การเขียนหนังสือราชการ “ประเภทของหนังสือราชการ”

เอกสารทางราชการในหน่วยงานราชการ

จัดทาโดย
นายพลากร พินกัง

เสนอ
นายภัทราวุฒ วิริยะสกัลวุฒนา

วิทยาลัยเทคนิควังนาเย็น

การเขยี นหนังสือราชการ
“ประเภทของหนังสือราชการ”

ในปัจจบุ นั การติดตอ่ ราชการทงั ้ ภายในหน่วยงานและภายนอก
หนว่ ยงานเป็นการส่อื ถงึ บคุ คล/หน่วยงาน อกี ทงั ้ ยงั เป็นปัญหาของ
หน่วยงานและผ้ปู ฏบิ ตั ิท่เี กี่ยวข้องจานวนไมน่ ้อยท่ยี งั ไม่เข้าใจในการใช้
ภาษาราชการและแบบฟอร์มที่ถกู ต้อง เพ่อื เป็นการสร้างความสาเร็จ
ของผ้ปู ฏบิ ตั งิ านท่ีเกี่ยวข้องทางด้านหนงั สอื ได้ทราบถึงรูปแบบ การใช้
คาขนึ ้ ต้น คาลงท้ายที่ถกู ต้อง เป็นไปในแนวทางเดียวกนั และเป็นไป
ตามระเบยี บสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ได้
จาแนกหนกั สอื ราชการไว้มี 6 ชนิด ดงั นี ้

1. หนงั สอื ภายนอก คอื หนงั สือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธี โดยใช้
กระดาษ ตราครุฑ เป็นหนงั สือตดิ ตอ่ ระหว่างส่วนราชการ หรือส่วน
ราชการมีถึงหน่วยงานอืน่ ใดซง่ึ มใิ ช่ ส่วนราชการหรือทีม่ ถี งึ
บคุ คลภายนอก



2. หนงั สอื ภายใน คือ หนงั สือตดิ ต่อราชการท่ีเป็นแบบพิธีน้อยกวา่
หนงั สือ ภายนอก เป็นหนงั สอื ติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรมหรือ
จงั หวดั เดียวกนั ใช้กระดาษบนั ทกึ ข้อความ (การใช้หนงั สือภายใน ส่วน
ราชการมกั นยิ มใช้เฉพาะเร่ืองที่ตดิ ตอ่ ภายในกรมเดยี วกนั เป็นส่วนใหญ่
หากมหี นงั สอื ไปต่างกรมแม้อย่ใู นกระทรวงเดยี วกนั มกั นิยมใช้หนงั สือ
ราชการ ภายนอก)

ความแตกต่างระหว่างหนังสือภายในกับหนังสอื
ภายนอก

หนงั สือภายใน มีความเป็นแบบพธิ ีน้อยกวา่ กล่าวคือ ไม่ต้องลงที่ตงั้ ไม่
มี หวั ข้ออ้างองิ หรือสงิ่ ท่ีส่งมาด้วยเป็นหัวข้อแยกออกมาและไมต่ ้องมี
คาลงท้ายโดยถอื หลกั ความเป็นกนั เอง เนื่องจากเป็นการติดตอ่ ระหวา่ ง
หนว่ ยงานในกระทรวง ทบวง กรมหรือจงั หวดั เดยี วกนั ซง่ึ เป็นทีร่ ู้จกั กันดี
อยแู่ ล้ว หรือเป็นหน่วยงานในสงั กดั เดียวกนั

ข. ขอบเขตการใช้หนงั สอื ภายนอก ใช้ได้ทกุ กรณี แต่หนงั สอื ภายในจะ
ใช้ได้เฉพาะการติดตอ่ งานของหน่วยงานภายในกระทรวง ทบวง กรม
หรือจงั หวดั เดยี วกนั เท่านนั ้ จะใช้หนงั สอื ภายในตดิ ต่อกบั หน่วยงาน
เอกชนทม่ี ิใช่สว่ นราชการหรือกบั บคุ คลภายนอกไม่ได้

3. หนงั สือประทบั ตรา คอื หนงั สอื ทใี่ ช้ประทบั ตราแทนการลงช่ือของ
หวั หน้าส่วนราชการระดบั กรมขนึ ้ ไป โดยให้หวั หน้าสว่ นราชการระดบั
กองหรือผ้ทู ไ่ี ด้รับมอบหมายจาก หวั หน้าสว่ นราชการระดบั กรมขึน้ ไป
เป็นผ้รู ับผิดชอบลงชื่อยอ่ กากบั ตรา หนงั สือประทบั ตราให้ใช้ได้ทงั ้
ระหว่างส่วนราชการกบั ส่วนราชการ และระหว่างส่วนราชการกบั
บคุ คลภายนอกเฉพาะกรณีที่ไมใ่ ชเ่ ร่ืองสาคญั



4. หนงั สอื สง่ั การ มี 3 ชนิด ได้แก่ คาสง่ั ระเบยี บ และข้อบงั คบั

– คาสงั่ คือ บรรดาข้อความทผ่ี ้บู งั คบั บญั ชาสงั่ การให้ปฏิบตั ิโดยชอบ
ด้วยกฎหมาย ให้ใช้กระดาษตราครุฑ

