ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และฉบับที่ 2 พ.ศ. 2548

หน  า ๑ เลม ๑๒๒ ตอนพเศษิ ๙๙ ง ราชกิจจานุเบกษา ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ ระเบ ี ยบสํานักนายกรัฐมนตร ี วาด วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ โดยที่เปนการสมควรปรับปรุงระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาด วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๐๖ เสียใหมใหเหมาะสมยิ่งขึ้น คณะรัฐมนตรีจึงวางระเบียบไว ดังตอไปนี้ ข  อ ๑ ระเบียบนี้เรียกวา “ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรี วาด วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖” ข  อ ๒ ระเบียบนี้ใหใช บังคับตั้งแตวันที่ ๑ มิถุนายน ๒๕๒๖ เป นตนไป  ข  อ ๓ ให ยกเลิก ๓.๑ ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาด วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๐๖ ๓.๒ ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาด  วยการลงชื่อในหนังสือราชการ พ.ศ. ๒๕๐๗ ๓.๓ ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาด  วยการลงชื่อในหนังสือราชการ (ฉบับที่ ๒) พ.ศ. ๒๕๑๖ บรรดาระเบียบ ข  อบังคับ มติของคณะรัฐมนตรี และคําสั่งอื่นใด ในสวนที่กําหนดไว แล  ว ในระเบียบนี้ หรือซึ่งขัด หรือแย  งกับระเบียบนี้ ใหใช ระเบียบนี้แทน เว  นแตกรณีที่กลาวในข อ ๕ ข  อ ๔ ระเบียบนี้ใหใช บังคับแกสวนราชการ สวนราชการใดมีความจําเป นที่จะต องปฏิบัติงานสารบรรณนอกเหนือไปจากที่ได กําหนดไว ในระเบียบนี้ให ขอทําความตกลงกับผู รักษาการตามระเบียบนี้ ข  อ ๕ ในกรณีที่กฎหมาย หรือระเบียบวาด  วยการรักษาความปลอดภัยแหงชาติ กําหนดวิธี ปฏิบัติเกี่ยวกับงานสารบรรณไวเป นอยางอื่น ให ถือปฏิบัติตามกฎหมาย หรือระเบียบวาด  วยการนั้น ข  อ ๖ ในระเบียบนี้ “งานสารบรรณ” หมายความวา งานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร เริ่มตั้งแตการจัดทํา การรับ การสง การเก ็ บรักษา การยืม จนถึงการทําลาย “หนังสือ” หมายความวา หนังสือราชการ “สวนราชการ” หมายความวา กระทรวง ทบวง กรม สํานักงาน หรือหนวยงานอื่นใดของรัฐ ทั้งในราชการบริหารสวนกลาง ราชการบริหารสวนภูมิภาค ราชการบริหารสวนท  องถิ่น หรือในตางประเทศ และให หมายความรวมถึงคณะกรรมการด  วย

หน  า ๒ เลม ๑๒๒ ตอนพเศษิ ๙๙ ง ราชกิจจานุเบกษา ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ “คณะกรรมการ” หมายความวา คณะบุคคลที่ได รับมอบหมายจากทางราชการใหปฏิบัติงาน ในเรื่องใด ๆ และให หมายความรวมถึงคณะอนุกรรมการ คณะทํางาน หรือคณะบุคคลอื่นที่ปฏิบัติงาน ในลักษณะเดียวกัน ข  อ ๗ คําอธิบายซึ่งกําหนดไว ท  ายระเบียบ ให ถือวาเป นสวนประกอบที่ใชในงานสารบรรณ และใหใชเปนแนวทางในการปฏิบัติ ข  อ ๘ ใหปลัดสํานักนายกรัฐมนตรีรักษาการตามระเบียบนี้ และให มีอํานาจตีความและ วินิจฉัยปญหาเกี่ยวกับการปฏิบัติตามระเบียบนี้ รวมทั้งการแก ไขเพิ่มเติมภาคผนวกและจัดทําคําอธิบาย กับให มีหน  าที่ดําเนินการฝกอบรมเกี่ยวกับงานสารบรรณ การตีความ การวินิจฉัยปญหา และการแก ไขเพิ่มเติมภาคผนวก และคําอธิบายตามวรรคหนึ่ง ปลัดสํานักนายกรัฐมนตรีจะขอความเห ็ นจากคณะกรรมการพิจารณาปรับปรุงและพัฒนาระเบียบ สํานักนายกรัฐมนตรีเพื่อประกอบการพิจารณาก ็ได หมวด ๑ ชนิดของหนังสือ ข  อ ๙ หนังสือราชการ คือ เอกสารที่เป นหลักฐานในราชการ ได แก ๙.๑ หนังสือที่มีไปมาระหวางสวนราชการ ๙.๒ หนังสือที่สวนราชการมีไปถึงหนวยงานอื่นใดซึ่งมิใชสวนราชการ หรือที่มีไปถึง บุคคลภายนอก ๙.๓ หนังสือที่หนวยงานอื่นใดซึ่งมิใชสวนราชการ หรือที่บุคคลภายนอกมีมาถึง สวนราชการ ๙.๔ เอกสารที่ทางราชการจัดทําขึ้นเพื่อเป นหลักฐานในราชการ ๙.๕ เอกสารที่ทางราชการจัดทําขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรือข  อบังคับ ข  อ ๑๐ หนังสือ มี ๖ ชนิด คือ ๑๐.๑ หนังสือภายนอก ๑๐.๒ หนังสือภายใน ๑๐.๓ หนังสือประทับตรา

หน  า ๓ เลม ๑๒๒ ตอนพเศษิ ๙๙ ง ราชกิจจานุเบกษา ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ ๑๐.๔ หนังสือสั่งการ ๑๐.๕ หนังสือประชาสัมพันธ ๑๐.๖ หนังสือที่เจ  าหน  าที่ทําขึ้น หรือรับไวเป นหลักฐานในราชการ สวนที่ ๑ หนังสือภายนอก ข  อ ๑๑ หนังสือภายนอก คือ หนังสือติดตอราชการที่เป นแบบพิธีโดยใช กระดาษตราครุฑ เป นหนังสือติดตอระหวางสวนราชการ หรือสวนราชการมถีึงหนวยงานอื่นใดซึ่งมิใชสวนราชการ หรือ ที่มีถึงบุคคลภายนอก ให จัดทําตามแบบที่ ๑ ท  ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ ๑๑.๑ ที่ ให ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจําของเจ  าของเรื่อง ตามที่กําหนดไว ในภาคผนวก ๑ ทับเลขทะเบียนหนังสือสง สําหรับหนังสือของคณะกรรมการให กําหนดรหัสตัวพยัญชนะ เพิ่มขึ้นได ตามความจําเป น ๑๑.๒ สวนราชการเจ  าของหนังสือ ให ลงชื่อสวนราชการ สถานที่ราชการ หรือ คณะกรรมการซึ่งเป นเจ  าของหนังสือนั้น และโดยปกติให ลงที่ตั้งไว ด  วย ๑๑.๓ วัน เดือน ป ให ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต ็ มของเดือน และตัวเลขของป พุทธศักราชที่ออกหนังสือ ๑๑.๔ เรื่อง ให ลงเรื่องยอที่เปนใจความสั้นที่สุดของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่ เป นหนังสือตอเนื่อง โดยปกติให ลงเรื่องของหนังสือฉบับเดิม ๑๑.๕ คําขึ้นต  น ใหใช คําขึ้นต  นตามฐานะของผู รับหนังสือตามตารางการใช คําขึ้นต  น สรรพนาม และคําลงท  าย ที่กําหนดไวในภาคผนวก ๒ แล  วลงตําแหนงของผู ที่หนังสือนั้นมีถึง หรือ ชื่อบุคคลในกรณีที่มีถึงตัวบุคคลไมเกี่ยวกับตําแหนงหน  าที่ ๑๑.๖ อ  างถึง (ถ  ามี) ให อ  างถึงหนังสือที่เคยมีติดตอกันเฉพาะหนังสือที่สวนราชการ ผู รับหนังสือได รับมากอนแล  ว จะจากสวนราชการใดก็ ตาม โดยให ลงชื่อสวนราชการเจ  าของหนังสือ และเลขที่หนังสือ วันท่ ีเดือน ปพุทธศักราช ของหนังสือนั้น การอ  างถึง ให อ  างถึงหนังสือฉบับสุดท  ายที่ติดตอกันเพียงฉบับเดียว เว  นแต มีเรื่องอื่นที่เป นสาระสําคัญต  องนํามาพิจารณา จึงอ  างถึงหนังสือฉบับอื่น ๆ ที่เกี่ยวกับเรื่องนั้นโดยเฉพาะ ให ทราบด  วย

หน  า ๔ เลม ๑๒๒ ตอนพเศษิ ๙๙ ง ราชกิจจานุเบกษา ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ ๑๑.๗ สิ่งที่สงมาด  วย (ถ  ามี) ให ลงชื่อสิ่งของ เอกสาร หรือบรรณสารที่สงไปพร อมกับ หนังสือนั้น ในกรณีที่ไมสามารถสงไปในซองเดียวกันได ให แจ  งด  วยวาสงไปโดยทางใด ๑๑.๘ ข  อความ ใหลงสาระสําคัญของเรื่องให ชัดเจนและเข าใจงาย หากมีความประสงค หลายประการใหแยกเป นข  อ ๆ ๑๑.๙ คําลงท  าย ใหใช คําลงท  ายตามฐานะของผู รับหนังสือตามตารางการใช คําขึ้นต  น สรรพนาม และคําลงท  าย ที่กําหนดไวในภาคผนวก ๒ ๑๑.๑๐ ลงชื่อ ให ลงลายมือชื่อเจ  าของหนังสือ และให พิมพชื่อเต ็ มของเจ  าของ ลายมือชื่อไวใต ลายมือชื่อ ตามรายละเอียดที่กําหนดไวในภาคผนวก ๓ ๑๑.๑๑ ตําแหนง ให ลงตําแหนงของเจ  าของหนังสือ ๑๑.๑๒ สวนราชการเจ  าของเรื่อง ให ลงชื่อสวนราชการเจ  าของเรื่อง หรือหนวยงาน ที่ออกหนังสือ ถ าสวนราชการที่ออกหนังสืออยูในระดับกระทรวง หรือทบวง ให ลงชื่อสวนราชการ เจ  าของเรื่องทั้งระดับกรมและกอง ถ าสวนราชการที่ออกหนังสืออยูในระดับกรมลงมา ให ลงชื่อสวนราชการ เจ  าของเรื่องเพียงระดับกองหรือหนวยงานที่รับผิดชอบ ๑๑.๑๓ โทร. ใหลงหมายเลขโทรศัพทของสวนราชการเจ  าของเรื่อง หรือหนวยงาน ที่ออกหนังสือและหมายเลขภายในตูสาขา (ถ  ามี) ไว ด  วย ๑๑.๑๔ สําเนาสง (ถ  ามี) ในกรณีที่ผูสงจัดทําสําเนาสงไปใหสวนราชการ หรือ บุคคลอื่นทราบ และประสงคจะให ผู รับทราบวาได มีสําเนาสงไปให ผูใดแล ว ให พิมพชื่อเต ็ ม หรือชื่อยอ ของสวนราชการหรือชื่อบุคคลที่สงสําเนาไปให เพื่อใหเป นที่เข าใจระหวางผูสงและผู รับ ถ  าหากมีรายชื่อ ที่สงมากให พิมพวาสงไปตามรายชื่อที่แนบ และแนบรายชื่อไปด วย สวนที่ ๒ หนังสือภายใน ข  อ ๑๒ หนังสือภายใน คือ หนังสือติดตอราชการที่เป นแบบพิธีน  อยกวาหนังสือภายนอก เป นหนังสือติดตอภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน ใช กระดาษบันทึกข  อความ และ ให จัดทําตามแบบที่ ๒ ท  ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้

