Kit Pengurusan Tatatertib JPNSabah

PENGURUSAN KES TATATERTIB

KIT PENGURUSAN TATATERTIB

JABATAN PENDIDIKAN NEGERI SABAH

ASPIRASI

PENGARAH PENDIDIKAN
NEGERI SABAH

Assalamualaikum w.b.t dan Salam Sejahtera dan
Salam 1Malaysia: Rakyat Didahulukan, Pencapaian Diutamakan

Bersyukur saya ke hadrat Ilahi kerana dengan limpah kurniaNya dan ucapan
tahniah kepada Unit Tatatertib dan Keutuhan di atas usaha menyediakan Kit
Pengurusan Tatatertib Jabatan Pendidikan Negeri Sabah.

Kit Pengurusan Tatatertib Jabatan Pendidikan Negeri Sabah dihasilkan dengan
tujuan untuk menjadikannya satu (1) rujukan mudah dan segera untuk membantu
Ketua Sektor, Pegawai Pendidikan Daerah, Pengetua dan Guru Besar dalam
menguruskan kes tatatertib dengan lebih cepat, tepat dan mematuhi prinsip,
prosedur serta peraturan yang digariskan. Ini adalah penting kerana sekiranya
sesuatu tindakan tatatertib diambil tanpa menggunakan prosedur yang tepat
sebagaimana yang diperuntukkan di bawah undang-undang, ia berkemungkinan
akan dicabar di Mahkamah yang akhirnya boleh membawa kerugian kepada pihak
Kerajaan.

Kit Pengurusan Tatatertib ini menyenaraikan carta alir, prosedur tindakan tatatertib,
senarai dokumen yang diperlukan dan contoh laporan yang mudah difahami dan
praktikal. Diharapkan Kit Pengurusan Tatatertib Jabatan Pendidikan Negeri Sabah
dapat dimanfaatkan bagi memantapkan pengurusan tatatertib di pejabat masing-
masing.

DATUK JAME ALIP

4 APRIL 2014

2

KANDUNGAN 2
4
Aspirasi Pengarah 5
Latar Belakang 5
Objektif 6
Isu dalam Pengurusan Tatatertib 7
Peranan Ketua Jabatan
Carta Alir Pengurusan Tatatertib 9
Prosedur Tindakan Tatatertib 10
11
Tidak Hadir Bertugas Tanpa Kebenaran/ 12
Tanpa Cuti/Tanpa Sebab Munasabah
13
Pegawai Dapat Dikesan 14
Pegawai Tidak Dapat Dikesan 15
Terlibat Dengan Kes Jenayah 16
Tahan Kerja dan Gantung Kerja 17
Senarai Semak Dokumen Yang Diperakukan 18
Tidak Hadir Bertugas Tanpa Kebenaran/ 19
Tanpa Cuti/Tanpa Sebab Munasabah 20
Pegawai Dapat Dikesan
Pegawai Tidak Dapat Dikesan 3
Kebankrapan
Gangguan Seksual
Dadah
Kewangan
Jenayah
Contoh Laporan dan Surat

LATAR BELAKANG

Kawalan tatatertib merupakan satu alat pengurusan yang penting bagi
mewujudkan pentadbiran yang cekap dalam melaksanakan fungsi dan
tanggungjawab ke arah pencapaian objektif dan matlamat sebuah jabatan.
Matlamat utama kawalan tatatertib ialah membentuk sikap positif dan pencegahan
daripada penyelewengan dalam membangunkan pegawai awam yang berkualiti
dan berintegriti selaras dengan tuntutan perkhidmatan awam pada masa kini.

Kit Pengurusan Tatatertib Jabatan Pendidikan Negeri Sabah disediakan bagi
memastikan Ketua Jabatan mengambil tindakan kawalan dan pengawasan
tatatertib terhadap pegawai bawahannya supaya kes tatatertib yang dilakukan
tidak berulang. Pendekatan ini adalah untuk memudahkan tindakan pencegahan
(preventive) dalam membendung gejala ini. Kit ini dilengkapi dengan peranan
Ketua Jabatan dalam menangani kes tatatertib, carta alir pengurusan tatatertib,
prosedur tindakan tatatertib yang perlu diambil dan senarai dokumen yang
diperlukan merujuk kepada Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan
tatatertib) (Pindaan) (2002).

Matlamat utama kit ini disediakan adalah untuk membolehkan pengurusan dan
tindakan tatatertib dapat dilaksanakan dengan cepat, tepat dan berintegriti.

4

OBJEKTIF

Objektif Kit Pengurusan Tatatertib Jabatan Pendidikan Negeri Sabah ini disediakan
untuk:

Memberi panduan kepada ketua Jabatan dalam menguruskan kes-kes
tatatertib;
Mengenal pasti isu dalam pengurusan tatatertib; dan

Menyenaraikan dokumen sokongan yang diperlukan serta contoh
pelaporan dalam pengurusan kes tatatertib.

