมุ คือ การบันทึกความคิดเหน็ ของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุมและมติของท่ีประชุม
ไวเ้ ปน็ หลักฐาน ดังนั้น เมือ่ มีการประชมุ จึงเป็นหน้าที่ของฝ่ายเลขานุการที่จะต้องรับผิดชอบจัดทารายงานการ
ประชมุ ปัญหาของการเขียนรายงานการประชุมที่พบบ่อยคือ ไม่รู้วิธีการดาเนินการประชุมท่ีถูกต้อง ไม่รู้จะจด
อย่างไร ไม่เข้าใจประเด็นของเรื่อง ผู้จดบันทึกการประชุมจะต้องรู้วิธีคิดก่อนเขียน รู้ลาดับความคิด โครงสร้าง
ความคดิ รู้องคป์ ระกอบเนอ้ื หา จะทาให้เขียนได้เขา้ ใจง่าย ไม่สบั สนวกวน

การจดรายงานการประชุม

รายงานการประชุม พจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. 2542 ให้ความหมายว่า รายละเอียด
หรือสาระของการประชุมที่จดไวอย่างเปน็ ทางการ

ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ให้ความหมายว่า การบันทึกความ
คดิ เหน็ ของผมู้ าประชุม ผู้ร่วมประชมุ และมตขิ องทป่ี ระชุมไวเป็นหลกั ฐาน

รายงานการประชุมจัดการประชุมเป็นหนังสือราชการชนิดที่ 6 คือ หนังสือที่เจ้าหน้าท่ีจัดทาขึ้นหรือ
รับไวเ้ ปน็ หลักฐานในราชการ ดงั นนั้ การจดั ทารายงานการประชุมตอ้ งจดั ทาให้ ถูกต้อง ตามระเบยี บ

รูปแบบรายงานการประชุม

แบบรายงานการประชุม
รายงานการประชุม………………………………………………………

คร้งั ที่…………………..
เมอ่ื …………………………….
ณ……………………………………………………………………………….
————————————-
ผมู้ าประชุม………………………………………………………………………………………..…………………………………………………
ผู้ไม่มาประชุม (ถ้ามี)………………………………………………………………………………………………………………………………
ผเู้ ข้าร่วมประชุม (ถ้ามี) ………………………………………………………………………………………………………………………….
เร่มิ ประชุมเวลา………………………………………………………………………………………………………….………………………….
(ขอ้ ความ) …………………………………………………………………..……………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………..…………………………………………
เลกิ ประชุมเวลา……………………………………………………………………………………….………………………………………...…

11

ผ้จู ดรายงานการประชุม
รายงานการประชุม : ให้ลงชื่อคณะท่ีประชุม หรือช่ือการประชุมน้ัน เช่น “รายงานการประชุม

คณะกรรมการ……………..”
ครัง้ ท่ี : การลงครง้ั ทที่ ปี่ ระชุม มี 2 วิธี ที่สามารถเลือกปฏิบัตไิ ด้ คอื
1. ลงครงั้ ท่ที ่ีประชมุ เป็นรายปี โดยเร่ิมครง้ั แรกจากเลข 1 เรียงเป็นลาดบั ไปจนส้ินปปี ฏิทิน

ทับเลขปพี ุทธศกั ราชท่ีประชมุ เมอ่ื ข้นึ ปีปฏทิ นิ ใหมใ่ ห้ เรม่ิ ครง้ั ท่ี 1 ใหม่ เรียงไปตามลาดบั เช่น ครั้งท่ี 1/2544
2. ลงจานวนครง้ั ที่ประชมุ ทั้งหมดของคณะที่ประชุม หรอื การประชมุ นนั้ ประกอบกับครั้งทท่ี ี่

ประชมุ เป็นรายปี เชน่ คร้ังท่ี 36-1/2544
เม่อื : ใหล้ งวนั เดอื น ปี ทีป่ ระชุม โดยลงวนั ท่ี พร้อมตัวเลขของวันท่ี ชื่อเต็มของเดือนและตัวเลขของปี

