การพิมพ์หนังสือภายในด้วยคอมพิวเตอร์

การปฏิบัติงานส านักงาน การพิมพ์หนังสือราชการภายในด้วยคอมพิวเตอร์ เรียบเรียงและออกแบบโดย นางสาว รุสนีซา หลีโกะ นางสาว นาเดีย แวมามะ คู่มือ

ค าน า คณะผู้จัดท า 12 พฤศจิกายน 2566 คู่มือ ก า ร ป ฏิบัติง า น ส า นัก ง า น ..เ รื่อ ง ก า ร พิม พ์ หนังสือราชการภายในหนังสือที่เจ้าหน้าที่ท าขึ้นหรือรับไว้เป็น หลักฐานในราชการซึ่งจัดท าขึ้นเพื่อเป็นการแนะน าให้ความรู้ ความเข้าใจเกี่ยวกับหนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีการ น้อยกว่าหนังสือราชการภายนอกให้ติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรมหรือจังหวัดเดียวกันแนวทางในการปฏิบัติการพิมพ์ หนังสือราชการการตั้งค่าหน้ากระดาษในการพิมพ์หนังสือ ราช การการตั้งค่าขอ บเขตข้อคว าม ขนาดตัวครุฑก ารตั้งค่า ระ ย ะ ห่า ง ร ะ ห ว่า ง บ ร ร ทัด แ บบ ฟ อ ร์ม แ ล ะ ตัว อ ย่า ง ห นัง สือ ราชการซึ่งคู่มือการปฏิบัติงานสามารถน าไปประยุกต์ใช้ในการ เรียนหรือการท างานในอนาคตได้ คณะผู้จัดท า การพิมพ์หนังสือราชการผู้จัดท าหวัง เ ป็น อ ย่า ง ยิ่ง ว่า คู่มือ เ ล่ม นี้จ ะ ใ ห้ค ว า ม รู้แ ล ะ ป ร ะ โ ย ช น์แ ก่ ผู้ปฏิบัติงานซึ่งเป็นแนวทางในการปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้อง ตามระเ บีย บงานสารบรรณเ พื่อ ให้เ กิดมีประสิทธิภาพและ ประสิทธิผลมากยิ่งขึ้น หากมีข้อผิดพลาดประการใด ขออภัย ไว้ ณ โอกาสนี้ด้วย ก

สารบัญ เรื่อง หน้า คู่มือการปฏิบัติงานส านักงาน เรื่อง การพิมพ์หนังสือราชการภายในด้วยคอมพิวเตอร์ 1. ความหมายหนังสือราชการภายใน 2. ส่วนประกอบหนังสือราชการภายใน 3. หลักการพิมพ์หนังสือราชการภายใน 4. การสั่งพิมพ์หนังสือภายในออกทางเครื่องพิมพ์ บรรณานุกรม 1 2 7 30 ข

หนังสือภายใน คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีน้อย กว่าหนังสือราชการภายนอก เป็นหนังสือติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม เดียวกัน หรือจังหวัดเดียวกัน ใช้กระดาษบันทึกข้อความ แต่ถ้าเป็นหนังสือที่ มีสาระส าคัญมาก หรือต้องการเป็นแบบพิธีอาจใช้หนังสือภายนอกได้แม้จะ อยู่กระทรวง เดียวกัน ความหมายของหนังสือราชการภายในด้วยคอมพิวเตอร์ ตัวอย่างหนังสือราชการภายในด้วยคอมพิวเตอร์ ภาพที่ 1 การพิมพ์หนังสือราชการภายใน 1. คู่มือการปฏิบัติงานส านักงาน การพิมพ์หนังสือราชกาภายในด้วยคอมพิวเตอร์ 1

การที่จะพิมพ์หนังสือราชการภายในให้ถูกต้องตามระเบียบงานสาร บรรณจะต้องมีความรู้ความเข้าใจในส่วนต่าง ๆ ของหนังสือภายใน ดังนั้นเพื่อให้ ผู้เรียนได้มีความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับส่วนประกอบต่าง ๆ ของหนังสือภายใน จึงขอ อธิบายส่วนต่าง ๆ ของหนังสือภายในดังนี้ ส่วนประกอบของหนังสือภายใน 2. ส่วนราชการ 3. ที่ 4. วันที่ เดือน ปี 5. เรื่อง 6. ค าขึ้นต้น 7. ข้อความ 8. ลงชื่อและต าแหน่ง 1. บันทึกข้อความ 2 2. ส่วนประกอบของหนังสือภายใน คู่มือการปฏิบัติงานส านักงาน การพิมพ์หนังสือราชกาภายในด้วยคอมพิวเตอร์ 2