ISU DALAM PENGURUSAN TATATERTIB

Isu dalam pengurusan tatatertib yang dikenalpasti ialah:
Laporan Ketua Jabatan tidak disertakan bukti atau dokumen-dokumen
yang berkaitan dengan pelanggaran tatatertib tersebut;
Ketua Jabatan lewat menyediakan laporan mengenai pelanggaran
tatatertib; dan
Ketua Jabatan kurang pengetahuan dan pemahaman dalam menguruskan
kes tatatertib.

5

PERANAN KETUA JABATAN

Pembentukan sebuah jabatan yang berintegriti merupakan salah satu
tanggungjawab dan amanah besar yang perlu dilaksanakan oleh Ketua Jabatan.
Ketua Jabatan hendaklah bertanggungjawab dalam melaksanakan tindakan
kawalan dan pengawasan tatatertib yang berkesan terhadap pegawai
bawahannya.

Di bawah Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) (Pindaan)
(2002), Ketua Jabatan yang gagal menjalankan kawalan ke atas pegawai
bawahannya atau mengambil tindakan terhadap pegawai bawahannya yang
melanggar mana-mana peruntukan dalam Peraturan-Peraturan ini hendaklah
disifatkan cuai dalam melaksanakan tugasnya serta tidak bertanggungjawab dan
dia boleh dikenakan tindakan tatatertib.

Tindakan awal perlu diambil oleh Ketua Jabatan dengan memantau pegawai
bawahannya dan menegur atau memberi nasihat supaya sentiasa mematuhi
peraturan-peraturan yang telah ditetapkan. Sekiranya pegawai masih mengulangi
kesalahan yang sama walaupun teguran dan nasihat telah diberi, maka Ketua
Jabatan hendaklah mengambil tindakan segera dengan melaporkan kepada pihak
berkuasa tatatertib yang berkenaan sebagaimana yang dinyatakan dalam
Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) (Pindaan) (2002).

6

CARTA ALIR
PENGURUSAN TATATERTIB

MULA

Tindakan Terima perakuan/dokumen sokongan dari
Pembetulan Sekolah/PPD/Sektor

Kaji laporan
Lengkap?

Tidak

Peraturan 37 iaitu tindakan Ya
tatatertib dengan tujuan Sediakan kertas bagi menentukan jenis
buang kerja atau turun pelanggaran tatatertib dari jenis hukuman berat
pangkat atau ringan untuk pertimbangan Pengerusi LTT

Hantar perakuan ke Pengerusi LTT membuat keputusan di bawah
Bahagian Pengurusan Peraturan 36 atau 37
Sumber Manusia, KPM
Peraturan 36 iaitu tindakan tatatertib
Terima keputusan kes dari bukan dengan tujuan buang kerja atau
Bahagian Pengurusan turun pangkat
Sumber Manusia, KPM
Urus setia sediakan kertas penentuan
Simpan Salinan Keputusan kes Prima Facie berserta surat
dalam fail sulit pegawai pertuduhan bagi pertimbangan
dan rekod. Pengerusi LTT dan surat pertuduhan

Tamat

7

CARTA ALIR
PENGURUSAN TATATERTIB

Tidak wujud “Prima facie”

Sediakan surat Wujud “Prima Facie”
keputusan kepada
pegawai melalui Hantar surat pertuduhan kepada
Ketua Jabatan pegawai melalui Ketua Jabatan

Tamat Terima ulasan dari Ketua Jabatan dan
surat representasi daripada pegawai

Urus setia sediakan kertas LTT untuk
membuat keputusan

Bebas Mesyuarat LTT bersidang

Sediakan surat Sabit/Hukuman
pemberitahuan
kepada pegawai Sediakan surat iringan hukuman
melalui Ketua kepada pegawai melalui Ketua
Jabatan Jabatan berserta dengan Akuan
Terima, nyatakan peluang merayu
Tamat Jika tidak ada rayuan, tutup fail dan
rekod

Ada rayuan

Sediakan perakuan rayuan dan
hantar kepada SPP

Terima salinan keputusan rayuan
Sediakan surat iringan keputusan dan
hantar kepada pegawai melalui
Ketua Jabatan/PPD

Tutup fail dan rekod

8

PROSEDUR TINDAKAN TATATERTIB

TIDAK HADIR BERTUGAS TANPA KEBENARAN/
TANPA CUTI/TANPA SEBAB MUNASABAH
(PEGAWAI DAPAT DIKESAN)

Pegawai tidak hadir sekurang-kurangnya Tindakan mengesan
1 hari bekerja atau lebih secara pegawai oleh Ketua

berturut-turut atau berselang-seli. Jabatan

Ketua Jabatan mendapatkan penjelasan Pegawai tidak dapat
pegawai dikesan

Pegawai memberikan penjelasan kepada Rujuk prosedur
Ketua Jabatan tindakan tatatertib
bagi Ketidakhadiran
Pertimbangan Ketua Jabatan terhadap
penjelasan pegawai Bertugas Tanpa
Kebenaran

(Tidak Dapat Dikesan)

Diterima Ditolak
Pegawai memohon Lapor ke Bahagian
kewangan untuk
cuti rehat pemotongan gaji
pegawai dan lapor
Mendapatkan sijil sakit, kepada Lembaga
surat kematian saudara
terdekat, surat pengesahan, Tatatertib
laporan polis dan lain-lain

Nota: Ketidakhadiran pegawai tanpa kebenaran/tanpa cuti/tanpa sebab munasabah pada waktu pegawai dikehendaki
bertugas tidak boleh ditolak dari cuti rehat pegawai.