พทุ ธศักราช เช่น เมอ่ื วันท่ี 1 พฤศจิกายน 2544
ณ : ให้ลงช่อื สถานท่ี ท่ีใชเ้ ป็นท่ีประชมุ
ผู้มาประชุม : ให้ลงช่ือและ/หรือตาแหน่งของผู้ได้รับแต่งต้ังเป็นคณะที่ประชุมซึ่งมาประชุม ในกรณีท่ี

เป็นผู้ได้รับการแต่งต้ังเป็นผู้แทนหน่วยงาน ให้ระบุว่าเป็นผู้แทนของหน่วยงานใด พร้อมตาแหน่งในคณะท่ี
ประชมุ ในกรณีทเ่ี ปน็ ผู้มาประชุมแทนให้ลงชื่อผู้มาประชุมแทนและลงด้วยว่ามาประชุมแทนผู้ใด หรือตาแหน่ง
ใด หรือแทนผู้แทนหนว่ ยงานใด

ผู้ไม่มาประชุม : ให้ลงช่ือหรือตาแหน่งของผู้ที่ได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะท่ีประชุม ซ่ึงมิได้มาประชุม
โดยระบใุ หท้ ราบวา่ เป็นผแู้ ทนจากหน่วยงานใด พร้อมทั้งเหตผุ ลที่ไม่สามารถมาประชมุ ถา้ หากทราบด้วยกไ็ ด้

ผ้เู ข้ารว่ มประชุม : ให้ลงชื่อหรือตาแหน่งของผู้ที่มิได้รับการแต่งต้ังเป็นคณะท่ีประชุม ซึ่งได้เข้ามาร่วม
ประชุม และหน่วยงานทส่ี งั กัด (ถ้าม)ี

เร่ิมประชุม : ใหล้ งเวลาทเ่ี รม่ิ ประชุม
ข้อความ : ให้บันทึกข้อความที่ประชุม โดยปกติดให้เริ่มด้วยประธานกล่าวเปิดประชุมและเรื่องที่
ประชมุ กับมตหิ รือขอ้ สรปุ ของที่ประชมุ ในแตล่ ะเร่ือง ประกอบด้วยหวั ขอ้ ดังน้ี

วาระที่ 1 เรอ่ื งท่ปี ระธานแจ้งให้ทีป่ ระชุมทราบ
วาระท่ี 2 เร่ืองรับรองรายงานการประชมุ (กรณเี ป็นการประชมุ ท่ีไม่ใชก่ ารประชุมครงั้ แรก)
วาระท่ี 3 เรื่องท่เี สนอให้ทปี่ ระชุมทราบ
วาระท่ี 4 เรอ่ื งทเี่ สนอใหท้ ่ีประชุมพจิ ารณา
วาระที่ 5 เรอ่ื งอืน่ ๆ (ถา้ มี)
เลิกประชมุ เวลา : ใหล้ งเวลาที่เลกิ ประชมุ
ผู้จดรายงานการประชมุ : ใหเ้ ลขานกุ ารหรือผู้ซง่ึ ไดร้ ับมอบหมายให้จดรายงานการประชุมลงลายมือชื่อ
พร้อมทั้งพิมพช์ ือ่ เตม็ และนามสกลุ ไวใ้ ต้ลายมอื ช่ือในรายงานการประชมุ ครง้ั นนั้ ดว้ ย

สว่ นประกอบของข้อความในแต่ละเร่ือง ควรประกอบด้วยเน้อื หา 3 ส่วน คอื

ส่วนที่ 1 ความเปน็ มา หรอื สาเหตทุ ีท่ าใหต้ ้องมกี ารประชุมพจิ ารณาเรื่องน้นั ๆ
ส่วนท่ี 2 ความคดิ เห็นหรอื ข้ออภิปรายต่าง ๆ ซึง่ คณะทปี่ ระชมุ ไดแ้ สดงความคดิ เห็นหรือได้อภิปรายใน
เร่ืองดงั กล่าว
ส่วนที่ 3 มตทิ ่ปี ระชมุ ซึ่งถอื เป็นสว่ นสาคัญ ท่จี าเปน็ ต้องระบุให้ชัดเจน เพื่อจะได้ใช้เป็นหลักฐาน หรือ
ใชเ้ ป็นแนวทางในการปฏบิ ตั ติ ่อเรื่องต่าง ๆ ที่ไดป้ ระชุม