หน  า ๕ เลม ๑๒๒ ตอนพเศษิ ๙๙ ง ราชกิจจานุเบกษา ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ ๑๒.๑ สวนราชการ ให ลงชื่อสวนราชการเจ  าของเรื่อง หรือหนวยงานที่ออกหนังสือ โดยมีรายละเอียดพอสมควร โดยปกติถ าสวนราชการที่ออกหนังสืออยูในระดับกรมขึ้นไป ให ลงชื่อ สวนราชการเจ  าของเรื่องทั้งระดับกรมและกอง ถ าสวนราชการที่ออกหนังสืออยูในระดับต่ํากวากรมลงมา ให ลงชื่อสวนราชการเจ  าของเรื่องเพียงระดับกอง หรือสวนราชการเจ  าของเรื่องพร  อมทั้งหมายเลข โทรศัพท (ถ  ามี) ๑๒.๒ ที่ ให ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจําของเจ  าของเรื่อง ตามที่กําหนดไว ในภาคผนวก ๑ ทับเลขทะเบียนหนังสือสง สําหรับหนังสือของคณะกรรมการให กําหนดรหัสตัวพยัญชนะ เพิ่มขึ้นได ตามความจําเป น ๑๒.๓ วันที่ ให ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต ็ มของเดือน และตัวเลขของปพุทธศักราช ที่ออกหนังสือ ๑๒.๔ เรื่อง ให ลงเรื่องยอที่เปนใจความสั้นที่สุดของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่ เป นหนังสือตอเนื่อง โดยปกติให ลงเรื่องของหนังสือฉบับเดิม ๑๒.๕ คําขึ้นต  น ใหใช คําขึ้นต  นตามฐานะของผู รับหนังสือตามตารางการใช คําขึ้นต  น สรรพนาม และคําลงท  าย ที่กําหนดไวในภาคผนวก ๒ แล  วลงตําแหนงของผู ที่หนังสือนั้นมีถึง หรือ ชื่อบุคคลในกรณีที่มีถึงตัวบุคคลไมเกี่ยวกับตําแหนงหน  าที่ ๑๒.๖ ข  อความ ใหลงสาระสําคัญของเรื่องให ชัดเจนและเข าใจงาย หากมีความประสงค หลายประการใหแยกเป นข  อ ๆ ในกรณีที่มีการอ  างถึงหนังสือที่เคยมีติดตอกันหรือมีสิ่งที่สงมาด  วย ให ระบุไวในข อนี้ ๑๒.๗ ลงชื่อและตําแหนง ใหปฏิบัติตามข  อ ๑๑.๑๐ และข  อ ๑๑.๑๑ โดยอนุโลม ในกรณีที่กระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดใดประสงคจะกําหนดแบบการเขียนโดยเฉพาะ เพื่อใชตามความเหมาะสมก ็ให กระทําได สวนที่ ๓ หนังสือประทับตรา ข  อ ๑๓ หนังสือประทับตรา คือ หนังสือที่ใชประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหน าสวนราชการ ระดับกรมขึ้นไป โดยให หัวหน าสวนราชการระดับกอง หรือผู ที่ได รับมอบหมายจากหัวหน าสวนราชการ ระดับกรมขึ้นไป เป นผู รับผิดชอบลงชื่อยอกํากับตรา

หน  า ๖ เลม ๑๒๒ ตอนพเศษิ ๙๙ ง ราชกิจจานุเบกษา ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ หนังสือประทับตราใหใชได ทั้งระหวางสวนราชการกับสวนราชการ และระหวางสวนราชการ กับบุคคลภายนอก เฉพาะกรณีที่ไมใชเรื่องสําคัญ ได แก ๑๓.๑ การขอรายละเอียดเพิ่มเติม ๑๓.๒ การสงสําเนาหนังสือ สิ่งของ เอกสาร หรือบรรณสาร ๑๓.๓ การตอบรับทราบที่ไมเกี่ยวกับราชการสําคัญ หรือการเงิน ๑๓.๔ การแจ  งผลงานที่ได ดําเนินการไปแลวใหสวนราชการที่เกี่ยวข  องทราบ ๑๓.๕ การเตือนเรื่องที่ค  าง ๑๓.๖ เรื่องซึ่งหัวหน าสวนราชการระดับกรมขึ้นไปกําหนดโดยทําเป นคําสั่ง ใหใช หนังสือประทับตรา ข  อ ๑๔ หนังสือประทับตรา ใช กระดาษตราครุฑ และให จัดทําตามแบบที่ ๓ ท  ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ ๑๔.๑ ที่ ให ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจําของเจ  าของเรื่อง ตามที่กําหนดไว ในภาคผนวก ๑ ทับเลขทะเบียนหนังสือสง ๑๔.๒ ถึง ให ลงชื่อสวนราชการ หนวยงาน หรือบุคคลที่หนังสือนั้นมีถึง ๑๔.๓ ข  อความ ใหลงสาระสําคัญของเรื่องให ชัดเจนและเข าใจงาย ๑๔.๔ ชื่อสวนราชการที่สงหนังสือออก ให ลงชื่อสวนราชการที่สงหนังสือออก ๑๔.๕ ตราชื่อสวนราชการ ใหประทับตราชื่อสวนราชการตามข  อ ๗๒ ด  วยหมึกแดง และให ผู รับผิดชอบลงลายมือชื่อยอกํากับตรา ๑๔.๖ วัน เดือน ป ให ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต ็ มของเดือนและตัวเลขของป พุทธศักราชที่ออกหนังสือ ๑๔.๗ สวนราชการเจ  าของเรื่อง ให ลงชื่อสวนราชการเจ  าของเรื่อง หรือหนวยงาน ที่ออกหนังสือ ๑๔.๘ โทร. หรือที่ตั้ง ใหลงหมายเลขโทรศ  ัพทของสวนราชการเจ  าของเรื่อง และ หมายเลขภายในตูสาขา (ถ  ามี) ด  วย ในกรณีที่ไมมีโทรศัพท ให ลงที่ตั้งของสวนราชการเจ  าของเรื่อง โดยให ลงตําบลที่อยูตามความจําเป น และแขวงไปรษณีย (ถ  ามี)

หน  า ๗ เลม ๑๒๒ ตอนพเศษิ ๙๙ ง ราชกิจจานุเบกษา ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ สวนที่ ๔ หนังสือสั่งการ ข  อ ๑๕ หนังสือสั่งการ ใหใช ตามแบบที่กําหนดไวในระเบียบนี้ เว  นแตจะมีกฎหมายกําหนดแบบไว โดยเฉพาะ หนังสือสั่งการมี ๓ ชนิด ได แก คําสั่ง ระเบียบ และข  อบังคับ ข  อ ๑๖ คําสั่ง คือ บรรดาข  อความที่ผู บังคับบัญชาสั่งการใหปฏิบัติโดยชอบด วยกฎหมาย ใช กระดาษตราครุฑ และให จัดทําตามแบบที่ ๔ ท  ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ ๑๖.๑ คําสั่ง ให ลงชื่อสวนราชการ หรือตําแหนงของผู มีอํานาจที่ออกคําสั่ง ๑๖.๒ ที่ ให ลงเลขที่ที่ออกคําสั่ง โดยเริ่มฉบับแรกจากเลข ๑ เรียงเป นลําดับไป จนสิ้นปปฏิทินทับเลขปพุทธศักราชที่ออกคําสั่ง ๑๖.๓ เรื่อง ให ลงชื่อเรื่องที่ออกคําสั่ง ๑๖.๔ ข  อความ ให อ  างเหตุที่ออกคําสั่ง และอ  างถึงอํานาจที่ให ออกคําสั่ง (ถ  ามี) ไว ด  วย แล  วจึงลงข  อความที่สั่ง และวันใช บังคับ ๑๖.๕ สั่ง ณ วันที่ ให ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต ็ มของเดือน และตัวเลขของป พุทธศักราชที่ออกคําสั่ง ๑๖.๖ ลงชื่อ ให ลงลายมือชื่อผู ออกคําสั่ง และพิมพชื่อเต ็ มของเจ  าของลายมือชื่อไว ใต ลายมือชื่อ ๑๖.๗ ตําแหนง ให ลงตําแหนงของผู ออกคําสั่ง ข  อ ๑๗ ระเบียบ คือ บรรดาข  อความที่ผู มีอํานาจหน  าที่ไดวางไว โดยจะอาศัยอํานาจของกฎหมาย หรือไมก ็ได เพ่อถื ือเป นหลักปฏิบัติงานเปนการประจํา ใช กระดาษตราครุฑ และให จัดทําตามแบบที่ ๕ ท  ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ ๑๗.๑ ระเบียบ ให ลงชื่อสวนราชการที่ออกระเบียบ ๑๗.๒ วาด  วย ให ลงชื่อของระเบียบ ๑๗.๓ ฉบับที่ ถ าเป นระเบียบที่กลาวถึงเป นครั้งแรกในเรื่องนั้น ไมต  องลงวา เป นฉบับที่เทาใด แตถ าเป นระเบียบเรื่องเดียวกันที่มีการแก ไขเพิ่มเติมใหลงเป น ฉบับที่ ๒ และที่ถัด ๆ ไปตามลําดับ

หน  า ๘ เลม ๑๒๒ ตอนพเศษิ ๙๙ ง ราชกิจจานุเบกษา ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ ๑๗.๔ พ.ศ. ให ลงตัวเลขของปพุทธศักราชที่ออกระเบียบ ๑๗.๕ ข  อความ ให อ  างเหตุผลโดยยอ เพื่อแสดงถึงความมุงหมายที่ต  องออกระเบียบ และอ  างถึงกฎหมายที่ให อํานาจออกระเบียบ (ถ  ามี) ๑๗.๖ ข  อ ให เรียงข  อความที่จะใชเป นระเบียบเป นข  อ ๆ โดยให ข  อ ๑ เป นชื่อระเบียบ ข  อ ๒ เป นวันใช บังคับกําหนดวาใหใช บังคับตั้งแตเมื่อใด และข อสุดท  าย เป นข  อผู รักษาการ ระเบียบใด ถ  ามีมากข  อหรือหลายเรื่อง จะแบงเป นหมวดก ็ได โดยให ย  ายข  อผู รักษาการไปเป นข อสุดท  ายกอนที่จะขึ้น หมวด ๑ ๑๗.๗ ประกาศ ณ วันที่ ให ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต ็ มของเดือน และตัวเลขของป พุทธศักราชที่ออกระเบียบ ๑๗.๘ ลงชื่อ ให ลงลายมือชื่อผู ออกระเบียบ และพิมพชื่อเต ็ มของเจ  าของลายมือชื่อไว ใต ลายมือชื่อ ๑๗.๙ ตําแหนง ให ลงตําแหนงของผู ออกระเบียบ ข  อ ๑๘ ข  อบังคับ คือ บรรดาข  อความที่ผู มีอํานาจหน  าที่กําหนดใหใชโดยอาศัยอํานาจของกฎหมาย ที่บัญญัติให กระทําได ใช กระดาษตราครฑุ และให จัดทําตามแบบที่ ๖ ท  ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ ๑๘.๑ ข  อบังคับ ให ลงชื่อสวนราชการที่ออกข  อบังคับ ๑๘.๒ วาด  วย ให ลงชื่อของข  อบังคับ ๑๘.๓ ฉบับที่ ถ าเป นข  อบังคับที่กลาวถึงเป นครั้งแรกในเรื่องนั้น ไมต  องลงวา เป นฉบับที่เทาใด แตถ าเป นข  อบังคับเรื่องเดียวกันที่มีการแก ไขเพิ่มเติมใหลงเป นฉบับที่ ๒ และทถี่ดัๆ ไป ตามลําดับ ๑๘.๔ พ.ศ. ให ลงตัวเลขของปพุทธศักราชที่ออกข  อบังคับ ๑๘.๕ ข  อความ ให อ  างเหตุผลโดยยอเพื่อแสดงถึงความมุงหมายที่ต  องออกข  อบังคับ และอ  างถึงกฎหมายที่ให อํานาจออกข  อบังคับ ๑๘.๖ ข  อ ให เรียงขอความท  ี่จะใช บังคับเป นข  อ ๆ โดยให ข  อ ๑ เป นชื่อข  อบังคับ ข  อ ๒ เป นวันใช บังคับกําหนดวาใหใช บังคับตั้งแตเมื่อใด และข อสุดท ายเป นข  อผู รักษาการ ข  อบังคับใด ถ  ามีมากข  อหรือหลายเรื่องจะแบงเป นหมวดก ็ได โดยให ย  ายข  อผู รักษาการไปเป นข อสุดท  ายกอนที่จะขึ้น หมวด ๑

