การพิมพ์จดหมายธุรกิจไทยแบบราชการด้วยคอมพิวเตอร์

การพิมพ์จดหมายธุรกิจไทยแบบราชการด้วยคอมพิวเตอร์ นางสาวรอยฮัน สาแล๊ะ นางสาวแวซอฟียะห์แวสะแลแม คู่มือ เรียบเรียงและออกแบบโดย การปฏิบัติงานส านักงาน

คู่มือการปฏิบัติงานส านักงาน เรื่อง การพิมพ์จดหมายธุรกิจไทยแบบ ราชการด้วยคอมพิวเตอร์ เป็นส่วนหนึ่งของรายวิชาโครงงาน รหัส 30216 – 8501 ของนักศึกษาระดับชั้น ปวส.2/1 สาขาวิชาการจัดการส านักงาน จัดท าขึ้น เพื่อเป็นองค์ความรู้ส าหรับนักศึกษาที่มีความสนใจเกี่ยวกับการพิมพ์จดหมาย ธุรกิจไทยแบบราชการด้วยคอมพิวเตอร์โดยคู่มือการปฏิบัติงานส านักงานมี เนื้อหาเกี่ยวกับความหมายของจดหมายธุรกิจ ความส าคัญของจดหมายธุรกิจ ประเภทของจดหมายธุรกิจ ส่วนประกอบของจดหมายธุรกิจ และขั้นตอนการ พิมพ์จดหมายธุรกิจ ทั้งนี้ผู้จัดท าได้ศึกษาค้นคว้า และเรียบเรียงหลักการพิมพ์ จดหมายธุรกิจ เพื่อให้สามารถน าไปประยุกต์ใช้ในการเรียนหรือการท างานใน อนาคต ในการนี้คณะผู้จดัท าหวงัเป็นอย่างยิ่งว่าคู่มือการปฏิบัติงานส านักงานจะ เป็นประโยชน์ส าหรับผู้ปฏิบัติงานและผู้ที่สนใจ ตลอดจนสามารถน าไปใช้เป็น แนวทางในการปฏิบัติงานเกี่ยวกับการพิมพ์จดหมายธุรกิจได้ หากพบ ข้อผิดพลาดประการใด คณะผู้จัดท าขออภัย มา ณ โอกาสนี้ ค าน า คณะผู้จัดท า 9 พฤศจิกายน 2566 ก

สารบัญ เรื่อง หน้า คู่มือการปฏิบัติงานส านักงาน เรื่อง การพิมพ์จดหมายธุรกิจไทยแบบราชการด้วยคอมพิวเตอร์ 1. ความหมายของจดหมายธุรกิจ 2. ความส าคัญของจดหมายธุรกิจ 3. ประเภทของจดหมายธุรกิจไทยแบบราชการ 4. ส่วนประกอบของจดหมายธุรกิจไทยแบบราชการ 5. หลักการพิมพ์จดหมายธุรกิจ 6. วิธีการพิมพ์จดหมายธุรกิจไทยแบบราชการออก ทางเครื่องพิมพ์ บรรณานุกรม 1 2 3 4 .11 .28 ข

จดหมายธุรกิจไทยแบบราชการ คือ จดหมายธุรกิจที่เขียน ติดต่อกันระหว่างหน่วยงานทางธุรกิจกับหน่วยงานราชการ โดยมีรูปแบบ และเนื้อหาที่ใช้ตามระเบียบงานสารบรรณของทางราชการ จดหมายธุรกิจ ถือเป็นการสื่อสารธุรกิจรูปแบบหนึ่ง โดยมีจุดประสงค์อย่างใดอย่างหนึ่งใน การด าเนินธุรกิจ เช่น เสนอขายสินค้าหรอืบรกิาร สั่งสินค้า และจดหมาย ตอบรับการสั่งซื้อ จดหมายติดตามหนี้จดหมายร้องเรียน เกี่ยวกับ ข้อผิดพลาดหรือความเสียหาย เป็นต้น จดหมายธุรกิจมีความแตกต่างจาก จดหมายส่วนตัวบ้างในด้านรูปแบบและการใช้ถ้อยค าภาษา กล่าวคือ จดหมายธุรกิจส่วนใหญ่มีรูปแบบและการใช้ภาษาเป็นทางการ คู่มือการปฏิบัติงานส านักงาน การพิมพ์จดหมายธุรกิจไทยแบบราชการด้วยคอมพิวเตอร์ 1 ตัวอย่างการพิมพ์จดหมายธุรกิจไทยแบบราชการ 1 ความหมายของจดหมายธุรกิจ ภาพที่ 1 การพิมพ์จดหมายธุรกิจไทยแบบราชการ

การเขียนจดหมายธุรกิจมีความส าคัญในการท าธุรกิจ ทั้งด้าน การเงิน การบริการในด้านต่างๆ และการค้าขาย ซึ่งมีความส าคัญในการ ติดต่อทั้งภาครฐัและภาคเอกชน ดังนี้ 2.1 ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในการเดินทางเพื่อติดต่อสื่อสาร 2.2.เป็นเอกสารที่สามารถป้องกันการคลาดเคลื่อนที่ส าคัญ ทางด้านหลักฐานทางกฎหมาย..เนื่องจากเป็นลายลักษณ์อักษรที่ชัดเจน 2.3 เป็นการสื่อสารสัมพันธ์ที่ดีในการติดต่อสื่อสารระหว่างผู้รับ สารและผู้ส่งสารของธุรกิจซื้อขาย 2.4 เป็นการแจ้งข่าวสารทางด้านธุรกิจใหม่ให้กับผู้ร่วมธุรกิจ 2.5 สะดวกสามารถติดต่อกันได้ในระยะทางไกลๆ 2.6 สามารถติดต่อกันได้ในวงกวา้งทั้งค่ทูี่เรารูจ้กัและไม่รูจ้กั 2.7 สามารถใช้เป็นหลักฐานในการอ้างอิงได้ 2.8 สามารถแจง้ข่าวสารได้อย่างทั่วถึงตามเวลาที่ก าหนด คู่มือการปฏิบัติงานส านักงาน 2 การพิมพ์จดหมายธุรกิจไทยแบบราชการด้วยคอมพิวเตอร์ 2 ความส าคัญของจดหมายธุรกิจ