9

PROSEDUR TINDAKAN TATATERTIB

TIDAK HADIR BERTUGAS TANPA KEBENARAN/
TANPA CUTI/TANPA SEBAB MUNASABAH
(PEGAWAI TIDAK DAPAT DIKESAN)

Pegawai tidak hadir bertugas 7 hari bekerja
berturut-turut dan tidak dapat dikesan
(26[1])

Surat berdaftar Akuan Terima dihantar
oleh Ketua Jabatan kepada Pegawai

Surat dapat disampaikan kepada Surat tidak dapat disampaikan
pegawai (26[2]) kepada pegawai (26[3])

Pegawai lapor diri Pegawai tidak lapor diri Ketua Jabatan melaporkan
bertugas bertugas kepada Lembaga Tatatertib
(26[2][a]) (26[2][b])
(26[3])
Ketua Jabatan melaporkan
kepada Lembaga Tatatertib Lembaga Tatatertib menyiarkan
untuk memulakan prosiding notis dalam akhbar meminta
pegawai lapor diri dalam
tatatertib (26[1]) tempoh 7 hari (26[4])

Pegawai lapor diri Pegawai gagal lapor diri
Bertugas dalam bertugas dalam
tempoh 7 hari tempoh 7 hari
(26[6])
(26[5])
Wartakan
Ketua Jabatan pembuangan kerja
melaporkan kepada
Lembaga Tatatertib pegawai (26[7])
untuk memulakan
prosiding tatatertib

(26[5])

10

PROSEDUR TINDAKAN TATATERTIB
TERLIBAT DENGAN KES JENAYAH

Pegawai/Pendaftar memaklumkan prosiding
mahkamah kepada Ketua Jabatan(28[1] &[2])

Ketua Jabatan melaporkan kepada Lembaga
Tatatertib serta syor tahan kerja (28[3])

Pihak Berkuasa Tatatertib memutuskan pegawai
ditahan kerja (jika perlu) (28[4] & 44[1])

Ketua Jabatan mendapatkan keputusan prosiding
mahkamah dari Pendaftar (28[5])

Pegawai disabitkan (28[6]) Pegawai dibebaskan tanpa Pegawai dibebaskan tetapi
rayuan (28[7]) kesnya dirayu (28[8])
Lembaga Tatatertib gantung
pegawai dari tugasnya Memulangkan emolumen & Lembaga Tatatertib menimbang
(28[6]) kemudahan yang ditahan sama ada penahanan kerja
(28[7]) pegawai diteruskan (28[8])
Pegawai merayu
Pegawai disabitkan
Diterima (bebas) Ditolak (sabit) (28[10])
(28[9]) (29[1])
Lembaga Tatatertib gantung
Pegawai kembali tugas pegawai
bertugas (28[10])
(28[9])
Prosiding Tatatertib dimulakan
(28[10])

11

PROSEDUR TINDAKAN TATATERTIB
TAHAN KERJA & GANTUNG KERJA

TAHAN KERJA

1. Kerana terlibat dengan kes jenayah
2. Disyaki melakukan kesalahan tatatertib yang serius

Untuk tujuan siasatan kes jenayah/tatatertib Untuk tujuan prosiding jenayah/kes tatatertib
yang serius (43[1]) yang serius (28[4] & 44[1])

Diputuskan oleh Lembaga Tatatertib yang ada
kuasa mengenakan hukuman buang
kerja/turun pangkat

1. Syaratnya adalah pegawai disyaki telah: 1. Syaratnya prosiding jenayah/tatatertib
i. Melakukan jenayah dengan tujuan buang kerja/turun pangkat
ii. Melakukan kesalahan tatatertib telah dimulakan.
yang serius
2. Jika disebabkan kes jenayah, boleh ditahan
2. Tempoh: mulai tarikh ditangkap/saman. Jika tindakan
i. Maksimum 2 bulan atau prosiding tatatertib buang kerja/turun pangkat, mulai
jenayah/tatatertib bagi tujuan tarikh yang ditetapkan oleh Lembaga
buang kerja/turun pangkat Tatatertib.
dimulakan, ikut mana yang
terdahulu 3. Penahanan kerja terhenti dan emolumen
ii. Terhenti pada tarikh prosiding boleh dibayar jika pegawai dipanggil
jenayah dimulakan atau tindakan bertugas semula walaupun kes belum
tatatertib diambil selesai. (44[5])

3. Tiada potongan/pengurangan emolumen 4. Emolumen yang ditahan hanya boleh dibayar
dalam tempoh ini. selepas kes selesai dan Lembaga Tatatertib
memutuskan ianya boleh dibayar.

