การพิมพ์จดหมายต่างประเทศด้วยคอมพิวเตอร์

คู่มือ การปฎิบัติงานส านักงาน การพิมพ์จดหมายธุรกิจต่างประเทศด้วยคอมพิวเตอร์ เรียบเรียงและออกแบบโดย นางสาวซัรฟาอ์ มะเด็ง นางสาวซอฟียะห์ หะยีซอ นายสิรภพ มณีรัตน์

ค าน า 0 คู่มือการปฏิบัติงานส านักงานเป็นส่วนหนึ่งของรายวิชา โครงงานรหัส 30216-8501 ของนักศึกษาระดับชั้น ปวส. 2 โดยมีเนื้อหา ซึ่งประกอบด้วย ความหมายของจดหมายธุรกิจต่างประเทศ ประโยชน์ ของจดหมายธุรกิจต่างประเทศ ความส าคัญของจดหมายธุรกิจ ต่างประเทศ รูปแบบของการพิมพ์จดหมายธุรกิจต่างประเทศและ ส่วนประกอบต่างๆ ของจดหมายธุรกิจต่างประเทศ หลักการพิมพ์ จดหมายธุรกิจต่างประเทศ ทั้งนี้ผู้จัดท าได้ท าการศึกษาค้นคว้าและ รวบรวมหลักการพิมพ์จดหมายธุรกิจต่างประเทศ เพื่อเป็นองค์ความรู้ ส าหรับนักศึกษาที่มีความสนใจเกี่ยวกับหลักการและขั้นตอนในการพิมพ์ จดหมายธุรกิจต่างประเทศที่ถูกต้อง ในการนี้คณะผู้จัดท าหวังเป็นอย่างยิ่งว่าคู่มือการปฎิบัติงาน ส านักงานเล่มนี้จะเป็นประโยชน์ส าหรับผู้ปฏิบัติงานส านักงาน ผู้ที่สนใจ ทั่วไป เพื่อสามารถใช้เป็นแนวทางในการปฏิบัติงานเกี่ยวกับการพิมพ์ จดหมายธุรกิจต่างประเทศ หากพบข้อผิดพลาดประการใด คณะผู้จัดขอ อภัยมา ณ ที่นี้ด้วย คณะผู้จัดท า พฤศจิกายน 2566 ก คู่มือการปฎิบัติงานส านักงาน การพิมพ์จดหมายธ ุรกิจต่างประเทศด ้วยคอมพิวเตอร์

เรื่อง หน้า คู่มือการปฎิบัติงานส านักงาน เรื่อง การพิมพ์จดหมายธุรกิจต่างประเทศด้วยคอมพิวเตอร์ 1. ความหมายของจดหมายธุรกิจต่างประเทศ 1 2. ประโยชน์ของจดหมายธุรกิจต่างประเทศ 1 3. ความส าคัญของจดหมายธุรกิจต่างประเทศ 2 4. รูปแบบการพิมพ์จดหมายธุรกิจต่างประเทศ 3 5. ส่วนประกอบต่าง ๆ ของจดหมายธุรกิจต่างประเทศ 6 6. หลักการพิมพ์จดหมายธุรกิจต่างประเทศ 12 บรรณานุกรม สารบัญ ข คู่มือการปฎิบัติงานส านักงาน การพิมพ์จดหมายธ ุรกิจต่างประเทศด ้วยคอมพิวเตอร์

1. ความหมายของจดหมายธุรกิจต่างประเทศ จดหมายธุรกิจ หมายถึง จดหมายที่ใช้ในการติดต่อสื่อสารระหว่าง บริษัท ห้างร้าน หน่วยงาน ต่างๆ ทั้งภาครัฐและภาคเอกชน ซึ่งเกี่ยวกับ ธุรกิจทั้งด้านการเงิน การค้าขาย ตลอดจนการบริการต่างๆ เช่น เสนอ ขายสินค้าหรือบริการ สั่งซื้อสินค้าและตอบรับการสั่งซื้อ ติดตามหนี้ ร้องเรียนเกี่ยวกับข้อผิดพลาดหรือความเสียหาย เป็นต้น จดหมายธุรกิจ ส่วนใหญ่มีรูปแบบและการใช้ภาษาเป็นทางการ หรือค่อนข้างเป็นทางการ 2. ประโยชน์ของจดหมายธุรกิจต่างประเทศ 2.1 เป็นเอกสารป้องกันการคาดเคลื่อน ป้องกันการสื่อสารกัน ด้วยวาจาซึ่งอาจคลาดเคลื่อนหรือลืมได้อาจท าให้เกิดความเข้าใจผิดหรือ จงใจบิดเบือนข้อมูลการใช้จดหมายจึงเป็นวิธีที่สามารถแก้ปัญหานี้ได้ 2.2 เป็นเครื่องมือให้รายละเอียดข้อมูล การเตรียมการ ตรวจสอบข้อมูลต่างๆก่อนส่งไปให้ลูกค้าสามารถให้รายละเอียดที่ถูกต้อง ชัดเจนท าให้ลูกค้าได้รับรายละเอียดครบถ้วนและชัดเจน 2.3 เป็นหลักฐานในการอ้างอิงข้อมูล การสื่อสารด้วยจดหมาย เป็นลายลักษณ์อักษรชัดเจนใช้ส าหรับอ้างอิงเรื่องที่ธุรกิจติดต่อกันจึง น ามาเป็นหลักฐานในการอ้างอิงและหลักฐานตามกฎหมายกรณีที่เกิดข้อ ขัดแย้ง 2.4 เป็นสื่อสัมพันธ์ที่ดีในการติดต่อทางธุรกิจ ช่วยเสริมสร้าง ความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างธุรกิจเป็นเครื่องมือในการแก้ไขความเข้าใจผิด หรือข้อมูลที่คลาดเคลื่อนได้เป็นอย่างดี เช่น จดหมายปรับความเข้าใจ 2.5 เป็นเครื่องมือที่ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย การสื่อสารที่มี ความเร่งด่วนและมีผู้รับจ านวนมากการใช้จดหมายจึงมีความสะดวก ประหยัดและรวดเร็วในการติดต่อสื่อสารเวลาน้อยกว่าการเดินทางในการ ติดต่อสื่อสาร 1 คู่มือการปฎิบัติงานส านักงาน การพิมพ์จดหมายธ ุรกิจต่างประเทศด ้วยคอมพิวเตอร์

