PK07 Panduan Pengurusan Mesyuarat

PK07 – Pengurusan Mesyuarat

SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI
KE ARAH MS ISO 9001:2008

PENGURUSAN PEMBELAJARAN DAN PENGAJARAN

SEKTOR JAMINAN KUALITI

PK07
PENGURUSAN
MESYUARAT

SK SULTAN YUSSUF – ABB2090 Muka Surat | 1

| 19 Mac 2015- Keluaran 03 | Pindaan 00

PK07 – Pengurusan Mesyuarat

1. OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan untuk memastikan proses pengendalian mesyuarat yang teratur
mengikut agenda yang ditetapkan dengan mematuhi Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan
Awam.

2. SKOP

Prosedur ini digunakan oleh semua sekolah rendah dan menengah di negeri Johor dalam
mengendalikan mesyuarat di mana kehadiran ahli mesyuarat tidak kurang 2/3 dan
ketidakhadiran adalah atas sebab-sebab yang tidak dapat dielakkan.

3. RUJUKAN

3.1 Manual Kualiti;
3.2 Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 2 Tahun 1991.

4. DEFINISI

Sila rujuk Definisi Singkatan Perkataan (Manual SPSK)

Pengerusi : Pegawai yang dipertanggungjawabkan bagi mengendalikan
mesyuarat.

Setiausaha / Urus Setia : Guru yang mengurus hal ehwal mesyuarat dan mencatat minit
mesyuarat.

Pencatat Minit : Guru yang mencatat minit mesyuarat.

5. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN RUJUKAN

A. SEBELUM MESYUARAT

Pengerusi/ 1. Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat PK07/1 : Surat
Setiausaha/Urus mesyuarat; Panggilan
Setia Mesyuarat

2. Menentukan kertas kerja yang disediakan Kertas Kerja
untuk perbincangan (sekiranya ada).

Setiausaha/Urus 3. Menghantar surat jemputan mesyuarat yang PK07/1 : Surat
Setia mengandungi maklumat berikut: Panggilan
a. Nama jawatankuasa; Mesyuarat
b. Tarikh dan tempat mesyuarat;
c. Masa mula dan masa dijangka tamat;
d. Agenda mesyuarat;
e. Nama pengerusi;
f. Jenis pakaian (Jika perlu).

SK SULTAN YUSSUF – ABB2090 Muka Surat | 2

| 19 Mac 2015- Keluaran 03 | Pindaan 00

PK07 – Pengurusan Mesyuarat

Pengerusi/ 4. Agenda mesyuarat hendaklah disusun di Agenda
Setiausaha/Urus dalam bentuk seperti berikut: Mesyuarat
Setia a. Perutusan Pengerusi;
b. Pengesahan minit mesyuarat yang lalu;
Setiausaha/Urus c. Perkara-perkara berbangkit;
Setia d. Pembentangan kertas-kertas kerja / fokus
mesyuarat;
e. Hal-hal lain;
f. Penutup.

5. Memastikankemudahan-kemudahanbilik
mesyuarat berfungsi dengan baik.

B. SEMASA MESYUARAT

Setiausaha/Urus 1. Menyediakan catatan minit mesyuarat seperti Catatan Minit
Setia /Pencatat Minit berikut: Mesyuarat
a. Senarai kehadiran mesyuarat;
b. Perkara-perkara penting yang dibincangkan PK07/2 :
di dalam mesyuarat; Senarai
c. Keputusan-keputusan yang dibuat; Kehadiran
d. Tindakan-tindakan susulan yang perlu
diambil oleh organisasi.

C. TINDAKAN-TINDAKAN SELEPAS
MESYUARAT

Setiausaha/Urus 1. Menyedia minit mesyuarat; PK07/3 : Minit
Setia Mesyuarat

2. Mengedar minit mesyuarat dan borang PK07/4 :
maklum balas dalam tempoh 1 minggu kepada Rekod Edaran
semua ahli mesyuarat;

3. Mengumpul dan menyatukan maklum balas PK07/5 :

dalam tempoh 2 minggu. Borang

Maklum Balas

Fail Mesyuarat

Sekiranya terdapat langkah-langkah yang tidak

mematuhi spesifikasi ambil tindakan pembetulan
merujukPK15–PengurusanKawalan

Perkhidmatan Yang Tidak Akur.

SK SULTAN YUSSUF – ABB2090 Muka Surat | 3

| 19 Mac 2015- Keluaran 03 | Pindaan 00

PK07 – Pengurusan Mesyuarat

6. REKOD KUALITI

BIL. JENIS REKOD TEMPOH LOKASI

1 PK07/1 Surat panggilan mesyuarat 3 tahun Bilik Penyimpanan Fail

2 PK07/3 Minit mesyuarat yang diluluskan 3 tahun Bilik Penyimpanan Fail
Bilik Penyimpanan Fail
3 PK07/5Maklumbalaspelaksanaan 3 tahun Bilik Penyimpanan Fail
keputusan mesyuarat 3 tahun

4 Kertas kerja yang dibentangkan (sekiranya
ada)

SK SULTAN YUSSUF – ABB2090 Muka Surat | 4

19 Mac 2015- Keluaran 03 | Pindaan 00