ส่วนประกอบต่าง ๆ ของหนังสือภายใน มีทั้งหมด 7 ข้อ มีดังนี้ 2.1 ส่วนราชการ ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องหรือหน่วยงานที่ ออกหนังสือโดยมีรายละเอียดพอสมควร โดยปกติ ส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ระดับกรมขึ้นไปให้ ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ทั้งระดับกรมและกรอง ถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับต่ ากว่ากรม ลงมาให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องเพียงระดับ กรองหรือส่วนราชการเจ้าของเรื่องพร้อมทั้งหมายเลข โทรศัพท์(ถ้ามี) 2.2 ที่ ให้ลงพยัญชนะและตามด้วยเลขที่ล าดับที่ประจ าของเรื่องที่ หน่วยงานราชการนั้น ตัวอย่างเช่น : - ที่ ศธ 0203.7/2052 - ศธ คือ ตัวพยัญชนะเจ้าของเรื่อง - 0203.7 คือ เลขประจ ำของเจ้ำของเรื่อง - 2052 คือ เลขทะเบียนหนังสือส่ง 2.1 ส่วนราชการ 2.2 ที่ 2 ส่วนประกอบของหนังสือภายใน คู่มือการปฏิบัติงานส านักงาน การพิมพ์หนังสือราชกาภายในด้วยคอมพิวเตอร์ 3

2.3 วันที่ เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็ม ของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกหนังสือ ตัวอย่างเช่น : 31 มกรำคม 2562 2.3 วันที่ เดือน ปี 2.4 เรื่อง ให้ลงชื่อย่อที่เป็นใจความสั้นที่สุดของหนังสือฉบับนั้น ใน กรณีที่เป็นหนังสือต่อเนื่องโดยปกติให้ลงเรื่องของหนังสือฉบับเดิม ตัวอย่างเช่น : เรื่อง พิธีมอบวุฒิบัตรและเข็มวิทยาฐานะแก่ผู้ส าเร็จการ พัฒนาหลักสูตรพัฒนานักบริหารระดับสูงกระทรวงศึกษาธิการ (นบส.ศธ) รุ่นที่ 8 2.4 เรื่อง 2 ส่วนประกอบของหนังสือภายใน คู่มือการปฏิบัติงานส านักงาน การพิมพ์หนังสือราชกาภายในด้วยคอมพิวเตอร์ 4

2.5 ค าขึ้นต้น ให้ใช้ค าขึ้นต้นตามฐานะของผู้รับหนังสือตามตารางการใช้ค าขึ้นต้น สรรพนามและค าลงท้าย ที่ก าหนดไว้ในภาคผนวก และลงต าแหน่ง ของผู้ที่รับหนังสือนั้นมีถึงหรือชื่อบุคคลในกรณีที่มีตัวบุคคลไม่เกี่ยวกับ ต าแหน่งหน้าที่ ตัวอย่างเช่น : เรียน เลขาธิการคณะกรรมการการอาชีวศึกษา 2 ส่วนประกอบของหนังสือภายใน คู่มือการปฏิบัติงานส านักงาน การพิมพ์หนังสือราชกาภายในด้วยคอมพิวเตอร์ 2.5 ค าขึ้นต้น 2.6 ข้อความ ให้ลงสาระส าคัญของเรื่องให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย หากมีความประสงค์หลายประการให้แยกเป็นข้อๆ ในกรณีที่มีอ้างถึงหนังสือที่เคยมีการติดต่อกัน หรือมีสิ่งที่ส่งมาด้วยระบุไว้ในข้อนี้ 2.6 ข้อความ 5

2.7 ลงชื่อและต าแหน่ง ให้ลงลายมือเจ้าของหนังสือ และพิมพ์ชื่อเต็มของ เจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือกับลงต าแหน่ง ของเจ้าของหนังสือราชการ ตัวอย่างเช่น : (นายสุทิน แก้วพนา) ผู้ช่วยปลัดกระทรวงศึกษาธิการ ปฏิบัติราชการแทน ปลัดกระทรวงศึกษาธิการ 2.7 ลงชื่อและต าแหน่ง 2 ส่วนประกอบของหนังสือภายใน คู่มือการปฏิบัติงานส านักงาน การพิมพ์หนังสือราชกาภายในด้วยคอมพิวเตอร์ 6