3. ความส าคัญของจดหมายธุรกิจต่างประเทศ 3.1 ด้านการประหยัด เป็นการประหยัดทั้งเวลาและ ค่าใช้จ่าย เนื่องจากไม่ต้องเสียเวลาและค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปติดต่อด้วย ตนเอง 3.2 ด้านความสะดวกและรวดเร็ว เป็นการอ านวยความ สะดวกให้แก่ผู้ติดต่อในกรณีที่ผู้ที่ต้องการติดต่อธุรกิจด้วยมีงานมากหรืออยู่ ไม่เป็นที่เป็นทาง จึงไม่สะดวกที่จะโทรศัพท์ติดต่อหรือขอเข้าพบด้วยตนเอง 3.3 ด้านการให้รายละเอียดข้อมูล เป็นการเอื้อต่อการสื่อ ข้อความ สามารถให้รายละเอียดข้อมูลได้มาก ชัดเจนและมีระบบเพราะ ผู้เขียนมีเวลาเตรียมการเขียนก่อนลงมือเขียนอีกทั้งยังสามารถตรวจสอบ ข้อมูลอีกครั้งก่อนส่งไปยังผู้รับจดหมาย 3.4 ด้านการใช้เป็นหลักฐานในการอ้างอิง ค้นเรื่องและที่ ส าคัญที่สุดคือเป็นหลักฐานทางกฎหมาย เนื่องจากเป็นลายลักษณ์อักษรที่ ชัดเจน 3.5 ด้านการเป็นสื่อสัมพันธ์ที่ดีในการติดต่อธุรกิจ เป็น การส่งเสริมให้มีความสัมพันธ์ที่ดีและการติดต่อกันอย่างต่อเนื่องในการ ติดต่อธุรกิจซื้อขายบางครั้งลูกค้าอาจขาดการติดต่อไป บริษัทจ าเป็นต้องมี จดหมายไปถึงลูกค้าเพื่อขอทราบสาเหตุที่แท้จริงพร้อมทั้งแสดงความพร้อม ที่จะแก้ไขปัญหาหรือเสนอบริการพิเศษต่างๆ เพื่อจูงใจให้ลูกค้ากลับมา ติดต่อสั่งซื้อสินค้าหรือบริการจากบริษัทอีก 2 คู่มือการปฎิบัติงานส านักงาน การพิมพ์จดหมายธ ุรกิจต่างประเทศด ้วยคอมพิวเตอร์

4.1 แบบฟูลบล็อก (FULL BLOCKED STYLE) เป็นรูปแบบ ที่พิมพ์ให้ทุกบรรทัดชิดเส้นกั้นหน้า ยกเว้นเฉพาะที่อยู่ผู้ส่งกรณีที่ใช้หัว จดหมายที่พิมพ์ส าเร็จรูปไว้ 4. รูปแบบการพิมพ์จดหมายธุรกิจต่างประเทศ ตัวอย่างจดหมายธุรกิจต่างประเทศแบบฟูลบล็อก 3 คู่มือการปฎิบัติงานส านักงาน การพิมพ์จดหมายธ ุรกิจต่างประเทศด ้วยคอมพิวเตอร์

4.2 แบบมอดิไฟล์บล็อก (MODIFIED BLOCKED STYLE) รูปแบบ ของการพิมพ์จดหมายที่ก าหนดให้วันเดือนปีที่พิมพ์จดหมาย ค าลงท้าย ลายมือชื่อ ชื่อและต าแหน่งของผู้ลงนาม ให้พิมพ์จากกึ่งกลางหน้ากระดาษ และส่วนอื่นๆ ของจดหมายให้พิมพ์ลักษณะเดียวกันกับจดหมายแบบ ฟูลบล็อก ตัวอย่างจดหมายธุรกิจต่างประเทศแบบมอดิไฟล์บล็อก 4 คู่มือการปฎิบัติงานส านักงาน การพิมพ์จดหมายธ ุรกิจต่างประเทศด ้วยคอมพิวเตอร์

4.3 แบบเซมิบล็อก (SEMI BLOCKED STYLE) รูปแบบของการพิมพ์ จดหมายจะมีลักษณะการพิมพ์เหมือนกับแบบมอดิไฟล์บล็อก แต่จะมีส่วนที่ แตกต่างกันคือส่วนของข้อความก าหนดให้บรรทัดแรกของข้อความแต่ละย่อ หน้าร่นเข้าไปประมาณ 2.5 เซนติเมตร ตัวอย่างจดหมายธุรกิจต่างประเทศแบบเซมิบล็อก 5 คู่มือการปฎิบัติงานส านักงาน การพิมพ์จดหมายธ ุรกิจต่างประเทศด ้วยคอมพิวเตอร์