หน  า ๙ เลม ๑๒๒ ตอนพเศษิ ๙๙ ง ราชกิจจานุเบกษา ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ ๑๘.๗ ประกาศ ณ วันที่ ให ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต ็ มของเดือน และตัวเลขของ ปพุทธศักราช ที่ออกข  อบังคับ ๑๘.๘ ลงชื่อ ให ลงลายมือชื่อผู ออกข  อบังคับ และพิมพชื่อเต ็ มของเจ  าของลายมือชื่อไว ใต ลายมือชื่อ ๑๘.๙ ตําแหนง ให ลงตําแหนงของผู ออกข  อบังคับ สวนที่ ๕ หนังสือประชาสัมพันธ ข  อ ๑๙ หนังสือประชาสัมพันธ ใหใช ตามแบบที่กําหนดไวในระเบียบนี้ เว  นแตจะมีกฎหมาย กําหนดแบบไวโดยเฉพาะ หนังสือประชาสัมพันธมี ๓ ชนิด ได แก ประกาศ แถลงการณ และขาว ข  อ ๒๐ ประกาศ คือ บรรดาข  อความที่ทางราชการประกาศหรือชี้แจงให ทราบ หรือแนะแนว ทางปฏิบัติ ใช กระดาษตราครุฑ และให จัดทําตามแบบที่ ๗ ท  ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ ๒๐.๑ ประกาศ ให ลงชื่อสวนราชการที่ออกประกาศ ๒๐.๒ เรื่อง ให ลงชื่อเรื่องที่ประกาศ ๒๐.๓ ข  อความ ให อ  างเหตุผลที่ต องออกประกาศและข อความที่ประกาศ ๒๐.๔ ประกาศ ณ วันที่ ให ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต ็ มของเดือน และตัวเลขของ ปพุทธศักราชที่ออกประกาศ ๒๐.๕ ลงชื่อ ให ลงลายมือชื่อผูออกประกาศ และพิมพชื่อเต ็ มของเจ  าของลายมือชื่อ ไวใต ลายมือชื่อ ๒๐.๖ ตําแหนง ให ลงตําแหนงของผูออกประกาศ ในกรณีที่กฎหมายกําหนดให ทําเป นแจ  งความ ใหเปลี่ยนคําวาประกาศ เป น แจ  งความ ข  อ ๒๑ แถลงการณ คือ บรรดาข  อความที่ทางราชการแถลงเพื่อทําความเข าใจในกิจการ ของทางราชการ หรือเหตุการณหรือกรณีใด ๆ ให ทราบชัดเจนโดยทั่วกัน ใช กระดาษตราครุฑ และ ให จัดทําตามแบบที่ ๘ ท  ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้

หน  า ๑๐ เลม ๑๒๒ ตอนพเศษิ ๙๙ ง ราชกิจจานุเบกษา ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ ๒๑.๑ แถลงการณ ให ลงชื่อสวนราชการที่ออกแถลงการณ ๒๑.๒ เรื่อง ให ลงชื่อเรื่องที่ออกแถลงการณ ๒๑.๓ ฉบับที่ ใชในกรณีที่จะต  องออกแถลงการณหลายฉบับในเรื่องเดียว ที่ตอเนื่องกัน ให ลงฉบับที่เรียงตามลําดับไว ด  วย ๒๑.๔ ข  อความ ให อ  างเหตุผลที่ต  องออกแถลงการณและข  อความที่แถลงการณ ๒๑.๕ สวนราชการที่ออกแถลงการณ ให ลงชื่อสวนราชการที่ออกแถลงการณ ๒๑.๖ วัน เดือน ป ให ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต ็ มของเดือน และตัวเลขของ ปพุทธศักราชที่ออกแถลงการณ ข  อ ๒๒ ขาว คือ บรรดาข  อความที่ทางราชการเห ็ นสมควรเผยแพรให ทราบ ให จัดทํา ตามแบบที่ ๙ ท  ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ ๒๒.๑ ขาว ให ลงชื่อสวนราชการที่ออกขาว ๒๒.๒ เรื่อง ให ลงชื่อเรื่องที่ออกขาว ๒๒.๓ ฉบับที่ ใชในกรณีที่จะต  องออกขาวหลายฉบับในเรื่องเดียวที่ตอเนื่องกัน ให ลงฉบับที่เรียงตามลําดับไว ด  วย ๒๒.๔ ข  อความ ให ลงรายละเอียดเกี่ยวกับเรื่องของขาว ๒๒.๕ สวนราชการที่ออกขาว ให ลงชื่อสวนราชการที่ออกขาว ๒๒.๖ วัน เดือน ป ให ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต ็ มของเดือน และตัวเลขของ ปพุทธศักราชที่ออกขาว สวนที่ ๖ หนังสือที่เจ  าหน  าที่ทําขึ้นหรือรับไวเป นหลักฐานในราชการ ข  อ ๒๓ หนังสือที่เจ  าหน  าที่ทําขึ้นหรือรับไวเป นหลักฐานในราชการ คือ หนังสือที่ทางราชการ ทําขึ้นนอกจากที่กลาวมาแล  วข  างต  น หรือหนังสือที่หนวยงานอื่นใดซึ่งมิใชสวนราชการ หรือ บุคคลภายนอกมีมาถึงสวนราชการ และสวนราชการรับไวเป นหลักฐานของทางราชการ มี ๔ ชนิด คือ หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึก และหนังสืออื่น

หน  า ๑๑ เลม ๑๒๒ ตอนพเศษิ ๙๙ ง ราชกิจจานุเบกษา ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ ข  อ ๒๔ หนังสือรับรอง คือ หนังสือที่สวนราชการออกให เพื่อรับรองแก บุคคล นิติบุคคล หรือหนวยงาน เพื่อวัตถุประสงคอยางหนึ่งอยางใดใหปรากฏแกบุคคลโดยทั่วไปไมจําเพาะเจาะจง ใช กระดาษ ตราครุฑ และให จัดทําตามแบบที่ ๑๐ ท  ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ ๒๔.๑ เลขที่ ให ลงเลขที่ของหนังสือรับรองโดยเฉพาะ เริ่มตั้งแตเลข ๑ เรียงเป น ลําดับไปจนถึงสิ้นปปฏิทิน ทับเลขปพุทธศักราชที่ออกหนังสือรับรอง หรือลงเลขที่ของหนังสือทั่วไป ตามแบบหนังสือภายนอกอยางหนึ่งอยางใด ๒๔.๒ สวนราชการเจ  าของหนังสือ ให ลงชื่อของสวนราชการซึ่งเป นเจ  าของ หนังสือนั้น และจะลงสถานที่ตั้งของสวนราชการเจ  าของหนังสือด  วยก ็ได ๒๔.๓ ข  อความ ให ลงข  อความขึ้นต  นวา หนังสือฉบับนี้ใหไว เพื่อรับรองวา แล  วตอด  วยชื่อบุคคล นิติบุคคล หรือหนวยงานที่ทางราชการรับรอง ในกรณีเป นบุคคลให พิมพชื่อเต ็ ม โดยมีคํานําหน  านาม ชื่อ นามสกุล ตําแหนงหน  าที่ และสังกัดหนวยงานที่ผู นั้นทํางานอยูอยางชัดแจ  ง แล  วจึงลงข  อความที่รับรอง ๒๔.๔ ใหไว ณ วันที่ ให ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต ็ มของเดือน และตัวเลขของ ปพุทธศักราชที่ออกหนังสือรับรอง ๒๔.๕ ลงชื่อ ให ลงลายมือชื่อหัวหน าสวนราชการผู ออกหนังสือ หรือผู ที่ได รบมอบหมายั และพิมพชื่อเต ็ มของเจ  าของลายมือชื่อไวใต ลายมือชื่อ ๒๔.๖ ตาแหนํ ง ให ลงตําแหนงของผู ลงลายมือชื่อในหนังสือ ๒๔.๗ รูปถายและลายมือชื่อผูได รับการรับรอง ในกรณีที่การรับรองเป นเรื่องสําคัญ ที่ออกให แกบุคคลให ติดรูปถายของผู ที่ได รับการรับรอง ขนาด ๔ × ๖ เซนติเมตร หน  าตรง ไมสวมหมวก ประทับตราชื่อสวนราชการที่ออกหนังสือบนขอบลางด  านขวาของรูปถายคาบตอลงบนแผนกระดาษ และให ผู นั้นลงลายมือชื่อไวใต รูปถายพร  อมทั้งพิมพชื่อเต ็ มของเจ  าของลายมือชื่อไวใต ลายมือชื่อด  วย ข  อ ๒๕ รายงานการประชุม คือ การบันทึกความคิดเห ็ นของผูมาประชุม ผู เข  ารวมประชุม และมติของที่ประชุมไวเป นหลักฐาน ให จัดทําตามแบบที่ ๑๑ ท  ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ ๒๕.๑ รายงานการประชุม ให ลงชื่อคณะที่ประชุม หรือชื่อการประชุมนั้น ๒๕.๒ ครั้งที่ ให ลงครั้งที่ประชุม ๒๕.๓ เมื่อ ให ลงวัน เดือน ปที่ประชุม

หน  า ๑๒ เลม ๑๒๒ ตอนพเศษิ ๙๙ ง ราชกิจจานุเบกษา ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ ๒๕.๔ ณ ใหลงสถานที่ที่ประชุม ๒๕.๕ ผูมาประชุม ให ลงชื่อและหรือตําแหนงของผูได รับแตงตั้งเป นคณะที่ประชุม ซึ่งมาประชุม ในกรณีที่มีผูมาประชุมแทนให ลงชื่อผูมาประชุมแทน และลงวามาประชุมแทนผูใดหรือ ตําแหนงใด ๒๕.๖ ผูไมมาประชุม ให ลงชื่อและหรือตําแหนงของผู ที่ได รับแตงตั้งเป นคณะ ที่ประชุม ซึ่งมิไดมาประชุมพร  อมทั้งเหตุผล (ถ  ามี) ๒๕.๗ ผู เข  ารวมประชุม ให ลงชื่อและหรือตําแหนงของผู ที่มิได รับการแตงตั้ง เป นคณะที่ประชุม ซึ่งได เข  ารวมประชุม (ถ  ามี) ๒๕.๘ เริ่มประชุมเวลา ให ลงเวลาที่เริ่มประชุม ๒๕.๙ ข  อความ ให บันทึกข  อความที่ประชุม โดยปกติให เริ่มต  นด วยประธาน กลาวเปดประชุม และเรื่องที่ประชุม กับมติ หรือข อสรุปของที่ประชุมในแตละเรื่องตามลําดับ ๒๕.๑๐ เลิกประชุมเวลา ให ลงเวลาที่เลิกประชุม ๒๕.๑๑ ผูจดรายงานการประชุม ให ลงชื่อผูจดรายงานการประชุมครั้งนั้น ข  อ ๒๖ บันทึก คือ ข  อความซึ่งผูใต บังคับบัญชาเสนอตอผู บังคับบัญชา หรือผู บังคับบัญชา สั่งการแกผูใต บังคับบัญชา หรือข  อความที่เจ  าหน  าที่ หรือหนวยงานระดับต่ํากวาสวนราชการระดับกรม ติดตอกันในการปฏิบัติราชการ โดยปกติใหใช กระดาษบันทึกข  อความ และให มีหัวข  อดังตอไปนี้ ๒๖.๑ ชื่อหรือตําแหนงที่บันทึกถึง โดยใช คําขึ้นต  นตามที่กําหนดไวในภาคผนวก ๒ ๒๖.๒ สาระสําคัญของเรื่อง ใหลงใจความของเรื่องที่บันทึก ถ  ามีเอกสารประกอบ ก ็ให ระบุไว ด  วย ๒๖.๓ ชื่อและตําแหนง ให ลงลายมือชื่อและตําแหนงของผู บันทึก และในกรณีที่ ไมใช กระดาษบันทึกข  อความ ให ลงวัน เดือน ปที่บันทึกไว ด  วย การบันทึกตอเนื่อง โดยปกติให ผู บันทึกระบุคาขํ ึ้นต  น ใจความบันทึก และลงชื่อเชนเดียวกับ ที่ได กลาวไว ข  างต  น และให ลงวัน เดือน ป กํากับใต ลายมือชื่อผู บันทึก หากไมมีความเห ็นใดเพิ่มเติม ให ลงชื่อและวัน เดือน ป กํากับเทานั้น ข  อ ๒๗ หนังสืออื่น คือ หนังสือหรือเอกสารอื่นใดที่เกิดขึ้นเนื่องจากการปฏิบัติงานของเจ  าหน  าที่ เพื่อเป นหลักฐานในทางราชการ ซึ่งรวมถึง ภาพถาย ฟลม แถบบันทึกเสียง แถบบันทึกภาพด  วย หรือ

