คู่มือการจัดฝึกอบรมOnline

PEOPLE DEVELOPMENT คู่ มื อ

ก า ร จั ด ฝึ ก อ บ ร ม

ONLINE

นั ท ธิ ช า ภั ท ร เ จ ริ ญ สิ น

กระบวนการในการจัดฝึกอบรม Online

การเตรียมการก่อนการฝกึ อบรม
การจดั หลักสูตรฝึกอบรม

หลังการจดั ฝึกอบรม

การเตรยี มการกอ่ นการฝกึ อบรม

ข้นั ตอนการเตรียมการก่อนการฝกึ อบรม

Start

วางแผนการจดั หลักสตู รฝกึ อบรม

สรา้ ง Poster หลักสตู รทจ่ี ะจดั ฝึกอบรม สร้าง Google form และ QR Code
สาหรับลงทะเบยี นเขา้ ร่วมฝกึ อบรม

ประชาสัมพนั ธห์ ลกั สูตรทจ่ี ะจัดฝกึ อบรม การทาใบลงทะเบียน

Generate Link Zoom/MS Team Update รายชอ่ื ผู้เขา้ อบรม

Confirmรายช่อื ผู้เขา้ อบรม การเตรียม Google forms สาหรับการเชค็ ชือ่

• วางแผนการจัดหลกั สตู รฝึกอบรม
การเตรียมการก่อนการฝึกอบรม

• สร้าง Google form และ QR Code สาหรับลงทะเบยี นเข้ารว่ มฝึกอบรม
การเตรยี มการก่อนการฝกึ อบรม

การสรา้ ง Google Forms

Log In Google Drive ดว้ ย
Email : [email protected]

Password : crg1000%

เขา้ Google Drive

1
คลิกขวาจากหลกั สตู รทีเ่ คยสรา้ งไวแ้ ล้ว

2
คลกิ ‘ทาสาเนา’

1
แกไ้ ข เปน็ ชือ่ หลกั สตู รท่จี ะสร้าง

2
แกไ้ ข (สว่ นที่ 1)
- ชือ่ หลกั สตู ร
- วนั ทจี่ ัดฝึกอบรม
- ช่ือวทิ ยากร

แก้ไข (ส่วนท่ี 2) - ตาแหนง่
- รหสั พนกั งาน - Email
- คานาหนา้ - เบอรโ์ ทรตดิ ตอ่ กลบั
- ชือ่ จรงิ (ภาษาไทย)
- นามสกลุ (ภาษาไทย)

1
คลกิ รปู จานสเี พอ่ื แกไ้ ขธมี และรูปภาพสว่ นหวั

2
อปั โหลดรปู ภาพหลกั สตู ร

3
เลอื กสธี มี และสพี นื้ หลงั

การสรา้ ง QR Code ลงทะเบยี น

คลกิ ที่ ‘สง่ ’

1 3
คลกิ ที่ กด คดั ลอก

2
คลิก

Search ‘สร้าง QR Code’

คลกิ QR Code Generator

1
วาง Link ทีค่ ดั ลอกจากGoogle Form

2
คลิกสรา้ งรหัส QR

3
คลกิ ดาวน์โหลด

4
Save รปู ภาพQR Code ไว้ใน Folder แตล่ ะหลักสูตร

• สรา้ ง Poster หลกั สูตรทีจ่ ะจัดฝกึ อบรม
การเตรยี มการก่อนการฝึกอบรม

• ประชาสัมพนั ธห์ ลักสูตรท่จี ะจดั ฝึกอบรม
การเตรยี มการก่อนการฝึกอบรม

การประชาสมั พนั ธห์ ลกั สูตรที่จะจดั ฝกึ อบรม
และเปิดลงทะเบียน

1

เปดิ แทบ็ การเขยี นขอ้ ความใหม่

ในการเขยี น Email ใส่ผู้รับตามนไี้ ดเ้ ลย
ช่อื เร่อื งควรมี Key Word “เปิดลงทะเบียน” และ“เดือน”

กดแทรกรูปภาพ Calendar ของเดือนนัน้ ๆ ทเ่ี ราจะเปดิ ลงทะเบยี น

Folder Calendar

เลอื กรปู ภาพ Calendar ท่ีจะนาไปแทรก

* ต้งั คา่ ความสาคญั ใหอ้ ย่ใู นระดบั สงู 3

1

2

2

แนบไฟล์ Poster หลกั สูตรทเี่ ปดิ ลงทะเบยี น

เลอื กรูปภาพหลกั สตู รท่จี ะนาไปแทรก

เปดิ Folder Program จะมี Folder
หลกั สูตรในการอบรมทุกหลกั สูตรอยู่

2

แนบLink Google Forms หลกั สตู รทเี่ ปดิ ลงทะเบยี น

- แทรก Link Google Drive หลักสตู รทีเ่ ปิด
ลงทะเบียนให้ครบทกุ หลักสูตร
- ใส่เบอรโ์ ทรศพั ท์สาหรบั การสอบถามเพ่ิมเตมิ