5. Layak menerima minimum 50% emolumen
bulanannya. (44[6])

6. Emolumen dikembalikan jika pegawai
dibebaskan. (44[7])

GANTUNG KERJA

1. Dilaksanakan oleh Lembaga Tatatertib yang mempunyai kuasa buang kerja/turun pangkat. (28[6] & 45[1])
2. Bermula dari tarikh pegawai disabitkan dengan kes jenayah oleh mahkamah walaupun pegawai ada membuat rayuan.

(28[6] & [10], 45)
3. Tidak layak menerima emolumen yang tidak dibayar semasa ditahan kerja dan sepanjang tempoh gantung kerja. (45[3])
4. Jika pegawai dibuang kerja, emolumen yang tidak dibayar semasa tahan/gantung kerja tidak boleh dibayar. (45A[1])
5. Jika pegawai tidak dibuang kerja, dia berhak menerima emolumen yang tidak dibayar semasa tahan/gantung kerja.

(45A[2])
6. Hentikan bayaran emolumen jika pegawai keluar negeri tanpa izin semasa ditahan kerja. (48[3]).

12

SENARAI SEMAK DOKUMEN

TIDAK HADIR BERTUGAS TANPA KEBENARAN/
TANPA CUTI/TANPA SEBAB MUNASABAH
(PEGAWAI DAPAT DIKESAN)

Dokumen-dokumen yang dikemukakan hendaklah disahkan benar oleh Ketua
Jabatan. Berikut adalah dokumen yang diperlukan bagi kes pegawai tidak hadir
bertugas sekurang-kurangnya 1 hari bekerja atau lebih secara berturut-turut
atau berselang-seli:

1. Laporan Ketua Jabatan
2. Salinan Kenyataan Perkhidmatan yang dikemas kini
3. Salinan Kad Pengenalan Pegawai
4. Salinan Rekod Kehadiran Pegawai
5. Pengesahan daripada Ketua Jabatan tentang waktu bertugas

pegawai (WP1, WP2, WP3) bagi Pegawai yang tidak mengetik kad
perakam waktu/mengimbas cap jari waktu datang dan pulang
6. Salinan Kalendar Semakan Kehadiran Pegawai
7. Salinan Kenyataan Cuti Pegawai yang dikemas kini
8. Salinan Surat Arahan Kembali Bertugas
9. Salinan Surat Tunjuk Sebab Ketidakhadiran
10. Salinan Akuan Penghantaran Surat
11. Salinan Akuan Penerimaan Surat
12. Salinan Surat Penjelasan Pegawai
13. Surat Arahan Pemotongan/Pemberhentian Gaji Pegawai
14. Salinan Penyata Gaji Terkini Pegawai (Slip Gaji)
15. Salinan Penyata Perubahan Mengenai Pendapatan Seseorang
Pegawai (Kew. 8)
16. Alamat Terkini Pegawai
17. Salinan Laporan Perubatan Pegawai (jika berkaitan)
18. Salinan Laporan Kaunseling Pegawai (jika berkaitan)

13

SENARAI SEMAK DOKUMEN

TIDAK HADIR BERTUGAS TANPA KEBENARAN/
TANPA CUTI/TANPA SEBAB MUNASABAH

(PEGAWAI TIDAK DAPAT DIKESAN)

Dokumen-dokumen yang dikemukakan hendaklah disahkan benar oleh Ketua
Jabatan. Berikut adalah dokumen yang diperlukan bagi kes pegawai tidak hadir
bertugas 7 hari berturut-turut dan tidak dapat dikesan:

1. Laporan Ketua Jabatan
2. Salinan Kenyataan Perkhidmatan yang dikemas kini
3. Salinan Kad Pengenalan Pegawai
4. Alamat terkini Pegawai yang diketahui (mengikut rekod jabatan) dan

bagi kes tujuan pewartaan (memerlukan alamat terbaru yang diketahui
daripada Jabatan Pendaftaran, Jabatan Pengangkutan Jalan dan
Jabatan Imigresen)
5. Salinan Kad Perakam Waktu/ Buku Rekod Kehadiran dan kalendar
kehadiran bagi tarikh-tarikh Pegawai tidak hadir bertugas
6. Salinan Surat Arahan Kembali Bertugas yang telah dikemukakan
kepada pegawai secara A.R Register dan pos biasa mengikut alamat
terakhir dan alamat terbaru yang diperolehi dari Jabatan Pendaftaran
7. Salinan Kad Akuan Terima (bagi surat arahan kembali bertugas/arahan
melapor diri yang dihantar secara A.R Register)
8. Salinan Sampul Surat Berdaftar Akuan Terima
9. Salinan Surat Penjelasan Pegawai
10. Salinan Rekod Cuti
11. Salinan Permohonan dan Kelulusan Cuti Tanpa Gaji bagi kes tidak
melapor diri bertugas semula
12. Sebab-sebab sebenar Pegawai tidak hadir bertugas
13. Bukti tindakan secara pentadbiran oleh Ketua Jabatan, misalnya
pemotongan emolumen di bawah Perintah Am 14A Bab C.
14. Salinan Laporan Perubatan Pegawai dan Kaunseling (jika berkaitan)
15. Lain-lain dokumen sebagai bukti (sila nyatakan)

