BAB 2.1 PENGENALAN PENGURUSAN

BAB 2
PENGENALAN
PENGURUSAN

mizzlynn_amin@unitppkms

Gambaran
Keseluruhan

Pengenalan Perancangan Pengorganisasian Kepimpinan
Pengurusan & Motivasi

Pengawalan

2.1 Pengenalan
Pengurusan

2.1.1 Fungsi
Pengurusan

2.1.2 Peringkat
Pengurusan

2.1.3 Peranan dan
Kemahiran
Pengurusan

2.1.1 Fungsi a. Definisi Pengurusan Dan
Pengurusan Definisi Pengurusan: Organisasi

• Mengkoordinasi dan mengawasi aktiviti kerja

orang lain agar aktiviti mereka dapat disiapkan

dengan efektif dan efisien.
(Stephen P. Robbins, 2013, m.s. 9)

• Proses merancang, mengorganisasi, memimpin

dan mengawal sumber-sumber organisasi untuk

mencapai matlamat organisasi secara efektif dan
efisien.

(Richard L. Daft, 2006 m.s. 8)

a. Definisi Pengurusan Dan Organisasi

Definisi Organisasi :

• Satu penyusunan tenaga

manusia secara terancang untuk
mencapai matlamat tertentu.

• Gabungan dua atau lebih orang

yang bekerja secara sistematik
dan berstruktur untuk mencapai
matlamat organisasi.

2.1.1 Fungsi Pengurusan PERANCANGAN

b. Fungsi-fungsi Pengurusan

PENGAWALAN FUNGSI PENGORGANISASIAN
PENGURUSAN

KEPIMPINAN

6

b. Fungsi-fungsi Pengurusan

i. Perancangan

Proses di mana pengurus

menentukan matlamat yang ingin
dicapai, membangunkan strategi
dan menentukan tindakan paling
bersesuaian serta menyelaraskan
semua aktiviti di setiap peringkat

organisasi demi mencapai matlamat
organisasi.

Contoh Perancangan:

❖Pengarah Syarikat AAA Frozen Food
merancang untuk meluaskan
pasaran makanan sejuk beku
keluaran syarikatnya ke Eropah
dalam tempoh 4 tahun akan
datang.

❖Pengurus Pemasaran Syarikat AAA
Frozen Food merancang
meningkatkan aktiviti pemasaran
bagi meningkatkan jualan syarikat
sebanyak 10% dalam tempoh 2
tahun.

b. Fungsi-fungsi Pengurusan

ii. Pengorganisasian
Proses di mana pengurus
menyusun, mengagih dan
menstruktur sumber-sumber
organisasi untuk melaksanakan
tugas yang telah ditetapkan agar
dapat mencapai matlamat
organisasi.
Proses di mana pengurus
menentukan apa yang perlu di
laksanakan, bagaimana ia
dilaksanakan dan siapa yang
akan melaksanakannya.

Contoh Pengorganisasian

❖Pengurus Kewangan Syarikat AAA
Frozen Food mengagihkan peruntukan
kewangan sebanyak RM 500 000
kepada jabatan pemasaran untuk
melaksanakan aktiviti pemasaran yang
boleh meningkatkan jualan syarikat.

❖Pengurus Sumber Manusia Syarikat
AAA Frozen Food menyusun dan
mengagihkan pekerja – pekerja ke
Jabatan Pemasaran yang mempunyai
pengetahuan, kemahiran dan
pengalaman dalam bidang jualan dan
promosi.

b. Fungsi-fungsi Pengurusan

iii. Kepimpinan

Proses di mana pengurus bekerjasama dengan
sumber manusia/ pekerja untuk mencapai
matlamat organisasi.
Proses di mana pengurus memotivasi,
memimpin dan melaksanakan segala tindakan
yang melibatkan berurusan dengan sumber
manusia untuk mencapai matlamat organisasi.
Pengurus cuba mempengaruhi gelagat pekerja
agar mereka dapat melaksanakan tugas yang

diberikan dengan efektif dan efisien

Contoh Kepimpinan

❖Pengarah Syarikat AAA Frozen Food
memberikan motivasi dengan
menawarkan bonus 2 bulan gaji
kepada semua pekerja Syarikat AAA
yang berjaya mencapai target yang
ditetapkan agar pekerja dapat bekerja
bersunguh-sungguh demi mencapai
objektif syarikat.