– ระเบยี บ คือ บรรดาข้อความทผี่ ้มู อี านาจหน้าที่ได้วางไว้โดยอาศยั
อานาจของกฎหมายหรือไม่ก็ได้ เพื่อถือเป็นหลกั ปฏิบตั งิ านเป็นการ
ประจา ให้ใช้กระดาษตราครุฑ

– ข้อบงั คบั คอื บรรดาข้อความท่ีผ้มู อี านาจหน้าทกี่ าหนดให้ใช้ โดย
อาศยั อานาจของกฎหมายที่บญั ญัติให้กระทาได้ ให้ใช้กระดาษตรา
ครุฑ



5. หนงั สอื ประชาสมั พนั ธ์ มี 3 ชนิด ได้แก่ ประกาศ แถลงการณ์ และ
ขา่ ว

– ประกาศ คอื บรรดาข้อความท่ีทางราชการประกาศ หรือชแี ้ จงให้
ทราบ หรือแนะแนวทางปฏบิ ตั ิ ให้ใช้กระดาษตราครุฑ

– แถลงการณ์ คือบรรดาข้อความท่ที างราชการแถลงเพื่อทาความ
เข้าใจในกิจการของทางราชการ หรือเหตกุ ารณ์ หรือกรณีใด ๆ ให้ทราบ
ชดั เจนโดยทวั่ กนั ให้ใช้กระดาษครุฑ

– ข่าว คือ บรรดาข้อความท่ีทางราชการเหน็ สมควรเผยแพร่ให้ทราบ



6. หนงั สือท่เี จ้าหน้าที่ทาขนึ ้ หรือรับไว้เป็นหลกั ฐานในราชการ คือ
หนงั สือที่เจ้าหน้าทที่ าขนึ ้ นอกจากที่กล่าวแล้วข้างต้น หรือหนงั สือท่ี
หนว่ ยงานอ่นื ใดซง่ึ มิใชส่ ่วนราชการหรือบคุ คลภายนอกมีมาถึงสว่ น
ราชการ และส่วนราชการรับไว้เป็นหลกั ฐานของทางราชการ มี 4 ชนิด
คอื หนงั สือรับรอง รายงานการประชมุ บนั ทกึ และหนงั สอื อนื่

– หนงั สือรับรอง คือ หนงั สอื ท่ีสว่ นราชการออกให้เพอื่ รับรองแกบ่ คุ คล
นิติบคุ คล หรือหนว่ ยงานเพ่ือวตั ถปุ ระสงคอ์ ย่างหนึง่ อย่างใดให้ปรากฏ
แก่บคุ คลโดยทว่ั ไป ไมจ่ าเพาะเจาะจง ให้ใช้กระดาษครุฑ

– รายงานการประชมุ คือ การบนั ทึกความคดิ เหน็ ของผ้มู าประชมุ
ผ้เู ข้าร่วมประชมุ และมตขิ องทปี่ ระชมุ ไว้เป็นหลกั ฐาน

– บนั ทกึ คือ ข้อความซง่ึ ผ้ใู ต้บงั คบั บญั ชาเสนอต่อผ้บู งั คบั บญั ชา หรือ
ผ้บู งั คบั บญั ชาสงั่ การแกผ่ ้ใู ต้บงั คบั บญั ชา หรือข้อความทีเ่ จ้าหน้าท่ี หรือ
หนว่ ยงานระดบั ตา่ กวา่ สว่ นราชการระดบั กรมติดตอ่ กนั ในการปฏิบตั ิ
ราชการ โดยปกติให้ใช้กระดาษบนั ทึกข้อความ

– หนงั สืออืน่ คือ หนงั สือหรือเอกสารอนื่ ใดที่เกดิ ขนึ ้ เน่ืองจากการ
ปฏบิ ตั งิ านของเจ้าหน้าทเ่ี พื่อเป็นหลกั ฐานในทางราชการ ซง่ึ รวมถึง
ภาพถ่าย ฟิลม์ แถบบนั ทึกเสียง แถบบนั ทกึ ภาพด้วย หรือหนงั สอื ของ
บคุ คลภายนอกที่ยน่ื ตอ่ เจ้าหน้าท่ี และเจ้าหน้าทไ่ี ด้รับเข้าทะเบียนรับ
หนงั สอื ของทางราชการแล้ว มีรูปแบบตามที่กระทรวง ทบวง กรมจะ
กาหนดขนึ ้ ใช้ตามความเหมาะสม เว้นแตม่ แี บบตามกฎหมายเฉพาะ
เรื่องให้ทาตามแบบ เชน่ โฉนด แผนที่ แบบ แผนผงั สญั ญา คาร้อง เป็น
ต้น



หนงั สือท่จี ดั ทาขนึ ้ โดยปกตใิ ห้มีสาเนาค่ฉู บบั เก็บไว้ท่ีต้นเรื่อง 1 ฉบบั
และให้มสี าเนาเก็บไว้ทหี่ น่วยงานสารบรรณกลาง 1 ฉบบั สาเนาคฉู่ บบั
ให้ผ้ลู งชอื่ ลงลายมือชื่อหรือลายมือช่อื ย่อ และให้ผ้รู ่าง ผ้พู ิมพ์และ
ผ้ตู รวจ ลงลายมอื ช่ือหรือลายมอื ชอื่ ย่อไว้ที่ข้างท้ายขอบลา่ งด้านขวา
ของหนงั สือ