หน  า ๑๓ เลม ๑๒๒ ตอนพเศษิ ๙๙ ง ราชกิจจานุเบกษา ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ หนังสือของบุคคลภายนอก ที่ยื่นตอเจ  าหน  าที่และเจ  าหน  าที่ได รับเข  าทะเบียนรับหนังสือของทางราชการแล  ว มีรูปแบบตามที่กระทรวง ทบวง กรมจะกําหนดขึ้นใชตามความเหมาะสม เว  นแตมีแบบตามกฎหมาย เฉพาะเรื่องให ทําตามแบบ เชน โฉนด แผนที่ แบบ แผนผัง สัญญา หลักฐานการสืบสวนและสอบสวน และคําร  อง เป นต  น สวนที่ ๗ บทเบ ็ ดเตล ็ ด ข  อ ๒๘ หนังสือที่ต องปฏิบัติให เร ็ วกวาปกติ เป นหนังสือที่ต  องจัดสงและดําเนินการ ทางสารบรรณด วยความรวดเร ็วเป นพิเศษ แบงเป น ๓ ประเภท คือ ๒๘.๑ ดวนที่สุด ให เจ  าหน  าที่ปฏิบัติในทันทีที่ได รับหนังสือนั้น ๒๘.๒ ดวนมาก ให เจ  าหน  าที่ปฏิบัติโดยเร็ ว ๒๘.๓ ดวน ให เจ  าหน  าที่ปฏิบัติเร ็ วกวาปกติ เทาที่จะทําได ให ระบุชั้นความเร ็ วด  วยตัวอักษรสีแดงขนาดไมเล ็ กกวาตัวพิมพโป ง ๓๒ พอยท ให เห ็นได ชัด บนหนังสือและบนซอง ตามที่กําหนดไวในแบบที่ ๑ แบบที่ ๒ แบบที่ ๓ และแบบที่ ๑๕ ท  ายระเบียบ โดยให ระบุคําวา ดวนที่สุด ดวนมาก หรือดวน สําหรับหนังสือตามข  อ ๒๘.๑ ข  อ ๒๘.๒ และข  อ ๒๘.๓ แล  วแตกรณี ในกรณีที่ต องการให หนังสือสงถึงผู รับภายในเวลาที่กําหนด ให ระบุคําวา ดวนภายใน แล  วลงวนั เดือน ป และกําหนดเวลาที่ต องการให หนังสือนั้นไปถึงผู รับ กับให เจ  าหน  าที่สงถึงผู รับซึ่งระบุบนหน  าซอง ภายในเวลาที่กําหนด ข  อ ๒๙ เรื่องราชการที่จะดําเนินการหรือสั่งการด  วยหนังสือไดไมทัน ใหสงข  อความ ทางเครื่องมือสื่อสาร เชน โทรเลข วิทยุโทรเลข โทรพิมพ โทรศัพท วิทยุสื่อสาร วิทยุกระจายเสียง หรือวิทยุโทรทัศน เป นต  น และให ผู รับปฏิบัติเชนเดียวกับได รับหนังสือ ในกรณีที่จําเป นต  องยืนยัน เป นหนังสือ ให ทําหนังสือยืนยันตามไปทันที การสงข  อความทางเครื่องมือสื่อสารซึ่งไมมีหลักฐานปรากฏชัดแจ  ง เชน ทางโทรศัพท วิทยุสื่อสาร วิทยุกระจายเสียง หรือวิทยุโทรทัศน เป นต  น ให ผูสงและผู รับบันทึกข อความไวเป นหลักฐาน

หน  า ๑๔ เลม ๑๒๒ ตอนพเศษิ ๙๙ ง ราชกิจจานุเบกษา ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ ข  อ ๓๐ หนังสือที่จัดทําขึ้นโดยปกติให มีสําเนาคูฉบับเก ็บไว ที่ต  นเรื่อง ๑ ฉบับ และใหม  สีาเนาํ เก ็บไว ที่หนวยงานสารบรรณกลาง ๑ ฉบับ สําเนาคูฉบับให ผู ลงชื่อลงลายมือชื่อ หรือลายมือชื่อยอ และให ผู ราง ผู พิมพ และผู ตรวจ ลงลายมือชื่อ หรอลายมื ือชื่อยอไว ที่ข  างท  ายขอบลางด  านขวาของหนังสือ ข  อ ๓๑ หนังสือที่เจ  าของหนังสือเห ็ นวามีสวนราชการอื่นที่เกี่ยวข องควรได รับทราบด  วย โดยปกติใหสงสําเนาไปใหทราบโดยทําเป นหนังสือประทับตรา สําเนาหนังสือนี้ให มีคํารับรองวา สําเนาถูกต  อง โดยให เจ  าหน  าที่ตั้งแตระดับ ๒ หรือเทียบเทาขึ้นไป ซึ่งเป นเจ  าของเรื่องลงลายมือชื่อรับรอง พร  อมทั้งลงชื่อตัวบรรจง และตําแหนงที่ขอบลางของหนังสือ ข  อ ๓๒ หนังสือเวียน คือ หนังสือที่มีถึงผู รับเป นจํานวนมาก มีใจความอยางเดีวยกัน ให เพิ่มรหัส ตัวพยัญชนะ ว หน  าเลขทะเบียนหนังสือสง ซึ่งกําหนดเป นเลขที่หนังสือเวียนโดยเฉพาะ เริ่มตั้งแตเลข ๑ เรียงเป นลําดับไปจนถึงสิ้นปปฏิทิน หรือใช เลขที่ของหนังสือทั่วไปตามแบบหนังสือภายนอกอยางหนึ่งอยางใด เมื่อผู รับได รับหนังสือเวียนแล  วเห ็ นวาเรื่องนั้นจะต องให หนวยงาน หรือบุคคลในบังคับบัญชา ในระดับตางๆ ได รับทราบด  วย ก ็ให มีหน  าที่จัดทําสําเนา หรือจัดสงให หนวยงาน หรือบุคคลเหลานั้นโดยเร็ ว ข  อ ๓๓ สรรพนามที่ใชในหนังสือ ใหใช ตามฐานะแหงความสัมพันธระหวางเจ  าของ หนังสือและผู รับหนังสือตามภาคผนวก ๒ ข  อ ๓๔ หนังสือภาษาตางประเทศ ใหใช กระดาษตราครุฑ หนังสือที่เป นภาษาอังกฤษ ให ทําตามแบบที่กําหนดไวในภาคผนวก ๔ สําหรับหนังสือที่เป นภาษาอื่น ๆ ซึ่งมิใชภาษาอังกฤษ ใหเปนไปตามประเพณีนิยม หมวด ๒ การรับและสงหนังสือ สวนที่ ๑ การรับหนังสือ ข  อ ๓๕ หนังสือรับ คือ หนังสือที่ได รับเข  ามาจากภายนอก ให เจ  าหน  าที่ของหนวยงาน สารบรรณกลางปฏิบัติตามที่กําหนดไวในสวนนี้

หน  า ๑๕ เลม ๑๒๒ ตอนพเศษิ ๙๙ ง ราชกิจจานุเบกษา ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ ข  อ ๓๖ จัดลําดับความสําคัญและความเรงดวนของหนังสือเพื่อดําเนินการกอนหลัง และให ผูเปดซองตรวจเอกสาร หากไมถูกต องให ติดตอสวนราชการเจ  าของเรื่อง หรือหนวยงานที่ออกหนังสือ เพื่อดําเนินการให ถูกต  อง หรือบันทึกข  อบกพรองไวเป นหลักฐาน แล  วจึงดําเนินการเรื่องนั้นตอไป ข  อ ๓๗ ประทับตรารับหนังสือตามแบบที่ ๑๒ ท  ายระเบียบ ที่มุมบนด  านขวาของหนังสือ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ ๓๗.๑ เลขรับ ให ลงเลขที่รับตามเลขที่รับในทะเบียน ๓๗.๒ วันที่ ให ลงวัน เดือน ปที่รับหนังสือ ๓๗.๓ เวลา ให ลงเวลาที่รับหนังสือ ข  อ ๓๘ ลงทะเบียนรับหนังสือในทะเบียนหนังสือรับตามแบบที่ ๑๓ ท  ายระเบียบ โดยกรอก รายละเอียดดังนี้ ๓๘.๑ ทะเบียนหนังสือรับ วันที่ เดือน พ.ศ. ให ลงวัน เดือน ปที่ลงทะเบียน ๓๘.๒ เลขทะเบียนรับ ให ลงเลขลําดับของทะเบียนหนังสือรับเรียงลําดับตดติอก นไป ั ตลอดปปฏิทิน เลขทะเบียนของหนังสือรับจะต  องตรงกับเลขที่ในตรารับหนังสือ ๓๘.๓ ที่ ให ลงเลขที่ของหนังสือที่รับเข  ามา ๓๘.๔ ลงวันที่ ให ลงวัน เดือน ปของหนังสือที่รับเข  ามา ๓๘.๕ จาก ให ลงตําแหนงเจ  าของหนังสือ หรือชื่อสวนราชการ หรือชื่อบุคคล ในกรณีที่ไมมีตําแหนง ๓๘.๖ ถึง ให ลงตําแหนงของผู ที่หนังสือนั้นมีถึง หรือชื่อสวนราชการ หรือชื่อบุคคล ในกรณีที่ไมมีตาแหนํ ง ๓๘.๗ เรื่อง ให ลงชื่อเรื่องของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่ไมมีชื่อเรื่องใหลงสรุปเรื่องยอ ๓๘.๘ การปฏิบัติ ให บันทึกการปฏิบัติเกี่ยวกับหนังสือฉบับนั้น ๓๘.๙ หมายเหตุ ให บันทึกข  อความอื่นใด (ถ  ามี) ข  อ ๓๙ จัดแยกหนังสือที่ลงทะเบียนรับแล วสงใหสวนราชการที่เกี่ยวข  องดําเนินการ โดยให ลงชื่อ หนวยงานที่รับหนังสือนั้นในชอง การปฏิบัติ ถ  ามีชื่อบุคคล หรือตําแหนงที่เกี่ยวข  องกับการรับหนังสือ ให ลงชื่อหรือตําแหนงไว ด  วย

หน  า ๑๖ เลม ๑๒๒ ตอนพเศษิ ๙๙ ง ราชกิจจานุเบกษา ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ การสงหนังสือที่ลงทะเบียนรับแล วไปใหสวนราชการที่เกี่ยวข  องดําเนินการตามวรรคหนึ่ง จะสงโดยใชสมุดสงหนังสือตามข  อ ๔๘ หรือให ผู รับหนังสือลงชื่อและวัน เดือน ปที่รับหนังสือ ไวเป นหลักฐานในทะเบียนรับหนังสือก ็ได การดําเนินการตามขั้นตอนนี้ จะเสนอผานผู บังคับบัญชาผูใดหรือไม ใหเปนไปตามที่หัวหน  า สวนราชการกําหนด ถ  าหนังสือรับนั้นจะต  องดําเนินเรื่องในหนวยงานนั้นเองจนถึงขั้นได ตอบหนังสือไปแล ว ให ลงทะเบียนวาไดสงออกไปโดยหนังสือที่เทาใด วัน เดือน ปใด ข  อ ๔๐ การรับหนังสือภายในสวนราชการเดียวกัน เมื่อผู รับได รับหนังสือจากหนวยงาน สารบรรณกลางแล ว ใหปฏิบัติตามวิธีการที่กลาวข  างต นโดยอนุโลม สวนที่ ๒ การสงหนังสือ ข  อ ๔๑ หนังสือสง คือ หนังสือที่สงออกไปภายนอก ใหปฏิบัติตามที่กําหนดไวในสวนนี้ ข  อ ๔๒ ให เจ  าของเรื่องตรวจความเรียบร  อยของหนังสือ รวมทั้งสิ่งที่จะสงไปดวยให ครบถ  วน แล วสงเร ื่องให เจ  าหน  าที่ของหนวยงานสารบรรณกลางเพื่อสงออก ข  อ ๔๓ เมื่อเจ  าหน  าที่ของหนวยงานสารบรรณกลางได รับเรื่องแล  ว ใหปฏิบัติดังนี้ ๔๓.๑ ลงทะเบียนสงหนังสือในทะเบียนหนังสือสงตามแบบที่ ๑๔ ท  ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ ๔๓.๑.๑ ทะเบียนหนังสือสง วันที่ เดือน พ.ศ. ให ลงวัน เดือน ป ที่ลงทะเบียน ๔๓.๑.๒ เลขทะเบียนสง ให ลงเลขลําดับของทะเบียนหนังสือสงเรียงลําดับ ติดตอกันไปตลอดปปฏิทิน ๔๓.๑.๓ ที่ ให ลงรหัสตัวพยัญชนะ และเลขประจําของสวนราชการเจ  าของเรื่อง ในหนังสือที่จะสงออก ถ าไมมีที่ดังกลาว ชองนี้จะวาง ๔๓.๑.๔ ลงวันท่ ีให ลงวัน เดือน ปที่จะสงหนังสือนั้นออก