วัน เดือน ปี ที่พิมพ์จดหมาย ที่อยู่ผู้รับจดหมาย ที่อยู่ผู้ส่ง (หัวจดหมาย) ค าขึ้นต้น เนื้อหาของจดหมาย สิ่งที่ส่งมาด้วย ชื่อและต าแหน่งของผู้ลงนาม อักษรย่อชื่อผู้ลงนามและผู้พิมพ์ 5. ส่วนประกอบต่างๆ ของจดหมายธุรกิจต่างประเทศ 6 ค าลงท้าย คู่มือการปฎิบัติงานส านักงาน การพิมพ์จดหมายธ ุรกิจต่างประเทศด ้วยคอมพิวเตอร์

จากภาพสามรถอธิบายส่วนประกอบต่างๆ ของจดหมายธุรกิจ ต่างประเทศ ดังนี้ 5.1 ที่อยู่ผู้ส่ง (หัวจดหมาย) เป็นการระบุชื่อและที่ตั้งของบริษัทห้าง ร้านหรือกิจการเจ้าของจดหมาย เพื่อบอกให้ผู้อ่านทราบว่าจดหมายฉบับ ดังกล่าวมาจากที่ใดและจะตอบจดหมายส่งกลับไปยังที่ใด โดยอาจอยู่กลาง หน้ากระดาษทางด้านซ้ายหรือทางด้านขวามือก็ได้ตามปกติบริษัท ห้างร้าน หรือกิจการทั่วไปนิยมใช้กระดาษพิมพ์หัวจดหมายส าเร็จรูปไว้แล้ว ซึ่งมีการ ออกแบบต่างๆ กันไป แต่ส่วนใหญ่นิยมใส่ตราบริษัท (Logo) หมายเลข โทรศัพท์ หมายเลขโทรพิมพ์ หรือโทรสารของบริษัทไว้ด้วย เพื่อสะดวกในการ ติดต่อและเพื่อเป็นการโฆษณาประชาสัมพันธ์ไปในตัวและเนื่องจากในปัจจุบัน นอกจากการติดต่อธุรกิจภายในประเทศแล้ว การติดต่อค้าขายยังขยายกว้าง ไปสู่นานาประเทศมากขึ้น และเพื่อให้เกิดความสะดวกอย่างเต็มที่ บริษัทส่วน ใหญ่จึงนิยมพิมพ์หัวจดหมายส าเร็จรูปทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษควบคู่กัน ไป หากเป็นกรณีที่ไม่มีกระดาษพิมพ์หัวจดหมายส าเร็จรูปไว้ให้พิมพ์ชื่อและ ที่ตั้งของบริษัทเอง โดยมีรายละเอียดไม่เกิน 3 - 4 บรรทัด 5.2 วัน เดือน ปี หมายถึง วัน เดือน ปี ที่พิมพ์จดหมาย เพื่อเป็น ข้อมูลในการอ้างอิงหรือการติดต่ออันอาจมีขึ้นในภายหลัง ให้ลงเฉพาะตัวเลข ของวันที่ ชื่อเต็มของเดือนและตัวเลขของปี พ.ศ. เช่น 19 มิถุนายน 2562 7 คู่มือการปฎิบัติงานส านักงาน ที่อยู่ผู้ส่ง (หัวจดหมาย) วัน เดือน ปี ที่พิมพ์จดหมาย การพิมพ์จดหมายธ ุรกิจต่างประเทศด ้วยคอมพิวเตอร์

5.3 ที่อยู่ผู้รับ หมายถึง ชื่อ สกุล ต าแหน่ง และที่อยู่ของผู้รับเพื่อ ประโยชน์ส าหรับการเก็บจดหมายไว้เป็นหลักฐาน ในส่วนของที่อยู่ผู้รับนี้ นิยม ระบุชื่อต าแหน่งและที่อยู่ของผู้รับ ซึ่งรวมถึงรหัสไปรษณีย์ด้วย ควรให้ข้อมูล อย่างถูกต้องครบถ้วนและไม่ควรใช้ตัวย่อ หากไม่แน่ใจเกี่ยวกับข้อมูลส่วนใด ควรตรวจสอบหาข้อมูลที่ถูกต้องไม่ควรใช้วิธีการคาดเดา เพราะอาจท าให้ ข้อมูลไม่ถูกต้อง ซึ่งย่อมส่งผลให้ผู้รับจดหมายเกิดความไม่พอใจได้ อย่างไรก็ ตามผู้พิมพ์จดหมายธุรกิจบางรายไม่นิยมใส่ที่อยู่ผู้รับไว้ เนื่องจากไม่เห็นความ จ าเป็น ทั้งนี้ก็สุดแล้วแต่ความสะดวก ความเหมาะสมและความต้องการของผู้ พิมพ์แต่ละรายด้วย 5.4 ค าขึ้นต้น หมายถึง เป็นการทักทายที่แสดงการเริ่มต้นจดหมาย มี ลักษณะเช่นเดียวกับการเริ่มต้นการสนทนา ด้วยการกล่าวว่า “สวัสดี” แต่การ ใช้ค าขึ้นต้นในจดหมายธุรกิจทั่วไปนิยมใช้ “เรียน” ตามด้วยต าแหน่งหรือชื่อ ของผู้ที่จดหมายนั้นมีถึงแต่ทั้งนี้ต้องใช้ให้ถูกต้องกับระดับชั้นของบุคคล ตามที่ ก าหนดไว้ในระเบียบส านักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 8 ที่อยู่ผู้รับจดหมาย ค าขึ้นต้น คู่มือการปฎิบัติงานส านักงาน การพิมพ์จดหมายธ ุรกิจต่างประเทศด ้วยคอมพิวเตอร์