หลักการพิมพ์หนังสือราชการภายในด้วยคอมพิวเตอร์ การที่จะพิมพ์หนังสือภายในให้ถูกต้องตามระเบียบงานสาร บรรณจะต้องมีความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับหลักการพิมพ์ของหนังสือ ภายใน ดังนี้ 3 ซม. 2 ซม. สูง 1.5 ซม. 1.5 ซม. 2 ซม. (1 enter + before 6 pt) (1 enter + before 6 pt) (1 enter + before 6 pt) (1 enter + before 6 pt) (1 enter + before 6 pt) (1 enter + before 6 pt) (1 enter + before 12 pt) ( 4 enter) ( ย่อหน้า 2.5 ซม. ) ( 1 เท่าหรือ singie) ( 1 เท่าหรือ singie) ( 1 เท่าหรือ singie) 3. คู่มือการปฏิบัติงานส านักงาน การพิมพ์หนังสือราชกาภายในด้วยคอมพิวเตอร์ 7

3.1.1 การตั้งค่าในโปรแกรมการพิมพ์ 1) การตั้งค่าระยะขอบกระดาษ - ขอบบน 1.5 เซนติเมตร - ขอบล่าง 2 เซนติเมตร - ขอบซ้าย 3 เซนติเมตร - ขอบขวา 2 เซนติเมตร 2) การตั้งค่าระยะบรรทัดให้เป็น 1 เท่า 3) การตั้งค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์อยู่ระหว่าง 0 – 16 เซนติเมตร 3.2.2 ขนาดตราครุฑ 1) ตราครุฑ 3 เซนติเมตร 2) การวางตราครุฑให้วางห่างจากขอบกระดาษบนประมาณ 2.5 เซนติเมตร 3.3.3 การพิมพ์ 1) ใช้รูปแบบตัวพิมพ์ไทยสารบรรณ (ฟอนต์TH Sarobun IT9) ขนาด 16 พอยต์ 2) การพิมพ์ส่วนหัวของแบบบันทึกข้อความ (1) ค าว่า บันทึกข้อความ พิมพ์ด้วยอักษรตัวหนาขนาด 29 พอยต์ ปรับค่าระยะบรรทัดจาก 1 เท่า เป็นค่าแน่นอน (Exactly) 35 พอยต์ (2) ค าว่า “ส่วนราชการ วันที่ เรื่อง” พิมพ์ด้วยอักษรตัวหนาขนาด 20 พอยต์ (3) การพิมพ์ค าขึ้นต้น ให้มีระยะบรรทัดห่างจากเรื่องเท่ากับระยะบรรทัดปกติ และเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก 6 พอยต์(1 Enter + Before 6 pt) (4) การย่อหน้าข้อความให้มีระยะย่อหน้าค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์เท่ากับ 2.5 เซนติเมตร (5) การพิมพ์ต าแหน่ง ในกรณีที่ต้องพิมพ์ต าแหน่ง 2 บรรทัดระหว่างบรรทัด ให้ใช้ระยะ 1 Enter 3.1 รูปแบบการพิมพ์หนังสือราชการภายในด้วยคอมพิวเตอร์ คู่มือการปฏิบัติงานส านักงาน การพิมพ์หนังสือราชกาภายในด้วยคอมพิวเตอร์ 8

3.2 ขั้นตอนการพิมพ์หนังสือภายในด้วยคอมพิวเตอร์ ขั้นตอนการพิมพ์หนังสือภายในด้วยคอมพิวเตอร์มีทั้งหมด 7 ขั้นตอน ดังนี้ การตั้งค่าหน้ากระดาษ ตั้งค่าระยะบรรทัด รูปแบบและขนาดอักษร การตั้งค่าขนาดตัวครุฑ การพิมพ์ส่วนประกอบต่าง ๆ ของหนังสือภายใน จัดระยะบรรทัดระหว่างส่วนต่าง ๆ ของหนังสือภายใน ตรวจสอบความถูกต้องของเนื้อหา และรูปแบบของหนังสือภายใน การพิมพ์หนังสือภายใน ออกทางเครื่องพิมพ์ 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. คู่มือการปฏิบัติงานส านักงาน การพิมพ์หนังสือราชกาภายในด้วยคอมพิวเตอร์ 9