14

SENARAI SEMAK DOKUMEN
KEBANKRAPAN

Dokumen-dokumen yang dikemukakan hendaklah disahkan benar oleh Ketua
Jabatan. Berikut adalah dokumen yang diperlukan bagi kes pegawai yang
muflis/bankrap:

1. Laporan Ketua Jabatan
2. Salinan Kenyataan Perkhidmatan yang dikemas kini
3. Salinan Kad Pengenalan Pegawai
4. Salinan Surat Makluman Kebankrapan Pegawai daripada Jabatan

Insolvensi Malaysia
5. Salinan Perintah Penerimaan dan Penghukuman oleh Mahkamah
6. Salinan Laporan Ketua Jabatan Insolvensi Malaysia
7. Salinan Penyata Hal Ehwal Kewangan

15

SENARAI SEMAK DOKUMEN
GANGGUAN SEKSUAL

Dokumen-dokumen yang dikemukakan hendaklah disahkan benar oleh Ketua
Jabatan. Berikut adalah dokumen yang diperlukan bagi kes gangguan seksual
oleh pegawai:

1. Laporan Ketua Jabatan
2. Salinan Kenyataan Perkhidmatan yang dikemas kini
3. Salinan Kad Pengenalan Pegawai
4. Salinan Aduan Bertulis mangsa (bertarikh, bertandatangan dan

bersaksi)
5. Salinan Pernyataan Bertulis saksi (bertarikh, bertandatangan dan

bersaksi)
6. Salinan Laporan Jawatankuasa Siasatan
7. Salinan Laporan Polis sekiranya telah dilaporkan kepada Polis
8. Salinan Status Tindakan Polis sekiranya laporan dibuat
9. Salinan Pengakuan Pelaku (bertarikh, bertandatangan dan bersaksi)

(jika ada)
10. Dokumen bukti seperti salinan transkrip SMS, gambar, e-mel, video,

audio dan lain-lain
11. Salinan Laporan Kaunseling (jika berkaitan)
12. Salinan Laporan Perubatan (jika berkaitan)

16

SENARAI SEMAK DOKUMEN
DADAH

Dokumen-dokumen yang dikemukakan hendaklah disahkan benar oleh Ketua
Jabatan. Berikut adalah dokumen yang diperlukan bagi kes dadah:

1. Laporan Ketua Jabatan
2. Salinan Kenyataan Perkhidmatan yang dikemas kini
3. Salinan Kad Pengenalan Pegawai
4. Salinan Laporan Tangkapan Polis
5. Salinan Surat Makluman Mahkamah
6. Salinan Laporan Ujian Air Kencing oleh Jabatan Kimia
7. Salinan Borang Perakuan Tentang Penagihan Dadah (Borang 2) Akta

Penagih Dadah (Rawatan dan Pemulihan) 1983
8. Salinan Borang Perakuan oleh Pegawai Perubatan (P.U(A)132/2007)
9. Salinan Surat Pengesahan Agensi Anti Dadah Kebangsaan (AADK)
10. Salinan Borang Perintah Pengawasan (Borang 4) Akta Penagih Dadah

(Rawatan dan Pemulihan) 1983 oleh Mahkamah

17

SENARAI SEMAK DOKUMEN
KEWANGAN

Dokumen-dokumen yang dikemukakan hendaklah disahkan benar oleh Ketua
Jabatan. Berikut adalah dokumen yang diperlukan bagi kes kewangan:

1. Laporan Ketua Jabatan
2. Salinan Kenyataan Perkhidmatan yang dikemas kini
3. Salinan Kad Pengenalan Pegawai
4. Salinan Laporan Jawatankuasa Audit
5. Salinan Laporan Jawatankuasa Siasatan
6. Salinan Surat Penjelasan terhadap Laporan Jawatankuasa Audit oleh

sekolah
7. Dokumen bukti seperti salinan Salinan Resit Pembayaran/Invois/

Pesanan Kerajaan (LO)/Buku Tunai/Slip Masuk (Bank In)/Penyata
Penyesuaian Bank

18

SENARAI SEMAK DOKUMEN
JENAYAH

Dokumen-dokumen yang dikemukakan hendaklah disahkan benar oleh Ketua
Jabatan. Berikut adalah dokumen yang diperlukan bagi kes jenayah:

1. Laporan Ketua Jabatan
2. Salinan Kenyataan Perkhidmatan yang dikemas kini
3. Salinan Kad Pengenalan Pegawai
4. Salinan Laporan Tangkapan Polis/Suruhanjaya Pencegahan Rasuah

Malaysia/Jabatan Agama
5. Salinan Surat Makluman Mahkamah
6. Salinan Kertas Pertuduhan
7. Salinan Borang Ikat Jamin
8. Salinan Surat Makluman Sambung Bicara jika perbicaraan belum

selesai
9. Salinan Keputusan Mahkamah
10. Status Rayuan Pegawai (jika ada)
11. Salinan Keputusan Rayuan (jika ada)