5.5 เนื้อหาหรือใจความส าคัญ หมายถึง ส่วนที่เสนอเนื้อหาหรือ สาระส าคัญของจดหมายที่เขียนตามปกติแล้วจะแบ่งเนื้อหาออกเป็นตอนๆ เพื่อให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย อาจมีมากกว่าหนึ่งย่อหน้าก็ได้ ในการพิมพ์ จดหมายให้เว้นแต่ละบรรทัดห่างกัน 1 ช่วงบรรทัดพิมพ์เดี่ยวและแต่ละย่อหน้า ห่างกัน 2 ช่วงบรรทัดพิมพ์เดี่ยว 5.6 ค าลงท้าย หมายถึง เป็นการอ าลาผู้อ่าน โดยทั่วไปนิยมใช้ค าว่า “ขอแสดงความนับถือ” แต่ทั้งนี้ต้องใช้ให้สอดคล้องกับค าขึ้นต้นและถูกต้องกับ ระดับชั้นของบุคคลตามที่ก าหนดไว้ในระเบียบส านักนายกรัฐมนตรีด้วยงานสาร บรรณ พ.ศ. 2526 9 คู่มือการปฎิบัติงานส านักงาน เนื้อหาของจดหมาย ค าลงท้าย การพิมพ์จดหมายธ ุรกิจต่างประเทศด ้วยคอมพิวเตอร์

5.7 ลายมือชื่อ (ลายเซ็น) เป็นการลงลายมือชื่อเจ้าของ จดหมาย 5.8 ชื่อและต าแหน่งของเจ้าของจดหมาย หมายถึง การพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อได้แก่ ชื่อ นามสกุล และค า น าหน้าบอกสถานภาพตลอดจน ต าแหน่ง โดยพิมพ์ห่างจากค าลง ท้ายประมาณ 4 ช่วงบรรทัดพิมพ์เดี่ยว ทั้งนี้เพื่อเว้นที่ว่างไว้ ส าหรับลงลายมือชื่อ นอกจากการพิมพ์ชื่อเต็มแล้ว บริษัทบางแห่ง นิยมพิมพ์ชื่อบริษัทไว้ในส่วนนี้ด้วยโดยอาจพิมพ์ให้อยู่เหนือหรือใต้ ชื่อที่พิมพ์เต็ม 10 ลายมือชื่อ (ลายเซ็น) เจ้าของจดหมาย ชื่อและต าแหน่งของผู้ลงนาม ชื่อและต าแหน่งผู้ลงนาม คู่มือการปฎิบัติงานส านักงาน การพิมพ์จดหมายธ ุรกิจต่างประเทศด ้วยคอมพิวเตอร์

5.9 อักษรย่อชื่อผู้ลงนามและผู้พิมพ์ หมายถึง ส่วนที่ระบุอักษรย่อชื่อ ผู้ลงนามและผู้พิมพ์ ให้น าพยัญชนะต้นของชื่อและชื่อสกุลของผู้ลงนามและผู้ พิมพ์มาเขียนย่อไว้ โดยระบุอักษรย่อชื่อผู้ลงนามไว้เป็นอันดับแรกและอักษรย่อ ชื่อผู้พิมพ์ไว้เป็นอันดับหลัง เช่น ถ้าผู้ลงนามมีชื่อว่านายเล็ก นารี ก็จะได้อักษร ย่อชื่อผู้ลงนามว่า ลร และถ้าผู้พิมพ์มีชื่อว่า นางสาวกัญญารักษ์ อวยอุน อักษร ย่อชื่อผู้พิมพ์ คือ กอ ดังนั้น จึงสามารถระบุอักษรย่อ ชื่อผู้ลงนามและผู้พิมพ์ได้ ว่า ลร/กอ 5.10 สิ่งที่ส่งมาด้วย หมายถึง ส่วนที่ระบุชื่อสิ่งของหรือเอกสารที่ส่งไป พร้อมกับจดหมายฉบับนั้น ในกรณีที่มีสิ่งของหรือเอกสารมากกว่า 1 รายการ นิยมบอกเป็นเลขล าดับ อย่างไรก็ดีบางหน่วยงานที่ยึดถือตามรูปแบบของ จดหมายติดต่อราชการอาจวางต าแหน่งของสิ่งที่ส่งมาด้วยต่อจากส่วนค าขึ้นต้น 11 คู่มือการปฎิบัติงานส านักงาน อักษรย่อชื่อผู้ลงนามและผู้พิมพ์ สิ่งที่ส่งมาด้วย การพิมพ์จดหมายธ ุรกิจต่างประเทศด ้วยคอมพิวเตอร์

ขั้นตอนการพิมพ์จดหมายธุรกิจต่างประเทศ มี 6 ขั้นตอน 6. หลักการพิมพ์จดหมายธุรกิจต่างประเทศ 1 2 3 4 5 6 ตั้งค่าหน้ากระดาษ ก่อนพิมพ์จดหมาย ก าหนดระยะบรรทัด รูปแบบ และขนาดตัวอักษร การพิมพ์ส่วนประกอบ ต่างๆ ของจดหมาย จัดระยะบรรทัดของส่วน ต่างๆ ของจดหมาย ตรวจสอบความถูกต้องของ เนื้อหาและรูปแบบจดหมาย การสั่งพิมพ์จดหมาย ออกทางเครื่องพิมพ์ 12 คู่มือการปฎิบัติงานส านักงาน การพิมพ์จดหมายธ ุรกิจต่างประเทศด ้วยคอมพิวเตอร์