3.2 ขั้นตอนการพิมพ์หนังสือภายในด้วยคอมพิวเตอร์ 3.2.1 ขั้นตอนที่ 1 การตั้งค่าหน้ากระดาษในการพิมพ์หนังสือ ราชการการแสดงขอบเขตของข้อความให้คลิกเมาส์ที่เมนู เค้าโครงหน้ากระดาษ (หมายเลข 1) คลิกเมาส์เลือกปุ่มค าสั่งเพิ่มเติม (หมายเลข 2) คลิกเมาส์เลือกปุ่ม ขั้นสูง (หมายเลข 3) คลิกเมาส์เลือกปุ่มแสดงขอบเขตข้อความ (หมายเลข 4) และ คลิกปุ่มตกลง (หมายเลข 5) 1. คลิกเมาส์ที่เครื่องหมายลูกศร 2. คลิกเลือกค าสั่งเพิ่มเติม คู่มือการปฏิบัติงานส านักงาน การพิมพ์หนังสือราชกาภายในด้วยคอมพิวเตอร์ 10 1 2

3 4 5 3. คลิกเลือกขั้นสูง 4. คลิกเลือกแสดงขอบเขตข้อความ 5. คลิกเลือกตกลง รูปแบบกระดาษที่ตั้ง ค่าเสร็จเรียบร้อย 6. รูปแบบกระดาษที่ตั้งค่าเสร็จเรียบร้อยแล้ว คู่มือการปฏิบัติงานส านักงาน การพิมพ์หนังสือราชกาภายในด้วยคอมพิวเตอร์ 11

3.2.2 ขั้นตอนที่ 2 ตั้งค่าระยะบรรทัด รูปแบบและขนาดอักษร การเลือกขนาดขอบเขตกระดาษให้คลิกเมาส์ที่เมนู เค้าโครงหน้ากระดาษ (หมายเลข 1) และคลิกเมาส์เลือกปุ่มค าสั่งขนาด (หมายเลข 2) จากนั้นจะปรากฏ รายการค าสั่งให้คลิกเลือกรายการค าสั่งขนาดกระดาษเป็น A4 (หมายเลข 3) 1 1.คลิกเลือกเค้าโครงหน้ากระดาษ 2. คลิกเลือกขนาด 3. คลิกเลือกขนาดกระดาษเป็น A4 2 3 3.2 ขั้นตอนการพิมพ์หนังสือภายในด้วยคอมพิวเตอร์ คู่มือการปฏิบัติงานส านักงาน การพิมพ์หนังสือราชกาภายในด้วยคอมพิวเตอร์ 12

เมื่อคลิกเมาส์ตามรายการข้างต้นเรียบร้อยแล้วก็จะได้ขนาด กระดาษตามต้องการ คู่มือการปฏิบัติงานส านักงาน การพิมพ์หนังสือราชกาภายในด้วยคอมพิวเตอร์ รูปแบบกระดาษที่ตั้งค่าเสร็จเรียบร้อยแล้ว 13

การตั้งค่าหน้ากระดาษในหนังสือราชการ 3.2.3 ขั้นตอนที่ 3 การก าหนดระยะขอบเขตของกระดาษให้คลิกเมาส์ ที่เมนู เค้าโครงหน้ากระดาษ (หมายเลข 1) และคลิกเมาส์เลือกปุ่มค าสั่งระยะ ขอบ (หมายเลข 2) จากนั้นจะปรากฏรายการค าสั่งให้คลิกเลือกรายการค าสั่ง ขนาดปกติ (หมายเลข 3) คลิกปุ่มระยะขอบแบบก าหนดเอง (หมายเลข 4) คลิก เลือกก าหนดการวางแนวเป็นแนวตั้ง (หมายเลข 5) และคลิกเลือกตกลง (หมายเลข 6) 1 1. คลิกเลือกเค้าโครงหน้ากระดาษ 2 3 4 2. คลิกเลือกระยะขอบเขต 3. คลิกเลือกขนาดปกติ 4. คลิกเมาส์กดระยะขอบเขตแบบก าหนด คู่มือการปฏิบัติงานส านักงาน การพิมพ์หนังสือราชกาภายในด้วยคอมพิวเตอร์ 14

การตั้งค่าหน้ากระดาษในการพิมพ์หนังสือราชการ -ขอบบน 1.5 เซนติเมตร -ขอบซ้าย 3 เซนติเมตร -ขอบล่าง 2 เซนติเมตร -ขอบขวา 2 เซนติเมตร 5 6 5. คลิกเลือกก าหนดการวางแนวเป็นแนวตั้ง 6. คลิกเลือกตกลง รูปแบบกระดาษที่ตั้งค่าเสร็จเรียบร้อย คู่มือการปฏิบัติงานส านักงาน การพิมพ์หนังสือราชกาภายในด้วยคอมพิวเตอร์ 15