การเขยี นหนังสอื ราชการ

งานด้านสารบรรณ การจดั ทาหนงั สอื ราชการเป็นระเบียบปฏบิ ตั อิ ยา่ ง
หนง่ึ ของหนว่ ยราชการทข่ี ้าราชการและผ้ตู ิดตอ่ กบั หนว่ ยราชการควร
ทราบ ทงั ้ นเี ้พ่อื ให้เกดิ ผลดตี อ่ ระบบการปฏบิ ตั ิงานของหน่วยราชการ
การติดต่อระหว่างหนว่ ยงานราชการด้วยกนั ตลอดทงั ้ การตดิ ตอ่
ระหวา่ งบคุ คลหรือองคก์ รเอกชนกบั หนว่ ยราชการ ซงึ่ การจดั ทาหนงั สือ
ราชการท่หี นว่ ยราชการทกุ หน่วยถอื เป็นหลกั ในการปฏบิ ตั ิ ซงึ่ การจดั ทา
หนงั สอื ราชการที่หนว่ ยราชการทกุ หน่วยถือเป็นหลกั ในการปฏบิ ตั นิ นั ้
ปรากฏอย่ใู น “ระเบียบสานกั นายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสรรณ พ.ศ.
2526” “ระเบยี บสานกั นายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบบั ที่ 2)
พ.ศ. 2558” ตลอดทงั ้ ระเบียบ ประกาศ และหนงั สือท่ีเก่ียวกบั

ระบบงานสารบรรณที่ออกโดยสานกั นายกรัฐมนตรีและหน่วยงานที่
เกีย่ วข้อง ภายหลวั ปีพทุ ธศกั ราช 2526 เป็นต้นมา

ความหมาย

หนังสอื ราชการ หมายถึง เอกสารท่เี ป็ นหลกั ฐานในราชการ
ได้แก่
1.หนงั สือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ

2.หนงั สือที่สว่ นราชการมีไปถงึ หนว่ ยงานอน่ื ใด ซงึ่ มใิ ช่สว่ นราชการหรือ
ที่มไี ปถึงบคุ คลภายนอก

3.หนงั สือทห่ี นว่ ยงานอื่นใด ซง่ึ มิใชส่ ว่ นราชการหรือทบ่ี คุ คลภายนอกมี
มาถงึ ราชการ

4.เอกสารที่ทางราชการจดั ทาขึน้ หรือรับไว้เพอ่ื เป็นหลกั ฐานในราชกา

5.เอกสารทท่ี างราชการจดั ทาขึน้ ตามกฎหมาย ระเบียบหรือข้อบงั คบั

6.ข้อมลู ข่าวสารหรือหนงั สือท่ไี ด้รับจากระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์

คุณลักษณะท่ีดีของหนังสือราชการ

1.องค์ประกอบของหนงั สือราชการ ได้แก่
• กระดาษทใ่ี ช้ เป็นกระดาษตราครุฑทมี่ ขี นาดตวั ครุฑสงู 3

เซนตเิ มตร พมิ พด์ ้วยสดี าหรือเป็นครุฑดนุ อย่ทู ่กี ่ึงกลางสว่ นบนของ
กระดาษ (ยกเว้นหนงั สอื ภายในที่มีรูปแบบเฉพาะโดยมขี นาดของตวั
ครุฑสงู 1.5 เซนตเิ มตร และมขี ้อความกาหนดเป็นแบบไว้) ลกั ษณะของ
กระดาษทม่ี ีคณุ ภาพดี คือ กระดาษปอนดข์ าว นา้ หนกั ไมน่ ้อยกว่า 60
กรัมตอ่ ตารางเมตร ขนาด เอ 4 (210 * 297 มิลลเิ มตร)
• สีของหมึกพมิ พ์ ใช้หมกึ พิมพ์สีดา โดยสขี องหมึกพมิ พต์ ้องมรี ะดบั
ความเข็มท่ีสมา่ เสมอตลอดทงั ้

รูปแบบของหนงั สอื ราชการ ในกรณีที่เป็นหนงั มอื ราชการประเภท
จดหมายควรจดั ระยะและวางตาแหนง่ ส่วนประกรอบตา่ งๆ ของ
จดหมาย เชน่ เลขท่ีและชอื่ เร่ืองของหนงั สอื ช่ือและท่อี ยสู่ ่วนราชการ
เจ้าของหนงั สอื ส่วนราชการเจ้าของเร่ือง วนั ท่ีออกหนงั สอื คาขนึ ้ ต้น

และคาลงท้าย ข้อความสว่ นราชการเจ้าของหนงั สือ ฯลฯ ให้ถกู ต้อง
ตามรู้แบบทสี่ านกั นายกรัฐมนตรีได้กาหนดเป็นระเบียบหรือแนวปฏิบตั ิ

ไว้ ทงั ้ นี ้เพ่อื ความถกู ต้อง ความเป็นระเบยี บ และความนา่ อา่ นของ
หนงั สอื ราชการนนั ้ ๆ

• ซอง เป็นซองสีขาวทีม่ ีตราครุฑขนาดสงู 1.5 เซนติเมตร อยู่
ด้านบนซ้ายของหน้าซอง ขนาดของซองจะต้องมีขนาดทเ่ี หมาะสมกบั
หนงั สือราชการและสงิ่ ท่จี ะส่งไปพร้อมกับหนงั สือราชการนนั ้ ขนาด
มาตรฐาน 4.25 * 9.50 นวิ ้ และจดั พิมพ์ตามรูปแบบที่ถกู ต้อง

