ADMINISTRASI KEUANGAN (PEMBUKUAN) Program Pendidikan Kecakapan Wirausaha (PKW) Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi Direktorat Jenderal Pendidikan Vokasi Direktorat Kursus dan Pelatihan 2021
Tim Penulis: Program Pendidikan Kecakapan Wirausaha (PKW) KEUANGAN (PEMBUKUAN) ADMINISTRASI 2021 Ani Syafaatun Agus Sofyan Fathul Mansyah Kartini Achmad Hilmi Z Akbar Anas
KATA SAMBUTAN Direktur Jenderal Pendidikan Vokasi Penguatan link and match antara lembaga pendidikan vokasi dan industri, dunia usaha, dan dunia kerja (iduka) merupakan program prioritas pemerintah. Link and match ini harus diartikan secara menyeluruh yaitu “menikahnya” program pendidikan dan pelatihan vokasi dengan iduka, UMKM, lembaga perbankan dan unit pemasaran yang bukan sekadar penandatanganan MoU tetapi harus ada keterlibatan mitra mulai dari pengembangan kurikulum, peningkatan kapasitas guru/instruktur/dosen/kepala sekolah/pimpinan, penyusunan standar sarpras berbasis iduka, pemagangan, evaluasi lulusan hingga penyerapan lulusan untuk bekerja di iduka dan mampu merintis usaha baru. Kursus dan pelatihan sebagai bagian dari pendidikan vokasi juga dituntut untuk bisa mewujudkan link and match dengan mitra sebagaimana tersebut di atas. Hal ini merupakan suatu tantangan sekaligus peluang yang besar terhadap eksistensi Lembaga Kursus dan Pelatihan (LKP) selama ini. LKP yang bisa mewujudkan “pernikahan” tersebut dipastikan akan terus eksis bahkan akan semakin berkembang. Konsep miniatur “pernikahan” antara LKP dan lembaga mitra terwujud dalam penyelenggaraan Program Pendidikan Kecakapan Wirausaha (PKW), yaitu program kursus dan pelatihan untuk menyiapkan SDM terampil, berkarakter, berdaya saing dan siap kerja dengan sasaran prioritas anak usia sekolah tidak sekolah (ATS) atau lulus tidak melanjutkan, khususnya yang pernah menerima program Kartu Indonesia Pintar (KIP). Saya menyambut baik penyusunan bahan ajar PKW ini dalam upaya meningkatkan mutu pembelajaran PKW sehingga menghasilkan lulusan berkualitas dan mampu untuk melahirkan usahawan baru dengan berbagai bidang usaha dalam rangka pengembangan potensi lokal. Selamat dan sukses untuk semua penyelenggara PKW semoga hasil kerja Saudara menjadi bagian dari upaya menyiapkan SDM Indonesia yang andal dan berdaya saing. Jakarta, September 2021 Direktur Jenderal, Wikan Sakarinto, Ph.D.
Direktur Kursus dan Pelatihan Program Pendidikan Kecakapan Wirausaha (PKW) merupakan layanan pendidikan melalui kursus dan pelatihan untuk memberikan bekal pengetahuan dan ketrampilan serta menumbuhkan sikap mental wirausaha dalam mengelola potensi dan lingkungan yang dapat dijadikan bekal berwirausaha dan merintis berdirinya usaha mandiri. Sasaran prioritasnya adalah Anak Usia Sekolah Tidak Sekolah (ATS) atau lulus tidak melanjutkan khususnya anak-anak yang pernah menerima Kartu Indonesia Pintar (KIP). Berdasarkan konsep tersebut maka, reformasi penyelenggaraan PKW harus dilakukan agar lulusan PKW dapat berwirausaha sesuai dengan ketrampilan yang dipelajari. Reformasi penyelenggaraan PKW dimaksud, difokuskan pada perubahan pola pikir (mindset) penyelenggaraan PKW dari hanya sekadar rekrutmen dan proses pembelajaran saja (input dan process) bergeser ke kualitas lulusan untuk mampu berwirausaha dengan pendampingan. Reformasi berikutnya adalah reformasi cara kerja/prosedur penyelenggaraan PKW dari cara kerja berbasis one man show, serta dilakukan oleh lembaga penyelenggara sendiri, bergeser ke cara kerja berbasis kerjasama dan kolaborasi dengan UMKM, lembaga perbankkan dan unit pemasaran. Kerja sama tersebut mulai dari rekrutmen, penyusunan kurikulum dan bahan ajar, pengadaan instruktur, sarana dan prasarana pembelajaran, dan pembimbingan / pendampingan dalam merintis usaha baik secara kelompok maupun perorangan. Dalam rangka mendorong reformasi pembelajaran PKW, Direktorat Kursus dan Pelatihan menyusun bahan ajar yang terdiri dari 6 komponen yaitu: 1) Menumbuhkan Pola Pikir dan Karakter Kewirausahaan, 2) Merencanakan Usaha, 3) Keterampilan Mengelola Usaha 4) Mengembangkan Usaha, 5) Pengembangan Pemasaran Usaha, dan 6) Evaluasi Usaha. Dari ke enam komponen bahan ajar ini, masing-masing terdiri dari judul-judul bahan ajar yang kesemuanya berjumlah 40 judul bahan ajar yang akan di digitalisasi untuk mempermudah mengaksesnya. Besar harapan kami bahan ajar ini dapat bermanfaat dan menjadi rujukan bagi berbagai pihak khususnya lembaga penyelenggara dalam menyiapkan, menyelenggarakan pembelajaran, dan pendampingan/pembimbingan dalam merintis usaha bagi para lulusan PKW. Jakarta, September 2021 Direktur, Dr. Wartanto KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI DAFTAR ISI Apa Pengertian Administrasi Usaha? Apa Tujuannya? Apa Fungsi Administrasi? Apa Ciri-Ciri Administrasi Usaha? Kemampuan Apa yang Dimiliki Pengelola? Kapan Administrasi Usaha Dilaksanakan? Mengapa Perlu Administrasi Usaha? Apa Ruang Lingkup Administrasi Usaha? Dokumen Apa yang Dibutuhkan dalam Administrasi Usaha? Bagaimana Buku Administrasi Keuangan? A. B. C. D. E. F. G. H. I. J. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 12
Administrasi usaha adalah segala bentuk proses kerja sama dari dua individu atau lebih atas dasar rasionalitas terpilih untuk mencari tujuan yang ditetapkan sebelumnya. DIREKTORAT KURSUS DAN PELATIHAN DITJEN PENDIDIKAN VOKASI 01 Apa Pengertian Administrasi Usaha A. A. ? Apa Pengertian Administrasi Usaha
Rp Rp Rp Rp DIREKTORAT KURSUS DAN PELATIHAN 02 DITJEN PENDIDIKAN VOKASI Apa Tujuannya Apa Tujuannya B. B. ? 1. 1. Memonitor kegiatan usaha 2. 2. Mengamankan jalannya kegiatan usaha 3. 3. Mengevaluasi kegiatan usaha 4. 4. Menyusun program pengembangan usaha 5. 5. Menunjukkan bukti-bukti kegiatan usaha
Dalam sebuah usaha, fungsi administrasi adalah DIREKTORAT KURSUS DAN PELATIHAN DITJEN PENDIDIKAN VOKASI 03 Apa Fungsi Administrasi Apa Fungsi Administrasi C. C. ? Mencatat berbagai alat perlengkapan dari kegiatan usaha ke buku administrasi. 1. Melengkapi dan menyediakan serta mengelola berbagai buku administrasi usaha dengan baik dan benar. 2. 3. Memelihara buku administrasi usaha dengan baik dan benar. ! ! Mengerjakan berbagai buku administrasi dari kegiatan usaha sesuai dengan bentuk aturan. 4.