หน  า ๑๗ เลม ๑๒๒ ตอนพเศษิ ๙๙ ง ราชกิจจานุเบกษา ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ ๔๓.๑.๕ จาก ให ลงตําแหนงเจ  าของหนังสือ หรือชื่อสวนราชการ หรือ ชื่อบุคคลในกรณีที่ไมมีตําแหนง ๔๓.๑.๖ ถึง ให ลงตําแหนงของผู ที่หนังสือนั้นมีถึง หรือชื่อสวนราชการ หรือชื่อบุคคลในกรณีที่ไมมีตําแหนง ๔๓.๑.๗ เรื่อง ให ลงชื่อเรื่องของหนังสือฉบับน้ัน ในกรณีที่ไมมีชื่อเรื่อง ใหลงสรุปเรื่องยอ ๔๓.๑.๘ การปฏิบัติ ให บันทึกการปฏิบัติเกี่ยวกับหนังสือฉบับนั้น ๔๓.๑.๙ หมายเหตุ ให บันทึกข  อความอื่นใด (ถ  ามี) ๔๓.๒ ลงเลขที่ และวัน เดือน ปในหนังสือที่จะสงออกทั้งในต นฉบับ และสําเนาคูฉบับ ให ตรงกับเลขทะเบียนสง และวัน เดือน ปในทะเบียนหนังสือสงตามข  อ ๔๓.๑.๒ และข  อ ๔๓.๑.๔ ข  อ ๔๔ กอนบรรจุซอง ให เจ  าหน  าที่ของหนวยงานสารบรรณกลางตรวจความเรียบร  อย ของหนังสือตลอดจนสิ่งที่สงไปด วยอีกครั้งหนึ่ง แล วปดผนึก หนังสือที่ไมมีความสําคัญมากนัก อาจสงไปโดยวิธีพับยึดติดด  วยแถบกาว กาว เย ็ บด  วยลวด หรือวิธีอื่นแทนการบรรจุซอง ข  อ ๔๕ การจาหน  าซอง ใหปฏิบัติตามแบบที่ ๑๕ ท  ายระเบียบ สําหรับหนังสือที่ต องปฏิบัติให เร ็ วกวาปกติ ใหปฏิบัติตามข  อ ๒๘ ในกรณีไมใชสมุดสงหนังสือ ให มีใบรับหนังสือตามข  อ ๔๙ แนบติดซองไปด วย ข  อ ๔๖ การสงหนังสือโดยทางไปรษณีย ให ถือปฏิบัติตามระเบียบ หรือวิธีการที่การสื่อสาร แหงประเทศไทยกําหนด การสงหนังสือซึ่งมิใชเป นการสงโดยทางไปรษณีย เมื่อสงหนังสือให ผู รับแล  ว ผูสงต องให ผู รับ ลงชื่อรับในสมุดสงหนังสือ หรือใบรับ แล  วแตกรณี ถ าเปนใบรับให นําใบรับนั้นมาผนึกติดไว ที่สําเนาคูฉบับ ข  อ ๔๗ หนังสือที่ได ลงทะเบียนสง ในกรณีที่เป นการตอบหนังสือซึ่งรับเข ามาให ลงทะเบียน วาหนังสือนั้นได ตอบตามหนังสือรับที่เทาใด วัน เดือน ปใด ข  อ ๔๘ สมุดสงหนังสือ ให จัดทําตามแบบที่ ๑๖ ท  ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ ๔๘.๑ เลขทะเบียน ให ลงเลขทะเบียนหนังสือสง ๔๘.๒ จาก ให ลงตําแหนง หรือชื่อสวนราชการ หรือชื่อบุคคลที่เป นเจ  าของหนังสือ

หน  า ๑๘ เลม ๑๒๒ ตอนพเศษิ ๙๙ ง ราชกิจจานุเบกษา ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ ๔๘.๓ ถึง ให ลงตําแหนงของผู ที่หนังสือนั้นมีถึง หรือชื่อสวนราชการ หรือชื่อบุคคล ในกรณีที่ไมมีตําแหนง ๔๘.๔ หนวยรับ ให ลงชื่อสวนราชการที่รับหนังสือ ๔๘.๕ ผู รับ ให ผู รับหนังสือลงชื่อที่สามารถอานออกได ๔๘.๖ วันและเวลา ให ผู รับหนังสือลงวัน เดือน ป และเวลาที่รบหนั ังสือ ๔๘.๗ หมายเหตุ ให บันทึกข  อความอื่นใด (ถ  ามี) ข  อ ๔๙ ใบรับหนังสือ ให จัดทําตามแบบที่ ๑๗ ท  ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ ๔๙.๑ ที่ ให ลงเลขที่ของหนังสือฉบับนั้น ๔๙.๒ ถึง ให ลงตําแหนงของผู ที่หนังสือนั้นมีถึง หรือชื่อสวนราชการ หรือชื่อบุคคล ในกรณีที่ไมมีตําแหนง ๔๙.๓ เรื่อง ให ลงชื่อเรื่องของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่ไมมีชื่อเรื่องใหลงสรุปเรื่องยอ ๔๙.๔ รับวันที่ ให ผู รับหนังสือลงวัน เดือน ปที่รับหนังสือ ๔๙.๕ เวลา ให ผู รับหนังสือลงเวลาที่รับหนังสือ ๔๙.๖ ผู รับ ให ผู รับหนังสือลงชื่อที่สามารถอานออกได สวนที่ ๓ บทเบ ็ ดเตล ็ ด ข  อ ๕๐ เพื่อให การรับและสงหนังสือดําเนินไปโดยสะดวกเรียบร  อยและรวดเร ็ ว สวนราชการ จะกําหนดหน  าที่ของผูปฏิบัติตลอดจนแนวทางปฏิบัตินั้นไว ด  วยก ็ได ทั้งนี้ ให มีการสํารวจทะเบียนหนงสัอื รับเปนประจําวาหนังสือตามทะเบียนรับนั้นได มีการปฏิบัติไปแล วเพียงใด และให มีการติดตามเรื่องด  วย ในการนี้สวนราชการใดเห็ นสมควรจะจัดให มีบัตรตรวจค นสําหรับหนังสือรับและหนังสือสงเพื่อความสะดวก ในการค นหาก ็ไดตามความเหมาะสม ข  อ ๕๑ บัตรตรวจค  น ให จัดทําตามแบบที่ ๑๘ ท  ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ ๕๑.๑ เรื่อง รหัส ให ลงเรื่องและรหัสตามหมวดหมูของหนังสือ ๕๑.๒ เลขทะเบียนรับ ให ลงเลขทะเบียนตามที่ปรากฏในทะเบียนหนังสือรับ

หน  า ๑๙ เลม ๑๒๒ ตอนพเศษิ ๙๙ ง ราชกิจจานุเบกษา ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ ๕๑.๓ ที่ ให ลงเลขที่ของหนังสือ ๕๑.๔ ลงวันที่ ให ลงวัน เดือน ป ของหนังสือ ๕๑.๕ รายการ ให ลงเรื่องยอของหนังสือเพื่อให ทราบวา หนังสือนั้นมาจากที่ใด เรื่องอะไร ๕๑.๖ การปฏิบัติ ให บันทึกการปฏิบัติเกี่ยวกับหนังสือนั้นเพื่อให ทราบวาสงไปที่ใด เม่อใด ื หมวด ๓ การเก ็ บรักษา ยืม และทําลายหนังสือ สวนที่ ๑ การเก ็ บรักษา ข  อ ๕๒ การเก ็ บหนังสือแบงออกเป น การเก ็ บระหวางปฏิบัติ การเก ็ บเมื่อปฏิบัติเสร ็ จแล  ว และการเก ็บไว เพื่อใชในการตรวจสอบ ข  อ ๕๓ การเก ็ บระหวางปฏิบัติ คือ การเก ็ บหนังสือที่ปฏิบัติยังไมเสร ็จใหอย ูในความรับผิดชอบ ของเจ  าของเรื่องโดยให กําหนดวิธีการเก ็บใหเหมาะสมตามขั้นตอนของการปฏิบัติงาน ข  อ ๕๔ การเก ็ บเมื่อปฏิบัติเสร ็ จแล  ว คือ การเก ็ บหนังสือที่ปฏิบัติเสร ็ จเรียบร  อยแล  ว และ ไมมีอะไรที่จะต องปฏิบัติตอไปอีก ให เจ  าหน  าที่ของเจ  าของเรื่องปฏิบัติดังนี้ ๕๔.๑ จัดทําบัญชีหนังสือสงเกบตามแบบท ็ ี่ ๑๙ ท  ายระเบียบ อยางน อยให มีต  นฉบับ และสําเนาคูฉบับสําหรับเจ  าของเรื่องและหนวยเก ็ บ เก ็บไว อยางละฉบับ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ ๕๔.๑.๑ ลําดับที่ ให ลงเลขลําดับเรื่องของหนังสือที่เก ็ บ ๕๔.๑.๒ ที่ ให ลงเลขที่ของหนังสือแตละฉบับ ๕๔.๑.๓ ลงวันที่ ให ลงวัน เดือน ปของหน ังสือแตละฉบับ ๕๔.๑.๔ เรื่อง ให ลงชื่อเรื่องของหนังสือแตละฉบับ ในกรณีที่ไมมีชื่อเรื่อง ใหลงสรุปเรื่องยอ

หน  า ๒๐ เลม ๑๒๒ ตอนพเศษิ ๙๙ ง ราชกิจจานุเบกษา ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ ๕๔.๑.๕ อายุการเก ็ บหนังสือ ให ลงวัน เดือน ปที่จะเก ็ บถึง ในกรณีให เก ็บไว ตลอดไป ให ลงคําวา ห  ามทําลาย ๕๔.๑.๖ หมายเหตุ ให บันทึกข  อความอื่นใด (ถ  ามี) ๕๔.๒ สงหนังสือและเรื่องปฏิบัติทั้งปวงที่เกี่ยวข  องกับหนังสือนั้น พร  อมทั้งบัญชี หนงสั ือสงเก ็บไปให หนวยเก ็ บที่สวนราชการนั้น ๆ กําหนด ข  อ ๕๕ เมื่อได รับเรื่องจากเจ  าของเรื่องตามข  อ ๕๔ แล  ว ให เจ  าหน  าที่ผู รับผิดชอบในการเก็ บ หนังสือปฏิบัติดังนี้ ๕๕.๑ ประทับตรากําหนดเก ็ บหนังสือตามข  อ ๗๓ ไว ที่มุมลางด  านขวาของกระดาษ แผนแรกของหนังสือฉบับนั้น และลงลายมือชื่อยอกํากับตรา ๕๕.๑.๑ หนงสั ือที่ต  องเก ็บไวตลอดไป ใหประทับตราคําวา ห  ามทําลาย ด  วยหมึกสีแดง ๕๕.๑.๒ หนังสือที่เก ็บโดยมีกําหนดเวลา ใหประทับตราคําวา เก ็ บถึง พ.ศ. .... ด  วยหมึกสีน้ําเงิน และลงเลขของปพุทธศักราชที่ให เก ็ บถึง ๕๕.๒ ลงทะเบียนหนังสือเก ็บไวเป นหลักฐานตามแบบที่ ๒๐ ท  ายระเบียบ โดยกรอก รายละเอียดดังนี้ ๕๕.๒.๑ ลําดับที่ ให ลงเลขลําดับเรื่องของหนังสือที่เก ็ บ ๕๕.๒.๒ วันเก ็ บ ให ลงวัน เดือน ปที่นําหนังสือนั้นเข  าทะเบียนเก ็ บ ๕๕.๒.๓ เลขทะเบียนรับ ให ลงเลขทะเบียนรับของหนังสือแตละฉบับ ๕๕.๒.๔ ที่ ให ลงเลขที่ของหนังสือแตละฉบับ ๕๕.๒.๕ เรื่อง ให ลงชื่อเรื่องของหนังสือแตละฉบับ ในกรณีที่ไมมีชื่อเรื่อง ใหลงสรุปเรื่องยอ ๕๕.๒.๖ รหัสแฟ ม ให ลงหมายเลขลําดับหมูของการจัดแฟ มเก ็ บหนังสือ ๕๕.๒.๗ กําหนดเวลาเก ็ บ ให ลงระยะเวลาการเก ็ บตามที่กําหนดในตรา กําหนดเก ็ บหนังสือตามข  อ ๕๕.๑ ๕๕.๒.๘ หมายเหตุ ใหบ  ันทึกข  อความอื่นใด (ถ  ามี)