ข้อความในหนงั สือ ภาษรและการใช้ภาษาในหนงั สอื ราชการนนั ้ เป็นสง่ิ
สาคญั ประการหนึง่ ที่ต้องคานึงถงึ ข้อความในจดหมายควรมีลกั ษณะ
ดงั นี ้

2.มีความถกู ต้อง ความถกู ต้องในการเขียนหนงั สอื ราชการ หมายถงึ

ความถกู ต้องของเนอื ้ หา ประเภทและรูปแบบของหนงั สือ ตวั สะกด
การันต์ วรรคตอนและการใช้เครื่องหมายวรรคตอน ตลอดทงั ้ ความ
เหมาะสมในการใช้ภาษาให้สอดคล้องกับผ้รู ับและเนอื ้ หา

•มีความกะทดั รัดและชดั เจน หนงั สือราชการทีด่ ี ควรเขยี นด้วย
ข้อความท่กี ะทดั รัด ชดั เจน กล่าวคือ เป็นข้อความท่มี ีขนาดสนั้ และม่งุ
เสนอเฉพาะประเด็นสาคญั ของเนอื ้ หา เมื่ออา่ นแล้วเข้าใจได้ทนั ทีวา่
ผ้เู ขยี นมจี ดุ ประสงค์หรือต้องการสือ่ อะไรให้ผ้อู ่านได้ทราบ

•มคี วามสมบรู ณ์ เนอื ้ หาในหนงั สือราชการจะต้องมสี าระสาคญั
ครบถ้วน ตามจดุ ประสงคห์ รือเจตนาที่ผ้เู ขียนกาหนดไว้อีกด้วย

•มคี วามสภุ าพ หนงั สือราชการควรมถี ้อยคาสภุ าพ แสดงถึงการให้
เกียรตแิ ก่ผ้รู ับ การเลือกใช้ภาษาที่แสดงถงึ สภุ าพนนั ้ จะขึน้ อยกู่ บั
สถานภาพของผ้ลู งนามในหนงั สอื กบั ผ้รู ับเป็นสาคญั เชน่ การเขยี น
ข้อความส่วนสรุปเพียงเพื่อแจ้งให้ผ้รู ับหนงั สือทราบถึงเร่ืองราวท่ีเกิดขึน้
หากผ้ใู ต้บงั คบั บญั ชาบนั ทกึ เสนอผ้บู งั คบั บญั ชา จะต้องใช้ว่า “จงึ เรียน
มาเพ่อื โปรดทราบ” แต่หากเป็นหนงั สอื จากผ้บู งั คบั บญั ชาแจ้งไปยงั
ผ้ใู ต้บงั คบั บญั ชา จะต้องใช้คาว่า “จึงเรียนมาเพ่ือทราบ”

•มีความเป็นเอกภาพ ในการเขียนหนงั สือราชการแตล่ ะครัง้ ไม่ควรนา
เรื่องราวที่เป็นคนละเรื่องไว้ในฉบบั เดยี วกนั ในหนงั สอื ราชการแต่ละ
ฉบบั ควรนาเสนอเนอื ้ หาทเ่ี ป็นเรื่องเดียวกนั ทงั ้ ฉบบั โดยมจี ดุ ประสงค์
สาคญั ใจความสาคญั หรือประเด็นสาคญั ทต่ี ้องการจะสอ่ื ให้ผ้รู ับได้
ทราบเพยี งประการเดยี

มสี ารัตถภาพ การเขียนหนงั สือราชการควรเขยี นเน้นยา้ สาระสาคญั
หรือให้รายละเอียดสาคญั ทตี่ ้องการให้ผ้อู ่านทราบอยา่ งชดั เจน
ตรงไปตรงมา ไม่วกวน หรืออ้อมค้อมด้วยการใช้ข้อความหรืออธิบาย
เร่ืองราวที่ยืดยาวจนเกนิ ความจาเป็น

•มสี มั พนั ธภาพ ข้อความและเนอื ้ หาในหนงั สือราชการ ความมี
ความสมั พนั ธ์ท่ีเช่ือมโยงกนั โดยตลอด และมกี ารลาดบั ความท่ีตอ่ เนอ่ื ง
ไม่สร้างความสบั สนให้แก่ผ้อู ่าน

ความสะอาด ความสะอาดก็เป็นสิง่ ท่ีแสดงถงึ ความละเอียด รอบคอบ
ตลอดจนความตงั้ ใจจริงในการตดิ ตอ่ สื่อสาร ดงั นนั ้ ในหนงั สอื ราชการ
จงึ ไมค่ วรมรี อยขดุ ขดี ลบ รอบคราบสกปรกต่างๆ หรือแม้แตร่ อยยบั ย่น
ของกระดาษกไ็ ม่ควรให้มีปรากฏขนั ้

ความรวดเร็วในการดาเนินการ ในการติดต่อสอ่ื สารด้วยหนงั สอื
ราชการประเภทจดหมาย จะเสียเวลาในการนาส่งพอสมควร ดงั นนั ้
ในช่วงของการดาเนินการ คอื การผลติ สื่อ (การร่าง การพิมพ์หนงั สอื
การนาเสนอผ้บู งั คบั บญั ชาลงนาม) ไม่ว่าจะเพื่อเป็นการให้บริการ ตอบ
คาถาม ข้อสงสยั หรือการแจ้งเร่ืองราวต่าง ๆ ให้แก่ผ้เู กี่ยวข้องได้ทราบ
จงึ ควรดาเนินการอยา่ งรวดเร็ว โดยใช้ระยะเวลาทไี่ มน่ านนัก ทงั ้ นี ้
จะต้องคานงึ ถึงผลเสยี ทอี่ าจจะเกดิ ขึน้ เสมอ