❖Penyelia Karipap Syarikat AAA
Frozen Food memberikan nasihat dan
tunjuk ajar kepada operator
pengeluaran yang baharu mengenai
proses pembuatan karipap.

b. Fungsi-fungsi Pengurusan

iv. Pengawalan

Proses di mana pengurus
memantau aktiviti- aktiviti
semasa, membandingkan
prestasi dan membuat tindakan
pembetulan bagi memastikan
hasil akhir kerja tercapai seperti

yang dirancang.

Contoh Pengawalan

❖Pengarah Syarikat AAA Frozen Food
memantau keadaan ekonomi dan
pandemic covid 19 bagi menyusun
strategi pengeluaran dan pemasaran
makanan sejuk beku keluaran
syarikatnya.

❖Pengurus pemasaran Syarikat AAA
memantau jualan bulanan syarikat dan
mengambil tindakan terhadap jurujual
yang tidak mencapai sasaran jualan
bulanan yang telah ditetapkan.

2.1.2 Peringkat Pengurusan
a. Gambarajah Tiga Peringkat Pengurusan

PERINGKAT ATASAN

PERINGKAT
PERTENGAHAN

PERINGKAT BAWAHAN

15

2.1.2 Peringkat Pengurusan

a. Tiga Peringkat Pengurusan i. Pengurusan Atasan
• Bertanggungjawab untuk membuat

keputusan ke atas organisasi secara
menyeluruh.

• Membangunkan matlamat dan perancangan

yang akan memberi kesan keatas
keseluruhan organisasi.

• Tumpuan kepada perancangan jangka

panjang/ strategik.

• Menetap dan menggariskan visi, misi, dasar,

polisi dan matlamat organisasi serta
membimbing organisasi agar interaksinya
dengan persekitaran adalah baik.

• Contohnya: Ketua Pegawai Eksekutif (CEO),

Presiden, Naib Presiden.

2.1.2 Peringkat Pengurusan

a. Tiga Peringkat Pengurusan ii. Pengurusan Pertengahan

▪ Pengurus yang berada diantara pengurus
atasan dan pengurus bawahan serta
menyelia pengurus bawahan.

▪ Pengurusan pertengahan bertanggungjawab
untuk melaksanakan segala keputusan yang
dibuat oleh pengurusan atasan.

▪ Pengurus peringkat ini merangka keputusan
jangka sederhana berpandukan matlamat
yang ditetapkan oleh pengurusan atasan.

▪ Membuat laporan kepada pengurus atasan.
▪ Contohnya: Ketua Jabatan Pembangunan

Produk, Pengurus Jabatan Sumber Manusia.

2.1.2 Peringkat Pengurusan

a. Tiga Peringkat Pengurusan iii. Pengurus Bawahan

▪ Pengurus barisan pertama (first line manager) dan
bertanggungjawab ke atas pekerja organisasi
yang tidak terlibat dalam pengurusan.

▪ Bertanggungjawab secara langsung ke atas
pengeluaran produk dan perkhidmatan serta
membuat laporan kepada pengurus pertengahan.

▪ Tumpuan kepada perancangan jangka pendek.
▪ Memberi penekanan terhadap tugas penyeliaan ke

atas kerja-kerja operasi dan memastikan pekerja
bawahan melaksanakan tugas harian agar
mencapai matlamat organisasi .
▪ Contoh: Penyelia Tapak, Ketua Kerani, Penyelia
Jualan.

2.1.3 PERANAN DAN KEMAHIRAN
PENGURUSAN

a. Peranan Pengurusan

Definisi Peranan:

Tindakan atau tingkahlaku
tertentu yang dijangka dan
dipamerkan oleh seseorang
pengurus.



a. Peranan Pengurusan

PENJALIN PEMBUAT PEMBERI
HUBUNGAN KEPUTUSAN MAKLUMAT
PERORANGAN

2.1.3 PERANAN DAN KEMAHIRAN
PENGURUSAN

a. Peranan Pengurusan

Berdasarkan Henry Mintzberg terdapat 10 peranan
pengurus yang boleh dikategorikan kepada 3 bahagian:

III II I
Penjalin
Pembuat Pemberi
Hubungan Keputusan Maklumat

Perorangan • Usahawan • Pemantau (Monitor)
(Entreprenuer) • Penyebar
• Tunggak (Figurehead)
• Pemimpin (Leader) • Pengagih Sumber (Disseminator)
• Penghubung Liaison) (Resource Allocator) • Jurucakap

• Perunding (Negotiator) (Spokeperson)
• Menangani Gangguan
22
(Crisis Handler)

I. Penjalin Hubungan Perorangan

i. Tunggak (Figurehead)

• Menjalankan beberapa tugas yang

berbentuk simbolik atau upacara.

• Contoh: CEO akan menghadiri majlis,

menyampaikan sijil dan anugerah.

• Pengarah akan menandatangani

dokumen rasmi perjanjian dengan
syarikat pembekal .

ii. Pemimpin (Leader)

• Mengarah, mengkoordinasi dan

memotivasikan pekerja melaksanakan
kerja.

• Memastikan kerja-kerja yang

dilaksanakan mematuhi apa yang
telah dirancang.

• Contoh: CEO menggesa agar setiap

Pengurus Cawangan dapat mencapai
target hasil jualan sebanyak RM20
juta pada penghujung tahun ini.

iii. Pengawai Penghubung (Liaison)

▪ Mengekalkan hubungan jaringan
(networking) sama ada di dalam atau di
luar organisasi; melalui e-mel, panggilan
telefon dan mesyuarat. Pihak pengurusan
perlu mengekalkan hubungan dan
berinteraksi dengan pelanggan, pembekal
dan sebagainya.

▪ Contoh: Pengurus Kewangan sentiasa
memastikan bayaran kepada pembekal
dibuat awal atau tepat pada masanya bagi
memastikan bekalan bahan mentah yang
diperolehi berkualiti dan tidak terputus.

II. Pembuat Keputusan

i. Usahawan (entrepreneur)

▪ Berperanan sebagai perintis (initiator), pereka dan
penggalak kepada perubahan dan inovasi.

▪ Contoh: CEO Samsung mengumumkan peranti
boleh lipat (berada di antara telefon dan tablet)
yang pertama dikomersialkan iaitu Galaxy Fold
mempunyai 6 kamera dengan harga sekitar
RM8051.00

II. Pembuat Keputusan

ii. Menangani gangguan (crisis
handler)

▪ Membuat keputusan atau tindakan yang
tepat terhadap krisis yang timbul dalam
organisasi supaya persekitaran organisasi
yang bermasalah dapat diselesaikan.

▪ Contoh: Pengurus Sumber Manusia
berbincang dengan wakil Kesatuan Sekerja
untuk menyelesaikan masalah
ketidakpuasan hati pekerja berkaitan
masalah kenaikan gaji tahunan .

II. Pembuat Keputusan

iii. Pengagaihllosucamtobre)r (resource

▪ Menetapkan bagaimana sumber organisasi
yang terhad diagih dan digunakan oleh semua
ahli organisasi untuk mencapai matlamat
organisasi.
Contoh: Pengurus Jabatan Kewangan
▪ memutuskan pengagihan sumber-sumber dana

mengikut keutamaan di mana sebanyak
RM30juta diperuntukkan kepada Jabatan
Pengeluaran untuk membeli mesin dan jentera
yang baharu supaya dapat meningkatkan
volum pengeluaran.

II. Pembuat Keputusan

iv. Perunding (negotiator)

▪ Mewakili organisasi dalam perundingan
yang melibatkan bidang kuasa.

▪ Contoh: Pengurus Jabatan Jualan
berunding dengan Pengurusan Jabatan
Pengeluaran untuk membuat ramalan
jualan berdasarkan kapisiti pengeluaran
yang mampu dihasilkan oleh jabatan
tersebut untuk tahun hadapan.

III. Pemberi Maklumat

i. Pemantau (monitor)

▪ Mencari dan menerima maklumat,

mengimbas laporan berkala dan
mengekalkan hubungan perorangan.

▪ Contoh: Presiden syarikat sentiasa

memantau keadaan gejala pandemik
Covid 19 yang boleh mempengaruhi
perjalanan operasi organisasinya agar
beliau boleh menyusun strategi dan
membuat tindakan susulan bagi
memastikan operasi syarikat tidak
terjejas.