หน  า ๒๑ เลม ๑๒๒ ตอนพเศษิ ๙๙ ง ราชกิจจานุเบกษา ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ ข  อ ๕๖ การเก ็บไว เพื่อใชในการตรวจสอบ คือ การเก ็ บหนังสือที่ปฏิบัติเสร ็ จเรียบร  อยแล  ว แตจําเป นจะต องใชในการตรวจสอบเปนประจํา ไมสะดวกในการสงไปเก็ บยังหนวยเก ็ บของสวนราชการ ตามข  อ ๕๔ ให เจ  าของเรื่องเก ็บเป นเอกเทศ โดยแตงตั้งเจ  าหน  าที่ขึ้นรับผิดชอบก ็ได เมื่อหมดความจําเป น ที่จะต องใชในการตรวจสอบแล ว ให จัดสงหนังสอนื ั้นไปยังหนวยเก ็ บของสวนราชการโดยให ถือปฏิบัติ ตามข  อ ๕๔ และข  อ ๕๕ โดยอนุโลม ข  อ ๕๗ อายุการเก ็ บหนังสือ โดยปกติให เก ็บไวไมน  อยกวา ๑๐ ป เว  นแตหนังสือดังตอไปนี้ ๕๗.๑ หนังสือที่ต องสงวนเป นความลับ ใหปฏิบัติตามกฎหมายหรือระเบียบ วาด  วยการรักษาความปลอดภัยแหงชาติ ๕๗.๒ หนังสือที่เป นหลักฐานทางอรรถคดี สํานวนของศาลหรือของพนักงานสอบสวน หรือหนังสืออื่นใดที่ได มีกฎหมายหรือระเบียบแบบแผนกําหนดไวเป นพิเศษแล ว การเก ็บใหเปนไป ตามกฎหมายและระเบียบแบบแผนวาด  วยการนั้น ๕๗.๓ หนังสือที่เกี่ยวกับประวัติศาสตร ขนบธรรมเนียมจารีตประเพณี สถิติ หลักฐาน หรือเรื่องที่ตองใช  สําหรับศึกษาค  นคว  า หรือหนังสืออื่นในลักษณะเดียวกัน ให เก ็บไวเป นหลักฐาน ทางราชการตลอดไปหรือตามที่กองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร กําหนด ๕๗.๔ หนังสือที่ไดปฏิบัติงานเสร ็ จสิ้นแล  ว และเป นคูสําเนาที่มีต  นเรื่องจะค นได จากที่อื่นให เก ็บไวไมน  อยกวา ๕ ป ๕๗.๕ หนังสือที่เป นเรื่องธรรมดาสามัญซึ่งไมมีความสําคัญ และเป นเรื่องที่เกิดขึ้น เปนประจําเมื่อดําเนินการแล วเสร ็จให เก ็บไวไมน  อยกวา ๑ ป ในกรณีหนังสือที่เกี่ยวกับการเงิน ซึ่งมิใชเป นเอกสารสิทธิ หากเห ็ นวาไมมีความจําเป น ต  องเก ็บไว ถึง ๑๐ ป ให ทําความตกลงกับกระทรวงการคลังเพื่อขอทําลายได ข  อ ๕๘ ทุกปปฏิทินใหสวนราชการจัดสงหนังสือที่มีอายุครบ ๒๕ ป นับจากวันที่ได จัดทําขึ้น ที่เก ็บไว ณ สวนราชการใด พร  อมทั้งบัญชีสงมอบหนังสือครบ ๒๕ ป ให กองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร ภายในวันที่ ๓๑ มกราคม ของปถัดไป เว  นแตหนังสือดังตอไปนี้ ๕๘.๑ หนังสือที่ต องสงวนเป นความลับใหปฏิบัติตามกฎหมายหรือระเบียบ วาด  วยการรักษาความปลอดภัยแหงชาติ ๕๘.๒ หนังสือที่มีกฎหมาย ข  อบังคับ หรือระเบียบที่ออกใชเป นการทั่วไป กําหนดไวเป นอยางอื่น

หน  า ๒๒ เลม ๑๒๒ ตอนพเศษิ ๙๙ ง ราชกิจจานุเบกษา ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ ๕๘.๓ หนังสือที่สวนราชการมีความจําเป นต  องเก ็บไว ที่สวนราชการนั้น ให จัดทํา บัญชีหนังสือครบ ๒๕ ป ที่ขอเก ็ บเองสงมอบให กองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร ข  อ ๕๙ บัญชีสงมอบหนังสือครบ ๒๕ ป และบัญชีหนังสือครบ ๒๕ ปที่ขอเก ็ บเอง อยางน อยให มีต  นฉบับและสําเนาคูฉบับ เพื่อใหสวนราชการผู มอบและกองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร ผู รับมอบยึดถือไวเป นหลักฐานฝายละฉบับ ๕๙.๑ บัญชีสงมอบหนังสือครบ ๒๕ ป ให จัดทําตามแบบที่ ๒๑ ท  ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ ๕๙.๑.๑ ชื่อบัญชีสงมอบหนังสือครบ ๒๙ ป ประจําป ให ลงตัวเลข ของปพุทธศักราชที่จัดทําบัญชี ๕๙.๑.๒ กระทรวง ทบวง กรม กอง ให ลงชื่อสวนราชการที่จัดทําบัญชี ๕๙.๑.๓ วันที่ ให ลงวัน เดือน ปที่จัดทําบัญชี ๕๙.๑.๔ แผนที่ ให ลงเลขลําดับของแผนบัญชี ๕๙.๑.๕ ลําดับที่ ให ลงเลขลําดบเรั ื่องของหนังสือที่สงมอบ ๕๙.๑.๖ รหัสแฟ ม ให ลงหมายเลขลําดับหมูของการจัดแฟ มเก ็ บหนังสือ ๕๙.๑.๗ ที่ ให ลงเลขที่ของหนังสือแตละฉบับ ๕๙.๑.๘ ลงวันที่ ให ลงวัน เดือน ปของหนังสือแตละฉบับ ๕๙.๑.๙ เลขทะเบียนรับ ให ลงเลขทะเบียนรับของหนังสือแตละฉบับ ๕๙.๑.๑๐ เรื่อง ให ลงชื่อเรื่องของหนังสือแตละฉบับ ในกรณีที่ไมมีชื่อเรื่อง ใหลงสรุปเรื่องยอ ๕๙.๑.๑๑ หมายเหตุ ให บันทึกข  อความอื่นใด (ถ  ามี) ๕๙.๑.๑๒ ลงชื่อผู มอบ ให ผู มอบลงลายมือชื่อและวงเล ็ บชื่อและนามสกุล ด  วยตัวบรรจงพร  อมทั้งลงตําแหนงของผู มอบ ๕๙.๑.๑๓ ลงชื่อผู รับมอบ ให ผู รับมอบลงลายมือชื่อและวงเล ็ บชื่อและ นามสกุลด  วยตัวบรรจงพร  อมทั้งลงตําแหนงของผู รับมอบ ๕๙.๒ บัญชีหนังสือครบ ๒๕ ป ที่ขอเก ็ บเอง ให จัดทําตามแบบที่ ๒๒ ท  ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้

หน  า ๒๓ เลม ๑๒๒ ตอนพเศษิ ๙๙ ง ราชกิจจานุเบกษา ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ ๕๙.๒.๑ ชื่อบัญชีหนังสือครบ ๒๕ ป ที่ขอเก ็บเองประจําป ให ลงตัวเลข ของปพุทธศักราชที่จัดทําบัญชี ๕๙.๒.๒ กระทรวง ทบวง กรม กอง ให ลงชื่อสวนราชการที่จัดทําบัญชี ๕๙.๒.๓ วันที่ ให ลงวัน เดือน ปที่จัดทําบัญชี ๕๙.๒.๔ แผนที่ ให ลงเลขลําดับของแผนบัญชี ๕๙.๒.๕ ลําดับที่ ให ลงเลขลําดับเรื่องของหนังสือที่ขอเก ็ บเอง ๕๙.๒.๖ รหัสแฟ ม ให ลงหมายเลขลําดับหมูของการจัดแฟ มเก ็ บหนังสือ ๕๙.๒.๗ ที่ ให ลงเลขที่ของหนังสือแตละฉบับ ๕๙.๒.๘ ลงวันที่ ให ลงวัน เดือน ปของหนังสือแตละฉบับ ๕๙.๒.๙ เรื่อง ให ลงชื่อเรื่องของหนังสือแตละฉบับ ในกรณีที่ไมมีชื่อเรื่อง ใหลงสรุปเรื่องยอ ๕๙.๒.๑๐ หมายเหตุ ให บันทึกข  อความอื่นใด (ถ  ามี) ข  อ ๖๐ หนังสือที่ยังไมถึงกําหนดทําลาย ซึ่งสวนราชการเห ็ นวาเป นหนังสือที่มีความสําคัญ และประสงคจะฝากให กองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร เก ็บไว ใหปฏิบตัิดังนี้ ๖๐.๑ จัดทําบัญชีฝากหนังสือตามแบบที่ ๒๓ ท  ายระเบียบ อยางน อยให มีต  นฉบับ และสําเนาคูฉบับ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ ๖๐.๑.๑ ชื่อบัญชีฝากหนังสือ ประจําป ให ลงตัวเลขของปพุทธศักราช ที่จัดทําบัญชี ๖๐.๑.๒ กระทรวง ทบวง กรม กอง ให ลงชื่อสวนราชการที่จัดทําบัญชี ๖๐.๑.๓ วันที่ ให ลงวัน เดือน ปที่จัดทําบัญชี ๖๐.๑.๔ แผนที่ ให ลงเลขลําดับของแผนบัญชี ๖๐.๑.๕ ลําดับที่ ให ลงเลขลําดับเรื่องของหนังสือ ๖๐.๑.๖ รหัสแฟ ม ให ลงหมายเลขลําดับหมูของการจัดแฟ มเก ็ บหนังสือ ๖๐.๑.๗ ท่ ีให ลงเลขที่ของหนังสือแตละฉบับ ๖๐.๑.๘ ลงวันที่ ให ลงวัน เดือน ปของหนังสือแตละฉบับ ๖๐.๑.๙ เลขทะเบียนรับ ให ลงเลขทะเบียนรับของหนังสือแตละฉบับ