ประเภทของหนังสอื ราชการ
ประเภทของหนังสอื ราชการแบ่งออกเป็ น 6

ประเภท คอื

1. หนงั สอื ภายนอก
2. หนงั สอื ภายใน
3. หนงั สอื ประทบั ตรา
4. หนงั สือสงั่ การ
5. หนงั สอื ประชาสมั พนั ธ์
6. หนงั สือที่เจ้าหน้าทท่ี าขนึ ้ หรือรับไว้เป็นหลกั ฐานในราชการ

หนังสอื ภายนอก

หนงั สอื ภายนอก เป็นหนงั สือทใี่ ช้ติดต่อราชการระหวา่ ง
ส่วนราชการ หรือระหวา่ งส่วนราชการกบั หน่วยงานเอกชนหรือ
บคุ คลภายนอก โดยการจดั ทาหนงั สอื ราชการภายนอกนนั ้ จะใช้
กระดาษตราครุฑ ซงึ่ ถือเป็นการตดิ ต่อท่ีเป็นแบบพธิ ีหรือเป็นทางการ

ส่วนประกอบและรายละเอยี ดของหนังสือภายนอก มี
ดังนี้

1.ท่ี เป็นสว่ นประกอบท่อี ยทู่ างด้านซ้ายบนสดุ ของหนงั สือ ซง่ึ หนงั สอื
ทกุ ฉบบั จะมกี าหนดไว้เพื่อ
•เป็นข้ออ้างอิงของฝ่ายท่สี ง่ หนงั สือออก ในกรณีท่ีจะมีการอ้างถึง
หนงั สอื ฉบบั นนั ้ ในการติดตามเรื่องหรือเพ่อื การตดิ ต่อ โต้ตอบหลงั จากท่ี
ได้ส่งหนงั สอื นนั ้ ออกไปแล้ว
•เป็นประโยชน์ในการเกบ็ เร่ืองระหว่างปฏบิ ตั ิหรือเมือ่ เร่ืองนนั ้ ได้
ดาเนินการเป็ นที่เรียบร้ อยแล้ ว
•เป็นข้ออ้างองิ เม่ือต้องการจะค้นหาเร่ืองทีไ่ ด้เกบ็ ไว้
•เป็นตวั เลขสถติ แิ สดงปริมาณของหนงั สือทีไ่ ด้มีการติดต่อกบั
หน่วยงานต่างๆ ในรอบปีปฏิทินหน่งึ
2.ส่วนราชการเจ้าของหนังสอื ให้ลงชอื่ ของส่วนราชการหรือ
คณะกรรมการที่เป็นเจ้าของหนงั สือนนั ้ พร้อมทงั ้ ลงทต่ี งั้ ที่สามารถ
ติดตอ่ ทางไปรษณีย์ได้โดยสะดวกไว้ด้วย สาหรับตาแหน่งของสว่ น

ราชการเจ้าของหนงั สือจะปรากฏอยทู่ างด้านขวาสดุ ของหนังสือและอยู่
บรรทดั เดียวกบั “ท่ี”
3. . วัน เดือน ปี ให้ลงตวั เลขของวนั ที่ ช่ือเตม็ ของเดือนและตวั เลขของ
ปีพทุ ธศกั ราชทีอ่ อกหนงั สอื โดยไม่ต้องมคี าวา่ วนั ท่ี เดือน และ พ.ศ.
นาหน้า สาหรับตาแหน่งตวั เลขของวนั ท่ีจะ ปรากฏอย่ตู รงกงึ่ กลาง
หน้ากระดาษ บรรทดั ต่อจากทอ่ี ย่สู ว่ นราชการเจ้าของเรื่อง
เรื่อง ให้ลงสาระสาคญั ที่เป็นใจความท่ีสนั้ กะทดั รัดและครอบคลมุ
เนอื ้ หาของหนงั สือฉบบั นนั ้

5. คาขนึ้ ต้น ระบเุ ฉพาะตาแหนง่ ของผ้ทู หี่ นงั สอื นนั ้ มไี ปถึง หอื ลงชื่อ
บคุ คล ในกรณีทีเ่ ป็นการตดิ ตอ่ กบั บคุ คลโดยไมเ่ ก่ียวกบั ตาแหนง่ หน้าท่ี
(โดยไมต่ ้องมคี าว่า “ฯพณฯ” หรือ “ท่าน” นาหน้าช่อื ตาแหน่งหรือชือ่
บคุ คล) เชน่ เรียน รัฐมนตรีวา่ การกระทรวงศกึ ษาธิการ

6. อ้างถึง เป็นการอ้างถงึ เอกสารทมี่ คี วามสมั พนั ธ์เก่ียวกบั เนอื ้ หาใน
หนงั สอื หรืออาจเป็นหนงั สอื ทเี่ คยมีติดต่อกนั มากอ่ น โดยปกติจะอ้างถึง
เฉพาะหนงั สอื ฉบบั ลา่ สดุ ท่ีติดต่อกนเพียงฉบบั เดยี ว เว้นแตม่ ีเรื่องหรือ
สาระสาคญั ในหนงั สือฉบบั อ่ืนที่เกี่ยวข้องและต้องนามาพจิ ารณา จงึ จะ