จดหมายธุรกิจไทยแบบราชการ คือ จดหมายที่เขียน ติดต่อกันเพื่อจุดประสงค์ในการประกอบธุรกิจ โดยมีลักษณะเป็น ทางการและใช้ภาษาที่สุภาพ กระชับ ชัดเจน ตรงประเด็น โดยทั่วไปจะ แบ่งประเภทของจดหมายธุรกิจไทยแบบราชการออกเป็น 3 ประเภท ดังนี้ 3.1 จดหมายสอบถามและจดหมายตอบ จดหมายที่ใช้ในการติดต่อระหว่างผู้ส่งสารและผู้รับสารของ บริษัทห้างร้านเดียวกัน..การติดต่อระหว่างภาครัฐและภาคเอกชน เพื่อ สอบถามเกี่ยวกับสินค้ารวมทั้งการตอบเพื่อให้ได้ข้อเท็จจรงิของสินค้าที่ ต้องการ..โดยใช้มารยาทในการสื่อสารเพื่อแสดงมิตรภาพที่ดีทางธุรกิจ 3.2 จดหมายกิจการค้า 3.2.1..จดหมายที่ใช้สั่งสินค้าที่บอกถึงรายละเอียดของ สินค้าแต่ละชนิดที่ต้องการ..เพื่อให้ผู้รับสารหรือผู้ขายได้จัดส่งสินค้าที่ ถูกต้อง 3.2.2 จดหมายการเสนอขายสินค้า เพื่อให้ทราบถึงสินค้า ที่ทางรา้นมีขายพรอ้มทั้งราคาสินค้าที่มีความชัดเจน 3.2.3 จดหมายการตักเตือนทวงหนี้เพื่อให้ทราบถึงความ ล่าช้าในการช าระเงินหรือการส่งสินค้าล่าช้าเกินก าหนดตามที่ตกลงไว้ใน สัญญา 3.3 จดหมายการส่งข่าวสาร เป็นการติดต่อเพื่อแจ้งข่าวสารความเคลื่อนไหวในการปรับ ราคาสินค้า การชี้แจง การปรับปรุงกิจการทางการค้าของบริษัทการ ยกเลิกโปรโมชั่นประจา เดือนและการเลิกกิจการการค้า 3 ประเภทของจดหมายธุรกิจไทยแบบราชการ คู่มือการปฏิบัติงานส านักงาน การพิมพ์จดหมายธุรกิจไทยแบบราชการด้วยคอมพิวเตอร์ 3

การที่จะพิมพ์จดหมายธุรกิจไทยแบบราชการให้ถูกต้องจะต้อง มีความรู้ความเข้าใจในส่วนต่างๆ ของจดหมายธุรกิจไทยแบบราชการ ดังนั้นเพื่อให้ผู้ที่จะศึกษาได้มีความรูค้วามเข้าใจเกี่ยวกับส่วนประกอบต่างๆ ของจดหมายธุรกิจไทยแบบราชการ จึงขออธิบายส่วนต่างๆ ของจดหมาย ธุรกิจไทยแบบราชการ ดังนี้ 4 ส่วนประกอบจดหมายธุรกิจไทยแบบราชการ คู่มือการปฏิบัติงานส านักงาน 4 การพิมพ์จดหมายธุรกิจไทยแบบราชการด้วยคอมพิวเตอร์ 4.1 ที่อยู่หรือหัวจดหมาย 4.2 ที่ (เลขที่ของจดหมาย) 4.3 วัน เดือน ปี 4.4 เรื่อง 4.5 ค าขึ้นต้น 4.6 อ้างถึง (ถ้ามี) 4.7 เนื้อหา 4.8 ค าลงท้าย 4.9 ชื่อผู้ลงนาม 4.10 ต าแหน่ง 4.11 ชื่อย่ออ้างอิง

จดหมายธุรกิจไทยแบบราชการเป็นจดหมายที่จัดท าขึ้นเพื่อใช้ ในการติดต่อธุรกิจกับหน่วยงานต่างๆ และบุคคลภายนอกทั่วไป โดยมี ส่วนประกอบดังนี้ 4.1 ที่อยู่หรือหัวจดหมาย เป็นส่วนของชื่อองค์กรหรือ หน่วยงานที่เป็นต้นสังกัดของผู้ออกจดหมาย ซึ่งจะมีตราองค์กรหรือตรา หน่วยงานอยู่กลางหน้ากระดาษจะบอกรายละเอียดถึงชื่อและที่อยู่ของ กิจการ โดยปกติใช้กระดาษหัวจดหมายส าเร็จรูป 4.2 เลขที่ของจดหมาย ให้พิมพ์เลขที่จดหมายและระบุปี พุทธศักราชที่พิมพ์จดหมายฉบับดังกล่าว เพื่อใช้เป็นข้อมูลในการอ้างอิงและ จัดเก็บไว้เป็นหลักฐาน เลขที่จดหมายนิยมก าหนดขึ้นโดยเรียงตามล าดับของ จดหมายที่จดัท าขึ้นในแต่ละปีเรมิ่ตั้งแต่เลข 1 เรียงเป็นล าดับไปจนถึงปีปฏิทิน อย่างไรก็ตามแต่ละหน่วยงานหรือกิจการอาจมีวิธีการก าหนดเลขที่จดหมาย แตกต่างกันออกไป - ตัวอย่างการพิมพ์ “เลขที่จดหมาย” เช่น ที่ กท 120/2562 4.1 ที่อยู่หรือหัวจดหมาย 4 ส่วนประกอบจดหมายธุรกิจไทยแบบราชการ คู่มือการปฏิบัติงานส านักงาน การพิมพ์จดหมายธุรกิจไทยแบบราชการด้วยคอมพิวเตอร์ 5 4.2 ที่ (เลขที่ของจดหมาย)