19

CONTOH LAPORAN
KETUA JABATAN

SULIT Rujukan :
Tarikh :

Pengerusi
Lembaga Tatatertib Perkhidmatan Pendidikan
Kumpulan Sokongan (No.2)
Jabatan Pendidikan Negeri Sabah
Sektor Khidmat Pengurusan dan Pembangunan
Tingkat 5, Rumah Persekutuan
88604 KOTA KINABALU
(u.p. : Unit Tatatertib dan Keutuhan)

Tuan,

LAPORAN MENGENAI TATAKELAKUAN NAMA PEGAWAI, JAWATAN DAN
GRED PEGAWAI, TEMPAT PEGAWAI BERTUGAS

Saya dengan hormatnya merujuk kepada perkara di atas berkenaan dengan
tatakelakuan NAMA PEGAWAI, JAWATAN DAN GRED PEGAWAI, TEMPAT
PEGAWAI BERTUGAS kerana melanggar tatakelakuan yang membolehkan
tindakan tatatertib diambil terhadap beliau.

2. BUTIR-BUTIR PEGAWAI

2.1 Nama Pegawai : NAMA PEGAWAI
2.2 No. Kad Pengenalan
(Nama mengikut kad pengenalan)

: xxxxxx-xx-xxxx

2.3 Tarikh Lahir dan Umur : xx.xx.xxxx / (xx tahun)

2.4 Tarikh Mula Dilantik Dalam : xx.xx.xxxx
Perkhidmatan Kerajaan

2.5 Tarikh Dilantik Dalam : xx.xx.xxxx
Jawatan Sekarang
(Tarikh dilantik atau dinaikkan pangkat
ke gred sekarang)

*Template ini hanya untuk rujukan sahaja. Sebarang maklumat yang dikemukakan oleh Ketua Jabatan
hendaklah berdasarkan kes yang dilaporkan.

20

CONTOH LAPORAN
SAMBUNGAN 2

2.6 Tarikh Disahkan Dalam : xx.xx.xxxx
Jawatan : xx.xx.xxxx

2.7 Tarikh Dimasukkan Ke (Nyatakan ‘KWSP’ bagi yang memilih KWSP)
Jawatan Berpencen

2.8 Jawatan Sekarang dan Gred : Jawatan pegawai Gred XX
2.9 Tempat Bertugas Sekarang :
Sekolah XXX
2.10 Tempat Bertugas Semasa : Daerah XXX, Negeri XXX
Kesalahan Dilakukan
Sekolah XXX
2.11 Alamat Surat Menyurat : Daerah XXX, Negeri XXX
Terkini Pegawai
No. XX Jalan ABC, Taman XYZ
2.12 Emolumen Sekarang : 12345, Daerah ZYX,
Negeri CBA

RM XXXX.XX (PX TX) +
RM XXXX.XX (ITKA) +
RM XXXX.XX (ITP) +
RM XXXX.XX (BSH)

2.13 Rekod Tindakan Tatatertib : (Tiada/Ada)

Sekiranya ada tindakan tatatertib sebelum ini, sila masukkan maklumat tersebut dalam jadual di
bawah dan lampirkan salinan surat tindakan tatatertib jika ada.

Tarikh Lembaga Tatatertib Kesalahan Hukuman

Salinan Kenyataan Perkhidmatan pegawai berkenaan disertakan di
LAMPIRAN ‘A’.

*Template ini hanya untuk rujukan sahaja. Sebarang maklumat yang dikemukakan oleh Ketua Jabatan
hendaklah berdasarkan kes yang dilaporkan.

21

CONTOH LAPORAN

SAMBUNGAN 3

3. LATAR BELAKANG KES

3.1 Adalah dimaklumkan bahawa NAMA PEGAWAI didapati telah
melakukan kesalahan yang bertentangan dengan Peraturan-Peraturan
Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib)1993 iaitu telah tidak hadir
bertugas tanpa cuti atau tanpa terlebih dahulu mendapat kebenaran
Ketua Jabatan atau tanpa sebab yang munasabah pada tarikh-tarikh
berikut:

Tahun 2010

Bulan Tarikh

November 03, 04, 05, 15, 25 dan 28

Disember 01, 02, 05, 06, 07, 08, 09, 13, 16, 19 dan 20

(Jika pegawai tidak hadir bertugas secara berselang seli sila nyatakan tarikh-tarikh tersebut
satu persatu seperti contoh di atas)

Tahun 2011

Bulan Tarikh

Januari 01 hingga 31

Februari 01 hingga 28

(Jika pegawai tidak hadir bertugas secara berterusan selama 1 bulan sila nyatakan tarikh-
tarikh tersebut seperti contoh di atas)

Salinan rekod kehadiran dan kalendar semakan kehadiran pegawai
disertakan di LAMPIRAN ‘B’ dan LAMPIRAN ‘B1’.

Salinan Kenyataan Cuti pegawai bagi tahun 2011 dan 2012 disertakan
di LAMPIRAN ‘C’.