การก าหนดรูปแบบตัวอักษร 1 3 1.คลิกเลือกหน้าแรก 2. คลิกเลือกก าหนดขนาดฟอนต์16 3. คลิกเลือกรูปแบบฟอนต์เป็น TH Sarabun IT๙ 3.2.4 ขั้นตอนที่ 4 จัดระยะบรรทัดระหว่างส่วนต่าง ๆ ของหนังสือภายใน การก าหนดรูปแบบตัวอักษรจากนั้นให้คลิกเมาส์ที่เมนู หน้าแรก (หมายเลข 1) และ คลิกที่ปุ่ม ลูกศร เพื่อเลือกรูปแบบอักษรเป็นฟอนต์TH Sarabun IT๙ (หมายเลข 2) และจากนั้นให้คลิกเมาส์ที่ปุ่ม ลูกศร เพื่อเลือกขนาดตัวอักษร ขนาด 16 พอยต์ (หมายเลข 3) ก็จะได้รูปแบบและขนาดอักษรตามต้องการ 2 คู่มือการปฏิบัติงานส านักงาน การพิมพ์หนังสือราชกาภายในด้วยคอมพิวเตอร์ 16

การตั้งค่าระยะบรรทัด 3.2.5 ขั้นตอนที่ 5 การตั้งระยะบรรทัดให้ใช่ค่าระยะบรรทัดปกติคือ 1 เท่า 1 2 1.คลิกค าสั่งเครื่องหมาย 2. คลิกค าสั่งปรับระยะห่างบรรทัดเป็น 1.0 3 4 3. คลิกเลือกเมนู“มุมมอง” 4. คลิกค าสั่งการแสดงค่าไม้บรรทัดให้อยู่ระหว่าง 1-16 ซ.ม 5. รูปแบบของกระดาษที่ตั้งค่าเสร็จแล้ว คู่มือการปฏิบัติงานส านักงาน การพิมพ์หนังสือราชกาภายในด้วยคอมพิวเตอร์ 17

3.3 การตั้งค่าขนาดตัวครุฑ 1.คลิกเมนูแทรก 1 2 3 4 2. คลิกเลือกรูปภาพ 3. คลิกเลือกครุฑที่บันทึกไว้ 4. คลิกเลือกที่แทรก คู่มือการปฏิบัติงานส านักงาน การพิมพ์หนังสือราชกาภายในด้วยคอมพิวเตอร์ 18

การตั้งค่าขนาดตัวครุฑ ขนาดของครุฑ ระเบียบส านักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสาร บรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ก าหนดขนาดของครุฑไว้ ๒ ขนาด คือ หนังสือภายนอก ก าาหนดขนาดครุฑไว้ ๓ เซนติเมตร และหนังสือภายใน และบันทึกข้อความ ขนาดครุฑไว้ ๑.๕ เซนติเมตร วางครุฑ ขนาด 1.5 ซม. อยู่ด้านซ้ายมือเหนือส่วนราชการ วางครุฑให้อยู่มุมซ้ายกระดาษ คู่มือการปฏิบัติงานส านักงาน การพิมพ์หนังสือราชกาภายในด้วยคอมพิวเตอร์ 19

3.4 การพิมพ์ส่วนประกอบต่าง ๆ ของหนังสือภายใน เมื่อวางครุฑเสร็จเรียบร้อยแล้ววางเคอร์เชอร์ให้ ชิดขอบซ้ายโดยที่เคอร์เชอร์อยู่ตรงกับเท้าครุฑ 1. พิมพ์บันทึกข้อความ ขนาด 29 เน้นตัวหนาอยู่มุมซ้ายหน้ากระดาษ 2. ส่วนราชการที่ออกหนังสือ พิมพ์ค าว่า ส่วนราชการ ขนาดอักษร 20 ตัวหนาชิดขอบซ้าย หลังส่วนราชการ วรรค 2 ชื่อส่วนราชการใช้ขนาดตัวอักษร 16 3. เลขที่หนังสือ พิมพ์ค าว่า ที่ ขนาดอักษร 20 ตัวหนา ชิดขอบซ้าย หลังที่วรรค 2 พิมพ์เลขที่เช่นเดียวกันกับหนังสือ ราชการภายใน โดยระบุชื่อย่อยของหน่วยงานเจ้าของเรื่องทับ ด้วยล าดับเลขที่หนังสือ ขนาดอักษร 16 4. วันที่ พิมพ์อักษรตัวแรก ว ให้ตรงกับขอบบันทึกข้อความ โดยพิมพ์ค าว่า วันที่ ขนาดอักษร 20 ตัวหนา วรรค 2 พิมพ์เลขวันที่ ชื่อเดือน และ พ.ศ. ขนาด 16 1 2 3 4 คู่มือการปฏิบัติงานส านักงาน การพิมพ์หนังสือราชกาภายในด้วยคอมพิวเตอร์ 20