III. Pemberi Maklumat

ii. Penyebar maklumat (disseminator)

▪ Menyebar maklumat penting yang diperolehi

sama ada dari dalam atau luar organisasi
kepada ahli organisasi melalui memo,laporan
atau panggilan telefon.

▪ Contoh: Penyelia Jualan perlu memberi

laporan jualan bulanan dan memaklumkan
kepada Pengurus Jabatan Jualan pada setiap
awal bulan yang berikutnya.

III. Pemberi Maklumat

iii. Jurucakap (spokesperson)

▪ Mewakili unit/jabatan untuk memberi

maklumat yang jelas kepada pihak
pengurusan atasan dalam organisasi atau
berkomunikasi dengan individu/kesatuan
pekerja di luar organisasi.

▪ Contoh: Pengawai Perhubungan Awam

Syarikat Kosmetik D’Melepak berucap dalam
sidang akhbar berkaitan isu masalah krim
pemutih yang perlu ditarik balik dari pasaran.

2.1.3 PERANAN DAN KEMAHIRAN PENGURUSAN

b. Kepentingan Kemahiran Dalam Pengurusan

i. Pembuat keputusan yang berkesan.
Membolehkan pengurus mengenalpasti masalah dan
membuat keputusan yang tepat bagi sesuatu
situasi yang penting.

ii. Mewujudkan penyelarasan organisasi
Membolehkan pengurus menyelaras kerja di dalam
organisasi secara lebih baik dan berkesan supaya
dapat mengelakkan berlakunya pertindihan tugas
serta pengurus boleh mengurus dengan berkesan.

33

iii. Kebolehan bertindak dengan cepat

Pengurus yang berkemahiran dapat mengetahui dan
menyelesaikan semua masalah secara cekap
dan berkesan.

iv. Pengurusan hubungan dengan pekerja dan
membangunkan sumber manusia

Pengurus yang berkemahiran akan mengenalpasti
prestasi pekerja yang kurang baik dan akan memastikan
ianya tidak akan menjejaskan pencapaian organisasi.
Pengurus yang berkemahiran akan memberi motivasi dan
dorongan kepada pekerja agar terus meningkatkan
prestasi kerja para pekerja seperti yang diperlukan oleh
organisasi.

34

v. Membolehkan pengurus mengenalpasti
dan mengambil peluang yang wujud
sama ada dari dalam dan luar organisasi
Pengurus yang berkemahiran akan cuba
meneroka peluang yang ada di sekelilingnya
dan menukarkannya kepada keberhasilan
bagi organisasi.

35

2.1.3 PERANAN DAN KEMAHIRAN PENGURUSAN

c. Kemahiran Pengurusan

Kemahiran Konseptual

Kemahiran Kemanusiaan

Kemahiran Teknikal

c. Kemahiran Pengurusan

i. Kemahiran Konseptual

▪ Kemahiran yang digunakan untuk berfikir dan

mengkonsepsualisasikan (memaujudkan) sesuatu
yang abstraks dan situasi yang kompleks.

▪ Kemampuan untuk melihat organisasi secara

keseluruhan dan mengintegrasikan hubungan
antara bahagian-bahagian dalam organisasi.

▪ Melibatkan proses perancangan dan pengurusan

strategik untuk mencapai matlamat organisasi.

▪ Melibatkan pembuatan keputusan yang kompleks

yang melibatkan kesan jangka panjang.

c. Kemahiran Pengurusan

i. Kemahiran Konseptual

❑ Contoh: Pengarah Urusan Syarikat Kosmetik
D’Melepak merancang untuk menembusi
pasaran kosmetik Asia dalam tempoh 4 tahun
akan datang.

❑ Contoh: Pengurus Kewangan Syarikat
Kosmetik D’Melepak menyediakan belanjawan
untuk setiap jabatan bagi memastikan operasi
syarikat berjalan dengan lancar.

c. Kemahiran Pengurusan

ii. Kemahiran Kemanusiaan

▪ Kebolehan untuk bekerja dengan baik bersama

orang lain samada secara individu atau
berkumpulan.