อ้างถึงหนงั สือฉบบั นนั ้ ๆ สาหรับการเขียน “อ้างถงึ ” นนั ้ ให้เขยี นประเภท
สง่ิ พมิ พ์ ชือ่ สว่ นราชการเจ้าของหนงั สอื เลขที่หนงั สือ และวนั เดอื น ปีท่ี
ออกหนงั สือ เช่น
อ้างถึง กรมอนามยั ท่ี สธ 0601/163 ลงวนั ที่ 17 มีนาคม 2560
7. ส่งิ ท่สี ่งมาด้วย ให้ลงชอ่ื สิ่งของ เอกสาร หรือบรรณสารทสี่ ่งไปพร้อม
กบั หนงั สือ หากไมส่ ามารถบรรจใุ สชองเดียวกนั ได้ ให้แจ้งด้วยวา่ สง่ ไป
โดยทางใน การเขียน สิ่งทส่ี ่งมาด้วย ให้เขยี นประเภทส่ิงพิมพ์ (ในกรณี
ทเี่ ป็นหนงั สอื ภายนอก หนงั สือภายใน หนงั สอื สง่ั การ ให้ระบชุ ื่อสว่ น
ราชการเจ้าของหนงั สอื เลขท่ีหนงั สือ และวนั เดือน ปีที่ออกหนงั สอื )
พร้อมทงั ้ จานวนของสิ่งพมิ พท์ ี่ส่งไป เชน่

สง่ิ ทสี่ ง่ มาด้วย 1. สาเนาหนงั สือกระทรวงการคลงั ท่ี กค 0103/270 ลง
วนั ที่ 10 เมษายน

2560 จานวน 1 ฉบบั
เอกสารทางวชิ าการเร่ือง ภาษีมลู คา่ เพิ่ม จานวน 500 เล่ม

(ส่งทางพสั ดุ ไปรษณีย์)

8. ข้อความ คอื เนอื ้ หาสาระทต่ี ้องการจะให้ผ้รู ับได้ทราบ ข้อความใน
หนงั สอื จะต้อง ชดั เจน เข้าใจงา่ ย และมีสาระครบถ้วน ซง่ึ ข้อความใน
หนงั สอื ราชการแบง่ ออกเป็น 3 ส่วน คือ

8.1 เหตผุ ล เป็นข้อความทก่ี ล่าวถงึ สาเหตทุ ี่มีหนงั สือไป ซง่ึ อาจกล่าว
ในลกั ษณะของการแจ้งให้ผ้ทู ราบว่า หน่วยงานของผ้เู ขียนจะทาอะไร
หรือมเี หตกุ ารณ์ใดเกดิ ขนึ ้ หากเป็นเรื่องท่ีเคยติดตอ่ กนั มาแล้ว
เนอื ้ ความตอนนมี ้ กั เป็นการเท้าความเร่ืองเดิม โดยปกติคาทใี่ ช้ขนึ ้ ต้น
เนอื ้ ความส่วนนใี ้ นกรณีทเี่ ป็นเร่ืองทใ่ี หมห่ รือติดต่อเป็นครัง้ แรก มกั
ขนึ ้ ต้นด้วยคาว่า “ด้วย......”. หรือ “ เนื่องด้วย......”

หากเป็นเรื่องทเ่ี คยมกี ารติดต่อกนั มาแล้วหรือเป็นเร่ืองที่ทราบกนั
โดยทว่ั ไปแล้วมกั จะขนึ ้ ต้นด้วยคาว่า “ตามท”ี่ แล้วตามด้วยข้อความ
ในเรื่องเดมิ ทก่ี ระชบั ที่สดุ และปิดท้ายย่อหน้าในส่วนนดี ้ ้วยคาว่า “นนั ้ ”

ในกรณีที่เป็นการตดิ ตอกนั อยา่ งตอ่ เนื่องและต้องการทจี่ ะ
กลา่ วอ้างถึงหนงั สือฉบบั เดมิ ที่

เคยติดต่อกนั จะขนึ ้ ต้นเนอื ้ หาในสว่ นนี ้วา่ “ตามหนงั สอื ทีอ่ ้างถึง” แล้ว
ตามด้วยข้อความในเรื่องเดมิ ท่ีกระชบั ที่สดุ และปิดท้ายด้วย “ ความ
ละเอียดแจ้งแล้ว นนั ้ ”

จดุ ประสงค์ เป็นข้อความในสว่ นที่สองที่นบั วา่ มีความสาคญั เพราะ
เนอื ้ ความจะกลา่ วถึงจดุ ประสงคข์ องหนงั สอื ฉบบั นี ้ซง่ึ จะต้องเขียนให้
ชดั เจนเพื่อให้ผ้รู ับหนงั สือทราบวา่ ผ้เู ขียนมีจดุ ประสงค์อย่างไร ในกรณี
ท่หี นงั สอื มจี ดุ ประสงค์หลายประการ ควรแยกจดุ ประสงคเ์ ป็นรายข้อ
อยา่ งชดั เจนเพือ่ ความสะดวกของผ้รู ับในการทาความเข้าใจและการ
นาไปปฏบิ ตั ิ