4.3 วัน เดือน ปี เป็นข้อมูลในการอ้างอิงหรือการติดต่อกัน อาจมีขึ้นในภายหลังให้ลงเฉพาะตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และ ตัวเลขของปี พ.ศ. - ตัวอย่างการพิมพ์ “วันเดือนปี” เช่น 21 สิงหาคม 2562 4.3 วัน เดือน ปี 4.4 เรื่อง หมายถึง สาระส าคัญสั้นๆ ของจดหมายฉบับนั้นเป็น ส่วนที่ให้ข้อมูลแก่ผู้รับทราบก่อนที่จะอ่านเนื้อความในจดหมายว่าจดหมาย ฉบับนั้นมีจุดประสงค์อย่างไร การระบุเรอื่งควรมีลักษณะสั้นกะทัดรดัแต่ได้ ใจความส าคัญครอบคลุมรายละเอียดและจุดประสงค์ของจดหมาย - ตัวอย่างการพิมพ์ “ชื่อเรื่อง” เรื่อง การจัดส่งสินค้า เรอื่ง จดัส่งสินค้าตามรายการการสั่งซื้อ 4 ส่วนประกอบจดหมายธุรกิจไทยแบบราชการ คู่มือการปฏิบัติงานส านักงาน 6 การพิมพ์จดหมายธุรกิจไทยแบบราชการด้วยคอมพิวเตอร์ 4.4 เรื่อง

4.5 ค าขึ้นต้น เป็นการทักทายที่แสดงการเริ่มต้นจดหมาย มีลักษณะเช่นเดียวกับการเรมิ่ต้นการสนทนาด้วยการกล่าวว่า “สวัสดี” แต่ การใช้ค าขึ้นต้นในจดหมายธุรกิจทั่วไปนิยมใช้“เรียน” ตามด้วยต าแหน่ง หรอืชื่อของผู้ที่จดหมายนั้นมีถึง แต่ทั้งนี้ต้องใช้ให้ถูกต้องกับระดับชั้นของ บุคคลตามที่ก าหนดไว้ในระเบียบส านักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 - ตัวอย่างการพิมพ์ “ค าขึ้นต้น” เรียน ผู้จัดการบริษัท สามมิตร จ ากัด เรียน คุณรัชฎาภรณ์ แก้วสนิท 4.6 อ้างถึง (ถ้ามี) เป็นการอ้างถึงจดหมายที่มีความสัมพันธ์ เกี่ยวกับเนื้อหาในหนังสือหรืออาจเป็นหนังสือที่เคยมีติดต่อกันมาก่อน โดยปกติจะอ้างถึงเฉพาะหนังสือฉบับล่าสุดที่ติดต่อกันเพียงฉบับเดียว โดยให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของหนังสือ และเลขที่หนังสือ วันที่ เดือน ปี พุทธศักราช ของหนงัสือนั้น - ตัวอย่างการพิมพ์ “อ้างถึง” หนังสือสภาผู้แทนราษฎร ด่วนที่สุด ที่ 5063/2560 4.5 ค าขึ้นต้น 4.6 อ้างถึง (ถ้ามี) 4 ส่วนประกอบจดหมายธุรกิจไทยแบบราชการ คู่มือการปฏิบัติงานส านักงาน การพิมพ์จดหมายธุรกิจไทยแบบราชการด้วยคอมพิวเตอร์ 7

4.7 เนื้อหา 4.8 ค าลงท้าย เป็นการอ าลาผู้อ่าน โดยทั่วไปนิยมใช้ค าว่า “ขอ แสดงความนับถือ” แต่ทั้งนี้ต้องใช้ให้สอดคล้องกับค าขึ้นต้น และถูกต้องกับ ระดับชั้นของบุคคลตาม ที่ก าหนดไว้ในระเบียบส านักนายกรฐัมนตรวี่าด้วยงาน สารบรรณ พ.ศ. 2526 - ตัวอย่างการพิมพ์ “ค าลงท้าย” เช่น ขอแสดงความนับถือ 4.8 ค าลงท้าย 4 ส่วนประกอบจดหมายธุรกิจไทยแบบราชการ 4.7 เนื้อหาหรือใจความส าคัญ หมายถึง ส่วนที่เสนอเนื้อหาหรือ สาระส าคัญของจดหมายที่เขียนจะแบ่งเนื้อหาออกเป็นตอนๆ เพื่อให้ชัดเจน และเข้าใจง่าย อาจมีมากกว่าหนึ่งย่อหน้าก็ได้ คู่มือการปฏิบัติงานส านักงาน 8 การพิมพ์จดหมายธุรกิจไทยแบบราชการด้วยคอมพิวเตอร์