หน  า ๒๔ เลม ๑๒๒ ตอนพเศษิ ๙๙ ง ราชกิจจานุเบกษา ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ ๖๐.๑.๑๐ เรื่อง ให ลงชื่อเรื่องของหนังสือแตละฉบับ ในกรณีที่ไมมีชื่อเรื่อง ใหลงสรุปเรื่องยอ ๖๐.๑.๑๑ หมายเหตุ ให บันทึกข  อความอื่นใด (ถ  ามี) ๖๐.๑.๑๒ ลงชื่อผูฝาก ให ผูฝากลงลายมือชื่อและวงเล ็ บชื่อและนามสกุล ด  วยตัวบรรจงพร  อมทั้งลงตําแหนงของผูฝาก ๖๐.๑.๑๓ ลงชื่อผู รับฝาก ให ผู รับฝากลงลายมือชื่อและวงเล ็ บชื่อและ นามสกุลด  วยตัวบรรจงพร  อมทั้งลงตําแหนงของผู รับฝาก ๖๐.๒ สงต  นฉบับและสําเนาคูฉบับบัญชีฝากหนังสือพร  อมกับหนังสือที่จะฝาก ให กองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร ๖๐.๓ เมื่อกองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร ตรวจหนังสือและรับฝากหนังสือแล  ว ใหลงนามในบัญชีฝากหนังสือ แล  วคืนต  นฉบับใหสวนราชการผูฝากเก็บไวเป นหลักฐาน หนังสือที่ฝากเก็บไว ที่กองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร ให ถือวาเป นหนังสือของสวนราชการ ผูฝาก หากสวนราชการผูฝากตองการใช หนังสือหรือขอคืน ให ทําไดโดยจัดทําหลักฐานตอกันไวให ชัดแจ  ง เมื่อถึงกําหนดการทําลายแล  ว ใหสวนราชการผูฝากดําเนินการตามข  อ ๖๖ ข  อ ๖๑ การรักษาหนังสือ ให เจ  าหน  าที่ระมัดระวังรักษาหนังสือให อยูในสภาพใช ราชการ ได ทุกโอกาส หากชํารุดเสียหายต  องรีบซอมใหใชราชการได เหมือนเดิม หากสูญหายต องหาสําเนามาแทน ถ  าชํารุดเสียหายจนไมสามารถซอมแซมใหคงสภาพเดิมได ให รายงานผู บังคับบัญชาทราบและให หมายเหตุไวในทะเบียนเก ็ บด  วย ถ  าหนังสือที่สูญหายเป นเอกสารสิทธิตามกฎหมายหรอหนื ังสือสําคัญที่เป นการแสดงเอกสารสิทธิ ก ็ให ดําเนินการแจ  งความตอพนักงานสอบสวน สวนที่ ๒ การยืม ข  อ ๖๒ การยืมหนังสือที่สงเก ็ บแล  ว ใหปฏิบัติดังนี้ ๖๒.๑ ผู ยืมจะต  องแจ งให ทราบวาเรื่องที่ยืมนั้นจะนําไปใชในราชการใด

หน  า ๒๕ เลม ๑๒๒ ตอนพเศษิ ๙๙ ง ราชกิจจานุเบกษา ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ ๖๒.๒ ผู ยืมจะต  องมอบหลักฐานการยืมให เจ  าหน  าที่เก ็ บ แล  วลงชื่อรับเรื่องที่ยืมไว ในบัตรยืมหนังสือและให เจ  าหน  าที่เก ็ บรวบรวมหลักฐานการยืม เรียงลําดับวัน เดือน ปไว เพื่อติดตาม ทวงถาม สวนบัตรยืมหนังสือนั้นให เก ็บไว แทนที่หนังสือที่ถูกยืมไป ๖๒.๓ การยืมหนังสือระหวางสวนราชการ ผู ยมและผืู อนุญาตให ยืมต องเป นหัวหน  า สวนราชการระดับกองขึ้นไป หรือผู ที่ได รับมอบหมาย ๖๒.๔ การยืมหนังสือภายในสวนราชการเดียวกัน ผู ยืมและผู อนุญาตให ยืมต องเป น หัวหน าสวนราชการระดับแผนกขึ้นไป หรือผู ที่ได รับมอบหมาย ข  อ ๖๓ บัตรยืมหนังสือ ให จัดทําตามแบบที่ ๒๔ ท  ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ ๖๓.๑ รายการ ให ลงชื่อเรื่องหนังสือที่ขอยืมไปพร อมด  วยรหัสของหนังสือนั้น ๖๓.๒ ผู ยืม ให ลงชื่อบุคคล ตําแหนง หรือสวนราชการที่ยืมหนังสือนั้น ๖๓.๓ ผู รับ ให ผู รับหนังสือนั้นลงลายมือชื่อ และวงเล ็ บชื่อกํากับพร  อมด  วยตาแหนํง ในบรรทัดถัดไป ๖๓.๔ วันยืม ให ลงวัน เดือน ปที่ยืมหนังสือน้นั ๖๓.๕ กําหนดสงคืน ให ลงวัน เดือน ปที่จะสงหนังสือนั้นคืน ๖๓.๖ ผูสงคืน ให ผูสงคืนลงลายมือชื่อ ๖๓.๗ วันสงคืน ให ลงวัน เดือน ปที่สงหนังสือคืน ข  อ ๖๔ การยืมหนังสือที่ปฏิบัติยังไมเสร ็ จหรือหนังสือที่เก ็บไว เพื่อใชในการตรวจสอบ ให ถือปฏิบัติตามข  อ ๖๒ โดยอนุโลม ข  อ ๖๕ การให บุคคลภายนอกยืมหนังสือจะกระทํามิได เว  นแตจะให ดูหรือคัดลอกหนังสือ ทั้งนี้ จะต องได รับอนุญาตจากหัวหน าสวนราชการระดับกองขึ้นไป หรือผู ที่ได รับมอบหมายกอน สวนที่ ๓ การทําลาย ข  อ ๖๖ ภายใน ๖๐ วนหลั ังจากวันสิ้นปปฏิทิน ให เจ  าหน  าที่ผู รับผิดชอบในการเก็ บหนังสือ สํารวจหนังสือที่ครบกําหนดอายุการเก ็บในปนั้น ไมวาจะเป นหนังสือที่เก ็บไว เองหรือที่ฝากเก็บไว

หน  า ๒๖ เลม ๑๒๒ ตอนพเศษิ ๙๙ ง ราชกิจจานุเบกษา ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ ที่กองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร แล  วจัดทําบัญชีหนังสือขอทําลายเสนอหัวหน าสวนราชการ ระดับกรมเพื่อพิจารณาแตงตั้งคณะกรรมการทําลายหนังสือ บัญชีหนังสือขอทําลาย ให จัดทําตามแบบที่ ๒๕ ท  ายระเบียบ อยางน อยให มีต  นฉบับและ สําเนาคูฉบับโดยกรอกรายละเอียดดังนี้ ๖๖.๑ ชื่อบัญชีหนังสอขอทื ําลาย ประจําป ให ลงตัวเลขของปพุทธศักราชที่จัดทําบัญชี ๖๖.๒ กระทรวง ทบวง กรม กอง ให ลงชื่อสวนราชการที่จัดทําบัญชี ๖๖.๓ วันที่ ให ลงวัน เดือน ปที่จัดทําบัญชี ๖๖.๔ แผนที่ ให ลงเลขลําดับของแผนบัญชี ๖๖.๕ ลําดับที่ ให ลงเลขลําดับเรื่องของหนังสือ ๖๖.๖ รหัสแฟ ม ให ลงหมายเลขลําดับหมูของการจัดแฟ มเก ็ บหนังสือ ๖๖.๗ ที่ ให ลงเลขที่ของหนังสือแตละฉบับ ๖๖.๘ ลงวันที่ ให ลงวัน เดือน ปของหนังสือแตละฉบับ ๖๖.๙ เลขทะเบียนรับ ให ลงเลขทะเบียนรับของหนังสือแตละฉบับ ๖๖.๑๐ เรื่อง ให ลงชื่อเรื่องของหนังสือแตละฉบับ ในกรณีที่ไมมีชื่อเรื่องใหลงสรุป เรื่องยอ ๖๖.๑๑ การพิจารณา ให คณะกรรมการทําลายหนังสือเป นผู กรอก ๖๖.๑๒ หมายเหตุ ให บันทึกข  อความอื่นใด (ถ  ามี) ข  อ ๖๗ ให หัวหน าสวนราชการระดับกรมแตงตั้งคณะกรรมการทําลายหนังสือประกอบด วย ประธานกรรมการและกรรมการอีกอยางน อยสองคน โดยปกติให แตงตั้งจากข  าราชการตั้งแตระดับ ๓ หรือเทียบเทาขึ้นไป ถ าประธานกรรมการไมสามารถปฏิบัติหน  าที่ไดให กรรมการที่มาประชุมเลือกกรรมการคนหนึ่ง ทําหน  าที่ประธาน มติของคณะกรรมการให ถือเสียงข  างมาก ถ  ากรรมการผูใดไมเห ็ นด วยให ทําบันทึกความเห ็ นแย งไว ข  อ ๖๘ คณะกรรมการทําลายหนังสือ มีหน  าที่ดังนี้ ๖๘.๑ พิจารณาหนังสือที่จะขอทําลายตามบัญชีหนังสือขอทําลาย

หน  า ๒๗ เลม ๑๒๒ ตอนพเศษิ ๙๙ ง ราชกิจจานุเบกษา ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ ๖๘.๒ ในกรณีที่คณะกรรมการมีความเห ็ นวาหนังสือฉบับใดไมควรทําลาย และ ควรจะขยายเวลาการเก ็บไว ให ลงความเห ็ นวาจะขยายเวลาการเก ็บไว ถึงเมื่อใด ในชอง การพิจารณา ตามข  อ ๖๖.๑๑ ของบัญชีหนังสือขอทําลาย แล วให แก ไขอายุการเก ็ บหนังสือในตรากําหนดเก ็ บหนังสือ โดยใหประธานกรรมการทําลายหนังสอลงลายมื ือชื่อกํากับการแก ไข ๖๘.๓ ในกรณีที่คณะกรรมการมีความเห ็ นวาหนังสือเรื่องใดควรให ทําลาย ให กรอก เครื่องหมายกากบาท (×) ลงในชอง การพิจารณา ตามข  อ ๖๖.๑๑ ของบัญชีหนังสือขอทําลาย ๖๘.๔ เสนอรายงานผลการพิจารณาพร  อมทั้งบันทึกความเห ็ นแย  งของคณะกรรมการ (ถ  ามี) ตอหัวหน าสวนราชการระดับกรมเพื่อพิจารณาสั่งการตามข  อ ๖๙ ๖๘.๕ ควบคุมการทําลายหนังสือซึ่งผู มีอํานาจอนุมัติให ทําลายได แล  ว โดยการเผา หรือวิธีอื่นใดที่จะไมให หนังสือนั้นอานเป นเรื่องได และเมื่อทําลายเรียบร  อยแล วให ทําบันทึกลงนาม รวมกันเสนอผู มีอํานาจอนุมัติทราบ ข  อ ๖๙ เมื่อหัวหน าสวนราชการระดับกรมได รับรายงานตามข  อ ๖๘.๔ แล  ว ให พิจารณา สั่งการดังนี้ ๖๙.๑ ถ  าเห ็ นวาหนังสือเรื่องใดยังไมควรทําลาย ใหสั่งการให เก ็ บหนังสือนั้นไว จนถึงเวลาการทําลายงวดตอไป ๖๙.๒ ถ  าเห ็ นวาหนังสือเรื่องใดควรทําลาย ใหสงบัญชีหนังสือขอทําลาย ให กองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร พิจารณากอน เว  นแตหนังสือประเภทที่สวนราชการนั้น ได ขอทําความตกลงกับกรมศิลปากรแล ว ไมต องสงไปให พิจารณา ข  อ ๗๐ ให กองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร พิจารณารายการในบัญชีหนังสือขอทําลายแล  ว แจ งใหสวนราชการที่สงบัญชีหนังสือทําลายทราบดังนี้ ๗๐.๑ ถ  ากองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร เห ็ นชอบด  วย ให แจ งใหส วนราชการนนั้ ดําเนินการทําลายหนังสือตอไปได หากกองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร ไมแจ งให ทราบอยางใด ภายในกําหนดเวลา ๖๐ วัน นับแตวันที่สวนราชการนั้นไดสงเรื่องให กองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร ให ถือวากองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร ไดให ความเห ็ นชอบแล  ว และใหสวนราชการ ทําลายหนังสือได