6.1 ขั้นตอนที่ 1 ตั้งค่าหน้ากระดาษก่อนพิมพ์จดหมาย ในการพิมพ์จดหมายธุรกิจไทยแบบราชการจะใช้กระดาษขนาด A4 สีขาว ความหนาของกระดาษใช้ความหนาประมาณ 70 – 80 แกรม และ ก่อนการพิมพ์ให้ตั้งค่าหน้ากระดาษ ดังนี้ ขอบบน1.5 เซนติเมตร } เว้น 1 Enter และ Before 12 pt. } เว้น 3 Enter. } Before 6 pt. ขอบขวา 3 เซนติเมตร ขอบซ้าย 2 เซนติเมตร } } } } } Before 6 pt. Before 6 pt. เว้น 3 บรรทัด หรือเท่ากับ 4 Enter Before 6 pt. Before 6 pt. ขอบล่าง 1.5 เซนติเมตร 13 คู่มือการปฎิบัติงานส านักงาน การพิมพ์จดหมายธ ุรกิจต่างประเทศด ้วยคอมพิวเตอร์

6.1.2 จะปรากฏหน้าต่าง “ตั้งค่าหน้ากระดาษ” (หมายเลข 1) ให้คลิก “เมนูระยะขอบ” (หมายเลข 2) จากนั้นให้คลิกเมาส์ที่ปุ่มลูกศร (หมายเลข 3) เพื่อปรับระยะ 4 ด้าน ดังนี้ ขอบบน 1.5 เซนติเมตร ขอบล่าง 2 เซนติเมตร ขอบซ้าย 3 เซนติเมตร ขอบขวา 2 เซนติเมตร และให้เลือกการวางแนวกระดาษเป็น “แนวตั้ง” (หมายเลข 4) จากนั้นคลิก เมาส์ที่ปุ่ม “ตกลง” (หมายเลข 5) 6.1.1 ให้คลิกเมาส์ที่ “เค้าโครง” (หมายเลข 1) และคลิกเลือก ค าสั่ง “ระยะขอบ” (หมายเลข 2) จะปรากฏรายการเพิ่มเติมของค าสั่งระยะ ขอบให้เลื่อนเมาส์คลิกค าสั่ง “ระยะขอบแบบก าหนดเอง” (หมายเลข 3) สามารถดูขั้นตอนจากภาพได้ 14 คู่มือการปฎิบัติงานส านักงาน 1 2 3 2 1 3 4 การพิมพ์จดหมายธ ุรกิจต่างประเทศด ้วยคอมพิวเตอร์ 5

6.1.3 เมื่อก าหนดระยะขอบกระดาษทั้ง 4 ด้าน และเลือกการวาง แนวหน้ากระดาษเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกเมาส์ที่ “ตั้งค่าหน้ากระดาษ” (หมายเลข 5) จะปรากฏรายการขนาดกระดาษให้เลือกหลากหลายขนาด (หมายเลข 6) 6.1.4 จากนั้นให้คลิกเมาส์ที่ (หมายเลข 7) ให้เลื่อนเลือกขนาด กระดาษที่ต้องการ โดยให้เลือกขนาด “กระดาษเป็น A4” (หมายเลข 8) จากนั้นคลิกเมาส์ที่ปุ่ม “ตกลง” (หมายเลข 9) 1 15 คู่มือการปฎิบัติงานส านักงาน 8 5 6 7 9 การพิมพ์จดหมายธ ุรกิจต่างประเทศด ้วยคอมพิวเตอร์

6.1.5 จะได้ขนาดกระดาษและระยะขอบกระดาษตามต้องการ แล้ว (หมายเลข 9) สามารถด าเนินการพิมพ์จดหมายธุรกิจได้ตามต้องการ 1 16 คู่มือการปฎิบัติงานส านักงาน 9 การพิมพ์จดหมายธ ุรกิจต่างประเทศด ้วยคอมพิวเตอร์

6.2 ขั้นตอนที่ 2 ก าหนดระยะบรรทัด รูปแบบอักษร (ฟอนต์) และขนาดตัวอักษรในการพิมพ์จดหมาย ในการพิมพ์จดหมายธุรกิจต่างประเทศจะใช้ระยะบรรทัดในการ พิมพ์ 1.0 และจะใช้รูปอักษร (ฟอนต์) THSarabunPSK ขนาดตัวอักษร 16 พ้อยต์ มีขั้นตอนด าเนินการ ดังนี้ 6.2.1 ให้ “กดแป้น Ctrl” ค้างไว้ที่คีย์บอร์ด (หมายเลข 1) และ “กดแป้น A” ที่คีย์บอร์ด (หมายเลข 2) เพื่อคลุมด าทั้งหน้า เอกสาร 6.2.2 ที่หน้าเอกสารจะปรากฏแท็บสีเทาเข้ม (หมายเลข 3) 3 17 คู่มือการปฎิบัติงานส านักงาน 2 1 การพิมพ์จดหมายธ ุรกิจต่างประเทศด ้วยคอมพิวเตอร์