คู่มือการปฏิบัติงานส านักงาน การพิมพ์จดหมายธุรกิจไทยแบบราชการด้วยคอมพิวเตอร์ 9 4.9 ลายมือชื่อ (ลายเซ็น) เป็นการลงลายมือชื่อเจ้าของจดหมาย 4.10 ชื่อและต าแหน่งของเจ้าของลายมือชื่อ ให้พิมพ์ชื่อและ นามสกุลของเจ้าของลายมือและให้ใส่ค าน าหน้าชื่อ พร้อมกับการพิมพ์ ต าแหน่งของเจ้าของลายมือชื่อ - ตัวอย่างการพิมพ์ “ชื่อและต าแหน่งของเจ้าของลายมือชื่อ” เช่น (นายสนธยา เมืองยิ้ม) ต าแหน่งกรรมการผู้จัดการ (นายมานิต คงเลิศ) ผู้จัดการฝ ่ายลูกค้าสัมพันธ์ 4.9 ลายมือชื่อ 4.10 ชื่อและต าแหน่งผู้ลงนาม 4 ส่วนประกอบจดหมายธุรกิจไทยแบบราชการ

4.11 ชื่อย่ออ้างอิง ให้ระบุอักษรย่อชื่อและนามสกุลผู้ลงนาม และชื่อและนามสกุลผู้พิมพ์ ให้น าพยัญชนะต้นของชื่อและนามสกุลของ ผู้ลงนามและผู้พิมพ์มาเขียนย่อไว้ โดยระบุอักษรย่อชื่อและนามสกุลของ ผู้ลงนามไว้เป็นอันดับแรก และอักษรย่อชื่อและนามสกุลของผู้พิมพ์ไว้เป็น อันดับหลัง - ตัวอย่างการพิมพ์ “ชื่อย่ออ้างอิง” เช่น ถ้าผู้ลงนามมีชื่อว่า นางสาวแวซอฟียะห์แวสะแลแม ก็จะได้อักษรย่อ ชื่อผู้ลงนามว่า วว และ ถ้าผู้พิมพ์มีชื่อว่า นางสาวรอยฮัน สาแล๊ะ อักษรย่อ ชื่อผู้พิมพ์คือ รส ดังนั้นจงึสามารถระบุอกัษรย่อชื่อผู้ลงนามและผู้พิมพ์ได้ ว่า วว/รส 4.11 ชื่อย่ออ้างอิง 4 ส่วนประกอบจดหมายธุรกิจไทยแบบราชการ คู่มือการปฏิบัติงานส านักงาน 10 การพิมพ์จดหมายธุรกิจไทยแบบราชการด้วยคอมพิวเตอร์

คู่มือการปฏิบัติงานส านักงาน การพิมพ์จดหมายธุรกิจไทยแบบราชการด้วยคอมพิวเตอร์ 11 ขั้นตอนการพิมพ ์ จดหมายธุรกิจแบบราชการ มีทั้งหมด 6 ขั้นตอน ขั้นตอนที่ 1 ตั้งค่า หน้ากระดาษ การพิมพ์ จดหมายธุรกิจ ขั้นตอนที่ 2 ก าหนด ระยะบรรทัด รูปแบบ และขนาดตัวอักษร ขั้นตอนที่ 3 การพิมพ์ ส่วนต่างๆ ของจดหมาย ขั้นตอนที่ 4 จัดระยะ บรรทัดส่วนต่างๆ ของจดหมาย ขั้นตอนที่ 5 ตรวจสอบ ความถูกต้องของเนื้อหา และรูปแบบจดหมาย ขั้นตอนที่ 6 การพิมพ์ จดหมายธุรกิจออกจาก เครื่องพิมพ์ 5 หลักการพิมพ์จดหมายธุรกิจไทยแบบราชการ ภาพที่2 ผังขั้นตอนการพิมพ์จดหมายธุรกิจแบบราชการ

ตัวอยา่งการตงั้คา่หนา้กระดาษในการพมิพจ์ดหมายธรุกจิไทยแบบราชการ ขนั้ตอนท ี่ 1 การตั้งค ่ าหน ้ ากระดาษการพมิพจ ์ ดหมายธ ุ รกิจ การตั้งค่าหน้ากระดาษในการพิมพ์จดหมายธุรกิจไทยแบบ ราชการ ในการพิมพ์จดหมายธุรกิจไทยแบบราชการจะใช้กระดาษขนาด A4 สีขาว ความหนาของกระดาษใช้ประมาณ 70 –..80 แกรม และก่อนการ พิมพ์จดหมายให้ตั้งค่าหน้ากระดาษ ตามขั้นตอนดังนี้ คู่มือการปฏิบัติงานส านักงาน 12 การพิมพ์จดหมายธุรกิจไทยแบบราชการด้วยคอมพิวเตอร์ ขอบบน 1.5 ซม. ขอบล่าง 2 ซม.ขอบซ้าย 3 ซม.ขอบขวา 2 ซม.