*Template ini hanya untuk rujukan sahaja. Sebarang maklumat yang dikemukakan oleh Ketua Jabatan
hendaklah berdasarkan kes yang dilaporkan.

22

CONTOH LAPORAN
SAMBUNGAN 4

3.2 Berikutan ketidakhadiran pegawai, saya telah mengeluarkan surat bil.
_______________ bertarikh ____________ yang dihantar secara
serahan tangan telah mengarahkan pegawai untuk kembali bertugas
dengan serta merta dan memberikan sebab-sebab secara bertulis
mengenai ketidakhadiran pegawai pada tarikh-tarikh di atas. Surat
tersebut telah diakui penerimaannya oleh pegawai tetapi pegawai tidak
memberikan sebarang sebab mengenai ketidakhadiran pegawai.
Pegawai masih tidak hadir bertugas.

Dikepilkan salinan surat _______________ bertarikh __________
sebagai LAMPIRAN ‘D’.

Salinan akuan penghantaran (resit pos) dan akuan terima bertarikh
____________ disertakan di Lampiran ‘D1’.

3.3 Walaupun begitu pegawai berkenaan masih juga tidak kembali
bertugas. Berikutan itu saya telah mengeluarkan surat arahan panggil
balik bertugas bagi mengarahkan beliau kembali bertugas serta
mengemukakan penjelasan berhubung dengan ketidakhadirannya
seperti berikut :

3.3.1 Surat bil. ______________ bertarikh ________ sebagai
LAMPIRAN ‘E’. Surat tersebut telah dikemukakan secara
berdaftar biasa.

3.3.2 Surat bil. ______________ bertarikh ________ sebagai
LAMPIRAN ‘E1’. Surat tersebut dikemukakan secara serahan
tangan melalui Pembantu Tadbir sekolah.

*Template ini hanya untuk rujukan sahaja. Sebarang maklumat yang dikemukakan oleh Ketua Jabatan
hendaklah berdasarkan kes yang dilaporkan.

23

CONTOH LAPORAN

SAMBUNGAN 5

3.4 Pegawai melalui surat penjelasan tunjuk sebab bertarikh _________
telah memaklumkan bahawa beliau tidak dapat hadir pada tarikh-tarikh
tersebut kerana:
_______________________________________________
_______________________________________________
_______________________________________________

Salinan surat penjelasan pegawai disertakan di LAMPIRAN ‘F’.

3.5 Memandangkan beliau masih juga tidak hadir bertugas maka saya
selaku Ketua Jabatan telah mengeluarkan sekali lagi surat arahan
panggil balik bertugas kepada pegawai berkenaan secara Pos
Berdaftar Akuan Terima serta secara serahan tangan yang
dikemukakan melalui Pembantu Tadbir sekolah. Kedua-dua surat
tersebut telah diakui terima oleh pegawai.

Salinan surat bil. ______________ bertarikh ____________ sebagai
LAMPIRAN ‘G’
Salinan kad Pos Berdaftar Akuan Terima sebagai LAMPIRAN ‘G1’
Salinan akuan terima serahan tangan sebagai LAMPIRAN ‘G2’

4. ULASAN KETUA JABATAN

4.1 Saya selaku Pengetua/ Guru Besar Sekolah ________ telah terlebih
dahulu mengambil tindakan berhubung pelanggaran tatatertib oleh
pegawai seperti berikut:
i) mengeluarkan surat tunjuk sebab dan arahan kembali bertugas
kepada pegawai;

*Template ini hanya untuk rujukan sahaja. Sebarang maklumat yang dikemukakan oleh Ketua Jabatan
hendaklah berdasarkan kes yang dilaporkan.

24

CONTOH LAPORAN

SAMBUNGAN 6

ii) memberikan nasihat dan bimbingan kaunseling kepada pegawai;
iii) memotong emolumen bagi tarikh-tarikh pegawai tidak hadir

bertugas; dan
iv) mengesan pegawai melalui panggilan telefon dan kunjungan ke

rumah.

4.2 Sepanjang beliau bertugas di sekolah ini saya tidak pernah menerima
apa‑apa rekod perubatan sama ada daripada hospital kerajaan
ataupun swasta yang mengesahkan bahawa beliau menghidap
masalah mental atau jiwa.

4.3 Sehubungan itu, perbuatan pegawai berkenaan yang tidak hadir
bertugas tanpa cuti dan kebenaran adalah melanggar Peraturan 4(2)
(g), Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib)
1993 iaitu tidak bertanggungjawab.

4.4 Memandangkan pegawai berkenaan masih juga tidak kembali bertugas
hingga sekarang maka saya mengesyorkan supaya beliau dikenakan
hukuman yang setimpal dengan kesalahannya.

Sekian, terima kasih.

__________________________________
[Pegawai Pelapor dan Cop Rasmi Jawatan]

*Template ini hanya untuk rujukan sahaja. Sebarang maklumat yang dikemukakan oleh Ketua Jabatan
hendaklah berdasarkan kes yang dilaporkan.

25

CONTOH SURAT

ARAHAN KEMBALI BERTUGAS

Rujukan :

Tarikh :

ENCIK XYZ BIN XXX

NO. K/P:123456-78-9101

Peti Surat 0000

10000, Kota Kinabalu,

Sabah.