หน  า ๒๘ เลม ๑๒๒ ตอนพเศษิ ๙๙ ง ราชกิจจานุเบกษา ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ ๗๐.๒ ถ  ากองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร เห ็ นวาหนังสือฉบับใดควรจะ ขยายเวลาการเก ็บไว อยางใดหรือให เก ็บไวตลอดไป ให แจ งใหสวนราชการนั้นทราบ และใหสวนราชการนั้นๆ ทําการแก ไขตามที่กองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร แจ  งมา หากหนังสือใดกองจดหมายเหตุแหงชาต ิ กรมศิลปากร เห ็นควรใหสงไปเก็บไว ที่กองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร ก ็ใหสวนราชการนั้น ๆ ปฏิบัติตาม เพื่อประโยชนในการนี้ กองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร จะสงเจ  าหน  าที่มารวมตรวจสอบ หนังสือของสวนราชการนั้นก ็ได หมวด ๔ มาตรฐานตรา แบบพิมพ และซอง ข  อ ๗๑ ตราครุฑสําหรับแบบพิมพ ใหใช ตามแบบที่ ๒๖ ท  ายระเบียบ มี ๒ ขนาด คือ ๗๑.๑ ขนาดตัวครุฑสูง ๓ เซนติเมตร ๗๑.๒ ขนาดตัวครุฑสูง ๑.๕ เซนติเมตร ข  อ ๗๒ ตราชื่อสวนราชการใหใช ตามแบบที่ ๒๗ ท  ายระเบียบ มีลักษณะเป นรูปวงกลมสองวง ซ  อนกันเส นผาศูนยกลางวงนอก ๔.๕ เซนติเมตร วงใน ๓.๕ เซนติเมตร ล  อมครุฑตามข  อ ๗๑.๑ ระหวางวงนอกและวงในมีอักษรไทยชื่อกระทรวง ทบวง กรม หรือสวนราชการที่เรียกชื่ออยางอื่น ที่มีฐานะเป นกรมหรือจังหวัดอยูขอบลางของตรา สวนราชการใดที่มีการติดตอกับตางประเทศ จะให มีชื่อภาษาตางประเทศเพิ่มขึ้นด  วยก ็ได โดยให อักษรไทยอยูขอบบนและอักษรโรมันอยูขอบลางของตรา ข  อ ๗๓ ตรากําหนดเก ็ บหนังสือ คือ ตราที่ใชประทับบนหนังสือเก ็ บ เพื่อให ทราบกําหนด ระยะเวลาการเก ็ บหนังสือนั้นมีคําวา เก ็ บถึง พ.ศ. .... หรือคําวา ห  ามทําลาย ขนาดไมเล ็ กกวาตัวพิมพ ๒๔ พอยท

หน  า ๒๙ เลม ๑๒๒ ตอนพเศษิ ๙๙ ง ราชกิจจานุเบกษา ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ ข  อ ๗๔ มาตรฐานกระดาษและซอง ๗๔.๑ มาตรฐานกระดาษโดยปกติใหใชกระดาษปอนดขาว น้ําหนัก ๖๐ กรัม ตอตารางเมตร มี ๓ ขนาด คือ ๗๔.๑.๑ ขนาดเอ ๔ หมายความวา ขนาด ๒๑๐ มิลลิเมตร×๒๙๗ มิลลิเมตร ๗๔.๑.๒ ขนาดเอ ๕ หมายความวา ขนาด ๑๔๘ มิลลิเมตร× ๒๑๐ มิลลิเมตร ๗๔.๑.๓ ขนาดเอ ๘ หมายความวา ขนาด ๕๒ มิลลิเมตร× ๗๔ มิลลิเมตร ๗๔.๒ มาตรฐานซอง โดยปกติใหใชกระดาษสีขาวหรือสีน้ําตาล น้ําหนัก ๘๐ กรัม ตอตารางเมตร เว  นแตซองขนาดซี ๔ ใหใช กระดาษน้ําหนัก ๑๒๐ กรัมตอตารางเมตร มี ๔ ขนาด คือ ๗๔.๒.๑ ขนาดซี ๔ หมายความวา ขนาด ๒๒๙ มิลลิเมตร×๓๒๔ มิลลิเมตร ๗๔.๒.๒ ขนาดซี ๕ หมายความวา ขนาด ๑๖๒ มิลลิเมตร×๒๒๙ มิลลิเมตร ๗๔.๒.๓ ขนาดซี ๖ หมายความวา ขนาด ๑๑๔ มิลลิเมตร× ๑๖๒ มิลลิเมตร ๗๔.๒.๔ ขนาดดีแอล หมายความวา ขนาด ๑๑๐ มิลลิเมตร×๒๒๐ มิลลิเมตร ข  อ ๗๕ กระดาษตราครุฑ ใหใช กระดาษขนาดเอ ๔ พิมพครุฑตามข  อ ๗๑.๑ ด  วยหมึกสีดํา หรือทําเป นครุฑดุน ที่กึ่งกลางสวนบนของกระดาษ ตามแบบที่ ๒๘ ท  ายระเบียบ ข  อ ๗๖ กระดาษบันทึกข  อความ ใหใช กระดาษขนาดเอ ๔ หรือขนาดเอ ๕ พิมพครุฑ ตามข  อ ๗๑.๒ ด  วยหมึกสีดําที่มุมบนด  านซ  าย ตามแบบที่ ๒๙ ท  ายระเบียบ ข  อ ๗๗ ซองหนังสือ ให พิมพครุฑตามข  อ ๗๑.๒ ด  วยหมึกสีดําที่มุมบนด  านซ  ายของซอง ๗๗.๑ ขนาดซี ๔ ใหสําหรับบรรจุหนังสือกระดาษตราครุฑ โดยไมต  องพับ มีชนิด ธรรมดาและขยายข  าง ๗๗.๒ ขนาดซ ี๕ ใชสําหรับบรรจุหนังสือกระดาษตราครุฑพับ ๒ ๗๗.๓ ขนาดซี ๖ ใชสําหรับบรรจุหนังสือกระดาษตราครุฑพับ ๔ ๗๗.๔ ขนาดดีแอล ใชสําหรับบรรจุหนังสือกระดาษตราครุฑพับ ๓ สวนราชการใดมีความจําเป นต องใชซองสําหรับสงทางไปรษณียอากาศโดยเฉพาะ อาจใช ซองพิเศษสําหรับสงทางไปรษณียอากาศและพิมพตราครุฑตามที่กลาวข  างต นไดโดยอนุโลม

หน  า ๓๐ เลม ๑๒๒ ตอนพเศษิ ๙๙ ง ราชกิจจานุเบกษา ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ ข  อ ๗๘ ตรารับหนังสือ คือ ตราที่ใชประทับบนหนังสือ เพื่อลงเลขทะเบียนรับหนังสือ ตามแบบที่ ๑๒ ท  ายระเบียบ มีลักษณะเป นรูปสี่เหลี่ยมผืนผ  า ขนาด ๒.๕ เซนติเมตร× ๕ เซนติเมตร มีชื่อสวนราชการอยูตอนบน ข  อ ๗๙ ทะเบียนหนังสือรับ ใชสําหรับลงรายการหนังสือที่ได รับเข าเปนประจําวัน โดยเรียงลําดับ ลงมาตามเวลาที่ได รับหนังสือ มีขนาดเอ ๔ พิมพสองหน า มีสองชนิด คือ ชนิดเป นเลมและชนดเปินแผ  น ตามแบบที่ ๑๓ ท  ายระเบียบ ข  อ ๘๐ ทะเบียนหนังสือสง ใชสําหรับลงรายการหนังสือที่ไดสงออกเปนประจําวัน โดยเรียงลําดับ ลงมาตามเวลาที่ไดสงหนังสือ มขนาดเอี ๔ พิมพสองหน า มีสองชนิด คือ ชนิดเป นเลมและชนดเปินแผ  น ตามแบบที่ ๑๔ ท  ายระเบียบ ข  อ ๘๑ สมุดสงหนังสือและใบรับหนังสือ ใชสําหรับลงรายการละเอียดเกี่ยวกับการสงหนังสือ โดยให ผู นําสงถือกํากับไปกับหนังสือเพื่อให ผู รับเซ ็ นรับแล  วรับกลับคืนมา ๘๑.๑ สมุดสงหนังสือ เป นสมุดสําหรับใชลงรายการสงหนังสือ มีขนาดเอ ๕ พิมพสองหน า ตามแบบที่ ๑๖ ท  ายระเบียบ ๘๑.๒ ใบรับหนังสือ ใชสําหรับกํากับไปกับหนังสือที่นําสงโดยให ผู รับเซ ็ นชื่อรับ แล  วรับกลับคืนมา มีขนาดเอ ๘ พิมพหน  าเดียว ตามแบบที่ ๑๗ ท  ายระเบียบ ข  อ ๘๒ บัตรตรวจค  น เป นบัตรกํากับหนังสือแตละรายการเพื่อให ทราบวาหนังสือนั้น ๆ ได มีการดําเนินการตามลําดับขั้นตอนอยางใด จนกระทั่งเสร ็ จสิ้น บัตรนี้เก ็ บเรียงลําดับกันเป นชุดในที่เก ็ บ โดยมีกระดาษติดเป นบัตรดรรชนี ซึ่งแบงออกเป นตอน ๆ เพื่อสะดวกแกการตรวจค  น มีขนาดเอ ๕ พิมพสองหน า ตามแบบที่ ๑๘ ท  ายระเบียบ ข  อ ๘๓ บัญชีหนังสือสงเก ็ บ ใชสําหรับลงรายการหนังสือที่จะสงเก ็ บ มีขนาดเอ ๔ พิมพหน  าเดียว ตามแบบที่ ๑๙ ท  ายระเบียบ ข  อ ๘๔ ทะเบียนหนังสือเก ็ บ เป นทะเบียนที่ใช ลงรายการหนังสือเก ็ บ มีขนาดเอ ๔ พิมพสองหน า มสองชนี ิด คือ ชนิดเป นเลม และชนิดเป นแผน ตามแบบที่ ๒๐ ท  ายระเบียบ ข  อ ๘๕ บัญชีสงมอบหนังสือครบ ๒๕ ป เป นบัญชีที่ใช ลงรายการหนังสือที่มีอายุครบ ๒๕ ป สงมอบเก ็บไว ที่กองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร มีลักษณะเป นแผนขนาดเอ ๔ พิมพสองหน า ตามแบบที่ ๒๑ ท  ายระเบียบ

หน  า ๓๑ เลม ๑๒๒ ตอนพเศษิ ๙๙ ง ราชกิจจานุเบกษา ๒๓ กันยายน ๒๕๔๘ ข  อ ๘๖ บัญชีหนังสือครบ ๒๕ ป ที่ขอเก ็ บเอง เป นบัญชีที่ใช ลงรายการหนังสือที่มีอายุครบ ๒๕ ป ซึ่งสวนราชการนั้นมีความประสงคจะเก ็บไว เอง มีลักษณะเป นแผนขนาดเอ ๔ พิมพสองหน า ตามแบบที่ ๒๒ ท  ายระเบียบ ข  อ ๘๗ บัญชีฝากหนังสือ เป นบัญชีที่ใช ลงรายการหนังสือที่สวนราชการนําฝากไว กับ กองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร มีลักษณะเป นแผนขนาดเอ ๔ พิมพสองหน า ตามแบบที่ ๒๓ ท  ายระเบียบ ข  อ ๘๘ บัตรยืมหนังสือ ใชสําหรับเป นหลักฐานแทนหนังสือที่ให ยืมไป มีขนาดเอ ๔ พิมพหน  าเดียว ตามแบบที่ ๒๔ ท  ายระเบียบ ข  อ ๘๙ บัญชีหนังสือขอทําลาย เป นบัญชีที่ใช ลงรายการหนังสือที่ครบกําหนดเวลาการเก ็ บ มีลักษณะเป นแผนขนาดเอ ๔ พิมพสองหน า ตามแบบที่ ๒๕ ท  ายระเบียบ บทเฉพาะกาล ข  อ ๙๐ แบบพิมพ และซอง ซึ่งมีอยูกอนวันที่ระเบียบนี้ใช บังคับ ใหใชได ตอไปจนกวาจะหมด ประกาศ ณ วันท ี่๑๑ เมษายน พ.ศ. ๒๕๒๖ พลเอก เปรม ติณสูลานนท นายกรัฐมนตรี