20 minute - quản lý sếp

THUỘC SERIES 20-MINUTE MANAGER CỦA HBR

20 MINUTE MANAGER: MANAGING UP
Original work copyright © 2014 Harvard Business School Publishing
Corporation
All rights reserved.
Published by arrangement with Harvard Business Review Press

20 PHÚT QUẢN LÝ SẾP
Bản quyền tiếng Việt © Công ty Cổ phần Sách Alpha, 2021.

Alpha Books – Thương hiệu sách Quản trị kinh doanh số 1 thị trường,
thuộc Công ty Cổ phần Sách Alpha – thành viên của Alpha Publishing Group.

Alpha Books tiên phong mang tới cho doanh nghiệp, doanh nhân và người lao động
nguồn tri thức về quản trị kinh doanh mới nhất, hiện đại nhất, tiên tiến nhất của thế
giới. Alpha Books tiếp tục mở mở rộng chủ đề, nội dung và chất lượng sản phẩm,
hướng tới việc xuất bản Giáo trình đại học hiện đại, các ấn phẩm của Harvard Business
Press, sản xuất và kinh doanh dữ liệu và tri thức số cho doanh nghiệp…
Alpha Books – Tri thức là sức mạnh.

Không phần nào trong xuất bản phẩm này được phép sao chép hay phát
hành dưới bất kỳ hình thức hoặc phương tiện nào mà không có sự cho
phép trước bằng văn bản của Công ty Cổ phần Sách Alpha. Chúng tôi luôn
mong muốn nhận được những ý kiến đóng góp của quý vị độc giả để sách
ngày càng hoàn thiện hơn.

Góp ý về sách, liên hệ về bản thảo và bản dịch: [email protected]
Liên hệ hợp tác về nội dung số: [email protected]
Liên hệ hợp tác xuất bản & truyền thông trên sách: [email protected]
Liên hệ dịch vụ tư vấn, đại diện & giao dịch bản quyền: [email protected]

Harvard Business Review Press

NHÀ XUẤT BẢN
CÔNG THƯƠNG



Lời giới thiệu

Bạn là một nhà quản trị có nhiều kinh
nghiệm nhưng khối lượng công việc càng
ngày càng nặng nề khiến bạn cảm thấy mệt
mỏi và chán nản?
Bạn là một nhà quản trị mới vào nghề và đang
muốn trau dồi thêm nhiều kỹ năng để đương đầu
với những khó khăn trên chặng đường sắp tới?
Hay bạn là một cá nhân đầy tham vọng với
ước mơ trở thành nhà quản trị trong tương lai?
Ngày nay, khi nền kinh tế Việt Nam đang ngày
càng phát triển và tiếp cận với trình độ của thế giới,

5

Quản lý Sếp

nhưng quỹ thời gian lại hạn hẹp hơn, khiến việc tìm
hiểu, trau dồi và rèn luyện những kỹ năng có ích
trong nghề quản trị luôn làm chúng ta tốn nhiều
công sức và thì giờ mà chưa chắc những gì đã học
được có thể áp dụng ngay vào thực tế.

Được tổng hợp từ những kiến thức quản trị
sâu sắc, tinh túy mà trường đại học danh tiếng thế
giới Harvard đang giảng dạy và nghiên cứu, bộ sách
20-Minute Manager sẽ giúp bạn vượt qua thách
thức trên. Bộ sách này được biên soạn chắt lọc,
ngắn gọn và đi thẳng vào trọng tâm của những vấn
đề luôn khiến các nhà quản trị thuộc mọi cấp độ
phải đau đầu suy nghĩ nhất: quản lý thời gian, quản
lý dự án, trình bày thuyết phục, điều hành hội họp,
phản hồi hiệu quả, ủy thác công việc… Bạn sẽ tìm
thấy các giải pháp hữu ích cho vấn đề mình đang
gặp phải, cũng như những phương hướng phát triển
đầy hứa hẹn cho tương lai của bản thân.

6

Lời giới thiệu
Với sự cô đọng, súc tích, chỉ cần 20 phút mỗi
ngày, bạn đã nắm vững được tất cả những kiến thức
trong sách sau vài lần đọc mà không cần thông qua
bất kỳ trường lớp nào. Sự thiết thực của những bài
học trong bộ sách 20-Minute Manager sẽ giúp bạn
áp dụng ngay những gì đã đọc vào thực tế hằng
ngày để đạt được những đỉnh cao mới.
Xin trân trọng giới thiệu cùng độc giả!