คู่มือการปฏิบัติงานส านักงาน การพิมพ์จดหมายธุรกิจไทยแบบราชการด้วยคอมพิวเตอร์ 13 (1) คลิกเลือกเมนู“เค้าโครง” (2) คลิกเลือกค าสั่งระยะขอบ (3) คลิกเลือกค าสั่งระยะขอบ แบบก าหนดเอง ขนั้ตอนท ี่ 1 การตั้งค ่ าหน ้ ากระดาษการพมิพจ ์ ดหมายธ ุ รกิจ 1) การตั้งระยะขอบหน้ากระดาษ ให้คลิกเมาส์ที่ “เมนูเค้าโครง หน้ากระดาษ” และคลิกเลือกค าสั่ง “ระยะขอบ” จะปรากฏรายการเพิ่มเติม ของค าสั่งระยะขอบ ให้เลื่อนเมาส์คลิกค าสั่ง “ระยะขอบแบบก าหนดเอง”

คู่มือการปฏิบัติงานส านักงาน 14 การพิมพ์จดหมายธุรกิจไทยแบบราชการด้วยคอมพิวเตอร์ 2) จะปรากฏหน้าต่าง “ตั้งค่าหน้ากระดาษ” ให้คลิก “เมนูระยะ ขอบ” จากนั้นให้คลิกเมาส์ที่ “ปุ่มลูกศร” เพื่อปรบัระยะทงั้ 4 ด้าน และ ให้เลือกการวางแนวกระดาษเป็น “แนวตั้ง” ขนั้ตอนท ี่ 1 การตั้งค ่ าหน ้ ากระดาษการพมิพจ ์ ดหมายธ ุ รกิจ (6) คลิก “ตกลง” (5) ก าหนดการวางแนว เป็นแนวตั้ง (4) ปรับระยะขอบตามที่ก าหนด ขอบซ้าย 3 ซม. ขอบขวา 2 ซม. ขอบบน 1.5 ซม.ขอบล่าง 2 ซม.

คู่มือการปฏิบัติงานส านักงาน การพิมพ์จดหมายธุรกิจไทยแบบราชการด้วยคอมพิวเตอร์ 15 4) จากนั้นให้คลิกเมาส์ที่ “ปุ่มลูกศร” ให้เลื่อนเลือกขนาด กระดาษที่ต้องการ โดยให้เลือกขนาด “กระดาษเป็น A4” จากนั้นคลิกเมาส์ ที่ “ปุ่มตกลง” (9) คลิก “ตกลง” (7) คลิกเลือกเมนูกระดาษ ขนั้ตอนท ี่ 1 การตั้งค ่ าหน ้ ากระดาษการพมิพจ ์ ดหมายธ ุ รกิจ 3) เมื่อก าหนดระยะทั้ง 4 ด้าน และเลือกการวางแนวกระดาษ เรียบร้อยขอบกระดาษแล้ว ให้คลิกเมาส์ที่ “เมนูกระดาษ” จะปรากฏรายการ ขนาดกระดาษให้เลือกหลากหลายขนาด (8) คลิกเลือกกระดาษ A4

5) จะได้ขนาดกระดาษและระยะขอบกระดาษตามต้องการ แล้วสามารถด าเนินการพิมพ์จดหมายธุรกิจได้ตามต้องการ ขนั้ตอนท ี่ 1 การตั้งค ่ าหน ้ ากระดาษการพมิพจ ์ ดหมายธ ุ รกิจ กระดาษตามที่ต้องการ คู่มือการปฏิบัติงานส านักงาน 16 การพิมพ์จดหมายธุรกิจไทยแบบราชการด้วยคอมพิวเตอร์

2) ที่หน้าเอกสารจะปรากฏแท็บสีเทาเข้ม ขนั้ตอนท ี่ 2 ก าหนดระยะบรรทัด รูปแบบ และขนาดตัวอักษร การก าหนดระยะบรรทัด รูปแบบอักษร (ฟอนต์) และขนาด ตัวอักษรในการพิมพ์จดหมายธุรกิจไทยแบบราชการ จะใช้ระยะบรรทัด ในการ พิมพ์ 1 .0 และจะใช้รูปแบบอักษร (ฟอนต์) TH SarabunPSK หรือ TH SarabunIT๙ ขนาดตัวอักษร 16 พ้อยต์มีขั้นตอนเนินการ ดังนี้ 1) ให้ “กดแป้น Ctrl” ค้างไว้ที่คีย์บอร์ด และ “กดแป้น A” ที่คีย์บอรด์เพื่อคลมุด าทั้งหน้าเอกสาร คู่มือการปฏิบัติงานส านักงาน การพิมพ์จดหมายธุรกิจไทยแบบราชการด้วยคอมพิวเตอร์ 17

คู่มือการปฏิบัติงานส านักงาน 18 การพิมพ์จดหมายธุรกิจไทยแบบราชการด้วยคอมพิวเตอร์ 4) จากนั้นให้คลิกเลือก “รูปแบบอักษร” (ฟอนต์) ที่ “ปุ่ม ลูกศร” และคลิกเลือก TH SarabunPSK หรือ TH SarabunIT๙ ก็จะได้ รูปแบบอักษรตามต้องการ 5) จากนั้นคลิกเมาส์ที่ปุ่ม “ระยะห่างระหว่างบรรทัดและย่อ หน้า”และคลิกเลือกระยะห่างระหว่างบรรทัดเป็น “1.0” ก็จะได้ขนาดตาม ต้องการ ขนั้ตอนท ี่ 2 ก าหนดระยะบรรทัด รูปแบบ และขนาดตัวอักษร (2) คลิกปรับขนาดฟอนต์16 พ้อยต์ (1) คลิกเลือกเมนู“หน้าแรก” 3) จากนั้นให้คลิกเมาส์ที่ “เมนูหน้าแรก” และคลิกเมาส์เลือก ขนาดตัวอักษร “ปุ่มลูกศร” และคลิกเลือกขนาด “ตัวอักษร 16 พ้อยต์” ก็ จะได้ขนาดตัวอักษรตามต้องการ (3) คลิกเลือกรูปแบบฟอนต์ เป็น TH SarabunIT๙ หรือ TH SarabunPSK (4) ปรับระยะบรรทัดเป็น 1.0