6.2.3 จากนั้นให้คลิกเมาส์ที่เมนู “หน้าแรก” (หมายเลข 1) และคลิกเลือก “รูปแบบอักษร” (ฟอนต์) (หมายเลข 2) และคลิกเลือก THSarabunPSK (หมายเลข 3) ก็จะได้รูปแบบอักษรตามต้องการ 6.2.4 จากนั้นคลิกเมาส์เลือกขนาดตัวอักษร (หมายเลข 4) และคลิกเลือกขนาด “ตัวอักษร 16 พ้อยต์” (หมายเลข 5) จะได้ขนาด ตัวอักษรตามต้องการ 3 2 1 4 5 18 คู่มือการปฎิบัติงานส านักงาน การพิมพ์จดหมายธ ุรกิจต่างประเทศด ้วยคอมพิวเตอร์

6.2.6 จากนั้นคลิกเมาส์ที่เมนู “เค้าโครง” (หมายเลข 8) และให้คลิก ปรับค่าดังนี้ ✶ การเยื้อง (หมายเลข 9) ให้ด าเนินการปรับค่าการเยื้องดังนี้ - การเยื้องซ้ายให้ปรับเป็น 0 เซนติเมตร - การเยื้องขวาให้ปรับเป็น 0 เซนติเมตร ✶ ระยะห่าง (หมายเลข 10) ให้ด าเนินการปรับค่าระยะห่างดังนี้ - ระยะห่างก่อนให้ปรับเป็น 0 พ้อยต์ - ระยะห่างหลังให้ปรับเป็น 0 พ้อยต์ 6.2.5 จากนั้นคลิกเมาส์ที่ปุ่ม “ระยะห่างระหว่างบรรทัดและย่อ หน้า” (หมายเลข 6) และคลิกเลือกระยะห่างระหว่างบรรทัดเป็น “1.0” (หมายเลข 7) ก็จะได้ขนาดตามต้องการ 6.2.7 จะได้รูปอักษร ขนาดอักษร ระยะห่างระหว่างบรรทัดและ สามารถด าเนินการพิมพ์เอกสารได้ตามต้องการ 19 คู่มือการปฎิบัติงานส านักงาน 7 6 8 10 การพิมพ์จดหมายธ ุรกิจต่างประเทศด ้วยคอมพิวเตอร์ 9

6.3 ขั้นตอนที่ 3 การพิมพ์ส่วนประกอบต่างๆ ของจดหมายธุรกิจ ต่างประเทศ ในการพิมพ์จดหมายธุรกิจบางบริษัท ห้างร้าน จะมีการสั่งพิมพ์ หัวจดหมายไว้ในกระดาษ A4 เพื่อไว้ส าหรับการพิมพ์จดหมายและเพื่อความ สะดวกและรวดเร็วให้กับพนักงานหรือเจ้าหน้าที่ในการพิมพ์จดหมายธุรกิจ ต่างประเทศ ดังนั้นถ้าบริษัท ห้างร้าน ไม่ได้ด าเนินการพิมพ์หัวจดหมายไว้ สามารถด าเนินการพิมพ์หัวจดหมายไปพร้อมๆ กับการพิมพ์เนื้อหาใน จดหมายได้ สามารถด าเนินการพิมพ์ได้ดังนี้ 6.3.1 การพิมพ์หัวจดหมาย โดยหัวจดหมายจะประกอบไปด้วย โลโก้ ชื่อ ที่อยู่ และเบอร์โทรศัพท์ของบริษัท ห้างร้าน โดยให้พิมพ์อยู่กึ่งกลาง หน้ากระดาษด้านบน โดยการคลิกเมาส์ที่ “เมนูหน้าแรก” (หมายเลข 1) และ คลิกปุ่ม “กึ่งกลางหน้ากระดาษ” (หมายเลข 2) ก็จะปรากฏเคอร์เซอร์อยู่ที่ กึ่งกลางหน้ากระดาษ (หมายเลข 3) เริ่มพิมพ์ส่วนของหัวจดหมายได้ตาม ต้องการ (หมายเลข 4) ตามภาพ ***หมายเหตุ : ในการพิมพ์หัวจดหมายจะใช้การพิมพ์หัวจดหมายโดยการ จัดข้อความไว้กึ่งกลางตามหมายเลข 4 ก็สามารถท าได้ หรือจะจัดให้ข้อความ หัวจดหมายอยู่มุมซ้ายด้านบนหรือมุมขวาด้านบนก็ได้ ให้เป็นไปตามความ ต้องการของบริษัท ห้างร้านและความเหมาะสม ก็จะได้หัวจดหมายธุรกิจต่างประเทศตามภาพประกอบด้านล่างนี้ 2 1 3 4 20 คู่มือการปฎิบัติงานส านักงาน การพิมพ์จดหมายธ ุรกิจต่างประเทศด ้วยคอมพิวเตอร์

6.3.2 การพิมพ์ “วันเดือนปีที่พิมพ์จดหมาย” ให้กดปุ่ม Enterที่คีย์บอร์ด 1 ครั้ง จากหมายเลขโทรศัพท์ของหัวจดหมาย (หมายเลข 1) เพื่อขึ้นบรรทัดใหม่และให้พิมพ์ วันเดือนปี ที่พิมพ์ จดหมาย สามารถด าเนินการพิมพ์ได้ดังนี้ ✶ การพิมพ์ “วันเดือนปี” (หมายเลข 1) ในจดหมาย ธุรกิจต่างประเทศแบบฟูลบล็อก (Full Block style) โดยให้พิมพ์ชิด ขอบเขตข้อความด้านซ้าย (หมายเลข 2) ตามภาพ ✶ การพิมพ์ “วันเดือนปี” (หมายเลข 1) ในจดหมายธุรกิจ ต่างประเทศแบบมอดิไฟล์บล็อก (Modified block style) และแบบเซมิบล็อก (Semi block style) โดยให้พิมพ์จากกึ่งกลางกระดาษ (หมายเลข 2) ตามภาพ 2 1 21 คู่มือการปฎิบัติงานส านักงาน 1 2 การพิมพ์จดหมายธ ุรกิจต่างประเทศด ้วยคอมพิวเตอร์