•สรุป เป็นข้อความในส่วนสดุ ท้ายของหนงั สอื ทเ่ี น้นให้ผ้รู ับหนงั สือได้
ทราบถงึ วิธีการปฏิบตั ิเมือ่ ได้รับหนงั สือฉบบั นแี ้ ล้ว ข้อความท่ีสรุปนี ้
จะต้องสมั พนั ธ์กบั จดุ ประสงคท์ ่ปี รากฏในเนอื ้ หาตอนต้น ซึ่งการเขียน
ข้อความสรุปมีวิธีการเขียนโดยทว่ั ไป ดงั นี ้
ในกรณีทตี่ ้องการเพียงให้ผ้รู ับได้ทราบเรื่องราวทป่ี รากฏในหนงั สอื อาจ
ใช้วา่

•จงึ เรียนมาเพ่ือโปรดทราบ
•จึงเรียนมาเพอื่ ทราบ
ในกรณีท่ตี ้องการให้ผ้รู ับดาเนินเรื่องตามขนั ้ ตอนตอ่ ไป อาจใช้ว่า

•จงึ เรียนมาเพอ่ื โปรดพจิ ารณาดาเนนิ การตอ่ ไป
•จงึ เรียนมาเพื่อทราบและดาเนนิ การต่อไป
ในกรณีทตี่ ้องการให้ผ้รู ับตดั สินใจในเรื่องทปี่ รากฏในหนงั สือ อาจใช้วา่

•จงึ เรียนมาเพอ่ื โปรดพิจารณา
•จงึ เรียนมาเพอ่ื โปรดพจิ ารณาอนมุ ตั ิ
•จึงเรียนมาเพอื่ โปรดพจิ าณาให้ความอนเุ คราะห์
ในกรณีทต่ี ้องการให้ผ้รู ับนาเรื่องในหนงั สอื ไปปฏิบตั ิ อาจใช้ว่า
•จึงเรียนมาเพอ่ื ทราบและถอื เป็นแนวปฏิบตั ติ อ่ ไป

การเขียนสว่ นสรุปของหนงั สอื อาจเขยี นในลกั ษณะท่ีเฉพาะเจาะจง ซงึ่
จะตรงตามเจตนารมณ์ของเนอื ้ ความในหนงั สือ อนั จะทาให้ผ้รู ับมี
ความรู้สกึ ท่ีดแี ละเข้าใจจดุ ประสงคข์ องหนงั สอื ได้อย่างถกู ต้อง เชน่

ในกรณีท่ปี ระสงค์จะเชญิ ผ้รู ับไปร่วมงานหรือกจิ กรรมที่
จดั ขนึ ้ อาจใช้ว่า

•หวงั เป็นอย่างยิ่งว่าคงจะได้รับเกยี รติจากทา่ น และขอขอบพระคณุ
เป็นอยา่ งสงู มา ณ โอกาสนี ้
ในกรณีท่ปี ระสงค์จะขอความชว่ ยเหลอื เชน่ ขอรับบริจาค ของความ
ร่วมมอื ขอใช้สถานทเ่ี พื่อจดั กจิ กรรม ฯ อาจใช้วา่

•หวงั เป็นอย่างยง่ิ วา่ คงจะได้รับความอนเุ คราะห์จากท่าน และ
ขอขอบพระคณุ เป็นอย่างสงู มา ณ โอกาสนี ้

9. คาลงท้าย คาลงท้ายจะต้องให้สมั พนั ธ์กบั คาขนึ ้ ต้น เช่น

คาขนึ ้ ต้น คาลงท้าย

เรียน ขอแสดงความนบั ถอื

กราบเรียน ขอแสดงความนบั ถอื อย่างยิ่ง

นมสั การ ขอนมสั การด้วยความเคารพ

10. ลงช่อื ให้ลงลายมือช่อื เจ้าของหนงั สอื และพิมพช์ อ่ื เต็มของเจ้าของ
ลายมือช่อื ไว้ในวงเล็บใต้ลายมือช่อื ซงึ่ พมิ พ์ชื่อเตม็ ของเจ้าของลายมือ
ชอื่ ทีเ่ ป็นบคุ คลธรรมดานนั ้ ให้คานาหน้าชื่อว่า นาย นาง นางสาว หน้า
ช่อื เตม็ ใต้ลายมือชอ่ื ในกรณีเจ้าของลายมอื ชอ่ื มีตาแหน่งทางวชิ าการ
คอื ศาสตราจารย์ รองศาสตราจารย์ และผ้ชู ่วยศาสตราจารย์ ให้พมิ พ์
คาเต็มของช่ือตาแหนง่ ทางวชิ าการไว้หน้าชอ่ื เตม็ ในวงเล็บใต้ลายมอื ชื่อ

11. ตาแหน่ง ให้ลงชอ่ื ตาแหน่งของเจ้าของหนงั สือไว้ใต้ชอ่ื เต็ม

12. ส่วนราชาการเจ้าของเร่ือง ให้ลงช่อื สว่ นราชการทอ่ี อกหนงั สอื
หรือส่วนราชการทเ่ี ป็นผ้รู ับผดิ ชอบดาเนินเรื่องหรือปฏิบตั ิการเก่ียวกบั
เร่ืองนนั ้ โดยตรง โดยพิมพ์ไว้ตรงมมุ ด้านล้างซ้ายของหน้ากระดาษใน
ระดบั บรรทดั ทถ่ี ดั ลงมาจากบรรทดั ชือ่ ตาแหน่ง