5. กด Enter พิมพ์ค าว่า เรื่อง โดยพิมพ์ชิดขอบซ้าย ขนาดอักษร 20 ตัวหนา หลังเรื่อง วรรค 2 พิมพ์เรื่องที่ต้องการ ขนาดตัวอักษร 16 6. กด Enter แล้วพิมพ์เรียน โดยพิมพ์ชิดขอบซ้าย ขนาดอักษร 20 ตัวหนา หลังเรียน วรรค 2 พิมพ์ชื่อบุคคลที่จะส่งเอกสารไปถึง 7. กด Enter แล้ววางเคอร์เชอร์ให้ชิดขอบซ้ายแล้วกด Tab เพื่อย่อหน้าในการพิมพ์เนื้อหาแต่ละส่วน 5 6 7 คู่มือการปฏิบัติงานส านักงาน การพิมพ์หนังสือราชกาภายในด้วยคอมพิวเตอร์ การพิมพ์ส่วนประกอบต่าง ๆ ของหนังสือภายใน 21

ตัวอย่างบันทึกข้อความที่ พิมพ์เสร็จเรียบร้อยแล้ว 8. กด 4 Enter ระยะบรรทัด 3 (เว้นที่ไว้ส าหรับลายเซ็น) โดยพิมพ์ค า น าหน้า ชื่อ สกุล อยู่ในวงเล็บ กด Enter ระยะบรรทัด 1 พิมพ์ต าแหน่ง ชื่อและต าแหน่งต้องจัดกึ่งกลาง 8 คู่มือการปฏิบัติงานส านักงาน การพิมพ์หนังสือราชกาภายในด้วยคอมพิวเตอร์ การพิมพ์ส่วนประกอบต่าง ๆ ของหนังสือภายใน 22

3.5 จัดระยะบรรทัดระหว่างส่วนต่างๆ ของหนังสือภายใน ขั้นตอนนี้จะเป็นขั้นตอนของการจัดระยะบรรทัดของส่วน ต่าง ๆ ในหนังสือภายใน การจัดระยะบรรทัดให้ถูกต้องทุกส่วนของ หนังสือภายใน ควรพิมพ์ส่วนต่าง ๆ ของหนังสือภายในให้เรียบร้อย ก่อนการจัดระยะบรรทัด เมื่อด าเนินการพิมพ์ส่วนต่าง ๆ ของหนังสือ ภายในเรียบร้อยแล้ว ให้จัดระยะ บรรทัดระหว่างส่วนต่าง ๆ ดังนี้ คู่มือการปฏิบัติงานส านักงาน 23 การพิมพ์หนังสือราชกาภายในด้วยคอมพิวเตอร์ 3 ซม. 2 ซม. สูง 1.5 ซม. 1.5 ซม. 2 ซม. (1 enter + before 6 pt) (1 enter + before 6 pt) (1 enter + before 6 pt) (1 enter + before 6 pt) (1 enter + before 6 pt) (1 enter + before 6 pt) (1 enter + before 12 pt) ( 4 enter) ( ย่อหน้า 2.5 ซม. ) ( 1 เท่าหรือ singie) ( 1 เท่าหรือ singie) ( 1 เท่าหรือ singie)

คู่มือการปฏิบัติงานส านักงาน 24 การพิมพ์หนังสือราชกาภายในด้วยคอมพิวเตอร์ 3.5.1 การเว้นระยะบรรทัดระหว่าง ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ กับวันเดือนปีที่พิมพ์หนังสือ ให้น าเมาส์ไปคลิกที่วันเดือนปีให้เคอร์เซอร์ปรากฏ (หมายเลข 1) และจากนั้นให้คลิกเมาส์ที่เมนูเค้าโครงหน้ากระดาษ (หมายเลข 2) และคลิกค าสั่งระยะห่างโดยคลิกที่ปุ่มลูกศร (หมายเลข 3) และให้เลื่อนปรับ ขนาด เป็น 6 พอยต์ ก็จะได้ระยะห่างบรรทัดตามต้องการ 1 2 3 3.5.2 การเว้นระยะห่างระหว่าง วันเดือนปีที่พิมพ์หนังสือกับ เรื่อง ให้ น าเมาส์ไปคลิกที่เรื่องให้เคอร์เซอร์ปรากฏ (หมายเลข 1) และจากนั้นให้คลิกเมาส์ที่เมนู เค้าโครงหน้ากระดาษ (หมายเลข 2) และคลิกค าสั่งระยะห่างโดยคลิกที่ปุ่มลูกศร (หมายเลข 3) และให้เลื่อนปรับขนาดเป็น 6 พอยต์ ก็จะได้ระยะห่างบรรทัดตาม ต้องการ 1