6.3.3 การพิมพ์ “ที่อยู่ผู้รับจดหมาย” ให้กดปุ่ม Enter ที่ คีย์บอร์ด 4 ครั้ง จากวันเดือนปีที่พิมพ์จดหมาย (หมายเลข 1) และให้ พิมพ์ชื่อที่อยู่ผู้รับจดหมาย โดยให้พิมพ์ชิดขอบเขตข้อความด้านซ้าย (หมายเลข 2) ตามภาพ 6.3.4 การพิมพ์ “ค าขึ้นต้น” ให้กดปุ่ม Enter ที่คีย์บอร์ด 1 ครั้ง จากที่อยู่ผู้รับจดหมาย (หมายเลข 1) และพิมพ์ค าขึ้นต้น โดยให้ พิมพ์ชิดขอบเขตข้อความด้านซ้าย (หมายเลข 2) ตามภาพ 2 1 1 2 22 คู่มือการปฎิบัติงานส านักงาน การพิมพ์จดหมายธ ุรกิจต่างประเทศด ้วยคอมพิวเตอร์

6.3.5 การพิมพ์ “เนื้อหาจดหมาย” ให้กดปุ่ม Enter ที่คีย์บอร์ด 1 ครั้ง จากค าขึ้นต้น (หมายเลข 1) และพิมพ์เนื้อหาจดหมาย โดยให้พิมพ์ เนื้อหาจดหมายชิดขอบเขตข้อความด้านซ้ายทุกบรรทัด (หมายเลข 2) ตาม ภาพ 6.3.6 การพิมพ์ “ค าลงท้าย” จากเนื้อหาจดหมายให้กดปุ่ม Enter ที่คีย์บอร์ด 1 ครั้ง (หมายเลข 1) และพิมพ์คาลงท้าย โดยให้พิมพ์ เนื้อหาจดหมายชิดขอบเขตข้อความด้านซ้ายตามภาพ (หมายเลข 2) ***หมายเหตุ : การพิมพ์ “ค าลงท้าย” (หมายเลข 1) ในจดหมายธุรกิจ ต่างประเทศแบบมอดิไฟล์บล็อก (Modified block style) และแบบเซมิบล็อก (Semi block style) โดยให้พิมพ์จากกึ่งกลางกระดาษ (หมายเลข 2) ตามภาพ 2 1 2 1 1 2 23 คู่มือการปฎิบัติงานส านักงาน การพิมพ์จดหมายธ ุรกิจต่างประเทศด ้วยคอมพิวเตอร์

***หมายเหตุ : การพิมพ์ “ชื่อและต าแหน่งของผู้ลงนาม” (หมายเลข 1) ในจดหมายธุรกิจต่างประเทศแบบมอดิไฟล์บล็อก (Modified block style) และแบบเซมิบล็อก (Semi block style) โดยให้พิมพ์จากกึ่งกลางกระดาษ (หมายเลข 2) ตามภาพ 6.3.7 การพิมพ์ “ชื่อและต าแหน่งของผู้ลงนาม” ให้กดปุ่ม Enter ที่คีย์บอร์ด 4 ครั้ง จากค าลงท้าย (หมายเลข 1) และพิมพ์ชื่อและต าแหน่ง เจ้าของจดหมายโดยให้พิมพ์ชื่อและต าแหน่งเจ้าของจดหมายชิดขอบเขต ข้อความด้านซ้าย (หมายเลข 2) ตามภาพ 1 2 1 2 1 24 คู่มือการปฎิบัติงานส านักงาน การพิมพ์จดหมายธ ุรกิจต่างประเทศด ้วยคอมพิวเตอร์

6.3.8 การพิมพ์ “ชื่อย่ออ้างอิง” ให้กดปุ่ม Enter ที่คีย์บอร์ด 1 ครั้ง จากชื่อและต าแหน่งเจ้าของจดหมาย (หมายเลข 1) และพิมพ์ชื่อย่อ อ้างอิงของผู้ลงนามและผู้พิมพ์ โดยให้พิมพ์ชื่อย่ออ้างอิงของผู้ลงนามและผู้ พิมพ์ชิดขอบเขตข้อความด้านซ้าย (หมายเลข 2) ตามภาพ 6.3.9 การพิมพ์สิ่งที่ส่งมาด้วย ให้กดปุ่ม Enter ที่คีย์บอร์ด 1 ครั้ง จากชื่อย่ออ้างอิงของผู้ลงนามและผู้พิมพ์ (หมายเลข 1) และพิมพ์สิ่งที่ส่ง มาด้วย โดยให้พิมพ์สิ่งที่ส่งมาด้วยชิดขอบเขตข้อความด้านซ้ายตามภาพ (หมายเลข 2) 1 2 1 1 2 25 คู่มือการปฎิบัติงานส านักงาน การพิมพ์จดหมายธ ุรกิจต่างประเทศด ้วยคอมพิวเตอร์