ALPHA BOOKS

7



Mục lục

Lời giới thiệu..................................................................................... 5

Thế nào là quản lý sếp?..................................................................13
Quản lý sếp bao gồm những gì?
Vì sao quản lý sếp lại hữu ích?

Hiểu sếp và bản thân bạn...............................................................21
Các vai trò
Điểm mạnh và điểm yếu
Tác phong làm việc
Các nguồn động lực

Đặt ra kỳ vọng.................................................................................. 37
Biết sếp bạn mong đợi điều gì
Đặt ra kỳ vọng của riêng mình
Hiểu được hạn chế trong việc quản lý sếp

Giao tiếp với sếp..............................................................................49
Lắng nghe và quan sát như thế nào?
Trình bày vấn đề và cơ hội như thế nào?

9

Quản lý Sếp

Cách phản đối cấp trên
Đàm phán với sếp...........................................................................69

Tạo dựng sự tín nhiệm nơi bạn
Xác định các mức ưu tiên
Giao tiếp có chiến lược
Giao tiếp có chiến lược
Theo dõi mối quan hệ.....................................................................81
Tìm hiểu thêm................................................................................86
Nguồn...............................................................................................99

10

Việc nuôi dưỡng một mối quan hệ hiệu quả, có lợi cho
đôi bên với người quản lý của bạn phải bắt đầu từ chính
bạn, người thuộc cấp trực tiếp. Tuy có vẻ hơi chán,
nhưng điều bạn có thể học hỏi được chính là nghệ
thuật ”quản lý sếp”. Cuốn sách này sẽ hướng dẫn bạn
những điều cơ bản sau:

• Hiểu được ưu tiên và áp lực của sếp bạn;
• Truyền đạt nhu cầu và mục tiêu của bạn một

cách rõ ràng thông qua con đường ngoại giao;
• Xây dựng một nền tảng chung;
• Tạo sắc thái tích cực cho mối quan hệ;
• Quản lý kỳ vọng của sếp bạn và của chính bạn;
• Điều hướng các cuộc đàm phán và bất đồng;
• Củng cố mối quan hệ qua thời gian;
• Đánh giá mối quan hệ và tiến hành điều chỉnh.

11



Thế nào là
quản lý sếp?

Quản lý Sếp

Quản lý sếp đơn giản là
tiếp cận cấp trên của bạn một
cách có chủ đích vì các mục
tiêu mà cả hai đều quan tâm,
với mục đích là tạo ra một mối
quan hệ có lợi cho đôi bên.

14

Khi bạn hỏi cô bạn của mình công việc của
cô ấy ra sao, cô ấy đáp: “Khi tớ bắt đầu biết
quản lý sếp, công việc đã thuận lợi hơn.” Bạn
chết sững, nghĩ rằng “quản lý sếp” có vẻ như là một
chiêu trò vận động chính trị, hòng lấy lòng sếp hay
thậm chí thao túng trắng trợn.

Thật may, quản lý sếp không phải thế nếu bạn
làm đúng cách. Hiển nhiên, đây là một nhiệm vụ tế
nhị. Tuy nhiên, bạn không cần phải lao vào trò chơi
quyền lực hay phải khúm núm trước kẻ khác. Quản
lý sếp đơn giản là phương pháp tiếp cận cấp trên
của bạn một cách có chủ đích vì các mục tiêu mà
cả hai đều quan tâm. Mục đích là tạo nên một mối
quan hệ có lợi cho đôi bên. Cuốn sách này sẽ cung
cấp những mẹo hay để bạn làm điều đó.

15

Quản lý Sếp

Quản lý sếp bao gồm những gì?

Dù không phải người chịu trách nhiệm, nhưng
bạn vẫn cần tạo một sắc thái tích cực, hiệu quả
cho mối quan hệ với sếp của mình. Điều đó đòi hỏi
những kỹ năng nhất định sau:

• Hiểu rõ bản thân cũng như người quản
lý bạn;

• Quản lý kỳ vọng của cả hai;
• Thành tâm lắng nghe;
• Giao tiếp rõ ràng và chính xác;
• Đàm phán với tài ngoại giao;
• Theo dõi sự tiến triển của mối quan hệ;
• Sử dụng mánh khóe khi cần thiết.