DIREKTORAT KURSUS DAN PELATIHAN 04 DITJEN PENDIDIKAN VOKASI Apa ciri-ciri Administrasi Usaha itu Apa ciri-ciri Administrasi Usaha itu D. D. ? 1. 1. 2. 2. Terdapat kelompok orang Terdapat bentuk kerja sama sekelompok orang 3. 3. Terdapat tujuan yang akan dicapai 4. 4. Terdapat proses kegiatan usaha 5. 5. Terdapat aspek kepemimpinan, bimbingan, dan pengawasan
DIREKTORAT KURSUS DAN PELATIHAN DITJEN PENDIDIKAN VOKASI 05 Dalam sebuah usaha, kemampuan yang dimiliki pengelola adalah 1. Kemampuan komunikasi yang baik ! Seorang tenaga administrasi akan berinteraksi, dan berkordinasi dengan banyak orang sehingga membutuhkan keterampilan komunikasi yang baik dan efektif. Tujuannya, pekerjaan semakin jelas, terarah, dan menyenangkan. 2. Kemampuan menulis Seorang petugas administrasi akan banyak berhadapan dengan kegiatan surat menyurat dan mencatat maka diperlukan keahlian tata tulis yang baik. 3. Manajemen waktu Seorang tenaga administrasi memerlukan ketelitian dan kedisiplinan yang tinggi dalam mengatur waktu karena seringkali diminta data usaha dalam waktu yang singkat. 4. Memperhatikan detail dan teliti Seorang tenaga administrasi memiliki tugas, seperti mencatat uang, menginput data, mencatat pengeluaran. Oleh karena itu, dia tidak boleh salah karena akan berimbas pada kondisi keuangan. Kemampuan Apa yang Dimiliki Pengelola Kemampuan Apa yang Dimiliki Pengelola E. E. ?
DIREKTORAT KURSUS DAN PELATIHAN 06 DITJEN PENDIDIKAN VOKASI Kapan Administrasi Usaha Dilakukan Kapan Administrasi Usaha Dilakukan F. F. ? Mengelola administrasi usaha dimulai dari perencanaan keuangan, pelaksanaan pengelolaan administrasi, sampai pada tahap evaluasi, pelaporan, dan tindak lanjut hasil usaha. Rp ! !
DIREKTORAT KURSUS DAN PELATIHAN DITJEN PENDIDIKAN VOKASI 07 Administrasi Usaha Mengapa Perlu a G. G. ? Mengapa Perlu Administrasi Usaha 1. Agar dapat memonitor dan mengendalikan usaha. Agar dapat mengamankan jalannya pelaksanaan kegiatan. usaha. 2. 3. Agar dapat melakukan evaluasi kegiatan usaha. 4. Agar dapat menyusun program pengembangan usaha. Agar dapat menunjukkan adanya bukti kegiatan usaha. yang dijalankan. 5. Agar mudah mengambil keputusan untuk pengembangan dan pengendalian usaha yang dijalankan. 6.
! DIREKTORAT KURSUS DAN PELATIHAN 08 DITJEN PENDIDIKAN VOKASI Apa Ruang Lingkup Administrasi Usaha Apa Ruang Lingkup Administrasi Usaha H. H. ? 1. Menghimpun adalah kegiatan mencari dokumen dan mengumpulkan dokumen. 2. Mencatat dan membukukan adalah kegiatan membukukan berbagai tulisan suatu keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga tulisan dapat dibaca, dikirim, dan disimpan. 3. Mengelola adalah menyajikan bukti-bukti atau keterangan-keterangan sesuai dengan kegiatannya. 4. Mengirim adalah menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak ke pihak lain. 5. Menyimpan adalah kegiatan meletakkan atau menaruh dokumen pada tempat yang aman.
DIREKTORAT KURSUS DAN PELATIHAN DITJEN PENDIDIKAN VOKASI 09 Dokumen Apa yang dibutuhkan dalam Administrasi Usaha Dokumen Apa yang dibutuhkan dalam Administrasi Usaha I.I. ? 1. Perizinan Usaha Perizinan usaha diperlukan untuk mendukung kegiatan usaha, seperti Surat Izin Usaha Mikro (SIUM). Surat ini dapat diperoleh di kecamatan dengan gratis dan dapat dijadikan agunan pinjam ke bank melalui Kredit Usaha Rakyat (KUR) 2. NPWP adalah nomor yang diberikan kepada wajib pajak Setiap wajib pajak harus memiliki NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak) atau nomor yang diberikan kepada wajib pajak sebagai sarana dalam administrasi perpajakan. NPWP digunakan sebagai tanda pengenal diri atau identitas wajib pajak dalam melaksanakan hak dan kewajiban perpajakannya. Dalam pengelolaan suatu usaha, terdapat salah satu aspek yang harus dipelajari, yaitu administrasi pengelolaan usaha. Administrasi pengelolaan usaha terdiri atas: Rp !