6.4 ขั้นตอนที่ 4 จัดระยะบรรทัดระหว่างส่วนต่างๆ ของจดหมาย ขั้นตอนนี้จะเป็นขั้นตอนของการจัดระยะบรรทัดระหว่าง ส่วนต่างๆ ของจดหมายการจัดระยะบรรทัดระหว่างส่วนต่างๆ ให้ถูกต้อง ทุกส่วน ควรพิมพ์ส่วนต่างๆ ของจดหมายให้ครบทุกส่วนก่อนจึงจะสามารถ จัดระยะบรรทัดระหว่างส่วนต่างๆได้โดยสามารถด าเนินการจัดระยะ บรรทัดระหว่างส่วนต่างๆ ได้ ดังนี้ รูปแบบการจัดระยะบรรทัดระหว่างส่วนต่างๆ ของจดหมาย 26 เว้น Before 12 pt. เว้น Before 12 pt. เว้น 3 Enter เว้น Before 12 pt. เว้น Before 12 pt. เว้น Before 12 pt. เว้น Before 12 pt. เว้น Before 12 pt. เว้น 3 Enter เว้น Before 12 pt. เส้นขอบเขตข้อความ คู่มือการปฎิบัติงานส านักงาน การพิมพ์จดหมายธ ุรกิจต่างประเทศด ้วยคอมพิวเตอร์

6.6 ขั้นตอนที่ 6 การสั่งพิมพ์จดหมายออกทางเครื่องพิมพ์ เมื่อตรวจสอบความเรียบร้อยของจดหมายแล้วให้ท าการสั่งพิมพ์ หนังสือออกทางเครื่องพิมพ์ โดยมีขั้นตอน ดังนี้ 6.6.1 คลิกเมาส์ที่ “ไฟล์” (หมายเลข 1) และคลิกเลือกค าสั่ง “พิมพ์” (หมายเลข 2) 6.6.2 จากนั้นให้คลิกเลือกปริ้นเต อร์ที่ปรากฏในเครื่อง คอมพิวเตอร์ (หมายเลข 3) 6.6.3 คลิกเมาส์ที่ (หมายเลข 4) และเลื่อนเลือกค าสั่งพิมพ์ช่วงที่ ก าหนดเองและให้พิมพ์ระบุหมายเลขหน้าตามต้องการ (หมายเลข 5) และกด (หมายเลข 6) เพื่อเลื่อนเลือกจ านวนส าเนาที่ต้องการจากนั้นกดปุ่ม “พิมพ์” (หมายเลข 7) เพื่อพิมพ์เอกสาร 6.5 ขั้นตอนที่ 5 ตรวจสอบความถูกต้องของรูปแบบและเนื้อหา ของจดหมาย เมื่อพิมพ์ส่วนต่างๆ ของหนังสือภายนอกเสร็จเรียบร้อยแล้วให้ท า การตรวจสอบความถูกต้องในหัวข้อ ดังนี้ 6.5.1 รูปแบบของหนังสือภายนอกและการจัดหน้าเอกสาร 6.5.2 เนื้อหาข้อความในหนังสือภายนอก เช่น ตัวสะกด วรรณยุกต์ 6.5.3 การเว้นวรรคระหว่างประโยค การเว้นวรรคระหว่างค า 6.5.4 การพิมพ์สัญลักษณ์เครื่องหมายต่างๆ ควรพิมพ์ให้ ถูกต้องตามหลักไวยกรณ์ 1 3 2 4 5 7 6 27 คู่มือการปฎิบัติงานส านักงาน การพิมพ์จดหมายธ ุรกิจต่างประเทศด ้วยคอมพิวเตอร์

บรรณานุกรม วิทยาลัยเทคโนโลยีอรรรถวิทย์พณิชยการ. 2558. ความส าคัญของจดหมายธุรกิจ. [ออนไลน์]. URL: https://www.atc.ac.th/elearning/elearning/2558/1-2558/ โปรแกรมประมวลผลค า.pdf [ ค้นวันที่ 20 ตุลาคม 2566 ] Design a site like this with WordPress.com. 2561. ความหมายของ จดหมายธุรกิจต่างประเทศ. [ออนไลน์]. URL: https://three586311909.wordpress.com/2018/11/19/หน่วย ที่-7-จดหมายธุรกิจ/ [ค้นวันที่ 20 ตุลาคม 2566] วรรณี ชิดเชื้อวงศ์. 2557. พิมพ์ไทยขั้นพัฒนา. กรุงเทพฯ : บริษัท ส านักพิมพ์ศูนย์ส่งเสริมอาชีวะ รูปแบบการพิมพ์ จดหมายธุรกิจต่างประเทศ. [ออนไลน์]. URL: https:// online.pubhtml5.com/dtvft/mfgn/ [ค้นวันที่ 25 ตุลาคม 2566] ครูอลิณพริศา สุธัมนาถพงษ์. 2564. หลักการเขียนจดหมายธุรกิจ ต่างประเทศ. [ออนไลน์]. URL: https://pubhtml5.com/ ahgq/sxvi/basic/ [ค้นวันที่ 25 ตุลาคม 2566] สุดาทิพ แดงค้ าคูณ. 2563. พิมพ์ประยุกต์. กรุงเทพฯ จัดพิมพ์โดย บริษัท ส านักพิมพ์เอมพันธ์ จ ากัด. คู่มือการปฎิบัติงานส านักงาน การพิมพ์จดหมายธ ุรกิจต่างประเทศด ้วยคอมพิวเตอร์ 28