6) จากนั้นคลิกเมาส์ทเี่มน“ูเค้าโครงหน้ากระดาษ” และให้คลิก ปรับค่าดังนี้ ➢ การเยื้อง ให้ด าเนินการปรับค่าการเยื้องดังนี้ - การเยื้องซ้ายให้ปรับเป็น 0 เซนติเมตร - การเยื้องขวาให้ปรับเป็น 0 เซนติเมตร (แต่ละค่าที่เลื่อนปรับให้เลื่อนปรับที่ปุ่มลูกศร ) ➢ ระยะห่าง ให้ด าเนินการปรับค่าระยะห่างดังนี้ - ระยะห่างก่อนให้ปรับเป็น 0 พ้อยต์ - ระยะห่างหลังให้ปรับเป็น 0 พ้อยต์ (แต่ละค่าที่เลื่อนปรับให้เลื่อนปรับที่ปุ่มลูกศร ) (5) ปรบัตั้งค่าไม้บรรทดัระยะการพิมพ์จะต้องตั้ง ค่าการเยื้องและตั้งค่าระยะห่างเท่ากับ 0 เสมอ 7) เมื่อด าเนินการปรับรูปแบบอักษรขนาดอักษร และ ก าหนดระยะห่างระหว่างบรรทัดเรียบร้อยแล้ว ก็สามารถด าเนินการพิมพ์ จดหมายธุรกิจได้ตามต้องการ ขนั้ตอนท ี่ 2 ก าหนดระยะบรรทัด รูปแบบ และขนาดตัวอักษร คู่มือการปฏิบัติงานส านักงาน การพิมพ์จดหมายธุรกิจไทยแบบราชการด้วยคอมพิวเตอร์ 19

(1) คลิกเลือกเมนู“หน้าแรก” (2) คลิกเลือกค าสั่ง “กึ่งกลาง” (3) เคอร์เซอร์จะปรากฏ กึ่งกลางกระดาษ ก็จะได้หัวจดหมายธุรกิจไทยแบบราชการตามภาพประกอบด้านล่างนี้ คู่มือการปฏิบัติงานส านักงาน 20 การพิมพ์จดหมายธุรกิจไทยแบบราชการด้วยคอมพิวเตอร์ - หมายเหตุ : หัวจดหมายจะพิมพ์ข้อความไว้กึ่งกลางก็ท าได้ หรือ จะจัดให้ข้อความหัวจดหมายอยู่มุมซ้ายบน หรือมุมขวาด้านบนก็ได้ ให้เป็นไปตามความ ต้องการของบริษัท ห้างร้าน และความเหมาะสมของ หน่วยงาน ขนั้ตอนท ี่ 3 การพิมพ์ส่วนต่างๆ ของจดหมาย การพิมพ์ส่วนประกอบต่างๆ ของจดหมาย ในการพิมพ์ จดหมายธุรกิจบางบริษัท ห้างร้าน จะมีการสั่งพิมพ์หัวจดหมายไว้ ในกระดาษ A4 เพื่อไว้ส าหรับการพิมพ์จดหมายและเพื่อความสะดวกและ รวดเรว็ให้กับพนักงาน หรอืเจา้หน้าที่ในการพิมพ์จดหมาย ดังนั้นถ้าบรษิ ัท ห้างร้าน ไม่ได้ด าเนินการพิมพ์หัวจดหมายไว้ สามารถด าเนินการพิมพ์หัว จดหมายไปพร้อมๆ กับการพิมพ์เนื้อหาในจดหมายได้สามารถด าเนินการ พิมพ์ได้ดังนี้ 1) การพิมพ์หัวจดหมาย โดยหัวจดหมายจะประกอบด้วย โลโก้ ชื่อ ที่อยู่ และเบอร์โทรศัพท์ของบริษัทหรือห้างร้าน โดยให้พิมพ์อยู่ กึ่งกลางหน้ากระดาษด้านบน โดยการคลิกเมาส์ที่ “เมนูหน้าแรก” และคลิก “ปุ่มกึ่งกลางหน้ากระดาษ” ก็จะปรากฏเคอร์เซอร์อยู่ที่กึ่งกลางหน้ากระดาษ เรมิ่พิมพ์ส่วนของ หัวจดหมายได้ตามภาพ

กด 1 Enter 3) การพิมพ์วันเดือนปีที่พิมพ์จดหมาย ให้กดปุ่ม Enter 1 ครงั้ จากเลขที่จดหมายเพื่อขึ้นบรรทัดใหม่จากนั้นให้พิมพ์วันเดือนปีที่พิมพ์ จดหมายจากกึ่งกลางกระดาษ ตามภาพ กด 1 Enter ขนั้ตอนท ี่ 3 การพิมพ์ส่วนต่างๆ ของจดหมาย 2) การพิมพ์เลขที่จดหมาย ให้กดปุ่ม Enter ที่คีย์บอร์ด 1 ครงั้ จากอีเมล์ของหัวจดหมาย เพื่อขึ้นบรรทัดใหม่และให้ “พิมพ์เลขที่ จดหมาย” โดยให้พิมพ์ชิดขอบกระดาษด้านซ้ายตามภาพ คู่มือการปฏิบัติงานส านักงาน การพิมพ์จดหมายธุรกิจไทยแบบราชการด้วยคอมพิวเตอร์ 21