DIREKTORAT KURSUS DAN PELATIHAN 10 DITJEN PENDIDIKAN VOKASI 3. Surat Izin Tempat Usaha (SITU) 5. Pencatatan Administrasi Usaha 4. Surat-Menyurat a. Surat perkenalan b. Surat permintaan penawaran, dan lain-lain. Nomor surat Tanggal surat Jenis surat Keterangan 03/sium/2021 1-5-2021 Surat ijin usaha Masa berlaku 1-5-2023 04/pen/2021 1-6-2021 Penawaran produk Belum ada respon a. Bukti Transaksi Internal b. Bukti Transaksi Eksternal adalah bukti yang dibuat untuk internal kelompok usaha. Contohnya buku kas masuk. adalah bukti transaksi yang punya hubungan dengan pihak luar, Contoh bukti transaksi ekternal, adalah: Faktur, adalah bukti pembelian secara kredit Buku kas merupakan tanda bukti bahwa kelompok usaha telah menerima uang secara tunai, seperti tagihan, penjualan. Kas keluar adalah tanda bukti bahwa kelompok usaha telah mengeluarkan uang secara tunai, seperti pembayaran gaji, dan pembayaran utang. Kuitansi, adalah bukti tanda terima sejumlah uang yang telah ditandatangani oleh pihak penerima uang dan dan diserahkan kepada pihak yang membayar utang. Nota Kontan, adalah bukti transaksi penjualan maupun pembelian secara tunai. Nota Debet, adalah bukti transaksi pengiriman kembali barang yang sudah dibeli.
DIREKTORAT KURSUS DAN PELATIHAN DITJEN PENDIDIKAN VOKASI 11 Nota Kredit, adalah bukti transaksi penerimaan kembali barang yang sudah dijual. Cek, adalah surat perintah pemabayaran sejumlah uang kepada pihak yang nvamanya tercantum dalam cek. Contoh Nota Debet. Contoh Nota Kredit. UD kirana Jln. Bantul Km 10. 16 Yogyakarta Dikirim kembali 10 kg bahan kaos karena cacat seharga Rp. 2.000.000 dan rekening ini telah didebet. Yogyakarta, 12 Mei 2013 Narayan NOTA DEBET Kpd. Toko HK Jln. Beji 23 Yk PD. Pembangunan Jln. Danau No. 4 Tangerang Diterima kembali 2 buah papan tulis putih (white board) karena rusak seharga Rp. 36.000,00 dan rekening ini telah diKREDIT. Hormat kami, Hasna NOTA KREDIT Tangerang, 10 Oktober 2000 Kepada Yth. : Toko Hidayat Jln. : Tambak 5 Tangerang
DIREKTORAT KURSUS DAN PELATIHAN 12 DITJEN PENDIDIKAN VOKASI Bagaimana buku Administrasi keuangan Bagaimana buku Administrasi keuangan J.J. ? 1. Buku Catatan Pengeluaran Semua pengeluaran atau belanja dalam usaha, mulai dari pembelian bahan baku, dan operasional gaji pegawai harus kontiniu dicatat dengan jelas. Tujuannya adalah mengetahui berapa jumlah modal usaha yang telah dikeluarkan. Contoh Buku Pengeluaran Ada beberapa buku catatan yang harus ada dalam kegiatan usaha, yaitu buku administrasi keuangan berupa buku catatan keuangan, buku persedian barang, dan buku inventaris. Walau usahanya kecil memiliki buku admnistrasi usaha itu penting agar ada proyeksi pengembangan usaha yang lebih besar ke depan. Nah, seperti apa pembukuannya? Silahkan baca berikut ini. Rp No. Bukti Tanggal Jenis pengeluaran Jumlah Keterangan 1- 5-2021 Blender 350.000 Beli Cup + tutup 75.000 Bayar listrik 210.000 Sangat baik 1- 6-2021 9-6-2021 Plastik 20.000 654.000 dst Total