เมอ่ื ใสข่ อ้ มลู ครบถว้ น และตรวจสอบแลว้ กด สง่ Email ไดเ้ ลย

• การทาใบลงทะเบยี น
การเตรียมการกอ่ นการฝึกอบรม

การทาใบลงทะเบยี น

1
เข้า OneDrive-Central Group

3
เขา้ Folder 2021_ใบลงทะเบยี น

2
เข้า Folder 2020 Shared PD (A)

4
เขา้ Folder 2021

เม่อื เร่มิ เดือนใหม่ ให้Copy File ของเดือนเก่าแล้วเปลีย่ นชอ่ื ไฟล์
ใหม่เปน็ ‘ใบลงทะเบยี น HO 2021_(เดอื นท.ี่ ชอ่ื เดอื น(ยอ่ ))’

* 2 Tab นี้ไมต่ อ้ งลบ! 1
ลบ Tab ของหลักสูตรเก่าออกให้หมด
- ข้อมลู พนกั งาน 12.2020
- ใบลงทะเบียน ผูกขอ้ มลู พนักงาน

1

Copy Tab ใบลงทะเบยี น ผูกขอ้ มลู พนกั งาน

2

จากนัน้ เปลีย่ นเป็นชื่อ Tab เปน็ ชื่อหลักสูตร วนั ที่ รนุ่

ใสข่ อ้ มลู หลกั สตู รให้ครบถว้ น

จากนั้นเปิด Google Drive เราจะเอารายชื่อผู้ลงทะเบยี นจาก Google forms นาไปใสF่ ile Excel

1

เขา้ ไปทไ่ี ฟลท์ ต่ี ิดดาว

2

เข้าไฟลห์ ลกั สูตร

1

เข้าไปทีก่ ารตอบกลบั

2

คลกิ เพอ่ื ดคู าตอบในชีต

1

ตรวจสอบดปู ระทบั เวลาวา่ ตรงวนั ท่ีเราเปดิ ลงทะเบียนหรอื ไม่

2

คัดลอกรหัสพนกั งาน My HR

เปดิ ไฟล์ Excel ใบลงทะเบียน 2

1 ขอ้ มลู รายช่ือพนกั งานจะขนึ้ มา

วางรหัสพนกั งาน My HR

1 2
หากข้ึนสูตร error แสดงวา่ ผู้เข้าอบรมกรอกรหสั พนักงาน ให้กลบั ไปดชู อ่ื และนามสกุลทีล่ งทะเบยี นมาใน

ผดิ หรอื เปน็ รหสั ทย่ี งั ไม่ได้อยู่ในขอ้ มลู พนกั งาน Google form

1
คดั ลอกชอื่ หรอื นามสกลุ

3 2

เม่ือเจอรายชอ่ื พนกั งานแล้ว ให้ copy รหัส - กด Ctrl+F
My HR ของพนกั งาน - ค้นหาชอื่ หรอื นามสกุล

1

เปดิ Tab ‘ขอ้ มลู พนกั งาน 12.2020’

2

วางรหัสพนกั งาน My HR ที่ copy ท่คี อลมั น์ A แล้วขอ้ มูลรายชอ่ื พนกั งานจะปรากฎขน้ึ

1

เปิด Tab หลกั สตู รฝึกอบรม

ใสส่ ี Light Yellow ในรายช่ือท่นี ั่งสารอง เช่น หลกั สตู รนร้ี ับ 35 ทีน่ ัง่ ตง้ั แตร่ ายชื่อท่ี 36 เป็นต้นถอื วา่ เปน็ ตัวสารอง
** กรณีทตี่ วั จริงขอยกเลกิ การฝึกอบรม ใหเ้ ล่ือนลาดับช่ือตัวสารองข้นึ เป็นตวั จรงิ ไดเ้ ลย

• Update รายช่ือผ้เู ขา้ อบรม
การเตรียมการกอ่ นการฝกึ อบรม

การทารปู ภาพ Update รายชื่อผเู้ ขา้ อบรม

1
เขา้ OneDrive-Central Group

3
เขา้ งานArtwork

2

เข้า Folder 2020 Shared PD (A)

4
เขา้ Calendar

5
เขา้ อพั เดทรายชอื่

6
- เขา้ อพั เดทรายชอ่ื ของเดอื นเกา่
- Copy File PPT ของเดือนเกา่ เพ่อื มาแก้ไข

7
- สรา้ ง Folder ของเดอื นใหม่
- Paste file ท่ี copy มาแล้วเปลี่ยนชอ่ื เปน็ เดอื นใหม่