▪ Kebolehan memimpin, memotivasi, mengurus

konflik dan mempengaruhi individu dengan
memahami perasaan, tingkah laku dan sikap
individu lain.

▪ Kebolehan berkomunikasi dengan pelbagai

golongan manusia atau masyarakat seperti
bertemu dengan pelbagai jenis pelanggan,
bermesyuarat dengan pegawai atasan,
berbincang dan berhubung dengan pekerja.

c. Kemahiran Pengurusan

ii. Kemahiran Kemanusiaan

° Contoh: Pengurus sumber manusia perlu
berusaha menangani masalah prestasi pekerja,
membekalkan maklumbalas prestasi kerja
kepada para pekerja, memotivasi pekerja dan
mengawal aktiviti-aktiviti yang membabitkan
pengurusan prestasi pekerja.

c. Kemahiran Pengurusan

iii. Kemahiran Teknikal

▪ Pengetahuan berkaitan pekerjaan dan teknik

yang diperlukan untuk menjalankan tugas
dengan cekap.

▪ Kebolehan untuk mengaplikasikan kaedah,

prosedur dan teknik dalam bidang tertentu.

▪ Ia mempunyai kaitan yang rapat dengan aktiviti

harian organisasi.

mDCo’eMnmetolbehap:iakKikebmtauheaamJgubiareunritemtukennsijkiunkBpaaehjnaagrgakiadenupnapdeyanagnpegelkureoarsrjaaankbSayhaargikiaant Kmoessminetciakra untuk

d. Hubungkait Kemahiran Pengurusan

Dengan Peringkat Pengurusan

JENIS BAWAHAN (OPERASI) PERTENGAHAN (JABATAN) ATASAN
KEMAHIRAN
(KETUA ORGANISASI)
KONSEPTUAL
Kurang penting kerana Penting kerana pengurus Sangat penting kerana
KEMANUSIAAN
pengurus terlibat dengan terlibat dalam perancangan pengurus perlu terlibat

aktiviti operasi sahaja. dalam jabatan. balas terhadap perubahan.

Penting kerana komunikasi Penting kerana pengurus Penting kerana pengurus

perlu berlaku antara rakan mengurus pekerja dalam berkomunikasi dengan

sejawat dan memberi tunjuk jabatan dan berkomunikasi pihak berkepentingan dan

ajar dan penerangan kepada dalam mesyuarat antara bermesyuarat dengan

pekerja bawahan pengurus jabatan pengurus setiap jabatan

Sangat penting kerana Penting kerana pengurus perlu Kurang penting kerana

TEKNIKAL pengurus perlu memahami memberi tunjuk ajar pengurus atasan tidak

proses dan prosedur kerja. kepada pekerja jabatan terlibat dalam aktiviti

dan berbincang dengan operasi.

penyelia berkaitan operasian

Rajah Hubungkait Antara Kemahiran

Pengurusan Dengan Peringkat Pengurusan
TingkatPengurusan
Kemahiran Kemahiran Kemahiran
Kemahiran Konseptual Kemanusiaan Teknikal

Pengurus
Atasan

Pengurus
Pertengahan

Pengurus
Bawahan

43

KENALPASTI JENIS KEMAHIRAN PENGURUS BERIKUT:

PENYATAAN KEMAHIRAN

Pengurus Pemasaran kad kredit Citibank memberi semangat KEMAHIRAN KEMANUSIAAN
dan motivasi kepada para wakil pemasaran untuk mencapai
sasaran jualan yang telah ditetapkan.

Pengurus Besar Kewangan Agrobank membuat ramalan KEMAHIRAN KONSEPTUAL
peningkatan kadar kegagalan pelanggan membayar balik
pinjaman akibat kegawatan ekonomi.

Pengurus Sumber Manusia CIMB Bank menyelesaikan KEMAHIRAN KEMANUSIAAN
masalah pekerja berkaitan kelewatan kehadiran.

Ketua Unit ICT Maybank memberi latihan KEMAHIRAN TEKNIKAL
penyelenggaraan dan memperbaiki komputer kepada staf
unitnya.

2.1 Pengenalan
Pengurusan

Sekian, Email
Terima Kasih
[email protected]

Phone
012xxxxxxxxx

Chat/Telegram

Cik Azlinda Asmiza Md. Amin