DIREKTORAT KURSUS DAN PELATIHAN DITJEN PENDIDIKAN VOKASI 13 2. Buku Catatan Pemasukan Buku catatan pemasukan digunakan untuk mencatat semua transaksi yang berhubungan dengan pemasukan keuangan. Tujuannya, mudah dalam melakukan pembukuan bulanan perusahaan. Buku Catatan Pemasukan 3. Buku Laporan Arus Kas Laporan arus kas adalah laporan yang menunjukkan aliran uang yang diterima dan digunakan perusahaan di dalam satu periode akuntansi beserta sumber-sumbernya. No. Bukti Tanggal Jenis pemasukan Jumlah Keterangan 9- 6-2021 Penjualan 750.000 10- 6-2021 Piutang 125.000 875.000 dst Total Keterangan Neraca Saldo Debet Kredit Hasil usaha Rp. 18.500.000 Rp. 18.500.000 Belanja barang Perbaikan tempat usaha Bayar gaji pegawai Biaya air, listrik, Beli tabung gas besar Rp. 8.850.000 Rp. 9.650.000 Beli bahan baku Saldo Rp. 3.000.000 Rp. 1.500.000 Rp. 850.000 Rp. 250.000 Rp. 2.500.000 Rp. 750.000
DIREKTORAT KURSUS DAN PELATIHAN 14 DITJEN PENDIDIKAN VOKASI 4. Laporan Laba Rugi Laporan laba rugi adalah laporan yang menunjukkan kemampuan kelompok usaha untuk menghasilkan keuntungan pada satu periode bulanan, semester, atau satu tahun. Laporan Laba Rugi terdiri atas Pendapatan dan Pengeluaran 5. Laporan Perubahan Modal Pendapatan Hasil Penjualan Biaya-biaya: Rp. 14.500.000 Rp. 6.500.000 1. Sewa tempat 2. Listrik, Air dan kebersihan 3. Gaji pegawai Laba Rp. 8.000.000 Rp. 1.800.000 Rp. 700.000 Rp. 4.000.000 Modal Awal Rp. 2.000.000 Rp. 6.500.000 1. Laba 2. Sewa tempat 3. Bayar utang Penambahan modal Modal akhir Rp. 8.500.000 Rp. 8.000.000 Rp. 2.000.000 Rp. 500.000
DIREKTORAT KURSUS DAN PELATIHAN DITJEN PENDIDIKAN VOKASI 15 Fungsi buku stok barang agar bisa memonitor dan mengawasi persediaan barang yang dibutuhkan dalam kegiatan usaha. 6. Buku Stok Barang 7. Buku Inventaris Barang Transaksi yang dicatat bukan hanya berhubungan dengan uang, tetapi juga barang, seperti contoh di bawah ini. Contoh Buku Persediaan Barang Tahun 2020 Buku inventaris barang dapat digunakan untuk mencatat semua barang-barang yang telah dibeli. Buku inventaris barang juga memiliki fungsi sebagai berikut. No Tanggal Nama Barang Merek Keadaan Harga Unit Barang 1 Lid sealer 650.000 2 3 2/5-2021 2/5-2021 Dst Blender 350.000 2 3 Baik Baik Made china Nasional No. Bukti Tgl Persediaan Masuk Unit hrg Rp jml Rp Persediaan Keluar Unit hrg Rp jml Rp Saldo Unit hrg Rp jml Rp Keterangan 1/12. 012. - - - - - - - - - 8 5.000 40.000 7 5.000 35.000 15 5.000 75.000 5/1. dst Dijual ke toko jaya Mempermudah dalam pengawasan. Mencegah agar barang tidak mudah hilang. Mempermudah untuk melakukan pengecekan barang. Mempermudah kondisi barang. Memiliki bukti tertulis pengelolaan barang sehingga dapat dipertanggungjawabkan. a. b. c. d. e.
DIREKTORAT KURSUS DAN PELATIHAN 16 DITJEN PENDIDIKAN VOKASI DAFTAR PUSTAKA Mubarok Abdulloh, dan Faqihudin 2011. Pengelolaan Keuangan Usaha Kecil dan Menengah. Tangerang: Suluh Media Oteng, Sutisna 1983. Administrasi Pendidkan, Bandung; Angkasa. https://www.youtube.com/watch?v=DJ9gHXO3dTA https://www.scribd.com/document/427709054/Administrasi-usaha
Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi Direktorat Jenderal Pendidikan Vokasi Direktorat Kursus dan Pelatihan 2021