การจดรายงานการประชุม อาจทาได้ 3 วธิ ี คอื

วิธีท่ี 1 จดรายละเอียดทุกคาพูดของกรรมการ หรือผ้เู ข้ารว่ มประชมุ ทุกคน พรอ้ มด้วยมติ
วิธีท่ี 2 จดย่อคาพูดท่ีเป็นประเด็นสาคัญของกรรมการหรือผู้เข้าร่วมประชุม อันเป็นเหตุผลนาไปสู่มติ
ของท่ปี ระชุม พร้อมด้วยมติ

12
วิธีที่ 3 จดแต่เหตุผลกับมติของท่ีประชุม การจดรายงานการประชุมโดยวิธีใดนั้น ให้ที่ประชุมนั้นเอง
เปน็ ผู้กาหนด หรือให้ประธานและเลขานุการของท่ีประชุม ปรึกษาหารอื กันและกาหนด

การรบั รองรายงานการประชุม อาจทาได้ 3 วธิ ี คือ

วิธีท่ี 1 รับรองในการประชุมครั้งนั้น ใช้สาหรับกรณีเร่ืองเร่งด่วนให้ประธานหรือเลขานุการของท่ี
ประชุม อ่านสรปุ มตทิ ี่ประชมุ พิจารณารับรอง

วิธีที่ 2 รบั รองในการประชมุ ครัง้ ต่อไป ให้ประธานหรอื เลขานุการ เสนอรายงาน การประชุมคร้ังที่แล้ว
มาใหท้ ีป่ ระชมุ พจิ ารณารบั รอง

วธิ ีที่ 3 รบั รองโดยการแจง้ เวยี นรายงานการประชุม ใช้ในกรณีที่ไม่มีการประชุมคร้ังต่อไป หรือมีแต่ยัง
กาหนดเวลาประชุมคร้ังต่อไปไม่ได้ หรือมีระยะเวลาห่างจากการประชุมคร้ังน้ันมาก ให้เลขานุการส่งรายงาน
การประชมุ ไปให้บุคคล ในคณะทปี่ ระชุมพจิ ารณารบั รองภายในระยะเวลาทีก่ าหนด

นอกจากวิธีการเขียนรายงานการประชุมแล้ว คุณสามารถหางานได้ง่ายผ่าน 3 ข้ันตอน (คลิกดูทีละ
ข้นั ตอนไดท้ นั ท)ี

ภาพท่ี 11 การจดวาระการประชุม

13

การตดิ ตอ่ ประสานงาน

“การประสานงาน” คอื อะไร นกั วชิ าการได้ให้คาจากัดความของคาว่า “การประสานงาน” ไว้ดังนี้ “

การประสานงาน” หมายถึง

การติดต่อส่ือสารให้เกิด ความคิด ความเข้าใจตรงกันในการร่วมมือปฏิบัติงานให้สอดคล้อง ท้ังเวลา
และกิจกรรมท่ีจะต้องกระทาให้บรรลุวัตถุประสงค์อย่าง สมานฉันท์และมีประสิทธิภาพเพ่ือให้งานดาเนินไป
อยา่ งราบรืน่ ไมเ่ กิด การทางานซา้ ซ้อน ขดั แยง้ กนั หรอื เหลื่อมล้ากัน การประสานงานจึง เป็นกระบวนการหน่ึง
ของการบรหิ ารและการปฏบิ ตั ิงานในหนว่ ยงาน หรอื องค์กร ความสาเร็จของการประสานงานข้ึนอยู่กับบทบาท
และ ความสามารถของบคุ ลากร

การประสานงานเกิดจากความต้องการให้งานที่ทาประสบผลสาเร็จ โดยผู้ปฏิบัติจะต้องมีความ
รบั ผิดชอบท่ีจะทางานเหลา่ นน้ั เป็นไปตามระยะเวลาท่ีกาหนด และจะต้องมีความสอดคลอ้ งกันอย่าง เหมาะสม
มีการสื่อสารที่ตรงกันอย่างรวดเร็วและราบรื่น จะต้อง สามารถทาให้ทุกฝ่ายเข้าร่วมทางานอย่างมีจุดหมาย
เดียวกนั ตาม

ทาไมต้องมีการประสานงาน?