Tuan,

ARAHAN HADIR BERTUGAS DENGAN SERTA MERTA

Dengan segala hormatnya saya merujuk kepada perkara di atas.

2. Berdasarkan rekod kad perakam waktu, tuan (Nama Pegawai dan No. Kad
Pengenalan) didapati tidak hadir bertugas tanpa cuti atau tanpa mendapat
kebenaran terlebih dahulu atau tanpa sebab yang munasabah pada (nyatakan

mulai... hingga...) atau :-

BULAN TARIKH BILANGAN HARI

*Jika pegawai tidak hadir berselang seli.

3. Ketidakhadiran tuan pada tarikh tersebut boleh dikenakan tindakan tatatertib
selaras dengan Peraturan 24, Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan
Tatatertib) 1993 dan melanggar tatakelakuan di bawah Peraturan 4(2)(g), Peraturan
yang sama. Dengan ini tuan dikehendaki hadir bertugas serta merta.

4. Sehubungan itu, sebelum sebarang tindakan tatatertib diambil ke atas tuan,
jabatan ini meminta agar tuan dapat mengemukakan penjelasan berserta bukti
mengenai perkara yang ditimbulkan dalam surat ini dengan segera. Sekiranya tuan
tidak mengemukakan sebarang penjelasan maka jabatan ini akan mengemukakan
kes tuan ke Lembaga Tatatertib yang berkenaan berdasarkan dokumen yang sedia
ada.

5. Sila tuan akui penerimaan surat ini dengan menandatangani Surat Akuan
Terima (Lampiran A) yang disertakan dan hendaklah dikembalikan ke jabatan ini
sebaik sahaja surat ini diterima.

Sekian, terima kasih.

(Tandatangan Ketua Jabatan)

26

CONTOH SURAT
AKUAN TERIMA

LAMPIRAN ‘ A ‘

Nama : …………………………………….........................
Alamat
: ………………………..……..........………………..
Tarikh
…………………..……………..............................

: ..………………………………..............................

Pengetua/Guru Besar
Alamat Sekolah

Tuan,

AKUAN TERIMA

Dengan ini saya .....................................................................................kad

pengenalan No.(baru)....................................................................................

(lama)................................................................yang memegang jawatan

sebagai........................................................................di............................................

........................................................................mengaku bahawa saya telah

menerima surat tuan bil.

.........................................................bertarikh ........................... ......dan memahami

isi kandungan surat tersebut dengan jelas.

Sekian, terima kasih.

................................................
(Tandatangan Pegawai)

27

CONTOH SURAT LAMPIRAN ’ C ’
AKUAN TERIMA

AKUAN PENGHANTARAN SURAT SECARA SERAHAN TANGAN /
DITINGGALKAN DALAM PETI SURAT / DISERAHKAN
KEPADA PENGHUNI DI ALAMAT PEGAWAI

Saya...........................................................yang memegang jawatan

sebagai......................................................di..............................................................

........................................................................................mengaku bahawa surat

bil..............................bertarikh.................................kepada.......................................

...................................................telah diambil tindakan seperti berikut :

Diserahkan secara serahan tangan kepada pegawai

Ditinggalkan dalam peti surat

Diserahkan kepada................................................................
pada ......................................... di alamat pegawai seperti
berikut:
.....................................................................................
......................................................................................

................................................
Tandatangan

.........hb ................20.............

................................................ .....................................................
( Tandatangan Saksi Pertama ) ( Tandatangan Saksi Kedua )

........................................................... ..........................................................
( Nama Penuh dan No. Kad Pengenalan ) ( Nama Penuh dan No. Kad Pengenalan )
........................................................... ..........................................................

( Jawatan ) ( Jawatan )

* Tandakan ( √ ) dimana berkenaan.

28

CONTOH SURAT
PENGESAHAN ALAMAT TERKINI PEGAWAI

Rujukan :
Tarikh :

Pengarah
Jabatan Pendidikan Negeri Sabah
Tingkat 5, Rumah Persekutuan
Jalan Mat Salleh,88604 Kota Kinabalu
Sabah.
(U.P: Unit Tatatertib Dan Keutuhan)

Tuan,

PENGESAHAN ALAMAT TERKINI BAGI:

NAMA :

JAWATAN :

Dengan segala hormatnya saya merujuk kepada perkara di atas.

2. Untuk makluman tuan, alamat terkini Encik/Puan ______________________,
adalah seperti berikut:

_______________________________

_______________________________

_______________________________

Sekian, terima kasih.

" BERKHIDMAT UNTUK NEGARA "
Saya yang menurut perintah,

(Tandatangan Ketua Jabatan)

29

SUMBER RUJUKAN

1. Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) (Pindaan) (2002)
2. Panduan Mengurus Pegawai Tidak Hadir Bertugas

Jabatan Perkhidmatan Awam, Ogos 2010
3. Surat Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia bertarikh 16 April 2012 berhubung

Perakuan Kes Tidak Hadir Bertugas

30