คู่มือการปฏิบัติงานส านักงาน 25 การพิมพ์หนังสือราชกาภายในด้วยคอมพิวเตอร์ 2 3 3.5.3 การเว้นระยะห่างระหว่าง เรื่อง กับ ค าขึ้นต้น ให้น าเมาส์ไป คลิกที่ค าขึ้นต้นให้เคอร์เซอร์ปรากฏ (หมายเลข 1) และจากนั้นให้คลิกเมาส์ที่เมนู เค้าโครงหน้ากระดาษ (หมายเลข 2) และคลิกค าสั่งระยะห่างโดยคลิกที่ปุ่มลูกศร (หมายเลข 3) และให้เลื่อนปรับขนาดเป็น 6 พอยต์ ก็จะได้ระยะห่างบรรทัดตาม ต้องการ 2 3 1 3.5.4 การเว้นระยะห่างระหว่าง ย่อหน้าที่ 1 และ ย่อหน้าที่ 2 ให้ น าเมาส์ไปคลิกย่อหน้าที่ 2 ให้เคอร์เซอร์ปรากฏ (หมายเลข 1) และจากนั้นให้คลิก เมาส์ที่เมนูเค้าโครงหน้ากระดาษ (หมายเลข 2) และคลิกค าสั่งระยะห่างโดยคลิกที่ ปุ่มลูกศร (หมายเลข 3) และให้เลื่อนปรับขนาดเป็น 6 พอยต์ ก็จะได้ระยะห่าง บรรทัดตามต้องการ

คู่มือการปฏิบัติงานส านักงาน 26 การพิมพ์หนังสือราชกาภายในด้วยคอมพิวเตอร์ 2 3 1 3.5.5 การเว้นระยะห่างระหว่าง ย่อหน้าที่ 2 และ ย่อหน้าที่ 3 ให้น าเมาส์ไปคลิกย่อหน้าที่ 3 ให้เคอร์เซอร์ปรากฏ (หมายเลข 1) และจากนั้น ให้คลิกเมาส์ที่เมนูเค้าโครงหน้ากระดาษ (หมายเลข 2) และคลิกค าสั่ง ระยะห่างโดยคลิกที่ปุ่มลูกศร (หมายเลข 3) และให้เลื่อนปรับขนาดเป็น 6 พอยต์ ก็จะได้ระยะห่างบรรทัดตามต้องการ 1

คู่มือการปฏิบัติงานส านักงาน 27 การพิมพ์หนังสือราชกาภายในด้วยคอมพิวเตอร์ 2 3 3.5.6 การเว้นระยะห่างระหว่าง ย่อหน้าที่ 3 และ ค าลงท้าย ให้ น าเมาส์ไปคลิกค าลงท้ายให้เคอร์เซอร์ปรากฏ (หมายเลข 1) และจากนั้นให้คลิก เมาส์ที่เมนูเค้าโครงหน้ากระดาษ (หมายเลข 2) และคลิกค าสั่งระยะห่างโดยคลิก ที่ปุ่มลูกศร (หมายเลข 3) และให้เลื่อนปรับขนาดเป็น 12 พอยต์ ก็จะได้ระยะห่าง บรรทัดตามต้องการ 2 3 1 3.5.7 การเว้นระยะห่างระหว่าง ค าลงท้าย และ ชื่อผู้ลงนามให้เว้น 3 ระยะบรรทัด หรือ 4 Enter..(หมายเลข 1) สามารถตรวจสอบการเว้นระยะได้ โดย การคลิกเมาส์ที่เมนูหน้าแรก (หมายเลข 2) และคลิกที่ปุ่ม (หมายเลข 3) จากนั้นที่ตัว เอกสารจะปรากฏสัญลักษณ์ ย่อหน้าถ้าเว้น 3 ระยะบรรทัด หรือ 4 Enter..ที่ตัว เอกสารจะปรากฏสัญลักษณ์ย่อหน้า จ านวน 3 ตัว