13. โทร. ให้ลงรหสั ทางไกลหมายเลขโทรศพั ท์ของส่วนราชการเจ้าของ
เร่ือง หมายเลขโทรศพั ท์ภายใน (ถ้ามี) หมายเลขโทรสาร (ถ้าม)ี และ
ไปรษณีย์อเิ ล็กทรอนิกส์ (ถ้าม)ี ไว้ใต้ชอื่ ส่วนราชการเจ้าของเร่ือง

14. สาเนาส่ง (ถ้าม)ี ในกรณีทีไ่ ด้จดั ส่งสาเนาหนังสอื ไปให้สว่ น
ราชการหรือผ้ทู ่เี กี่ยวข้องและประสงค์ให้ผ้รู ับหนงั สือทราบวา่ ได้ส่ง
สาเนาไปให้ผ้ใู ดบ้าง ให้พมิ พ์ชือ่ ส่วนราชการหรือชอื่ บคุ คลทีส่ ง่ สาเนาไป
ให้แล้วในบรรทดั ต่อจากหมายเลขโทรศพั ท์หรือโทรสารของสว่ นราชการ
เจ้าของเร่ือง

หนังสอื ภายใน

หนงั สอื ภายใน เป็นหนงั สอื ทใ่ี ช้ตดิ ตอ่ ภายในกระทรวง ทบวง
กรม หรือจงั หวดั เดยี วกนั มแี บบพิธีน้อยกวา่ หนงั สือภายนอก

ส่วนประกอบและรายละเอียดของหนังสือภายในมีลกั ษณะ
คล้ายหนังสอื ภายนอก คือ

1. ให้ลงชือ่ ส่วนราชการเจ้าของเรื่องหรือหน่วยงานท่อี อกหนงั สอื ถ้า
ส่วนราชการทอี่ อกหนงั สืออย่ใู นระดบั กรมขนึ ้ ไป ให้ลงช่ือสว่ นราชการ
เจ้าของเร่ืองทงั ้ ระดบั กรมและกอง หรือส่วนราชการที่ออกหนงั สืออย่ใู น
ระดบั ตา่ กว่ากรมลงมา ให้ลงช่ือส่วนราชการเจ้าของเร่ืองเพยี งระดบั
กองหรือส่วนราชการเจ้าของเร่ืองนนั ้ พร้อมทงั ้ หมายเลขโทรศพั ท์ (ถ้ามี)

2. ทใี่ ห้ลงรหสั พยญั ชนะและเลขประจาส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ทบั
เลขทะเบียนหนงั สอื ส่ง

3. ให้ลงตวั เลขของวนั ท่ี ช่ือเตม็ ของเดือน และตวั เลขของปีพทุ ธศกั ราช
ทอี่ อกหนงั สอื โดยไม่ต้องใส่คาว่า เดือน และ พ.ศ. ลงหน้าช่อื เดือนและ
ตวั เลขของปีพทุ ธศกั ราช

4. ให้ลงเรื่องย่อที่เป็นใจความสาคญั ของเนอื ้ หาในหนงั สือฉบบั นนั ้ ใน
กรณีท่เี ป็นเรื่องทตี่ อ่ เนื่องกบั หนงั สือฉบบั อนื่ จะลงช่ือเร่ืองของหนงั สือ
ฉบบั เดมิ ก็ได้

5. คาขนึ ้ ต้น ให้ใช้คาขนึ ้ ต้นตามฐานะของผ้รู ับหนงั สอื โดยลงเฉพาะ
ตาแหนง่ ของผ้ทู ี่หนงั สอื นนั ้ มไี ปถึง หรือลงช่ือบคุ คลในกรณีที่เป็นการ
ตดิ ตอ่ กบั ตวั บคุ คลโดยไม่เก่ียวกบั ตาแหน่งหน้าที่

6.ข้อความ ให้ลงสาระสาคญั ของเรื่องให้ชดั เจนและเข้าใจงา่ ย ซง่ึ
เนอื ้ หาในหนงั สือภายในแบ่งออกเป็น 3 สว่ น คือ ส่วนทเ่ี ป็นเหตผุ ล ส่วน
ทีเ่ ป็นจดุ ประสงค์ และส่วนสรุป ในกรณีที่มกี ารอ้างถึงหนงั สอื ที่เคยมี
ตดิ ตอ่ กนั หรือมีเอกสารท่สี ง่ ไปพ้อมกบั หนงั สือ ให้ระบไุ ว้ในเนอื ้ หาส่วน
ใดสว่ นหนง่ึ ตามความเหมาะสม ทงั ้ นี ้เพราะรูปแบบของหนงั สือภายใน
ตะไมม่ ี อ้างถึง และ สิ่งทส่ี ่งมาด้วย การอ้างถึงหนงั สือฉบบั ทีเ่ คย
ตดิ ต่อกนั เอกสารต่างๆ ทีเ่ กีย่ วข้องกบั เนอื ้ หา ตลอดทงั ้ การแจ้งสง่ิ ทม่ี า
พร้อมกบั หนงั สอื จึงต้องระบชุ อ่ื หนงั สือ เอกสาร หรือแจ้งสง่ิ ทส่ี ่งมาด้วย
ลงไปในเนอื ้ หาเลย

7.ลงชือ่ และตาแหนง่ ให้ลงช่อื และตาแหนง่ เชน่ เดียวกบั หนงั สอื
ภายนอก