กด 1 Enter ขนั้ตอนท ี่ 3 การพิมพ์ส่วนต่างๆ ของจดหมาย 4) การพิมพ์เรื่องให้กดปุ่ม Enter 1 ครงั้จากวนัเดือนปีที่พิมพ์ จดหมาย.เพื่อขึ้นบรรทัดใหม่และพิมพ์ชื่อเรื่อง โดยให้พิมพ์ชิดขอบกระดาษ ด้านซ้าย ตามภาพ 5) พิมพ์ค าขึ้นต้น (เรียน) ให้กดปุ่ม Enter ที่คีย์บอร์ด 1 ครงั้ จากชื่อเรื่อง เพื่อขึ้นบรรทัดใหม่และให้พิมพ์ค าขึ้นต้น (เรียน) โดยให้ พิมพ์ชิดขอบกระดาษ ด้านซ้าย กด 1 Enter คู่มือการปฏิบัติงานส านักงาน 22 การพิมพ์จดหมายธุรกิจไทยแบบราชการด้วยคอมพิวเตอร์

6) การพิมพ์เนื้อหาข้อความของจดหมาย ให้กดปุ่ม Enter ที่คีย์บอร์ด 1 ครงั้จากค าขึ้นต้น (เรียน) เพื่อขึ้นบรรทัดใหม่ และก่อนพิมพ์ เนื้อหาจดหมายให้ย่อหน้าเข้าไป 2.5 เซนติเมตร (ทุกย่อหน้าให้ย่อหน้า 2.5 เซนติเมตร) และด าเนินการพิมพ์เนื้อหาข้อความจดหมายได้ตาม ต้องการ (ในเนื้อหาข้อความจดหมายในแต่ละย่อหน้าให้วรรคข้อความให้ ถูกต้องตามหลักไวยากรณ์) ย่อหน้า 2.5 ซม. ย่อหน้า 2.5 ซม. ย่อหน้า 2.5 ซม. ย่อหน้า 2.5 ซม. กด 1 Enter ขนั้ตอนท ี่ 3 การพิมพ์ส่วนต่างๆ ของจดหมาย 7) การพิมพ์ค าลงท้าย (ขอแสดงความนับถือ) ให้กดปุ่ม Enter 1 ครงั้จากเนื้อหาข้อความบรรทัดสุดท้าย และให้พิมพ์ค าลงท้าย (โดยให้พิมพ์อยู่กึ่งกลางหน้ากระดาษ) ตามภาพ คู่มือการปฏิบัติงานส านักงาน การพิมพ์จดหมายธุรกิจไทยแบบราชการด้วยคอมพิวเตอร์ 23 กด 1 Enter

เว้น 3 ระยะบรรทัด หรือเท่ากับ 4 Enter ขนั้ตอนท ี่ 3 การพิมพ์ส่วนต่างๆ ของจดหมาย 9) การพิมพ์ต าแหน่งของผู้ลงนามในจดหมายให้กดปุ่ม Enter 1 ครงั้จากชื่อผู้ลงนามในจดหมาย และให้พิมพ์ต าแหน่งของผู้ลง นามในจดหมาย โดยให้พิมพ์วางศูนย์กับค าลงท้าย 8) การพิมพ์ชื่อผู้ลงนามในจดหมาย ให้กดปุ่ม Enter 4 ครงั้ จากค าลงท้าย (เป็นการเว้นระยะบรรทัดแบบเดียวกันในหนังสือราชการ ภายนอก) และให้พิมพ์ชื่อผู้ลงนามในจดหมาย โดยให้พิมพ์วางศูนย์กับค า ลงท้าย (การพิมพ์ชื่อผู้ลงนามในจดหมายจะต้องพิมพ์ให้อยู่ในวงเล็บและ ใส่ค าน าหน้าชื่อด้วยและพร้อมกับพิมพ์นามสกุล) ตามภาพ คู่มือการปฏิบัติงานส านักงาน 24 การพิมพ์จดหมายธุรกิจไทยแบบราชการด้วยคอมพิวเตอร์ กด 1 Enter

กด 1 Enter ขนั้ตอนท ี่ 3 การพิมพ์ส่วนต่างๆ ของจดหมาย 10) การพิมพ์ชื่อย่ออ้างอิง ให้กดปุ่ม Enter 1 ครั้ง จาก ต าแหน่งของผู้ลงนามในจดหมาย และให้พิมพ์ชื่อย่ออ้างอิง โดยให้น าตัว พยัญชนะตัวแรกของชื่อและนามสกุลของผู้ลงนามมาเป็นชื่อย่อ และทับ ด้วยตัวพยัญชนะตัวแรกของชื่อและนามสกุลของผู้พิมพ์เป็นชื่อย่อ โดย พิมพ์ให้ชิดขอบกระดาษด้านซ้าย 11) เมื่อพิมพ์ส่วนต่างๆ ของจดหมายเรียบร้อยก็จะได้จดหมาย ธุรกิจไทยแบบราชการที่ยังไม่ได้จัดระยะบรรทัดตามภาพ คู่มือการปฏิบัติงานส านักงาน การพิมพ์จดหมายธุรกิจไทยแบบราชการด้วยคอมพิวเตอร์ 25