คู่มือการปฏิบัติงานส านักงาน 28 การพิมพ์หนังสือราชกาภายในด้วยคอมพิวเตอร์ 2 3 1 เมื่อจัดระยะบรรทัดระหว่างส่วนต่าง ๆ ของหนังสือภายในเรียบร้อยจะได้หนังสือ ภายในที่ถูกต้องตามระเบียบงานสารบรรณ ตัวอย่างเสร็จสมบูรณ์

คู่มือการปฏิบัติงานส านักงาน 29 การพิมพ์หนังสือราชกาภายในด้วยคอมพิวเตอร์ ตรวจสอบความถูกต้องของรูปแบบและเนื้อหาของหนังสือภายใน เมื่อ พิมพ์ส่วนต่าง ๆ ของหนังสือภายในเสร็จเรียบร้อยแล้วให้ท าการตรวจสอบความถูกต้อง ในหัวข้อดังนี้ 1) ให้ตรวจสอบรูปแบบของหนังสือภายใน เช่น ตรวจสอบเกี่ยวกับ ส่วนประกอบต่าง ๆ ของหนังสือควรพิมพ์ส่วนประกอบของหนังสือให้ครบถ้วน และ พิมพ์ให้ถูกต้องตามระเบียบงานสารบรรณ และควรจัดหน้าเอกสารให้สวยงามเหมาะสม 2) ให้ตรวจสอบเนื้อหาข้อความในหนังสือ เช่น ตรวจสอบความถูกต้องของตัวสะกด วรรณยุกต์ การเว้นวรรคข้อความในหนังสือ การตัดค าท้าย บรรทัดการพิมพ์ สัญลักษณ์เครื่องหมายต่าง ๆ ควรพิมพ์ให้ถูกต้องตามหลักไวยากรณ์ ฯลฯ 3.6 ตรวจสอบความถูกต้องของรูปแบบและเนื้อหาของหนังสือภายใน

การพิมพ์หนังสือราชการภายในออกทางเครื่องพิมพ์ เมื่อตรวจสอบ ความเรียบร้อยของหนังสือภายในแล้วให้ท าการสั่งพิมพ์หนังสือออกทาง เครื่องพิมพ์ โดยมีขั้นตอนดังนี้ 1. คลิกเมนูไฟล์ 2. คลิกค าสั่งพิมพ์ 3. คลิกค าสั่งพิมพ์เพื่อปริ้นเอกสาร 1 1.คลิกค าสั่งไฟล์ คู่มือการปฏิบัติงานส านักงาน การพิมพ์หนังสือราชกาภายในด้วยคอมพิวเตอร์ 4. การสั่งพิมพ์หนังสือภายในออกทางเครื่องพิมพ์ 30 2.คลิกค าสั่งพิมพ์ 3. คลิกค าสั่งพิมพ์ เพื่อปริ้นเอกสาร 2 3

คู่มือการปฏิบัติงานส านักงาน 31 การพิมพ์หนังสือราชกาภายในด้วยคอมพิวเตอร์ ตัวอย่างการพิมพ์หนังสือราชการภายในด้วยคอมพิวเตอร์ ภาพที่ 2 การพิมพ์หนังสือราชการภายใน รูปแบบการพิมพ์หนังสือราชการภายในเสร็จสมบูรณ์

บรรณานุกรม นางสาวราตรี ซัลมา โดยประเสริฐ. 2549. หนังสือราชการภายใน (ออนไลน์). https://www.gotoknow.org/posts/36784 (ค้นวันที่ 19 ตุลาคม 2566) พรทิพย์ เริงธรรม. 2663. การเขียนหนังสือราชการ (ออนไลน์). https://www.econ.cmu.ac.th/.pdf (ค้นวันที่ 22 ตุลาคม 2566) นางสาวอารีระ อาแด การพิมพ์หนังสือราชการภายใน (ออนไลน์). https://planning.pn.psu.ac.th/.pdf (ค้นวันที่ 25 ตุลาคม 2566) มหาวิทยาลัยราชภัฏชัยภูม. 2558. คู่มือการจัดท าหนังสือราชการภายในด้วย โปรแกรม Microsoft word (ออนไลน์). https://center.cpru.ac.th/ 941fulltext.pdf (ค้นวันที่ 30 ตุลาคม 2566) ส านักพัฒนาระบบบริหารงานบุคคลและนิติการ. 2542. แนวปฏิบัติเกี่ยวกับการ พิมพ์หนังสือราชการ ตามระเบียบงานสารบรรณ (ออนไลน์). https://personnel.obec.go.th (ค้นวันที่ 31 ตุลาคม 2566)