16

Thế nào là quản lý sếp?

Có thể bạn sẽ nghĩ: “Sao mình không ngồi
phía sau và để sếp xử lý hết tất cả những việc này?
Không phải quản lý là công việc của người quản lý
hay sao?”

Tuy nhiên, việc bạn khăng khăng giữ nguyên
tắc đó sẽ chẳng ích gì cho ai cả. Bên cạnh đó, bạn
sẽ bỏ lỡ những lợi ích từ việc quản lý sếp, mà bạn sẽ
xem tiếp sau đây.

Vì sao quản lý sếp lại hữu ích?

Quản lý sếp giúp bạn có được những nguồn
lực và chi phí cần thiết để hoàn thành công việc cho
sếp và công ty của mình một cách tốt nhất. Bạn, sếp
và công ty có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau: Chỉ
cần nhận ra một thực tế rằng bạn có thể tạo dựng
một mối quan hệ bền vững và đáng tin cậy với sếp,
bạn sẽ hoàn thành tốt công việc. Bạn và sếp mình

17

Quản lý Sếp

sẽ cảm thấy an tâm khi cùng nhau để giải quyết vấn
đề hơn là chỉ nói suông, lờ đi hay ém nhẹm chúng.
Và hai người đều sẽ cảm thấy hài lòng về công việc.
Hãy xem xét ví dụ sau:

Sam, một tân giám đốc với tác phong làm
việc nghiêm túc, được bổ nhiệm thay cho vị giám
đốc tắc trách và cảm tính trước đó. Carla, một
trong những nhân viên trực tiếp của Sam, hiểu rõ
tầm quan trọng của việc quản lý sếp. Khi cô hỏi
Sam xem ông thích tiếp nhận thông tin và những
cập nhật mới nhất theo phương thức nào, ông nói
rằng mình thích duyệt các báo cáo trước khi thảo
luận về chúng để những cuộc họp ngắn gọn và có
nề nếp hơn. Vì thế, trước mỗi cuộc họp với Sam,
cô đều gửi cho ông các dữ liệu cơ bản và những
vấn đề sẽ được thảo luận. Kết quả: những cuộc
họp đạt năng suất cao hơn và cách giải quyết vấn
đề sáng tạo đã cải thiện toàn bộ hiệu suất của
nhóm. Sam cũng trở nên dễ chịu hơn. Đồng thời,
giữa ông và Carla cũng hình thành một mối quan
hệ thân thiện và hiệu quả trong công việc.

18

Thế nào là quản lý sếp?

Trái với những gì Carla trải qua, một nhân
viên trực tiếp khác là Larry lại có câu chuyện sau:

Larry nhận thấy Sam có tác phong quá
kiểm soát. Anh ta không đặc biệt quan tâm đến
việc quản lý sếp hay nắm bắt những điều Sam coi
trọng, nên đã không hỏi xin chỉ thị. Larry hiếm
khi gửi thông tin cơ bản cho Sam trước các cuộc
họp và thường xuyên bị bất ngờ trước những câu
hỏi của Sam khi cùng ngồi thảo luận. Bởi vậy,
những cuộc họp của Sam với Larry mất nhiều
thời gian hơn và không được thành công như với
Carla. Sam rất thất vọng và quy kết rằng các dự
án bị đình trệ là do Larry thiếu năng lực. Thế
nên, Sam đã đánh giá hiệu suất làm việc của
Larry không cao và không đề xuất thăng chức
cho anh ta.

Nỗ lực quản lý sếp của Carla rõ ràng đã đem
lại lợi ích cho mọi bên liên quan, bao gồm Sam,
nhóm của cô và bản thân cô. Tuy nhiên, nếu không
thể quản lý sếp, thứ bạn mất đi không chỉ là lợi ích.
Rủi ro cũng có thể xuất hiện, như trong trường hợp

19

Quản lý Sếp

của Larry. Việc từ chối tìm hiểu và điều chỉnh theo
ý muốn của cấp trên có thể gây nên sự hiểu lầm về
kỹ năng cũng như những cống hiến của bạn dành
cho công việc.