การจัดระยะบรรทัดของส่วนต่างๆ ของจดหมายธุรกิจไทยแบบราชการ ขนั้ตอนท ี่ 4 จัดระยะบรรทัดส่วนต่างๆ ของจดหมาย จัดระยะบรรทัดส่วนต่างๆ ของจดหมายธุรกิจ ขั้นตอนนี้จะเป็น ขั้นตอนของการจดัระยะบรรทัดส่วนต่างๆ ของจดหมาย การจัดระยะบรรทัด ให้ถูกต้องทุกส่วนของจดหมายธุรกิจควรพิมพ์ส่วนต่างๆ ของจดหมายธุรกิจ ให้เรียบร้อยก่อนการจัดระยะบรรทัด เมื่อด าเนินการพิมพ์ส่วนต่างๆ ของ จดหมายธุรกิจเรียบร้อยแล้ว สามารถจัดระยะบรรทัดได้ดังภาพ คู่มือการปฏิบัติงานส านักงาน 26 การพิมพ์จดหมายธุรกิจไทยแบบราชการด้วยคอมพิวเตอร์ เว้น 1 Enter + Before 6 pt Before 12 pt Before 6 pt Before 6 pt Before 6 pt Before 6 pt Before 6 pt Before 6 pt Before 6 pt Before 12 pt เว้น 3 ระยะบรรทัด หรือ เท่ากับ 4 Enter ชื่อและต าแหน่งของเจ้าของ หนังสือให้พิมพ์ วางศูนย์กับค าลงท้าย Before 6 pt

คู่มือการปฏิบัติงานส านักงาน การพิมพ์จดหมายธุรกิจไทยแบบราชการด้วยคอมพิวเตอร์ 27 ขั้นตอนที่ 5 ตรวจสอบความถูกต้องของเนื้อหาและรูปแบบจดหมาย ตรวจสอบความถูกต้องของรูปแบบและเนื้อหาของ จดหมาย เมื่อพิมพ์ส่วนต่างๆ ของจดหมายธุรกิจเสร็จเรียบร้อย แล้วให้ท าการตรวจสอบความถูกต้องในหัวข้อดังนี้ 1) ตรวจสอบรูปแบบของ จดหมายธุรกิจและ การจัดหน้าเอกสาร 2) ตรวจสอบเนื้อหา ข้อความในจดหมาย ธุรกิจ เช่น ตัวสะกด วรรณยุกต์ 3) ตรวจสอบการเว้นวรรค ระหว่างประโยค การเว้นวรรคระหว่างค า 4) ตรวจสอบการพิมพ์ สัญลักษณ์เครื่องหมาย ต่างๆ ควรพิมพ์ให้ถูกต้อง ตามหลักไวยากรณ์ ภาพที่3 ผังตรวจสอบความถูกต้องของเนื้อหาและรูปแบบจดหมาย

(1) คลิกเลือกเมนู“ไฟล์” (2) คลิกเลือกค าสั่งพิมพ์ ขนั้ตอนท ี่ 6 การพิมพ์จดหมายธุรกิจออกจากเครื่องพิมพ์ การพิมพ์จดหมายธุรกิจออกทางเครื่องพิมพ์ เมื่อตรวจสอบ ความเรยีบรอ้ยของจดหมายแล้วให้ท าการสั่งพิมพ์จดหมายธุรกิจทาง เครอื่งพิมพ์โดยมีขั้นตอนดังนี้ 1) คลิกเมาส์ที่ “เมนูไฟล์” และคลิกเลือกค าสั่ง “พิมพ์” คู่มือการปฏิบัติงานส านักงาน 28 การพิมพ์จดหมายธุรกิจไทยแบบราชการด้วยคอมพิวเตอร์

ขนั้ตอนท ี่ 6 การพิมพ์จดหมายธุรกิจออกจากเครื่องพิมพ์ 2) จากนั้นให้คลิกเลือกปรนเติ้ อร์ที่ปรากฏในเครื่องคอมพิวเตอร์ คู่มือการปฏิบัติงานส านักงาน การพิมพ์จดหมายธุรกิจไทยแบบราชการด้วยคอมพิวเตอร์ 29 3) คลิกเมาส์ที่ “ปุ่มลูกศร” และเลื่อนเลือกค าสั่งพิมพ์ช่วงที่ ก าหนดเองและให้พิมพ์ระบุหมายเลขหน้าตามต้องการ และกด “ปุ่มลูกศร” เพื่อเลื่อนเลือกจ านวนส าเนาที่ต้องการจากนั้นกดปุ่ม “พิมพ์” เพื่อพิมพ์ เอกสาร (3) คลิกเลือกปรนเติ้ อร์ (4) คลิกเลือกค าสั่ง พิมพ์แบบก าหนดเอง (5) คลิกเลือกระบุหน้า ตามที่ต้องการพิมพ์ (6) คลิกเลือกจ านวน ส าเนาที่ต้องการพิมพ์ (7) คลิกกดปุ่ม “พิมพ์” เพื่อสั่งพิมพ์

สุดาทิพ แดงค้าคุณ. 2563. พิมพ์ประยุกต์. กรุงเทพฯ: จัดพิมพ์โดย บริษัท ส านักพิมพ์เอมพันธ์ จ ากัด. วิทยาลัยบริหารธุรกิจและการท่องเที่ยวนครราชสีมา. 2561. ความหมาย และความส าคัญของจดหมายธุรกิจ. [ออนไลน์]. URL : https://three586311909wordpress.com [ค้นวันที่ 5 ตุลาคม 2566] มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี. 2560. หลักการพิมพ์จดหมายธุรกิจ. [ออนไลน์]. https://www.ubu.ac.th/web/filesup/82f20170608104 45660.pdf [ค้นวันที่ 9 ตุลาคม 2566] บรรณานุกรม คู่มือการปฏิบัติงานส านักงาน การพิมพ์จดหมายธุรกิจไทยแบบราชการด้วยคอมพิวเตอร์