การประสานงานเกิดจากความต้องการที่จะให้งานที่จะทา เกิดผลสาเร็จ โดยปฏิบัติอย่างสอดคล้องใน
จังหวะ เวลาเดยี วกนั ไดผ้ ลงานท่มี คี ณุ ภาพตามมาตรฐานทีเ่ ปน็ ไปตามข้อกาหนด ประหยัด เวลาและทรัพยากร
ในการปฏิบัติงาน โดยก่อนการประสานงาน ควร กาหนดความต้องการให้แน่ชัดว่าจะประสานงานให้เกิดอะไร
หรือเป็น อย่างไร หรือจะทาให้ได้ผลรับอย่างไร เพราะหากไม่มีวัตถุประสงค์ที่ ชัดเจนก็อาจจะประสานงานไป
ผิดจากท่ีควรจะเป็น ซึ่งโดยท่ัวไปจะ ประสานงานเพ่ือให้การดาเนินงานมีความสะดวกราบร่ืนไม่เกิดปัญหา ข้อ
ขดั แยง้ แตใ่ นการประสานงานในแต่ละครง้ั หรอื ในแตล่ ะกรณี ประสานงานโดยวัตถุประสงค์เฉพาะ ดังน้ี

1. เพื่อแจง้ ใหผ้ ซู้ งึ่ มีสว่ นเกยี่ วข้องทราบ
2. เพอ่ื ขอความช่วยเหลือ และเพือ่ รักษาไวซ้ ง่ึ ความสมั พันธ์ อนั ดี
3. เพื่อขอคายนิ ยอมหรือความเหน็ ชอบ
4. เพอ่ื ขจดั ขอ้ ขดั แย้งในการปฏบิ ัติงาน
5. เพอ่ื ใช้เพม่ิ ประสทิ ธภิ าพและประสทิ ธผิ ลขององค์กร
6. เพือ่ ชว่ ยใหก้ ารดาเนินการเปน็ ไปตามแผน และทาใหม้ ี การวางแผนอยา่ งละเอียดรอบคอบ
7. เพ่ือตรวจสอบอุปสรรคและสภาพปญั หา

องค์ประกอบของการประสานงาน

การประสานงานอาจพจิ ารณาองค์ประกอบที่สาคัญ ไดด้ งั นี้
1. ความร่วมมือ จะต้องสร้างสัมพันธภาพในการทางาน ร่วมกันของทุกฝ่าย โดยอาศัยความเข้าใจ
หรือการตกลงร่วมกัน มีการรวบรวมกาลังความคิด วิธีการ เทคนิค และระดมทรัพยากร มาสนับสนุนงาน
ร่วมกนั เพอื่ ใหเ้ กดิ ความเป็นอนั หน่งึ อนั เดยี วกัน เต็มใจทีจ่ ะทางานรว่ มกัน
2. จังหวะเวลา จะต้องปฏิบัติงานตามบทบาทหน้าที่ และ ความรับผิดชอบของแต่ละคน ตาม
กาหนดเวลาทีต่ กลงกันให้ตรงเวลา
3. ความสอดคลอ้ ง จะตอ้ งพิจารณาความพอเหมาะพอดี ไมท่ างานซอ้ นกัน
4. ระบบการส่ือสาร จะตอ้ งมกี ารสื่อสารท่ีเข้าใจตรงกนั อยา่ งรวดเร็ว และราบร่ืน
5. ผู้ประสานงาน จะต้องสามารถดึงทุกฝ่ายเข้าร่วมทางาน เพื่อตรงไปสู่จุดหมายเดียวกัน ตามที่
กาหนดเป็นวตั ถุประสงค์ของงาน

14

ลกั ษณะของการประสานงาน

จากความหมายของการประสานงานทีก่ ลา่ วถึงข้างต้น จะเห็นได้ว่าการประสานงานมีลักษณะ ดังนี้
1. การประสานงาน เป็นเร่อื งเกย่ี วกบั การจดั ใหง้ านสอดคล้อง กนั โดยปราศจากการขัดแยง้
2. การประสานงาน เป็นเรอื่ งเกี่ยวกบั ความร่วมมือของผู้นา และผ้ปู ฏิบัตงิ านทุกฝา่ ย
3. การประสานงานเป็นเรอ่ื งเกย่ี วกบั หน้าทใ่ี นทางจดั การ
4. การประสานงานเป็นการตดิ ตอ่ สื่อสาร โดยเฉพาะอย่างยิง่ การติดต่อสือ่ สาร 2 ทาง