Tuy nhiên, việc “hòa hợp” với sếp bạn chỉ góp
phần giảm tránh các vấn đề như trường hợp của
Larry và nhận được phần thưởng như trường hợp
của Carla. Bạn còn phải hiểu rõ bản thân và định
hướng những khác biệt giữa bạn với cấp trên – đó
là nội dung chúng tôi sẽ đề cập sau đây.

20

Hiểu sếp và
bản thân bạn

Quản lý Sếp

Ngoài nghĩa vụ với nhau,
bạn và sếp đều có những vai
trò cụ thể và chịu trách nhiệm
về những người khác. Mỗi
người đều có một mạng lưới
các mối quan hệ phức tạp cần
duy trì và những trách nhiệm
cần làm tròn.

22

Quản lý sếp là một quá trình liên tục. Nó
đòi hỏi bạn phải quan sát tinh tường và
sẵn sàng điều chỉnh hành vi hằng ngày.
Tuy nhiên, một khi mối quan hệ tin tưởng giữa
bạn và cấp trên được xây dựng dựa trên một nền
tảng vững chắc, thì việc vun đắp nó sẽ trở nên dễ
dàng và ít tốn thời gian hơn. Bước đầu để “cập bến
bình an” chính là phải xác định được lập trường
của bạn và sếp, xét trên phương diện chuyên môn
lẫn cá nhân.

Các vai trò

Ngoài nghĩa vụ với nhau, bạn và sếp còn có
những vai trò cụ thể và chịu trách nhiệm về những

23

Quản lý Sếp

người khác. Tóm lại, mỗi người đều có một mạng
lưới các mối quan hệ phức tạp cần duy trì và những
trách nhiệm cần làm tròn. Nếu chấp nhận những sự
thật đó, bạn sẽ quan sát được thế giới từ góc nhìn
của sếp.

Hiểu rõ các mức ưu tiên và áp lực của cấp
trên, cũng như đối chiếu chúng với ưu tiên và áp
lực của bạn là việc cần thiết. Hãy xác định các điểm
trùng lặp và mâu thuẫn tiềm tàng bằng cách đánh
dấu chúng trên sơ đồ tổ chức. Bằng chứng trực
quan này có thể phơi bày những rủi ro ẩn giấu cũng
như cơ hội hợp tác với người quản lý của bạn.

Ví dụ, hãy tìm cơ hội hỗ trợ sếp bạn trong
công việc mà bà ấy làm cho cấp trên của mình. Hãy
hỏi xem bạn có thể hỗ trợ như thế nào và đề xuất
ý tưởng riêng. Chẳng hạn, giả sử bà ấy có thể sử
dụng một loạt sự trợ giúp bên ngoài cho một dự
án thú vị mà thời hạn nộp quá gấp. Hãy xin tham
gia thực hiện các nhiệm vụ cụ thể, phù hợp với kỹ

24

Hiểu sếp và bản thân bạn

năng và sở thích của bạn. Bạn sẽ được tham gia vào
một công việc ở cấp độ cao hơn, sếp của bạn sẽ làm
được nhiều việc hơn và trong suốt dự án, bạn sẽ thể
hiện – chứ không chỉ nói suông – với bà ấy rằng các
mục tiêu của hai người luôn song hành với nhau.

Tất nhiên, những khác biệt về quyền hạn có
thể khiến một số cấp dưới, đặc biệt là những người
mà bản thân họ cũng là cấp quản lý của người khác,
phản ứng lại theo chiều hướng không tốt. John
Gabarro và John Kotter, hai chuyên gia quản trị đã
nhấn mạnh hai cách phản ứng có vấn đề xét trên
thẩm quyền của người sếp:

• Không phụ thuộc: Khi bạn vô tình bất mãn
với sếp mình, thậm chí có thể coi bà ấy
như kẻ thù trong tổ chức. Những cấp dưới
không thích phụ thuộc có thể bắt đầu cãi
vã (đặc biệt là với các vị sếp độc đoán) và
mở màn cho cuộc chiến.

25

Quản lý Sếp

• Phụ thuộc: Khi bạn nuốt trôi những lời
phản bác – hay cơn giận – và tuân theo
quyết định của sếp cho dù đó là một
quyết định tồi. Những cấp dưới phụ thuộc
thường để mặc sếp mình thay vì phát biểu
ý kiến chân thành.

Nếu bạn nhận ra một phần bản thân mình
trong hai mô tả trên, hãy suy ngẫm về phản ứng tự
nhiên của bạn đối với những người có thẩm quyền
nói chung, xem chúng sẽ hủy hoại mối quan hệ giữa
bạn với sếp ra sao. Sau đó, hãy nghĩ đến cách phản
ứng mang tính xây dựng hơn, như trong ví dụ trước
là đề nghị giúp sếp bạn thành lập một đơn vị làm
việc hiệu quả hơn và có cơ hội đóng góp cho một
dự án đáng mơ ước.

26

Hiểu sếp và bản thân bạn

Điểm mạnh và điểm yếu

Một khi biết được những điểm mạnh của
cấp trên, bạn sẽ tìm ra những phương thức hợp
tác giúp phát huy những điểm mạnh nhất của cả
hai. Bạn cũng có thể đánh giá cao cách sếp mình
vận dụng những điểm mạnh đó để hỗ trợ cho
mục tiêu của cả nhóm và của toàn công ty, cũng
như khéo léo nâng tầm những thành quả này với
các thành viên khác trong công ty. Chủ trương
này thường được các ông chủ đánh giá cao và
tưởng thưởng.

Dù bạn hiểu rất rõ điều khiến bạn trở thành
một nhân viên tốt là gì, nhưng xác định điểm mạnh
của cấp trên lại là công việc khó khăn hơn nhiều.
Bạn chắc chắn sẽ muốn quan sát sếp mình mỗi khi
bà ấy theo đuổi các mục tiêu hay tiếp xúc với người
khác. Bạn có thể biết được những chuyện nội tình
đắt giá thông qua việc trò chuyện với các đồng

27

Quản lý Sếp

nghiệp hiểu rõ sếp hơn bạn, đặc biệt nếu bạn mới
bắt đầu làm việc cho bà ấy.

Hãy dành chút thời gian nghiên cứu, liệt kê
những điểm mạnh của sếp bên cạnh những điểm
mạnh của bạn, sau đó ghi lại các điểm tương đồng
và khác biệt. Những điểm giống nhau – chẳng hạn
cả hai đều có khả năng phân tích và đều xem trọng
dữ liệu – có thể thắp sáng tình bạn và củng cố mối
quan hệ. Những điểm khác biệt cũng không nên bị
xem là to tát – chúng có thể báo trước những cơ hội
để bạn bù đắp cho sếp mình.

Đôi khi, bạn có thể than thở về những thiếu
sót của cấp trên hay thậm chí cảm thấy bị họ cản
trở. Nhưng chính lối suy nghĩ đó sẽ khiến bạn thất
vọng. Thay vào đó, hãy nghĩ rằng việc nhận ra
khuyết điểm của sếp chính là bước quan trọng để
bạn đạt được mục tiêu chung của hai người. Hãy
tìm hiểu xem sếp bạn cần hỗ trợ mặt nào và mạnh
dạn đề nghị.

28

Hiểu sếp và bản thân bạn

Chẳng hạn, nếu sếp bạn gặp khó khăn khi
cần hoàn thành công việc đúng hạn, hãy xác định
đâu là những trở ngại thường gặp. Hãy xung phong
xử lý chúng giúp bà ấy nếu chúng nằm trong khả
năng của bạn, hoặc nếu không, hãy đề nghị giúp
đỡ. Thậm chí, bạn hãy nhắc nhở sếp trước hạn chót
một tuần hoặc lâu hơn để có thêm thời gian xử lý.
Một cái huých nhẹ thân mật có thể thúc sếp hành
động tốt hơn cả một tiếng “ping” vô nghĩa phát ra
từ lịch làm việc trên máy tính.

Tương tự, hãy tập trung vào điểm yếu của
bạn. Để phát triển một mối quan hệ hợp tác hiệu
quả, bạn cần biết khi nào mình cần dựa vào sếp của
mình, chứ không nên chỉ quan tâm khi nào bà ấy
cần dựa vào bạn. Nếu bạn và sếp đều kém ở vài mặt
nào đó, ta có thể xem đó là “sự đồng cảm chung”.
Còn trên thực tế, chúng có thể tiết lộ phương diện
mà hai người cần sự trợ giúp từ bên ngoài.

29

Quản lý Sếp

Một khi biết được những điểm
mạnh của cấp trên, bạn sẽ tìm
ra những phương thức hợp
tác giúp phát huy những điểm
mạnh nhất của cả hai.

30