(Two-Way Communication) จะช่วยให้มคี วามเข้าใจตรงกนั
5. การประสานงานมีอยทู่ ุกระดับช้ัน ของสายการบังคบั บัญชาทั้งในรปู ทเ่ี ปน็ ทางการและไม่

เปน็ ทางการ
6. การประสานงานมไี ด้ทงั้ ระหวา่ งหนว่ ยงานตา่ งๆ ระดบั เดียวกนั และระหว่างหนว่ ยงานท่ี

อย่ตู ่างระดบั กนั

ปญั หาในการติดตอ่ ประสานงาน

โดยส่วนใหญ่ปัญหาท่ีเกิดขึ้นจากการติดต่อประสานงานมัก จะเป็นเร่ืองของการบริหารคน ซ่ึงไม่
สามารถบังคับให้ใครทาอะไร ตามใจได้คนเป็นเร่ืองที่ควบคุมค่อนข้างลาบาก เร่ืองหนักใจอยู่ที่ว่าจะ ต้องไป
ติดต่อประสานงานกับคนที่คุยกันแล้วจูนกันไม่ติด พูดกันไม่รู้ เร่ือง คิดกันคนละอย่าง และท่ีซ้าร้ายหากต้องไป
ติดต่อประสานงานกับ คนที่ไม่ถูกชะตากัน รับรองว่าใครก็ใคร จะต้องคิดมาก กลุ้มใจ หรือมี ปัญหาเกิดขึ้น
ตามมาสารพัด ไม่มใี ครทีไ่ ม่เคยเจอปญั หาในการติดต่อประสานงาน แต่สิง่ สาคัญคือ จะเอาชนะปัญหาที่เกิดขึ้น
นนั้ ได้อย่างไร ซงึ่ พบวา่ ส่วนใหญ่ ปัญหาทเี่ กิดข้นึ จากการตดิ ตอ่ ประสานน้นั หนไี ม่พน้ สาเหตุของเรื่องวุน่ ๆ

ปัจจยั ในการประสานงาน

ปัจจัยท่ีจาเป็นต่อการประสานงานไม่ว่าจะเป็นองค์การ หรือ หน่วยงานประเภทใด มีปัจจัยท่ีสาคัญ
ดังนี้

1. คน หมายถงึ ผซู้ งึ่ จะทาให้งานเป็นผลข้ึนมา การประสาน งานที่แท้จริง คือ การประสานคนให้ร่วม
ใจรว่ มกาลงั งานด้วยการนาเอา ความสามารถของคนมาทาให้เกิดผลงานในจุดมุ่งหมายเดียวกัน ความ สามารถ
ของคนพิจารณาได้สองด้านคือทางด้านความรู้และด้านความ สัมพันธ์กับผู้อ่ืน ผู้ประสานงานต้องมีความรู้
ความสามารถและการมอง การณ์ไกล มีมนุษย์สัมพันธ์ดีมีทัศนคติท่ีดีต่อกัน ผู้ร่วมงานทุกฝ่ายเข้า กันได้ดีมีการ
พบปะหารอื กนั อยเู่ สมอ

2. เงนิ หมายถึง ตัวเงินและส่ิงอ่ืนซึ่งสามารถใช้เป็นส่ือกลาง ในการแลกเปลี่ยนได้ในการประสานงาน
จะตอ้ งมีกาลังเงินสนับสนุน การปฏบิ ตั งิ าน

3. วัสดุ หมายถึง สิ่งของเครื่องมือและเคร่ืองใช้ต่าง ๆ ในการ ประสานจะต้องมีวัสดุอุปกรณ์ช่วยใน
การประสานงานอย่างพอเพียง

4. วิธีการทางาน หมายถึง การบริหารงานให้สามารถบรรลุ ผลสาเร็จตามจุดประสงค์ที่กาหนดเป็น
เปา้ หมายไว้มีการกาหนด อานาจหน้าท่ี และความรับผิดชอบให้ชัดเจน มีการมอบหมายงาน และ การควบคุม
งาน การติดต่อสอ่ื สารท่ีดี การประสานงานอาจทาไดห้ ลายวิธีซ่ึงแตล่ ะวธิ ีย่อมใหผ้ ล แตกตา่ งกันไปสุดแต่เง่ือนไข
ของสถานการณ์ทผ่ี ดิ แผกแตกตา่ งกันอาจ มกี ารประสานงานด้วยระบบ หรือประสานงานด้วยคน หรืออาจใช้ท้ัง
ระบบและคนควบคู่กันไป

15

เทคนคิ วิธใี นการประสานงาน

ผลลัพธ์ท่ีดีเกิดจากการประสานงานท่ีมีประสิทธิภาพ ดังน้ี การใช้เครื่องมือสื่อสาร การใช้เคร่ืองมือ
สื่อสาร เชน่ โทรศัพท์โทรสาร จดหมาย อิเล็กทรอนิกส์เป็นเครื่องมือสื่อสารที่รวดเร็ว ประหยัดเวลา มีแนวทาง
ปฏบิ ตั ดิ ังนี้

 ก่อนเร่ิมประสาน คิดก่อนว่า เราต้องการอะไร เมื่อไร ท่ีไหน อย่างไร ควรติดต่อใคร
หนว่ ยงานใด

 ควรมบี ญั ชีโทรศัพทข์ องบุคคลและหนว่ ยงานที่เก่ียวข้อง ไวเ้ ปน็ สว่ นตัว และส่วนกลาง
 เมื่อติดต่อกับผู้ใด ควรจดชื่อและเบอร์โทรศัพท์ของผู้นั้นไว้ ใช้ติดต่อในโอกาสต่อไป

บางคร้งั ทาเปน็ บญั ชีไวใ้ นปกแฟ้มเรอื่ งนนั้ ๆ
 ควรประสานกับระดับเดยี วกัน หรือตา่ กว่าก่อน
 ใชค้ าพดู สภุ าพ ใหเ้ กยี รตคิ ู่สนทนาแม้รู้ว่าเขามีตาแหน่ง ตา่ กวา่ ไม่พูดยกตนขม่ ท่าน
 อาจหาข้อมลู ก่อนวา่ ผู้ทเี่ ราจะโทรติดตอ่ เปน็ ผู้ใด ตาแหน่งหนา้ ทใ่ี ด อายเุ ทา่ ใด เม่ือ

สนทนากนั อาจเรียก พี่ น้อง ทา่ น จะทาให้เขารสู้ กึ ดี
 การอ่อนน้อมถ่อมตนดว้ ยความจริงใจ มกั เปน็ ท่พี อใจของ ผู้อน่ื
 ในการประสานงานคร้ังท่ี 2 หลังจากรจู้ ักกันแลว้ อาจทกั ทายหรอื ซักถามด้วยความ

ห่วงใย จรงิ ใจ เกยี่ วกับเรอ่ื ง สขุ ภาพ การงาน ฯลฯ ก่อนประสานเรื่องงาน
 กล่าวคาขอบคุณทกุ ครง้ั ก่อนจบการสนทนา
 เมอ่ื รบั ปากเรอื่ งใดไว้ต้องรีบทา เช่น จะรบี สง่ โทรสารไป ใหจ้ ะรบี ทาหนังสือไป

ภาพที่ 12 การติดตอ่ ประสานงาน

16

อ้างองิ

blog/kajeabwan การนัดหมาย.[ระบบอนไลน์]. แหล่งท่ีมา.
http://192.100.77.194/blog/kajeabwan/18679?fbclid (13 กันยายน 2564)

what-is-email การใชอ้ เี มล์.[ระบบอนไลน์]. แหล่งทมี่ า.
https://www.1belief.com/article/what-is-email/ (13 กนั ยายน 2564)

jobsdb การจดวาระการประชมุ .[ระบบอนไลน์]. แหลง่ ที่มา.
https://th.jobsdb.com/th-th/articles (13 กันยายน 2564)

stabundamrong การตดิ ตอ่ ประสานงาน.[ระบบอนไลน์]. แหลง่ ทีม่ า.
http://www.stabundamrong.go.th/web/book/53/b18_53.pdf (13 กนั ยายน 2564)